S O L L E N T U N A KOMMUN Revisorerna
2014-03-17
Kommunfullmäktige i Sollentuna kommun
Revisionsberättelse för år 2013
V i har granskat styrelsens och nämndernas verksamhet. Granskningen har även omfattat den verksamhet som bedrivits av den Gemensamma nämnden för familjerättsliga frågor i Sigtuna, Sollentuna och Upplands-Väsby. Genom utsedda lekmannarevisorer har även verksamheten i kommunens helägda bolag granskats.
Granskningen har utförts enligt kommunallagen, god revisionssed i kommunal verksamhet och kommunens revisionsreglemente. Granskningen har haft den omfattning och inriktning samt givit de resultat som redovisas i bilagan Revisorernas redogörelse för 2013 och övriga till berättelsen bifogade bilagor.
Vår bedömning är att årsredovisningens resultat och ställning i allt väsentligt är rättvisande och att den är upprättad enligt god redovisningssed.
Enligt kommunallagen 9 kap 9 § skall revisorerna bedöma om resultatet enligt årsredovis- ningen är förenligt med de mål som Kommunfullmäktige fastställt i syfte att skapa en god ekonomisk hushållning.
Vår bedömning är att de finansiella mål som Kommunfullmäktige beslutat har uppnåtts.
V i bedömer, utifrån återrapporteringen av nämndernas åtaganden, att verksamhetsmålens upp- fyllelse förefaller vara relativt god. Det finns dock, enligt vår uppfattning, ett behov av att öka stringensen och mätbarheten i återrapporteringen genom att utveckla mått och indikatorer. V i anser dock att målstymingsmodellen utgör en god grund för en sådan vidareutveckling.
V i anser att kommunstyrelsen bör lämna en egen bedömning av måluppfyllelsen för verksam- heten och tydligt uttala om denna är tillfredställande eller inte.
V i tillstyrker:
att ansvarsfrihet beviljas kommunstyrelsen och övriga nämnder samt de enskilda förtroende- valda i dessa organ.
att kommunens årsredovisning godkänns. Den är upprättad i enlighet med den kommunala redovisningslagen och enligt god redovisningssed.
Bilagor
Till revisionsberättelsen bifogas:
Revisorernas redogörelse för 2013, bilaga nr 1.
De sakkunnigas rapporter i olika granskningsinsatser, bilaga nr 2-13.
Lekmannarevisionsprojekt, bilaga 14.
Granskningsrapporter från lekmannarevisorema och revisionsberättelser i :
• AB Sollentunahem, bilaga nr 15.
• Sollentuna Energi AB och Sollentuna Energi Handel AB, bilaga nr 15.
• AB SOLOM (granskningsrapport), bilaga nr 15.
Sollentuna kommun
Revisorerna 2014-03-17
Kommunfullmäktige i Sollentuna kommun
Revisorernas redogörelse för 2013
Vi har utfört vår granskning enligt kommunallagen, fastställt revisionsreglemente samt god revisionssed.
Revisorerna som är sju till antalet har haft ett tiotal sammanträden under året.
Kommunens revisorer är; RolfHagstedt (ordförande), Hans Redtzer (vice ordfö- rande), Pia Franzén, Kerstin Myrehed, Curt Berglund, Ove Nilsson och Nils-Åke Borgström. Revisorerna biträds av PwC.
Revisorernas uppdrag enligt kommunallagen är att årligen, i den omfattning som följer av god revisionssed granska all verksamhet som bedrivs inom nämnderna. I uppdraget ingår också att som lekmannarevisorer, på samma sätt som gäller för den kommunala förvaltningen, granska den verksamhet som bedrivs i de foretag som ägs av kommunen. Revisorerna ska pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvi- { sande och om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig.
De samlade revisionsinsatserna består av såväl verksamhetsrevision som redovis- ningsrevision. Verksamhetsrevision syftar till att bedöma om nämndernas verksam- het är ändamålsenlig och om den sköts på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt. Den
L interna kontrollen bedöms genom såväl verksamhets- som redovisningsrevisionsin- satser. Bedömningen av om räkenskaperna är rättvisande sker inom ramen för re- dovisningsrevisionen.
Nedan lämnas en redogörelse för de granskningar samt övriga aktiviteter som ge- nomförts under året.
Granskning av Årsredovisning 2013
Nedan sammanfattas i punktform våra bedömningar med anledning av granskning- en av årsredovisningen för 2013:
• Vi bedömer att årsredovisningen huvudsakligen redogör för utfallet av verk- samheten, verksamhetens finansiering och den ekonomiska ställningen.
1
• Kommunen lever upp till kommunallagens krav på en ekonomi i balans (KL 8:5 a-b). Årets resultat uppgår till 76,7 mnkr och efter justeringsposter är re- sultatet efter avstämning mot balanskravet 71,7 mnkr.
• Vår bedömning är att de finansiella mål som Kommunfullmäktige beslutat har uppnåtts.
• V i bedömer, utifrån återrapporteringen av nämndemas åtaganden, att verk- samhetsmålens uppfyllelse förefaller vara relativt god. Det finns dock, enligt vår uppfattning, ett behov av att öka stringensen och mätbarheten i återrap- porteringen genom att utveckla mått och indikatorer. V i anser dock att mål- styrningsmodellen utgör en god grund för en sådan vidareutveckling.
• Vi bedömer att årsredovisningen i allt väsentligt uppfyller kraven på rättvi- sande räkenskaper och är upprättad enligt god redovisningssed.
Granskning av nämndernas ansvarsutövande, 2013
Enligt kommunallagen ska revisorerna granska all verksamhet årligen. Avsikten är att bedöma om styrelser, nämnder, fullmäktigeberedningar fullgjort sin uppgift.
Revisorerna ska bedöma "om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen är tillräcklig."
Syftet med den övergripande granskningen av ansvarsutövandet var att besvara föl- jande revisionsfråga:
Har verksamheten som bedrivs inom styrelser och nämnder skötts på ett ända- målsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt?
Granskningen bygger på en genomgång av respektive nämnds verksamhetsberät- telse och protokoll för 2013 och de uppdrag som fullmäktige riktat till nämnderna.
Granskningens resultat har inte sakgranskats utan utgör revisorernas interna material och som en utgångspunkt för diskussion om och bedömning av ansvarsutö- vandet.
Vår bedömning är att samtliga styrelser/nämnder, utifrån denna granskning, har fullgjort sitt ansvar i enlighet med uppdraget från fullmäktige.
Förstudie, överförmyndarverksamheten
Bakgrunden till förstudien var dels den kritik som Länsstyrelsen riktat mot nämn- den rörande handläggningen av ärenden, dels den kritik som framförts från gode män bl.a. beträffande nämndens och kansliets service. Syftet med förstudien har va- rit att ge revisorerna en översiktlig bild av hur nämndens styrning och ledning fun- gerar för att kunna prioritera de samlade revisionsinsatserna på ett effektivt sätt.
Förstudien omfattade följande områden:
• Nämndens uppdrag, mål, mätetal och rapportering.
• Nämndens styrdokument, riktlinjer m.m.
• Kansliets organisation, resurser och kompetens.
• Rekryteringsläget avseende gode män och förvaltare.
• Nämndens hantering av framförd kritik.
2
Rapporten översändes för kännedom, till Överförmyndarnämnden och Kommunsty- relsen. Revisorernas bedömning efter genomförd förstudie var att det nu inte fanns motiv för att genomföra en fördjupad granskning av verksamheten.
Granskning av rektorernas uppdrag
Granskningens syfte var att besvara följande revisionsfråga:
Har rektorerna, mot bakgrund av deras samlade ansvar, rimliga förutsättningar för att utöva sitt pedagogiska ledarskap?
Bedömningarna skedde mot följande frågeställningar:
• Har rektorerna tillgång till erforderliga stödresurser för att hantera till ex- empel administration, ekonomi och lokalfrågor?
• Vilket mandat och vilka möjligheter har rektor att organisera sin verksamhet så att erforderliga stödresurser finns?
• På vilket sätt sker uppföljning och utvärdering av rektorernas arbete som pe- dagogiska ledare?
• Vilka initiativ har nämnd/förvaltning tagit för att utveckla rektors pedago- giska ledarskap?
• Hur ser rektorernas kompetens ut, utifrån utbildning, erfarenhet och genom- förd rektorsutbildning?
Vi bedömde utifrån granskningsresultat och en genomgång av frågeställningarna ovan att rektorerna har rimliga förutsättningar för att utöva sitt pedagogiska ledar- skap. Vi bedömde också att rektorerna, med något undantag, har tillgång till de stödstrukturer som behövs. Granskningen visade dock att rektorerna upplever att arbete med fastighetsfrågor och upphandling tar mer tid än önskvärt. Det framkom emellertid att detta förhållande var känt och att arbete pågick för att underlätta detta arbete.
Rektorerna kan i hög utsträckning organisara sin verksamet och kan delegera rela- tivt stora delar av sitt uppdrag för att på så sätt möjliggöra sitt uppdrag och fungera som pedagogiska ledare. Av intervjuerna framkom att de rektorer som även är för- skolechefer i praktiken delegerar hela eller stora delar av sitt "förskolechefsuppdrag"
till en biträdande förskolechef. Detta förhållande innebär att det kanske finns skäl att se över om fördelarna med dagens organisation övervinner nackdelarna.
Vår granskning har visat på att barn och ungdomsnämnden och förvaltningens en- heter har stora befogenheter att utforma sin verksamhet. Det medför att nämndens uppföljning och utvärdering av resultaten blir allt viktigare. Vi noterade att kommu- nens plan för det systematiska kvalitetsarbetet ger goda förutsättningar för uppfölj- ning och utvärdering, bl.a. då det finns en röd tråd genom organisationen. Vi be- dömde att uppföljningen och utväderingen av rektorns arbete som pedagogisk le- dare är god. Vi bedömde sammataget att nämnden har en relevant styrning och att rektorerna ges förutsättningar och har den kompetens som behövs för att utföra sitt uppdrag.
Rapporten översändes till Barn-och ungdomsnämnden med begäran om svar och till Kommunstyrelsen för kännedom.
Översiktlig granskning av delårsbokslut 2013-08-31
Syftet med den översiktliga granskningen var att ge revisorerna underlag för att kunna bedöma om delårsrapporten är upprättad i enlighet med lagens krav och god redovisningssed samt om resultatet är förenligt med de mål som Kommunfull- mäktige beslutat. Vår bedömning lämnades till Kommunfullmäktige i samband med att delårsrapporten behandlades.
Resultatet för perioden var positivt med 139 mnkr exklusive realisationsvinster.
Prognosen för helåret pekade mot ett resultat på 25,4 mnkr exklusive realisations- vinster. Bedömningen i delårsrapporten var att balanskravet får 2013 skulle komma att uppfyllas.
Revisorerna bedömde att:
• Delårsrapporten omfattade de delar som en delårsrapport ska innehålla.
• Det prognostiserade resultatet var delvis förenligt med de finansiella målen som fullmäktige beslutat i budget 2013. Detta eftersom två av tre finansiella mål bedömdes bli uppnådda. Den översiktliga granskningen visade på att kommunallagens balanskrav skulle uppfyllas.
• Den översiktliga granskningen visade inget som skulle tyda på att måluppfyl- lelsen avseende verksamheten inte skulle vara förenlig med de av fullmäktige fastställda målen. Den bristande mätbarheten innebar dock att revisorerna inte kunde uttala sig om den prognostiserade måluppfyllelsen vid årets slut.
Uppföljning av tidigare granskning av bisysslor
Granskningens syfte var att besvara följande revisionsfråga:
Är kommunstyrelsens och nämndernas interna kontroll tillräcklig gällande kart- läggning och bedömning av bisysslor?
Inom ramen för granskningen hade två kontrollmål utarbetats för att besvara den övergripande revisionsfrågan.
• Kommunens riktlinjer avseende bisysslor är ändamålsenliga
• Regelbundna genomgångar/kontroller sker av eventuella bisysslor hos an- ställda
Granskningen visade att riktlinjer avseende hantering av bisysslor tagits fram efter föregående granskning. Riktlinjerna bedömdes också vara ändamålsenliga.
Enligt riktlinjerna ska respektive förvaltningschef årligen vid nämndens sista årliga möte redovisa en lista för nämnden på förekommande bisysslor inom förvaltningen.
Granskningen visade att endast en förvaltning har sammanställt och redovisat bi- sysslor för nämnden de senaste två åren. Ytterligare två förvaltningar hade i augusti 2013 för första gången redovisat förekomsten av bisysslor för nämnden.
I granskningen ingick även en jämförelse mellan kommunens personalregister och Bolagsverkets register. Efter att avregistrerade och inaktiva bolag samt bostadsrätts- föreningar hade eliminerats fanns totalt 306 träffar på de anställda som granskats.
4
Huruvida dessa bisysslor var anmälda gick emellertid inte att bedöma eftersom end- ast tre förvaltningar hade gjort sammanställningar över förekommande bisysslor.
Vår sammanfattande bedömning var att kommunstyrelsens och nämndernas interna kontroll av bisysslor inte är tillräcklig. Det stora antal träffar som gjorts i bolagsre- gistret visar på vikten av att fastställda regelverk efterlevs. Vi ansåg att det var an- märkningsvärt att 69 av träffarna från bolagsregistret återfanns i kommunens av- talsregister. Därtill hade en anställd både sakgranskat och attesterat inköp från ett företag där denne har engagemang. Detta är, enligt vår uppfattning, synnerligen all- varligt och förtroendeskadligt.
Revisorerna förutsätter att åtgärder omedelbart vidtas i syfte att säkerställa att kommunens riktlinjer avseende bisysslor följs. Vår uppfattning är att kommunsty- relsen har ett särskilt ansvar, utifrån sin uppsiktsplikt, att ta de initiativ som bedöms nödvändiga.
Rapporten översändes till Kommunstyrelsen med begäran om svar på vilka åtgärder styrelsen och övriga nämnder vidtar i syfte att säkerställa att kommunens riktlinjer avseende bisysslor följs samt när åtgärderna vidtas.
Övergripande granskning av IT-driften
Syftet med granskningen var att analysera driftsäkerheten i verksamhetskritiska sy- stem för att bedöma hur väl denna möter förväntat behov. Granskningen skulle be- svara följande övergripande revisionsfrågor:
Är driftsäkerheten i verksamhetskritiska system tillräckligt hög iförhållande till vad som är överenskommet mellan kommunstyrelsens IT-avdelning och nämnder- nas verksamheter?
Arbetar kommunstyrelsens IT-avdelning aktivt för att upprätthålla en hög driftsä- kerhet?
Den generella bedömningen var att driftsäkerheten är god och håller en nivå som uppfyller normalt ställda krav. Vår bedömning grundade sig på det arbete som gjorts efter genomförd outsourcing i form av bland annat kvalitetshöjande åtgärder och ökat fokus på ett formaliserat samarbete inom kommunens samlade organisation.
Vår samlade bedömning var också att IT-avdelningen hade ett tydligt fokus på drift- säkerheten och att man arbetade aktivt med att upprätthålla en hög sådan.
Vi noterade dock att det finns områden där det finns en förbättringspotential som behöver omhändertas inom följande områden:
• Representanter för verksamheterna upplever att de inte har fullständig insyn i återrapporteringsprocessen avseende IT-drift. Detta gäller exempelvis vid felsituationer och det finns en viss osäkerhet kring vilka kvalitetsmått som gäller och på vilket sätt dessa följs upp och återkopplas.
• Samarbetet mellan verksamheterna, IT-avdelningen och Tieto behöver tyd- liggöras för att förbättra transparensen avseende processer och rutiner för drift av IT. Även samarbetet med andra leverantörer och speciellt avseende supportärenden i de fall Tieto har ett ansvar för uppföljning behöver förbätt- ras och tydliggöras.
• Representanter för verksamheterna efterfrågar en tydligare transparens av- seende IT-kostnader. Detta gäller den totala kostnadsbilden, men även för drift och förvaltning.
5
• Arbetet med processer och rutiner för IT-leveransen, till exempel införande av förvaltningsmodellen PM3 är något som vi ser som positivt och det är av stor vikt att arbetet slutförs och kommuniceras med verksamheten på ett tyd- ligt sätt.
Rapporten översändes till Kommunstyrelsen med begäran om styrelsens kommen- tarer på ovan noterade områden där vi noterade att det finns en förbättringspotenti- al.
Granskning av intern kontroll avseende tillförlitlighet i system och rutiner för hantering av leverantörsfaktu- ror
Granskningens syfte var att besvara följande revisionsfråga:
Är den interna kontrollen tillräcklig avseende system och rutiner för hantering av leverantörsfakturor?
För att besvara revisionsfrågan hade följande kontrollmål bedömts:
• Det finns dokumenterade riktlinjer/anvisningar kring hantering av leveran- törsfakturor. Anvisningarna omfattar även hantering av s.k. förtroendekäns- liga poster.
• Det finns en aktuell förteckning över beslutsattestanter och ev. andra atte- stanter.
• Det finns en samlad dokumentation över vilka som har behörighet i ekono- misystemet/leverantörsreskontran och vilken behörighet de har.
• Upplägg av behörigheter i ekonomisystemet/leverantörsreskontran sker uti- från tillräckliga underlag och av behörig person.
• Upplägg av nya behörigheter samt av förändringar av behörigheter följs upp regelbundet.
• Upplägg av nya leverantörer i leverantörsregistret sker av oberoende person, d v s av någon annan än den som löpande arbetar med fakturahanteringen.
• Fakturorna uppfyller kravet på en fullständig verifikation vad gäller s.k. för- troendekänsliga poster bl. a med avseende på angivande av syfte och delta- gare, beslut samt att korrekt momsavdrag görs.
Efter genomförd granskning bedömde vi att den interna kontrollen avseende tillför- litlighet i system och rutiner för hantering av leverantörsfakturor inte fullt ut var till- räcklig. Denna bedömning gjordes med utgångspunkt i brister som noterats i granskningen avseende följande kontrollmål:
• Genomförd verifiering avseende behörigheter visade att registrerad behörig- het överensstämmer med ifylld blankett för 11 av 14 kontrollerade medarbe- tare. Genomförd verifiering avseende attest visade att från ett urval om tio beslutsattestanter kunde endast fyra av dessa helt verifieras.
• Enligt uppgift gjordes det ingen uppföljning/ inventering avseende föränd- ringar i behörigheter.
• Enligt uppgift kunde upplägg och borttagande av leverantörer i leverantörs- registret göras av tre medarbetare på redovisningsenheten men görs av två av medarbetarna. Den tredje medarbetaren, som enligt uppgift inte lägger upp leverantörer, hade även behörighet att bemyndiga utbetalningar.
• Utifrån genomförda verifieringar bedömdes granskade fakturor inte uppfylla kravet på en fullständig verifikation vad gäller s.k. förtroendekänsliga poster bl. a med avseende på angivande av syfte och deltagare, beslut samt att kor- rekt momsavdrag görs.
Rapporten översändes till Kommunstyrelsen med begäran om svar.
Granskning av intern kontroll avseende tillförlitlighet i system och rutiner för kundfakturering
Granskningens syfte var att besvara följande revisionsfråga:
Är den interna kontrollen tillräcklig avseende system och rutiner för hantering av leverantörsfakturering ?
För att besvara revisionsfrågan hade följande kontrollmål bedömts:
• Det finns dokumenterade riktlinjer/anvisningar kring hantering av kundfak- turor.
• Alla utförda tjänster faktureras.
• Underlag för fakturering baseras på överenskomna villkor.
• Upprättade fakturor överensstämmer med underlag.
• Registrering av underlag sker vid rätt tidpunkt.
• Det sker en tillräcklig betalningsbevakning vad gäller kundfakturorna.
Efter genomförd granskning bedömde vi att den interna kontrollen avseende system och rutiner för hantering av kundfakturering inte fullt ut var tillräcklig. Bedömning- en baserades på de intervjuer som gjorts samt de verifieringar som hade genomförts avseende barnomsorgsavgifter och s.k. ströfakturering. De interna kontroller som beskrivits av berörda enheter/ förvaltningar och som delvis är dokumenterade be- dömdes ge bra förutsättningar för att säkerställa en tillförlitlig kundfakturering uti- från kontrollmålen.
Vi noterade dock brister och förbättringsområden enligt följande:
• Det fanns inom redovisningsenheten inga systematiska kontroller avseende den s.k. ströfaktureringen.
• Nämndernas internkontrollplaner omfattade endast i begränsad omfattning kundfakturering.
• Det saknades reglering avseende hantering av närståendetransaktioner/- ärenden.
• Efter genomförd verifiering på tre enheter/förvaltningar bedömdes den in- terna kontrollen ge bra förutsättningar för att säkerställa en tillförlitlig kund- fakturering. Det saknades dock dokumentation kring de kontroller som ut- fördes. För att tydliggöra och möjliggöra uppföljning av de kontroller som ut-
7
förs på olika enheter/förvaltningar, rekommenderades att dessa kontroller skulle dokumenteras.
• Det fanns inte några systematiska kontroller avseende fakturering av barn- omsorgsavgifter på barn- och utbildningskontoret. Genomförda intervjuer visade att det fanns ett behov av att interna kontroller utvecklas i de system som används på barn- och utbildningskontoret, främst avseende de in- komstuppgifter som lämnas av vårdnadshavare och som ligger till grund för att rätt avgift fåkturereras.
Rapporten översändes till Kommunstyrelsen och barn- och ungdomsnämnden med begäran om svar.
Granskning av utbildnings- och arbetsmarknadsnämn- dens styrning och uppföljning av Svenskaför invand- rare (SFI)
Granskningens syfte var att besvara följande revisionsfråga:
Är Utbildnings- och arbetsmarknadsnämndens styrning och uppföljning av SFI ända- målsenlig?
Efter genomförd granskning var vår övergripande bedömning att utbildnings- och arbets- marknadsnämndens styrning och uppföljning av SFI på det hela taget var ändamålsenlig.
Vi identifierade dock ett antal områden som vi bedömde att nämnden borde ta hänsyn till i sitt fortsatta utvecklingsarbete.
• Vi bedömde att det fanns anledning för nämnden att tydliggöra sina önskemål och styrning när det gäller aspekten av att kombinera SFI med andra åtgärder, detta eftersom så få kombinerar språkstudierna med praktik.
• Vi bedömde att uppföljningen kan vidareutvecklas i vissa delar. Givet att de stu- derande kan välja utförare (kundvalsmodell) behöver beslutsunderlagen för den enskilde individen stärkas genom att kunna jämföra hur väl de olika utförarna lyckas. Vi noterade att det fanns presentation av utbildningsanordnarna på hem- sidan, men såg det som en brist att det inte fanns någon information om utbild- ningens utfall hos respektive utförare.
• Nämnden/förvaltningen hade inte gjort någon analys av effektiviteten i termer av kostnad per plats relaterat till hur väl utförarna presterar/lyckas med sina stu- derande. Enligt vår bedömning borde detta göras för att bättre kunna analysera och bedöma de olika utförarna av SFI. Vidare bedömde vi att det är av synnerligen stor vikt att nämnden följer upp avbrotten inom SFI.
• När det gäller resultatredovisningen av antalet godkända och klarade betyg användes olika siffror och beräkningsgrunder i kommunens årsredovisning och de egna kvalitetsuppföljningarna. Vi bedömde att nämnden behövde tyd- liggöra vilken statistik som används så att det blir tydligare vad statistiken avser och hur den beräknas.
• Vi bedömde att det är viktigt att nämnden verkar för utvecklad samverkan med Arbetsförmedlingen och andra externa aktörer. I förfrågningsunderlaget som ut- gör grund för upphandlingen av SFI berörs förvisso frågan om samarbete, men vi
8
saknade en närmare kravbeskrivning av samarbetet med arbetsgivare eller arbets- förmedlingen som anordnaren ska uppfylla. Ökad samverkan och tydliggörande av arbetsmarknadsanknytning är något som enligt vår bedömning borde utvecklas i framtida upphandlingar och krav på externa utbildningsanordnare.
• Avslutningsvis konstaterade vi att nämnden inte har antagit någon egen verksam- hetsplan för 2013 eller årsredovisning för 2012. Detta är något som nämnden bör åtgärda för att leva upp till de krav som ställs på nämnderna i Sollentuna kom- mun.
Rapporten översändes till Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden med begäran om nämndens kommentarer på ovan noterade områden. Rapporten översändes också till Kommunstyrelsen för kännedom
Granskning av Trafik- ochfastighetsnämndens styr- ning, uppföljning och kontroll
Syftet med denna granskning var att ta fram en översiktlig bild av hur Trafik- och fastighetsnämnden styr och följer upp sin verksamhet. Den övergripande revisions- frågan som skulle besvaras var följande:
Har Trafik och fastighetsnämnden en ändamålsenlig styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten?
Efter genomförd granskning var vår övergripande bedömning att Trafik- och fastig- hetsnämnden har en tillfredsställande styrning, uppföljning och kontroll av verk- samheten även om en del arbete ännu återstår för att vidareutveckla den.
Den relativt nystartade nämnden har haft en uppstartsprocess där ett stort arbete lagts ner på att utveckla och strukturera verksamheten i enlighet med fullmäktiges krav och implementera den kommunövergripande målstyrningsmodellen.
Granskningen visade att
• Nämndens tolkning av uppdraget och omvandling av detta till något genom- förbart sker på ett ändamålsenligt sätt genom beskrivning av åtagandet kopplat till de övergripande målen samt de handlingsplaner som finns för re- spektive åtagande.
• Nämnden har ett tydligt internt arbete med processkartläggning samt detal- jerade planer för exempelvis fastighetsunderhåll och kommunikation. Sko-
lan, den största hyresgästen till fastighetsavdelningen, framförde att utveckl- ingen är positiv med underhållsplaner, investeringsprojekt och dialogmöten.
Det återstår dock arbete att ytterligare utveckla området.
• Nämnden har utvecklat arbetet med kommunikation med medborgarna ge- nom exempelvis olika former av medborgardialog, bättre samverkan mellan nämnd och kundcenter och en uppdatering av hemsidan.
• Nämnden följer på ett tillfredställande sätt upp handlingsplanerna i delårs- rapporten 2013, samt lämnar prognos och kommentarer för dessa.
9
• Nämnden har och kommer att ha problem vid rekrytering till vissa tjänster.
Rapporten översändes till Trafik- och fastighetsnämnden med begäran om nämn- dens kommentarer på ovan noterade områden. Rapporten översänds också till Kommunstyrelsen för kännedom.
Granskning av intern kontroll — anläggningsredovis- ning
Syftet med granskningen var att besvara följande revisionsfråga:
Är kommunstyrelsens interna kontroll avseende klassificering av maskiner och in- ventarier samt anläggningstillgångar tillräcklig?
Efter genomförd granskning bedömer vi att den interna kontrollen är tillräcklig för att säkerställa att tillgångarna i allt väsentligt är fullständigt redovisade, rätt perio- diserade samt har klassificerats och värderats enligt principerna i KRL.
Lekmannarevision
Revisorerna har under 2013 genomfört s.k. lekmannarevision i kommunens bolag.
Lekmannarevisionens inriktning har varit granskning av bisysslor.
Granskningsrapporter har upprättats för bolagen.
Dialog och kontakter med nämnder och kommunsty- relse m m
• Revisorerna har löpande följt samtliga nämnders verksamhet genom läsning av protokoll och handlingar. Granskning har även omfattat den verksamhet som bedrivits av den Gemensamma nämnden för familjerättsliga frågor i Sig- tuna, Sollentuna och Upplands-Väsby.
• Revisorerna har haft möten med Socialnämnden, Vård och omsorgsnämn- den, Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden, Barn- och ungdomsnämn- den samt Kommunstyrelsen under året. Därutöver har revisorerna träffat Kommunfullmäktiges presidium två gånger under året.
10
