FoU-cirkeln som mötesplats mellan forskning och praktik
– erfarenheter från en cirkel om organiseringsproblem inom vård och omsorg Av Staffan Johansson
1. Tankar inför FoU-cirkeln
Följande PM syftar till att förmedla några erfarenheter från en FoU-cirkel kring organiseringsproblem inom vård och omsorg. FoU-cirkeln drevs i FoU i Västs regi och ägde rum i deras lokaler vid fem eftermiddagar under vårterminen 2004. Cirkelns deltagare kom från Västra Götalandsregionen och från västsvenska kommuner och leddes av undertecknad.
FoU-cirkeln kom till på initiativ av FoU i Väst utifrån uttalade önskemål från olika kommunala verksamheter. Temat för cirkeln skulle vara organiseringsproblem inom vård och omsorg, och skälet till att jag blev engagerad som cirkelledare var att jag genomfört en genomgång av forskning inom området (Johansson, 2002). FoU-cirklar har använts tidigare men det finns ingen standardmodell som föreskriver hur dessa ska bedrivas. Kanske man kan säga att det är en blandning mellan en studiecirkel, ett akademiskt seminarium och en föreläsningsserie.
Det är svårt att avgöra precis när planeringen av cirkeln inleddes. FoU i Väst var delvis engagerad i själva forskningsgenomgångens tillkomst och arrangerade under 2002 ett seminarium med inbjudna gäster från Socialstyrelsen, Länsstyrelsens sociala avdelning och politiker och tjänstemän från några västsvenska kommuner, där ett utkast till slutrapport presenterades. Rapporten publicerades kring årsskiftet 2002/2003 och vid ett möte med representanter för FoU i Väst kom vi överens om att arrangera ett seminarium under våren 2003 där den färdiga forskningsgenomgången skulle presenteras. Vid detta seminarium kom idén upp om att föra ut resultaten via ett slags studiecirkel. Vi bestämde under hösten 2003 att cirkeln skulle presenteras och annonseras under rubriken: ”Organisering som villkor för en framgångsrik verksamhet – möjligheter och begränsningar”, och att den skulle starta strax efter årsskiftet 2003/2004.
2. Planering av cirkeln
Jag fick fria händer i den interna planeringen av cirkeln inom en överenskommen ram med fem halvdagsmöten och att cirkeln skulle avslutas och utvärderas efter det femte mötet i maj 2004. Min tanke var att samtliga deltagare skulle arbeta med ett problem från sin arbetsplats som utgångspunkt, och att alla skulle läsa såväl individuellt som genensamt vald litteratur från forskningsöversikten (Johansson, 2002). Min tanke var att hemmaplansproblemet skulle kunna utvecklas med hjälp av det lästa och av diskussionerna vid de gemensamma mötena. Målet för varje cirkeldeltagare formulerades enligt följande: ”Varje deltagare ska till det avslutande mötet presentera ett organiseringsproblem från den egna organisationen med forskningsbaserade förslag till strategier för lösningar.” Det mer detaljerade programmet fick följande uppläggning:
Tillfälle 1 (22/1 –04, klockan 13-16.30):
Cirkeldeltagarna presenterar sig
Introduktion till organisationsteori som kunskapsområde och som användningsområde Introduktion till forskningsöversikten
Lite om forskningsanvändning
Tillfälle 2 (19/2 –04 , klockan 13-16.30):
Presentation av deltagarnas organisationsproblem.
Diskussion om tänkbara litteraturförslag.
Tillfälle 3 (18/3 –04, klockan 13-16.30):
Litteraturgenomgång – vad har lästs och vilka reflektioner/upplevelser har detta lett till. Diskussion om texternas implikationer för deltagarnas organisationsproblemen.
Nya litteraturtips.
Tillfälle 4 (22/4 –04, klockan 13-16.30):
Litteraturgenomgång – vad har lästs och vilka reflektioner/upplevelser har detta lett till. Diskussion om texternas implikationer för deltagarnas organisationsproblem.
Nya litteraturtips.
Tillfälle 5 (13/5 –04 , klockan 13-16.30):
Presentation av PM med deltagarnas utvecklade organiseringsproblem och forskningsbaserade strategier att hantera dessa problem.
Som referenslitteratur för cirkeln utvldes dels en generell lärobok i organisationsteori (Jacobsen & Thorsvik, 2002), dels forskningsöversikten Socialtjänsten som organisation (Johansson, 2002). Anmälningstiden för cirkeln gick ut den 16 december 2003 då 16 personer hade anmält sig.
3. Cirkeln – så här blev det
Det första cirkelmötet den 22 januari inleddes med att de 13 närvarande deltagarna presenterade sig och berättade om sina jobb och om aktuella organisationsfrågor.
Nästa punkt på dagordningen var en genomgång av cirkelns syfte och planerade upplägg. Därefter höll jag ett slags föreläsning där jag presenterade organisationsteori som kunskapsområde och dess potentiella praktiska användningsområde. Jag presenterade också forskningsöversikten samt forskning om hur forskning används av praktiker. Vi bestämde vid mötets slut att vi nästa gång skulle ägna en hel del tid åt att presentera och diskutera problem som gäller de egna arbetsplatsernas organisation.
Cirkeldeltagarna hade inför det andra mötet den 19 februari fått instruktionen att organisationsproblem från den egna organisationen skulle förberedas och mailas till cirkelledaren före seminariet. Tanken med detta upplägg var dels att presentationerna skulle bli mer genomtänkta och genomarbetade, dels att jag som cirkelledare skulle kunna ge tips på litteraturförslag från forskningsöversikten eller från annat håll med vars hjälp deltagarna skulle kunna utveckla sina problembeskrivningar.
Tillfälle två ägnades helt åt cirkeldeltagarnas presentationer av organisationsproblem från den egna organisationen. I vissa fall hade deltagarna med sig relativt avgränsade uppdrag från politiker eller ledningen med kopplingar till organisationsproblem, i andra fall ville de diskutera mer generella men typiska dilemman i alla organisationer, t ex matrisorganisationers problem eller hur man får organisationer att bli ”lärande”.
Jag tyckte att problemen var bra illustrationer till de problem man upplever sig ha inom vård och omsorg. Jag uppfattade det som att cirkeldeltagarna gillade att diskutera varandras problem, då man ofta kände igen dem från sina egna organisationer men som man hanterat på olika sätt.
Det var svårt att gruppera problemen i ett antal hanterliga grupper för att matcha dem
besparingar och möjligheten att reducera kostnader genom att minska på antalet chefsnivåer. Många frågor gällde också vilka krav framtiden kommer att ställa på vårdens och omsorgens organisationer. Jag tyckte att Östen Ohlssons och Björn Rombachs bok ”Res pyramiderna!” skulle kunna vara en god inspirationskälla inför sådana diskussioner, och vi kom överens om att den skulle skaffas och läsas till nästa gång.
Inspirerade av boken ”Res pyramiderna!” inledde vi mötet den 18 mars med att diskutera vilka organisationstrender som råder för närvarande, t ex vad gäller det eviga dilemmat generalisering vs specialisering. Vi kom fram till att drivkrafterna från professionerna går mot ökad specialisering medan ekonomiska restriktioner talar för generalisering.
Vi hade diskussioner om villkoren för professionalisering inom socialtjänsten och sjukvården och kom överens om att förutsättningarna är mycket olika p g a lagstiftningen och professionernas olika grad av legitimitet och därmed handlingsfrihet. Vi var också inne på att professionaliseringstrenden visserligen är stark, men att den kommer att utmanas av kompetenta (och Internetvana) brukare.
Vi diskuterade oss också fram till ett alternativ till en platt organisation a la McDonalds och en månghierarkisk ”Kafkalik” offentlig byråkrati. Önskemål framfördes om en utvecklingsorienterad välfärdsorganisation med ”mer organisation”
för att matcha framtidens brukare. Några förutsättningar, principer och byggstenar i en sådan organisation skulle kunna vara:
• Varken ökad specialisering eller generalisering är eftersträvansvärda. Socialtjänstpersonal får allt mer karaktären av ombud/mäklare.
• Kunskapsbildning och utvecklingsarbete blir organisationens basverksamhet och varje brukare/klient blir ett projekt med tydliga mål och elaborerade planer.
• Arbetsuppgifterna kräver mer organisering i termer av fasta samordningsarrangemang, med olika konstellationer.
• Varje människas behov av att tillhöra en organisation blir en tillgång, och lust och glädje blir drivkrafter för arbetet.
• Ledaren måste ha goda kunskaper om verksamheten. En viktig uppgift blir att skydda organisationsmedlemmarna mot störningar. Ledaren delegerar verksamhet men absolut inte administrativa ströärenden till sin personal.
• Konstruktiva ekonomiska incitament; t ex fördelningen mellan skolan och socialtjänsten av kostnader för t ex barn med särskilda behov
• Stödverksamheter behövs även i framtiden, t ex vaktmästare, men framtida vaktmästare får fler arbetsuppgifter, t ex it-fixare.
Vi bestämde att vi till nästa gång fortsätter att skissa på en organisatorisk idealmodell för organisering av välfärdsarbete. Var och en bör dessutom skissa på hur tankarna från boken ”Res pyramiderna” skulle kunna tillämpas på deltagarnas egna organisationer För den som vill få begrepp för att se den egna organisationen med mer kritiska ögon rekommenderade jag Leila Billqvists avhandling ”Rummet, mötet och
ritualerna” (1999) som beskriver och analyserar vad som egentligen händer på socialbyrån, hur människor med problem bemöts och hur de förvandlas till klienter.
Mötet det fjärde tillfället den 22 april kom att präglas av att flera av cirkeldeltagarna just deltagit i Socialstyrelsens nationella konferens om en kunskapsbaserad socialtjänst där slutrapporten från regeringsuppdraget med samma namn hade presenterats. Det stod tydligt att det nu finns en stor tilltro till evidensbaserade metoder. Detta ledde till en generell diskussion om problem och möjligheter med ökad professionalisering inom socialtjänsten och om det verkligen finns forskning som skulle kunna ligga till grund för en mer evidensbaserad praktik. Flera var inne på att denna utveckling inte enbart är av godo och att förutsättningarna inom socialtjänsten är ganska annorlunda jämfört med t ex sjukvårdens.
Vi bestämde att vi till nästa gång vilket var cirkelns sista tillfälle skulle diskutera kapitel 8 i ovannämnda rapport som handlar om organisation och ledarskap, och fundera på om vi anser att problembeskrivningarna som där ges är relevanta och om de förslag till lösningar som skissas förefaller rimliga. Vi hade också en kortare diskussion om Leila Billqvists avhandling ”Rummet, mötet och ritualerna” (1999).
Mötet det sista tillfället den 13 maj ägnades dels åt att diskutera innehållet i slutrapporten om en kunskapsbaserad socialtjänst. Vi hade också en diskussion om huruvida besparingar och minskade ekonomiska ramar leder till ökad detaljstyrning av arbetet eller till ökat godtycke. Flera ansåg att det är paradoxalt att det är de (professionella) anställda som efterfrågar mer regler, trots att sociallagstiftningen egentligen förutsätter stor professionell handlingsfrihet. Vi diskuterade också sambandet mellan professionalisering, legitimitet, autonomi och kön. Mötet avslutades med en diskussion om erfarenheter från cirkeln enligt den kursutvärdering som redovisas nedan.
4. Cirkeldeltagarnas synpunkter
Cirkeldeltagarna uppmanades att till det avslutande mötet i maj ha antecknat sina erfarenheter och synpunkter strukturerat enligt bilaga 1. Sju av cirkeldeltagarna lämnade in skriftliga synpunkter. Nedan följer ett försök till sammanfattning av dessa:
1. Vad var det som väckte din nyfikenhet och ditt intresse för cirkeln?
Flera skrev att de har börjat upptäcka organisationens stora betydelse för verksamheten och att cirkeln uppfattades som en möjlighet att både via litteratur och diskussioner med kollegor öka sina kunskaper.
2. Fanns det något organiseringsproblem från den egna organisationen i bakgrunden, och i så fall vilket?
Samtliga ansåg att de hade mer eller mindre konkreta problem på hemmaplan som de hoppades att cirkeln kunde bringa lite reda i.
3. Vad har varit särskilt intressant under cirkeln?
Deltagarna ville inte peka ut någon särskild aktivitet utan att det varit kombinationen av läsningen och diskussionen av den gemensamma litteraturen som varit mest stimulerande. När det gäller litteraturen ansågs ”Res pyramiderna” vara den som givit mest. Några ansåg också att de mer ”vildvuxna” diskussionerna om mer praktiska
4. Finns det exempel på särskilt intressanta och givande diskussioner, som du särskilt bär med dig efter cirkeln? Varför?
Flera nämnde diskussionerna om visionen av den brukarorienterade socialtjänstorganisationen som ägnar sig åt kunskapsutveckling som sin huvuduppgift, och där brukarna ses som avgränsade projekt där kunskaperna kommer till nytta.
5. Vad har varit mindre intressant under cirkeln?
Några ansåg att sjukvårdens organiseringsproblem kommit i bakgrunden eftersom den flesta diskussioner gällt socialtjänsten. Några klagade också på den sporadiska närvaron bland flera deltagare.
6. Finns det något organiseringsproblem på hemmaplan som ter sig något annorlunda till följd av cirkeln? Vilket problem? Vad har blivit annorlunda? Varför?
Flera nämnde att de fått en annan och mer kritisk syn på modetrender och omorganisationer. Några nämnde särskilt att de omprovat sin syn på platta
organisationer under cirkeln. En betonade särskilt att cirkeln bidragit till att skapa struktur på det egna tänkandet och ökat förståelsen för att det behövs ett tungt vägande syfte och genomarbetat skäl innan man drar igång och förändrar.
7. Kan du tänka dig att delta i fler cirklar om organisering? Varför? Varför inte? Vad kan i så fall göras annorlunda?
Fem av de sju som svarade på denna fråga ansåg att de gärna ville delta i fler cirklar om organisering. De som var positiva anser dock att det bör ske under en ganska lång tidsperiod och inte som ett slags projekt. Flera ansåg att det tar ett halvår innan man funnit språk och referensramar för att kunna diskutera och förstå organisering på ett kvalificerat sätt.
8. Övriga synpunkter och en samlad bedömning?
Några anser att tidpunkten för cirkelns start precis efter lunch varit olämplig för alla tillresta, eftersom det blir svårt att dessförinnan hinna äta lunch. Några ansåg också att cirkeln bör ha något färre deltagare för att det ska bli bra diskussioner.
5. Lärdomar och eftertankar
Som har framgått av planering och utfall blev alltså inte cirkeln riktigt som jag hade planerat. Det blev inga projektbeskrivningar med fördjupade problembeskrivningar.
Det blev faktiskt inga papper alls. Det blev alltså ingenting? Jo, vi som stod ut med att träffas utan genomarbetade dagordningar och planer tror jag gick från mötena med en känsla av att kunna diskutera och tänka på organisationsfrågor på ett mer utvecklat sätt än tidigare. Som forskare fick jag inblick i de frågor och problem som är aktuella just nu och som praktiskt verksamma måste förhålla sig till. Jag tror att praktikerna fick med sig en känsla av att förstå att organisationsfrågorna egentligen inte är så obegripliga om de avmystifieras och befrias från diverse moderiktiga koncept. Vi insåg nog alla att den optimala formen för en kunskapsutveckling nog inte är en tidsbegränsad cirkel, magisterutbildning eller kurs utan ett forum utan början och slut där både praktiska och teoretiska perspektiv kan mötas.
Jag hade från början tänkt i termer av projekt, en kurs med tydlig startpunkt och slutpunkt och ett tydligt och påtagligt resultat i form av kurs-PM. Det är ju så utbildningar styrs och organiseras. En av de mest intressanta diskussionerna under
cirkeln knöt an till en studie om projekt inom välfärdssektorn (Johansson, m fl 2000).
I analysen problematiseras idén att betrakta klienter/brukare som löpande verksamhet och att se på utbildning och kompetensutveckling som projekt. Vi tyckte att man egentligen borde göra tvärtom, dvs betrakta kompetensutveckling som en fortlöpande verksamhet som är enda verksamhet som är permanent i varje vård- och omsorgsorganisation, och i linje med detta betrakta varje klient/brukare som ett projekt som man ställer upp ett mål för och där senaste kunskap är medlet som man använder i syfte att uppnå detta mål.
Naturligtvis borde samma modell gälla för ledares kompetensutveckling om organisationsproblem. Den borde betraktas som ett fortlöpande samtal utan tydlig början och tydligt slut men där organiseringscirkeln erbjuder en arena och ram för sådana diskussioner.
Referenser
Billquist, Leila (1999) Rummet, mötena och ritualerna – en studie av socialbyrån, klientarbetet och klientskapet. Göteborgs universitet: institutionen för socialt arbete Nr 4/1999.
Jacobsen, Dag Ingvar & Thorsvik, Jan (2002) Hur moderna organisationer fungerar.
Lund: Studentlitteratur.
Johansson, Staffan, Löfström, Mikael & Ohlsson, Östen (2000) Projekt som förändringsstrategi – analys av utvecklingsprojekt inom socialtjänsten.
Stockholm: SNS förlag.
Johansson, Staffan (2002) Socialtjänsten som organisation. Stockholm:
Socialstyrelsen.
Ohlsson, Östen & Rombach, Björn (1998) Res pyramiderna – Om frihetsskapande hierarkier och tillplattningens slaveri. Stockholm: Svenska Förlaget.
Socialstyrelsen (2004) För en kunskapsbaserad socialtjänst. Slutrapport.
Bilaga. Personliga erfarenheter av lärande genom FoU-cirkel - en kombination av kurs-PM och kursutvärdering
Samtliga cirkeldeltagare ska till det avslutande mötet i maj ha skrivit ett kort PM, förslagsvis strukturerat enligt följande:
1. Vad var det som väckte din nyfikenhet och intresse för cirkeln?
2. Fanns det något organiseringsproblem från den egna organisationen i bakgrunden, och i så fall vilket?
3. Vad har varit särskilt intressant under cirkeln?
a) läsandet av den föreslagna litteraturen (ex.)?
b) de gemensamma diskussionerna om det som lästa?
c) diskussionerna med kollegorna om mer praktiska organiseringsproblem?
d) annat?
4. Finns det exempel på särskilt intressanta och givande diskussioner, som du särskilt bär med dig efter cirkeln (gå gärna genom anteckningarna för att rekapitulera sådant som uppfattas som viktigt eller intressant)? Varför?
5. Vad har varit mindre intressant under cirkeln?
6. Finns det något organiseringsproblem på hemmaplan som ter sig något annorlunda till följd av cirkeln? Vilket problem? Vad har blivit annorlunda? Varför?
7. Kan du tänka dig att delta i fler cirklar om organisering? Varför? Varför inte? Vad kan i så fall göras annorlunda?
8. Övriga synpunkter och en samlad bedömning?
