Plats och tid Digitalt, klockan 15.00-17.10
Beslutande Herman Bynke, ordf.
Carl-Uno Olsson Peter Björk § 3-6, 9-17 Viktor Lindholm Henrik Ljungdahl
Övriga deltagande Martin Strandholm, VD, ej § 17 Emelia Runeberg, kanslichef
Helena Mellqvist Bjursell, adjung. led. § 6-17
Justerare Viktor Lindholm
Justeringens plats och tid 2021-02-11 klockan 09.00
Under-
skrifter Sekreterare Paragrafer 3-17
Emelia Runeberg
Ordförande
Herman Bynke
Justerare
Viktor Lindholm
§ 3
Utseende av justerare
Styrelsen utser Viktor Lindholm att justera dagens protokoll.
§ 4
Godkännande av dagordning Styrelsen godkänner föreslagen dagordning.
§ 5
Föregående mötesprotokoll
Styrelsen tar del av föregående mötesprotokoll och lägger desamma till handlingarna.
§ 6
Årsredovisning 2020
Beslut
Styrelsen godkänner årsredovisning med förvaltningsberättelse för 2020 och föreslår följande resultatdisposition:
Balanserad vinst 3 098 870 Årets vinst 6 250 Disponeras så att 3 105 120 i ny räkning överföres
Beslutet gäller under förutsättning att revisionen inte har något att erinra på resultatdisposit- ionen.
§ 7
Uppföljning av mål utifrån affärsplanen
Beslut
Styrelsen godkänner uppföljningen av mål 2020 utifrån affärsplanen.
Sammanfattning
När styrelsen fastställde sin affärsplan 2020-2023 antogs även några mål.
Verkställande direktör redogör för styrelsen om genomförd uppföljning av ar- betet utifrån målen.
Ekonomisk hållbarhet
Bolaget ska arbeta för att ständigt ha ett resultat som gör att man har möjlighet att under- hålla sitt bestånd utan att soliditeten försämras.
Fokus under planerperioden:
- Succesivt säkerställa robustheten i såväl stamnätet till föreningsnäten som nätet till de kommunala fastigheterna genom inventering, åtgärder och dokumentation för att minska risken för kostsamma avbrott. I robusthet ingår möjlighet tillredundans och diversitet till anslutna förbindelser
- Ha fortsatt god kontroll på faktureringsrutiner - Arbeta för långsiktiga hyresavtal
- Arbeta för fler hyresavtal, gärna i samarbete med andra aktörer Resultat
Under 2020 har soliditeten ökat från 62,6% till 68,9%.
Under 2020 har VaraNet också aktivt arbetat för att öka robustheten i nätet, dels genom dokumentering av nätet men också genom att se över möjligheten att bygga nätet mer redundant.
De faktureringsrutiner som finns fungerar bra och har god kontroll.
Nya avtal görs i största mån över längre hyrestider där det är möjligt,
Miljömässig hållbarhet
Bolaget ska arbeta i linje med Vara kommuns miljömål.
Fokus under planperioden:
- Se över rutiner avseendebolagets egna kommunikationssätt där datakommunikation kan ersätta mycket av vanliga brev.
- Följa teknikutvecklingen för att möjliggöra och även ta initiativ i frågor gällande kommunikationslösningar till bolagets kunder.
Resultat
Under 2020 har datakommunikation använts i hög utsträckning, både internt och externt.
Bolaget har även gått över mot en mer digital hantering av rutiner vid fakture- ring och mottagande av fakturor samt signering av desamma.
Social hållbarhet
Genom en god och säker digital infrastruktur ska det vara möjligt att bo och verka i alla de- lar av Vara kommun. Man ska ha lätt att kommunicera och ta del av all den information man önskar och har behov av, oavsett var man bor eller verkar i kommunen.
Fokus under planperioden:
- Fortsätta att underhålla och dokumenterade nät som bolaget äger så att alla som nyttjar näten ska känna sig trygga med att de alltid fungerar.
- Utveckla näten utifrån nya förfrågningar och behov så att ingen ska känna att man inte har tillgång till den kommunikationslösning man önskar.
- Förtydliga och bättre klargöra ambitioner och roller gentemot samarbetspartners då eventuella frågeställningar dyker upp.
Resultat
Både underhåll och dokumentation av nätet sker löpande och på ett bra sätt.
Utveckling av nätet är på gång, både gällande redundans samt även eventuellt svartfiber till konsument, för ökad tillgänglighet.
Främja användning av ny teknik och nya kommunikationsvägar
Bolagsordningen anger att: ”Bolaget ska vidare ha fokus på att utveckla moderna metoder för verksamhetsföremålet samt genom användning och tillämpning av modern teknik skapa förutsättningar för kostnadseffektiva kommunikationslösningar för kommunens näringsliv, offentlig sektor och kommunmedborgare på ett långsiktigt värdeskapande sätt”.
Fokus under planperioden
- Skaffa information om vad som händer i vår omvärld och vilka nya tekniker som finns eller är under utveckling och därefter analysera möjligheterna i användningen av dessa i bolaget eller i kontakten med bolagets kunder
Resultat
Analys av omvärlden samt de tekniker som finns att tillgå har skett under året och leder troligtvis under kommande år till en utveckling av affärsområdet.
Mål
1. Andel hushåll med tillgång till fast bredband om minst 1 Gbit/s, eller fiber i abso- luta närheten-utanför tätort och småort uppgår till 99.5% 2020.
Detta mål var satt till 99,2% för 2019, VaraNet nådde 98,75%
2. Andel hushåll med tillgång till fastbredband om minst 100 Mbit/s (faktisk hastig- het) –utanför tätort och småort uppgår till 75% 2020.
Detta mål var satt till 72% för 2019, VaraNet nådde 70,2%
Observera då att den negativa utvecklingen beror främst på att nya tätortsindel- ningar (referensår) används för 2019 års data. (Källa PTS)
§ 8
Uppföljning intern kontrollplan
Beslut
Styrelsen beslutar att:
1. Ge verkställande direktör i uppdrag att följa upp kontrollmomenten kring ekonomi och upphandling och redovisa på nästkommande sam- manträde
2. Godkänna redovisningen av uppföljningen av övriga kontrollmoment för intern kontroll år 2020.
Sammanfattning
Utifrån en framarbetad riskanalys har styrelsen beslutat om en intern kontroll- plan för 2020. Uppföljning av kontrollmomenten har genomförts och redovi-
sas för styrelsen. Uppföljning av kontrollmomenten kring ekonomi och upp- handling har inte genomförts till mötet varför styrelsen ger verkställande direk- tör i uppdrag att göra denna uppföljning till kommande styrelsemöte.
§ 9
Avslut av konsultavtal med VD för övergång till anställnings- avtal
Beslut
Styrelsen beslutar att:
1. Nuvarande konsultavtal med Martin Strandholm ska avslutas från och med 2021-04-01.
2. Från och med samma datum övergår Martin Strandholm VD uppdrag som en tillsvidareanställning.
3. Ge ordföranden i uppdrag att teckna ett anställningsavtal med VD.
Sammanfattning
Ordförande och VD har diskuterat möjligheten att ändra Martin Strandholms anställning från ett konsultuppdrag till en ordinarie anställning. Denna över- gång är något som båda parter är överens om vore för det bästa. Den rekryte- ring som genomfördes under sommaren 2020 utgick från att VD skulle anstäl- las, därav bedöms ingen ny rekrytering genomföras.
Enligt ägardirektiv ska VD-avtal samrådas med HR-chef. Ordföranden har där- för haft kontakt med kommunen i ärendet och HR-chef har gett lönechef i uppdrag att bistå ordföranden med stöd i utformning av VD-avtalet.
§ 10
Byte av tid eller sammanträdesdag den 7 december klockan 15.00 till den 8 december klockan 15.00
Beslut
Styrelsen beslutar att ändra sammanträdesdagen den 7 december till den 8 de- cember klockan 15.00.
§ 11
Utvärdering av styrelsen
Styrelsen diskuterar om styrelsen anser sig arbeta med rätt frågor och styrelsen anser att de arbetar med rätt frågor. Styrelsen skattar det som en fyra.
Styrelsen anser att de arbetar på rätt sätt. Några ledamöter kan se möjlighet till ett mer aktivt arbete även mellan styrelsemötena. Styrelsen skattar sig som en fyra.
Styrelsen anser att styrelsens arbete i grupp fungerar bra. Det är en bra sam- mansättning av styrelseledamöter med olika kompetenser. Styrelsen anser sig befinna sig på en femma.
§ 12
Kallelse till årsstämma
Beslut
Styrelsen beslutar att:
1. kalla till årsstämma den 22 april 2021
2. ge verkställande direktör i uppdrag att skicka kallelse till stämman.
§ 13
Diskussion kring tillgång till fiber för alla. (Med utgångs- punkt i de fastighetsägare och företag som är intresserade att ansluta sig i tätorterna där Telia är operatör).
Beslut
Styrelsen beslutar att ge verkställande direktör i uppdrag att ta fram ett förslag på upplägg för hur det kan fungera med fiber till alla och återkommer med för- slag till kommande styrelsemöte.
Sammanfattning
Verkställande direktör har kollat vidare på svartfiber till villa utifrån diskussion på föregående styrelsemöte. Dels i samband med att nya bostadsområden byggs och dels utifrån problematiken kring när fastigheter utan fiber byter ägare, där den nya ägaren är intresserad av fiber. VD kommer att ha ett möte med Telia för att stämma av kring detta med utgångspunkten att det är många som vill koppla upp sig men få som faktiskt ges möjlighet till det.
Styrelsen diskuterar vikten av att det finns politiskt beslut om initiativet kring svartfiber till villa (i samband med nya bostadsområden byggs osv). Verkstäl- lande direktör ges därför i uppdrag att ta fram förslag på upplägg för detta som styrelsen kan ta ställning till på kommande styrelsemöte och därefter formellt översända förslaget till kommunen för politiskt ställningstagande.
§ 14
Uppföljning av beslut gällande ansökan om bidrag till Västra Götalandsregionen om investering för redundansslingor i Jung-Öttum och Vara-Tråvad.
Verkställande direktör informerar styrelsen om att han inväntar underlag från föreningarna innan han går vidare med att ansöka om bidrag. Ärendet läggs därför till som ett uppföljningsärende på nästkommande styrelsemöte.
§ 15
Information från VD
Beslut
Styrelsen tar del av informationen och lägger densamma till handlingarna.
Sammanfattning
Verkställande direktör informerar styrelsen om:
- Ser över behov av redundanta inkopplingar
- Några nya förfrågningar om anslutningar inkommer.
- Verksamheten flyter på väl.
§ 16
Övriga frågor
Sammanslagning av föreningarna
Helena informerar om att tidplanen för sammanslagningen följs. Tidplanen är att fusionen ska vara klar till juli/augusti. Fusionsplanen är framtagen och revi- sorerna har getts möjlighet att yttra sig över den.
Protokollen från föreningarna ska vara inskickat till Bolagsverket före den 15 mars.
§ 17
Utvärdering av verkställande direktör
Styrelsen diskuterar verkställande direktörs arbete under 2020 (sedan han an- ställdes under sommaren) och är eniga i att de har förtroende för det arbete som utförs. Styrelsen anser att arbetet har fungerat väl där verkställande direk- tör har god insyn och engagemang i de frågor som bolaget står inför.
Formaliabitarna kring styrelsearbetet är den del som verkställande direktör kan lära sig mer om vilket styrelsen ser att verkställande direktör kommer att komma in i allt eftersom. Styrelsen ser att verkställande direktör är både driven
