Utdragsbestyrkande Styrelsen för Vara Konserthus AB
2021-02-17
Plats och tid Per videolänk
Beslutande
17 februari 2021 kl.10.00 – 13.10 Sture Carlsson. ordförande Kjell Gustafsson, vice ordförande Kerstin Alberius
Christina Backman Claes Eriksson Elisabeth Larsson Mikael Lidén Max Låke
Carl Henrik Ohlsson
Övriga Petra Kloo, konserthuschef/VD
Under-
skrifter Sekreterare --- Paragrafer
§
1–14 Kerstin Alberius 14
Ordförande _____________________________
_____
Sture Carlsson
Justerare --- Elisabeth Larsson
2
§ 1
Fastställande av dagordning Beslut
Styrelsen fastställer dagordning enligt utsänt förslag.
____________________________________________________________
§ 2
Föregående mötesprotokoll Beslut
Styrelsen beslutar
att lägga föregående mötesprotokoll från den 16 december 2020 till hand- lingarna.
____________________________________________________________
§ 3
Verksamhetsrapport och VD-rapport Beslut
Styrelsen beslutar
att bemyndiga presidiet och VD att fatta beslut om ett flexibelt öppnande av konserthuset utifrån de riktlinjer som ansvariga myndigheter möjliggör samt att lägga informationen till handlingarna.
____________________________________________________________
Ärendet
Konserthuschef/VD Petra Kloo informerar enligt utsänd VD-rapport.
Hon informerar vidare om den presskonferens som socialministern och kul- turministern hade samma dags morgon. Den s.k. pandemilagen med möj- liga förordningar och därefter av Folkhälsomyndigheten utfärdade allmänna föreskrifter innebär att myndigheterna kan tillämpa mer individualiserade och lokalanpassade begränsningar än gällande ordningslag.
Konserthuschefen presenterade därefter sina tankar om möjliga arrange- mang under senvåren. Både publik och anställda längtar efter någon form av normalitet. Hon skissade på skolarrangemang, utomhusaktiviteter, ar- rangemang på traktens utomhusscener, att ställa Sparbanken Black Box till förfogande för artistrepetitioner (tex dansare) etc.
I efterföljande överläggning instämde styrelsens ledamöter i vikten av att vara beredd att ”komma igång”.
____________________________________________________________
Utskickat material:
VD-rapport 2021–02--17
__________________________________________________________
3
§ 4
Ekonomirapport Beslut
Styrelsen beslutar
att lägga upprättad likviditetsprognos för 2021 till handlingarna.
____________________________________________________________
Ärendet
Konserthuschef/VD föredrar upprättad likviditetsprognos för 2021. På- gående pandemi skapar stor ovisshet om det kommande verksamhetsåret.
Prognosen tar höjd för en rad osäkerhetsfaktorer.
____________________________________________________________
Utskickat material:
Likviditetsprognos 2021-02-09
____________________________________________________________
§ 5
Personalrapport Beslut
Styrelsen lägger informationen till handlingarna.
_______________________________________________________
Ärendet
Konserthuschef/VD Petra Kloo informerar om den pågående rekryterings- processen av två tjänster samt om vissa förhandlingsärenden. Konserthu- sets personal medverkar i kommunens vaccinationsprocess och Sparban- ken Black Box används som vaccinationslokal. I likhet med kommunens beslut kommer konserthusets personal kunna få vaccineras på arbetstid.
_______________________________________________________
§ 6
Verksamhetsplan 2021 Beslut
Styrelsen beslutar
att godkänna upprättad Verksamhetsplan för 2021.
____________________________________________________________
Ärendet
Konserthusets Affärsplan 2021–2023 (beslut § 90/2020) ligger till grund för den upprättad Verksamhetsplan för år 2021.Verksamhetsplanen syftar till att redovisa den verksamhet och de aktiviteter som ska genomföras för att genomföra de uppdrag som konserthuset har från Vara kommun och från Västra Götalandsregionen, samt inkludera de strategiska mål som styrel- sen fastställt i affärsplanen och som i sin tur kopplar till Vara kommuns övergripande mål.
.
4 Utskickat material:
Verksamhetsplan 2021
______________________________________________________
§ 7
Årsredovisning 2020 inklusive förvaltningsberättelse och resul- tatdisposition
Beslut
Styrelsen beslutar
att godkänna, med under överläggningen framlagt ändringsförslag, Årsredovisning med förvaltningsberättelse för 2020 och föreslår att till förfogande stående vinstmedel (kronor):
balanserad vinst 2 247 308 kr
disponeras så att i ny räkning överförs 2 247 308 kr
Beslutet förklarades omedelbart justerat.
_______________________________________________________
Ärendet
Konserthuschef/VD Petra Kloo presenterar förslag till Årsredovisning med förvaltningsberättelse 2020 med förslag till resultatdisposition.
Under efterföljande överläggning föreslås med tanke på den osäker- het som pandemin medför att nyttja möjligheten till överavskrivning så att skattemässigt lägre resultat uppnås.
_______________________________________________________
Utskickat material:
Resultat december 2020
Årsredovisning 2020 med förvaltningsberättelse Årsredovisning 2020 (enligt den kommunala mallen)
_____________________________________________________
§ 8
Revisionsrapport Beslut
Styrelsen beslutar
att lägga PVC:s Revision – Styrelserapportering till handlingarna.
_______________________________________________________
Ärendet
Konserthuschef/VD Petra Kloo presenterar PVC:s revisionsrapport och no- terar att revisorerna inte har några väsentliga noteringar från granskningen
5 av årsredovisningen samt styrelsens och VD:s förvaltning. En revisionsbe- rättelse enligt standard kommer att avges.
Utskickat material:
PVC Vara Konserthus AB Revision 2020 Styrelserapportering
_______________________________________________________
§ 9
Uppföljning av Affärsplan 2020 Beslut
Styrelsen beslutar att notera informationen.
_______________________________________________________
Ärendet
Konserthuschef/VD Petra Kloo informerar om att uppföljningen av 2020 års affärsplan är inkluderad i Årsredovisningen för 2020.
_______________________________________________________
§ 10
Uppföljning av Internkontrollplan 2021 Beslut
Styrelsen beslutar att fastställa Internkontrollplan 2021 med den änd- ring som förslagits under sammanträdet.
_______________________________________________________
Ärendet
Konserthuschef/VD Petra Kloo informerar om 2021 år Internkontroll- plan. Internkontrollplanen bygger på 2019 års internkontrollplan, vars risker har granskats och åtgärdats under 2020. Förslaget till Intern- kontrollplan 2021 visar vilka risker som förs vidare till 2021 års intern- kontrollplan och vilka risker som kan bedömas avförda.
Under överläggningen framförs att handläggningen av leverantörs- fakturor bör vara med i 2021 års Internkontrollplan, trots att vidtagna åtgärder under 2020 visar på stabila och av revisorerna godkända ru- tiner.
_______________________________________________________
Utskickat material:
Internkontrollplan 2020 med förslag till åtgärder under 2021
_______________________________________________________
§ 11
Kallelse till årsstämma Beslut
Styrelsen beslutar
att kalla till årsstämma den 23 april 2021 samt
6 att ge konserthuschefen/VD i uppdrag att skicka kallelsen till stäm- man.
§ 12
Utvärdering av styrelsens arbete Beslut
Styrelsen noterar att årets utvärdering av styrelsens arbete genom- förts under dagens sammanträde.
_______________________________________________________
Ärendet
Utvärdering av styrelsens arbete ska enligt bolagspolicyn ske en gång per år. Utvärderingen sker i öppen dialog mellan styrelsens le- damöter och protokollförs inte.
_______________________________________________________
§ 13
Utvärdering av VD Beslut
Styrelsen noterar att årets utvärdering av VD genomförts under da- gens sammanträde.
_______________________________________________________
§ 14
Kommande sammanträden Beslut
Styrelsen sammanträder enligt nedanstående 17 mars, extrainsatt
14 april, ordinarie 12 maj, ordinarie 14 juni, extrainsatt och under hösten 16 augusti
14 september
27 – 28 oktober, prel. internat (nytt – 3 nov utgår) 10 december
_______________________________________________________
