Examensarbete i sociologi med inriktning mot personal- och arbetslivsfrågor, 15 HP
ORGANISATIONSFÖRÄNDRING - ELLER BARA FÖRÄNDRADE
ARBETSSÄTT
En kvalitativ studie om dataskyddsförordningens påverkan på verksamma inom rekrytering- och bemanningsbranschen
Carl Engström
Emma Ericsson
Förord
Vi skulle vilja börja med att rikta ett stort tack till samtliga deltagare som tagit sig tid att medverka i intervjuer och därmed möjliggjort denna studie. Era erfarenheter och tankar har varit ovärderliga för oss.
Vi vill även rikta uppskattning till vår handledare Lena Karlsson vid Sociologiska institutionen som guidat och stöttat oss längst vägen.
Tack även till er som bidragit i form av stöd och korrekturläsning under arbetets gång.
Slutligen vill vi såklart tacka varandra för givande diskussioner och ett gott samarbete.
Begreppsförklaring
Uppfattning
Begreppet uppfattning innebär ett sätt att förstå eller att vara med om något. Definitionen av uppfattning är något som man tar in, som påverkar ens sätt att vara, känna och tänka
(Psykologiguiden, u.å.).
Personuppgift
Begreppet personuppgift kommer användas genomgående inom ramen för denna studie.
Personuppgifter syftar till all typ av information som identifierar eller berättar något om en person. Personuppgifter som kan förknippas med begreppet är exempelvis personnummer, kundnummer, mejladress och telefonnummer (Wendleby & Wetterberg, 2018).
Innehållsförteckning
1. SAMMANFATTNING ...1
2. INTRODUKTION...2
3. SYFTE & FRÅGESTÄLLNINGAR ...3
4. TEORETISK BAKGRUND ...4
4.1 Historisk tillbakablick över hantering av personuppgifter ...4
4.2 Personuppgiftslagen (PuL) ...4
4.3 Dataskyddsförordningen, GDPR (General Data Protection Regulation) ...4
4.4 Skillnader mellan GDPR och PuL ...5
5. TEORETISK ÖVERSIKT ...6
5.1EN FLEXIBEL OMVÄRLD ...6
5.2ORGANISATIONSFÖRÄNDRING ...6
5.2.1 Orsaker till förändring...7
5.2.2 Förändring utifrån medarbetarperspektiv ...8
5.3UPPSLUTNING OCH MOTSTÅND ...8
5.3.1. Uppslutning kring förändring ...8
5.3.2 Motstånd vid förändring ...9
5.3.3 Förebygga motstånd vid förändring ... 10
5.4KRAV, KONTROLL OCH STÖD-MODELLEN ... 11
6. METOD... 12
6.1METODOLOGISK UTGÅNGSPUNKT ... 12
6.2URVAL ... 12
6.3DATAINSAMLING ... 13
6.4GENOMFÖRANDE ... 13
6.5ANALYS OCH BEARBETNING AV MATERIAL ... 13
6.6KVALITET, ETIK OCH TROVÄRDIGHET ... 16
6.6.1 Etiska forskningskrav ... 16
6.6.2 Kvalitet och trovärdighet ... 16
7. RESULTAT ... 17
7.1KOMMUNIKATION INFÖR FÖRÄNDRING ... 18
7.1.1 Informationsflöde ... 18
7.2YTTRE KRAV OCH INRE MOTIVATION ... 19
7.2.1 Lagkrav ... 19
7.2.2 Inre motivation... 20
7.3PÅVERKAN PÅ VARDAGEN ... 21
7.3.1 I arbetsrollen ... 21
7.3.2 Individperspektivet ... 23
7.4ORGANISATIONSFÖRÄNDRING ... 23
7.4.1 Förändringens drivkrafter ... 23
7.4.2 Upplevelse av förändring ... 24
8. ANALYS ... 25
8.1BRISTFÄLLIG INFORMATION OM GDPR ... 26
8.2TILLITENS BETYDELSE VID FÖRÄNDRING ... 27
8.2.1 Oklara krav - en konsekvens av GDPR ... 27
8.2.2 Kontroll över sitt dagliga arbete ... 28
8.2.3 Förtroende räcker långt ... 28
8.2.4 Krav, kontroll och stöd-modellens legitimitet ... 28
8.3FÖRÄNDRADE ARBETSSÄTT ... 28
8.3.1 Organisationsförändring ... 29
9. METODDISKUSSION ... 30
10. RESULTATDISKUSSION ... 31
10.1.1 Det förberedande arbetet ... 31
10.1.2 Vad innebär dataskyddsförordningen för individen? ... 32
10.1.3 Krav, kontroll och stöd-modellen ... 33
10.2SLUTSATSER ... 34
10.2FÖRSLAG PÅ VIDARE FORSKNING ... 35
11. REFERENSER ... 36
BILAGA 1. ... 39
BILAGA 2. ... 40
1. Sammanfattning
Från och med den 25:e maj 2018 kommer hanteringen av personuppgifter regleras på samma sätt i alla EU-länder. Tidigare har det varit upp till varje land att tolka direktivet om skydd av personuppgifter, vilket resulterat i att Sverige efterlevt personuppgiftslagen (PuL). I samband med den snabba teknikutvecklingen uppkommer ett behov av ett tydligare och mer enhetligt ramverk.
Dataskyddsförordningen, förkortat GDPR, syftar till att stärka skyddet för privatpersoner vid hantering av personuppgifter. Den främsta skillnaden i jämförelse mot personuppgiftslagen är att företag inte längre kan äga uppgifter - utan bara låna dem.
Studien riktar sig mot en organisation som är verksam inom rekrytering- och bemanningsbranschen.
Syftet med studien är att undersöka medarbetarnas upplevelser inför införandet av
dataskyddsförordningen samt förklara dessa upplevelser ur ett organisatoriskt förändringsperspektiv.
Insamling av data skedde med hjälp av sex semistrukturerade intervjuer på Rekryteringsföretaget AB.
De intervjuade har olika befattningar inom omställning, rekrytering och bemanning. Materialet bearbetades därefter med stöd i en innehållsanalys.
Vad som framkom under intervjuerna var en gemensam uppfattning om att den information som förmedlats ut vid tidpunkten för studien var undermålig. Det fanns en medvetenhet och allmän uppfattning hos medarbetarna om vad dataskyddsförordningen innebär, men huruvida studiens deltagare ansåg sig som förberedda var något som varierade. Resultatet visar att i vilken omfattning och på vilket sätt dataskyddsförordningen kommer påverka deltagarna i det dagliga arbetet ännu inte var explicit.
Ur ett organisatoriskt förändringsperspektiv har motstånd mot kommande förändring inte identifieras bland de tillfrågade. Det står dock klart att upplevelsen av organisationsförändringen skiljer sig bland studiens deltagare. Detta kan delvis förklaras med anledning av att de innehar varierande mängd information kring förändringen. En ömsesidig upplevelse av tillit till organisationen och ett förtroende till beslutsfattarna konstaterades. Slutsatsen som uppdagas är att sannolikheten till uppslutning bakom förändringen ökar. Vidare skulle fortsatta studier inom området för sociala relationers inverkan på arbetsplatser uppmuntras. Med fokus på förtroendet och tillitens betydelse inom
organisationsförändring finns spännande aspekter att belysa.
Nyckelord: GDPR, dataskyddsförordning, organizational change, organisationsförändring, motstånd till förändring
2. Introduktion
Sveriges nuvarande personuppgiftslag, förkortat PuL, kommer från och med den 25:e maj 2018 ersättas av dataskyddsförordningen. Förordningen kommer att gälla i Europeiska Unionens (EU) samtliga medlemsländer och skapar därmed en rad förändringar som berör hur företag får behandla personuppgifter. Dataskyddsförordningen går under det internationella namnet General Data
Protection Regulation, förkortat GDPR. Införandet av nya riktlinjer för hantering av personuppgifter menar Datainspektinon går hand i hand med den svenska marknadens utveckling och digitaliseringens framfart. Det är arbeten som behandlar löne- eller personalregister, kundregister eller i andra
sammanhang hanterar personuppgifter, som i högsta grad kommer påverkas av denna lagändring (Datainspektionen, utan årtal.).
Förordningen är allmänt vedertagen av EU och tillämpas för alla marknadens branscher och är därmed ett mycket aktuellt fenomen att studera. Uppdateringen av nuvarande personuppgiftslag berör en stor del av arbetsmarknaden samt tvingar många organisationer till förändring inom hantering av
personuppgifter. En av de branscher som kommer stå inför dessa förändringar i samband med
införandet av dataskyddsförordningen är rekrytering- och bemanningsbranschen. Branschen utvecklas med stormsteg, eftersom allt fler arbetsgivare använder sig av temporär arbetskraft. Det gör
rekrytering- och bemanningsbranschen till ett aktuellt område att studera. I samband med införandet av dataskyddsförordningen står denna bransch tillsammans med andra företag inför diverse
utmaningar. Dessa utmaningar syns i hur lagstiftningen kan resultera i ändrade arbetssätt inom hantering av personuppgifter. Vidare kan detta frambringa organisatoriska utmaningar exempelvis inom intern kommunikation och individuella förväntningar och farhågor.
Navet för denna studie är ett av landets största HR-serviceföretag som har valt att vara anonyma och hädanefter kallas Rekryteringsföretaget AB. Rekryteringsföretaget AB är stationerade i flera orter runt om i världen. På detta lokala kontor jobbar de verksamma med rekrytering, bemanning, coachning, matchning samt andra tjänster inom utveckling av arbetskraft. Vid tidpunkten för denna studie var det 8 medarbetare, inkluderat chefer, som jobbade på Rekryteringsföretaget AB. Dataskyddsförordningen syftar till att stärka den enskildes rättigheter genom striktare hantering av personuppgifter
(Datainspektionen, u.å.). Det bidrar till att Rekryteringsföretaget AB tillsammans med andra inom samma bransch, behöver se över sina rutiner och processer inom området för hantering av
personuppgifter.
Denna studie avser att undersöka hur medarbetarna uppfattat att arbetsgivaren förmedlat informationen om dataskyddsförordningen. Genom att fånga förväntningar och uppfattningar mitt i “hetluften” innan
förordningen träder i kraft är våra förhoppningar att skapa en djupare förståelse för hur lagändringen i nuläget påverkar och förväntas påverka de som arbetar med rekrytering och bemanning. Vi kommer i kombination med detta underbygga vår uppsats med relevant teori och litteratur som ämnar att besvara vårt syfte och frågeställningar. Förhoppningen är att eftersom detta är ett relativt outforskat område, kommer denna uppsats bidra till att underlätta implementeringen av dataskyddsförordningen och även framtida lagändringar.
3.
Syfte & frågeställningar
Syftet med studien är att undersöka medarbetarnas upplevelser av införandet av
dataskyddsförordningen samt förklara upplevelserna ur ett organisatoriskt förändringsperspektiv.
Vidare är syftet att skapa en förståelse för hur denna förändring förväntas påverka det dagliga arbetet för verksamma inom rekrytering- och bemanningsbranschen. Denna studie genomförs på
Rekryteringsföretaget AB, som därmed ligger till grund för uppsatsen.
Frågeställningar:
• Hur har medarbetare förberetts inför förändringen och vilken information har de fått?
• På vilket sätt förväntar sig medarbetarna att dataskyddsförordningen kommer påverka nuvarande arbetssätt, processer och rutiner?
• Hur kan vi förstå medarbetarnas uppfattning av en externt driven förändring utifrån ett organisatoriskt förändringsperspektiv?
4. Teoretisk bakgrund
I avsnittet beskrivs hur hanteringen av personuppgifter regleras och introduceras med en historisk tillbakablick. Därefter förklaras personuppgiftslagen (PuL) och dataskyddsförordningen (GDPR), som är två centrala begrepp i denna studie. Avslutningsvis redovisas väsentliga skillnader mellan lagarna.
4.1 Historisk tillbakablick över hantering av personuppgifter
I Sverige har vi reglerat hantering av personuppgifter sedan 1973 då datalagen trädde i kraft. Den kom att ersättas av den lagstiftning vi är bekanta med idag, vid namn personuppgiftslagen. Arbetet med att ersätta den dåvarande datalagen låg i händerna på Dataskyddskommitén som lät implementera personuppgiftslagen i Sverige år 1998. En av de stora förändringarna var att finansieringen med licensavgifter ersattes med statsanslag. Övergången till den nya lagen kom dock att dröja ytterligare tre år då datalagen fortsatte gälla för redan existerande register och tillstånd (Datainspektionen, u.å.).
Det var i oktober 2001 som alla gamla tillstånd rörande den då 28 år gamla datalagen upphörde att gälla och Sverige började följa personuppgiftslagen fullt ut. Lagen fungerade som ett skydd mot den personliga integriteten vid behandling av personuppgifter. Samtycke och krav på information till de registrerade blev av stor betydelse och de som kom att behandla personuppgifter fick nu ett större ansvar att förhålla sig till lagstiftningen (Datainspektionen, u.å.).
4.2 Personuppgiftslagen (PuL)
Personuppgiftslagen byggdes i grund och botten på beslut och direktiv som Europeiska Unionen inrättat. Alla medlemsstater hade liknande lagar för att skydda den personliga integriteten (Wendleby
& Wetterberg, 2018). Konkret kom övergången till personuppgiftslagen att beröra ett bredare område inom behandling av personuppgifter, till skillnad från föregångaren (datalagen) som reglerade
personregister. Reglerna inom personuppgiftslagen ska verka för att i så stor utsträckning som möjligt undvika att personuppgifter samlas in, lagras och används för ändamål som kan riskera att skada den personliga integriteten (Lundberg, 2015). Utöver detta ska uppgifter som exempelvis avslöjar privatpersoners politiska åsikter, etnisk bakgrund, religiös tro och fackmedlemskap inte lagras.
4.3 Dataskyddsförordningen, GDPR (General Data Protection Regulation)
Den 25:e maj 2018 kommer Personuppgiftslagen att ersättas, efter att varit aktiv i Sverige i 17 år (Datainspektionen, u.å.). Dataskyddsförordningen uppkommer som svar på EU:s begäran om en mer enhetlig tillämpning av lagen. Dataskyddsförordningen har till syfte att ge medborgarna ett ökad skydd och kommer i större utsträckning förhindra att personuppgifter och andra känsliga uppgifter
missbrukas. Detta resulterar i ett tydligare ramverk som alla EU:s medlemsländer måste förhålla sig till (Wendleby & Wetterberg, 2018). Införandet av detta ramverk leder till mer öppenhet och tydlighet kring exempelvis vilken typ av personuppgifter som får sparas om privatpersoner (Datainspektionen,
u.å.). I Sverige kommer det tillkomma fler lagregler som parallellt ska gälla tillsammans med dataskyddsförordningen (Wendleby & Wetterberg, 2018).
4.4 Skillnader mellan GDPR och PuL
Dataskyddsförordningen bygger mångt och mycket på personuppgiftslagen men övergången medför flera uppdateringar. Några centrala skillnader är informationsskyldighet, det förbättrade
personskyddet, ansvarsskyldighet samt ekonomiska sanktioner. Organisationer kommer i och med dataskyddsförordningen behöva veta i vilket syfte personuppgifter samlas in och vilken laglig grund som insamlingen baseras på. Detta för att uppfylla den informationsskyldighet som krävs gentemot medborgaren. Informationsskyldigheten går sedan hand i hand med de hårdare kraven på samtycke från individen. Samtycke kan översättas till ett godkännande från individen gällande användandet av en personuppgift. Informationsskyldigheten leder till en striktare administration och uppföljning för organisationer. Det berör register kopplat till vad personuppgifter ämnas till för användningsområde, vem som hanterar uppgifterna och under hur lång tid de ska användas.
Den mest positiva förändringen anser Håkansson (Företagarna, 2018) vara det förbättrade
personskyddet. Ett märkbart exempel på detta är borttagandet av “missbruksregeln”. Denna regel i personuppgiftslagen (§ 5) gav tillåtelse att i löpande text publicera personuppgifter i exempelvis e- postmeddelanden och ljud- och bildupptagningar (Riksdagen, u.å). I samband med att
dataskyddsförordningen träder i kraft försvinner denna regel, vilket gör det ännu viktigare för företag att motivera användandet av personliga uppgifter i löpande text (Chef, 2018; Datainspektionen, u.å.).
Uppgifter som tillhandahålls måste även dokumenteras för att visa på att man följer gällande lagkrav.
Denna ansvarsskyldighet medför därmed att det ställs högre krav på företagen att ha ett slags register som även beskriver vad personuppgifterna används till (Datainspektionen, u.å). Syftet med insamling av personuppgifter får i och med dataskyddsförordningen en mer central roll då det tydligt framgår i dess ramverk att uppgifter som samlas in av en viss anledning inte får användas för helt andra ändamål (Wendleby & Wetterberg, 2018).
En uppmärksammad förändring i relation till Personuppgiftslagen är de sanktioner som utfärdas mot företag om inte förordningen efterföljs. Dessa sanktioner kan uppnå miljonbelopp, beroende på vilka regler som har brutits samt hur hög företagets globala årsomsättning (för föregående verksamhetsår) uppgår till. Utifrån det ovan nämnda är det därmed väsentligt att skapa organisatoriska och tekniska förutsättningar för att kunna leva upp till det nya lagkravet (Michael Holtz, 2018). Samtidigt är även det strategiska och operativa arbetet viktigt att ha i åtanke och att som företag sträva efter att aktivt jobba med denna förändring, även långt efter dess implementering (Wendleby & Wetterberg, 2018).
5. Teoretisk översikt
Nedan följer en övergripande genomgång av begreppet “förändring” samt hur förändring inom organisationsvetenskap förankras inom forskningsvärlden. Därefter introduceras olika typer av förändringar som berör olika faser i förändringsprocessen.
5.1 En flexibel omvärld
Organisationer är i behov av förändringar för att kunna utvecklas och bli mer effektiva. Doktorand Maria Mélen Fäldt (2010) refererar i sin doktorsavhandling i psykologi till flertalet forskare (Beer, 2001; D’Aveni, 1994; Kanter 1984) som påpekar vikten av att som organisation vara flexibel,
framförallt i en omvärld som hela tiden förändras. De moderna organisationerna kännetecknas idag av kontinuerliga förändringar till skillnad från stabilitet och förutsägbarhet (Daft, 2013). Balogun och Hope Hailey (2004) bekräftar detta och belyser även vikten av att ha fortlöpande förändringsprocesser inom organisationer, eftersom omvärlden ständigt förändras. Det existerar heller inga tvivel om att förändringar sker både oftare och snabbare än tidigare (Jacobsen & Thorsvik, 2014). Författarna Karlsson (2009) och Skorstad (2009) beskriver olika aspekter av flexibilitet och ser olika utmaningar med att som organisation vara flexibel. Författarna menar att flexibilitet innebär att organisationen måste drastiskt kunna variera personalstyrka och produktion i förhållande till en skiftande omvärld.
Karlsson (2009) och Skorstad (2009) förklarar vidare att detta är utmaningen för organisationer och kan få negativ effekt på arbetsbelastning och tryggheten på arbetsplatsen. Det är något som i sin tur kan leda till negativa konsekvenser på anställda i form av sämre arbetsmoral, disciplin och hälsa (Karlsson, 2009; Skorstad, 2009).
5.2 Organisationsförändring
För att närmare gå in på vad en förändring innebär omnämns ofta generella definitioner som syftar till att organisationen uppvisar olika egenskaper vid olika tidpunkter. Vidare skriver Jacobsen och Thorsvik (2014) om hur förändringar handlar om olika förhållanden och hur man utifrån dessa kan identifiera förändringens innehåll. Dessa olika förhållanden rymmer förändringar inom
organisationens kultur, uppgift och teknik, strategi, demografi etc. I det stora hela betyder förändring att individen går från något som uppfattats som stabilt och säkert till något nytt och okänt (Jacobsen &
Thorsvik, 2014). Förändringar ses idag som allmänt vedertaget för de flesta aktörer och branscher på arbetsmarknaden och därmed något att förhålla sig till. Jacobsen (2013) beskriver vidare hur det blir allt viktigare för organisationer att bemästra och hantera det allt starkare förändringstrycket.
Mitchell (2013) lyfter några av de mest uppmärksammade organisationsteorierna i artikeln Selecting the best theory to implement planned change där han förklarar hur man bemästrar förändringar på bästa sätt. Slutsatsen han presenterar är att det inte alltid är strategin i sig som avgör skillnaden, utan användandet av ett ramverk (Mitchell, 2013). Den politiska styrningen är en av faktorerna som kan
skapa förändringsbehov i form av nya ramvillkor som påverkar konkurrenssituationen. Dessa kan sedan uppfattas och tolkas på olika sätt beroende på hur entydiga förändringarna är och hur tydliga konsekvenser är som efterföljer (Jacobsen & Thorsvik 2014).Burns och Scapens (2000) behandlar förändring ur ett formellt och informellt perspektiv. Medveten förändring som följd av nya lagar och förordningar ses som en mer formell förändring i motsats till informella förändringar då en
implementation av rutiner sker över en längre tid (Burns & Scapens, 2000).
Vid studier av klassisk organisationsteori tas utgångspunkt i att alla organisationer söker stabilitet och förutsägbarhet (Scott 2008; Thompson 1967; Weber 1971). March (1991) menar att det är utifrån den teorin som organisationer skapar mer produktivitet och effektivitet. Det görs genom att skapa rutiner och förfina sitt dagliga arbete. Det är då intressant att följa Jacobsens (2013) frågeställning om vad det är som får organisationen att medvetet påbörja dessa förändringsprocesser. Om stabilitet och
förutsägbarhet är att föredra kan förändring i mångt och mycket betraktas som ett hot mot den
operativa effektiviteten. Detta med anledning av förändringens påverkan på organisationens stabilitet.
Så vad är då orsaken till att organisationer fortsätter förändra sig?
5.2.1 Reaktioner på förändring
Jacobsen (2013) beskriver de bakomliggande orsakerna till en förändringsprocess som inre och yttre drivkrafter. Några exempel på yttre förhållanden är förändringar i konkurrensförhållanden,
teknologiska förändringar eller politiska förändringar knutet till lagar och regler. Dessa förhållanden måste organisationer anpassa sig till, vilket sker när människor identifierar och definierar fenomenet som antingen ett hot eller en möjlighet. Det är först då en drivkraft till en förändring skapas och omsätts till handling. Jacobsen (2013) menar vidare att samma drivkraft på så vis kan resultera i olika effekter på olika organisationer. Organisationerna uppfattar inte drivkrafterna på samma sätt, och möter deras “krav” med olika åtgärder och strategier.
Efter att en drivkraft identifierats behöver organisationen avgöra hur man ska möta de utmaningar eller problem som drivkraften representerar. Slutligen måste organisationen kunna genomföra faktiska förändringar, exempelvis anpassningar till lagändringar. Att sedan försöka förutspå vilka konsekvenser dessa förändringar kommer få i en organisation kan vara svårt. Bland individer och grupper finns utrymme för många olika uppfattningar av verkligheten (Jacobsen, 2013). Varje organisatorisk förändring stöter på olika typer av problem som måste hanteras på olika sätt och de flesta individer reagerar olika på förändringar. Med allt från passiv aggression till att mer vänligt omfamna den (Kotter & Schlesinger, 2008). När drivkrafterna och lösningarna är oklara, tvetydiga och öppna för olika tolkningar, uppstår problem. Det är förändringsaktörerna som driver förändringen och därmed avgör vad som är viktigt att göra och hur det ska göras (Jacobsen, 2013). Det kan alltså finnas olika uppfattningar av en drivkraft till förändring beroende på de förändringsaktörer som driver den
planerade förändringen. Dessa skilda uppfattningar menar Jacobsen (2013) är en av anledningarna till oenighet inför behovet av förändring och eventuella lösningar.
Kotter och Schlesinger (2008) menar att de som påbörjar förändringen har ofta en uppfattning av att de har relevant information för att göra ett gott förändringsarbete. Dessutom har förändringsaktörerna ofta en uppfattning av att de som påverkas av förändringen har samma gemensamma uppfattning. Det kan dock se annorlunda ut i verkligheten. Informationen kan tas in på olika sätt beroende på arbetsgrupp, vilket ofta leder till olika uppfattningar av vad förändringen faktiskt kommer att innebära enskilt för varje individ (Kotter & Schlesinger, 2008). Huvudpoängen är, Jacobsen, 2013, att de krafter som sätter igång en planerad förändringsprocess är objektiva. De måste uppfattas och accepteras av alla
inblandade för att generera någon konsekvens för organisationen. Det i sin tur påverkar individernas inställning till förändringen.
5.2.2 Förändring utifrån medarbetarperspektiv
För att förstå förändringars inverkan på medarbetarna skiljer författaren Marks (2006) mellan begreppen “change” (förändring) och “transition” (övergång). Det kan enligt detta tankesätt vara nödvändigt att förändra organisationens individer för att åstadkomma en lyckad förändring. Med förändring menar Marks (2006) på kontinuerlig anpassning till organisationsförändringar för att möta efterfrågan från kunder eller nya teknologiska förutsättningar. Övergångar har däremot en större inverkan på individen rent psykologiskt. Det innebär att individen måste aktivt förändra sitt tidigare tankesätt och lämna gamla rutiner för att ge plats åt nya. Förändringar inom organisationen som innebär att övergå till något helt nytt kan anses vara inom ramen för begreppet övergång (Marks, 2006).
5.3 Uppslutning och motstånd 5.3.1. Uppslutning kring förändring
Jacobsen (2013) delar in uppslutning kring förändring i tre olika faser, beroende på hur svag eller stark uppslutningen anses vara. ”Nödvändighetsuppslutningen” är första fasen. Vanligtvis sluter individen upp kring en förändring eftersom det finns få utrymmen för andra val. Det kan även betraktas som kostsamt för individen att ställa sig mot förändringen om det kan resultera i att förlora det man byggt upp i organisationen i form av karriär och nätverk. En individ som däremot har högt inflytande, och dessutom har goda möjligheter att få anställning i en annan organisation, har troligtvis lättare att uttrycka sig mer kritisk till förändringen. I den nästkommande fasen ”normativ uppslutning”, känner individen oftast en pliktkänsla gentemot arbetsgivaren. Anledningen till pliktkänslan kan bero på att individen upplever att arbetsgivaren investerat väl på dennes utveckling. Det blir därmed mer
förpliktigat och mer motiverat att stödja förändringen. Madsen, Miller och John (2005) styrker denna
teori genom att lyfta värdet i att skapa tillit hos de anställda.En individ i tredje fasen kommer aktivt stödja och driva en förändring framåt, eftersom de starkt tror på förändringen och dess inverkan på organisationen. Det skapas uppslutning i den ”affektiva uppslutningen” då individer anser att förändringen är både bra och nödvändig. Det är den tredje fasen som är den starkaste typen av uppslutningen. Här återfinns de individer med stark tilltro till organisationen och dess anställda (Jacobsen, 2013).
5.3.2 Motstånd vid förändring
Större organisatoriska förändringar kan för chefer vara komplicerade att hantera - och motstånd mot förändringar likaså (Marks, 2006). Motstånd mot förändring är ett vanligt fenomen, desto mer komplicerat är det att förstå dess ursprung (Jacobsen, 2013). Organisationen bör därför bilda sig en uppfattning om hur förändringar kan påverka individen och dess sociala relationer på och utanför arbetsplatsen (Jacobsen, 2013). Jacobsen och Thorsvik (2014) tar utgångspunkt i att individer och grupper uttrycker motstånd till förändring som en rationell reaktion. Den bakomliggande orsaken till motståndet är en avgörande faktor till hur organisationen på bästa sätt bör bemöta de efterföljande reaktionerna. För att förutse vilken typ av motstånd en organisation kan förväntas få har Kotter och Schlesinger (2008) valt att fokusera på orsaken till motståndet. De har delats in i fyra anledningar till varför människor gör motstånd mot en förändring.
Den första anledningen är att medarbetaren som ett resultat av förändringen förlorar något av stort personligt värde. Till följd av detta brukar individen istället fokusera på vad som gynnar sitt eget bästa och inte vad som gynnar organisationen. Den andra vanligt förekommande orsaken till att individer motverkar förändringar är oförstående till innebörden. Kotter och Schlesinger (2008) menar att det är fåtal organisationer som kan anses ha ett starkt förtroende medarbetare och chefer emellan. Då förtroendet mellan parterna inom organisationen anses lågt ökar även risken för att missförstånd utvecklas när en förändring introduceras. Risken för motstånd ökar ytterligare om inte chefer bemöter dessa oklarheter och tydliggör dem snarast.
En tredje vanligt förekommande orsak till motstånd vid förändring är individers olika bedömning av situationen i jämförelse med de som initierar förändringen. De anställda kan vara av uppfattningen att förändringen kommer kosta mer än vad den kommer gynna varken de själva eller organisationen. Till sist hänvisar Kotter och Schlesinger (2008) till att förändringen kan leda till förändrade arbetssätt och påtvingad kompetensutveckling för individen. Organisationsförändringar kan innebära ett krav på snabb utveckling, vilket individen kan ha svårt att hantera.Författarna Jacobsen och Thorsvik (2014) bekräftar det Kotter och Schlesinger (2008) säger rörande hur förändringen kan påtvinga individen ny kompetens som medför att tidigare kompetens anses mindre värdefull.
5.3.3 Hur hanteras motstånd
Planering och analys av olika möjliga motstånd är av betydelse för att välja lämpligt tillvägagångssätt inför förändringsarbetet. Utan en noggrann analys av motståndsförmågan kan en chef lätt köra fast under förändringsprocessen, något som kan resultera i kostsamma problem (Kotter & Schlesinger, 2008). Med hjälp av ett förbestämt tillvägagångssätt och ramverk kommer de som påverkas av förändringen bli mer mottagliga för den (Mitchell, 2013). För att undvika eventuellt motstånd vid förändringar menar Lawrence (1954) i Jacobsen och Thorsvik (2014) att chefer måste låta anställda vara delaktiga i processen. Kotter och Schlesinger (2008) styrker denna tes och menar att om potentiella motståndsaktörer involveras i implementeringen kan motstånd motverkas. Detta görs enklast genom att låta medarbetare aktivt delta i förändringen och samtidigt lyssna på deras åsikter.
Vidare bekräftar Wendleby och Wetterberg (2018) att en organisation med denna strategi kan skapa flera fördelar. Framförallt så är organisationen medveten om att förändringen efterlevs av
medarbetarna eftersom de varit med i processen från begynnelsen. Madsen, Miller och John (2005) skriver vidare att kontinuerligt involverande av de anställda i förändringsprocessen från start är ett framgångsrikt angreppssätt. Det möjliggör en positivare inställning till förändringen. Genom att skapa förståelse för organisationens problematik resulterar detta i mer acceptans och engagemang (Madsen, Miller, & John, 2005).
Ett annat sätt att förebygga motstånd är att vara stödjande genom hela processen (Kotter &
Schlesinger, 2008). Det kan vara genom att tillhandahålla relevanta träningstillfällen eller bara avsätta tid åt att lyssna och ge emotionellt stöd genom hela förändringen. Detta alternativ är framförallt starkast när medarbetare upplever oro eller rädsla inför förändringen (Kotter & Schlesinger, 2008).
Inte nog med det så måste förändringen förklaras på så sätt att den blir begripligt, menar Lawrence (1954) i Jacobsen & Thorsvik (2014). Misslyckas chefer och ledning med detta riskerar anställda, som tidigare jobbat mot rimliga mål, att nu arbeta utan syfte. Det riskerar att leda till minskad
arbetstillfredsställelse.
Kotter och Schlesinger (2008) belyser ett traditionellt sätt att motverka motstånd mot förändring i form av utbildningsinsatser. Genom att utbilda individer inom det berörda ämnet redan på förhand
minimeras risken för missförstånd och felaktig information. Däremot är en förutsättning för att hålla en utbildning att det existerar en god relation mellan medarbetare och chefer. Detta för att medarbetare ska ha ett givet förtroende för personen som framför informationen (Kotter & Schlesinger, 2008).
Balogun och Hope Hailey (2004) instämmer med detta och menar att förutom att innehållet i
informationen ska vara relevant så ska det även finnas god timing för när den framförs. Vidare menar författarna att även väsentliga kommunikationskanaler är av betydelse för informationsflödet.
Chefer som interagerar med sina medarbetare är ofta mer framgångsrika när de ska implementera en förändring i en organisation (Furst & Cable, 2008). Dessutom är det vedertaget att kunskap om en förändring bör involvera och förmedlas i hela organisationen, inte enbart till ledningen som fattar beslutet (Balogun & Hope Hailey, 2004). Slutligen är det av betydelse att klargöra att motstånd mot en förändring inte nödvändigtvis behöver vara något negativt. Ford, Ford och Amelio (2008) menar här på att motstånd och ifrågasättande kan bidra till val som är viktiga för att förverkliga organisatoriska mål.
5.4 Krav, kontroll och stöd-modellen
En vanligt förekommande teori inom arbetsmiljö och hälsa är Karasek och Theorells (1990) modell om krav, kontroll och stöd i arbetet. Utgångspunkten i modellen är att god hälsa är när individen upplever en perfekt balans mellan de organisatoriska krav som ställs i förhållande mot upplevelsen av kontroll över arbetssituation. Det sociala stödet är en tredje faktor som kompletterar modellen i ett senare skede.
Utgångspunkten i Karasek och Theorells (1990) modell är att höga och låga krav i arbetet inte kan förklaras utifrån endast en faktor, utan är snarare en kombination av flera olika faktorer. Vid obalans mellan faktorerna uppstår negativ stress. Detta skulle kunna uppstå när för höga krav ställs och möjligheten att påverka arbetstakt eller arbetsuppgifter är väldigt låga (Karasek & Theorells 1990).
Exempelvis de krav som arbetsgivaren ställer på individen, som att hålla tidsramar och uppnå ett visst resultat.
Samtidigt kan individen uppleva andra sorters krav från sin omgivning, exempelvis psykologiska krav som aktivt deltagande, men även konflikthantering (Karasek & Theorells 1990). Trots arbetets diverse krav existerar möjligheten för individen att skapa kontroll över arbetet. Med kontroll definieras individens grad av kontroll över sitt dagliga arbete och möjligheten att styra över sina uppgifter, samt på vilket sätt de ska genomföras. Graden av kontroll kan avgöra möjligheterna till utvecklingsinsatser, som i sin tur kan leda till att öka individens kompetens (Karasek & Theorells 1990).
Den sista faktorn, socialt stöd, kompletterade Karasek och Theorells (1990) modell i ett senare skede.
Socialt stöd innefattar en individs sociala relationer på arbetsplatsen till exempelvis kollegor och chefer. Goda relationer på arbetsplatsen kan motverka psykiska påfrestningar och även allmänt motverka psykisk ohälsa. Socialt stöd karakteriseras bland annat av en individ med god tilltro till kollegor och ledning, som erbjuds resurser och en hjälpande hand när arbetet kräver det (Karasek &
Theorells 1990).
En kritisk reflektion gentemot den här modellen är frågan om dess aktualitet i det moderna samhället, som inte längre präglas av industriarbete (Weman-Josefsson & Berggren, 2013). Karasek och
Theorells (1990) studier hade sin utgångspunkt i ett tidigare samhälle som bestod av mestadels
fabriker och löpande bandet-industrier. Dagens samhälle är i större grad mer individualistiskt och arbetare har större möjlighet att påverka sin arbetssituation. Med utgångspunkt i detta behöver modellen moderniseras, något som Theorell (2008) i tidskriften Scandinavian Journal of Work, Environment & Health menar att flertalet forskare redan efterfrågat. Det behövs ett tydligare fokus på individuella uppfattningar av situationer samt vilka relationer som existerar på arbetsplatsen och hur goda dessa relationer är. Weman-Josefsson och Berggren (2013) drar slutsatsen att individuella relationer på arbetsplatsen mellanchefer och medarbetare kan ha stor betydelse för individen.
6. Metod
6.1 Metodologisk utgångspunkt
Metodval har en betydelsefull roll för resultatets karaktär och värde (Vetenskapsrådet, 2017). Vid kvalitativa studier finns intresse att beskriva, förklara och tolka (Ahrne & Svensson, 2015), vilket uppfyller studiens syfte som är att fånga människors upplevelser och förväntningar. Studien har en induktiv syn på förhållandet mellan teori och praktik eftersom teori förklaras med hjälp av insamlade data och den praktiska forskningsprocessen (Bryman, 2008).Uppsatsen riktade sig till rekryterings- och bemanningsbranschen med fokus på hur de anställda påverkas av en förändringsprocess i form av nya lagkrav inom hanteringen av personuppgifter.Studien strävar efter att fånga de uppfattningar som uttrycks av deltagarna. Metodval och teorier fungerar i studien som vägledning och ramverk. Detta kommer vara utgångspunkt för hur de olika tillvägagångssätten motiveras.
6.2 Urval
Urvalet styrdes till stor del av forskningsfrågan då syftet var att undersöka uppfattningar och
förväntningar hos individer som hanterar personuppgifter i det dagliga arbetet. Detta fick betydelse för val av deltagare i studien. Eftersom syftet dessutom var att studera verksamma inom rekrytering- och bemanningsbranschen kontaktades en av många rekryteringsbyråer för presentation av mål och syfte.
Efter dialog med kontorschefen på Rekryteringsföretaget AB var det möjligt att samla in medgivande från medarbetare att delta i studien. Detta gjordes via individuell mailkontakt med vardera potentiell deltagare. Av de åtta verksamma medarbetarna var det sex av dem som tackade ja till att delta i studien. Detta resulterade i ett målinriktat urval eftersom deltagarna var lämpliga för att kunna besvara studiens syfte och frågeställningar (Alvehus, 2013; Bryman, 2008). Motiveringen till att val av
deltagare från ett och samma företag var för att få en mer samlad förståelse för de intervjuades
upplevelse av hur organisationen arbetat med kommande förändringsprocess. Det utvalda företaget har verksamma som arbetar inom varierade befattningar med en rad olika processer relaterade till
rekrytering, bemanning och omställning. Det anses skapa bredd i materialet. Deltagarna tillför dessutom olika perspektiv till studien i och med varierade åldrar, kön och år inom yrket. I resultatet presenteras medarbetarnas citat med de fingerade namn från Intervju A till och med Intervju F.
6.3 Datainsamling
Semistrukturerade intervjuer användes som datainsamlingsmetod i denna studie. Som samtalsledare tillåts att ställa öppna frågor kring bredare teman vilket även möjliggjorde för studiens deltagare att påverka intervjuns innehåll. Med hjälp av semistrukturerade intervjuer görs möjligt att lyssna aktivt och samtidigt ställa eventuella följdfrågor (Alvehus, 2013). För att utforma en struktur kopplad till studiens syfte och frågeställningar skapades en intervjuguide (bilaga 2). Intervjuguiden fungerade som en karta över specifika teman som tas upp under intervjun men lämnar utrymme åt respondenten att utforma svaren på sitt eget sätt (Bryman 2011). Resultatet blev fyra teman vid namn “lagkrav”,
“information”, “förändringsarbete” och “individuella uppfattningar”. Detta var ett grundligt arbete eftersom det var av vikt att frågorna speglade uppsatta frågeställningar men samtidigt möjliggjorde frihet för respondenterna att svara utifrån sitt egna perspektiv (Alvehus, 2013; Bryman, 2011). En pilotintervju hölls med en verksam inom rekryteringsbranschen vilket möjliggjorde att se hur väl intervjufrågorna fungerade (Bryman, 2011). Det resulterade i både strukturella förändringar som exempelvis frågeföljden och omformulering av vissa frågor. I övrigt fungerade frågor, tidsaspekt och teman enligt förväntan och förblev intakta.
6.4 Genomförande
Samtliga intervjuer hölls i samma miljö i ett av mötesrummen på de intervjuades arbetsplats.
Anledningen till detta var för att underlätta för deltagarna rent tidsmässigt och samtidigt skapa en trygg och välkänd miljö. Det finns alltid en risk att samtal kan färgas beroende av vilken miljö som den intervjuade befinner sig i, det var därför ett strategiskt val att hålla alla intervjuer i samma typ av miljö (Ahrne & Svensson, 2015). Vid varje nytt intervjutillfälle turades om att agera samtalsledare.
Den andre satt mer avsides, förde anteckningar och lyssnade aktivt. Varje samtal spelades in med hjälp av mobiltelefon och varade mellan 45 till 55 minuter. Med hjälp av ljudinspelningen ges intervjuaren frihet att koncentrera sig på samtalet samt tillför en möjlighet att vid bearbetningen återvända till inspelningen för omlyssning (Kvale & Brinkmann, 2014). Efter slutförd intervju ägnades en stund åt reflektion och sammanfattning av samtalet. Detta för att summera och föra vissa relevanta
anteckningar att gå tillbaka till vid ett senare skede.
6.5 Analys och bearbetning av material
Inledningsvis bearbetades tre vardera av de inspelade intervjuerna i form av transkribering. En innehållsanalys genomfördes med bakgrund i syftet att undersöka känslor och upplevelser inför implementeringen av dataskyddsförordningen hos verksamma inom Rekryteringsföretaget AB.
Innehållsanalys som metod styrker även det induktiva angreppssättet i att generera slutsatser utifrån
deltagarnas erfarenheter (Bryman, 2008). Utgångspunkten för analysförfarandet var en artikel om innehållsanalys och analysmetod skriven av Graneheim och Lundman (2004). Innehållsanalys ansågs som ett passande tillvägagångssätt för att även studera förhoppningar och farhågor relaterade till den egna arbetssituationen hos deltagarna. Analysenheten var de utskrivna intervjuerna i sin helhet och fokus låg på att hitta gemensamma uttalanden och studera fenomenet utifrån ett induktivt synsätt, det vill säga, låt texten “tala fritt”.
Analysförfarandet ägde rum i fem steg, med start efter att intervjuerna transkriberats. Genomläsning, söka meningsbärare, kondensering/sammanfattning av material, kodning/ kategorisering och
tematisering av innehåll. Det fanns inga förbestämda teman när analysen påbörjades vilket oftast är en förutsättning för en tolkning av det latenta innehållet (Graneheim & Lundman, 2004). Inledningsvis lästes materialet igenom upprepade gånger i syfte att bekanta sig med data och få en överblick av innehållet.
Nästkommande steg var att finna meningsbärare i texten. Syftet är att ytterligare bekanta sig med materialet och finna meningar eller fraser som är relevant för frågeställningarna (Graneheim och Lundman, 2004). För att arbeta så systematiskt som möjligt inleddes arbetet med att tillsammans leta meningsbärare i samma material. Det resulterade i att sedan kunna jämföra materialen och säkerställa ett likasinnat tankesätt innan fortsatt analys.
Analysen fortlöpte genom kondensering av de framtagna meningsbärande enheterna. Det innebär att sammanfatta eller komprimera texten. För att undvika misstolkning senare i analysen är det av vikt att kondenseringen sker så textnära som möjligt (Graneheim & Lundman, 2004), en process som ansågs vara tidskrävande. Därefter abstraheras den kondenserade texten och övergår till mer konkreta koder, relaterade till materialets innehåll. Alla koder sammanställdes och jämfördes för att söka likheter och skillnader. För att få en överblick skrevs alla koder ner på lappar som sedan visuellt lades upp på ett bord. Dessa koder kom att grupperas i elva olika kategorier för att beskriva innehållet. Vid det stadiet hade det enligt Graneheim och Lundman (2004), uppenbara innehållet blivit synligt i form av vad som under intervjuerna blivit uttryckt. Syftet med studien var även att undersöka det underliggande
budskapet, vad som verkligen menas. Det blev därför naturligt att slutligen skapa teman kopplat till en djupare tolkning av textens innebörd, det latenta innehållet. Dessa teman kom sedan att ligga till grund för presentation av resultatet. I tabell 1 illustreras ett exempel på analysförfarandet:
Tabell 1. Analysförfarande.
Meningsbärare Koder Kategorier Teman
Så just en regel som denna, som alla pratar om, läser i media, i mail från
medlemsföretag och annat, att det inte går att ducka för det på nåt sätt. Så det blir mycket tydligare
tankarna går att information och
kommunikation blir oerhört viktigt, avsett om det tillslut blir en stor eller liten förändring och oavsett om det kommer påverka min vardag mycket eller lite.
i och med att informationen inte har kommit direkt till mig så upplever jag inte något större förändringsarbete heller
Upplevelse av extern förändring
Farhågor
Förändringsarbetet
Förändringens drivkrafter
Upplevelse av förändringen
Organisationsförändring
6.6 Kvalitet, etik och trovärdighet 6.6.1 Etiska forskningskrav
Det är av stor vikt att belysa de etiska aspekterna av en undersökning och kanske framförallt vid kvalitativa studier. Detta med anledning av att metoden ofta innefattar ett mindre antal deltagande i studien, i kombination med djupare frågeställningar (Kvale & Brinkmann, 2014). I ett tidigt skede togs beslutet att anonymisera studiens alla deltagare. Även en avidentifiering skedde av det företag studien riktades mot. Detta med anledning av de fåtal medarbetare, vilket i slutändan skulle kunna innebära en risk för exponering av företagets namn.
Det etiska perspektivet genomsyrade hela forskningsprocessen i planering, tematisering, intervjusituation, utskrift, analys, verifiering och rapportering (Kvale & Brinkman, 2014). Detta inleddes i planeringsstadiet med ett mail till deltagarna. Informationskravet uppfylldes i och med att studiens syfte och användningsområde delges till deltagarna. I mailet beskrevs hur insamlade data skulle hanteras och att den enbart kommer nyttjas inom området för studien. En försäkran om deltagarnas konfidentialitet gjordes genom att upplysa dem om att de kommer förbli anonyma i studien. Det är betydelsefullt att inte enbart förklara innebörden av konfidentiellt, utan även förklara vilka åtgärder som vidtagits för att upprätthålla denna anonymiteten (Vetenskapsrådet, 2017).
Deltagarna fick under intervjusituationen förklarat att deras namn kommer avkodas för att på så sätt bibehålla anonymitet. De citat som använts i studien respondentvaliderades för att bekräfta att det som deltagaren sagt är rätt och riktigt (Bryman, 2008). I arbetet med analys och resultat har hänsyn tagits till att inte välja alltför utmärkande citat, med deltagarnas anonymitet i åtanke.
Efter mottaget medgivande från respektive deltagare kunde samtycke till studien säkerställas och en uppfyllnad av de forskningsetiska kraven i form av informationskravet, samtyckeskravet,
konfidentialitetskravet samt nyttjandekravet (Bryman, 2008).Vid uppstart av varje enskild intervju repeterades de etiska forskningskraven för att säkerställa deltagarnas fortsatta samtycke till deltagande i studien. Exempelvis genom att informera om att de när som helst kan avbryta sin medverkan utan angiven orsak. Avslutningsvis berättades i varje intervju om vad som sker härnäst i processen och med det insamlade materialet. Detta gjordes för att skapa större trygghet hos deltagarna och undvika oklarheter kring behandling av materialet.
6.6.2 Kvalitet och trovärdighet
För att säkerställa studiens kvalité tas utgångspunkt i kriterier ämnade för forskning av kvalitativ karaktär. Kriterierna för reliabilitet och validitet menar Bryman (2008), tillsammans med flertalet forskare (Guba & Lincoln m.fl.), kan ersättas mot kriterierna tillförlitlighet och äkthet. Tillförlitlighet bedöms utifrån de fyra olika delkriterierna trovärdighet, överförbarhet, pålitlighet och möjligheten att styrka och konfirmera (Bryman, 2008).
För att styrka tillförlitligheten lades ett gediget jobb på datainsamlingen. Graden av kvalité i
datamaterialet avgörs i hur väl frågorna ger svar på det som avses att få besvarat (Patel & Davidsson, 2011). Det blev därför angeläget att inför intervjuerna att som samtalsledare vara väl förberedd.
Pilotintervjun var då till stöd för att öka studiens tillförlitlighet genom att bekräfta att frågorna besvarar aktuellt syfte (Patel & Davidsson, 2011). Äkthet syftar bland annat till att skapa en rättvis bild av deltagarnas åsikter och uppfattning av verkligheten. För att säkerställa att citat och uttalanden används på ett korrekt sätt bearbetades de ytterligare tillsammans med ljudinspelningarna efter
resultatet färdigställts. Citat och utdrag är noggrant utvalda för att representera hela studien och visa på transparens gentemot materialet.
7. Resultat
I det här avsnittet presenteras medarbetarnas uppfattningar och förväntningar rörande
implementeringen av dataskyddsförordningen. Inledningsvis framgår deltagarnas sammanslagna upplevelse kring hanteringen av personuppgifter, därefter presenteras resultatet utifrån de fyra teman som kom att skapas under analysförfarandet. Dessa teman samt underliggande kategorier illustreras i tabell 2 nedan:
Tabell 2. Teman och de underliggande kategorierna.
Teman Kommunikation inför förändring
Yttre krav och inre motivation
Påverkan på vardagen
Organisations- förändring
Kategori • Informations- flöde
• Lagkrav
• Inre motivation
• I arbetsrollen
• Individperspektivet
• Förändringens drivkrafter
• Upplevelse av förändring
Det stod klart efter intervjuerna att samtliga deltagare i studien, oberoende av befattning, hanterade personuppgifter i sitt dagliga arbete. Hanteringen förekom i exempelvis arbetsintyg, CV:n, personliga brev, coachsamtal och anställningsavtal. Medarbetarna hade under intervjuerna olika uppfattningar rörande i vilken mån de stött på personuppgiftslagen (PuL) i det dagliga arbetet. Det framkom en allmän medvetenhet kring nuvarande lagstiftning men däremot delade uppfattningar om hur man idag
jobbar med personuppgiftslagen. “Det känns så självklart, svårt att specificera det då det känns så självklart i vardagen...” (Intervju A)
Hanteringen av personuppgifter upplevs av deltagarna som något naturligt i deras vardag. Hur de hanterar personuppgifter i jobbet ansågs mer som ett arbetssätt än ett sätt att förhålla sig till lagar och regler. Deltagarna hade flertalet exempel på detta, exempelvis blanketter för underskrifter, att inte låta papper ligga framme på skrivbord, låsa in pärmar med personuppgifter, inte gradera de arbetssökande i systemet och inte lämna ut uppgifter till obehöriga kunder eller kollegor.
7.1 Kommunikation inför förändring
Inom detta tema presenteras medarbetarnas uppfattning av informationsflödet inför implementeringen av dataskyddsförordningen (GDPR).
7.1.1 Informationsflöde
Deltagarna ombads att reflektera över den information som nått dem gällande införandet av dataskyddsförordningen. Det visade sig att deltagarnas olika befattningar hade betydelse för hur de uppfattade informationsflödet. Intervjuerna visade på att mängden information vid denna tidpunkt var relativt densamma men hur den kommuniceras ut skilde sig åt. En minoritet har fått information via ledningsgruppsmöten och anser även att informationsflödet varit tydligt. Majoriteten ansåg att den information som de hitintills tagit del av är generell och att det finns ett förtroende för att nödvändig information kommer komma via arbetsgivaren. “Man kommer informera oss mer, vem som kommer göra det och när det vet jag inte” (intervju E). Det som saknas i deltagarnas ögon är att på en konkret nivå få veta vad denna förändring kommer innebära ur ett individuellt perspektiv.
Uppfattningen av hur informationen nått medarbetarna varierade mellan flertalet källor som
exempelvis tv, radio, Google, kunder, arbetsgivaren eller i form av privata aktörer i föreningslivet. Det står dock klart att samtliga hänvisar till intranätet som arbetsgivarens huvudsakliga källa till
förmedling av information. Denna information har funnits tillgänglig sedan mitten på förra året, 2017.
Studiens deltagare hänvisar till intranätet men uppfattningen är att det inte anses som en tillräcklig kommunikationsväg. Det finns en efterfrågan efter andra kanaler såsom mail eller muntlig
information. En av de tillfrågade efterfrågade ett möte där ansvarig berättar om vad som gäller. En övergripande uppfattning är att informationen inte på ett betryggande sätt sprids nedåt på de verksammas nivå och de intervjuade kände en ovisshet om dataskyddsförordningens framtida påverkan. “Det har ju varit väldigt tyst väldigt länge. Såpass länge att man hann nästa bli lite orolig”
(Intervju C). En annan aspekt som en av de tillfrågade upplevde av informationsflödet är:
“… så länge det inte påverkar mitt jobb så mycket, då behöver jag inte den informationen heller. Men kommer information veckorna innan och säger vad som gäller, då kan jag ju
tycka att det har varit för lite information. Men om det är så att det inte påverkar oss så mycket, då är det fine att informationen inte har kommit.” (Intervju E)
Fortsättningsvis hänvisar medarbetarna till informationsfilmer som ska finnas tillgängliga på intranätet och menar på att dessa kan komma att vara till hjälp vid införandet. Det var dock ingen av de som deltog i studien som ännu haft möjlighet att titta på detta material. Medarbetarna upplevde även att arbetsgivaren tar denna förändring på största allvar. Några av de intervjuade påpekade att det skapats en intern projektgrupp som specialiserar sig på dataskyddsförordningen. De menar att detta skapar en trygghet eftersom de får en bättre uppfattning om vart de ska vända sig om de skulle ha några frågor eller funderingar kring den kommande förändringen.
7.2 Yttre krav och inre motivation
Nedanstående tema berör faktorer i förhållande till de yttre lagkrav och hur väl deltagarna anser sig förberedda på kommande förändring.
7.2.1 Lagkrav
Vidare ombads studiens deltagare att berätta om sin nuvarande kunskap och uppfattning av den kommande dataskyddsförordningen. Det framkom att den allmänna uppfattningen bland de tillfrågade var en ytterst övergripande kunskap. Några av de svar som framkom var att det är en lag som ersätter personuppgiftslagen och att de till följd till lagen behöver “städa” i sina system. Andra svar som framkom var att vetskapen är på enbart generell nivå och att det pratas om förändringen på kontoret.
Det var ett fåtal som ansåg sig kunna berätta om dataskyddsförordningen innebörd. Under intervjuerna förmedlades förändringen som en utmaning och att de inte vet vad den kommer innebära för just dem:
“Kunskapen är väldigt dålig i nuläget [...] utifrån det vi har hört så kommer det innebära en jätteutmaning för oss i hur vi ska hantera vissa saker. Men vi är på gång, vi ska få
information.” (Intervju D)
De tillfrågade upplevde att det fanns många frågetecken gällande hur de nya riktlinjerna, till följd av införandet av dataskyddsförordningen, kommer att påverka dem på ett individuellt plan. En av de tillfrågade upplevde en ovisshet över framtiden. “Hur påverkar det min roll, kommer jag behöva jobba på ett annat sätt, kommer det göra att min tid kommer läggas på andra saker än vad det gör idag, som försvårar i min roll?” (Intervju A).
Sammanfattningsvis uttryckte studiens deltagare en medvetenhet kring dataskyddsförordningen och en vetskap om att det kommer påverka deras arbete. Deltagarnas uppfattning är att
dataskyddsförordningen kommer träda i kraft inom snar framtid, däremot hur omfattande och på vilket sätt, hade deltagarna en vag uppfattning om.
7.2.2 Inre motivation
När de tillfrågade fick svara på frågan om de upplevde att de själva varit delaktiga i
förändringsprocessen var nej ett återkommande svar. Delaktighet ansågs inte heller som något medarbetarna eftersträvat eller saknat “Nej, Jag vet inte om jag vill vara delaktig heller. Det är inte negativt att jag inte känner mig delaktig” (Intervju C). Några ansåg att de ändå fått stöttning i den mån att de vet var de ska vända sig för information om dataskyddsförordningen. En genomgående
upplevelse var dock att de ännu inte har tillräcklig kunskap om dataskyddsförordningen för att känna sig förberedda.
Några av de tillfrågade upplevde att bristen på information bidrar till passivitet, eftersom det saknas relevant information om hur ens dagliga arbete kommer att påverkas. Det resulterade i att vissa deltagare därmed valde att vänta tills informationen når dem personligen. En minoritet av de tillfrågade medger även att de inte alltid är uppdaterade på informationen på intranätet. En av dem beskrev det som en utmaning: ”Det är lite utmaningen i en organisation som våran att man lägger ut information på intranätet och förväntar sig att medarbetare ska läsa det” (Intervju C). Tidsbristen uppges som en anledning till att de inte är tillräckligt uppdaterade. En annan deltagare uppfattade det som svårt att förstå vad det är du ska bli förberedd inför:
“Nej, det beror väl lite på vad jag ska vara förberedd på. Men jag vet ju inte det och det har jag ej info om. Isåfall, nej. Än så länge är jag inte jätteorolig heller. Det är inget som
jag går och funderar på.” (Intervju E)
En större andel av de intervjuade förväntade sig att arbetsgivaren tog ansvar för att de anställda skulle inneha relevant information när förändringen träder i kraft. Samtidigt fanns tydliga uppfattningar om att ansvaret även vilade på individen. En deltagare uttryckte att det är allas skyldighet, oberoende av vilken position man har i organisationen, att ta reda på vad förändringen kommer innebära: ”Det är ju någonstans jag i slutändan som jobbar med de här uppgifterna som måste hantera dem på rätt sätt och jag måste efterfölja det” (Intervju A). Flertalet av de tillfrågade anser att det är deras ansvar att ta del av informationen som läggs ut på intranätet. Samtidigt fanns en annan åsikt om att individansvaret inte gäller förrän den dagen då lagen träder i kraft.
En större majoritet av deltagarna uttryckte ändå förtroende för arbetsgivaren. De upplevde trygghet och trodde att organisationen skulle hantera förändringen på ett bra sätt: “Den information som vi behöver för att göra vårt jobb på rätt sätt räknar jag med att den kommer ut. Jag har fullt förtroende för dem [arbetsgivaren; vår anm.]” (Intervju E). Det fanns ett lugn bland studiens deltagare och de ansåg att de kommer känna sig förberedda när dataskyddsförordningen träder i kraft.
