TJÄNSTESKRIVELSE 2021-03-08
Utbildningsnämnden Nykvarns kommun
Josefine Alan Ekonom
Telefon 08 555 010 38 josefine.alan@nykvarn.se
Tjänsteskrivelse – Revidering av verksamhetsplan och detaljbudget för utbildningsnämnden 2021
Diarienummer: UN/2020:153
Förslag till beslut
Reviderad verksamhetsplan med detaljbudget för utbildningsnämnden 2021 fastställs.
Beslutsnivå Utbildningsnämnden Sammanfattning
Kommunstyrelsen beslutade på sitt sammanträde den 19 januari 2021 att uppmana utbildningsnämnden att revidera:
a. sin detaljbudget för att fördela budgetramen med utgångspunkt i faktiska kostnader av köp av verksamhet, samt att minska budgetramen för
utbildningsnämndens övriga verksamheter i motsvarande mån i syfte att nå en budget i balans.
b. sin verksamhetsplan och komplettera den med flera relevanta ekonomiska mått och aktiviteter i syfte att förbättra nämndens hantering av underskottet som prognostiserats för nämnden (dnr KS/2020:523).
Ett förslag på reviderad detaljbudget med fokus på kostnader för köp av verksamhet är framtaget.
Förslaget innebär i korthet:
ökade budgeterade intäkter i form av främst ökat statsbidrag ifrån den så kallade
skolmiljarden, som för Nykvarns del innebär knappt 1,4 miljoner, under förutsättning att kommunfullmäktige beslutar att medlen tilldelas utbildningsnämnden.
ökade budgeterade kostnader inom köp av verksamhet på totalt ca 2,8 miljoner.
minskat anslag till grundsärskolan på 250 tkr.
minskat anslag till förskolan med 1 mkr.
minskad extern skolpeng inom förskolan motsvarande det minskade anslaget ovan. En minskning kan som tidigast ge utslag från maj 2021, vilket ger minskade kostnader inom köp av förskolverksamhet på ca 400 tkr.
Utbildningskontoret har anlitat en oberoende aktör för att göra en översyn och en analys av nämndens ekonomi. Genom analysen får kommunen en objektiv bild av nämndens resursåtgång
Utbildningsnämnden
2(3)
samt en bild av utgångsläget för nämnden inför det fortsatta utvecklingsarbetet.
Arbetet görs i flera steg med en demografisk tillbakablick, en nulägesanalys samt en fördjupad verksamhetsanalys. En första rapport presenteras för nämnden i maj.
Bedömning
Förvaltningens bedömning är att den reviderade budgeten ger bättre förutsättningar att nå budget i balans under 2021 tillsammans med de åtgärder som genomförts under 2019 och 2020 samt ytterligare åtgärder som är under genomförande. Den oberoende analysen av nämndens ekonomi och resursåtgång förväntas ge förvaltningen ett bra utgångsläge inför det fortsatta
utvecklingsarbetet.
Ekonomiska konsekvenser
Beslutet innebär en minskad driftbudget för grundsärskolan och förskolan i egen regi.
Investeringsbudgeten påverkas inte av beslutet.
Konsekvenser för barn och unga
Utbildningsverksamhetens syfte är att främja barn och ungas utveckling och lärande. De effektiviseringar som kommer att behöva göras under året ska därför i största möjliga mån förhindras gå ut över kommunens barn och elever.
Ärendets beredning
Ärendet har handlagts av utbildningskontoret och ekonomikontoret.
Handlingar i ärendet
Tjänsteskrivelse 2021-03-08 – Revidering av verksamhetsplan och detaljbudget för utbildningsnämnden 2021
Reviderad verksamhetsplan med detaljbudget för utbildningsnämnden 2021
Utbildningsnämndens protokollsutdrag 2021-03-02 § 18 Information: uppdrag från
kommunstyrelsen om revidering av verksamhetsplan och detaljbudget för utbildningsnämnden 2021
Protokollsutdrag från kommunstyrelsens sammanträde 2021-01-19 § 9 Kommunstyrelsens verksamhetsplan med detaljbudget 2021
Beslutet skickas till Akten
Utbildningskontoret Ekonomikontoret Kommunstyrelsen
Susanne Englund Utbildningschef
Josefine Alan Ekonom
NYKVARNS KOMMUN
Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon: 08-555 010 00 Fax: 08-555 014 99 www.nykvarn.se
2021-03-08
Reviderad verksamhetsplan med detaljbudget
för utbildningsnämnden 2021
UTREDNING
Innehållsförteckning
1 Revidering av verksamhetsplan med detaljbudget 2021 för utbildningsnämnden 3
1.1 Bakgrund 3
1.2 Revidering av detaljbudget 4
1.2.1 Köp av verksamhet 4
1.2.2 Intäkter 4
1.2.3 Övriga korrigeringar 5
1.2.4 Konsekvenser 5
1.2.5 Förslag på reviderad detaljbudget 2021 5
1.3 Revidering av verksamhetsplan 7
3(7)
1 Revidering av verksamhetsplan med detaljbudget 2021 för utbildningsnämnden
1.1 Bakgrund
Kommunstyrelsen beslutade på sitt sammansträde den 19 januari 2021 att uppmana utbildningsnämnden att revidera:
a. sin detaljbudget för att fördela budgetramen med utgångspunkt i faktiska kostnader av köp av verksamhet, samt att minska budgetramen för utbildningsnämndens övriga verksamheter i motsvarande mån i syfte att nå en budget i balans.
b. sin verksamhetsplan och komplettera den med flera relevanta
ekonomiska mått och aktiviteter i syfte att förbättra nämndens hantering av underskottet som prognostiserats för nämnden. (dnr KS/2020:523).
Utbildningsnämnden har sedan 2019 arbetat med olika åtgärdsplaner för att nå budget i balans. 2018 gick nämnden med ett underskott på 9 173 tkr efter att i flera år haft ett positivt resultat. Det befarade underskottet i budgetarbetet inför 2019 var 29 815 tkr vilket utgjorde 10 % av den totala tilldelade ramen. Utfallet 2019 slutade istället på ett underskott på 23 480 tkr trots ett omfattande åtgärdsprogram. Under 2020 gavs
Utbildningskontoret åter igen i uppdrag att ta fram åtgärdsplaner och exekvera dem för att få budget i balans.
Åtgärdsplanen för 2020 presenterades i juni och byggde på uppföljning till och med april. Effektiviseringarna gjordes på verksamheter i egen regi. Dessa åtgärder skulle leda till budget i balans i verksamheterna om de gick att utföra under året. 2020 slutade dock med ett underskott på 12 934 tkr där hela underskottet kunde härledas till köp av verksamhet. Den egna regin gick istället med ett överskott på ca 1 miljon kr.
I budget 2021 har ersättning till de egna verksamheterna minskats för att ge möjlighet att göra en rimlig budgetering för köp av verksamhet. Budgeten beslutades på
utbildningsnämnden i januari 2021. Dock blev kostnaderna för köp av verksamhet ca 4
UTREDNING
miljoner dyrare 2020 än vad som förutsågs när budgeten beräknades varpå det finns skäl att göra en revidering.
1.2 Revidering av detaljbudget
1.2.1 Köp av verksamhet
För att kunna göra en realistisk budget för köp av verksamhet har utgångspunkt tagits i den prognos för köp av verksamhet som togs fram i början av året. Prognosen bygger främst på de faktiska kostnader på individnivå som är kända men även på historisk data och uppräkningar för kända förändringar till höstterminen. Prognosen är också justerad utifrån beslutade åtgärder som kommer att genomföras under året.
Verksamhet Utfall
2020 [tkr]
Prognos 2021 [tkr]
Beslutad budget 2021 [tkr]
Förslag ny budget 2021 [tkr]
Förskola 3 455,4 3 299 3 200 2 800
Förskoleklass, grundskola och fritidshem 5 668 5 354 5 400 5 400
Särskilda platser grundskola 1 230,9 1 559,4 1 500 1 500
Grundsärskola inkl. fritidshem 3 859,8 3 508 4 150 3 500
Gymnasiesärskola 1 286,4 1 300 1 100 1 300
Gymnasium 52 558,1 52 596 50 500 52 600
Vuxenutbildning 6 503 6 000 4 450 6 000
Total köp av verksamhet 74 561,6 73 616,4 70 300 73 100
Skillnaderna mellan prognostiserade kostnader 2021 och utfallet 2020 beror delvis på att det är något färre individer där kommunen köper verksamhet men också på att det under 2020 har bokförts kostnader som hör till 2019. Inom främst grundsärskola och gymnasium pågår det också åtgärder som beräknas minska kostnaderna ytterligare.
Prognosen är beräknad på att en del av dessa åtgärder kommer att kunna genomföras under året, möjligheter finns att kostnader kan minskas ytterligare vilket i så fall skulle leda till en bättre prognos. Förslaget till budget för köp av förskola bygger på att förvaltningens förslag till beslut tas.
1.2.2 Intäkter
Utöver att titta på köp av verksamhet har även de budgeterade intäkterna setts över.
Detta gäller posten bidrag där bland annat momsersättning och statsbidrag för vuxenutbildning setts över för att matcha de ökade kostnaderna inom köp av
verksamhet. Utöver detta har ett helt nytt bidrag, den så kallade skolmiljarden, beslutats för 2021. Bidraget delas ut av skolverket och syftar till att öka förutsättningen för alla barn och elever att få den utbildning de har rätt till, trots pandemin. Kommunen bestämmer själv utifrån sina aktuella behov hur medlen ska fördelas. Medlen kan användas för insatser i hela skolväsendet, exempelvis inom förskolan, grund- och gymnasieskolan samt vuxenutbildningen. För Nykvarns kommun innebär bidraget en ökad intäkt med 1 352 579 kr. Under förutsättning att kommunfullmäktige beslutar att
5(7)
pengarna skall gå till utbildningsnämnden föreslår utbildningskontoret att bidraget går till att minska underskottet inom gymnasiet och vuxenutbildningen. Det är främst inom dessa verksamheter som kommunen haft ökade kostnader på grund av pandemin.
Inom gymnasiet för att fler elever går om årskurser eller går ett fjärde år och inom vuxenutbildningen då fler vuxna har valt att vidareutbilda sig under pandemin.
1.2.3 Övriga korrigeringar
De ökade intäkterna räcker dock inte för att täcka de ökade kostnaderna inom köp av verksamhet. Dessutom har en del korrigeringar även på andra poster varit tvungna att göras utifrån utfall 2020. För att få en budget i balans krävs därmed fortfarande att kostnaderna minskas med ytterligare ca 1,6 miljoner. Dessa minskade kostnader föreslås fördelas enligt nedan:
Minskat anslag för grundsärskolan i egen regi på 250 tkr
Minskat anslag till förskolan med 1 mkr
Minskad extern skolpeng inom förskolan motsvarande det minskade anslaget ovan. En minskning kan som tidigast ge utslag från maj 2021 vilket ger minskade kostnader inom köp av förskolverksamhet på ca 400 tkr.
1.2.4 Konsekvenser
Beslutet om resursfördelningsmodell för 2021, som togs i december 2020, innebar att skolpengen minskades med ca 1200 kr/barn för samtliga verksamheter inom egenregin.
Konsekvensen av de nu föreslagna korrigeringarna innebär för förskolan, som klarade sin budget 2020, att ytterligare 1 miljon kr behöver sparas in under 2021 utöver de ca 600 tkr som den minskade skolpengen innebar för förskolan.
Samtliga beslut om resursfördelning till externa förskolor behöver göras om, ifall anslaget minskas.
Det minskade anslaget för särskola i egen regi antas vara tillräckligt för resurssättning av verksamheten under året. Om fler elever plockas hem från externa placeringar så kan budgeten för den egna regin korrigeras.
Kostnaderna för köp av vuxenutbildning beräknas vara fortsatt höga under 2021 och har ökat de senaste åren. Inom nämndens ramtilldelning för 2021 (och tidigare år) finns ingen
volymkompensation när det gäller vuxenutbildning. Ökade kostnader inom vuxenutbildningen innebär därmed att motsvarande minskning behöver göras inom den egna regin.
1.2.5 Förslag på reviderad detaljbudget 2021
Nedan presenteras det nya förslaget på reviderad detaljbudget 2021 för utbildningsnämnden.
Bredvid presenteras även den sedan tidigare beslutade budgeten samt budget för 2020.
UTREDNING
7(7) 1.3 Revidering av verksamhetsplan
I uppmaningen från Kommunstyrelsen ingick även att revidera verksamhetsplanen för 2021 med fler ekonomiska mått och aktiviteter i syfte att förbättre nämndens hantering av det prognostiserade underskottet. Utbildningskontoret har, under början av 2021, valt att anlita en oberoende aktör för att göra en översyn och en analys av nämndens ekonomi. Genom analysen får kommunen en objektiv bild av nämndens resursåtgång samt en bild av utgångsläget för nämnden inför det fortsatta utvecklingsarbetet.
Arbetet görs i flera steg där steg 1 och 2 görs våren 2021 och steg tre i augusti/september 2021. En första rapport presenteras för nämnden i maj.
1. Demografisk tillbakablick – görs för att utvärdera hur pass väl kommunens resursfördelning har fångat den historiska befolkningsutvecklingen och därmed det förändrade trycket på verksamheten.
2. Nulägesanalys – en totalanalys av nämndens ekonomi och verksamhet för ökad kunskap om vad som bygger verksamhetens kostnader. Här analyseras vilka
resurser kommunen har och hur kommunen fördelar dessa. Detta görs i relation till strukturellt sett liknande kommuner och ger en indikation på om verksamheten bedrivs till en kostnad som är lägre eller högre än vad som kan förväntas.
3. Fördjupad analys med uppdaterad statistik för 2020 – statistik tas fram av nyckeltal och skillnader mellan enheter. Tex av personalkostnad per barn/elev, kostnad per barn/elev, förändringar av kostnader över tid, vad som drivit kostnader – volymer eller annat. Genomförs i augusti/september.
Utöver detta har ett flertal åtgärder tagits fram som syftar till att förbättra resultatet.
Dessa pågår parallellt med utredningen och följs upp i samband med punkten ekonomisk uppföljning på respektive nämndssammanträde under året.
NYKVARNS KOMMUN Besöksadress: Skälbyvägen 7A Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon: 08-555 010 00 Fax: 08-555 014 99 www.nykvarn.se
PROTOKOLLSUTDRAG
2021-03-02
Utbildningsnämnden
Utbildningsnämndens protokollsutdrag 2021-03-02
§ 18
Information: uppdrag från kommunstyrelsen om revidering av verksamhetsplan och detaljbudget för utbildningsnämnden 2021
Diarienummer: UN/2020:153 Beslut
Informationen godkänns.
Beslutsnivå Utbildningsnämnden Sammanfattning
Susanne Englund, utbildningschef och Josefine Alan, ekonom, informerar om kommunstyrelsens beslut 2021-01-19 § 9 ”Kommunstyrelsens verksamhetsplan med detaljbudget 2021”, som begär av utbildningsnämnden att revidera verksamhetsplan och detaljbudet 2021. Vidare informeras om förändrade ekonomiska förutsättningar för utbildningsnämnden samt förslag till åtgärder som övervägs vid en ansträngd ekonomi. Ny budget med nya förutsättningar behandlas på
utbildningsnämndens sammanträde den 16 mars 2021. Vidare kommer revisionsbyrån PWC att anlitas för en analys av nämndens ekonomi.
Beslutet skickas till Akten
