Kallelse MN 2017-03-13 (exkl.myndighetsutövning)

(1)

Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa • Tel: 0156-520 00 • Fax: 0156-520 17 • E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se

Kanslienheten Sandra Berwing Nämndsekreterare 0156-522 78

Sandra.berwing@trosa.se

Kallelse Datum 2017-03-06

Tid: Måndagen den 13 mars 2017, kl. 13.30 Plats: Trosa kommunhus, sammanträdesrummet

Kallelse till Miljönämnden

Ärende Dnr

1. Godkännande av dagordningen

2. Bokslut 2016 och verksamhetsberättelse för miljönämndens verksamheter

MN 2017/4

3. Revidering av internkontrollplan 2017 MN 2017/3

4. Anmälan av delegeringsbeslut MN 2017/1

5. Övrigt

(Inga handlingar)

Dan Larson Sandra Berwing

Ordförande Nämndsekreterare

(2)

(3)

Samhällsbyggnadskontoret Mats Gustafsson

Samhällsbyggnadschef 0156-520 27

mats.gustafsson@trosa.se

Tjänsteskrivelse Datum

2017-03-01 Diarienummer MN 2017/4

Bokslut 2016 och verksamhetsberättelse för miljönämndens verksamheter

Förslag till beslut

Miljönämnden godkänner förslag till bokslut för 2016

Ärendet

Samhällsbyggnadskontoret har i samarbete med ekonomikontoret tagit fram förslag till bokslut.

Miljönämnden visar på ett positivt resultat för 2016 på ca + 200 tkr. Plusresultatet beror i första hand på högre intäkter än budgeterat.

Verksamhetsberättelsen redovisar föregående års inspektioner, provtagningar och projektorienterad tillsyn i antal och frekvens inom nämndens samtliga

tillsynsområden. Resultat och eventuella avvikelser noteras samt en verksamhetsuppföljning genom framtagande av nyckeltal.

Mats Gustafsson Samhällsbyggnadschef

Bilagor

1. Bokslut 2016

2. Verksamhetsberättelse 2016

(4)

Miljönämnden

Ordförande: Dan Larsson (M)

Produktionschef: Mats Gustafsson

Totalt, tkr Budget Utfall Avvikelse Utfall Förändring

2016 2016 mot budget 2015 15/16

Verksamhetens intäkter 1 145 1 490 345 1 396 6,76%

Verksamhetens kostnader -2 098 -2 252 -154 -1 805 24,74%

Personal -1 715 -1 801 -86 -1 481

Kapitalkostnader 0 0 0 0

Övriga kostnader -383 -451 -68 -324

Nettoresultat -953 -761 192 -408 86,59%

Verksamhetsområde

 Miljö och hälsoskydd

 Livsmedelstillsyn

 Alkoholtillstånd

 Tobak och folköl

 Nikotin och receptfria läkemedel

Miljö- och hälsoskyddsverksamheten är reglerad i främst miljöbalken och livsmedelslagen.

Uppgifterna är att ge allmänheten och olika företag råd, anvisningar och upplysningar i miljö- och hälsoskyddsfrågor. Kontoret bedriver tillsyn enligt gällande lagstiftning. Inspektioner, provtagningar och mätningar ingår i tillsynsarbetet. Tillsynen sker i enlighet med särskilt upprättade och av

miljönämnden godkända tillsynsnivåer för respektive område.

Ekonomisk analys

Miljönämnden visar på ett positivt resultat för 2016 på knappt +200 tkr. Plusresultatet beror i första hand på högre intäkter än budgeterat.

Årets viktigaste händelser

Miljökontoret har i stor utsträckning ny bemanning varför året i hög utsträckning har handlat om att genomföra den ordinarie tillsynen samt att bygga upp formerna för det nya miljökontoret.

Utöver den ordinarie tillsynen har mycket arbete lagts ned på behovsutredningen för Miljönämndens verksamheter. Behovsutredningen visar vilka resurser miljökontoret behöver för att kunna bedriva en ändamålsriktig tillsyn så att syftet med gällande lagstiftningar kan uppnås. Den av nämnden godkända behovsutredningen visar på en skillnad mellan tillsynsbehov och resurser varför nämnden i augusti 2016 beslutat att köpa hanteringen av alkoholtillstånd från Nyköpings kommun. På så vis frigörs tid som kan läggas på

tillsyn av de miljö- och hälsoskyddsobjekt som finns i kommunen.

Under hösten har flera av nämndens verksamheter tillsynats av Länsstyrelsen, på det stora hela med gott resultat.

Framtiden

På miljökontoret pågår en ständig utveckling av arbetets innehåll, arbetssätt och rutiner. Inom de lagstiftningar som miljökontoret har som

arbetsredskap sker förändringar, både inom den aktuella lagstiftning som tillämpas och det faktaunderlag som ligger till grund för

riskvärderingar och bedömningar. Detta innebär att en beredskap måste finnas för en löpande

anpassning av arbetet.

Pågående byggnation Trosalundsberget

Under 2017 kommer miljökontoret avsätta tid för att förbättra mallar samt att bygga e-tjänster och förbättra blanketter.

Samarbete med andra enheter är även ett viktigt led i utvecklingen av arbetet. Samarbetet och rutiner kring handläggning av olika ärendetyper inom samhällsbyggnadskontoret fungerar mycket

(5)

bra. Utvecklingsarbetet kommer därför främst att fokuseras kring vägar för att hitta bättre

samarbetsformer med andra förvaltningar inom kommunen.

Personal

Personal Budget Utfall Utfall

2016 2016 2015

Personalkostnader, tkr 1 715 1 801 1 481 Personalkostn/total

kostnad 82% 80% 82%

Hållbar utveckling

Miljönämndens verksamhet utgör till stor del myndighetsövning där ärenden prövas enligt bl.a.

miljöbalken. Beslut, tillsyn, tillstånd, anmälningar, samråd, råd och information utförs löpande inom alla nämndens verksamhetsområden med beaktande av kommunens mål gällande ekologi och folkhälsa.

Verksamhetsmått

Verksamhetsmått Redov Redov Redov

2016 2015 2014

Miljö och hälsoskydd Anmälan

avloppsanordning 46 50 68

Livmedelsobjekt 140 121 121

Miljöskydd 78 76 66

Serveringtillstånd 19 19 19 Lantbruk miljöskydd 71 71 64 Hälsoskydd/hygienlokaler 118 112 100

(6)

Miljönämndens mål

Mål

Upp-

fyllelse Trend Mätmetod Kommentar Service till företagen

1.

Trosa ska tillhöra topp 10 i landet avseende sammantagen

servicefaktor (information, tillgänglighet, bemötande, mm)

SBA:s/SKL:s undersökning av sammantagen servicefaktor.

Trosa är på trettiosjätte plats av knappt 200 kommuner.

Tydliga förbättringar inom Miljönämndens områden.

Effektivitet

2.

Handläggningen ska effektiviseras och därmed ge upphov till förkortade handläggningstider räknat från komplett inlämnad handling

Regelbundna uppföljningar och mätningar.

Målet följs endast upp på helåret.

Medarbetarengagemang 3.

80 % av medarbetarna ska ge det sammanvägda betyget 4-5 på en femgradig skala

Regelbundna uppföljningar och mätningar.

Se kommentar nedan.

Avloppsinventering 4.

Att bedriva inventeringen av enskilda avlopp i sådan takt att samtliga anläggningar är inventerade senast 2016

Årlig uppföljning av inventeringstakt

Målet följs endast upp på helåret.

Mål 3, Resultatet för 2016 överstiger nämndens mål och är i stort jämförbart med föregående år.

Mål 4, Fortsatt aktivt arbete sker med inventering av enskilda avlopp. På grund av hög arbetsbelatsning och ny personal på Miljökontoret har inventeringstakten dock behövts sänkas och målet kommer därmed inte kunna nås.

(7)

Verksamhetsberättelse 2016 för

miljönämndens verksamhetsområden

(8)

Miljökontoret Susanne Wase Smith Miljöansvarig

0156-523 32

susanne.wasesmith@trosa.se

Verksamhetsberättelse Datum

2017-02-13

Innehållsförteckning

Miljökontorets verksamhet 2016 ... 2

Miljöskydd ... 2

Hälsoskydd ... 4

Livsmedel ... 5

Tobak, folköl och OTC ... 6

Serveringstillstånd ... 6

Projekt och särskilda insatser ... 7

Inventering av enskilda avlopp ... 7

Tillsynens effekt på verksamhetsutövarens beteende ... 7

Allergikost i kommunala tillagningskost ... 7

Övrigt ... 7

(9)

TROSA KOMMUN Verksamhetsberättelse Sida 2(7)

Miljökontoret 2017-02-13

Miljökontorets verksamhet 2016

Miljökontoret ska arbeta för en god livsmiljö och en ekonomisk uthållig

samhällsutveckling. Genom information och tillsyn ska miljökontoret verka för en förbättrad miljö i kommunen. Inför varje nytt år gör miljökontoret två tillsynsplaner, som ska godkännas av miljönämnden, över den planerade tillsynen för det

kommande året. En verksamhetsplan för tillsyn enligt Alkohollagen och en

verksamhetsplan för miljönämndens övriga verksamhetsområden. Detta dokument är en uppföljning av båda verksamhetsplanerna gällande 2016.

Miljökontoret handlägger ansökningar, anmälningar och utövar tillsyn inom

områden som regleras av miljöbalken, alkohollagen, tobakslagen, livsmedelslagen, strålskyddslagen och läkemedelslagen. Denna verksamhetsberättelse berör

samtliga dessa områden.

Miljöskydd

I tabellen nedan redovisas antalet tillsynsobjekt som var registrerade när verksamhetsplanen för 2016 gjordes samt hur många inspektioner som då var planerande.

Verksamhet Antal

tillsynsobjekt

Beräknat antal

inspektioner

Utfall

Miljöskydd, C-verksamhet

Avloppsreningsverk 4 4 4

Drivmedelsanläggning 3 3 3

Biltvätt 2 2 2

Värmeverk 2 2 2

Förbrukning av organiska lösningsmedel

2 2 1

Lantbruk 1 0 0

Skytteklubb 1 1 1

Miljöskydd, U-verksamhet

Biltvätt 1 1 1

Fordonsverkstad 7 7 3

(10)

Avloppsreningsverk 3 3 2

Avfallsanläggning 2 2 1

Plastvaruproduktion 1 1 1

Skytteklubb 1 1 0

Förorenad mark 7 0 1

Lantbruk/Hästgårdar 70 5 0

Övriga U-anläggningar 40 0 8

Totalt 147 34 30

Under 2016 har två miljöfarliga verksamheter upphört och en avfallsanläggning har ingen pågående verksamhet. Provtagning av ett förorenat område har initierats av kommunen, Lånesta 4:14, i syfte att utreda användningsmöjligheter.

Riskbaserad tillsyn har tillämpats, varvid vissa planerade verksamheter med låg risk inte har tillsynats till förmån för nya objekt med högre bedömd risk.

Miljökontoret har handlagt 12 klagomålsärenden gällande miljöskydd under 2016.

I tabellen nedan redovisas antalet ansökningar och anmälningar gällande enskilda avlopp, värmepumpar samt muddringsärenden. Anmälan miljöfarlig verksamhet syftar till två nya verksamheter/bolag, Thomas Betong AB och Massoptimering Sverige AB (avfallsåtervinning); tre anmälningar från Trafikverket gällande besprutning av banvallar, deponering av massor respektive återvinning av avfall;

ogräsbekämpning på två golfklubbar samt ett ärende gällande masshantering vid bygge (PEAB).

Anmälnings och

Tillståndsärenden Antal

Anmälan miljöfarlig verksamhet

9

Enskilda avlopp, tillstånd

44

Värmepumpar

25

Muddringsärenden

4

Totalt

82

(11)

Hälsoskydd

Enligt tillsynsplanen ska anmälningspliktiga verksamheter ha tillsyn en gång vartannat år och icke anmälningspliktiga (u-verksamheter) ha tillsyn en gång vart fjärde år. Solarier samt strandbad ska ha minst ett besök årligen.

I tabellen nedan redovisas antalet tillsynsobjekt som var registrerade när verksamhetsplanen för 2016 gjordes och hur många inspektioner som då var planerande.

Verksamhet Antal

tillsynsobjekt

Beräknat antal inspektioner

Utfall

Anmälningspliktiga hälsoskyddsobjekt

Skolor 9 9 8

Förskolor 12 20 9

Stickande/skärande 7 4 3

Solarium 1 1 1

Bassängbad 5 2 1

Övriga

hälsoskyddsobjekt

Strandbad 3 12 12

Tillfälliga boenden 17 0 0

Frisörer 15 0 0

Massörer 10 0 0

Tandläkare 5 5 3

Gammamätning 1 2 2

Övrigt hälsoskydd 27 3

3

Totalt

112

58

42

Den största avvikelsen mot tillsynsplanen är antal inspektioner på förskolor. Det beror på en planerad medverkan i ett projekt som inte blev av.

Miljökontoret har handlagt 19 stycken klagomålsärenden gällande hälsoskydd under 2016 som främst har handlat om störande djur samt buller från byggarbetsplats

(12)

och restauranger. Ett klagomål gällande eldning resulterade i en åtalsanmälan.

Livsmedel

Livsmedelskontrollerna har genomförts enligt kontrollplanen för 2016. Majoriteten av inspektionerna har varit oanmälda. Hur ofta kontrollerna utförs beror på

verksamhetens storlek, konsumentgrupp och vilken typ av livsmedel som hanteras.

I tabellen nedan redovisas antalet kontrollobjekt som var registrerade när verksamhetsplanen för 2016 gjordes och hur många inspektioner som då var planerande.

Verksamhet Antal

kontrollobjekt

Beräknat antal

inspektioner

Utfall

Café, enklare beredning 26 20 21

Butik 19 13 15

Gatukök, kiosk 10 9 8

Mobil anläggning 4 3 5

Skola, förskola 23 15 20

Äldreboende 5 4 5

Pizzeria 4 6 9

Restaurang 26 33 34

Vattenverk 8 8 5

Produktion 2 2 2

Grossist 1 1 1

Totalt 128 114 125

Under 2016 har 33 livsmedelsanläggningar tillkommit(registrerats) och 23 anläggningar har upphört. Antal livsmedelsanläggningar uppgick till 138 enheter 2016. Vid 34 kontroller har brister uppmärksammats som varit så allvarliga att extra offentlig kontroll utöver kontrollplanen varit nödvändiga. Miljökontoret har utfört 125 kontroller (exkl. extra offentlig kontroll) av livsmedelsanläggningar.

Miljökontoret har hanterat 7 RASFF (Rapid alert system for food and feed) ärenden och 10 misstänkta matförgiftningar under året. En åtalsanmälan om misstänkt brott mot livsmedelslagen har genomförts under 2016.

(13)

Tobak, folköl och OTC

I tabellen nedan redovisas antalet tillsynsobjekt som var registrerade när verksamhetsplanen för 2016 gjordes och hur många inspektioner som då var planerande.

Verksamhet Antal

tillsynsobjekt

Beräknat antal

inspektioner

Utfall

Tobak 14 1 9

Folköl

8

1 5

OTC

9 1

2 Totalt 16 3

16

Fler inspektioner än vad som hade planerats gjordes. Det beror på att nya

verksamheter samt att brister uppmärksammades och följdes upp med nya besök.

Tobakstillsyn genomfördes i samverkan med polisen på tre tillsynsobjekt.

Under 2016 har en anläggning tillkommit och två anläggningar upphört.

Serveringstillstånd

I tabellen nedan redovisas antalet tillsynsobjekt som var registrerade när verksamhetsplanen för 2016 gjordes samt hur många inspektioner som då var planerande. Enligt Trosa kommuns Riktlinjer för serveringstillstånd ska varje objekt få yttre tillsyn en gång om året.

Verksamhet Antal

tillsynsobjekt

Beräknat antal inspektioner

Utfall

Restauranger 20 20 6

Totalt 20 20 6

6 inspektioner utfördes mellan januari och augusti. Inga inspektioner utfördes under hösten men alla objekt fick ett besök av tillsynsmyndigheten.

Under 2016 har 8 nya serveringstillstånd beviljats och 5 verksamheter har återkallat sitt serveringstillstånd på egen begäran. Miljönämnden delade ut en varning.

Vid slutet av 2016 fanns 19 restauranger med serveringstillstånd i kommunen.

(14)

Projekt och särskilda insatser

Inventering av enskilda avlopp

Målet för 2016 har inte nåtts. Enligt projektplanen för enskilda avlopp skulle en extern resurs anställas. På grund av personalomsättning på miljökontoret fanns ingen tillgänglig personal att leda projektet. Det som gjordes var att under våren 2016 färdigställdes inventeringen av området kring Avlebro och Västerljungs- Djupvik. Totalt har 14 avlopp blivit inventerade under 2016.

Tillsynens effekt på verksamhetsutövarens beteende

Miljökontoret skulle delta i ett forskningsprojekt planerat av Nationalekonomiska institutionen vid Stockholms universitet för att se miljö- och hälsoskyddstillsynens effekt på verksamhetsutövarens miljöbeteende. Projektet skulle utföras på förskolor som skulle besökas två gånger under året. När anmälan om att delta i projektet gjordes visade det sig att Trosa kommun inte fick plats att vara med i projektet.

Ordinarie tillsyn på förskolor gjordes istället.

Allergikost i kommunala tillagningskök

Projektet inriktades på maträtter som ska vara mjölkfria. Provtagning genomfördes på rätter som hade tillagats till personer med en mjölkallergi. Proverna skickades till Alcontrol för analys av kasein som är ett mjölkprotein. Inga prover som analyserades innehöll kasein.

Övrigt

Under 2016 hjälpte miljökontoret Gnesta kommuns miljökontor med handläggning av ett ärende gällande masshantering med anledning av jävsproblematik.

Miljökontoret har svarat på remisser samt yttrat sig i ärenden 24 gånger under året. Majoriteten av remisserna kommer från Länsstyrelsen.

Livsmedelskontrollen hade en praktikant från SLU Uppsala under fyra veckor på sommaren. Praktikanten fick genomföra kontroller samt utföra administrativa uppgifter.

Miljöansvarig och tillika hälsoskydds- och alkoholinspektören i Trosa kommun

slutade sin anställning den 1 augusti 2016. En hälsoskyddsinspektör anställdes i juli 2016. Tillsyn och tillstånd enligt alkohollagen handläggs sedan 1 september 2016 av tjänstemän i Nyköpings kommun. Miljökontoret utför fortfarande en del

administrativa uppgifter gällande alkoholtillsynen.

(15)

(16)

Samhällsbyggnadskontoret Mats Gustafsson

Samhällsbyggnadschef 0156-520 27

mats.gustafsson@trosa.se

Tjänsteskrivelse Datum

2017-03-06 Diarienummer SBN 2017/3

Reviderad internkontrollplan 2017

Förslag till beslut

Miljönämnden godkänner reviderad internkontrollplan 2017.

Ärendet

Miljönämnden beslutade på sammanträdet den 23 januari 2017 om

internkontrollplan för 2017. Efter beslutet har kommunens internkontrollgrupp lämnat nya direktiv för kommungemensamma kontrollpunkter och därför behöver nämndens internkontrollplan 2017 revideras.

Följande ändringar har gjorts i den reviderade internkontrollplanen:

De tidigare kommungemensamma kontrollpunkterna Dokumenthantering,

Styrdokument beslutade av KS och KF, Personalkostnader och Personuppgiftslagen har tagits bort. Kommunens internkontrollgrupp har gjort en lägre riskbedömning och bedömer inte längre att de ska vara kommungemensamma kontrollpunkter.

Internkontrollplanen har kompletterats med en ny kommungemensam kontrollpunkt, Oegentligheter eller misskötsel i arbetet.

Även riskanalysen har uppdaterats med förändringarna.

Mats Gustafsson Samhällsbyggnadschef

Bilagor

1. Reviderad internkontrollplan 2017 2. Reviderad riskanalys 2017

(17)

Internkontrollplan

Miljönämnden

För tidsperiod: 2017-01-01 - 2017-12-31

Kommunens Internkontrollreglemente och anvisningarna till detta, ligger till grund för denna plan.

Resultaten av kontrollerna rapporteras löpande. Rapportering ska ske skriftligt, se reglementet.

Rapportering ska göras till respektive nämnd + Kommunstyrelsen 1 gång per år på genomförda kontroller och dess resultat.

Förkortningar: Bedömning sannolikhet och konsekvens

PC Produktionschef Sannolikhet = sannolikhet att det inträffar

Konsekvens = ekonomisk, personell, förtroende om det inträffar 5 Hög sannolikhet/allvarlig konsekvens

1 Låg sannolikhet/liten konsekvens

* Punkter som markerats med stjärna ska ingå i samtliga nämnders internkontrollplaner

Rutinnummer/rutin Kontroll- Ansvarig Metod Frekvens Rapport Sanno- Konse-

moment till likhet kvens

Miljökontoret

M:1 Kunders missnöje med handläggningstider

Regelbunden uppföljning av handläggningstider. Ansvarig tjänsteman

Komplett 1 ggr per år PC 2 4

M:2 Kompetensförsörjning Att årlig analys görs avseende personalläget samt att uppföljning görs av genomförda rekryteringar.

PC Komplett 1 ggr per år PC 2 4

M:3 Överklaganden Uppföljning av andelen överklagade ärenden. Ansvarig tjänsteman

Ärende-/dokumenthantering

Ä:1 Delegering* Att delegeringsordningen är relevant med avseende på produktionskontorets organisation och befattningar m.m.

Ansvarig tjänsteman

Komplett

genomläsning av delegeringsordningen

1 ggr per år PC 2 4

Personal

P:1 Bisysslor * Att alla chefer efter genomförda utvecklingssamtal har en uppdaterad inventeringslista på medarbetarnas eventuella bisysslor.

Enhetschef Komplett 1 ggr per år PC 2 4

P:2 Arbetsmiljö * Att riskanalyser genomförs och att eventuella handlingsplaner upprättas.

1

K:\Nämnder\MN\MN 2017\Tjänsteskrivelser\2017-03-13\Reviderad internkontroll 2017\Kopia av Internkontrollplan MN 2017

(18)

Rutinnummer/rutin Kontroll- Ansvarig Metod Frekvens Rapport Sanno- Konse-

moment till likhet kvens

P:3 Personalkostnader * Rimlighetsbedömning av kostnader för resp. verksamhet. PC Komplett Vid delår och årsbokslut

PC 3 3

P:4 Rätt lön * Att alla chefer månatligen kollar sina analyslistor - (rätt lön till rätt person).

Övrigt

Ö:2 Personuppgiftslagen (PuL)* Att förteckning enl. §39 PuL är uppdaterad och anmäld till PuL-ombud.

PuL-ombud Stickprov 1 ggr per år PC 3 3

Ö:2 Oegentligheter eller misskötsel i arbete*

Kontroll att dokumenten "Riktlinjer för att upptäcka oegentligheter eller misskötsel i arbetet” och ” SKL:s skrift om muta och jäv" ingår i varje anställds introduktion och att alla anställda har tillgång till dokumenten.

PC, enhetschef

2

K:\Nämnder\MN\MN 2017\Tjänsteskrivelser\2017-03-13\Reviderad internkontroll 2017\Kopia av Internkontrollplan MN 2017