2018-02-26 Dnr.
Digitala lås i ordinärt boende
Sidan 2 av 11 2018 - 02 - 26
Scenario idag
Larmutryckning
Tomas är hos Agda i Rotebro då han får en larmutryckning i grannhuset i Rotebro.
Nyckel måste dock först hämtas i kontorets lokaler som ligger i Tureberg. Tomas sätter sig i bilen och åker till Tureberg för att kvittera ut nyckeln. Då det har hänt en olycka på E4:an medför det långa köer och förseningar på Norrviksleden. När Tomas väl kommit fram och hämtat nyckeln åker han tillbaka till Rotebro för att svara på larmet. När Tomas ska låsa upp dörren med nyckeln så passar inte nyckeln i entrédörren. Tomas ringer kunden som talar om att man bytte entrédörr förra månaden. Tomas får ringa låssmed.
Överlämnande a v nyckel
Marie har besökt Agda på morgonen och har hjälpt henne med morgonens bestyr.
Tomas ska besöka Agda på lunchen och behöver då nyckeln. Tomas och Marie måste mötas upp och överlämna nyckeln. Då Marie blivit försenad på ett besök pga olyckan på E4:an får Tomas vänta på Marie, och han blir i sin tur försenad i sin planering till nästa kund.
Dagens planerade besök
När Tomas börjar dagens pass behöver han kvittera ut dagens alla nycklar enligt dagens planering, och sedan bära med sig dem . När arbetspas set ä r slut behöver Tomas åka tillbaka till kontoret och kvittera tillbaka de nycklar han tog med sig på morgonen.
Sidan 3 av 11 2018 - 02 - 26
Scenario med digitala lås
Larmutryckning
Tomas har åkt till Agda och står utanför hennes dörr. Tomas knackar på och med hjälp av appen i telefonen trycker han på lås upp. Det motorstyrda låsvredet på Agdas dörr går igång och låset öppnas och Tomas kan öppna dörren. När han är hos Agda i Rotebro larmar Kalle i grannhuset. Tomas avslutar besöket hos Agda då larmet är akut. Han går ut genom dörren och trycker på lås i appen. Dörrens motorstyrda låsvred låser dörren.
Tomas går vidare till Kalle som ingår i Tomas behörighetsområde och knackar på hans dörr innan han öppnar dörren med appen i sin telefon.
Överlämnande av nyckel
Marie har besökt Agda på morgonen och har hjälpt henne med morgonens bestyr.
Tomas ska besöka henne på lunchen och då Agda ingår i Tomas behörighetsområde går han dit och knackar på hennes dörr innan han öppnar dörren med appen i sin telefon.
Dagens plan erade besök
När Tomas börjar dagens pass behöver han sin dagplanering sedan har han alla nycklar digitalt i appen i sin telefon.
Sidan 4 av 11 2018-02-26
Innehållsförteckning
1. Inledning ... 5
2. Bakgrund ... 5
3. Förslag på tidsplan ... 8
4. Nyttoeffekter av införandet ... 8
5. Uppskattade kostnader vid införande ... 9
6. Riskanalys ... 9
7. Information ... 10
8. Installation ... 10
9. Praktisk hantering av lås och nycklar ... 10
10. Fysisk reservnyckel ... 10
11. Förvaltning, support och underhåll ... 10
12. Sammanfattning ... 11
Sidan 5 av 11 2018-02-26
1. Inledning
I Sollentuna används idag välfärdsteknik på flera olika sätt t.ex. genom digitala trygghetslarm, digital vårdplanering och robotdjur. Sedan ett par år tillbaka har ett hundratal kommuner runt om i Sverige börjat använda välfärdsteknik i form av digitala lås i hemtjänsten.
2. Bakgrund
Sedan 2010 använder Sollentunas hemtjänstutförare Phoniro Cares tid- och
insatsregistrering med tillhörande webbgränssnitt för att registrera tiden och insatsen hemma hos en kund. Registrering sker av utföraren med hjälp av NFC-etikett och mobiltelefon. I Phoniro sammanställs och loggas den registrerade tiden och utifrån det får hemtjänstutföraren en ersättning och kunden får en avgift. Idag använder
Sollentuna tre av Phoniro Cares totalt sex moduler. Dessa är tid- och insatsregistrering, e-tillsyn och integration. Vid ett eventuellt införande av Phoniros lösning för digitala lås innebär det att ytterligare en modul i det befintliga systemet slås på.
Digitala lås innebär att den fysiska nyckeln ersätts med en digital nyckel i hemtjänstpersonalens mobiltelefon. All kommunikation mellan låsenheten och personalens mobiltelefon sker via Bluetooth Low Energy (BLE). Vid ett eventuellt införande är Phoniro Lock Base, Phoniro Main Entrance och Phoniro nyckelgömma aktuella i Sollentuna.
Phoniro Lock Base
Phoniro Lock Base är en låsenhet som monteras på insidan av kundens ytterdörr över det befintliga vredet och gör att det kan öppnas digitalt. Kunden och anhöriga kan även i fortsättningen använda sina nycklar då enheten sitter på insidan och inte syns från utsidan. Enheten monteras utan åverkan och påverkar inte boendets skalskydd. Låset är batteridrivet och kräver därför ingen kabeldragning. Status på batteriet kontrolleras på olika sätt, antingen direkt på låsenheten, i mobilappen eller i det administrativa webbgränssnittet. En batterirapport visar när det är dags för batteribyte.
Bild 1. Phoniro Lock Base
Sidan 6 av 11 2018-02-26
Phoniro Main Entrance
Phoniro Main Entrance monteras i dörrkarmen i entrédörren till flerfamiljshus. Den är nätansluten och kopplas mot det befintliga elslutblecket på entrédörren. Monteringen sker utan åverkan på dörr eller dörrkarm och installationen är osynlig. Övriga boende i fastigheten påverkas inte av installationen då befintligt låssystem eller vanliga nycklar kan användas precis som tidigare. Systemet påverkar inte heller skalskyddet eller dörrens brandklassning vilket är mycket viktigt. När personalen öppnar det digitala låset med sin mobiltelefon registrerar systemet vem som låste upp/ låste och vid vilken tidpunkt, detta sedan sparas i systemet.
Bild 2. Phoniro Main Entrance
Phoniro Nyckelgömma
För dörrar som t ex är gamla och skeva eller inte är tillräckligt tjocka och därmed är besvärliga att installera ett digitalt lås i kan Phoniro Lock Nyckelgömma vara ett alternativ. Nyckelgömman öppnas via appen på samma sätt som ett digitalt lås enligt ovan. Nyckelgömman innehåller nyckel till kunden eller entrédörren. Nyckelgömman är godkänd och certifierad enligt SSF 3522, i låsklass 3, motsvarande godkänd
låsenhet.
Teknisk lösning och behörighetsstyrning
Hemtjänstpersonalens behörigheter i systemet och kundens uppgifter registreras i Phoniro Care via webbgränssnittet. Hemtjänstpersonalen loggar in i telefonen med ett personligt användarnamn och lösenord för att få åtkomst till sina kunder. När
personalen loggar in i telefonen hämtas en tidsbegränsad kod från Phoniro Care baserat på låsets unika kryptonyckel. Denna kod lagras i en krypterad databas i appen.
Det gör det möjligt för personalen att låsa upp/låsa dörren med hjälp av den digitala nyckeln.
Vid upplåsning kontrollerar låsenheten den genererade kodens giltighet med hjälp av den privata nyckeln. Systemet registrerar vem i personalen som låste upp/ låste hos vilken kund samt när. Systemet fungerar även helt offline för upplåsning/låsning och inloggning under 7 dygn.
I mobiltelefonen används Phoniros app som kräver behörighetsstyrning till
hemtjänstutförare och personal. Hemtjänstutförare måste ha olika telefoner för olika uppdragsgivare (kommuner), men samma telefon kan användas av olika personal
Sidan 7 av 11 2018-02-26
under olika arbetspass. Telefonen behöver vara utrustad med Bluetoothradio som används som nyckel. Phoniro testar och rekommenderar telefonmodeller som är kompatibla med systemet och låsenheterna. Kommunikationen mellan telefonen och Phoniro Care, samt mellan telefon och låsenhet sker med krypterade filer och via krypterade radiogränssnitt. Data lagras i krypterad form i telefonen.
Studiebesök
Vård- och omsorgskontoret har varit på studiebesök till Upplands Bro, Danderyd och Solna för att ta del av deras erfarenheter.
Upplands Bro kommun
Upplands Bro införde digitala lås i början av 2014. De använder Lock Base till kundens dörr och soprum samt tvättstugor. Main Entrance har använts till entrédörren till flerfamiljshus.
En person (anställd i kommunen) är avsatt för att installera lås till kunder. Sårbarheten ökar när endast en person installerar och det medför också att installationen av nya larm kan dra ut på tiden. Kommunen har ett avtal med en låsfirma (litet
familjeföretag). Låsfirman installerar lås till entrédörrar i huvudsak. I Upplands Bro har man valt att köpa lås, men de rekommenderar att hyra, för att successivt få tillgång till den senaste tekniken. De har valt att använda fysiska nycklar som backup. Låsen förvaras av kommunen, men batterierna byts av hemtjänstutförarna.
Upplands Bro uppger att information till kund, utförare och fastighetsägare är väldigt viktig vid införandet.
Danderyds kommun
Danderyd införde digitala lås i ett pilotprojekt under 2011, och gick i skarp drift under 2012. De använder Lock Base till kundens dörr. Hemtjänstutförarna använder
portkoden eller tag istället för Main Entrance lås.
I Danderyd har man valt att köpa låsen och har ett avtal med en låssmed som gör alla installationer samt tillkallas när utförarna har problem med låsen. Registrering och hantering av låsen sker via Phoniros system webborder.
Målsättningen är att någon från hemtjänsten ska medverka vid installationen, men det blir inte alltid så. Hemtjänstutförarna upplever att låsen bidrar till en effektivare vardag.
Solna stad
Solna är mitt i sitt införande av digitala lås. Man har där valt att leasa lås.
Installation av låsen pågår för tillfället. Det har gått trögt i upphandlingen av montör i Solna, så i avvaktan på ett avtal, så arbetar en grupp från den kommunala utföraren med installation av lås. Man har i Solna lagt stor vikt vid arbete med
informationsmaterial till kunder, utförare, Kontaktcenter och fastighetsägare för att få ett så smidigt införande som möjligt.
I Solna pågår också ett arbete med att skapa tydliga rutiner framåt samt att utforma förvaltningsorganisationen.
Sidan 8 av 11 2018-02-26
3. Förslag på tidsplan
Vård- och omsorgskontoret har tagit fram ett förslag på tidsplan vid ett eventuellt införande av digitala lås. Ambitionen är att påbörja installationen i oktober 2018 och sedan beräknas den pågå under 5-6 månader. Vid en eventuell upphandling av montör kan starten för installation komma att flyttas fram.
Jan - feb 2018 – Förstudie om digitala lås och tjänsteutlåtande färdigt.
Feb 2018 – Möte med hemtjänstutförarna.
Mars 2018 - Ärende till vård- och omsorgsnämnden med ett beslut om införande eller inte.
Mars - maj 2018 – Upphandling montering eller annan lösning April - augusti 2018- Information till berörda parter
Oktober- december 2018 – Påbörja installationen av lås med ett successivt införande.
Våren 2019 – Breddinförandet av digitala lås färdigt.
4. Nyttoeffekter av införandet
Sollentuna vill vara en attraktiv kommun att arbeta i som hemtjänstutförare. Hos de kommuner som installerar digitala lås upplevs en tidsbesparing för hemtjänsten då den dagliga in- och utcheckningen av nycklar försvinner. Det minskar även risken för förlust av nycklar. Det blir en minskad restid för trygghetslarmet vid utryckning samt mindre belastning på miljön, tack vare kortare körsträckor.
Vid ett eventuellt införande av digitala lås med Phoniros lösning underlättar det för utföraren och beställaren då informationen samlas i ett av användaren bekant system.
Då allt är samlat på samma ställe säkras kvalitén på kvittensen ytterligare samt att ersättningen till kunden blir korrekt.
Förväntade nyttoeffekter för kunder:
Snabbare inställelsetid vid larm, då hemtjänsten inte behöver åka via lokalen för att hämta och lämna nycklar utan kan åka direkt till kunden.
Minimal nyckelhantering ger ökad trygghet då digitala nycklar används.
Användandet av digitala nycklar tydliggör vem som har öppnat och låst dörren hos kunden.
Säkrare kontroll av inloggning och utförd tid.
Minskad kopiering av nycklar för kund och anhöriga, då endast en nyckel behöver lämnas till skillnad från idag då tre stycken nycklar behöver lämnas.
Förväntade nyttoeffekter hos utföraren:
Minskad stress på morgonen då utcheckning av nycklar försvinner.
Effektivare hemtjänst med ökad kvalitét.
Lättare administration och planering
Ökad flexibilitet för utföraren ger ett bättre företagsklimat.
Sidan 9 av 11 2018-02-26
Ökade synergier med fler moduler
5. Uppskattade kostnader vid införande
Vid ett införande av digitala lås är de uppskattade kostnaderna ca 2 miljoner per år.
Under införandet är kostnaderna högre. Effektiviseringen sker hos utförarna, men om hemtjänstersättningen räknas upp med 1 procent, så motsvarar det en ungefärlig årskostnad för nämnden på 1,7 miljoner kronor. Vård- och omsorgskontoret
konstaterar att det vore mer fördelaktigt att köpa låsen som en tjänsteleverans istället för att köpa lås som en produkt trots att kostnadsskillnaden är marginell. Kostnaden fördelas då under en längre period.
I bilaga 2. Uppskattade kostnader vid ett införande av digitala lås presenteras de övergripande kostnader som kan bli aktuella vid ett införande. Kostnaderna är baserade på antalet kunder med en hemtjänstinsats idag (ca 1500 stycken) samt en uppskattning av antalet entrédörrar till flerfamiljshus som finns i Sollentuna (ca 500 stycken). I bilaga 2 är priset för tjänsteleveransen baserat per månad och låsenhet. I det priset ingår låset, batterier, utbyte av lås vid behov samt modulen i Phoniro Care vid ett avtal som sträcker sig över fyra år. Hemtjänstutföraren behöver vara delaktig i införandet och bistå montören samt ta kontakt med kund för att boka tid vid
installation. Utföraren står för ett eventuellt byte av telefoner för att kunna använda lås-modulen i Phoniro Care.
Installation
Vid installation av lås vid införandet har priset baserats på timtaxan hos en låssmed.
Efter installationen vid införandet av låsen övergår det till löpande installation vid nya kunder. Under en månad sker ca 30 nya installationer och 30 avinstallationer.
Hemtjänstutföraren måste bistå montören i kontakt med kund samt med personal vid installation av lås, både vid starten och sedan vid löpande installationer. Utföraren ansvarar för att kontrollera batteristatus hos sina kunder samt vid behov byta batteri på plats hos kund.
Andra poster i bilagan är informationsmaterial och övrigt som innehåller kostnader som förväntas dyka upp utifrån information som har delgetts på studiebesöken i andra kommuner. På sikt ser kontoret över möjligheten att samordna en gemensam hantering kring installation av larm, lås och digital tillsyn.
6. Riskanalys
I arbetet med förstudien har vård- och omsorgskontoret gjort en riskanalys och presenterat förslag på åtgärd vid respektive risk.
Sidan 10 av 11 2018-02-26
7. Information
Informationsmöte
Ett möte har hållits med hemtjänstutförarna för att ta del av deras tankar kring ett införande av digitala lås. De som deltog på mötet ställde sig positiva till ett införande och var eniga om att ett lyckat införande bygger på samarbete mellan beställare och utförare.
Företrädare för pensionärsorganisationerna i Sollentuna har fått information om förslaget och ställer sig positiva till ett införande av digitala lås.
Informationsmaterial
Informationsmaterial behöver tas fram för olika målgrupper såsom kund, utförare och fastighetsägare. Materialet behöver vara riktat och tydligt förklara vad införandet innebär och hur det påverkar respektive målgrupp.
8. Installation
Under arbetet med förstudie har flera alternativ för installation diskuterats. En stor fördel vore att samordna kommunens resurser om möjligt, men vid ett breddinförande är det viktigt att styrningen behålls på vård- och omsorgskontoret. Kontoret ser över behovet av en eventuell upphandling av montör eller annan lösning, och vid ett beslut om införande påbörjas arbetet med en kravspecifikation och ett förfrågningsunderlag.
9. Praktisk hantering av lås och nycklar
Vid installation av digitala lås kan kundens befintliga låskolv förvaras i kartongen som medföljer det digitala låset. På så sätt kan kartongen märkas upp och kundernas lås förvaras på ett enhetligt sätt. Nya digitala lås och batterier kan finnas på ett lager och fördelas efter behov. Låsen märks med etiketter (samma som till digital tillsyn) med text som talar om att låset tillhör kommunen.
10. Fysisk reservnyckel
En fysisk reservnyckel används om den digitala nyckeln inte fungerar. Idag kvitterar daghemtjänsten ut tre uppsättningar nycklar från kunden och lämnar en uppsättning till Nattpatrullen. Ett förslag vid införandet av digitala lås är att endast en fysisk
reservnyckel behöver kvitteras ut från kunden och sedan förvaras hos en verksamhet med hög tillgänglighet då kvittering av nycklar måste kunna ske dygnet runt.
11. Förvaltning, support och underhåll
Förvaltning och support av digitala lås bör implementeras inom vård- och
omsorgskontorets befintliga systemförvaltning för att säkra funktion och kvalité vid uppstart och på längre sikt. Vid demo och utbildning behöver ett testlås sättas upp och
Sidan 11 av 11 2018-02-26
användas för att ge hemtjänstpersonalen möjlighet att öva på att låsa upp/låsa med sin mobiltelefon.
12. Sammanfattning
Efter arbetet med förstudien och erfarenheter från studiebesöken i närliggande kommuner konstateras att köp av tjänsteleverans är att föredra samt att upphandla montör för installation, service och underhåll av lås. En rutin med en tillgänglig fysisk nyckel bör finnas. Kontoret planerar att lägga ner mycket tid på att skapa tydliga rutiner och informationsmaterial riktat till berörda parter. Stor vikt kommer också att läggas på att utbilda användare. Tillsammans utgör det en viktig grund för ett lyckat införande av digitala lås i Sollentuna.
