Innehåll
Inloggning till fakturasystemet ... 2
Hantera faktura ... 3
Mottagningsattest ... 3
Skicka faktura ... 4
Skriv ut faktura ... 5
Anteckning ... 5
Inloggning till fakturasystemet
Via mail får du en signal om att det finns fakturor att åtgärda i Inköp och Faktura. OBS! Det går inte ut något email om det avser internfaktura.
1 gång/dag startas en bearbetning som går igenom samtliga användares brevlådor. Om användaren har något oöppnat fakturabrev och/eller någon faktura som snart förfaller till får användaren ett mail från systemet i sin ordinarie mailbrevlåda som påminner om detta. Det kommer inget mer mail samma dag oavsett om nytt tillkommer under dagen.
Observera att ett brev kan skickas till mer än en mottagare.
När du är inloggad i fakturasystemet så kommer du till din fakturabrevlåda:
I brevlådan listas samtliga fakturor du förväntas hantera. Ett brev som du inte har öppnat har ett oöppnat kuvert som symbol och när du har öppnat brevet ändras symbolen till ett öppnat kuvert.
Du kan sortera om brevlådans innehåll genom att klicka på valfri kolumnrubrik. Om det är flera fakturor i brevlådan kan man välja att sortera fakturorna för att få en mera lättläst layout. Klicka på valfri kolumn för att sortera i stigande eller fallande ordning. Att rekommendera är att sortera på betaldatum så att man överst i listan har den faktura som först förfaller till betalning.
Den lilla pilen visar vilken kolumn raderna f.n. är sorterade efter. Nytt klick på rubriken sorterar raderna i omvänd ordning. Pil neråt innebär sortering med botten upp och pil uppåt innebär det motsatta.
Klicka på den faktura du ska attestera eller titta på. Du hamnar då i fakturamodulen.
Hantera faktura
När du öppnat en faktura i Brevlådan visas fakturan och dess detaljer. Du hamnar automatiskt i konteringsfliken.
I den övre delen framgår gemensam fakturainformation med möjlighet att skicka fakturan och skriva ut. Till höger visas skannade bilder som hör till fakturan. Om det finns flera fakturasidor så
ser man detta till vänster .
Var noga med att kontroller alla sidor. Klicka på så visas de skannade bilderna uppförstorade i ett eget fönster ovanpå fakturan.
Uppe till höger kan bläddring göras framåt och bakåt bland existerande bilder. Med knapparna kan du ändra bildens format, spara den i filsystemet eller skriva ut.
Det är möjligt att dra i ramarna för att på detta sätt ge någon del av bilden större utrymme.
I fönstret till vänster kan ett antal ikoner förekomma.
Ikonerna i exemplet har följande betydelser; sekretessklassad, betalningsmeddelande finns, anteckning finns, sekretessanteckning finns (ärendemening), bilagor finns samt pil för visning av detaljinformation gällande bilden till höger. Finns någon av dessa symboler på den faktura du ska hantera så är det viktigt att ta del av den informationen innan du attesterar.
Mottagningsattest
Mottagningsattest innebär en kontroll av att leveransen eller tjänsten är mottagen. Det ska även kollas så att det är rätt pris. Det finns utöver mottagningsattest två stycken typer av attester.
Granskning/momsattest görs främst av ekonomiassistent, denne kontrollerar att moms och
betalningsvillkor stämmer. I samband med denna attest görs konteringen av utgiften. Beslutsattest görs av den som normalt har budgetansvar. Utgiften godkänns men det ska även vara en kontroll av att kontering är rätt och att ev. formella beslut kring utgiften är fattade.
Mottagningsattest görs genom att först markera en eller flera konteringsrader som är konterade med din ämnes-/arbetslagsaktivitet. Vill du veta texten till de olika siffrorna i konteringsraden så kan du klicka på det lilla ögat till höger om raden. Sedan klickar du på knappen
”mottagningsattest”. Då hamnar din signatur på konteringsradens plats för mottagningsattest. När du har gjort din mottagningsattest behöver du skicka vidare fakturan för beslutsattest.
Skicka faktura
Klicka på skicka .
I vänstra listan kan du välja en eller flera användare som du vill skicka breven till. Du kan välja innehåll i den vänstra listan genom ”Visa användare”
• Arbetsgruppen – de användare som hör till din aktuella arbetsgrupp i systemet
• Förvaltning – de användare som hör till din aktuella förvaltning
• Redovisningsenhet – de användare som hör till samma redovisningsenhet
• Organisation – de användare som hör till samma organisation
• Mina favoritmottagare (visas normalt i första hand om sådana finns upplagda)
Alternativt görs sökning utifrån persons namn eller identitet. Fyll i ett sökbegrepp och klicka på Sök-knapp.
Användare visas sedan enligt gjort urval.
Välj ut den/de personer du vill skicka till genom att klicka i rutan. Klicka därefter på ”Pil höger” så flyttas personerna över till den högra sidan. De användare som finns i höger lista är de användare som kommer att få aktuella brev. Därefter kan du göra ytterligare sökningar efter personer, fylla på i höger lista osv. När alla personer är valda, klicka på ”Skicka nu” så utförs skicket.
Om du ångrar något av de valda namnen kan du ta bort dessa genom att markera i rutan efter personen i höger lista och klicka på ”Pil vänster”.
Det är inte möjligt att skicka utan att först välja någon mottagare.
Under skicka-knappen finns möjlighet att sätta markeringen ”Ta bort ur egen brevlåda”. Om inte denna är markerad, kommer brevet att ligga kvar i den egna brevlådan.
Skriv ut faktura
Utskrift av faktura kan göras via särskild knapp .
En dialog visas där du får möjlighet att välja vilken information som ska skrivas ut. Markera allt eller vissa delar.
Utskriften visas först på skärm innan du eventuellt går vidare och skriver ut på papper. Om det finns bilagor visas dessa på skärmen i form av en länk. Genom att klicka på länken öppnas bilagan under förutsättning att lämplig programvara finns i datorn för att öppna aktuell dokumenttyp.
Vid pappersutskrift visas bilagor i form av en referens i slutet.
Anteckning
Om anteckningar redan finns, visas detta med en ikon .
Klicka på ikonen för att läsa. Efter att du skrivit en anteckning, räcker det med att klicka ”Spara”
för att den ska läggas upp tillsammans med eventuella andra anteckningar i fakturan. Om flera anteckningar finns, visas dessa i en lista. Välj önskad anteckning genom att klicka på rad i listan.
En användare kan bara ändra och ta bort anteckningar som denne själv skrivit. Sedan en faktura betalts, kan inga anteckningar tas bort/ändras utan endast nyupplägg av permanent anteckning tillåts.
Ny anteckning
Innan du klickar på ny, välj typ av anteckning.
• Permanent – anteckning som kommer att följa fakturan så länge den existerar i systemet.
• Tillfällig – en anteckning som bara existerar så länge fakturan inte är färdigbehandlad. När fakturan betalas eller godkänns, tas anteckningen bort.
Knapp för bilagor
Bilagor av valfri filtyp kan kopplas till fakturan genom att använda knappen ”Bilagor” som finns i anteckningsfliken.
Ange en valfri rubrik på bilagan. Klicka därefter på ”Bläddra” för att söka fram den fil du vill koppla som bilaga. Klicka på ”spara”.
För att läsa en befintlig bilaga, klicka på filnamn i listan så visas dokumentet.
När någon bilaga finns kopplad, visas följande ikon längst upp i fakturan: . Vill du läsa bilagorna kan du klicka på knappen för att komma till sidan där bilagor visas.
