13.1. Tertialrapport april 2018 (Kommunstyrelsen)

(1)

Tertialrapport April

Kommunstyrelsen

(2)

Innehållsförteckning

1 Ekonomisk uppföljning ... 3

1.1 Driftredovisning KS ... 3

1.2 Kommentar till helårsprognos, utfall och budget ... 3

1.3 Investeringsprognos ... 6

1.4 Riktade budgetmedel ... 6

1.5 Exploateringsredovisning ... 6

1.6 Återsökning av statsbidrag ... 7

2 Viktiga förändringar ... 8

3 Nya data och resultat ... 9

4 Styrdokument för särskild uppföljning ... 11

4.1 Trygghets- och säkerhetsstrategin ... 11

4.2 Integrationspolicy/integrationsplan ... 11

4.3 Näringslivsstrategi ... 12

4.4 Personalpolicy ... 12

5 Mål ... 13

5.1 Trygghet och välfärd genom livet ... 13

5.2 Hållbar och konkurrenskraftig tillväxt ... 14

5.3 Attraktiv och effektiv organisation ... 15

6 Kommunledningskontorets uppdrag ... 19

7 Riskhantering - internkontroll ... 24

7.1 Kvitton bifogade till fakturor från First Card ... 24

7.2 Rätt kompetens inom personalstrategiska frågor kan inte rekryteras ... 24

7.3 Information och kompetens förloras när medarbetare slutar ... 24

7.4 Medarbetare som avslutat sin anställning eller bytt arbetsplats inom kommunen ligger kvar som användare i olika system eller behåller sina behörigheter ... 24

7.5 Direktupphandling genomförs inte enligt beslutade handläggningsrutiner ... 25

(3)

1 Ekonomisk uppföljning

1.1 Driftredovisning KS

Prognosrapport 2018 KS

Budget

2018

Period-

utfall Utfall % Prognos apr

Budget- avvikelse

Prognos mar KOMMUNSTYRELSEN

Intäkter -176 907 -60 134 34 -176 827 -79 -177 907

Kostnader 358 939 110 327 31 358 859 79 360 739

Netto (tkr) 182 032 50 193 28 182 032 0 182 832

PER VERKSAMHETSNIVÅ Politisk verksamhet*

Intäkter 0 0 0 0 0 0

Kostnader 25 655 5 487 21 25 655 0 25 655

Netto (tkr) 25 655 5 487 21 25 655 0 25 655

Kommunledning

Intäkter -107 484 -34 888 32 -106 612 -872 -107 484

Kostnader 209 497 65 730 31 208 625 872 210 298

Netto (tkr) 102 013 30 841 30 102 013 0 102 813

Stadsbyggnadsavd. inkl.

nämnd*

Intäkter -63 916 -23 428 37 -64 708 793 -64 916

Kostnader 77 558 24 122 31 78 350 -793 78 558

Netto (tkr) 13 642 694 5 13 642 0 13 642

Kommunrevisionen

Kostnader 1 667 126 8 1 667 0 1 667

Netto (tkr) 1 667 126 8 1 667 0 1 667

Samarbetsorgan

Kostnader 3 439 1 115 32 3 439 0 3 439

Netto (tkr) 3 439 1 115 32 3 439 0 3 439

Räddningstjänst

Intäkter -5 507 -1 817 33 -5 507 0 -5 507

Kostnader 41 123 13 704 33 41 123 0 41 123

Netto (tkr) 35 616 11 886 33 35 616 0 35 616

Prel.kostnader-interna 0 43 0 0 0 0

Diff/felkonteringar 0 0 0 0 0 0

1.2 Kommentar till helårsprognos, utfall och budget

Helårsprognos jämfört med budget och föregående prognos

(4)

Efter fyra månaders verksamhet bedöms prognosen ligga enligt budget. Därmed ingen förändring av prognosen jämfört med föregående månads prognos. I dagsläget finns dock en viss osäkerhet att uttala sig om kommunstyrelsens helårsprognos. Vissa över- och underskott prognostiseras inom olika verksamheter. Totalt beräknas kommunstyrelsens budget ändå att vara i balans vid årets slut.

Utfallet jämfört med riktvärde och prognos KOMMUNSTYRELSEN

Kommunstyrelsen redovisar ett utfall för perioden som uppgår till 50,2 miljoner kronor. Detta motsvarar 28 procent av budgeterad ram. Riktvärdet efter fyra månaders verksamhet är ett utfall på 33 procent av budget. Under perioden har verksamheten bistått med att genomföra

uppbokningar och periodiseringar av intäkter och kostnader för att erhålla ett mer rättvisande utfall. Detta förändrade arbetssätt kommer att fortsätta och medvetandegör vikten av att redovisa rätt i rätt period.

Prognosbedömning

Prognosen på total nivå bedöms hålla budget.

Viss osäkerhet finns avseende transiteringskostnader för IT-outsoursingprojektet. Transitering mellan nuvarande leverantör och eventuell ny leverantörs tjänster är svåra att uppskatta.

Projektet är försenat vilket är rapporterat till och hanterat i styrgrupp. Kostnader för transitering är svåra att estimera med precision samt i nuläget svåra att precisera i tid. Det finns en risk att all transiteringskostnad förskjuts till 2019.

Kommentarer till prognos per rapporteringsområde Kommunledning

Utfallet ligger på 30,8 miljoner kronor vilket motsvarar 30 procent av budgeterad ram.

Budgeterade hyressänkningar om 8 MSEK kommer troligen inte att ge någon effekt under 2018 på grund av att fastighetsfissionen har blivit senarelagd. Beräknade intäkter på

kommunledningsnivå blir till följd av detta lägre, men balanseras av lägre kostnader mellan avdelningarna. Detta kan på helårsbasis medföra att kommunledningens utfall blir sämre än budgeterat. I dagsläget saknas mer exakta beräkningar varpå prognosen tills vidare bedöms följa budget.

Ekonomiavdelningen

Utfallet ligger på 34 procent. Intäkterna bedöms bli lägre än budgeterat vilket främst beror på att fastighetsfissionen blir senarelagd och en del av de budgeterade personalkostnaderna kan därmed inte börja belasta de nystartade företagen än. Kostnaderna bedöms bli högre vilket beror dels på ökade kostnader som är kopplade till transiteringskostnader på grund av försentingar för beslutsstödsprojektet samt ökade konsultkostnader inom både Controllerenheten och Inköp.

Administrativa avdelningen

Utfallet ligger på 24 procent vilket främst beror på överskott inom Säkerhetsenheten som är att

(5)

hänföra till lägre personalkostnader. Kansliet redovisar ett något högre utfall än riktvärdet vilket främst beror på felbokade kostnader för en kommungemensam utbildning samt i övrigt något högre lönekostnader och verksamhetskostnader än budgeterat. Inom Internservice finns en vakant tjänst på ledningsnivå som tillfälligt har en tillförordnad chef som delas med

Kontaktcenter. Intäkterna på Internservice avviker mot budget och avser ej intäktsförda årsavtal.

Projekt Upphandling av ny driftsleverantör är försenat vilket är rapporterat till och hanterat i styrgrupp. Projektet följer i huvudsak budget med vissa överdrag på konsultkostnader.

Kostnader för transitering är svåra att estimera med precision samt i nuläget svåra att precisera i tid. Det finns en risk att all transiteringskostnad förskjuts till 2019. Det finns idag ingen

detaljerad kalkyl på vilka transiteringskostnaderna beräknas att uppgå till. Kostnader för 2018 beräknas avse upphandlingskonsulter, juriststöd, fortsatt etablering bl.a. servicedesk.

Personalavdelningen

Utfallet ligger på -46 procent vilket beror på att intäkterna överstiger kostnaderna. Låga kostnader på hälsa och arbetsmiljö under årets första månader främst beroende på att kostnader för minskad arbetstid med oförändrad pensionsgrundande lön för tjänstepension ej inkommit.

Prognosen visar ett utfall enligt plan för PO-pålägget per helår även om det av naturliga skäl väntas plana ut något under semestermånaderna.

Avdelningen för näringsliv och kommunikation

Utfallet ligger på 34 procent och följer i princip riktvärdet. Kostnaderna för arbetskraft är något högre än riktvärdet, detta beror främst på ökade PO-kostnader och uttagna semesterdagar.

Avdelningens övriga verksamhetskostnader följer budget. Främst Strategisk

kommunikationsenheten som har lägre verksamhetskostnader vilket ger ett prognostiserat överskott om 508 tusen kronor.

Stadsbyggnadsavdelning

Utfallet ligger på 5 procent efter första tertialet. Avvikelsen beror dels på att en retroaktiv fakturering på 592 tusen kronor har utförts till SEOM avseende gemensamma juristkostnader i samband med en entreprenadtvist i Väsjön. Dessutom har bidrag om 350 tusen kronor (från landstinget för Urban grönstruktur) förts över från 2017 och avser helår. Intäkter för

markförvaltning är fortsatt höga, och det överskottet prognostiseras att användas till strategisk trafikplanering som kostar mer än budgeterat. På helårsbasis förväntas en budget i balans.

Kommunrevisionen

Utfallet ligger på 126 tusen kronor vilket motsvarar 8 procent av budgeterad ram.

Kommunrevisionens verksamhetskostnader avser dels löpande kostnader för administration och sakkunnigt biträde och dels kostnader för fördjupade granskningar. Tyngdpunkten av

kostnaderna redovisas under hösten. På helårsbasis förväntas en budget i balans.

Samarbetsorgan

Utfallet ligger på 1 115 tusen kronor vilket motsvarar 32 procent av budgeterad ram. På

(6)

helårsbasis förväntas en budget i balans.

Räddningstjänst

Utfallet ligger på 11,9 miljoner kronor viket motsvarar 33 procent av budgeterad ram. På helårsbasis förväntas en budget i balans.

Eventuell omdisponering av budget

Inga behov av omdisponering av budget finns i dagsläget.

Planerade åtgärder vid eventuella underskott

Det finns inga signaler om behov av att vidta åtgärder för eventuella underksott.

1.3 Investeringsprognos

I dagsläget finns inga planerade investeringar för året. Investeringsutrymmet bedöms bli outnyttjat.

Investeringar Årsbudget Prognos Avvikelse

Inga planerade 2 200 000 kr 0 kr -2 200 000 kr

1.4 Riktade budgetmedel

Nivåpåverkande förändringar

Budget

2018 (tkr) Prognos Avvikelse Kommentar

E-handels controller -700 700 0 En e-handelscontroller

anställdes under 2017.

Digitalisering av

detaljplaner 700 -700 0

Budgettillskott erhölls 2015- 2017. Digitaliseringen är slutförd.

Attunda, SKL, KSL, m. fl. -1 200 1 200 0 Följer plan.

Sänkning hyra 8 000 0 -8 000

Fastighetsfissionen är ännu ej genomförd. Effekten uppskattas i dagsläget komma först under 2019.

Permanent dagbil -700 700 0

Tillfälliga satsningar Allmänna val 2018, EU

val 2019 -4 000 4 000 0 Följer plan.

IT-upphandling -5 000 5 000 0 Följer plan.

1.5 Exploateringsredovisning

Exploatering exkl

Väsjön (Mkr) Budget 2018 Prognos 2018 Avvikelse

Inkomster 105,6 140,7 35,1

Utgifter -232,9 -269,2 -36,3

Netto -127,2 -128,5 -1,2

Inkomsterna i prognosen är högre än budget vilket beror på att markförsäljningstävlingen för kvarteret Staven gick bättre än väntat. Dessutom kommer en inbetalning för den sista tomten i Kappetorp under 2018, då inbetalningen är kopplad till tillträde (byggstart). Utgifter för gata har ökat framför allt beroende på ledningsomläggning under Malmparken. Utgifter för mark har ökat något då ett intentionsavtal har slutits med SEOM om att kommunen ska förvärva Reveljen 4 och detta sker troligtvis under 2018. 125 miljoner kronor för strategiska fastighetsförvärv är med i både budget och prognos.

Inkomster 251,0 258,0 +7,0

(7)

Utgifter -422,2 -327,6 -94,5

Netto -171,2 -69,6 +101,6

Större del av denna avvikelse beror på uppdatering av de faktiska markförsäljningar enl. exploateringsavtal i Väsjö torg, spridning av kostnader för projektövergripande mellan de kommande åren, samt andra uppdateringar som görs i samband med nya kalkyler och upphandlingar inom delprojekten.

1.6 Återsökning av statsbidrag

Myndighet Medel t.o.m. april 2018 Medel - utfall

Boverket 6 100 000 kr

Boverket 22 500 000 kr

Bidrag från Boverket för "Grönare städer" har sökts av Väsjöprojektet (6,1 miljoner kronor) och

för Malmparken (22,5 miljoner kronor).

(8)

2 Viktiga förändringar

Kommunledningen:

Budgeterade hyressänkningar om 8 miljoner kronor kommer troligen inte att ge någon effekt under 2018 på grund av att fastighetsfissionen har blivit senarelagd. Detta kan på helårsbasis medföra att kommunledningens utfall blir sämre än budgeterat. I dagsläget saknas mer exakta beräkningar varpå prognosen tills vidare bedöms följa budget.

Controllerenheten på ekonomiavdelningen har anställt en enhetschef som började 12 april.

Outsourcing IT

Avtalet med nuvarande outsourcingföretag avseende IT-tjänster att bl.a. hantera lagring och servicedesk, IT-arbetsplatser, IT-nät och skrivare upphör att gälla från och med april 2019.

Ytterligare optioner att förlänga avtalet är uttömt.

IT-enheten står inför en outsourcingupphandling och tillhörande transitering under övergångsperioden. Projektet bedöms sannolikt att pågå under 2018 och 2019.

Det första upphandlingsområdet som syftar till att ersätta Tietos leverans är server- och

applikationsdrift. Upphandlingsförfarandet är förhandlat och upphandlingen är publicerad sedan slutet av april och vi inväntar nu ansökningar. Nästa steg är förhandling vilken genomförs under hösten 2018.

Projektet är försenat vilket är rapporterat till och hanterat i styrgrupp. Projektet följer i huvudsak budget med vissa överdrag på konsultkostnader. Kostnader för transitering är svåra att estimera med precision samt i nuläget svåra att precisera i tid. Det finns en risk att all

transiteringskostnader förskjuts till 2019. Exit-avtal är framtaget med Tieto som reglerar hur vi ska hantera ansvar i transitering från Tieto till ny leverans. Kostnader för 2018 avser då upphandlingskonsulter, juriststöd, fortsatt etablering av SSFM samt etablering av servicedesk.

Stadsbyggnadsavdelningen: Bostadspriserna har efter höstens nedgång stabiliserats i början av

året. Intresset för småhus har inte påverkats så mycket men nystart av bostadsrättsprojekt har

bromsats upp då flera byggherrar har ett osålt utbud att beta av. Antalet "första spadtag" för

bostadsrättsprojekt inom om den kommande 12-månaders perioden verkar bli få. Detta kommer

att bevakas och monitoreras framöver via den vanliga bostadsprognosen.

(9)

3 Nya data och resultat

Administrativa avdelningen

Kommunens revisorer har granskat kommunens krisberedskapsarbete och gör bedömningen att det finns en tillfredställande krisberedskap i enlighet med lagstiftning och myndigheters riktlinjer. Vidare gör revisorerna bedömningen att organisationen övar och erhåller utbildning i enlighet med lagstiftningens ändamål samt samverkar med berörda aktörer. Kommunen har styrande dokumentation i enlighet med lagstiftning och i huvudsak i enlighet med förordningar.

Däremot noteras ett antal brister i den styrande dokumentationen.

Kommunens revisorer har granskat verkställighet av beslut och gör bedömningen att det finns fungerande rutiner och system för verkställighet av fattade beslut. Revisorerna gör vidare bedömningen att kommunstyrelsen uppfyller sin uppsiktsplikt gällande verkställighet av beslut och att den rapportering som sker till kommunfullmäktige bedöms som tillfredsställande.

Däremot gör revisorerna bedömningen att rutinerna inte är tillräckligt dokumenterade, att rutinerna är av informell karaktär och i hög utsträckning personbundna, synpunkter som kommunstyrelsen bemött i ett yttrande.

Avdelningen för Näringsliv och kommunikation:

Nöjd-kund-indexmätning för 2017

Sollentuna kommuns totala NKI har sjunkit från 70 till 67. Det är främst bygglov och miljö- och hälsoskydd som får låga betyg. Området markupplåtsele får högt betyg och redovisar en

markant ökning jämfört 2016. Ett arbete vidtar nu att analysera resultaten mer i detalj och sedan påbörja ett arbete med insatser för de områden där kommunen backat.

Enkät om Solsidan 2017

Drygt 400 personer på kommunens alla förvaltningar besvarade enkäten om Solsidan. Det sammanlagda resultatet visar att nästan alla som besvarat enkäten kommer in på Solsidan från den dator de använder på sin arbetsplats och majoriteten av de svarande är inne varje dag. Mest populärt är att läsa nyheter och att ta del av information från sin arbetsplats eller sitt kontor.

Solsidans sociala funktioner, till exempel möjlighet att diskutera i grupper och att kommentera innehåll, används sparsamt.

De flesta menar att språket på Solsidan är bra och instämmer helt eller delvis i att Solsidan erbjuder fakta och har ett trovärdigt innehåll. Upplevelsen av att informationen är aktuell och uppdaterad har sjunkit något jämfört med förra året och det är inte så lätt att snabbt hitta den information man behöver. Många av de svarande har lämnat synpunkter om sökfunktionen och 38 procent instämmer inte alls i påståendet att de får bra sökresultat när de söker. Andelen som är nöjda eller mycket nöjda med den samlade bedömningen av Solsidan blev för 2107 84 %.

Resultatet 2016 var 81 %.

Personalavdelningen:

Kommunens revisorer har genomfört en förstudie gällande ”Granskning av löner och ersättningar”. Granskningen syftar till att besvara följande revisionsfråga: Är den interna kontrollen avseenden löner, lönrelaterade avgifter och pensioner tillräckliga?

Efter genomförd granskning gör revisorerna bedömningen att den interna kontrollen avseende löner och ersättningar är tillräcklig. Granskningen har gjorts utifrån nio kontrollmål där samtliga kontrollmål har nått kriteriet ”uppfyllt”. Detta visar att kommunen har en god intern kontroll avseende löner, lönrelaterade avgifter och pensioner.

Ekonomiavdelningen:

Kommunens revisorer har granskat generella IT-kontroller. Slutsatsen är att kontrollerna är godkända men att det finns områden att förbättra och utveckla.

Kommunens revisorer har i fullmäktige den 19 april redovisat för granskningsrapporten om

årsredovisning 2017. Rapporten var mycket positiv.

(10)

Stadsbyggnadsavdelningen:

Markanvisningstävlingen för det nya kvarteret i gamla mässområdet i Sollentuna är avgjord. Sju anbud inkom och det vinnande förslaget kommer från AB Borätt och Seniorgården AB.

Utvärderingen baserades på i första hand gestaltning och i andra hand prisnivå. Återigen bekräftades att en väl genomtänkt och påkostad gestaltning går hand i hand med en hög betalningsvilja för marken.

SCB har publicerat Nybyggnad av bostäder - I Sollentuna färdigställdes 307 bostäder under

2017 vara 235 i flerbostadshus och 72 i småhus.

(11)

4 Styrdokument för särskild uppföljning

Styrdokument:

4.1 Trygghets- och säkerhetsstrategin

Kommunens olika kontor bidrar aktivt till det trygghetsskapande arbetet i kommunen. En central del i detta arbete är samordning av kommunens resurser. Det sker bland annat genom Projekt

Tureberg/Edsberg där arbetet förlöper enligt plan. Det sk EST-projektet som avslutades 2017 och som handlar om att införa en nationellt utvecklad informationsdelningsmetod i trygghetsarbetet håller nu på att implementeras. Ett systemstöd kallat Embrace är inhandlat för detta. Genom Embrace kommer fältarbetare, fritidsgårdar, polis, skola, socialtjänst, nattvandrare, vaktbolag, säkerhetsenhet, Sollentunahem med flera aktörer kunna rapportera in lokala lägesbilder som i aggregerad form ger en bild av var gemensamma och enskilda trygghetsskapande insatser behöver sättas in i kommunen.

Samverkansöverenskommelsen med polisen är ytterligare en del i uppfyllandet av strategin. En uppföljning av överenskommelse gjordes i slutet av 2017 och visade att vissa områden i

överenskommelsen inte hade kommit igång som planerat. Arbete med att få igång dessa delar pågår.

Inga indikatorer och aktiviteter finns beslutade på kommunstyrelsenivå.

Styrdokument:

4.2 Integrationspolicy/integrationsplan

Nyanlänt Företagande är ett sexmånaders utvecklingsprogram i Sollentuna för nyanlända som vill starta och driva företag. Programmet kommer att genomföras i två omgångar och den första omgången avslutades under vintern 2018. Under våren planeras det för omgång två som beräknas påbörjas efter sommaren och pågå under hösten 2018.

De som slutförde programmet var alla välmotiverade och uppgav vid utvärderingen att programmet gett dem mycket av kunskaper idéer samt motivation att vilja starta eget företag. Inte minst stärktes motivationen till att lära sig prata svenska. Målet att starta företag blev mycket tydligt relaterat till förmågan att förstå och göra sig förstådd på svenska.

Mentorsprogrammet pågår och deltagarna har träffat sina mentorer minst två gånger. Mentorerna kommer via Företagarnas lokala nätverk. Det sista planerade mentorsmötet genomförs i april månad.

Indikatorer Utfall

2016

Utfall 2017

Utfall T1 2018

Målvärde 2018 Antal praktik- eller subventionerade

arbetsplatser för nyanlända 13 3 3

Kommentar Tertial 1 2018

Nyanlänt Företagande: I den första omgången var det sju medverkande vid start och det var fyra som avslutade programmet. Rekrytering av deltagare förväntades i huvudsak ske via Arbetsförmedlingen i Upplands Väsby. Ett informationsmöte för handläggarna genomfördes sommaren 2017. Men därifrån anvisades väldigt få (två deltagare) varför Företagarna vände sig till SFI – utbildningen hos Eductus för att presentera NF – programmet. Där genomfördes två informationsmöten, det första i slutet av augusti med 22 deltagare och det andra i september med 5 deltagare.

Under programmet genomfördes en serie workshops vid 11 tillfällen á 3 timmar/ggr genomfördes under perioden 12 oktober 2017 – 7 mars 2018.

Vid ett tillfälle deltog IFS-rådgivare från ALMI för att ge deltagarna kontakt med en av de aktörer som efter fullgjort NF-program kan ge individuell affärs – och finansieringsrådgivning.

Språknivån har varierat mellan deltagarna men deras förmåga och vilja att prata svenska har visat en påtaglig förbättring.

Tre personer lämnade programmet, en av dem med anledning att personen fick anställning.

(12)

Styrdokument:

4.3 Näringslivsstrategi

Arbetet kommer att fokusera på det som avser Medveten kommunikation i skrift och det kommer att ske under hösten 2018. Det som beskrivs kring fokusgrupper kommer inte äga rum då det gjorts en gemensam bedömning i kommunens ledningsgrupp att kommunen har kunskap kring det som fokusgrupperna syftade till, dels utifrån löpande dialog med företagen, resultatet av NKI-mätningar och Svenskt Näringslivs enkät. Fokus under 2018 blir därför att genomföra workshops för samtliga kontor för att stärka handläggarnas kunskap om hur den skriftliga kommunikationen påverkar upplevelsen av service och bemötande. En upphandling pågår under april och maj för att anlita externt stöd i utformning och genomförande av dessa workshops. Detaljplaneringen beräknas starta i slutet av maj och workshopsen planeras till hösten.

Styrdokument:

4.4 Personalpolicy

Kommunledningskontoret har tagit fram handlingsplaner från medarbetarenkäten på både nämndnivå och avdelningsnivå som kommer genomföras under året. En workshop där arbetet med aktiva åtgärder enligt diskrimineringsalgen är planerad under våren. Som en aktivitet för att minska skillnaden i uttag av föräldradagar ska samtliga chefer genomföra strukturerade samtal med medarbetare som går på föräldraledighet. En arbetsgivarstrategi som syftar till att ha en direkt påverkan på hur vi arbetar vidare med att stärka arbetsgivarmärket är framtagen. En övergripande kompetensförsörjningsplan på kommunledningskontoret är framtagen utifrån identifierade utmaningar.

Sjukfrånvaron har ökat jämfört med samma period föregående år, vid längre sjukfrånvaro ska en dokumenterad rehabiliteringsplan upprättas. Personalomsättningen har minskat jämfört med samma period föregående år. Mål för personalomsättningen för året beräknas bli uppfyllt, mål för sjukfrånvaro för året beräknas bli delvis uppfyllt,.

2016

Utfall 2017

Utfall T1 2018

Målvärde 2018

Sjukfrånvaro i % 3,82 % 3,86 % 5,27 % 3,8 %

Målvärdet för 2018 ligger något högre än utfallet de senaste åren. Kommunledningskontoret ligger något lägre gällande sjukfrånvaro som kommunen som helhet. Några långtidssjukskrivningar finns som påverkar det genomsnittliga nyckeltalet för sjukfrånvaro.

Personalomsättning, extern (%) 17,8 % 10,9 % 13,74 % 15 % Kommentar Tertial 1 2018

Kommunledningskontoret strävar efter en personalomsättning mellan 10-15 procent.

Personalomsättningen för första tertialen uppgår till 13,74 vilket är en minskning jämfört med samma period föregående år (14,63 procent).

HME (hållbart medarbetarengagemang) - 82,8 - 82

Kommentar Tertial 1 2018 Inget resultat för denna period.

(13)

5 Mål

Övergripande mål:

5.1 Trygghet och välfärd genom livet Nämndmål:

5.1.1 Service, tillgänglighet och dialog för nöjda invånare

Ett projekt för att skaffa ett kommungemensamt kundärendehanteringssystem pågår. Syftet med detta är att få en effektiv återkoppling till kund i ärenden som rör framför allt felanmälan och klagomål.

Systemet ska kunna hantera den vanliga relationen kontaktcenter – kontor – entreprenör – kontor – kontaktcenter – kund. Kontaktcenter har under våren tillsammans med trafik- och fastighetskontoret arbetat särskilt kring frågan hur kundåterkopplingen inom den verksamheten ska förbättras.

Avdelningen för näringsliv och kommunikation har två avdelningsmål som arbetar gentemot detta KS- mål. Det är att Sollentuna kommun ska erbjuda en moderna, användarvänlig och tillgänglig webbplats som underlättar och effektiviserar kontakten med kommunen och Förbereda för extern

varumärkeskommunikation. Det första målet löper enligt plan och det andra ska påbörjas enligt plan efter sommaren.

2016

Utfall 2017

Utfall T1 2018

Målvärde 2018 Engagerat, kunnigt och serviceinriktat

bemötande på kontaktcenter 4,2 4,1 4,2 4,2

Kommentar

Under tertial 1 nådde kontaktcenter sitt mål med en generell kundnöjdhet med 4,2.

Tillgänglighet besök/telefoni på

kontaktcenter 4,1 4,1 4,2 4,2

Kommentar

Kontaktcenter entré har invigt Dialogen som ger besökare möjligheten att nyttja datorer samt att kunder tas emot i en mer avskild yta.

Lösningsgrad kontaktcenter - 72 % 74 % 76 %

Kommentar

Kontaktcenter arbetar för att minska samtalen till handläggare och för att kunderna som ringer bara ska behöva ringa ett samtal för att få sitt ärende löst. En del är att personalen inte ska be kunden att ringa tillbaka om kontaktcenter inte ska hjälpa till i just det ärendet och rätt handläggare inte är tillgänglig. Då ska meddelande till handläggaren lämnas.

Tillgänglighet e-post på kontaktcenter 94,6 % 96 % 95 %

Webbesökarnas nöjdhet (index) 57 57 - 59

Kommentar

Mätning sker endast en gång per år.

(14)

Övergripande mål:

5.2 Hållbar och konkurrenskraftig tillväxt Nämndmål:

5.2.1 Miljö- och klimatpåverkan från kommunens verksamheter ska minska

Händelser att lyfta under första kvartalet 2018:

 Kampanjer: klimatevenemang Earth hour, uppstart av skolprojektet Vårt Sollentuna 2040, skräpplockarkampanjen Håll Sollentuna rent.

 Klimat och sårbarhetsanalysen har tagits fram.

 Åtgärdsprogram buller har tagits fram.

 Väsjöns hållbarhetsprogram har tagits fram.

2016

Utfall 2017

Utfall T1 2018

Målvärde 2018

Direkta utsläpp växthusgaser (ton CO2) 9 700 ton CO2

9 450 ton

CO2 - 9 000 ton

CO2 Kommentar

Utsläppen av co2 har minskat med 3% mellan 2016 och 2017. Nästa mätning är i början på 2019.

Andel åtgärder i "mål och handlingsplan" för miljö- och klimatfrågor som är färdigställda (%)

13 % - 35 %

Kommentar

Åtgärderna är tidsatta på helårsbasis och bedömningen för 2018 kommer att göras i början av år 2019.

(15)

Övergripande mål:

5.3 Attraktiv och effektiv organisation Nämndmål:

5.3.1 Det självklara valet av arbetsplats

Strategiskt arbete med kompetensförsörjning pågår löpande. Under 2018 fortsätter vi genomförandet av att arbeta med uppföljning av aktiviteteter och prognos per enhetschefsnivå i Stratsys, Under våren kommer utbildningar att genomföras för samtliga anställda i GDPR - utifrån nya

dataskyddsförordningen som träder ikraft den 25 maj 2018.

Arbete för ökad jämställdhet och mångfald pågår och beaktas i rekryteringar och interna sökande kallas till intervjuer. Frågan tas till exempel upp med medarbetare vid medarbetarsamtal, det tas i beaktande i rekryteringsprocesser samt vid sammansättning av olika samarbetskonstellationer på avdelningen. Under våren kommer arbetsprocess över aktiva åtgärder för att förhindra diskriminering implementeras.

Arbetet med arbetsgivarmärket fortgår. I februari antogs en arbetsgivarstrategi som utgör grunden för hur kommunen ska arbeta vidare med att stärka sitt arbetsgivarmärke och säkra

kompetensförsörjningen. Arbete med att ta fram en kommunikationsplan med aktiviteter pågår.

Workshops kommer genomföras i maj där också implementering av kärnvärden kommer ske. Utifrån dessa workshops kommer nytt annonskoncept utarbetas.

Kompetensutveckling av chefer och medarbetare fortgår. Ytterligare en omgång av

ledarutvecklingsprogrammet för chefer pågår. Ledarskapsakademin och medarbetarakademin har genomförts under året och avslutas i maj. Utbildning i effektivt arbetssätt för både chefer och medarbetare har genomförts vid två tillfällen under våren.

Ekonomiavdelningen har två mål kopplade till nämndmålet, dels Stimulerande arbetsmiljö och dels Stärkt samarbete mellan enheterna. Målen följer enligt plan. Ekonomiavdelningen driver många projekt för att stärka samarbetet och stimulera till utveckling där flera enheter ingår, bland annat att införa e-handel, utveckling av budget- och styrprocesser mm.

Personalavdelningen har ett mål kopplat till nämndmålet, En trivsam arbetsmiljö för alla medarbetare.

Målet följer enligt plan.

Stadsbyggnadsavdelningen har ett verksamhetsmål kopplat till detta nämndmål som lyder:

Medarbetare upplever organisationen som effektiv och attraktiv. Detta skall uppnås genom att jobba med realistiska tidplaner, utveckla mallar och rutiner samt utveckla samverkansformer med externa parter.

Avdelningen för näringsliv- och kommunikation har två avdelningsmål kopplade till detta KS-mål. Det är att Implementera varumärkesplattformen och kärnvärden internt och Vi ska ha roligt på jobbet.

Arbete med båda målen löper på enligt plan.

2016

Utfall 2017

Utfall T1 2018

Målvärde 2018 Andelen som svarar positivt på frågorna

om styrning i

medarbetarundersökningen (HME- delen) (%)

- 81,1 % - 80 %

Andelen som svarar positivt på frågorna om motivation i

medarbetarundersökningen (HME- delen) (%)

- 82,7 % - 80 %

Andelen som svarar positivt på frågorna om ledarskap i medarbetarenkäten (HME-delen) (%)

- 90,3 % - 85 %

Andelen som svarar positivt på frågan om "arbetet är organiserat på ett effektivt sätt så att jag vet vem som gör vad" i medarbetarenkäten (%)

- 63,3 % - 70 %

Andelen som svarar positivt på frågan om "samarbetet fungerar bra mellan min arbetsplats och andra enheter" i medarbetarenkäten (%).

- 68,1 % - 70 %

(16)

Nämndmål:

5.3.2 Ordning och reda för effektiv verksamhet med hög kvalitet

Administrativa avdelningen har ett mål som är kopplat till nämndmålet, Administrativa avdelningen håller ordning och reda för effektiv verksamhet med hög kvalitet. Under hösten genomfördes en enkät till samtliga samverkansgrupper på central och förvaltningsnivå. Utifrån resultatet har en

handlingsplan utarbetats. Under våren har ett årshjul för samverkan utarbetats där arbetsmiljöfrågor är en återkommande punkt.

Kommunens personalnyckeltal för 2017 är sammanställda och har skickats till samtliga förvaltningar.

De förtroendevalda revisorerna har genomfört en förstudie gällande ”Granskning av löner och ersättningar”. Granskningen syftade till att besvara följande revisionsfråga: Är den interna kontrollen avseenden löner, lönrelaterade avgifter och pensioner tillräckliga. Efter genomförd granskning gör revisorerna bedömningen att den interna kontrollen avseende löner och ersättningar är tillräcklig.

Den 25 maj träder dataskyddsförordningen GDPR i kraft och ersätter personuppgiftslagen. Under våren har medarbetare och förtroendevalda utbildats i regelverket, ett arbete med att kartlägga kommunens personuppgiftshantering har inletts, en process för att tillsätta ett dataskyddsombud pågår och en organisation för registerutdrag är under formering.

Kommunens centrala krisledningsgrupp deltog i den regionala krisövningen Markus i april.

Övningsscenariot var en terroristattack mot ett pendeltåg i Rotebro. Sollentuna kommun kom därmed att få en central roll i övningen. Utväderingen av dagen var att krisledningsarbetet i Sollentuna fungerade bra, både internt och i relation till andra aktörer. En krisövningsplan är under framtagande för att säkerställa att kommunens krisberedskapsarbete upprätthålls och utvecklas.

En metod för risk- och sårbarhetsanalyser är under framtagande. Metoden, som ska vara enkel att följa utan externt konsultstöd, ska därefter implementeras på kommunens kontor. På detta sätt förväntas kontorens risk- och sårbarhetsanalyser förbättras. Den kommunala krishanteringsplan som kommunfullmäktige ska ta under 2019 ska sedan baseras på detta arbete.

Kommunens inpasseringssystem behöver bytas ut mot ett nytt. Föreberedelser för detta har gjorts under våren. I samband med detta kommer också utarbetas en tydlig rutin som säkerställer en god kontroll av korthanteringen och återkommande revisioner av behörigheter och tillgång.

Flera avdelningar inom kommunledningskontoret är involverade i Projekt Tureberg som handlar om att förbereda renovering och ombyggnation av Turebergshuset. Under våren har arbetet med att ta fram en behovsanalys pågått och olika aktiviteter i form av workshopar, föreläsningar och studiebesök kring aktivitetsbaserad sittning har genomförts.

Ekonomiavdelningen har två mål kopplat nämndmålet, Stärkt samverkan mellan förvaltningar och andra avdelningar och Skapa en ekonomisk långsiktig hållbar kommunkoncern. Målen följer enligt plan. Utöver dessa arbetar avdelningen med nätverk, där uppsiktsplikten är en del av arbetet. Under målet Sveriges kvalitetskommun har kommunkompassen genomförts under maj månad. Ett stort arbete har genomförts i en projektgrupp med mycket goda resultat.

Personalavdelningen har två mål kopplade till nämndmålet, Samordning, stöd och uppföljning i dialog och Korrekt lön vid rätt tid för rätt medarbetare. Målen följer enligt plan.

2016

Utfall 2017

Utfall T1 2018

Målvärde 2018 Chefers/specialisters nöjdhet med

kommunledningskontorets stöd i centrala processer

- - -

Kommentar

Pågår diskussion hur detta ska följas upp 2018.

Det genomsnittliga betyget i

politikerenkäten avseende nöjdheten med beslutsunderlag för

kommunstyrelsen

4,3 4,4 - 4

Kommentar

Nästa mätning är i början på 2019.

Det genomsnittliga betyget i

politikerenkäten avseende nöjdheten med beslutsunderlag för

kommunfullmäktige

4,2 4,4 - 4

Kommentar

Nästa mätning är i början på 2019.

(17)

Nämndmål:

5.3.3 Enklare vardag för medarbetare och chefer

Detta mål följs bland annat upp genom en årlig enkät. Den har ännu inte sänts ut. Nedan följer aktiviteter som avdelningarna genomfört under första tertialet:

 Avdelningen för näringsliv och kommunikation har ett mål att utveckla Solsidan för att göra det enklare för chefer och medarbetare att använda intranätet som praktiskt stöd i det löpande arbetet. Arbetet med detta mål löper på enligt plan.

 Inköpsenheten arbetar kontinuerligt med att uppdatera rutiner och tydliggöra roller för att servicen till våra verksamheter ska blir ännu bättre. Månatliga aktiviteter genomförs för att nå målet.

 IT-arbetsplatsen är ett utvecklingsarbete pågår med förflyttning från Windows 7 till Windows 10 samt från Office 2010 till Office 2016. På sikt flyttas valda tjänster till molnbaserad leverans, Office 365.

 Kontaktcenter har nu tagit över lokalen "Dialogen" nere på entréplan för att kunna ta emot kunderna i denna lokal. Nu är larmen på plats, och Dialogen används till kunderna i

dagsläget. Dock behöver kontaktcenter ha en plan för när det är personalbrist i kontaktcenter entré. Då kontaktcenter entré nu mer frontar två fronter istället för en, vilket blir skört när det är någon som är borta. Men denna punkt är pågående.

 Serviceportalen är en portal på intranätet där de som arbetar i kommunen ska kunna göra sina beställningar i allt från mobiltelefoner, namnskyltar, proof-x-länkar, till fika eller mat till sina möten. Denna har under kvartal ett lanserats. Det som är kvar att lägga in i denna portal är beställningar till IT och fikabeställningar för konferensservice. Fikabeställningarna kommer in i portalen under kvartal 2. Denna punkt är pågående enligt plan.

 Projekt pågår för att skapa ett bredare beslutsstöd som innehåller ekonomi, personal och verksamhet med möjlighet till en ingång. Syftet är att effektivisera planering och uppföljning genom att skapa ett sammanhållet beslutsstöd för Stratsys, BoP och BIBA. Som en del av projektet planeras nya servrar, nytt datalager och användargränssnitt för BIBA. Projektet har blivit 3-4 månader försenat på grund av lång leveranstid av nya servrar. Det kan leda till ökade kostnader för dubbel severdrift under året då inbokade konsulter ej kan arbeta som tidigare planerat utan under längre tid.

 Medverkan i arbetet med att ta fram material och svara på frågor inför genomförandet av Kommunkompassen. Sammanställning och spridning av Sollentuna kommuns resultat i Kommunens Kvalitet i Korthet (KKiK), t ex genom rapport på webben, tabell i

årsredovisningen, utskick internt, meddelande till KS och genomgång på kvalitetsnätverket.

Deltagande i SKL:s möten och nätverk avseende KKiK.

Avdelningen för näringsliv och kommunikation har ett avdelningsmål för detta KS-mål. Det är att Utveckla Solsidan för att göra det enklare för chefer och medarbetare att använda intranätet som praktiskt stöd i det löpande arbetet. Arbetet med detta mål löper på enligt plan.

2016

Utfall 2017

Utfall T1 2018

Målvärde 2018 Andel nöjda eller mycket nöjda med

kommunens teleservice (%) 91 % 74 % - 80 %

Kommentar

Mätning genomförs under hösten 2018.

Andel nöjda eller mycket nöjda med sin

IT-arbetsplats (%) 60 % 45 % - 65 %

Kommentar

Mätning genomförs under hösten 2018

Andelen som är nöjda eller mycket nöjda med den samlade bedömningen av Solsidan (%)

81 % 84,1 % - 85 %

Kommentar

Mätning sker senare under året.

(18)

Indikatorer Utfall 2016

Utfall 2017

Utfall T1 2018

Målvärde 2018 Andelen medarbetare som tycker de

har tillräcklig kompetens att använda tillgängliga IT-verktyg i sitt dagliga arbete (%)

- 91,4 % - -

(19)

6 Kommunledningskontorets uppdrag

Kommunledningskontoret utför egna uppdrag åt kommunstyrelsen och kommunfullmäktige.

Dessutom bereder kommunledningskontoret övriga nämnders återrapporteringar av uppdrag från kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. I tabellen kommenteras både uppdrag för utförande och beredning.

Uppdrag Utförande Beredning

Budgetuppdrag om det

framtida Edsvik Ekonomiavdelningen

Uppdraget är återrapporterat från KFN till KS. KS bereder nu en långsiktig plan för Edsvik.

Uppdrag att ta fram en plan för gymnasieutbildning i Sollentuna kommun - ny utredning 2019

Uppdraget genomförs enligt plan under 2019.

Utvärdering av hyressystem

för skolor och förskolor Ekonomiavdelningen

Detta uppdrag är nu en del i arbetet med att överföra fastigheter från trafik- och fastighetskontoret till bolaget kommunfastigheter. Regler för inhyrning och hyressättning inom Sollentuna

kommunkoncern samt ändring av TFNs reglemente ska gå på remiss till Sollentuna

kommunfastigheter AB samt TFN med svar senast 2018-03- 31.

Följduppdrag inventering MEX

2: KLK får i uppdrag att i samverkan med TFK ta fram en uthyrningsmodell för resterande fastigheter, såväl för bostäder som för

verksamhetsfastigheter. I samband med översynen av vilka fastigheter som kan försäljas/omvandlas ska även inkluderas

verksamhetsfastigheter som idag hyrs ut för

bostadsändamål samt udda fastigheter med kommunal eller annan verksamhet.

Ekonomiavdelningen Uppdraget är en del i arbetet med att bygga upp en ny bolagsstruktur i Sollentuna.

Regler för inhyrning och hyressättning inom Sollentuna kommunkoncern samt ändring av TFNs reglemente ska gå på remiss till Sollentuna

(20)

Uppdrag Utförande Beredning Följduppdrag inventering MEX

3: KLK får i uppdrag att i samverkan med TFK göra en översyn av hyresnivåerna. I samband med översynen av vilka fastigheter som kan försäljas/omvandlas ska även inkluderas

verksamhetsfastigheter som idag hyrs ut för

bostadsändamål samt udda fastigheter med kommunal eller annan verksamhet.

Ekonomiavdelningen Uppdraget är en del i arbetet med den nya bolagsstrukturen samt arbetet med ny

hyresmodell. Regler för inhyrning och hyressättning inom Sollentuna

kommunkoncern samt ändring av TFNs reglemente ska gå på remiss till Sollentuna

Kommunledningskontoret får i uppdrag att ta fram en vattenplan i enlighet med projektdirektiv som bifogats tjänsteutlåtande daterat 2016- 06-29

Arbetet med vattenplanen pågår enligt plan.

Utredningsuppdrag för fler Sollentunabor i arbete

Kommunstyrelsen uppdrar till KLK att ta fram en

markutvecklingsstrategi för utveckling av kommunens mark och att bedriva en aktiv fastighetsutveckling i syfte att frigöra byggrätter.

Återrapportering ska ske till kommunstyrelsen årligen i samband med tertialsrapport 2, med början 2017.

Rapporteras i samband med delårsbokslutet.

Kommunstyrelsen uppdrar till KLK att i den kommande revideringen av

projektdirektivet för Väsjön lägga in att antal byggrätter för hyresrätt, vilka bör upplåtas med tomträtt, bör vara i spannet 250-500.

Återrapportering av

ovanstående ska ske till KS årligen i samband med tertialsrapport 2, med början 2017.

Rapporteras i samband med delårsbokslutet.

Fullmäktige uppdrar åt UAN att i samverkan med BUN och SN genomföra förslaget om lokalt anpassad introduktion för vuxna och

ensamkommande barn och unga. Uppdraget ska återrapporteras löpande i samband med

tertialsrapporterna.

(21)

Uppdrag Utförande Beredning Kommunledningskontoret får

i uppdrag att vidare

undersöka olika möjligheter till samordning av

kommunens bilinnehav samt presentera ett förslag på hur samordningen ska

organiseras.

Synålen:

Kommunledningskontoret får i uppdrag att tillsammans med trafik- och fastighetskontoret utreda hur en

pendlarparkering på

fastigheterna Sykorgen 5 och del av Häggvik 2:3 kan finansieras, anläggas och förvaltas.

Utredningen avvaktar eventuell försäljning av kvarteret Synålen.

Uppdrag för att möjliggöra

ökad byggtakt av hyresrätter Detta uppdrag är slutrapporterat i samband med

slutrapporteringen av prioriteringsuppdraget.

Uppdrag angående kollektivtrafikförsörjning i Väsjön samt

parkeringsmöjligheter

Tidplanen för åtgärdsvalsstudien har förlängts - slutrapportering sker i början av 2019.

Kommunstyrelsen ger kommunledningskontoret i uppdrag att utarbeta förslag till underlag för en försäljning eller upplåtelse i konkurrens av fastigheterna Tureberg 26:80 och Nocken 7 med syftet att ett LSS-boende uppförs. Återrapporteringen ska ske senast under första kvartalet 2018.

Kommunstyrelsen ger kommunledningskontoret i uppdrag att göra en kartläggning av hur kompetensen kring

hedersfrågorna ser ut inom relevanta förvaltningar i kommunen samt ta fram en handlingsplan för konkreta åtgärder för att säkerställa att Sollentuna kommun blir en kommun i vilken det finns en bred upplysning om

hedersproblematik och där en rad insatser görs för att motverka konsekvenser av hedersförtryck och hedersvåld.

Grundutredningen är klar. Den remitteras till Socialnämnden då förslaget innebär ändring i nämndens reglemente.

Socialnämnden har fram till 1 september 2018 att yttra sig.

Beroende på nämndens remissvar går ärendet i sin helhet vidare till KS.

Kommunstyrelsen ger kommunledningskontoret i uppdrag att genomföra nästa lönekartläggning efter avslutad löneöversyn 2018

Uppdraget genomförs enligt plan efter avslutad löneöversyn.

(22)

Uppdrag Utförande Beredning Kommunstyrelsen ger

kommunledningskontoret i uppdrag att i samverkan med trafik- och fastighetskontoret lämna ett förslag till

revidering av

parkeringsplanen i syfte att komplettera planen med bestämmelser om parkering vid nyproduktion i Sollentuna kommun.

Pågår enligt plan.

Uppdrag att utreda de ekonomiska konsekvenserna av Grön IT inom

fastighetsområdet och att återredovisa dessa i tertialsrapport 2 (delårsrapport) 2018

Uppdraget ligger för utförande hos TFN och genomförs under 2018 enligt plan.

Kommunfullmäktige ger kultur- och fritidsnämnden i uppdrag att från och med 2018 återrapportera arbetet avseende Sollentuna Ungdomsråd löpande vid rapportering per tertial 2 (delårsrapport) och helår (verksamhetsberättelsen).

Uppdraget ligger hos Kultur- och fritidsnämnden att

återrapportera arbetet i samband med tertial 2.

Kommunledningskontoret får i uppdrag att närmare utreda de organisatoriska och ekonomiska konsekvenserna av förslagen i utredningen om ny tjänstemannaorganisation.

Uppdraget pågår enligt plan.

Kommunledningskontoret får i uppdrag att, i samarbete med miljö- och byggnadskontoret, utreda möjligheterna till samarbete med Södra Roslagens miljö- och hälsoskyddsnämnd huvudsakligen inom

områdena livsmedelskontroll och miljö- och

hälsoskyddstillsyn Uppdrag att redovisa hur klottersaneringsarbetet organiserats och kvalitetssäkrats till

kommunstyrelsen senast 1 oktober 2018

Uppdraget avrapporteras till tertial 2.

Kommunledningskontoret får i uppdrag att ta fram och genomföra en riktad informationskampanj med avsikt att höja valdeltagandet inom de valdistrikt och väljargrupper där

valdeltagande är lägre än riksgenomsnittet. Uppdraget ska återredovisas till kommunstyrelsen under november 2018.

(23)

Uppdrag Utförande Beredning Uppdrag att genomföra en

evakueringsutredning inför ombyggnation av

Turebergshuset Uppdrag att inventera

kommunens skyddsrum Pågående enligt plan.

Uppdrag om att införa IT-filter

i kommunal verksamhet Pågår enligt plan.

Uppdrag om att öka

incitament för nattvandring Pågår enligt plan.

(24)

7 Riskhantering - internkontroll

Samtliga kontrollmoment som tagits upp i den interna kontrollplanen har stämts av och utvärderats. Några avvikelser har noterats och åtgärder vidtagits. Inga allvarliga brister har identifierats.

7.1 Kvitton bifogade till fakturor från First Card

Status Åtgärder

Mindre avvikelse Kontroll av EnterCard-fakturor och bifogade underlag Kommentar Tertial 1 2018

Utförd kontroll per sista mars: en avvikelse av totalt 21 fakturor (5 % i avvikelseprocent).

Åtgärd: kontakt är tagen med berörd person för rättelse.

7.2 Rätt kompetens inom personalstrategiska frågor kan inte rekryteras Orsak

Medarbetare uppnår pensionsålder. Nyckelpersoner slutar och det dröjer innan en motsvarande resurs finns tillgänglig.

Pågående För att inte förlora kunskap och kompetens krävs att kommunen arbetar förebyggande.

En nyrekrytering sker under våren då en medarbetare avslutar sin anställning i juni. Rekrytering är påbörjad och intern kompetensöverföring pågår.

7.3 Information och kompetens förloras när medarbetare slutar Orsak

Rekrytering kan dröja och då finns inte tid för överlämning.

Pågående Identifiera om det finns nedskriven information och beskrivningar.

Mallar för kompetensöverföringssamtal och avslutningssamtal är framtagna av Personalavdelningen.

Efter genomförd uppföljning per enhetsnivå inom respektive avdelning finns det lite utrymme för utveckling. Avsaknad av rutiner hos en enhet beror främst på att enhetschefen är ny på jobbet och rutiner för detta arbete saknades sedan tidigare. I andra fall sker detta arbete strukturerat och följs upp på ledningsgruppsnivå för att ta hand om resultaten samt för att lära sig om det finns något på avdelningen/enheten som måste förändras.

7.4 Medarbetare som avslutat sin anställning eller bytt arbetsplats inom kommunen ligger kvar som användare i olika system eller behåller sina behörigheter

Pågående Enheter/avdelningar går igenom de system man förvaltar.

(25)

Det finns många olika typer av system som innehar behörighetsstyrda användare. En översyn av de mest väsentliga system har skett på alla avdelningar. Beroende på skillnaden mellan olika system finns differentierade lösningar för hur användare som avslutat sin anställning eller bytt arbetsplats inom kommunen hanteras. En del system hanterar detta per automatik, en del manuellt. Ett av systemen är på gång att ändra användargränssnitt varpå rensning av avslutad personal, inkl. konsulter kommer att ske i samband med detta.

Kontroller har genomförts och användare plockas bort, förutom per automatik, dels löpande och dels vid kontrollperioden.

7.5 Direktupphandling genomförs inte enligt beslutade handläggningsrutiner

Orsak

Kontrollen utfördes 2017 då 7 av 10 var fel. Nu kontrolleras att förbättringsåtgärder gett resultat.

Mindre avvikelse Kontroll sker av 20 slumpmässigt utvalda leverantörer Kommentar Tertial 1 2018

Kontroll av köp från 20 leverantörer har genomförts som totalt uppgår till mellan 400 000 kr - 560 000 kr i relation till de redovisningsformulär som ska skickas till inköpsenheten vid genomförda

direktupphandlingar.

Resultatet avseende 2018 års första tertial uppgår till 75 %, 15 av 20 har översänt avtal enligt redovisningsformulär. Jämfört med 2016 är detta en stor förbättring då endast 3 av 10 hade översänt avtalen enligt redovisningsformulären.