Verksamhetsplan 2020
Familjerättsnämnden
Innehållsförteckning
1 Sammanfattning ... 3
2 Ansvarsområde ... 4
3 Mål och uppdrag ... 4
3.1 Ekonomi ... 4
3.2 Medborgare ... 5
3.3 Samhälle och miljö... 7
3.4 Medarbetare ... 7
4 Ekonomisk översikt ... 8
4.1 Ekonomiskt läge ... 8
4.2 Resultatbudget ... 9
4.3 Budget per verksamhet och/eller ansvar ... 10
4.4 Volymer och kostnadsnyckeltal ... 10
4.5 Investeringar... 10
4.6 Känslighetsanalys... 11
5 Internkontrollplan ... 11
5.1 Medborgare ... 11
5.2 Medarbetare ... 11
5.3 Ekonomi ... 12
1 Sammanfattning
Familjerättsbyrån är i ständig utveckling utifrån de möjligheter som sammanslagningen av de tre kommunerna familjerättsliga delar medför. Hög tillgänglighet, gott bemötande, delaktighet, tydlig information och rättssäker handläggning står i fokus för hela verksamheten. Utifrån aktuella befolk- ningsprognoser beräknas ärendemängden öka. För att trygga en rättssäker handläggning sker stän- diga omprioriteringar inom verksamhetens olika delar.
Familjerättsbyråns målsättning är att metodutveckla och identifiera effektiviseringsmöjligheter inom ramen för befintliga personalresurser. Fokus kommer fortsatt ligga på rättssäker handlägg- ning, en aktiv samverkan och att på ett tidigt stadium ge föräldrar råd och stöd. Som medborgare ska man förstå handläggningens alla delar, därför ska familjerättens information vara både lättill- gänglig och lätt att ta till sig. Digitala lösningar ska säkerställa en god tillgänglighet för medborgar- na och en effektivare hantering av ärenden inom verksamheten.
Antalet ärenden i umgängesstödsverksamheten har under 2019 ökat med 200%. Verksamheten kommer därför genomlysas för att säkerställa kvalité, bemanning samt omkostnader. Behovet för tolkinsatser har ökat markant under 2019. Verksamheten arbetar för att hitta kostnadseffektiva lös- ningar. Dessa och ytterligare områden ingår i nämndens åtgärdsplan för ekonomi i balans.
Det bedrivs ett aktivt arbete för att modernisera familjerätten, nya lagar har tagits i bruk under de senaste åren och flera är att förvänta. Familjerättsbyrån fortsätter att bevaka aktuell forskning, lagändringar samt uppdatera adekvat metod- och handläggningsstöd via Myndigheten för familjerätt och föräldraskapsstöd (MFOF).
För att kunna hålla en fortsatt god kvalitet och uppnå uppställda mål är verksamheten beroende av en hög bemanningsgrad med kompetent personal. Handläggarna får administrativ avlastning i hög omfattning för att kunna fokusera mera på själva handläggningen. En uppdelning av familjerättens olika delar initierades under 2019, handläggarna får därmed en fördjupad expertkompetens inom ett eller flera områden vilket också ökar rättssäkerheten.
Under 2020 kommer familjerättsbyrån ytterligare kvalitetssäkra arbetet genom så kallad ar-
betstyngsmätning, ett arbetstyngdsintrument för att kunna följa familjerättsbyrån över tid. Modellen innebär att nedarbetarna gör en skattning av sina ärenden utifrån en poängskala som bygger på svå- righetsgrad och tidsåtgång.
Familjerättsbyrån ska vara en attraktiv arbetsplats med nöjda och engagerade medarbetare. Alla ska känna att de kan vara med och bidra och utveckla det dagliga arbetet. Det ska vara möjligt att arbeta på distans för att få en bra balans mellan arbete och fritid. Målet är att all personal ska ha bärbara datorer under 2020.
Klimatpåverkan är en utmaning som behöver arbetas med på flera nivåer. Digitala tjänster minskar bland annat pappersförbrukningen och minimerar antalet resor för både handläggare och medbor- gare. Skatteverket planerar att helt digitalisera handläggningen av faderskapsärenden. Familjerätts- byrån har helt övergått till digitala akter förutom i faderskap och adoption.
Familjerättsnämnden har för helår 2019 prognostiserat ett underskott om 500 tusen kronor vilket motsvarar 4,5 procent av omsättningen. Det prognostiserade underskottet beror på högre personal- kostnader samt lägre intäkter från Arbetsförmedlingen än budgeterat samt generella sparkrav. Uti- från tidigare års negativa resultat och givna resurser arbetar familjerättsnämnden hårt utifrån en åtgärdsplan för ekonomi balans. Om förutsättningar med ärendemängden och personalsituationen är stabila kan ekonomi i balans nås 2020.
2 Ansvarsområde
Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby kommuner inrättade 1 januari 2005 en gemensam nämnd för familjerättsliga frågor i de tre kommunerna. Verksamheten bedrivs under benämningen familje- rättsbyrån för Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby kommuner och bedrivs i gemensamma loka- ler i Upplands Väsby med Upplands Väsby kommun som värdkommun. Familjerättsbyråns an- svarsområden är reglerade i föräldrabalken samt socialtjänstlagen och omfattar följande områden:
• Råd och stöd till separerade föräldrar
• Samarbetssamtal avseende barns vårdnad, boende, umgänge och ekonomi
• Upprättande av avtal rörande barns boende, vårdnad och umgänge.
• Upplysningar till domstol i mål gällande barns vårdnad, boende och umgänge
• Utredningar till domstol i mål gällande barns vårdnad, boende och umgänge
• Yttranden till domstol rörande ändring av barns efternamn
• Fastställande av faderskap för barn vars föräldrar inte är gifta med varandra
• Medgivandeutredningar för internationella adoptioner
• Prövning av samtycke till fortsatt adoptionsförfarande
• Yttranden till domstol i adoptionsärenden
• Uppföljningsrapporter efter genomförd adoption
• Förordnade av umgängesstöd efter beslut av domstol
• Yttranden i vissa passärenden
• Gruppverksamhet för barn och föräldrar
3 Mål och uppdrag
Perspektiv:
3.1 Ekonomi
Kommunfullmäktiges mål:
3.1.1 Kommunen har ett högt resultatmål
Nämndmål:
3.1.1.1 Familjerättsnämnden ska sträva efter att utifrån givna resurser optimera nyttan för de som använder nämndens tjänster
Familjerättsnämnden ska ha god hushållning och en långsiktig ekonomisk hållbarhet. Verksamheten ska bedrivas ändamålsenligt och effektivt.
Handlingsplan Startda-
tum Slutdatum
Öka digital information
Uppdatera information på hemsidan och broschyrer, införa nytt arbetssätt med att an- vända webbaserad information i mötet med föräldrar och barn samt omvärldsbevaka metoder för digital tolk.
2020-01- 01
2020-12- 31
Nämndmål:
3.1.1.2 Familjerättsnämndens ekonomi är i balans
Familjerättsnämnden verkar för en god ekonomisk hushållning och långsiktig ekonomisk hållbarhet med budget i balans. Utifrån tidigare års negativa resultat och givna resurser arbetar familjerätts- nämnden utifrån en åtgärdsplan för en ekonomi i balans. I denna ingår att:
- familjerättsbyrån ska ha fokus på attraktiv arbetsgivare för att behålla personalen för att undvika dyra rekryteringskostnader
- en restriktiv hållning när det gäller köp av externa konsulter
- genomlysa familjerättsbyråns behov av stödfunktioner i syfte att effektivisera och säkerställa verk- samhetsutveckling både för handläggare och ansvarig chef
- utreda alternativa arbetssätt att använda tolk, exempelvis digital tolk i lättare tolkningssituationer - utveckla nya effektivare arbetssätt i gruppverksamhet med bibehållen kvalité
- genomlysa umgängesstödsverksamheten för att säkerställa kvalité och se över kostnadsbilden
Nyckeltal
Resultat 2018 (KM)
Länssnitt
2018 Mål 2019
Resultat 2019 (KM)
Mål 2020
Resultatavvikelse i % av omsättningen -0,3%
0% -2,9%
0%
Handlingsplan Startda-
tum Slutdatum
Förebyggande råd och stöd
Genom tidiga stödinsatser minska antalet vårdnad, boende- och umgängesärenden och därmed undvika behovet av externa konsulter.
2020-01- 01
2020-12- 31
Perspektiv:
3.2 Medborgare
Kommunfullmäktiges mål:
3.2.1 Kommunen erbjuder vård, omsorg och stöd som utgår från medborgarens behov och önskemål
Nämndmål:
3.2.1.1 Familjerättsnämndens verksamhet ska präglas av en aktiv samverkan som säker- ställer en god service till medborgarna
Nyckeltal
Resultat 2018 (KM)
Länssnitt
2018 Mål 2019
Resultat 2019 (KM)
Mål 2020
Antal aktiviteter som främjar samverkan inom
andra delar av socialtjänsten 4 4
Handlingsplan Startda-
tum Slutdatum
Samverkan
God samverkan är en viktig del av familjerättsbyråns arbete för att kunna ge barn och föräldrar stöd utifrån en helhetsbild av situation och behov. En grundläggande del av samverkan är att se barnet och föräldrar som delaktiga aktörer. Familjerättsnämnden ska arbeta för en god samverkan med socialtjänsten inom de tre samarbetskommunerna, andra familjerätter i Sverige samt öppenvården i Upplands Väsby.
2020-01- 01
2020-12- 31
Nämndmål:
3.2.1.2 Familjerättsnämndens arbete ska för medborgaren kännetecknas av hög delaktig- het och rättssäkerhet
Familjerättsbyråns verksamhet ska präglas av god kvalitet, ett gott bemötande och hög tillgänglig- het. Barnets bästa står alltid i fokus. Personalen ska ha adekvat kompetens för att säkra rättssäker- heten. Klagomål ska besvaras skyndsamt och tillhörande rutiner ska vara kända.
Nyckeltal
Resultat 2018 (KM)
Länssnitt
2018 Mål 2019
Resultat 2019 (KM)
Mål 2020
Andel personer som känner delaktighet i sitt
ärende 85% 90%
Andel personer som upplever att de fått tydlig
information i sitt ärende 80% 85%
Handlingsplan Startda-
tum Slutdatum
Rättssäker handläggning
Genomföra aktgranskning samt uppföljning av resultatet. Genomgång av relevanta ruti- ner. Under 2020 ska alla medarbetare fortsatt ta del av samtliga relevanta handböcker från Socialstyrelsen. Nya medarbetare ska erbjudas adekvata grundutbildningar.
2020-01- 01
2020-12- 31
Brukarundersökning
Genomföra brukarundersökningen två gånger per år i samarbete med flera Södertörn- kommuner för att kunna jämföra resultat över tid och mellan olika kommuner.
2020-01- 01
2020-12- 31
Perspektiv:
3.3 Samhälle och miljö
Kommunfullmäktiges mål:
3.3.1 Upplands Väsby är en trygg, tillgänglig och hållbar kommun
Nämndmål:
3.3.1.1 Familjerättsnämnden ska verka för minskad miljöpåverkan och klimatsmarta lös- ningar
Resor i tjänsten ska främst ske med allmänna färdmedel eller utifrån de möjligheter som kommunen tillhandahåller, t.e.x bilpool. Olika digitala processer minskar pappersförbrukning.
Handlingsplan Startda-
tum Slutdatum
Öka antalet digitala lösningar
Öka antalet digitala lösningar för att minska resor för medarbetare och medborgare.
2020-01- 01
2020-12- 31
Perspektiv:
3.4 Medarbetare
Kommunfullmäktiges mål:
3.4.1 Kommunen är en attraktiv arbetsgivare
Nämndmål:
3.4.1.1 Familjerättsnämndens verksamhet präglas av mångfald samt kompetenta, engage- rade och nöjda medarbetare
En förutsättning för att uppfylla mål och hålla god kvalitet är att alla tjänster är besatta med kompe- tenta och engagerade medarbetare. Arbete pågår i syfte att stärka socialtjänstens attraktionskraft och behålla befintlig personal. Familjerättsbyrån ser ständigt över den interna organisationen och alla medarbetare ska känna sig delaktiga och ansvara för sin egen och verksamhetens utveckling. Samt- liga medarbetare ska ha en kompetensutvecklingsplan. Likabehandlingsombud finns i verksamhet- en. Familjerättsbyrån arbetar med den sociala och organisatoriska arbetsmiljön enligt AFS 2015:4.
Nyckeltal
Resultat 2018 (KM)
Länssnitt
2018 Mål 2019
Resultat 2019 (KM)
Mål 2020
Hur troligt är det att du skulle rekommendera Upplands Väsby kommun som arbetsplats till någon du känner?
75% 91%
85%
Hållbart medarbetarengagemang (HME) 81% 93%
85%
Handlingsplan Startda-
tum Slutdatum
Vidareutveckling av strategi attraktiv arbetsgivare
En vidareutveckling och en fortsättning på strategi attraktiv arbetsgivare ska tas fram.
Syftet är att ta reda på vilka strategiska satsningar ska genomföras för att behålla och rekrytera medarbetare. Ett nytt strategidokument ska finnas framtaget under 2020.
2020-01- 01
2020-12- 31
Värdegrund
Värdegrundsarbetet fortsätter med workshops och samtal på enheterna. Som stöd i arbe- tet tas material fram som broschyr och film. Värdegrunden kommer finnas med som en del vid rekrytering, introduktion och uppföljning. Årlig värdegrundspris kommer att upprättas.
2020-01- 01
2020-12- 31
4 Ekonomisk översikt
Kommunersättningen som avser Upplands Väsby kommuns andel av familjerättens kostnader ökar inte nämnvärt mellan år 2020 jämfört med 2019. Ersättningen från Sollentuna och Sigtuna kommu- ner vars ersättning är övriga intäkter ökar därmed inte heller.
4.1 Ekonomiskt läge
Familjerättsnämnden har efter tidigare år med överskott efter 2018 gått med underskott vilket bl. a beror på den ökade ärendemängden med tillhörande förstärkning av inhyrd personal.
Folkmängden beräknas fortsättningsvis växa i samtliga tre kommuner vilket betyder att volymök- ningen inom flera av familjerättens områden kommer att öka. Faderskapshandläggningen ska på sikt digitaliseras viket medger en avlastning av faderskapshandläggningen. Resultatet av nya arbets- sätt och effektiviseringar kommer att ge resultat på sikt men troligen inte förrän under 2021.
Familjerättsnämnden har för helår 2019 prognostiserat ett underskott om 500 tusen kronor vilket motsvarar 4,5 procent av omsättningen. Det prognostiserade underskottet beror på högre person- kostnader samt lägre intäkter från Arbetsförmedlingen än budgeterat.
Kommunersättningen som avser Upplands Väsby kommuns andel av familjerättens kostnader ökar inte mellan år 2020 jämfört med 2019. Ersättningen från Sollentuna och Sigtuna kommuner vars ersättning är övriga intäkter ökar därmed inte heller.
Utifrån tidigare års negativa resultat och de givna resurserna arbetar familjerättsnämnden hårt uti- från en åtgärdsplan för en ekonomi i balans. I denna ingår att:
- familjerättsbyrån ska ha fokus på attraktiv arbetsgivare för att behålla personalen för att undvika dyra rekryteringskostnader
- en restriktiv hållning när det gäller köp av externa konsulter
- genomlysa familjerättsbyråns behov av stödfunktioner i syfte att effektivisera och säkerställa verk- samhetsutveckling både för handläggare och ansvarig chef
- utreda alternativa arbetssätt att använda tolk, exempelvis digital tolk i lättare tolkningssituationer - utveckla nya effektivare arbetssätt i gruppverksamhet med bibehållen kvalité
- genomlysa umgängesstödsverksamheten för att säkerställa kvalité och se över kostnadsbilden - undersöka möjligheter att söka statliga medel för att uppmärksamma föräldrar med psykisk ohälsa Om förutsättningar med ärendemängden och personalsituationen är stabila kan ekonomi i balans nås 2020.
4.2 Resultatbudget
Resultaträkning Årsbudget Mkr
2019
Årsprognos Mkr 2019
Årsbudget Mkr 2020
Intern Kommunersättning (I) 3,3 3,3 3,3
Intern Täckningsbidrag (I) Försäljning och avgifter Hyror och arrenden
Bidrag 0,3 0,1 0
Försäljn verksamhet/entreprenad 7,7 7,7 7,7
Summa Intäkter 11,3 11,1 11
Buffert Bidrag.
Entreprenader/köp av verksamhet 0
Övrigt material och tjänster -0,8 -0,9 -0,7
Personalkostnader -8,6 -8,8 -8,4
Lokal- och markhyror -1 -1 -1
Övriga fastighetskostnader 0 0 0
Avskrivningar 0 0 0
Intern ränta 0 0 0
Intern Täckningsbidrag (K) -0,8 -0,8 -0,8
Intern Kommunersättning (K)
Summa Kostnader -11,3 -11,6 -11
Finansiering
Resultat 0 -0,5 0
Enligt ovanstående resultaträkning med budget 2019, prognos 2019 samt årsbudget 2020 framgår att familjerättens budgetram är lägre både jämfört med budget 2019 och prognos 2019.
Det generella sparkrav som Upplands Väsby kommun har lagt på alla nämnder har belastat familje- rättsnämnden hårt.
De enda kostnaderna som går att påverka är personalkostnader samt kostnader för övrigt material och tjänster. Det verkar orimligt att kräva detta sparbeting på en nämnd där personalkostnaden utgör en så stor andel av familjerättens budget med tanke på de volymökningar man räknar med de kom- mande åren.
4.3 Budget per verksamhet och/eller ansvar
Intäkter Kostnader
Verksam-
het/ansvar Kom ers Förs av
verks Övr int S:a Köp verks
Övr
kostn S:a Resultat Gemensam familje-
rätt Upplands Väsby 3,3 7,7 11,0 -3,3 -3,3 7,7
varav Sollentuna -4,4 -4,4 -4,4
varav Sigtuna -3,3 -3,3 -3,3
Summa verksam-
heter/ansvar 3,3 7,7 11,0 -7,7 -3,3 -11,0 0,0
Kostnaden för familjerättsbyrån är beroende av antalet invånare samt antalet ärenden i Sollentuna, Sigtuna samt Upplands Väsby. Därför är kommunersättningen och övriga kommuners andelar av finansieringen av familjerätten preliminär.
• 50 procent grundas på respektive kommuns invånarantal den 1 november föregående år
• 50 procent grundas på antalet ärenden i respektive kommun föregående år.
Ett eventuellt överskott fördelas på samma sätt, liksom ett eventuellt underskott.
Andelen som Sollentuna kommun betalar är ca 40 procent och Sigtuna och Upplands Väsby står för ca 30 procent vardera.
4.4 Volymer och kostnadsnyckeltal
4.4.1 Familjerättsnämnden
Kolumn1 Resultat 2017 Resultat 2018 budget 2019 Prognos 2019 Budget 2020
Samarbetssamtal 243 294 279 294 340
Snabbyttrande 06:20 245 291 271 284 291
Vårdnads-, boende- och/eller umgängesut- redning
115 122 120 122 130
Antal medgivandeut- redningar i samband med adoption
7 7 12 8 12
Antal barn för vilka faderskap har fastställts genom bekräftelse
847 846 930 1000 1000
Summa 1457 1560 1612 1708 1773
4.5 Investeringar
Förstärkning av skydd inne i familjerättens lokaler samt rivning och ombyggnation av den tidigare receptionen.
4.5.1 Investeringsprojekt
Projektnamn Årsbudget 2020 Totalbudget
ackumulerat
Inventarier samt renovering FRN 500 500
Totalt 500 500
4.6 Känslighetsanalys
Personalkostnaden är den största posten i familjerättsbyråns budget och utgör 76 procent av total- budgeten. Budgetposten lokalkostnader inklusive fastighetsservice utgör 9 procent av totalbudgeten.
Övriga 15 procent avser övrigt material och tjänster samt täckningsbidrag för bl. a verksamhetsstöd.
En ytterligare förstärkning av personal pga volymer eller nya uppdrag innebär en merkostnad på ca 600 tusen kronor.
5 Internkontrollplan
5.1 Medborgare
5.1.1 Rättssäkerhet
Risk Kontrollmoment Följs
upp i:
Att vi inte kan få ut kvali- tetssäkrade rapporter
Stickprov i Combine Initieringar som ej åtgärdats.
ÅR
Uppföljning av efterlevnad av rutiner för registrering i Pulsen Combine
Uppföljning av objektspecialist att rutiner för registrering i Pulsen Combine efterlevs.
ÅR
Att vi inte har en rättssäker handläggning
Årliga aktgranskningar Kollegial aktgranskning
ÅR
5.2 Medarbetare
5.2.1 Bemanning
Risk Kontrollmoment Följs
upp i:
Att vi inte har en funge- rande personalförsörjning
Uppföljning av personalomsättning och rekrytering.
Uppföljning av personalomsättning
ÅR
Uppföljning av att rutin följs för introduktion av nyanställda.
Utvecklingsledare inom kontoret följer upp på varje enhet att fram- tagen rutin för introduktion följs i samband med att nyanställda börjar.
ÅR
Risk Kontrollmoment Följs upp i:
till försämrad arbetsmiljö Regelbunden individuell uppföljning av arbetsbelastning Enkät i psykosocial arbetsmiljö
Medarbetarnas psykosociala arbetsmiljö
T2 ÅR
5.3 Ekonomi
5.3.1 Inköp och avtal
Risk Kontrollmoment Följs
upp i:
Mutor och bestickning Följa upp att policyn behandlats på APT på samtliga nivåer under året
Kontrollera att samtliga medarbetare informerats om Policy gäl- lande mutor och bestickning.
ÅR
Representation Säkerställa att rutiner finns och är kända Kontrollera att rutiner finns och att dessa är kända.
T2 ÅR Godkänt belopp
Kontrollera att kommunens beloppsgränser för representation följs T2 ÅR Syfte och deltagare
Kontrollera att namn på deltagare framgår. Kontrollera att syftet för representationen framgår via anteckning eller som bilaga till faktu- ran
ÅR
Kurser och konferenser Syfte och deltagare
Kontrollera att namn på deltagare framgår. Kontrollera att syftet för representationen framgår via anteckning eller som bilaga till faktu- ran.
T2 ÅR
Korrekt attest
Kontrollera att fakturan är attesterad korrekt.
T2 ÅR Betalkort Kvitto finns bifogat
Kontrollera att kvitton är bifogade till fakturan.
T2 ÅR Redovisning av inköp
Kontrolleras att inköp redovisas enligt gängse rutin.
T2 ÅR Korrekt attest
Kontrollera att fakturan är attesterad korrekt.
T2 ÅR
