Delårsrapport 2 2016
Familjerättsnämnden
Innehållsförteckning
1 Sammanfattning ... 3
2 Ansvarsområde ... 3
3 Uppföljning av målen ... 3
3.1 Kund ... 3
3.2 Samhälle och miljö... 7
3.3 Medarbetare ... 8
3.4 Ekonomi ... 9
4 Avstämning av nämndspecifika uppdrag ... 12
5 Riskkontroll ... 12
5.1 Medarbetare ... 12
5.2 Ekonomi ... 12
6 Omvärldsanalys och framåtblick ... 13
6.1 Med utblick mot 2017-2019 ... 13
Bilagor
Bilaga 1: Verksamhetsmått jan-augusti_16
1 Sammanfattning
Ärendevolymerna under årets två första tertialer är något mindre än under motsvarande period förra året, framförallt inom området vårdnad-, boende- och umgänge. Erfarenhet från tidigare år är att måttliga variationer i volymer tenderar att jämna ut sig på årsbasis. Prognosen för helåret bedöms i nuläget inte avvika från fastlagd budget. Under den redovisade perioden har de för verksamheten uppställda målen i stort sett uppfyllts. Familjerättsnämnden redovisar per sista april 2016 ett positivt resultat med 395 tkr. Överskottet beror på lägre personalkostnader mot budget på grund av till- fälliga vakanser.
2 Ansvarsområde
Ordförande: Sonja Lunnergård
Kontorschef: Barbro Johansson
Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby kommuner har fr.o.m. 1 januari 2005 inrättat en gemen- sam nämnd för familjerättsliga frågor i de tre kommunerna. Verksamheten bedrivs under benäm- ningen Familjerättsbyrån för Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby kommuner med den sist- nämnda kommunen som värdkommun för verksamheten. Familjerättsbyråns ansvarsområden är reglerade i lagstiftning och avser främst frågor rörande faderskap, adoption samt vårdnad, boende, umgänge.
3 Uppföljning av målen
3.1 Kund
Den gemensamma familjerättsnämndens verksamhet ska präglas av hög rättssäkerhet, god kvalité och ett gott bemötande. Tillgängligheten ska vara hög och barnperspektivet tydligt. Klagomål ska hanteras skyndsamt och tillhörande rutiner ska vara uppdaterade och kända av både medborgare och medarbetare.
3.1.1 Kunden i fokus
3.1.1.1 Kvalitetsutveckling
Hög rättssäkerhet, korta handläggningstider, gott bemötande, hög tillgänglighet samt ett tydligt barnperspektiv ska genomsyra verksamheten och göras synligt i mål och nyckeltal som följs upp, utvärderas och utvecklas. Det sker bl.a. i samband med återkommande metoddagar vid några till- fällen per år i vilka alla medarbetare är delaktiga. I kontakten med brukarna fångas synpunkter och önskemål upp, sammanställs och analyseras. Det sker bl.a. med hjälp av brukarundersökning (en- kät) som görs varje termin. Resultatet används i det fortsatta utvecklingsarbetet. Omvärldsbevak- ning är viktigt och är en stående punkt på avdelningsmöten. Verksamheten har regelbundna träffar med relevanta aktörer inom området så som domstol, övrig socialtjänst och andra familjerättsverk- samheter i regionen. Det ger möjlighet till informations- och erfarenhetsutbyte som i sin tur resulte- rar i samtal kring kvalitetsfrågor i den egna verksamheten. Familjerättsbyrån har de senaste åren deltagit i flera uppföljnings- och utvecklingsprojekt på nationell nivå, bl.a. i socialstyrelsens regi.
Sådana aktiviteter främjar en aktiv genomlysning av verksamheten och ger uppslag till vidareut- veckling.
3.1.1.2 Familjerättsbyrån ska vara tillgänglig och alla ska få ett gott bemötande.
Målet är uppfyllt Kommentar
Kundnöjdhet och tillgänglighet mäts med hjälp av en väntrumsenkät under en tvåveckorsperiod varje termin. Samtliga besökare erbjuds då att svara på enkäten. Årets första mätning gjordes i april med gott resultat. Årets andra uppföljning sker i november.
Nyckeltal Resultat
2015
Mål 2016
Resultat T2 2016
Prognos 2016
Följs upp i Andel som är nöjda med bemötandet i
samband med personligt besök, i procent
98 96 96 T1, ÅR
Andel som är nöjda med tillgängligheten, i procent
86 91 91 T1, ÅR
Andel som är nöjda med bemötandet per telefon, i procent
95 92 92 T1, ÅR
Andel som upplever sig ha fått en besöks- tid inom rimlig tid, i procent
84 83 83 T1, ÅR
Handlingsplan
Säkra att besökare får ett gott bemötande
De som kommer i kontakt med familjerättsbyrån ska få ett gott bemötande. Tillgängligheten skall vara god. Gemen- sam genomgång av mätresultat i arbetsgruppen.
Förebyggande arbete
Se över väntetider för frivilliga samarbetssamtal och inventera behovet av eventuell prioriteringsordning
3.1.1.3 Korta handläggningstider skall eftersträvas
Målet är uppfyllt Kommentar
Rättssäkerhet och effektivitet mäts bl.a. utifrån handläggningstider för ärenden inom de tre stora verksamhetsområdena. Målen har i stort sett uppfyllts.
Nyckeltal Resultat
2015
Mål 2016
Resultat T2 2016
Prognos 2016
Följs upp i Andel ärenden avseende fastställande av
faderskap där handläggningstiden inte överstiger fyra månader, i procent
95 97 95 97
Andel medgivandeutredningar vid adopt- ion där handläggningstiden inte överstiger fyra månader, i procent
87 90 100 90
Andel remisser från tingsrätten avs. vård- nadsfrågor där handläggningstiden inte överstiger fyra månader, i procent
83 85 89 85
Handlingsplan
Regelbunden uppföljning av handläggningstider
Regelbunden uppföljning av handläggningstider inom varje område. Utredningar som överskrider sex månader skall rapporteras till nämnden.
Genomgång av rutiner för verkställande av umgängesstöd
Se över rutiner för initiering av nya umgängesstödsärenden, upprättande av arbetsplaner m.m.
3.1.2 Mångfald
3.1.3 Kunskap och lärande
Ett gott allmänt välbefinnande är en viktig förutsättning för ett gynnsamt lärande. Familjerättsbyrån verkar inom ramen för sin verksamhet för att barn i de tre kommunerna ska må så bra som möjligt och ha en god och trygg uppväxtmiljö. Det sker bl.a. genom att erbjuda särlevande föräldrar råd, stöd och vid behov samarbetssamtal gällande viktiga frågor rörande gemensamma barn. Möjlighet finns också för barn till särlevande föräldrar att delta i samtalsgrupp.
3.1.4 Trygghet och hälsa
3.1.4.1 Barn som kommer i kontakt med familjerättsbyrån ska erbjudas stöd
Målet kan ej bedömas Kommentar
Av målen för gemensamma nämndens verksamhet framgår att barn som kommer i kontakt med familjerättsbyrån skall erbjudas stöd. Som ett led i det erbjuds barn till separerade föräldrar möjlig- het att delta i en gruppverksamhet som följer ett för ändamålet framarbetat program. Gruppledarna har särskild utbildning på området. Inför 2016 planerades 3 grupper att hållas. Årets första två grupper har ägt rum under vintern/våren och den tredje är under uppstart. De barn som deltagit i grupp får i samband med uppföljning möjlighet att svara på en enkelt utformad enkät som handlar om hur man har upplevt deltagandet. Resultaten följs upp och redovisas helårsvis.
Nyckeltal Resultat
2015
Mål 2016
Resultat T2 2016
Prognos 2016
Följs upp i Andel barn som upplevt att de har mått
bättre efter deltagande i barngrupp, i pro- cent
88 85 85 ÅR
Handlingsplan Barngrupper
Inventera behovet av utökning av barngruppsverksamheten
Handlingsplan
3.1.4.2 Barn ska ha rätt att uttrycka sin mening i frågor som rör dem
Målet kan ej bedömas Kommentar
Barn som är aktuella för utredning avseende vårdnad, boende och umgänge skall beredas möjlighet till samtal med ansvarig utredare. De barn som inte uppnått sådan ålder och mognad att enskilda samtal med utredare är lämpligt/möjligt skall beredas möjlighet att träffa utredaren under andra former, t.ex. vid hembesök i förälders närvaro. Vidareutveckling av metoder för samtal och möten med barn är ett återkommande tema. Några medarbetare har genomgått särskild utbildning på avan- cerad nivå. Kompetenshöjande aktiviteter för hela verksamheten är inplanerade under hösten.
Nyckeltal Resultat
2015
Mål 2016
Resultat T2 2016
Prognos 2016
Följs upp i Andelen dokumenterade samtal med barn i
vårdnadsutredningar, i procent
97 100 100 T1, ÅR
Handlingsplan
Barns rätt att komma till tals
vidareutveckla metoder för samtal och möten med barn
3.1.4.3 Familjerättsbyrån ska verka för att barn tillåts växa upp under trygga och gynn- samma förhållanden
Målet kan ej bedömas Kommentar
Andelen ärenden där uppgifter om hot/våld i nära relationer förekommer har de senaste åren ökat.
Det är viktigt att kunna identifiera dessa situationer i ett så tidigt skede som möjligt för att kunna erbjuda adekvat hjälp samt upprätta säkra och relevanta handläggningsplaner. I samtliga ärenden rörande vårdnad, boende och umgänge ska screening ske enligt särskild rutin.
Nyckeltal Resultat
2015
Mål 2016
Resultat T2 2016
Prognos 2016
Följs upp i Andel frivilliga samarbetssamtal som före-
gåtts av screening avseende riskfaktorer gällande hot och våld i nära relationer
90% 90% ÅR
Handlingsplan Våld i nära relationer
vidareutveckla metoder för screening av hot och våld i nära relationer
Umgängesstöd
Handlingsplan
Ta fram rutiner för bättre uppföljning av insatsen. Identifiera eventuella behov av utveckling.
3.2 Samhälle och miljö
3.2.1 Hållbar tillväxt
3.2.2 Näringsliv och arbete
3.2.3 Miljö och klimat
3.2.3.1 Material- och energiförbrukning samt utsläpp skall hållas på så låg nivå som möj- ligt.
Målet kan ej bedömas Kommentar
Familjerättsbyråns verksamhet är i huvudsak kontorsbunden. Resor i tjänsten förekommer och ska i första hand ske med allmänna färdmedel. En annan målsättning är att minska förbrukningen av kon- torspapper. Effekterna av de insatser som gjordes förra året vägdes delvis upp negativt av att andra verksamheter, framförallt domstolarna, samtidigt i högre grad övergick till elektronisk hantering av handlingar - något som ännu inte är fullt möjligt i familjerättsbyråns hantering. Under hösten påbör- jas en inventering av möjligheterna och förutsättningarna för att ytterligare digitalisera verksamhet- en.
Nyckeltal Resultat
2015
Mål 2016
Resultat T2 2016
Prognos 2016
Följs upp i Förbrukning av kontorspapper, minskning
i procent
3 10 10 ÅR
Andel resor i samband med tjänsteförrätt- ningar där val av färdmedel skett med beaktande av kommunens miljöpolicy, i procent
90 90 ÅR
Handlingsplan
Minska förbrukningen av kontorspapper
3.3 Medarbetare
3.3.1 Stolta medarbetare
Personalomsättningen har de senaste åren varit liten men tog under 2015 ny fart då flera medarbe- tare valde att söka sig vidare till nya utmaningar. Det har rört sig om personer som arbetat länge i verksamheten och omsättningen får mot bakgrund av det ses som naturlig. Samtliga indikatorer visar att kommunen och familjerättsbyrån betraktas som en bra arbetsplats men det är samtidigt ett faktum att tillgången på kompetent personal inom socialtjänstens olika områden generellt är begrän- sad och konkurrensen hård. Nödvändiga nyrekryteringar under året har tagit längre tid och krävt större ansträngningar än tidigare. Måluppfyllelsen vid familjerättsbyrån hänger tätt samman med hög bemanningsgrad och kompetens. Det ställer i sin tur krav på kommunen som arbetsgivare. Den interna organisationen i verksamheten ses regelbundet över för att säkerställa att alla medarbetare ska ha tillgång till ett bra arbetsledande stöd, möjlighet till delaktighet och individuell utveckling.
På kontorsnivå pågår ett arbete med identifiera och utveckla de faktorer som kännetecknar en at- traktiv arbetsgivare. Samtliga medarbetare har fått möjlighet att engagera sig i detta.
3.3.1.1 Familjerättsnämnden ska vara en föregångare och förebild som arbetsgivare.
Målet kan ej bedömas
Nyckeltal Resultat
2015
Mål 2016
Resultat T2 2016
Prognos 2016
Följs upp i Bemötandeindex (BMI) för familjerättsby-
rån
90% 92% 92% ÅR
Hållbart medarbetarengagemang (HME) för familjerättsbyrån
92% 92% 92% ÅR
Frisknärvaro, andel medarbetare som har sjukfrånvaro 40 timmar eller mindre på ett år
92% 82% 81% ÅR
sjukfrånvaro 2,4 6,2 6,2 ÅR
andel anställda som får den kompetensut- veckling man anser sig behöva för att kunna utföra arbetet på ett bra sätt
83% 82% 82% ÅR
Handlingsplan
kompetensutvecklingsplan
Alla anställda skall ha en kompetensutvecklingsplan som följs upp och revideras årligen.
Medarbetarenkät
Medarbetarenkät genomförs årligen. Resultatet analyseras och eventuella handlingsplaner ska upprättas.
Personalstrategi för social- och omsorgskontoret
Handlingsplan
Utveckla personalstrategi för att rekrytera och behålla socialsekreterare, familjerättssekreterare och biståndshand- läggare. Genomföra kompetenshöjande och arbetsmiljöstärkande insatser som t.ex. uppdragsutbildningar.
Samarbete med socialhögskolan
Stärka samarbetet med socialhögskolan för att bl.a. erbjuda bra praktikplatser.
3.4 Ekonomi
3.4.1 Ekonomiskt resultat
3.4.1.1 Nämndens ekonomi ska vara i balans
Målet är uppfyllt Kommentar
Nämndens ekonomi är i balans. Resultatet visar ett överskott för årets andra tertial.
Nyckeltal Resultat
2015
Mål 2016
Resultat T2 2016
Prognos 2016
Följs upp i
Resultatavvikelse av omslutning, i procent 6,3 0 4 0 T1, T2, ÅR
3.4.1.2 Resultaträkning januari- augusti 2016
Intäkter/kostnader (belopp i mkr) Bokslut
2015 Budget 2016
Resultat januari- augusti 2016
Prognos
2016 Avvik 2016.
INTÄKTER (+)
Intern kommunersättning 2,9 2,9 1,9 2,9 0,0
Intern täckningsbidrag 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0
Försäljning och avgifter 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0
Hyror och arrenden 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0
Bidrag 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0
Försäljn verksamhet / entreprenad 6,5 7,0 4,7 7,0 0,0
Summa intäkter 9,4 9,9 6,6 9,9 0,0
KOSTNADER (-)
Buffert 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0
Bidrag 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0
Entreprenad / köp av verksamhet 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0
Övrigt material och tjänster -1,7 -1,5 -1,2 -1,8 -0,3
Intäkter/kostnader (belopp i mkr) Bokslut
2015 Budget 2016
Resultat januari- augusti 2016
Prognos
2016 Avvik 2016.
Personalkostnader -6,7 -7,5 -4,4 -6,6 0,9
Lokal- och markhyror -0,9 -0,9 -0,6 -0,9 0,0
Övriga fastighetskostnader 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0
Avskrivningar 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0
Intern ränta 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0
Intern täckningsbidrag 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0
Intern kommunersättning 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0
Summa kostnader -9,3 -9,9 -6,2 -9,3 0,6
Finansiering
Resultat 0,1 0,0 0,4 0,6 0,6
Kommentar till resultaträkningen
Gemensamma nämnden för familjerättsliga frågor redovisar efter augusti en positiv avvikelse mot budget med 395 tkr. Det positiva resultatet beror på lägre personalkostnader pga vakanser under årets första halva. Eventuellt överskott vid bokslut fördelas mellan Sollentuna, Sigtuna och Upp- lands Väsby kommuner.
3.4.1.3 Resultat per verksamhet
3.4.1.3.1 Resultat delår 2
Intäkter Kostnader
Verksamhet Kom.
Ers.
Fsg av verk-
sam.
Övriga
int. Summa
Köp av verk-
sam.
Övriga
kost. Summa Resultat Gemensam familje-
rätt 1,9 4,7 0,0 6,6 0,0 -6,2 -6,2 0,4
Summa Verksam-
heter 1,9 4,7 0,0 6,6 0,0 -6,2 -6,2 0,4
Prognosen för helåret 2016 innebär ett visst överskott. Personalkostnaderna kommer dock att öka under sista tertialen i och med tillsättning av vakanta tjänster.
3.4.1.3.2 Prognos 2016
Intäkter Kostnader
Verksamhet Kom.
Ers.
Fsg av verk-
sam.
Övriga
int. Summa
Köp av verk-
sam.
Övriga
kost. Summa Resultat Gemensam familje-
rätt 2,9 7,0 0,0 9,9 0,0 -9,3 -9,3 0,6
Summa Verksam-
heter 2,9 7,0 0,0 9,9 0,0 -9,3 -9,3 0,6
3.4.1.4 Volymer, statistik och kostnadsnyckeltal
Verksamhetsmått Bokslut
2015
Budget 2016
Resultat januari- augusti
2016
Prognos 2016
Avvikelse 2016
Antal barn vars föräldrar varit aktuella i samarbetssamtal, snabbupplysning eller vårdnads-, boende- och umgäng- esutredning
610 650 338 580 -70
Antal medgivandeutredningar i sam-
band med adoption 7 12 2 6 -6
Antal barn för vilka fastställande av
faderskap har skett genom bekräftelse 850 920 545 850 -70
Kommentar till volymer, statistik och kostnadsnyckeltal
Antal barn som varit i kontakt med verksamheten inom de olika områdena har minskat något jäm- fört med motsvarande period föregående år. Erfarenhet från tidigare år visar att volymerna tenderar att jämna ut sig över tid. Det är dock rimligt att anta att volymerna inte når upp till förväntad nivå vid årets slut. Det beror i så fall inte på några kända yttre faktorer utan får ses som en följd av natur- liga variationer. Se även bilaga verksamhetsmått där också antal unika ärenden inom området vård- nad-, boende- umgänge redovisas.
3.4.1.5 Investeringsuppföljning
Familjerättsnämnden har inga investeringar att följa upp.
3.4.1.6 Känslighetsanalys
Gemensamma nämndens budget är liten i förhållande till övriga nämnders budget. En mindre pro- centuell ökning av kostnader slår därför hårt. Känsligheten för volymökningar är hög och någon buffert som kan hantera detta finns inte. Nämndens budget består till 76 procent av lönekostnader (förra året till 85 procent men pga lokalkostnaden ökade har den procentuella andelen minskat be- tydligt). Förändrade uppdrag pga lagändringar inom det familjerättsliga området kan medföra en ökad arbetsbelastning som i sin tur medför ett behov av personalförstärkning. En utökning av en tjänst inom familjerätten motsvarar en merkostnad på drygt 500 tkr. En löne- och prisökning med 1 procent motsvarar en kostnadsökning på 100 tkr.
3.4.2 Kvalitet och effektivitet
Hög rättssäkerhet, korta handläggnings- och väntetider ska eftersträvas. Brukarna ska ha insyn och få tillräcklig information om handläggningen av sitt ärende. Årets första brukarundersökning visar att 81 procent anser att de fått en besökstid inom rimlig tid och att 94 procent är nöjda med den in- formation de fått gällande handläggandet. Årets sista mätning görs i november månad. Se även av- snitt 3.1.1.3 för handläggningstider.
4 Avstämning av nämndspecifika uppdrag
Att så snabbt som möjligt kunna nå ut till målgruppen med förebyggande insatser har hög prioritet.
Väntetider för samarbetssamtal kommer att följas upp under året och arbete med att ta fram relevant prioriteringsordning pågår.
Uppdrag Kommentar Tidsperiod
Utveckla uppföljning på enhetsnivå för rätt prioriteringar.
2016
5 Riskkontroll
Kontorschefens kommentarer
Perspektiv:
5.1 Medarbetare
Process:
5.1.1 Brandskyddsarbete
Risk Kontrollmoment Följs
upp i: Avvikelse Kommentar
Ska förbättrande åtgärd kopplas till?
Ett systematiska brandskyddsar- bete saknas
kontroll av att brandskyddsar- betet genomförts och dokumente- rats enligt gäl- lande rutiner och att alla funktioner finns
T2 Ingen avvi-
kelse
Rutiner för systema- tiskt brandarbete har följts upp. Brand- skyddskontroll är inplanerad under hösten och samtliga nya medarbetare har fått information om gällande rutiner.
Utrymningsövningar har ägt rum under året.
Perspektiv:
5.2 Ekonomi
Process:
5.2.1 Inköp och avtal
Risk Kontrollmoment Följs
upp i: Avvikelse Kommentar
Ska förbättrande åtgärd kopplas till?
Mutor och be- stickning
kännedom om policy mot mutor och bestickning
T2 Ingen avvi-
kelse
Nyanställda under året har fått informat- ion om policyn. Ge- nomgång med samt- lig personal sker i
Risk Kontrollmoment Följs
upp i: Avvikelse Kommentar
Ska förbättrande åtgärd kopplas till?
oktober månad.
6 Omvärldsanalys och framåtblick
6.1 Med utblick mot 2017-2019
Familjerättsnämnden bedriver verksamhet riktat mot tre kommuner. Befolkningsprognosen i samt- liga tre kommuner påverkar verksamheten. Prognoserna för de närmsta åren visar en måttlig ökning av antalet barn upp till 12 år, vilka utgör huvuddelen av verksamhetens målgrupp. Utifrån detta be- döms volymerna inom framförallt området vårdnad, boende och umgänge (utredningar och yttran- den till domstol samt samarbetssamtal) öka något. Huvuddelen av verksamhetens utredningsupp- drag sker efter beslut i Attunda tingsrätt. En påbörjad omstrukturering av tingsrättens verksamhet syftar till att korta tiderna för vårdnadsprocesser. Detta har medfört i viss mån skärpta krav på korta handläggningstider för vårdnadsutredningar, en utveckling som förväntas fortgå i den riktningen.
Inom området adoption har trenden de senaste åren varit ett minskat antal ansökningar om medgi- vande för internationella adoptioner. Inget talar för någon betydande förändring på kort sikt. Orsa- ken är främst att färre barn finns tillgängliga för adoption vilket medfört markant längre kötider hos de auktoriserade adoptionsorganisationerna. En annan följd är att merparten av de barn som adopte- ras internationellt har någon form av i förväg kända särskilda behov vilket ställer särskilda krav på utredarnas kompetens men också på samhällets olika råd och stödinstanser, sjukvård, habilitering m.m. Familjerättsbyrån bedriver sedan flera år en gruppverksamhet för barn till separerade föräld- rar. I enlighet med uppställda mål har verksamheten gradvis utökats och planeringen för 2016 om- fattar tre grupper. Efterfrågan är förhållandevis stor trots att inget aktivt rekryteringsarbete längre bedrivs. En inventering av behovet gällande motsvarade gruppverksamhet för föräldrar pågår sam- tidigt. Antalet domstolsbeslut gällande umgängesstöd har ökat under den senaste treårsperioden vilket föranledde en viss utökning av verksamheten 2014. Behov av ytterligare utökning kan inte uteslutas under de kommande åren. En utvärdering av verksamheten har påbörjats och kommer att fortgå under hela 2016. Det sker i samråd med andra familjerättsenheter i regionen som bedriver verksamhet på liknande sätt. Ändringar i regler kring underhållsstöd har nyligen trätt i kraft och förväntas kunna leda till ökat antal samarbetssamtal med fokus på ekonomiska frågor. Ekonomiska konsekvenser uppstår om ärendemängden ökar i sådan omfattning att ytterligare personal behöver anställas. Flera faktorer så som lagändringar och befolkningsprognoser kan påverka volymerna.
