Intäkter & kostnader
Användarhandledning
Senast ändrad 2012-09-12
Innehåll
INLEDNING ... 3
VAD INNEHÅLLER INTÄKTER & KOSTNADER? ... 3
VILKA INTÄKTSPOSTER OCH KOSTNADSPOSTER LEVERERAS MED SÄLJSTÖD? ... 3
Intäkter ... 3
Kostnader... 4
HUR KAN MAN RÄKNA UT? ... 4
INSTÄLLNINGAR ... 5
HUR ANVÄNDER MAN INTÄKTER & KOSTNADER?... 6
Så här når du Intäkter & kostnader ... 6
Fönstret ”Försäljningsbudget” ... 8
Fliken ”Förslag” ... 8
Paket ... 8
Fliken ”Budget” ... 9
Fliken ”Utfall”... 9
Skriva ut ... 10
Spara försäljningsbudget ... 10
FÖLJA UPP AFFÄREN I INTÄKTER & KOSTNADER... 11
STATISTIK ... 12
Levererad statistik ... 12
Listor ... 13
LÖNEUNDERLAG ... 13
NÄRMARE GENOMGÅNG AV INSTÄLLNINGARNA ... 16
Förklaring till fotnoter ... 16
Mata in uppgifter ... 17
Skapa nya poster ... 18
Paket ... 19
Inledning
”Intäkter & kostnader” är en modul för att mäklaren och mäklarföretaget ska kunna skaffa sig en överblick över vilka förmedlingar som går med vinst och vilka förmedlingar som kanske inte går med vinst. Modulen kan också ge en överblick över vilka tjänster en mäklare bjuder på samt om det påverkar mäklarens lön.
Vad innehåller Intäkter & kostnader?
I Intäkter & kostnader kan du följa upp olika kostnader.
Inför ett intag kan du skapa en försäljningsbudget som ger dig underlag för om affären ger vinst eller förlust. Försäljningsbugeten går att simulera med pris och provision, t ex ”Vilken provision kan jag lägst ha för att ändå göra en vinst”? En annan fråga kan vara ”Hur mycket vinst gör jag om priset går upp från ett visst pris till ett annat?”
Du kan ta fram alla intäkter/kostnader i listor för att t ex se ”Hur stor är kostnaden för fotografering per år?”
Det finns också färdiga statistikrapporter.
I statistikrapporten ”Löneunderlag” går det att ta fram ett nettolöneunderlag. I en del mäklarföretag räknas löneunderlaget med avdrag för vilka tjänster mäklaren bjuder på. T ex provisionen är 50 000:- men mäklaren bjuder på en städning för 3 000:-. Då räknas mäklarens lön på 47 000:-.
Löneunderlaget sammanställer mäklarnas försäljningar per månad och visar provision, vilka tjänster mäklaren bjudit på samt räknar ut ett lönenetto.
Vilka intäktsposter och kostnadsposter levereras med Säljstöd?
Säljstöd levereras med ett förslag på intäkts- och kostnadsposter som är generella. Dessa är tagna ur ett antal mäklarföretags balans-och resultaträkningar. Det är enkelt att anpassa posterna efter just ditt företag.
Alla summor är 0:- eftersom beloppen är individuella för varje mäklarföretag. Varje mäklarföretag måste själv räkna fram sina kostnader och lägga in i systemet.
Följande intäkts- och kostnadsposter levereras:
Intäkter
Värdering
*Annan intäkt
*. Exempel på vad som kan ingå är: Kickback från en bank eller besiktningsföretag.
Kostnader
**Diverse fasta kostnader
**. Detta är en stor post med mycket innehåll. Exempel: Lokalhyra, hyra av skyltplatser, elektricitet, övriga lokalkostnader, hyra/leasing av inventarier, förbrukningsinventarier, förbrukningsmaterial, kontorsmaterial, trycksaker, datorprogram, datorkostnader, revisions- och redovisningskostnader.
Objektsannons i ”stora tidningen”
Objektsannons i ”lilla tidningen”
Objektsannons i lokaltidningen
Tv-reklam
***Övriga reklamkostnader
***. Exempel: Profilannonser i tidning eller tv, kampanjer på tex buss och tunnelbana.
Fotograf
Ritningar
Förlappar
Efterlappar
Flyttstädning
Besiktning/Försäkring
Styling
Visningsmaterial
****Kommunikation
****. Exempel: Telefon, porto, mobiler med abonnemang, internetuppkoppling.
Serviceavgifter till HK
Medlemsavgift till branchorganisation
Hur kan man räkna ut?
Kostnader som är objektsrelaterade är enkla att lägga in. Exempel på detta är annonsmoduler, fotograf, flyttstädning, för- och efterlappar. Dessa har oftast ett fast pris. Ibland kan priset skilja mellan t ex villa och bostadsrätt. I kapitlet om inställningar på sid Fel! Bokmärket är inte definierat. visas hur du lägger in olika för villa och bostadsrätt.
Kostnader som inte är objektsrelaterade kan vara knepigare att räkna ut. Exempel är lokalhyra, hyra för inventarier, datorkostnader, förbrukningsmaterial m m.
Här beskrivs ett sätt att räkna ut:
I november gör mäklarföretaget sin försäljningsbudget för kommande år. Man bestämmer hur många objekt som ska säljas och mäklarna får sina personliga budgetar. Då har man också tillgång till balans- och resultaträkning för föregående månad, d v s oktober.
Lägg ihop ackumulerade kostnader för alla fasta kostnader.
Dela summan med 10 månader, resultatet visar vad det kostar per månad.
Ta per månad gånger 12 månader, nu vet du vad det kostar per år.
Dela vad det kostar per år med antalet objekt som företaget ska sälja. Nu vet du vad dina fasta kostnader kostar per objekt.
Exempel:
Lokalhyra, ack okt 90 000:- Leasing kopiator, ack okt 28 000:- Datakostnader, ack okt 40 000:- o s v
Summa ack okt 158 000:- delas med 10 månader ger 15 800:- per månad För 12 månader blir summan 189 600:- delas med 160 objekt som ska säljas nästa år.
Resultat per objekt 1 185:- Detta läggs in som summa under ”Diverse fasta kostander” i inställningarna för Intäkter & kostnader.
Inställningar
Inställningar för Intäkter & kostnader gör du under ”Inställningar” – ”Gemensamma inställningar”
(eller ”Företagsinställningar”) – ”Försäljningsbudget”. Hur man gör kan du läsa mer om på sid 16, eller i hjälptexten om du går till ”Inställningar” – ”Gemensamma inställningar” – ”Försäljningsbudget” i Säljstöd.
Hur använder man Intäkter & kostnader?
Så här når du Intäkter & kostnader
Inne på objektet klickar du på + framför ”Provision” och klickar på ”Intäkter/kostnader”. Där har du möjlighet att nå försäljningsbudgeten från snabbmenyn. Se nedanstående bild.
Ett annat sätt är att lägga till knappen ”Försäljningsbudget” i verktygsraden på objektet. Se bild nedan.
Så här gör du:
Högerklicka i verktygsraden och välj ”Lägg till funktions-knapp”.
Välj sedan ”Försäljningsbudget”.
Fönstret ”Försäljningsbudget”
Inmatningen för försäljningsbudget ser ut så här:
Fliken ”Förslag”
Fliken ”Förslag” visar de intäkter, kostnader och paket som finns upplagda under ”Gemensamma inställningar”. Du kan välja antingen enstaka intäkter eller kostnader alternativt hela paket till budgeten genom att markera och klicka på den blå pilen, eller genom ”dra-och-släpp” på fliken ”Budget”.
Paket
Paket används för att gruppera intäkter och kostnader. På så sätt kan du lägga till flera intäkter och kostnader till en försäljningsbudget på en gång. Kanske har ni ett baspaket, lyxpaket, e t c som ni erbjuder säljaren och det innebär lite olika tjänster från er sida. Du lägger upp paket under
”Inställningar” – ”Gemensamma inställningar”.
Lägg sedan till det i budgeten genom att markera paketet och därefter klicka på blå pilen. Det går även bra att använda dra-och-släpp för att lägga till paket i budgeten.
Fliken ”Budget”
Fliken ”Budget” visar de intäkter och kostnader som du har lagt till för objektet. Genom att
dubbelklicka på inmatad post öppnas kortet och du kan ändra beloppet eller något annat på posten.
Fliken ”Utfall”
Fliken ”Utfall” visar summan av intäkter och kostnader samt nettot (d v s täckningsbidraget). Där kan du också ändra på de siffror som ligger till grund för beräkning av täckningsbidrag.
Med täckningsgraden kan man sätta regler som t ex ”Vi tar inte in uppdrag om täckningsgraden är lägre än 27 %. Gör vi det så tjänar vi inte på affären”.
Förväntat pris visar från början det pris som har angetts på objektet, men du kan ändra priset i fältet.
Förväntat pris multipliceras med provision i % och beräknar en provision (exklusive moms) i kronor.
Listan i mittenfliken kommer att visa eventuellt förändrat belopp för provision.
Provision % visar från början den procentsats som angetts i provisionskortet på objektet. Du kan ändra procenstsatsen i fältet för att ändra beräkningen.
Omfång % visar hur mycket provisionen ska höjas respektive sänkas i de båda extra budgetförslagen som presenteras. Om t ex provisionen är 4 % och omfång är 0,5 % kommer beräkning att göras på 4,5 % i det högre förslaget och 3,5 % i det lägre. Omfång påverkar endast provisionen – inte de andra intäkterna och kostnaderna. Inmatat omfång kommer inte att sparas för varje objekt utan sparas bara per användare. Det gör att den siffra som du senast använde på omfång även kommer att användas på nästa objekt.
Skriva ut
När du skriver ut får du en sammanställning av din försäljningsbudget. Se bilden.
Spara försäljningsbudget
Det du har gjort i fönstret ”Fösäljningsbudget” kommer att sparas och bli tillgängligt för andra
användare när du klickar på ”OK” eller väljer att skriva ut. Om du inte vill spara uppgifterna klickar du på ”Avbryt”.
Följa upp affären i Intäkter & kostnader
Under affären eller efter affären kan du följa upp kostnadsläget genom att gå in på ”Provision” –
”Intäkter/kostnader”. Se bilden.
Här ser du tex att affären har ett plus på 16 250:-.
I exemplet ovan är ju kostnaderna ”bara” budgeterade. Du kan fördjupa dig om du vill ha en mer exakt uppföljning. För varje post kan du lägga in en kostnad som är verklig. T ex när fakturan kommer från fotografen kan man byta den budgeterade kostnaden mot den verkliga.
Vi hade budgeterat med en fotokostnad på 2 000:-. På fotografens faktura har vi fått rabatt och fakturan är på 1 800:-.
Dubbelklicka på raden med ”Fotograf”.
Då kan du redigera posten ”Fotograf”. Ändra beloppet till 1 800:- och markera kostnaden som
”Utfall”. I listan kan du se vilka kostnader som är verkliga (utfall) och vilka som är budgeterade. Ju fler kostnader du sätter som utfall, desto närmare verkligheten är du.
Statistik
Levererad statistik
Under ”Verktyg” – ”Statisik” – ”Statistikrapporter” finns två rapporter som hör till Intäkter &
kostnader.
Löneunderlag
Intäkter/kostnader
Löneunderlag beskrivs i nästa kapitel.
Rapporten ”Intäkter/kostnader” ger en samlad bild över kostnadsläget för den period du angivit.
Du kan också gruppera per mäklare eller per objektkategori.
Vid ”Status” väljer du vilka statusar du vill ha en sammanställning för. Om du exempelvis väljer status
”Till salu” får du en forecast på vad företaget tjänar om alla objekt säljs.
Listor
Alla fält som ingår i Intäkter & kostnader går också att lägga till i listor.
Ett exempel:
I exemplet har vi en lista som visar kostnadsposterna, belopp och kontraktsdatum. Här kan man göra urval på posterna och t ex se att mäklarföretaget under 2009 har lagt ut 7 000:- på fotografering. Se bilden nedan.
Löneunderlag
I en del mäklarföretag räknas löneunderlaget med avdrag för vilka tjänster mäklaren bjuder på. Om provisionen t ex är 50 000:- men mäklaren bjuder på en städning för 3 000:-, så räknas mäklarens lön på 47 000:-. Löneunderlaget sammanställer mäklarnas försäljningar per månad och visar provision, vilka tjänster mäklaren bjudit på samt räknar ut ett lönenetto.
Om en kostnad påverkar mäklarens lön markeras det som på bilden nedan.
För att få ut löneunderlaget väljer du ”Verktyg” – ”Statistik” – ”Statistikrapporter”.
I fönstret ”Statistikrapporter” väljer du ”Löneunderlag” och anger vilken period du vill skriva ut.
Du får då ut ett löneunderlag för varje mäklare som sålt något under perioden du angav. Se nedan.
Närmare genomgång av inställningarna
Som nämnts tidigare så finns det inställningar som du kan göra för Intäkter & kostnader under
”Inställningar” – ”Gemensamma inställningar” (eller ”Företagsinställningar” om du arbetar på ett företag med flera kontor) – ”Försäljningsbudget”. För att kunna spara ändringar här måste du ha administratörsrättigheter i Säljstöd.
Vi rekommenderar att du läser igenom användarhandledningen innan du börjar med inmatningen. I handledningen får du en hel del tips.
Observera att du kan skapa olika poster för olika objektkategorier, t ex ”Annons i lokaltidningen” kan ha olika priser för villa och bostadsrätt.
Vi har lagt in förslag på poster. Dessa är hämtade från ett mäklarföretags balans- och resultaträkning.
Du kan själv lägga till egna poster och ta bort eller redigera poster som redan finns föreslagna.
Du måste själv ange belopp på posterna. Ta hjälp av din balans- och resultaträkning. Läs mer om detta i handledningen.
Förklaring till fotnoter
*. Exempel på vad som kan ingå är: Kickback från en bank eller besiktningsföretag.
**. Detta är en stor post med mycket innehåll. Exempel: Lokalhyra, hyra av skyltplatser, elektricitet, övriga lokalkostnader, hyra/leasing av inventarier, förbrukningsinventarier, förbrukningsmaterial, kontorsmaterial, trycksaker, datorprogram, datorkostnader, revisions- och redovisningskostnader.
***. Exempel: Profilannonser i tidning eller tv, kampanjer på t ex buss och tunnelbana.
****. Exempel: Telefon, porto, mobiler med abonnemang, internetuppkoppling.
Mata in uppgifter
Om du vill ändra en befintlig post markerar du posten och kan sedan ändra i uppgifterna. (Se bilden, uppgifter inom röda rektangeln kan ändras.) När du har ändrat, klicka på en annan post så sparas det du har ändrat.
Skapa nya poster
Börja med att klicka på ”Ny intäkt/kostnad”.
Mata sedan in uppgifterna och kryssa ur de objektkategorier som intäkten/kostnaden inte gäller för.
Försäljningsbudgetens lista med intäkter och kostnader är endast till för internt bruk inom
mäklarföretaget och används för att bland annat räkna ut vilket täckningsbidrag försäljningen ledde till.
Alla belopp i försäljningsbudgeten räknas om så att de är exklusive moms. Här ska du ta med alla intäkter och kostnader som har med objektet att göra för att få fram en så korrekt siffra som möjligt på
”sista raden” – täckningsbidraget.
Om du lägger till en tilläggstjänst i inställningen för provision på gemensam eller företagsnivå kan du behöva lägga till motsvarande i inställningen för försäljningsbudgeten. Det finns ingen automatisk överföring av inställningar från provision till försäljningsbudget eller vice versa.
Paket
Paket används för att gruppera intäkter och kostnader. På så sätt kan du lägga till flera intäkter och kostnader till en försäljningsbudget på en gång. Kanske har ni ett baspaket, lyxpaket, e t c som ni erbjuder säljaren och innebär lite olika tjänster från er sida. Du lägger upp paket genom att klicka på
”Nytt paket”.
Det går även bra att använda dra-och-släpp för att lägga till paket i budgeten.
Kortkommandon
Tryck på… Om du vill…
F1 Visa hjälp
F3 Öppna sökrutan
F5 Uppdatera en lista
F7 Gå till föregående flik i ett registerkort
F8 Gå till nästa flik i ett registerkort
SHIFT + F7 Starta stavningskontrollen
SHIFT + F10 Visa snabbmenyn för ett markerat objekt CTRL + I Nå inmatningsfälten i ett registerkort CTRL + N Nå arbetsflödet i ett registerkort
CTRL + M Nå snabbmenyn i en lista
CTRL + L Nå listdelen i en lista
CTRL + K Nå knapparna i listans verktygsrad
CTRL + R Nå registerkortet i listan om detta är öppet CTRL + D Nå månadskalendern om du står i ett datumfält CTRL + M Räkna om månadsvärde till årsvärde
CTRL + Q Räkna om månadsvärde till kvartalsvärde
CTRL + C Kopiera
CTRL + X Klippa ut
CTRL + V Klistra in
CTRL + Z Ångra
DEL Ta bort
TAB Gå till nästa fält
SHIFT + TAB Gå till föregående fält
CTRL + HÖGERPIL Flytta insättningspunkten till början av nästa ord CTRL + VÄNSTERPIL Flytta insättningspunkten till början av föregående ord CTRL + HOME Flytta insättningspunkten till början av texten
CTRL + END Flytta insättningspunkten till slutet av texten CTRL + F4 Stänga det aktiva fönstret
CTRL + TAB Växla mellan öppna fönster
ALT + F4 Stänga eller avsluta det aktiva objektet/programmet
ALT + TAB Växla mellan program i Windows
ALT + ESC Växla mellan programmen i den ordning som de startades
ALT + 253 Skriva tvåan i m²
ALT + 252 Skriva trean i m³
