24.6. Bilaga 5 Internkontrollplaner för vård- och omsorgsnämnden, socialnämnden, kultur- och fritidsnämnden och trafik- och fastighetsnämnden

(1)

Internkontrollplaner 2017

Sammanställning avseende

- Vård- och omsorgsnämnden - Socialnämnden

- Kultur- och fritidsnämnden

- Trafik- och fastighetsnämnden

(2)

1 Vård- och omsorgsnämnden 1.1 Inledning

1.2 Kommunövergripande risker

Risker Riskvä

rde Kontroller Delegationsbeslut

hanteras inte i enlighet med nämndernas delegationsordning samt reglerna i

kommunallagen (Beslut KS 2016-09-05)

Kontroll att delegationsbeslut avseende anställningar anmäls korrekt till nämnd (Beslut KS 2016-09-05)

Vad?

Kontrollera att delegationsbeslut avseende anställningar anmäls korrekt till nämnd.

Hur?

Säkerställa att

anställningsuppgifter från personalavdelningen anmäls till nämnd.

När?

Löpande under 2017.

Tertialvis rapportering till KS.

Kommunen går miste om intäkter i form av

ersättningar avseende flyktingverksamhet (Beslut KS 2016-09-05)

Säkerställa eftersökning av statsbidrag och andra ersättningar avseende flyktingverksamhet (Beslut KS 2016-09-05)

Vad?

Säkerställa att

återsökning sker av de statliga medel kommunen har rätt till avseende flyktingverksamhet.

Hur?

Säkerställande av interna rutiner och andra aktiviteter inom ramen för risken/kontrollen.

När?

2017. Tertialvis rapportering till KS.

Del av organisationen eller viss tjänsteutövning utsätts för oegentligheter (Beslut KS 2016-09-05)

Identifiera del av

organisationen eller typ av tjänsteutövning som kan vara särskilt utsatt för risk för korruption och

oegentligheter (Beslut KS 2016-09-05)

Vad?

Identifiera del av organisationen eller typ av tjänsteutövning där oegentligheter kan uppstå.

Hur?

Analys och diskussion inom respektive

förvaltning. Förvaltningen väljer tillvägagångssätt.

När?

Januari - augusti 2017.

(3)

1.3 Nämndspecifika risker

Risker Riskvärde Kontroller

Individbeslut är inte uppföljda och aktuella

12 Kontroll av individbeslut

Vad?

Att individbeslut är uppföljda enligt plan och att beslut i

verksamhetssystemet visar aktuellt behov av insats.

Hur?

Avstämning av samtliga beslut aktuella för uppföljning under perioden.

När?

Varje kvartal Vem kontrollerar?

Av respektive

avdelningschef utsedd handläggare

Boende i LSS-bostad debiteras felaktig hyra

9 Att hyresdebitering överensstämmer med för den boende aktuellt hyresavtal.

Vad?

Att utgående faktura har belopp motsvarande hyresavtal eller därmed jämförbar handling och debiteras i rätt period.

Hur?

Stickprov När?

10 procent av utgående hyresfakturor kontrolleras varje kvartal.

Vem kontrollerar?

Avgiftshandläggare Verkställighet sätts inte

och tas emot i verksamhetssystemet

12 Kontroll att verkställighet är registrerad för myndighetsbeslut

Vad?

Att samtliga beslut är verkställda och därmed avläsbara i förvaltningens verksamhetssystem.

Hur?

Genom

systemförvaltarens listuttag ur

verksamhetssystemet Combine, som underlag för

myndighetsavdelningens kontroll.

När?

Varje kvartal.

Systemförvaltare ger rapport till respektive avdelningschef som fördelar

uppföljningsansvaret.

(4)

2 Socialnämnden

2.1 Inledning

Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll. Kommunstyrelsen ålägger nämnderna vissa övergripande kontroller.

Socialnämnden ska inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnden ska även se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt.

Den interna kontrollen ska bidra till att öka effektiviteten i verksamheten samtidigt som den ska säkerställa att arbetet fungerar på ett ändamålsenligt sätt.

Den interna kontrollen handlar om att på en rimlig nivå säkerställa att möjliga risker inringas, bedöms och förebyggs.

En dokumenterad risk och väsentlighetsanalys har använts för att ta fram förslag på olika granskningsområden. Riskanalysen ska identifiera händelser som medför en risk samt värdera dessa risker. Syftet är att förebygga dessa risker innan de inträffat.

Väsentlighet och risk värderas på en skala 1-16 efter sannolikhet. Riskvärden över 9 bör tas med i internkontrollplanen.

2.2 Kommunövergripande risker

Vad?

Hur?

Säkerställa att

När?

(5)

rde Kontroller Kommunen går miste om

intäkter i form av ersättningar avseende flyktingverksamhet (Beslut KS 2016-09-05)

Vad?

Säkerställa att

Hur?

När?

Vad?

Hur?

När?

2.3 Nämndspecifika risker

Andel fakturor ej betalda i rätt tid, orsak till att fakturor blir försent betalda.

12 Att fakturor är betalda i tid

Vad?

Kontrollera i akten att biståndsbesluten är underskrivna Hur?

Stickprov enligt framtagen kontrollplan När?

Kontroll vid två tillfällen under året

Avdelningen för stöd och utveckling

(6)

Risker Riskvärde Kontroller Att ledningssystemet

för kvalitet används enligt framtagna riktlinjer

9 Kontroll

av ledningssystemet för kvalitet

Vad?

Kontroll av att

myndighetspersonalen arbetar i enlighet med de processer och rutiner som ingår i

ledningssystemet för kvalitet.

Hur?

Enligt framtagen kontrollplan När?

Kontroll sker vid ett tillfälle under året.

Felaktiga utbetalningar ekonomiskt bistånd.

12 Kontroll av utbetalningar ekonomiskt bistånd

Vad?

Kontrollera så inte felaktiga utbetalningar görs.

Hur?

Enligt framtagen kontrollplan.

När?

2 gånger under året.

Avdelningen för stöd och utveckling.

Säkerställa att avgifters tas ut enligt gällande rutiner.

12 Kontroll att avgifter tas ut enligt gällande reglemente

Vad?

Kontroll av avgifter som debiteras klient

Hur?

Att överväganden inte görs enligt SoL

12 Kontroll av överväganden

Vad?

Kontroll att överväganden görs minst var sjätte månad vid

boendeplaceringar Hur?

(7)

3 Kultur- och fritidsnämnden

3.1 Inledning

Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll.

Kultur- och fritidsnämnden ska inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnden ska även se till att den interna kontrollen är

tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt.

Den interna kontrollen ska bidra till att öka effektiviteten i verksamheten samtidigt som den ska säkerställa att arbetet fungerar på ett ändamålsenligt sätt.

Den interna kontrollen handlar om att på en rimlig nivå säkerställa att möjliga risker inringas, bedöms och förebyggs.

En dokumenterad risk och väsentlighetsanalys har användas för att ta fram förslag på olika granskningsområden. Riskanalysen ska identifiera händelser som medför en risk samt värdera dessa risker. Syftet är att förebygga dessa risker innan de inträffat.

Väsentlighet och risk värderas på en skala 1-16 efter sannolikhet. Riskvärden över 9 bör tas med i internkontrollplanen.

3.2 Kommunövergripande risker

Vad?

Hur?

Säkerställa att

När?

(8)

Vad?

Säkerställa att

Hur?

När?

Vad?

Hur?

När?

3.3 Nämndspecifika risker

Felaktiga momsavdrag på leasingbilar

9 Momsavdrag

leasingbilar

Vad?

Kontrollera momsavdraget på leasingbilar Hur?

Stickprov på fakturor från leverantören av

leasingbilar När?

Stickprov

Enhetschef idrott, controller

(9)

Risker Riskvärde Kontroller Bristande delegering av

arbetsmiljöansvar enligt arbetsmiljölagen

12 Arbetsmiljöansvar Vad?

Att arbetsmiljöansvaret är delegerat till rätt

chefsnivå.

Hur?

Inventering av befintliga arbetsmiljödelegationer.

När?

En gång per år.

Förvaltningschef Ineffektivt nyttjande av

hyrda idrottslokaler- /anläggningar

8 Nyttjandekontroll Vad?

Kontrollera att föreningar utnyttjar bokade tider.

Hur?

Kontroll fysiskt och via FRI att hyrd lokal har nyttjats enligt bokning.

När?

En gång per termin.

Idrottskonsulent

(10)

4 Trafik- och fastighetsnämnden

4.1 Inledning

Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll.

Trafik och fastighetsnämnden ska inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Trafik och fastighetsnämnden ska även se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt.

Den interna kontrollen ska bidra till att öka effektiviteten i verksamheten samtidigt som den ska säkerställa att arbetet fungerar på ett ändamålsenligt sätt. Den interna kontrollen handlar om att på en rimlig nivå säkerställa att möjliga risker inringas, bedöms och förebyggs.

En dokumenterad risk och väsentlighetsanalys har använts för att ta fram förslag på olika granskningsområden. Riskanalysen ska identifiera händelser som medför en risk samt värdera dessa risker. Syftet är att förebygga dessa risker innan de inträffat.

Väsentlighet och risk värderas på en skala 1-16 efter sannolikhet. Riskvärden över 9 bör tas med i internkontrollplanen. Om riskvärdet är högre men ingen kontroll har beslutats att utföras finns motivering till detta.

4.2 Kommunövergripande risker

Vad?

Hur?

Säkerställa att

När?

(11)

Vad?

Säkerställa att

Hur?

När?

Vad?

Hur?

När?

Kontrollera att upphandlingarna genomförs med hjälp av upphandlingsenheten

Vad?

Kontrollera att upphandlingarna genomförs med hjälp av upphandlingsenheten Hur?

Genom noggrann kontroll av upphandlande avtal När?

April och augusti Vem kontrollerar?

Verksamhetscontroller

4.3 Nämndspecifika risker

(12)

Risker Riskvärde Kontroller Att trafik- och

fastighetsnämnden dokumenthanteringspla n saknar riktlinjer för delar av nämndens verksamheter och att hantering av dokument inte sköts enligt plan

6 Dokumenthanteringspl an

Vad?

Kontrollera att dokument registreras och arkiveras enligt plan och att riktlinjer finns för alla delar av nämndens verksamhet.

Hur?

Genomlysning av dokumenthanteringsplan en och rutiner för registrering/arkivering.

När?

Maj och oktober Vem kontrollerar?

Registrator Att ogiltiga lokala

trafikföreskrifter förekommer (LTF)

12 Lokala trafikföreskrifter (LTF)

Vad?

Kontrollera att endast giltiga lokala

trafikföreskrifter förekommer.

Hur?

Genomgång av lokala trafikföreskrifter.

När?

Löpande under året Vem kontrollerar?

Avdelningschef trafik- och natur

Att skriftlig beställning saknas till

leverantörsfaktura

12 Skriftliga beställningar Vad?

Kontrollera att skriftliga beställningar finns som underlag till

leverantörsfaktura.

Hur?

Stickprovkontroll När?

Verksamhetscontroller Att beställning/inköp

inte görs enligt gällande ramavtal

12 Ramavtal Vad?

Kontrollera att beställning/inköp görs enligt gällande ramavtal.

Hur?

Stickprovskontroll När?

Inköpssamordnare

(13)

Risker Riskvärde Kontroller Att nämnden saknar

löpande information om vad som har löpande beslutats kring investeringsprojekt.

12 Nämndhandlingar Vad?

Kontrollera och

säkerställa att nämnden får korrekt information Hur?

Genom noggrann genomgång av ärenden på

tjänstemannaberedninge n

När?

Verksamhetscontroller