Verksamhetsplan och budget Micasa Fastigheter i Stockholm AB

(1)

Verksamhetsplan och budget 2014

Micasa Fastigheter i Stockholm AB

(2)

Micasa Fastigheter i Stockholm AB, Rosenlundsgatan 44 B, Box 17211, 104 62 Stockholm. Tel 08-508 360 00.

Innehållsförteckning

Sammanfattning ... 3

1. Detta är Micasa Fastigheter i Stockholm AB ... 6

1.1 Affärsidé, vision och värdegrund ... 6

1.2 Ny organisation ... 6

2. Utgångspunkter för verksamheten ... 7

2.1 Kommunfullmäktiges inriktningsmål ... 7

2.2 Ägardirektiv för 2013–2015 ... 7

3. Micasa Fastigheters verksamhet ... 8

3.1 Micasa Fastigheter ska vara ett affärsmässigt fastighetsbolag ... 8

3.2 Micasa Fastigheter ska ha nöjda kunder ... 10

3.3 Micasa ska ha välskötta, trygga och tillgängliga fastigheter ... 10

3.4 Micasa Fastigheter ska säkerställa minskad energiförbrukning och minskad miljöbelastning ... 11

3.5 Micasa Fastigheter ska vara en attraktiv arbetsgivare och ha en väl fungerande organisation ... 12

(3)

(4)

Sammanfattning

Ett boende att se fram emot

Ett boende att se fram emot är Micasa Fastigheters vision. Visionen sammanfattar det som också utgör bolagets utmaning.

Micasa Fastigheter har en viktig roll att fylla när det gäller vård- och omsorgsboende för äldre och för personer med funktionsnedsättning men också det när det gäller det s k

mellanboendet, d v s boendet mellan det ordinarie och vård- omsorgsboendet.

Två olika flyttscenarier ur boken ”Femti funderingar om äldres boende”, rapport från Sveriges Kommuner och Landsting.¹

Det är viktigt att Micasa Fastigheter kan skapa så attraktiva boenden att äldre väljer att flytta in medan de fortfarande är aktiva. Det förskjuter tidpunkten när den äldre måste flytta till ett vård- och omsorgsboende eftersom mellanboendet enligt ovanstående scenarier ökar

livskvaliteten och minskar ensamhet och oro. Det skulle vara till fördel för samtliga – den äldre, Stockholms stad och staten. För att lyckas med detta behöver Micasa skapa ett erbjudande som är tillgängligt, tryggt och med rimlig hyra.

Micasa Fastigheter genomförde tillsammans med Bostadsförmedlingen i Stockholm AB våren 2013 en undersökning bland personer över 65 år i Bostadsförmedlingens kö om deras

förväntningar på ett framtida boende. Den visar tydligt att tillgänglighet, trygghet och rimlig hyra är prioriterade önskemål. Andra viktiga faktorer är tillgång till gemensamhetslokaler, närservice och bra kommunikationer. Detta kommer vara utgångspunkten för Micasas affärsmässiga åtaganden. Bolagets mål är att skapa ett ”seniorboendeerbjudande” som är så attraktivt att målgruppen äldre väljer att flytta från sin villa eller lägenhet.

1 Bokens titel är originaltitel, inklusive stavfelet.

(5)

Nya förutsättningar

Den framskrivning av äldreomsorgsbehovet perioden 2013-2040 som Äldreförvaltningen tog fram under våren 2013, visar att staden med undantag av Hässelby/Vällingby har ett överskott av vård- och omsorgsplatser till 2032.

Detta är en förskjutning på ca tio år, jämfört med tidigare prognoser. Stockholmaren förväntas hålla sig friskare längre och under en period finns det färre äldre, vilket gör att behovet av omsorgsplatser skjuts framåt i tiden.

Inom de närmaste åren måste ca 2 000 badrum byggas om för att klara Arbetsmiljöverkets krav på tillgänglighet i vård- och omsorgsboenden.

Micasa Fastigheter planerar dessutom ett antal nyproduktioner som ska ersätta icke ändamålsenliga fastigheter och fastigheter som är för dyra att bygga om.

Ny organisation

För att kunna nå målen i verksamhetsplanen genomför Micasa Fastigheter en omorganisation som gäller från och med 1 januari 2014.

Micasa ska minska sina administrativa kostnader med 25 5 vilket är en del i att göra bolaget mer affärsmässigt.

Den nya organisationen är indelad efter tre fokusområden; fastighetsförvaltning,

affärsutveckling och byggprojekt. Den helt nya avdelningen Affärsutveckling ger bolaget möjlighet att följa och påverka fastigheternas lönsamhet genom ett professionellt och enhetligt agerande mot kund samt nya förutsättningar att jobba effektivt med intäkterna. Avdelningen Fastighetsförvaltning får ett helhetsansvar för drift och support av fastigheterna.

Projektavdelningen kan helt fokusera på att leverera projekten i tid, till rätt kvalité, funktion och kostnad. Övriga avdelningar ska stödja kärnverksamheten så att bolaget når sina mål.

Ett positivt ekonomiskt resultat

Ett av Micasa Fastigheters ägardirektiv är att minska de administrativa och indirekta produktionskostnaderna och visa ett ekonomiskt positivt resultat, i enlighet med

”Förslag till Budget 2014 och inriktning för 2015 och 2016”. För att åstadkomma det kommer bolaget under första kvartalet 2014 ta fram en strategisk plan för hur bolaget långsiktigt ska arbeta med fastighetsbeståndet från behovs-, tekniskt och ekonomiskt perspektiv.

Nöjda kunder

Ett prioriterat område för Micasa är att ha nöjda kunder. Bolagets kunder har rollen som både hyresgäster och beställare.

Den senaste kundenkäten, genomförd av AktivBo, visar att kunderna samt deras hyresgäster och anhöriga, är nöjda med produkten, d v s lägenheterna, gemensamma utrymmen och omgivningarna, men att det finns förbättringspotential inom fastighetsservice.

Nöjda medarbetare

Micasa Fastigheters medarbetare är enligt Medarbetarenkäten 2013 mycket nöjda men efterlyser tydligare mål, bättre uppföljning och återkoppling. Den nya organisationen ska bidra till tydligheten genom att fokusera på bolagets huvudområden – att vara en professionell fastighetsförvaltare, affärsmässighet och att vara den naturliga internkonsulten för staden och stadsdelarna. I det ingår också ansvaret att vara långsiktiga och en del av ett hållbart

samhällsbyggande.

(6)

Micasa ska vara unikt

Fyra strategiska områden, där Micasa särskiljer sig från andra bostadsbolag och konkurrenter är tillgänglighet, trygghet, hållbarhet och vackra gårdar. Varje område ska ha ett tydligt program som bolaget successivt fullföljer.

Stort underhållsbehov

Bolaget har även under 2014 en mycket omfattande nivå på underhållsarbetet. Det gör att även projektverksamheten är prioriterad.

Flytt från centrala staden

Ytterligare ett steg i förändringsarbetet blir att Micasa Fastigheter under 2014 byter kontor, i enlighet med stadens önskemål om minskade lokalkostnader. Tanken är också att utflyttade bolag och förvaltningar därmed bidrar till utvecklingen i ytterområdena.

Nyckeln till framgång

Ordning och reda samt mål och måluppföljning är av största vikt för att kunna uppnå ägarens direktiv och den högt ställda ambitionen i verksamhetsplanen.

Fem övergripande mål

Micasa Fastigheter ska vara ett affärsmässigt fastighetsbolag Micasa Fastigheter ska ha nöjda kunder

Micasa Fastigheter ska ha välskötta, trygga och tillgängliga fastigheter

Micasa Fastigheter ska säkerställa minskad energiförbrukning och minskad miljöbelastning Micasa Fastigheter ska vara en attraktiv arbetsgivare och ha en väl fungerande organisation

(7)

1. Detta är Micasa Fastigheter i Stockholm AB

Micasa Fastigheter i Stockholm AB, dotterbolag till Stockholms Stadshus AB, är ett

fastighetsbolag som äger och förvaltar Stockholms stads omsorgsfastigheter. En omsorgsfastighet kan vara ett vård- och omsorgsboende, ett behandlingshem eller en gruppbostad. Micasa

Fastigheter äger och förvaltar också drygt 2 000 senior-, trygghets- och studentboenden.

Fastighetsbeståndet omfattar 125 fastigheter om drygt 1 miljon bruttoarea. Omsättningen är cirka 1 miljard kronor.

1.1 Affärsidé, vision och värdegrund

Micasa Fastigheters affärsidé är att erbjuda ett attraktivt och anpassat boende för människor i Stockholms stad i behov av stöd och trygghet. Detta görs genom att förverkliga bolagets strategiska teman, förvaltning och utveckling. Visionen är Ett boende att se fram emot.

För att uppnå bolagets vision kombineras strategi och affärsidé med en utvecklad värdegrund.

Micasa Fastigheters värdegrund bygger på engagemang, nytänkande, omtanke och kunskap. Den ska ses som ett förhållningssätt som ska genomsyra bolagets verksamhet.

Micasa Fastigheter ska utmärkas av professionell fastighetsförvaltning där tillgänglighet, trygghet och hållbarhet är ledord i arbetet.

1.2 Ny organisation

För att bättre kunna möta uppdraget från Stockholms stad – att vara ett affärsmässigt

fastighetsbolag, tillhandhålla välskötta, tillgängliga och trygga bostäder samt ha nöjda kunder

(8)

– omorganiserar Micasa Fastigheter verksamheten under hösten 2013.

Organisationsförändringen är en viktig del i arbetet att göra bolaget affärsmässigt. Den nya organisationen ska vara på plats från 1 januari 2014.

Ny organisationsplan som börjar gälla 1 januari 2014.

2. Utgångspunkter för verksamheten

2.1 Kommunfullmäktiges inriktningsmål

I budget för 2014 ”Ett Stockholm där alla kan växa” för 2014–2016 anges följande inriktningsmål:



 Stockholm är en attraktiv, trygg, tillgänglig och växande stad för boende, företagande och besök

 Kvalitet och valfrihet utvecklas och förbättras

 Stadens verksamheter är kostnadseffektiva

2.2 Ägardirektiv för 2013–2015

Kommunfullmäktige beslutar om bolagets mål och uppgifter i samband med beslut om budget för Stockholms stad. I ägardirektiven framgår bolagets inriktning. Nedan följer Micasa Fastigheters ägardirektiv för perioden 2013–2015.

 ansvara för att inom ramen för affärsmässiga principer tillhandahålla välskötta, trygga och tillgängliga bostäder för stadens äldre och för personer med funktionsnedsättning

 delta i den regionala och den samlade planeringen för olika boenden inom bolagets målgrupp

 tillsammans med berörda nämnder skapa en strategisk och operativ planering av stadens totala boendeutbud som samspelar med planeringen av platsbehovet

(9)

plan för bolagets fastigheter och tjänsteutbud

 vidareutveckla och befästa bolagets affärsmodell i syfte att realisera bolagets strategiska plan

 ta fram nyckeltal för granskning av om- och nybyggnadsprojekt i tidiga skeden

 fortsätta söka markanvisningar för nyproduktion av i första hand vård- och omsorgsboenden som ersättning för boenden som på sikt bör avvecklas

 tillhandahålla och utveckla seniorboenden, trygghetsboenden och LSS-boenden utifrån utbud och efterfrågan

 i samråd med berörda nämnder och bolag inventera möjligheten att bygga

om/omvandla befintliga byggnader till gruppbostäder, servicebostäder eller annat nyttjande

 åtgärda det eftersatta underhållet i de fastigheter som långsiktigt kommer att nyttjas för äldreboende och omsorg genom det så kallade Äldrelyftet

 värna tillgången till gemensamhetslokaler i beståndet

 vidareutveckla den sociala dimensionen i boendemiljön

 underlätta för profilboenden att etablera sig i staden

 medverka till att sänka stadens totala kostnader för lokaler och finna kostnadseffektiva lokallösningar

 arbeta kontinuerligt med åtgärder för en tryggare miljö i och omkring fastigheterna

 arbeta aktivt med energieffektivisering och förnyelsebar energi

 arbeta med att möjliggöra för matavfallsinsamling i bostadsbeståndet enligt stadens handlingsplan

 aktivt bidra till att staden når det nationella målet om 50 procent matavfalls insamling till år 2018

 fortsätta arbetet med att minska administrativa och indirekta produktionskostnader

 fortsätta att inventera möjligheterna att skapa studentlägenheter i vakanta äldreboenden

 följa upp av kommunfullmäktige beslutade indikatorer

 prioritera brandpreventivt arbete

3. Micasa Fastigheters verksamhet

3.1 Micasa Fastigheter ska vara ett affärsmässigt fastighetsbolag

I Micasa Fastigheters ägardirektiv kan man läsa att bolaget år 2015 ska uppnå ett positivt resultat (exklusive Eftersatt Underhåll).

Micasa Fastigheter har funnits i sin nuvarande form sedan 2005 och har under den tiden vuxit mycket. Bolaget har lagt stor kraft och stora resurser på energibesparande åtgärder,

ombyggnader samt på att åtgärda det eftersatta underhållet.

De närmaste åren ska Micasa koncentrera sina resurser på bolagets kärnverksamhet d v s att tillhandahålla och utveckla seniorboenden, trygghetsboenden och LSS-boenden. För att nå ett positivt resultat krävs fokusering på varje fastighets ekonomiska resultat, minskade

administrativa kostnader, tydliga rutiner och en väl genomarbetad och långsiktig plan där hållbarhet, tillgänglighet och trygghet är en naturlig del.

(10)

I enlighet med ägarens intentioner att alla förvaltningar med kontor i innerstaden ska söka kontorslösningar i ytterstaden, ska Micasa Fastigheter flytta till Husby hösten 2014. Det nya kontoret har bra kommunikationsvägar, blir en funktionell arbetsplats, har betydligt lägre hyra och kan bidra till att göra stadsdelen mer levande dagtid samt skapa ökat behov av t ex lunchmöjligheter.

Strategier

Micasa Fastigheter ska ha lönsamma fastigheter

För att uppnå det övergripande målet att vara ett affärsmässigt fastighetsbolag behöver bolaget säkerställa att fastigheterna har en ekonomi i balans. Det innebär att bolaget måste ha god kontroll på fastigheternas intäkter, drift- och kapitalkostnader, på kort och lång sikt.

Alla investeringar ska vara försvarbara i förhållande till ändamålet. När investeringar görs i fastigheterna ska hänsyn tas till hur fort investeringen betalar sig, avkastning och fastighetens återstående investeringsutrymme. Investeringen ska också utvärderas från ett

koncernperspektiv och utifrån bolagets samhällsansvar.

Micasa Fastigheter ska ha rimliga administrativa kostnader

För att ha god kostnadskontroll och möjlighet att jämföra nyckeltal med andra fastighetsbolag ska bolagets verksamhet vara så organiserad att kostnaderna för fastighetsförvaltning och projekt blir tydliga.

Micasa Fastigheter ska ha låg vakansgrad

För att säkerställa låg vakansgrad ska bolagets verksamhet vara så organiserat att ansvaret att hålla låga vakansgrader är tydligt och transparent. Det ska finnas en tydlig process för hur Micasa Fastigheter arbetar aktivt med marknadsföring liksom för hur bolaget använder mäklare i det fall det krävs specialkunskaper eller extra stöd.

Micasa Fastigheters underhållskostnader ska ligga på en rimlig nivå

Micasa Fastigheter har under de senaste åren lagt stora summor på eftersatt underhåll. Även om det också i framtiden kommer att finnas stora behov, ska underhållskostnaderna tas ned till mer normala nivåer. Nivåerna ska ligga i linje med underhållskostnader i andra

kommunala såväl som privata bolag. Då resurserna för underhåll minskas måste en

prioriteringsordning tas fram för att synliggöra de viktigaste underhållsprojekten under året.

Micasa ska skapa tillfälliga studentlägenheter

Micasa ska utreda alla möjligheter att använda tomställda ”utredningsfastigheter” till studentboende.

Micasa ska underlätta skapandet av profilboenden

Micasa Fastigheter ska om förutsättningar finns erbjuda lämpliga lokaler till nya profilboenden.

(11)

3.2 Micasa Fastigheter ska ha nöjda kunder

Micasa Fastigheters kunder är direkthyresgäster (senior-, trygghets- och studentboende), lokalhyresgäster såsom stadsdelar, Socialförvaltningen och privata aktörer samt indirekta hyresgäster, d v s de som bor i de fastigheter som ovanstående hyr av Micasa.

För att ha nöjda kunder krävs att Micasa har en väl fungerande förvaltning där driften, d v s inre- och yttre skötsel, städning och felanmälan fungerar på ett effektivt sätt. Fastigheterna ska hålla en bra standard. Kommunikationen med kunder och hyresgäster ska vara tydlig och enkel och informationen ska vara tillgänglig.

Strategier

Systematisk fastighetsförvaltning

Micasa Fastigheter ska vara en professionell fastighetsförvaltare som arbetar med systematisk fastighetsförvaltning. Detta genom att tydligt definiera, genomföra och följa upp drift,

ronderingar, reparationer och felanmälningar.

Bra kommunikation och återkoppling

Bolaget ska vara tydligt i sina åtaganden gentemot och i sin kommunikation med kunderna samt återkoppla i aktuella ärenden. Micasa ska utveckla processer för att kunna föra en dialog med kunder och hyresgäster.

Boinflytande

Bolaget ska arbeta med boinflytande, exempelvis genom kundundersökningar, boråd och kontinuerliga husmöten.

Standardlösningar

Bolaget ska arbeta med program för Vård- och omsorgsboende, grupp,senior - och trygghetsboende som kan anpassas efter kundernas önskemål och fastigheterna tekniska förutsättningar.

3.3 Micasa ska ha välskötta, trygga och tillgängliga fastigheter

För att uppnå visionen ”ett boende att se fram emot”, målet att ha nöjda kunder samt stadens mål att vara världens mest tillgängliga och trygga huvudstad, krävs att Micasa Fastigheter har välskötta och väl underhållna fastigheter och lägenheter. Bolaget ska därför kontinuerligt arbeta med effektiv fastighetsdrift, systematiskt planerat underhåll, samt trygghetsåtgärder – för att bland annat öka tillgängligheten.

Micasa Fastigheters gårdar ska vara välskötta, tillgängliga och fungera som extra vardagsrum.

För flera av bolagets fastigheter behövs omfattande underhållsåtgärder både när det gäller ytskiktsrenovering, badrumsombyggnader och stambyten. I allt arbete ska hänsyn tas till bolagets hyresgäster och kunder.

Micasa Fastigheter vill öka intresset för konst och skapa en estetiskt tilltalande närmiljö för hyresgästerna.

(12)

Strategier

Systematiskt underhållsarbete

Micasa ska arbeta med systematiskt planerat underhåll, dokumentera och följa upp underhållsbehoven i underhållsystemet.

Effektivt projektarbete

För att säkerställa att framförallt de stora och omfattande projekten bedrivs med hög projekteffektivitet (tid, funktion och kostnader) jobbar bolaget med tydliga beställningar, investeringsråd, etablerade projektmodeller och täta uppföljningar.

Social samvaro och gemensamhetslokaler

För att minska ensamhet och ge hyresgästerna tillgång till ett meningsfullt socialt sammanhang säkerställer Micasa Fastigheter tillgång till lokaler för social samvaro.

Tillgänglighet

Micasa Fastigheter ska klassificera alla fastigheter enligt bolagets tillgänglighetssystem. En tillgänglighetsbesiktning utförs och därefter åtgärdas alla brister i tillgänglighet successivt.

Trygghet

Micasa Fastigheter ska inventera och successivt åtgärda alla brister i fastigheterna i

trygghetsskapande och brandförebyggande syfte. Bolaget ska fortsätta sitt brandpreventiva arbete såsom exempelvis gratis brandsäkerhetsutbildning för bolagets senior- och

trygghetshyresgäster. Micasa Fastigheter ska ha vackra och tillgängliga gårdar som ska inbjuda till utevistelse och där belysning och val av växter bidrar till att skapa en trygg närmiljö. Bolaget ska medverka i ett trygghets- och säkerhetsnätverk med SLK.

Konst

Bolaget utgår från enprocentregeln som säger att vid samtliga ny-, till- och ombyggnader av kommunala fastigheter samt vid anläggning eller omplanering av utomhusmiljöer ska en procent av produktionskostnaden avsättas för konstnärlig utsmyckning.

3.4 Micasa Fastigheter ska säkerställa minskad energiförbrukning och minskad miljöbelastning

Med stadens offensiva miljöprogram som grund och med kunskapen om att fastigheter bidrar stort till miljöbelastningen i samhället krävs att Micasa prioriterar miljöarbetet. För att

säkerställa detta har Micasa Fastigheter ett miljö- och energiledningssystem och är både miljö- energicertifierade. Förutom detta pågår ett energisparprojekt där investeringar i nya energisparlösningar genomförs parallellt med ett mångårigt driftoptimeringsprojekt.

Målsättningen är att bolagets energiförbrukning i det totala fastighetsbeståndet ska minska med minst tio procent senast år 2015 jämfört med 2011.

Ett annat prioriterat område för att minska miljöbelastningen är inköp. Micasa Fastigheter ställer krav på bolagets entreprenörer att endast använda miljögodkända produkter.

Förutom dessa områden är matavfall en stor utmaning. Bolaget har som mål att 2018 samla in 50 procent av det matavfall som genereras i fastigheterna.

(13)

Strategi

Integrerat miljöarbete

Miljöarbetet ska vara integrerat i all verksamhet.

Miljöledningssystem

Micasa Fastigheter använder miljöledningssystemet ISO 14001 och ska vara miljöcertifierade.

Energiledningssystem

Micasa Fastigheter använder energiledningssystemet ISO 50001 och ska vara energicertifierade.

Matavfall

Micasa Fastigheter ska möjliggöra sortering av matavfall.

Upphandlingar

Micasa Fastigheter ställer miljökrav i alla upphandlingar.

Energisparåtgärder och driftoptimering

Alla fastigheter ska inventeras systematiskt enligt energiledningssystemet.

Energikrävande ventilationssystem, elmotorer, pumpar m m kommer successivt att fasas ut och bytas mot sådana med lägre energiförbrukning.

Byggnaderna utreds ur ett energi- och lönsamhetsperspektiv gällande klimatskalet (tak, fasader, fönster och andra öppningar). Tids- och kostnadsplan upprättas.

Micasa Fastigheter ska under de kommande sju åren driftoptimera samtliga fastigheter.

3.5 Micasa Fastigheter ska vara en attraktiv arbetsgivare och ha en väl fungerande organisation

Micasa Fastigheters nya organisation kommer att arbeta mer strukturerat med intäkts- och kostnadsdelarna. Nya effektivare arbetsmodeller på samtliga avdelningar, nya som gamla, ger en effektivare organisation.

Om företaget ska nå sina mål måste bolaget ha nöjda medarbetare. Tydliga mål, bra ledarskap, effektiva möten, bra och kontinuerlig återkoppling/uppföljning och få och tydliga rutiner, är viktiga framgångsfaktorer för att ha nöjda medarbetare.

Micasa Fastigheter kommer under 2014 att lägga stort fokus på att få den nya organisationen att fungera på avsett sätt. Den ger förutsättningar att på ett mer effektivt och operativt sätt följa hur väl bolaget sköter fastighetsförvaltningen vad gäller kundnöjdhet, teknik och ekonomi.

Strategi

Ledarskap och medarbetarskap Micasa Fastigheter ska

(14)

 ha ett tydligt, drivande och återkopplande ledarskap.

 arbeta med individuella handlingsplaner med tydliga mål (kopplade till företagets mål) och uppföljningstidpunkter.

 följa bolagets ledord – engagemang, nytänkande, omtanke och kunskap.

 ha tydliga mål och en tydlig organisation.

Genomförandet av omorganisation och flytt till Husby ska ske med bra planering samt tydlig och transparent information till alla medarbetare.

Aktivt hälsoarbete Micasa Fastigheter ska

 bedriva inspirerande hälsoaktiviteter

 ha ett friskvårdsbidrag

 erbjuda stadens simhallskort till personalpris

 erbjuda medarbetarna sjukvårdsförsäkring

Bilagor:

1. Mål och aktiviteter 2. Budget

3. Planerade om- och nybyggnader 4. Policydokument 2014

5. Program för delaktighet för personer med funktionsnedsättning 6. Internkontrollplan