I betraktarens ögon

(1)

I betraktarens ögon

– en studie om organisationskultur

Kandidatuppsats 30 hp | Företagsekonomi | Vårterminen 2009

Av: Emma Åhlin och Nina Karlsson Handledare: Karin Winroth

(2)

2

Sammanfattning

Man brukar säga att allt ligger i betraktarens öga och det gäller även när man pratar om organisationer. Hur en organisation uppfattas har att göra med hur andra ser på den. Genom att studera organisationer och granska miljön och medlemmarnas beteenden kan man skapa sig en bredare uppfattning om en organisations kultur. Forskare har kommit fram till att en organisations kultur är de normer, värderingar och beteenden som finns inom organisationen och uttrycks via artefakter. Artefakterna kan tolkas för att beskriva organisationens kultur och identitet. Detta har gjorts i den här studien då syftet var att utifrån intressenters perspektiv undersöka hur tre organisationer i skilda branscher kommunicerar sin identitet genom artefakter. Branscherna som ingått i studien är bygg-, finans- och IT-branschen. För att genomföra detta har en kvalitativ metod, i huvudsak observationsstudier hos tre

organisationer i skilda branscher, tillämpats. Som underlag för studien har teorierna The Organizational Identity Dynamics Model, The VCI Alignment Model och Scheins tre kulturnivåer använts och begreppen symboler och fysisk struktur har ävenförklarats. För att hitta återkommande mönster som kan visa organisationernas identitet har insamlad data omstrukturerats gång på gång och genom detta kunde en bild av varje organisation skapas och slutsatser dras.

Organisationen inom byggbranschen uttryckte sin identitet tydligast genom konst, logotyp och symboler då de exempelvis hade byggmotiv på sina tavlor och sin logotyp samt symbol på ett flertal ställen i sin lokal. Genom detta uppfattades organisationen vara professionell, ha hög arbetsmoral, är mycket medvetna om sig själva som organisation och den bransch de arbetar i och är tydliga med att marknadsföra sig. Utöver detta värderar de även de enskilda

individerna högt och tycker att det är viktigt att man har en stark gemenskap. Organisationen inom finansbranschen uttryckte sig tydligast genom sitt samarbete och sitt

kommunikationsmönster då dem satt fokuserade i arbetsgrupper och diskuterade flitigt. Organisationen uppfattades som neutral och att de värderar arbetsuppgifter och funktionalitet högt. Organisationen inom IT-branschen förmedlade sin identitet tydligast genom sin

inredning, logotyp och symboler eftersom att större delen av dess inredning gick i enhetliga färger och former. Dess identitet visade på att organisationen är väldigt medvetna om vad de visar upp och måna om att marknadsföra sig, de är moderna och följer med i samhällets

(3)

3 utveckling. Studien därmed visar att organisationer i skilda branscher kan uttrycka sin

identitet på olika sätt och med hjälp av olika artefakter.

Abstract

Everything can be observed in different ways depending on who observes it. This can also be applied to how organizations can be analysed. What views one have of an organization depends on how other sees it. You can get a wider understanding of the organizational culture through studying the organization and reviewing the behavior of the members in the

organization. According to researchers, organizational cultures consist of the norms, values, and behaviors one can find in organizations. Those are often expressed through artifacts. To describe the organizational culture and identity one can simply look at the artifacts. This has been done in our study. The purpose of this study was to investigate how three companies in different industries, the computer industry, the finance industry, and the construction industry, communicate the organizational identity through artifacts. With a qualitative method mainly observations of the three organizations have been made. The study is based on theories such as, The Organizational Identity Dynamics Model, The VCI Alignment Model, and Schein´s three culture levels. The concept of symbols and the physical texture has also been explained. To get an idea of how each organization looks and to be able to draw conclusions, the data collections have been updated many times to find standards that show the organizational identity.

The organization in the construction industry showed the organizational identity through their art, their logotype and their symbols. They had for instance painting depicting scenes from the construction industry. One can find their logotype and symbol in many places in the local. This gives the impression that the organization is professional, high working, aware of them self and the industry they work in, and much legible with their marketing. In addition, they value the individual person and fellowship highly. The organization in the finance industry expressed the organizational identity through their cooperation and communication standards. One could see that they were hard-working since they often had focuse discussions in small work groups. Through this, one can see the organization as neutral and that they value work and functionality. The organization in the computer industry showed their organizational identity through the interior, the logotype and the symbols, since the greatest part of the

(4)

4 interior was shaped and colored homogenously. It appeared that the organization is very aware of their marketing and what they show to the public. They are modern and follow the developments in society. Conclusively, our study showed that one can clearly see that organizations in different industries can communicate the organizational identity in different ways through different artifacts.

(5)

5

Innehåll

1 Introduktionskapitel ... 9 1.1 Bakgrund ... 9 1.2 Problemområde ... 10 1.3 Undersökningsproblem ... 10 1.4 Syfte ... 10 1.5 Avgränsningar ... 11 2 Metod ... 12 2.1 Val av metod ... 12

2.2 Motiv för val av metod ... 12

2.3 Urval ... 13

2.3.1 Bortfall ... 13

2.4 Tillämpning av förberedande intervju och observation ... 14

2.5 Tillämpning av analys ... 14

2.6 Tillförlitlighet ... 15

3 Teoretisk bakgrund, modeller och begrepp ... 16

3.1 The Organizational Identity Dynamics Model ... 16

3.2 Scheins tre kulturnivåer ... 17

3.3 Fysisk struktur och identitetsskapande ... 18

3.4 The VCI Alignment Model ... 19

3.5 Symboler ... 20

3.6 Tillämpning av teorier och modeller ... 20

4 Presentation och analys av empiri ... 22

4.1 Byggbranschen ... 22

4.1.1 Förberedande intervju och första intryck ... 22

4.1.2 Gemenskap och engagemang ... 23

4.1.3 Samarbete och kommunikation ... 26

4.1.4 Integritet och trivsel ... 27

4.1.5 Professionellt och funktionellt ... 29

4.1.6 Marknadsföring ... 30

4.2 Finansbranschen ... 31

(6)

6

4.3 IT-branschen ... 38

4.3.1 Förberedande intervju och första intryck ... 38

4.4 Sammanfattande analys ... 50

4.4.1 Konst, design och logotyper ... 50

4.4.2 Byggnader, fysisk utformning och inredning ... 51

4.4.3 Ritualer, ceremonier och kommunikationsmönster ... 51

5 Slutsatser ... 53 6 Avslutande diskussion ... 54 7 Referenslista ... 56 7.1 Litteratur ... 56 7.2 Artiklar ... 56 7.3 Internet ... 56 7.4 Figurer ... 56 8 Bilagor ... 58

8.1 Bilaga 1 – Mall med punkter inför förberedande intervju ... 58

8.2 Bilaga 2 – Mall med punkter inför observationer ... 59

8.3 Bilaga 3 – Planritningar över organisationernas lokaler ... 60

8.3.1 Byggbranschen ... 60

8.3.2 Finansbranschen ... 61

(7)

7

Illustrationer

Figurer

3.1 The Organizational Identity Dynamics Model 3.2 Scheins tre kulturnivåer

3.3 The VCI Alignment Model

Bilder

4.1.1 Reception

4.1.2 Lunch-/fikarum på entréplan 4.1.3 Morgonfika

4.1.4 Glasfönster, insyn till ett kontor

4.1.5 Pausrum och en av dess tavlor på övervåningen, plan fem 4.1.6 En av damtoaletterna och organisationens duschrum 4.1.7 Privata ägodelar på damtoalett och namnskyltar 4.1.8 Vilorum med råttingfåtölj och sängkläder

4.1.9 Trappa från entréplan till undervåning, undervåning och en av dess korridorer 4.1.10 Kopieringsrum med stora glasfönster på entréplan

4.1.11 Konst som symboliserar byggbranschen

4.2.1 Reception i komplexet 4.2.2 Färginslag

4.2.3 Lunch-/fikarum 4.2.4 Kontorslandskap

4.2.5 Arbetsplats med privata ägodelar 4.2.6 Hall med skåp och toalett

4.2.7 Chefens kontor 4.2.8 Organisationens konst 4.2.9 Reception i komplexet

4.3.1 Kaffemaskin och fåtöljer innanför entrén 4.3.2 Organisationens konst

(8)

8 4.3.4 Köksdel med skåp

4.3.5 En av korridorerna och kontor

4.3.6 Exempel på de olika kontorslandskapen

4.3.7 Umgängesdel i lunch-/fikarum, växter och liten umgängesdel i korridor 4.3.8 Handfat med antibakteriellt medel och duschrum med toalett

4.3.9 Glasfönster

4.3.10Fåtöljer och kaffemaskin innanför entré 4.3.11 Kopieringsrum

4.3.12 Rött och grått streck i golvet, röd toalettdörr och röda gardiner 4.3.13 Lampa och tavla

(9)

9

1 Introduktionskapitel

1.1 Bakgrund

Man brukar säga att allt ligger i betraktarens öga och det gäller även när man pratar om organisationer. Hur en organisation uppfattas har att göra med hur andra ser på den. Genom att studera organisationer och granska miljön och medlemmarnas beteenden kan man skapa sig en bredare uppfattning om en organisations kultur.1 De senaste decennierna har

organisationer börjat tänka mer och mer på vilket budskap de sänder ut. Under denna utveckling har det funnits en period då olika budskap förmedlats till olika intressegrupper, men nu har man gått mot att försöka förmedla ett och samma budskap på ett enhetligt sätt till alla intressenter.2 Det som kan göra det svårt för organisationer att förmedla ett sådant budskap är att det kan uppfattas på olika sätt av olika intressenter. Förutom den

marknadsföring som organisationen arbetar med så sänder även organisationskulturen ut ett budskap i form av exempelvis beteenden och symboler. En organisation kan sägas stå för en sak men uttrycka något annat i sina handlingar vilket kan vara missvisande. Detta kan göra att en organisation inte uppfattas på ett eftersträvansvärt sätt eftersom intressenter endast kan tolka de iakttagbara intryck som de får av organisationen. Oavsett om dessa intryck stämmer överens med vad organisationen vill förmedla eller inte så är det tolkningen av intrycken som ligger till grund för den uppfattning intressenten får av organisationen.

Även fast det kan vara svårt så har många forskare försökt att definiera vad en

organisationskultur egentligen är. Definitionerna skiljer sig till viss del men de bottnar ändå i samma grundföreställningar då de kommer fram till att en organisations kultur består av de normer, värderingar och beteenden som finns inom organisationen. Vissa av dessa kulturella element är lätta att observera medan andra är svåra att greppa då det ofta är saker som är självklara för organisationen. Organisationens värderingar uttrycks via artefakter som är de faktorer som finns på organisationskulturens yta, det som kan observeras för att förstå kärnan. Artefakterna kan vara antingen fysiska, beteendemässiga eller verbala uttryck.3 Fysiska artefakter kan till exempel vara kontorsinredning och klädsel. Något som anses vara legitim klädsel på en arbetsplats behöver inte vara det på en annan eftersom att vissa organisationer

1_{Alvesson (2001)} 2_{Hatch & Schultz (2008)} 3

(10)

10 kan ha skilda klädkoder medan andra inte har någon klädkod alls.De beteendemässiga

artefakterna är de vardagliga ritualerna som man förväntas genomföra inom organisationen, som till exempel hälsningsfraser och rutiner vid möten. Den sista gruppen artefakter, de verbala, är de som genom ord förmedlar en mening så som historier och berättelser både om och inom organisationen.

1.2 Problemområde

Att organisationskulturen är så komplex, då de olika artefakterna bidrar till att intressenterna skapar sig en personlig uppfattning om organisationens identitet, gör att det är ett intressant område att studera. Att det dessutom är så lite som krävs, och för en del människor helt betydelselösa faktorer som påverkar, gör det ännu mer intressant. Det kan med lätthet jämföras med första mötet mellan två individer, det intryck de får av varandra kan vara missvisande och inte alls stämma överens med hur de egentligen är. Vare sig det är

missvisande eller inte så kan det första intrycket vara avgörande för den framtida relationen. Det här gäller även organisationer då det första du möts av när du besöker dem är just de fysiska uttrycken som inredning och design, klädsel och utseende, den fysiska utformningen av organisationen samt beteenden som hälsningsfraser och liknande. Hur dessa artefakter tolkas bör stämma överens med hur organisationen ser på sig själv och dess vision vilket kan vara väldigt svårt att uppnå. Hur organisationen tolkas av andra formar organisationens identitet då dess syn på sig själv hela tiden påverkas av andras uppfattningar.4

1.3 Undersökningsproblem

Utifrån ovanstående diskussion om hur en identitet formas, där omgivningen påverkar

utvecklingen av identiteten och symboler har stor inverkan på hur den uppfattas, väcks tanken om organisationer i olika branscher kommunicerar sin identitet på olika sätt. Hur tolkas det budskap som förmedlas? Om budskapet skiljer sig mellan olika branscher, i så fall på vilket sätt?

1.4 Syfte

Syftet med den här studien är att utifrån intressenters perspektiv undersöka hur tre organisationer i skilda branscher kommunicerar sin identitet genom artefakter.

4

(11)

11

1.5 Avgränsningar

Studien avgränsas till tre organisationers kontor i skilda branscher, ett inom IT-branschen, ett inom byggbranschen och ett inom finansbranschen. Organisationer där det finns flera olika positioner och där de anställda har relativt varierande arbetsuppgifter studeras. Studien avgränsas vidare till att behandla de iakttagbara artefakter en person möts av vid vistelse hos en organisation.

(12)

12

2 Metod

Det här kapitlet syftar till att beskriva vilka metoder som har använts och hur de har tillämpats för att genomföra studien.

2.1 Val av metod

För att genomföra den här studien, där kulturen i organisationer studeras, har kvalitativa flerfallsstudier utförts. Flerfallsstudier var den metod som passade bäst för studien eftersom man genom detta kan få fram likheter och skillnader mellan de objekt som studeras, i det här fallet de tre organisationerna. Den empiri som ligger till grund för studien har samlats in vid tvärsnittsundersökningar, observationer, hos de tre organisationerna under ett tillfälle, cirka tre till fem timmar per organisation. Observatörerna har inte deltagit i organisationens arbete och vardärför icke-deltagande men eftersom vissa organisationsmedlemmar hade informerats om att observationer skulle ske så var det delvis öppna observationer som genomfördes. För att skapa access till organisationerna hölls först en förberedande intervju inför observationerna med en ansvarig, en så kallad dörröppnare, som sedan även har fungerat som kontaktperson under studien.5

2.2 Motiv för val av metod

Första mötet var viktigt då det första intrycket av organisationen som helhet gavs och även för att sätta upp ramar inför observationen. Inför detta möte, den förberedande intervjun,

skapades en diskussionsmall med punkter och öppna frågor som skulle tas upp för att informera och diskutera med organisationerna hur observationerna skulle gå till, se bilaga 1. Däremot diskuterades inte några detaljer kring vad som skulle observeras.

Data har i första hand registrerats och antecknats på plats men kompletterande information som observerades har även skrivits ned efter observationstillfällena när observatörerna studerat det antecknade textmaterialet och de bilder som tagits. Valet att endast göra

tvärsnittsundersökningar och inte studera organisationerna under en längre period baseras på att intressenter läser av många av de kulturella element som finns hos en organisation redan vid första eller andra mötet. Därför var longitudinella undersökningar inte nödvändiga, för att

5

(13)

13 samla relevant data, i det här fallet. Att observation valts som huvudsaklig metod är för att den information som lyfts fram i studien är information som medarbetarna i en organisation ofta inte riktigt tänker på, vilket innebär att det inte är möjligt att genomföra exempelvis enkätundersökningar eller intervjuer.6 Hade syftet med studien varit att även analysera medarbetarnas syn på organisationskulturen hade intervjuer varit möjliga men inte i det här fallet.

2.3 Urval

Under studiens gång har ett antal val gjorts. Strategiska val med variation i fråga om centrala kännetecken gjordes genom att branscher som skilde sig från varandra valdes. Detta var även att subjektivt val då observatörerna hade viss, om än liten, inblick i vad olika branscher arbetar med.Genom att söka efter branscher på sökmotorn Eniro kunde tre branscher, som observatörerna sedan tidigare inte hade någon djupare kännedom om, väljas. Att

observatörerna inte skulle ha någon djupare kännedom om branscherna var viktigt för att minska risken för att förutfattade meningar skulle påverka studien.Branscherna som valdes var finans-, bygg- och IT-branschen. Ytterligare ett strategiskt val gjordes, men den här gången med liten variation i fråga om centrala kännetecken, när organisationer som alla hade kontorsverksamhet, låg i stockholmsområdet och som var någorlunda lika i fråga om antal anställda valdes. Även här användes sökmotorn Eniro och detta var också ett subjektivt val eftersom att observatörerna tog reda på viss fakta om organisationerna, som antal anställda och geografiskt läge, innan organisationerna kontaktades.Organisationerna kontaktades sedan via telefon efter den turordning inom respektive bransch som sökresultatet på Eniro visade. Endast organisationer med fast telefoni kontaktades då ett subjektivt antagande, att

organisationer som endast hänvisar till mobiltelefoni är mindre organisationer, gjordes. Till sist skedde även ett bekvämlighetsurval där de organisationer som kontaktades och som tackade ”ja” blev de som fick ingå i studien.7

2.3.1 Bortfall

Från början var det meningen att studien skulle jämföra organisationer inom branscherna marknadsföring, finans och bygg. Men då många marknadsföringsbyråer kontaktats och

6_{IBID, Sid.89} 7_IBID

(14)

14 tackat nej med anledning av hög informationssäkerhet har istället IT-branschen valts som tredje bransch.

2.4 Tillämpning av förberedande intervju och observation

I den här studien har den huvudsakliga metoden varit icke-deltagande observation, det vill säga observatörerna har inte varit deltagande vare sig i det arbete eller i de organisationer som studerats. Som förberedelse inför observationstillfällena har information om

organisationskultur, dess symboler och identitetsskapande inhämtats för att skapa en grund för vad som ska observeras och ingå i studien.

Det första mötet med organisationerna innebar en förberedande intervju under ca 30 minuter med en organisationsmedlem där diskussioner om hur observationerna skulle gå till ägde rum. En mall, se bilaga 1, med punkter och öppna frågor följdes av observatörerna och

organisationsmedlemmen gavs även möjlighet att ställa frågor kring observationerna. Organisationsmedlemmen visade även lokaler och utrymmen som fanns tillgängliga, allt för att underlätta observationerna som skedde vid ett senare tillfälle.

Organisationerna har observerats vid ett tillfälle vardera under tre till femtimmar per

organisation genom att iakttagelser registrerats och antecknats. För att få en bred uppfattning om organisationerna har observationer skett på olika platser inom och kring organisationernas lokaler. Fotografier har även tagits på tillgängliga utrymmen och på detaljer. För att ha en utgångspunkt om vilka objekt och handlingar som skulle observeras har en mall med punkter, som skapades utifrån Scheins tre kulturnivåer, använts, se bilaga 2.

2.5 Tillämpning av analys

Analysen i studien har inneburit granskning och tolkning av det material som samlades in före och under observationstillfällena. Organisationskulturen har analyserats utifrån fem teman som bestämdes efter att alla observationer hade genomförts för att sedan kunna jämföra organisationerna i branscherna utifrån Scheins artefakter. Anteckningar som observatörerna har skrivit ned under observationerna har lästs av, organiserats, tolkats och omorganiserats om och om igen utifrån de teman som bestämts för att hitta mönster som visar på normer och

(15)

15 värderingar inom de olika organisationerna. Allt detta för att kunna analysera och beskriva hur organisationernas identitet kan uppfattas av intressenter.

2.6 Tillförlitlighet

Under den förberedande intervjun undveks samtalsämnen som information om organisationerna för att inte påverka observatörernas intryck och tolkningar av

organisationskulturen och dess identitet. Under samtalen diskuterades inte heller i detalj vad som skulle observeras utan det var mer en allmän diskussion för att

organisationsmedlemmarna inte skulle känna att de var tvungna att ändra på något eller anpassa miljön till observationstillfällena.

För att minska risken att de människor som studeras känner sig iakttagna har intentionen under observationstillfällena varit att smälta in så mycket som möjligt genom klädsel och val av plats för observationerna. En viktig del för att lyckas med detta var att under de första samtalen iaktta klädsel och kontorsuppbyggnad. Under observationstillfällena har ett antal organisationsmedlemmar hälsat på observatörerna och visat intresse för deras arbete. För att organisationsmedlemmarna inte skulle bete sig annorlunda än om observatörerna hade varit besökare, och på det sättet påverka studien, så berättade inte observatörerna i detalj för de anställda vad som observerades.

För att göra studien så objektiv och reliabel som möjligt har branscher som observatörerna inte är insatta i valts. Utöver det har information om organisationerna inte heller inhämtats i någon större utsträckning än för att kunna kontakta dem och även för att få reda på antal anställda inom organisationerna. Allt för att inte i förväg skapa uppfattningar om

organisationerna som kan påverka de iakttagelser som sedan gjordes under observationstillfällena.

(16)

16

3 Teoretisk bakgrund, modeller och begrepp

De teorier som använts som utgångspunkt för den här studien är The Organizational Identity

Dynamics Model, utvecklad av socialpsykologen George Herbert Mead, The VCI Alignment Model, framtagen av Mary Jo Hatch och Majken Schultz, och Scheins tre kulturnivåer,

framtagna av Edgar Schein. Dessutom används begreppen symboler och fysisk struktur och

identitetsskapande som komplement till de tre teorierna.

3.1 The Organizational Identity Dynamics Model

En individs identitet består av två aspekter, ”jag” och ”mig”, dvs. ”vem är jag?” och ”hur uppfattar andra mig?”. Dessa aspekter är beskriva av socialpsykologen George Herbert Mead i hans teorier om hur en individs identitet utvecklas. Redan från födseln får barn höra hur de är genom att andra berättar om hur de uppfattar dem. Påståenden blir sanningar då barnen tar till sig, och till slut delar, dessa uppfattningar om vem de är. Genom hela livet kommer individen sedan att utsättas för nya påståenden om hur de är vilket kommer att fortsätta forma individens identitet, enligt Mead är identiteten därmed dynamisk. På samma sätt formas en organisations identitet utifrån hur organisationen ser sig själv och utifrån hur andra ser på organisationen. Skillnaden mot hur en individs identitet formas är att organisationens identitet är mer komplex eftersom att ”jaget” i organisationen istället blir ett ”vi” då en organisation oftast består av ett flertal individer som tillsammans bygger upp identiteten. Organisationen tar till sig av det som intressenterna säger och tvärtom.8

Figur 3.1 The Organizational Identity Dynamics Model

8

Hatch och Schultz (2008)

(17)

17

3.2 Scheins tre kulturnivåer

Socialpsykologen Edgar Schein utvecklade i början av 1980-talet en betydande teori om organisationskultur. Enligt denna teori så kan kulturen finnas på tre olika nivåer som är

artefakter, värderingar och normer och grundläggande antaganden.

Grundläggande antaganden – det som tas för givet i en kultur och det man anser vara verklighet, detta påverkar hur individer inom kulturen tänker och känner och även vad de uppfattar. Dessa antaganden är de oftast inte medvetna om utan de finns nere på djupet i en organisation. Det är den såkallade sanningen som inte kan diskuteras och skiljer sig mellan olika kulturer, det som är självklart inom en kultur behöver inte vara det inom en annan. Dessa antaganden inverkar på kulturen genom värderingar och normer och artefakter.

Värderingar och normer – definierar vad som är viktigt i en kultur, de sociala principer, mål och standarder som anses ha ett värde. Detta är grunden för hur individer inom organisationen handlar och beter sig då de visar vad de anser är rätt och fel. Värdering är på en mer medveten nivå än grundläggande antaganden men behöver inte vara något som kulturmedlemmarna alltid tänker på. Normer är de oskrivna regler som finns inom organisationen, detta gör att individer vet vad som förväntas av dem i olika situationer, vad som är lämpligt och inte lämpligt och liknande. Värderingar visar vad som är viktigt i en kultur och normer vad som förväntas av individerna inom kulturen.

Artefakter – de synliga och hörbara faktorerna som finns på organisationskulturens yta och som visar kulturella normer, värderingar och antaganden. Artefakterna kan studeras för att förstå kärnan i en kultur och kan vara fysiska, beteendemässiga och verbala manifestationer. Nedan visas en modell för att få en tydligare bild av de olika nivåerna.

(18)

18

Figur 3.2 Scheins tre kulturnivåer

• Fysiska artefakter – kan exempelvis vara konst, design och logotyper, byggnader och inredning, klädsel och utseende och slutligen materiella objekt och fysisk utformning. • Beteendemässiga artefakter – kan exempelvis vara ceremonier och ritualer,

kommunikationsmönster, traditioner och sedvänjor men även belöningar och bestraffningar.

• Verbala artefakter – kan exempelvis vara anekdoter och skämt, jargong, benämningar och smeknamn, förklaringar, berättelser, myter och historia, hjältar och skurkar och slutligen metaforer.9

3.3 Fysisk struktur och identitetsskapande

Det finns en relation mellan fysisk struktur och identitet då den fysiska strukturen ofta förmedlar ett budskap. Elementen som ingår i den fysiska strukturen är allt ifrån byggnader och deras placering, möbler och utrustning till utsmyckning och människor. De mest intressanta elementen för organisationsforskare är organisationens geografi, layout samt design och inredning.10

Layouten handlar om uppbyggnad av fysiska objekt och den mänskliga verksamheten, med detta menas intern placering som väggar, större möbler som avgränsar utrymmen och annan utrustning samt även organisationens medlemmar. Det handlar även om byggnaders placering i förhållande till varandra som ett universitets olika delar eller ett sjukhus olika byggnader. Individer inom en organisation har ofta olika placeringar då man tilldelas olika kontorsrum,

9_{Hatch (1997)} 10

(19)

19 ett gemensamt fikarum och lokaler för möten m.m. Kontorsrummen kan även de vara

utformade på olika sätt med antingen öppna kontorslandskap eller enskilda rum med dörrar, detta kan påverka relationen mellan medlemmarna. Design och inredning är allt från

husfasader, möbler, ljussättning, tak- och väggklädnad, golvmaterial till färger, former, konst och teknisk utrustning. Den fysiska strukturen är både interiör och exteriör och påverkar ofta organisationens identitet då både insidan och utsidan kan vara antingen inspirerande eller avskyvärd.11

Genom att tolka den fysiska strukturen och titta på exempelvis hur stora arbetsrummen är, vart de är placerade och dess inredning så kan statushierarkin tolkas. Annat som kan tolkas som statussymboler är organisationsmedlemmarnas tillgång till olika saker som till exempel parkeringsplatser eller andra förmåner. Olika avdelningar inom organisationer kan även tilldelas olika utrymmen och dessa gränser kan markeras på flera olika sätt exempelvis genom väggar, dörrar, våningsplan eller med hjälp av inredning samt organisationsmedlemmarnas personliga ägodelar och så vidare. Hur organisationen uppfattas kan påverkas av byggnadens läge och även dess utseende då organisationens trovärdighet kan ökas genom att den befinner sig på en viss adress eller har ett speciellt utseende.12

3.4 The VCI Alignment Model

En organisations identitet kan enligt Hatch och Schultz uttryckas med hjälp av tre delar, nämligen vision, image och kultur. Visionen handlar om vilka organisationen vill vara och hur de vill bli sedda, image är hur andra verkligen ser på dem och kultur är hur organisationen är. Det är viktigt att de tre delarna hänger samman på ett tydligt sätt så att de ger ett enhetligt budskap av vilka de, det vill säga organisationen, är. Identiteten uttrycks via

organisationskulturen som i sin tur bör ge samma budskap som visionen så att intressenter får en enhetlig bild av organisationen. Om organisationen inte lyckas med detta så kommer intressenterna att få fel image av organisationen eftersom att organisationskulturen då förmedlar ett annat budskap än visionen. Egentligen går det inte att sära på dessa delar då exempelvis medarbetare tillhör organisationens intressenter samtidigt som de är en del av organisationskulturen.13

11_IBID 12_IBID 13

(20)

20

Figur 3.3 The VCI Alignment Model

3.5 Symboler

Det finns en teoretisk relation mellan artefakter och symboler då vissa kulturella artefakter kan bli symboler. Det som gör artefakter till symboler är hur människor använder dem för att förmedla en innebörd. Kulturmedlemmar skapar en innebörd i artefakten och använder den sedan som symbol för att förmedla en mening till andra individer. Artefakter kan användas i symboliskt perspektiv i en situation men behöver inte göra det i en annan. Medlemmar i en kultur kan även använda en symbol på flera olika sätt och ge den olika betydelser, de kan även ge olika symboler samma betydelse.14 Det är användningen, men även tolkningen, av symboler som gör det möjligt för kulturmedlemmarna att skapa och bibehålla sin kultur vilket gör att forskare kan få kunskap om kulturen genom att observera konstruktionen och

användningen av symboler.15

3.6 Tillämpning av teorier och modeller

The VCI Alignment Model tillämpas i studien genom att se på hur organisationerna uttrycker sin identitet genom dess kultur, detta görs utifrån intressenters synvinkel. Identiteten i sin tur tolkas genom att observera och analysera de artefakter som Schein kallar för fysiska och beteendemässiga artefakter. Artefakterna observeras och analyseras utifrån förståelsen för hur symboler och fysisk struktur kan användas för att uttrycka en organisations identitet.

14_{Hatch (1997)} 15

(21)

21 Det finns många forskare som har studerat vad som utmärker organisationer och deras

kulturer. Två av dessa är Rosen och Alvesson och de har fungerat som inspirationskällor i denna studie; Rosen med sin text om ett företags julfest där han beskriver och analyserar företagets kultur och hur den kommer till uttryck under festen.16 Alvesson med sin bok

Ledning av kunskapsföretag som är en fallstudie av Enator där han ur ett kulturperspektiv

tittar på många aspekter av företaget.17

16_{Rosen (1988)} 17

(22)

22

4 Presentation och analys av empiri

I det här kapitlet presenteras och analyseras de förberedande intervjuerna och observationerna från de tre organisationerna. Varje organisation analyseras för sig och under fem teman som har tagits fram utifrån de artefakter som observerats för att tolka dess identitet. Kapitlet avslutas med en sammanfattande analys där de tre organisationerna jämförs och sätts i förhållande till varandra.

4.1 Byggbranschen

4.1.1 Förberedande intervju och första intryck

Onsdag den 15/4 2009 kl. 10.00

Den förberedande intervjun ägde rum på en organisation inom byggbranschen med 90 stycken anställda på kontoret, 45-50 stycken arbetsplatser fanns tillgängliga i lokalen. Observatörerna fick röra sig fritt i lokalen och hade tillgång till alla rum förutom server-rummet och låsta arkiv, de fick även fotografera. Observatörerna blev tilldelade en bas för observationen där de kunde förvara sina saker och sitta ned och prata ostört. Samtalspersonen skulle fungera som kontaktperson under hela studien. Datum för observation bestämdes, den 17/4 2009 kl. 8.30 och framåt. Organisationen hade morgonfika kl. 9.00, därav vald observationstid.

Observatörerna fick en planlösning över alla tre plan för att underlätta studien.

Bild 4.1.1 Reception

Observatörerna blev trevligt bemötta och omhändertagna, både av den som tog emot dem och av samtalspersonen, dessutom hälsade i princip alla organisationsmedlemmar med ett ”hej” eller med ett leende. Samtalsnivån var lågmäld inom hela organisationen och inga övriga ljud uppmärksammades. Första intrycket av inredningen var att det var färglöst och tomt, lite opersonligt och mer som en funktionell lokal. De anställda hade ingen märkbar klädsel då de

(23)

23 flesta bar jeans och tröja eller kavaj, ingen speciell klädkod uppfattades utan de verkade få välja kläder själva. Kontaktpersonen verkade inte tycka att det var något problem att studien skulle äga rum utan var endast positiv.

4.1.2 Gemenskap och engagemang

Organisationen visade en stark gemenskap utåt då de under morgonfikat, som ägde rum i ungefär 40 min från kl. 9.00, och under lunchen, från cirka 11.30, samlades i

lunch-/fikarummet på entréplan för att fika och äta tillsammans. Det rummet var det största av de tre kök som fanns i organisationens lokal och det var välutrustat med köksredskap, spis,

mikrovågsugnar, koppar i porslin, tallrikar och dylikt, se bilder nedan. Även på

undervåningen fanns det tillgång till ett välutrustat kök där mat kunde tillagas men det såg inte ut att användas. Våning fem hade ett mindre kök, utan tillgång till köksutrustning, som användes som städförråd. Att bara lunch-/fikarummet på entréplan användes kan antingen vara för att det var där som frukosten dukades upp och att det då blir mest naturligt att även äta sin lunch där. Men det kan också vara så att organisationen vill ha gemenskap och att all personal ska fika och äta tillsammans, istället för att sitta utspridda på de olika våningarna.

Bild 4.1.2 Lunch-/fikarum på entréplan

Under morgonfikat ”byttes” de i personalen av och olika personer fikade tillsammans. Det fanns tillgång till bröd med pålägg, kaffe och frukt och även observatörerna blev erbjudna fika. Det var glad och trevlig stämning då de anställda var lättsamma och diskuterade både arbete och privat samtidigt som de skrattade. Man fick känslan av att alla känner varandra och trivs ihop då diskussionerna hela tiden hölls igång och alla satte sig vid samma bord tills det

(24)

24 var fullt, så var det även under lunchen. Under lunchen hade några av personalen matlådor med sig, medan andra hade inhandlat mat tillsammans från samma restaurant. I början var det lågmält småprat men efter ett tag, när det blivit fler folk,höjdes ljudvolymen en aning, även då var det mycket skratt och diskussioner av olika slag. Det var ingen som satt ensam under varken morgonfikat eller lunchen och alla anställda plockade undan efter sig när de var klara. Detta visar på stark gemenskap eftersom de valde att äta och sitta tillsammans och de visar också hänsyn till varandra genom att de höll ordning i lokalen där alla vistades.

Det var inte alla i personalen som fikade, några satt kvar på sina kontor och arbetade, de flesta med stängda dörrar. Varför de valde att sitta kvar på sina kontor är svårt att veta, om det var för att de hade uppgifter som de var tvungna att slutföra eller om de helt enkelt inte hade lust att fika. Det är svårt att tro att det finns grupperingar bland organisationsmedlemmarna då de verkar ha en stark sammanhållning, men självklart så kan det alltid finnas enstaka individer som inte trivs även fast det inte var något som syntes tydligt. Förmodligen så fikade de inte med de andra just då för att de inte kunde gå ifrån sitt arbete vid det tillfället.

Morgonfika är en enkel och inte så krävande företeelse som bland annat kan öka

gemenskapen hos de anställda då de får en chans att umgås med varandra och även en bra start på dagen. Det visar på engagemang från organisationen

eftersom de erbjuder de anställda frukostbröd med pålägg och kaffe, se bild. Morgonfikat kan, förutom att öka gemenskapen, också höja arbetsmoralen om de anställda blir på bättre humör och känner att det är stimulerande att vara på arbetet. Något som ökar gemenskapen ytterligare och även här visar på engagemang hos organisationen är att de anställda, då observationen ägde rum vid påsk, hade fått varsitt påskägg i sina postfack.

Bild 4.1.3 Morgonfika

Lokalen som organisationen befann sig i bestod av tre våningar, se bilaga 3, trots det blev personalen inte uppdelad för att de enkelt kunde röra sig fritt mellan dessa med hjälp av trappor som fanns inne i lokalen. All personal får därmed samma möjlighet att umgås och fika eller äta tillsammans. Det var tydligt att de gemensamma utrymmena, som det stora

(25)

25 fikarummet på entréplan, kopieringsrum, dusch, tvättstuga och liknande, var placerade i mitten av lokalen.

Alla kontor, oavsett våning, hade stora glasfönster mot korridoren och dörrar som gav

möjlighet till helt stängda kontor. Glasfönster ger en mer öppen känsla och även fast kontoren hade stängda dörrar blev de anställda inte speciellt avskärmade från varandra, detta visas på bilden nedan. Det gick inte att se vilket kontor som tillhörde VD: n och det verkar därmed inte vara en allt för stark hierarki inom organisationen. Det enda som VD: n hade som inte fanns på övriga kontor var ett extra bord för att exempelvis kunna hålla mindre kundmöten.

Bild 4.1.4 Glasfönster, insyn till ett kontor

På övervåningen fanns ett pausrum intill ett större konferensrum. Pausrummet var inrett med två skinnsoffor med prydnadskuddar, ett mörkt ellipsformat träbord, en matta, stora fönster, växter, broschyrer, klädhängare, golvlampa och olika prydnadsföremål. Det var en stor öppning utan dörr till rummet och det var mer modernt inrett än alla andra rum i lokalen. Det verkade som att organisationen medvetet hade valt att inreda pausrummet mer som i ett eget hem för att man där ska kunna slappna av och umgås. Det var även inrett med tavlor som skiftade i samma färger som resten av inredningen i rummet. Där fanns fyra tavlor som var färgglada och med motiv som uttryckte socialt umgänge där flera individer sällskapade. Hela atmosfären i rummet gav en glad och avslappnad stämning. De färger man såg på tavlorna var rött, blått och grönt vilket också var de färger som speglades i inredningen i resten av rummet. I och med att rummet var mer avslappnat inrett än exempelvis kontoren så märks det att organisationen engagerat vill skapa möjlighet till gemenskap, se bilder på pausrummet nedan.

(26)

26

Bild 4.1.5 Pausrum och en av dess tavlor på övervåningen, plan fem

Förutom att man genom inredningen kunde se att organisationen engagerar sig i gemenskap så märktes det även tydligt på deras beteende. De anställda var väldigt intresserade av varför observatörerna var där, de kom fram, hälsade och ville gärna prata om utbildning, arbete och dylikt. Däremot så beskrev observatörerna inte i detalj vad som skulle observeras. De var också måna om att observatörerna exempelvis trivdes, hade det material som behövdes och att de hade fått fika. Detta gjorde att man kände sig välkommen och fick uppfattningen av att alla tillhörde gruppen lika mycket oavsett vem man var.

4.1.3 Samarbete och kommunikation

Under hela observationstillfället såg man att organisationsmedlemmarna hälsade artigt på varandra och på observatörerna med ett ”hej”, en handskakning eller en nickning, utan

misstänksamhet och alltid med glada miner. Personalen skämtade med varandra och skrattade, inte bara under fikat och lunchen utan också under arbetets gång fast då på ett mer dämpat sätt.

Eftersom att de anställda hade varsitt kontor så verkar de inte ha så mycket gemensamma arbetsuppgifter utan det verkar mest vara enskilt arbete. Därför kunde man inte se något direkt samarbete mellan dem, förutom att de vid vissa tillfällen gick in på varandras kontor för att prata. Att de går till varandras kontor, istället för att exempelvis ringa, visar att de inte verkar ha svårt för att samarbeta eller fråga om hjälp när det behövs. Det var arbetsro i lokalen och det verkade vara en hög arbetsmoral eftersom att det var väldigt tyst och lite rörelse på alla våningsplan.

(27)

27

4.1.4 Integritet och trivsel

Integritet och trivsel verkar vara viktigt för organisationen då man tydligt kunde se att de anställda hade personliga ägodelar som exempelvis, foton, teckningar, tavlor och växter på sina kontor. De personliga ägodelarna gjorde att de olika kontoren skiljde sig ifrån varandra och de gav en mer trivsam känsla. Det verkar som att de anställda till viss del själva fått välja hur det skulle se ut på kontoret och det är något som kan öka trivseln.

Ytterligare något som kan öka de anställdas trivsel är att det på varje våning fanns både herr och damtoaletter, på entréplan fanns det även ett duschrum och en tvättmaskin, se bilder nedan. Ett duschrum för de anställda är inte en så stor uppoffring för organisationen men det kan vara en förmån som verkligen uppskattas, en enkel lösning för många som kanske har lång väg till arbetet och/eller inte hinner åka hem innan de ska iväg efter en lång arbetsdag.

Bild 4.1.6 En av damtoaletterna och organisationens duschrum

Något som visar på respekt för personalens integritet är att det på damtoaletterna fanns

namnskyltar ovanför handdukarna och personliga ägodelar som locktänger och små påsar som antagligen innehöll privata föremål. Det fanns även gästhanddukar vilket får gäster att känna sig mer välkomna och betydelsefulla, se bilder nedan. Att ha egna handdukar kan ge de anställda en känsla av att varje individ är viktig och få dem att känna tillhörighet till gruppen. Handdukarna gav även en mer hemtrevlig miljö istället för exempelvis pappershanddukar som ofta är vanligt på offentliga toaletter. Det finns självklart nackdelar med frottéhanddukar istället för pappershanddukar och det är bland annat att de fort blir smutsiga och måste tvättas och det kan vara en av anledningarna till att de hade en tvättmaskin på kontoret. Det finns säkert också de som uppskattar pappershanddukar mer än frottéhanddukar då man vet att ingen tidigare har använt dem.

(28)

28

Bild 4.1.7 Privata ägodelar på damtoalett och namnskyltar

Det fanns inte bara namnskyltar på toaletterna utan även utanför varje kontor där det stod vem kontoret tillhörde eller vad rummet var till för, till exempel projektrum eller vilorum. Även dessa namnskyltar kan få de anställda att känna sig mer betydelsefulla som enskild individ eftersom det visar att alla har varsin plats inom organisationen och det gör också att det märks tydligt om någon i personalen börjar eller slutar eftersom namnskylten då måste bytas ut.

Organisationen hade ett vilorum på undervåningen i änden av den ena korridoren. Rummet var hemtrevligt och ljust med fönster ut mot omgivningen, vita väggar, en ljus matta, säng med täcke, kuddar, ett överkast, en prydnadskudde, en filt och tillgång till sängkläder. Det fanns även en råttingfåtölj med en fotpall, en kudde och en filt. Detta var det enda rummet som hade en gardin ut mot korridoren, antagligen för att man ska kunna få vara ifred då rummet är till för vila och övernattning. Rummet var även inrett med en tavla, bokhylla, sängbord med en bordslampa, telefon, ljusstake och dekorationer vilket ökar trivseln ännu mer. Det fanns även tillgång till en extrasäng vilket gör att det vid behov är möjligt för två stycken att övernatta samtidigt, se bilder nedan. Att organisationen hade ett fullt utrustat vilorum för de anställda visar att de värnar om personalen och bryr sig om sina anställda, de anställa är inte bara resurser utan de är även betydelsefulla som individer. De hade även ett litet bibliotek med en svart skinnsoffa, likadan som i pausrummet, där de anställda kan slå sig ned, antingen för att ta en kort paus eller för att hämta information inom något område.

(29)

29

Bild 4.1.8 Vilorum med råttingfåtölj och sängkläder

Den personliga integriteten märktes inte bara av i inredningen och på personalens beteende utan även i deras klädsel. De flesta hade vardaglig klädsel, alltifrån jeans och t-shirt till kostymbyxor och vardaglig skjorta och eller kjol/klänning, i flera olika färger och mönster. De verkade därmed inte ha någon specifik klädkod utan mer personlig klädsel som de anställda trivdes i.

Även fast det var möjligt att stänga dörren till alla kontor så hade de, som tidigare nämnts, stora glasfönster mot korridoren som kan påverka integriteten negativt. All övrig personal kan då hela tiden se och iaktta en när man är på sitt kontor och arbetar. Detta kan även påverka koncentrationen hos personalen eftersom de kan bli distraherade av rörelsen utanför. Det kan också påverka dem genom att de kan känna att de aldrig riktigt får vara i fred eller att det hela tiden är någon som kan se om, och hur, de arbetar.

4.1.5 Professionellt och funktionellt

Under observationen uppfattades en hög arbetsmoral då man såg en tydlig skillnad på paus och arbete eftersom de flesta satt på sina kontor och arbetade. Om man har en tydlig paus i form av exempelvis fika så kan det bli lättare att koncentrera sig när man väl ska genomföra sina arbetsuppgifter.

Det kändes som att organisationens lokal var funktionell och därmed underlättar deras arbete, det kunde man se bland annat genom de trappor och raka korridorer som fanns, se exempel på bilderna nedan. Det verkade vara lättmöblerat och det fanns gott om förrådsutrymmen för förvaring av bland annat kontorsmaterial, de hade även ett stort och rymligt kopieringsrum

(30)

30 med glasfönster mot korridor och fikarum på entréplan som visas på bilderna nedan. I

kopieringsrummet fanns det gott om arbetsytor och tillgång till material och verktyg. De hade både stora, rymliga konferensrum och några som var lite mindre, alla var utrustade med behövligt material för att kunna hålla möten.

Bild 4.1.9 Trappa från entréplan till undervåning, undervåning och en av dess korridorer

Bild 4.1.10 Kopieringsrum med stora glasfönster på entréplan

Som tidigare nämnts, under kommunikation och samarbete, så hälsade de anställda på varandra och de kom självmant fram och hälsade på observatörerna vilket visar på ett

professionellt beteende. De uppfattades som professionella också för att de visade att de hela tiden ävar lyhörda för andra personer och observatörerna fick även, förutom broschyrer, med sig en gåva hem när observationen var genomförd.

4.1.6 Marknadsföring

Organisationen verkar vara mån om att marknadsföra sig för sina besökare på ett smart sätt, utan att vara påtvingande. Observatörerna kunde se att de använde sig av olika metoder för att uttrycka sig. I lokalen fanns det många tavlor med enhetliga färger och de flesta hade

byggmotiv som byggarbetsplatser, städer, byggmaskiner och liknande vilket gjorde att man lätt kunde koppla konsten till byggbranschen, se bilderna nedan.

(31)

31

Bild 4.1.11 Konst som symboliserar byggbranschen

Logotypen var organisationens namn skrivet med ett enkelt och kantigt typsnitt i svart med rött inslag på en vit, rektangulär bakgrund. Logotypen sågs på entrédörren, på olika platser i lokalen och på broschyrer som var placerade i informationsställ. Utöver logotypen hade de även symboler i form av en specifik fågelart som återfanns på exempelvis tavlor och prydnadsföremål. Som tidigare nämnts, under rubriken professionellt och funktionellt, fick observatörerna med sig en gåva som minne vilket visar att de bryr sig om sina kunder och besökare och att de vill hjälpa dem att komma ihåg organisationen, även efter man har lämnat deras lokaler.

4.2 Finansbranschen

Onsdag den 15/4 2009 kl. 13.00

Den förberedande intervjun ägde rum på en organisation inom finansbranschen där det fanns 90-100 stycken anställda som arbetade i lokalerna. Observatörerna fick tillgång till hela observationsvåningen och fick röra sig fritt samt fotografera under observationen. Organisationen hade två våningar som enligt kontaktpersonen var identiska, därför

observerades endast den ena våningen, se planritning i bilaga 3. Samtalspersonen fungerade som kontaktperson under hela studien. Observatörerna fick en planritning för att underlätta studien och datum för observation bestämdes till den 23/4 2009, från kl. 9.00 och framåt.

Organisationen låg lättillgängligt med gångavstånd från både tunnelbana och buss. Första intrycket av organisationen fick man inte förrän man kom in i själva lokalen eftersom att byggnaden som organisationen låg i var ett stort komplex, med gemensam reception för alla organisationer. Receptionen, som visas på bilderna nedan, gav ett opersonligt intryck och det

(32)

32 var svårt att koppla den miljön till organisationen då det mer kändes som att man befann sig i en stor sim- eller idrottshall.

Bild 4.2.1 Reception i komplexet

Observatörerna fick ett likgiltigt bemötande både i receptionen och på organisationen, övriga organisationsmedlemmar varken hälsade eller reagerade på att de var där. Ljudnivån var dämpad även fast småprat ägde rum mellan de anställda. Inredningen i organisationens lokaler uppfattades som lite dyster men ändå med vissa starka färginslag, se bilder nedan. De flesta anställda verkade dela kontorsutrymme i form av kontorslandskap och de hade mycket gröna växter i lokalen, framförallt i gången mellan kontorslandskapen. Extra uppmärksamhet fick lunch-/fikarummet som var opersonligt och inte kändes speciellt hemtrevligt, observatörerna reagerade på att där endast fanns engångsartiklar. Klädseln var blandad hos de anställda, de bar allt ifrån jeans och t-shirt till kjol och blus, ingen specifik klädkod uppfattades utan de anställda verkade få ha sin personliga stil.

Bild 4.2.2 Färginslag

När observatörerna kom till lokalen blev de tilldelade två skrivbord mitt bland de anställda i det ena kontorslandskapet. Genom att observatörerna fick sitta vid skrivborden och gå runt i

(33)

33 lokalen fick de uppfattningen om att det funnits en lokal som från början såg ut på ett visst sätt som organisationen sedan hade flyttat in i rakt av, att de sedan löst alla detaljer på ett temporärt sätt. Detta visar sig bland annat genom att det i lunch-/fikarummet exempelvis fanns plastmuggar, mjölk i små trekantstetror och träpinnar att röra om med istället för riktiga koppar och bestick, se bilder på lunch-/fikarummet nedan. När man väljer att lösa sådana detaljer på ett sätt som uppfattas temporärt så finns det en risk för att de anställda inte blir lika motiverade till att sitta ned och ta en fika med sina kollegor eller äta lunch tillsammans. Det kan också göra att de anställda inte känner sig omhändertagna eller inte känner att

organisationen engagerar sig för att göra arbetsmiljön trevlig och detta kan påverka gemenskapen på arbetsplatsen på ett negativt sätt. Samtidigt kan det underlätta för de

anställda eftersom det blir mindre spring och inte lämnar disk som de sedan måste ta hand om utan istället kan koncentrera sig på arbetet.

Bild 4.2.3 Lunch-/fikarum

En annan sak som kan påverka just gemenskapen negativt är att det inte fanns så mycket utrymme för umgänge i lokalen. Lunch-/fikarummet hade bara fyra mindre bord med ett fåtal platser och i övrigt fanns det inga platser i lokalen som gav möjlighet till umgänge eller pauser. Det fanns inget rum med soffor, fåtöljer eller liknande och inget rum intill konferens-/samtalsrum där man kunde sitta ned, däremot fanns det flera förråd, bland annat med tomma förvaringshyllor, som inte utnyttjades speciellt effektivt.

Organisationsmedlemmarna verkade inte speciellt engagerade i vilka observatörerna var då de som besökare blev likgiltigt bemötta både i receptionen och inne hos organisationen. De som presenterade sig för observatörerna och tog i hand var kontaktpersonen och de två chefer som kontaktpersonen i sin tur presenterade. Övriga organisationsmedlemmar varken hälsade eller reagerade speciellt mycket på att observatörerna kom in i lokalen och detta kan visa på att det inte finns några normer inom organisationen som säger att man ska hälsa på alla besökare.

(34)

34 Det kan också vara så att organisationsmedlemmarna är vana vid att ha många besökare vilket skulle kunna förklara deras beteende eller att de hade blivit informerade om att en observation skulle ske. Om man är van vid att det alltid är många nya ansikten i lokalen så blir det säkert så att man reagerar mindre och mindre på ansikten man inte känner igen.

Man fick inte uppfattningen om att det fanns speciellt stark gemenskap mellan de anställda eller att de engagerade sig i personliga relationer. De var trevliga mot varandra men det kändes som att det var mer på arbetsnivå just för att man är kollegor och inte för att man faktiskt ville umgås med varandra. Organisationsmedlemmarna visade sig vara lite

grupperade då de både vid morgonfikat och vid lunchen placerade sig vid olika bord, även fast det fanns plats kvar och det var även mindre grupper som tillsammans gick till en restaurant utanför lokalen för att äta. Anledningen till detta kan vara för att de vid arbetstid var placerade i grupper i kontorslandskap och att dessa grupper då tycker det är naturligt att äta tillsammans. Det var säkert också så att de måste gå på lunch i omgångar för att alla kanske inte kan lämna ifrån sig arbetsuppgifterna samtidigt. Även fast det verkade vara grupperingar så fick man inte uppfattningen om att det var dålig stämning på kontoret.

4.2.3 Samarbete och kommunikation

Inom organisationen verkade det vara viktigt att de anställda kunde prata med varandra och samarbeta vilket syntes tydligt eftersom att de flesta satt grupperade i kontorslandskap. Man kunde inte se om de var uppdelade på ett visst sätt av någon speciell anledning men de flesta grupperna bestod av fyra personer som hade varsitt skrivbord. Grupperna var avskilda från varandra med ljusa skåp i trä som var cirka 120 cm höga vilket gjorde att de anställda kunde stå på varsin sida och ändå kommunicera med varandra på ett enkelt sätt över dessa, se bilder över kontorslandskapet nedan.

(35)

35 Många av de anställda gick också fram och tillbaka mellan skrivborden och de olika

grupperna för att prata med varandra vilket gjorde att det var mycket rörelse i lokalen. Det verkade inte som att personalen hade något problem att kommunicera med varandra och samarbeta, om de behövde prata med någon så var det inget de tycktes dra sig från att göra.

Organisationen låg på två plan men under observationstillfället märkte man inte av att det var speciellt mycket spring mellan våningarna. Däremot var det, som nämndes ovan, mycket rörelse på det plan där observationen genomfördes. Trots att det var mycket rörelse i lokalen och att många både pratade med varandra, och i telefonen, så var det inte speciellt hög ljudnivå på kontoret. De flesta verkade tänka på att hålla volymen nere när de pratade, och nästan viskade för att respektera de andra som var i samma rum, vilket är väldigt viktigt när man är så pass många på en mindre yta.

4.2.4 Integritet och trivsel

I kontorslandskapen var det inget specifikt som skilde de olika arbetsplatserna åt, dess möbler och inredning var väldigt enhetliga. Man kan dock anta att de anställda var uppdelade med anledning av vad de hade för arbetsuppgifter och att de inom samma avdelning satt

tillsammans.

De som satt i landskapen hade ett eget skrivbord med sina saker och var avskärmade från de andra inom samma grupp genom träskivor med hålrum i. Dessa ger den anställde visst privat utrymme utan att för den sakens skull bli instängd. Genom att skärma av på det sättet kan organisationsmedlemmarna få arbeta i fred när det krävs och de kan samtala med de andra i gruppen utan någon större ansträngning när det behövs. De

anställda hade namnskyltar vid sina skrivbord vilket kan få dem att känna sig mer välkomna och behövda eftersom att de då har sin personliga plats och personliga ägodelar kan göra att man som anställd känner sig mer hemma och trivs bättre. Observatörerna kunde se att en del av de anställda exempelvis hade personliga fotografier, teckningar, små prydnadsföremål och liknande vid sina arbetsplatser, se bild till höger.

(36)

36 Trots att kontoret var ljust med många fönster, vid utsikt och öppna utrymmen så kändes det inte som en speciellt inspirerande miljö att arbeta i. Det var lågt i tak vilket gjorde att det trots all öppen yta kändes ganska instängt och tungt i lokalen, det kändes lite som att man satt i en låda.

Eftersom att organisationsmedlemmarna inte hade några egna kontor där de kunde förvara sina personliga ägodelar, så som ytterkläder och liknande, är det bra att det fanns en hall med låsbara skåp där de kunde hänga av sig, se bilden nedan. Förutom att det gör att det inte blir lika rörigt på deras arbetsplatser så kan det också kännas tryggare för dem att kunna låsa in sina saker istället för att ha dem framme i ett kontorslandskap där många människor rör sig. Samtidigt kan man tycka att det känns konstigt om man ska behöva låsa in sina saker när man är bland människor man träffar varje dag. Men eftersom skåpen fanns så gavs ju de anställda i alla fall en möjlighet att själva välja hur de vill göra med sina saker. I samma hall som skåpen fanns även organisationens toaletter som var neutrala med vitt kakel, orange bård,

pappershanddukar och dylikt, se bild nedan.

Bild 4.2.6 Hall med skåp och toalett

Under observationstillfället kunde man inte urskilja någon speciell klädkod som gällde för de inom organisationen utan alla anställda verkade få ha sin personliga stil. Det man kunde se var att de flesta hade ganska enkla och vardagliga kläder, som ett par byxor och en tröja eller en kavaj med finskor. De verkade ha en avslappnad inställning till klädseln som säkert kan variera beroende på arbetsuppgift.

4.2.5 Professionellt och funktionellt

Att det var så många av de anställda som inte reagerade på att det var nya personer i lokalen när observatörerna var där kan visa på normer som säger att man ska sköta sina uppgifter när

(37)

37 man arbetar och inte lägga energi på andra saker. Det viktigaste inom den här organisationen kanske inte är att man ska umgås med sina kollegor eller att man ska sitta i nyrenoverade lokaler utan det viktigaste kanske ändå är att man fokuserar på sitt arbete så att det sköts på ett effektivt och professionellt sätt. Det kan också ha att göra med att de är vana vid att det är många besökare, som diskuterades under rubriken gemenskap och engagemang. Det verkade vara en hög arbetsmoral inom organisationen då alla tycktes vara engagerade i sitt arbete och många av samtalsämnena handlade om arbetsuppgifterna.

Att lokalen var utformad som den var, med kontorslandskap, har förmodligen med funktionaliteten att göra då de anställda måste kunna samtala med varandra för att genomföra sitt arbete så effektivt som möjligt. Chefen hade däremot ett eget kontor, vilket antagligen var för att kunna arbeta i lugn och ro och inte för att visa upp hierarkin inom organisationen. Bilden till höger visar hur rummet såg ut.

Bild 4.2.7 Chefens kontor

4.2.6 Marknadsföring

I organisationens lokal kunde observatörerna inte se någon sammanhängande konst. Det fanns ingen koppling mellan motiven och den bransch som organisationen arbetar i och det fanns inte heller någon konsekvens i de konstnärer, färger eller motiv som tavlorna visade. Det verkar inte som att de hade tänkt efter vad konsten betyder för dem utan den verkade endast finnas i lokalen just för att det ska finnas tavlor där, istället för att använda konsten som ett verktyg för att förmedla ett budskap till dem som vistas i lokalerna. En del av konsten verkade tillhöra den byggnad som organisationen har hyrt in sig i vilket skulle kunna förklara varför just de tavlorna inte var kopplade till finansbranschen men det gick inte att hitta något logiskt samband mellan de övriga tavlorna som hängde uppe. Exempel på organisationens konst visas här nedan.

(38)

38

Bild 4.2.8 Organisationens konst

Receptionen man möttes av när man kom in det stora komplex som organisationen låg i gav ett opersonligt intryck och det var svårt att koppla miljön till organisationen, det kändes snarare som att man befann sig i en stor sim- eller idrottshall, se bilder nedan. Det var också väldigt otydligt att organisationen befann sig i huset eftersom att man utifrån knappt ens kunde se en skylt med deras namn på. En av observatörerna såg den inte utanför entrén till byggnaden trots vetskapen om att det antagligen skulle finnas en skylt där, vilket visar hur svårt det är att se att organisationen ligger i komplexet.

Bild 4.2.9 Reception i komplexet

Organisationen hade endast sin logotyp synlig på entrédörren, annars fick observatörerna uppfattningen om att de kunde befinna sig inom vilken organisation som helst då man aldrig blev påmind om vilka organisationen var genom symboler inne i lokalen. Att en organisation hela tiden påminner sig själva och sina besökare om vilka de är kan vara väldigt viktigt för att visa att de står för vilka de är och är stolta över det, besökare lägger ofta logotyper och andra symboler på minnet utan att de tänker på det.

4.3 IT-branschen

(39)

39 Den förberedande intervjun ägde rum hos en organisation inom IT-branschen med cirka 100 stycken anställda som arbetade i lokalen. Organisationen hade konsulter både i lokalerna och ute hos kunder, därför befann sig inte alla alltid på plats i lokalen, alla förutom tre till fyra stycken hade en egen plats. Observatörerna fick en bas där de kunde ha sina saker och sitta ostört om så behövdes. De fick även fotografera och röra sig fritt i lokalen. De fick broschyrer och varsin bok om organisationen som gåva. Samtalspersonen skulle fungera som

kontaktperson genom hela studien och observatörerna fick en planritning över hela lokalen för att underlätta studien. Tid och datum för observation hade bestämts innan och var den 28/4 kl. 10.00 och framåt.

Organisationen låg lite undangömd, i ett bostads- och företagsområde, med gångavstånd till tunnelbana och buss. På kartan verkade det vara svårt att hitta men i verkligheten var det lättare. Det fanns en skylt med organisationens namn utanför ingången men den var inte speciellt iögonfallande så det var svårt att se att organisationen befann sig i byggnaden. Omgivningen gav ett trevligt intryck med ett litet torg där det fanns lunchrestauranger och liknande. Det kändes tomt när man kom in i organisationens lokal, då receptionen var obemannad eftersom receptionisten för tillfället var sjukskriven, och man fick själv skriva in sig på en dator och en besöksbricka skrevs då ut. Det kändes inte riktigt som en reception utan mer som en disk med en dator. Många av organisationsmedlemmarna hälsade genom att säga ”hej” eller nicka och de som observatörerna blev presenterade för tittade upp, hälsade glatt, och visade intresse. Många anställda pratade med varandra men det var ändå lågmäld

ljudnivå. Lokalen gav ett nyinrett intryck och var enhetlig i logotypens färger, svart, rött och vitt, se bilder nedan.

Bild 4.3.1 Kaffemaskin och fåtöljer innanför entrén

En del möbler var i ljust trä, observatörerna fick höra att de hade nya möbler som var vita och att de gamla var i ljust trä. Det såg iordninggjort ut på vissa ställen och mindre iordninggjort

(40)

40 ut på andra, men det såg genomtänkt ut och det verkade som att kontaktpersonen verkligen var engagerad i hur lokalen såg ut. Lokalen var en kringelkrokig våning och svår att få grepp om, se bilaga 3, det fanns både enskilda kontor och kontorslandskap och organisationen hade många gröna växter som gjorde korridorerna trevligare. En del anställda hade enkel klädsel som jeans och tröja medan andra bar kostym. Organisationsmedlemmarna var väldigt trevliga och positiva och verkade tycka att det var kul att observatörerna var där.

Man kunde tydligt se att organisationen var engagerad i lokalens utformning och inredning, de hade skapat ett flertal platser där man kunde sitta ned och umgås. Att de är engagerade syntes genom att de hade enhetliga färger och former genom hela lokalen, alla krukor och växer passade ihop och det syntes att de har haft en tanke med de val de har gjort. Även fast inte all konst i lokalen var enhetlig eller kopplad till IT-branschen så passade de tavlor som hängde gemensamt ihop, antingen sett till motiv eller färger. Det här visas tydligt på bilderna nedan.

Bild 4.3.2 Organisationens konst

Ett av de tydligaste exemplen på engagemanget i lokalen är lunch-/fikarummet som såg nyinrett ut i logotypens färger, rött, svart och vitt, se bildernedan. Ena delen av rummet var inrett med en stor mörkgrå tygsoffa, små mörkgrå sittpuffar, två ellipsformade vita bord och en röd ruggmatta. Det syntes att denna del var tänkt för umgänge och att många skulle kunna umgås där samtidigt. Den andra delen, köksdelen, var inredd med två vita långbord och röda stolar med raka former, det fanns även en bardisk med barstolar där man kunde sitta. Vid soffdelen fanns både tak- och golvlampor i tyg som var cylinderformade och röda och över köksdelen fanns det röda plastlampor som var formade som kupor.

(41)

41

Bild 4.3.3 Lunch-/fikarum och umgängesdel

Att allt går i samma färger gör att man fick ett enhetligt intryck av lunch-/fikarummet även fast exempelvis lamporna var i olika form och material. Köket var välutrustat med både porslin och engångsartiklar som muggar, mjölk i tetrapack, samt kaffemaskin, diskmaskin, kyl, frys, mikrovågsugnar och diskho. Anledningen till att de hade engångsartiklar kan vara att de ofta har kunder på besök och att man då kan ta med sig sin kaffekopp och röra sig fritt i lokalen utan att behöva ställa tillbaka koppen på sin plats. Även fast rummet var rymligt och uppdelat i en umgängesdel och en köksdel så är det lätt att umgås med alla som befinner sig i rummet då det var möblerat på ett genomtänkt sätt. Det enda som stack ut i lunch-/fikarummet var delen med köksskåp och diskbänk som inte såg ut att vara iordninggjort samtidigt som resten av rummet då de var i ljust trä och därför inte smälte in, detta syns tydligt på bilderna nedan.

Bild 4.3.4 Köksdel med skåp

Lokalens utformning visade inte någon tydlig hierarki eftersom att en del anställda hade sina arbetsplatser i kontorslandskap och andra i stängbara kontor. Även fast alla chefer och VD: n hade ett eget kontor så visar inte detta att det är själva positionen som är det viktiga för att få ha en viss arbetsplats utan mer vad man har för arbetsuppgift. De som behövde samarbeta mycket med varandra var säkerligen de som delade utrymme i kontorslandskapen. Att de inte tydligt ville visa någon hierarki inom organisationen syntes också genom att VD: ns rum inte skilde sig speciellt mycket från de andra enskilda kontoren, se bilder nedan.