Protokoll PU 2019-02-25 §§ 1-11

(1)

Beslutande Per Gunnarsson (M), ordf.

Ulf Genitz (C) Malin Andersson (S)

Övriga närvarande Nina Persson, HR-chef

Per Kärnblad, utredningssekreterare

Charlotte Strandbrink, bemanningschef § 6

Justerare Ulf Genitz

Justeringens tid och plats 2019-02-25 kl. 17.00, Vara konserthus

Under-

skrifter Sekreterare Paragrafer 1-11

Per Kärnblad

Ordförande

Per Gunnarsson

Justerare

Ulf Genitz

ANSLAG/BEVIS

Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag

(2)

Innehållsförteckning

Fastställande av föredragningslista ... 2

Information om personalutskottets mandat och roll ... 3

Tolkning av rätt till ersättning för eventuell förlorad arbetsinkomst vid timanställning ... 5

Tolkning av rätt till arvode för ej tjänstgörande närvarande på bolagsstyrelser ... 6

Information om årsarbetstidsavtalet mellan Vara kommun och Kommunal ... 7

Information om projektet Sunt Arbetsliv ... 8

Redovisning av feriearbete sommaren 2018 ... 9

Sammanställning av avslutningsblanketter ... 10

Information från förvaltningen och ledamöter ... 11

Ändring av personalutskottets sammanträdestider 2019 ... 12

(3)

Fastställande av föredragningslista

Arbetsutskottets beslut

Ytterligare ärende tillförs föredragningslistan:

- Ändring av personalutskottets sammanträdestider 2019 __________

Sammanfattning av ärendet

Det är personalutskottets ordförande som beslutar om vilka ärenden som ska med på utskottets kallelse.

Varje ledamot i nämnden har dock initiativrätt enligt kommunallagen

(2017:725) 4 kap. 20 §. Detta innebär att ledamöter får väcka ärenden på nämn- den även om de inte varit med i kallelsen. Denna rättighet gäller även för arbetsutskottets sammanträden och ledamöter.

Eventuella ändringar av dagordningen, exempelvis borttagande eller tilläggande av ärenden, beslutas inledningsvis på utskottets sammanträde.

__________

(4)

PU § 2

Information om personalutskottets mandat och roll

Personalutskottets beslut

Personalutskottet har tagit del av informationen.

__________

Med anledning av en ny mandatperiod och nya ledamöter i personalutskottet ges en genomgång kring personalutskottets mandat och roll.

Personalutskottet är ett utskott under kommunstyrelsen. Den roll som utskottet har finns beskrivet i kommunstyrelsens reglemente 32-33 §§. Här framgår att utskottet ska bereda personalpolitiska ärenden till kommunstyrelsen samt att det har vissa uppdrag enligt delegationsordningen.

Till typiska personalpolitiska ärenden som utskottet ska bereda till kommunstyrelsen hör exempelvis förtroendevaldas arvoden och ersättningar eller övergri- pande policys i personalpolitiska frågor.

Det ansvar som personalutskottet har delegerats består bland annat av vissa ex- traordinära beslut såsom stridsåtgärder, uppsägning eller disciplinåtgärd mot kommundirektör samt att ingå avgångsavtal med kommundirektör. Utskottet kan även uppdra åt SKL att för kommunens sida ingå kollektivavtal. Förutom detta har utskottet även rätt att tolka regler beträffande förtroendevaldas arvoden och ersättningar.

__________

(5)

Information om arvodesregler för förtroende- valda

__________

Med anledning av ny mandatperiod och nya ledamöter i personalutskottet ges en genomgång av förtroendevaldas arvodesregler.

Kommunfullmäktige har antagit ett arvodesreglemente för förtroendevalda under mandatperioden 2019-2022 på dess sammanträde 2018-06-11 § 61. I arvo- desreglementet beskrivs bland annat vilka arvoden och ersättningar som förtro- endevalda har rätt till samt vad som gäller vid föräldraledighet och sjukskrivning.

Det finns tre typer av arvoden för förtroendevalda. Fast arvode ges till förtro- endevalda som har ett fast uppdrag i kommunen såsom ordförande. Samman- trädesarvoden ges till tjänstgörande på sammanträden, förhandlingar samt överläggningar. Förrättningsarvoden ges för deltagande på exempelvis kurser och konferenser.

Ersättningar ges bland annat för förlorad arbetsinkomst, där ersättning kan ges antingen för faktisk förlorad inkomst eller enligt schablon. Det kan även utges ersättning om förtroendevald vars pension påverkas negativt vid ledighet i an- ställningen eller som förlorar semesterförmån till följd av uppdraget. Även re- sekostnads- och traktamentsersättning utges vid vissa tillfällen. Slutligen finns det ersättning för kostnader enligt särskilda grunder såsom barntillsynskostna- der, vård av funktionshindrar eller om den förtroendevalda själv är funktions- hindrad.

Beslutsunderlag

- Policy från kommunfullmäktige, 2018-06-11 __________

(6)

PU § 4 Dnr 80/2018

Tolkning av rätt till ersättning för eventuell förlorad arbetsinkomst vid timanställning

Personalutskottet tolkar att förtroendevalda som har timanställning har rätt till förlorad arbetsinkomst.

__________

Förtroendevald har 2019-01-31 skickat en skrivelse till personalutskottet gäl- lande rätt till ersättning för förlorad arbetsinkomst vid timanställning.

Den förtroendevalda sitter som ersättare i en av kommunens nämnder och har meddelat en vakansförmedling att den kommer att vara otillgänglig under de tider som nämnden har sammanträde. Till en följd av detta kommer den för- troendevalda inte erbjudas arbete under dessa tillfällen, vilket leder till en po- tentiell förlorad arbetsinkomst.

Enligt kommunens arvodesreglemente för förtroendevalda, antagen av kom- munfullmäktige 2018-06-11 § 61, finns det två typer av ersättningar för förlo- rad arbetsinkomst, dels enligt faktiskt förlorad arbetsinkomst och dels enligt schablonberäknad inkomst om en faktisk inkomst inte anses rättvisande eller inte kan styrkas.

Det bedöms att förtroendevalda som har timanställning ska ha rätt till förlorad arbetsinkomst och utgångspunkten ska vara att den timanställde kommer att arbeta under denna tid.

Beslutsunderlag

- Skrivelse från förtroendevald, 2019-01-31 __________

(7)

Tolkning av rätt till arvode för ej tjänstgö- rande närvarande på bolagsstyrelser

Ärendet om tolkning av rätt till arvode för ej tjänstgörande närvarande på bolagsstyrelser bordläggs.

__________

Styrelsen i Vara Koncern AB har 2019-02-15 § 19 beslutat att överlämna ett ärende om tolkning av arvodesreglerna för förtroendevalda till personalutskottet.

Ärendet gäller tolkning av frågan om rätt till arvode vid kommunstyrelsens ar- betsutskotts närvaro på koncernens styrelsemöten samt koncernens närvaro på dotterbolagens styrelsemöten.

Bolagsordningen för Vara Koncern AB ger kommunstyrelsens arbetsutskott närvarorätt samt yttranderätt vid bolagsstyrelsens sammanträden. Dess dotter- bolags bolagsordningar ger kommunstyrelsens arbetsutskott samt styrelsen i Vara Koncern AB närvarorätt samt yttranderätt på bolagens styrelsemöten.

Enligt kommunens arvodesreglemente för förtroendevalda, antagen av kom- munfullmäktige 2018-06-11 § 61, finns det två typer av arvoden som kan vara applicerbara. Sammanträdesarvode utgår i sin helhet för tjänstgörande ledamö- ter och tjänstgörande ersättare vid styrelsemöte inom kommunägt bolag. När- varande icke-tjänstgörande förtroendevalda har rätt till halva sammanträdesarv- odet. Förrättningsarvode utgår i sin tur för studiebesök, studieresa eller inform- ationsmöte som har ett direkt samband med det kommunala uppdraget och som har godkänts genom beslut i styrelsen.

Beslutsunderlag

- Protokollsutdrag från Vara Koncern AB, 2019-02-15 § 19 __________

(8)

PU § 6 Dnr 39/2019

Information om årsarbetstidsavtalet mellan Vara kommun och Kommunal

__________

Med anledning av ny mandatperiod och nya ledamöter i personalutskottet ges en genomgång av årsarbetstidsavtalet mellan Vara kommun och Kommunal.

Årsarbetstidsavtalet är ett lokalt kollektivavtal mellan Vara kommun och fack- förbundet Kommunal. I avtalet regleras bland annat arbetstid, ledighet, semes- ter samt övertid kopplat till årsarbetstid.

Årsarbetstid innebär att anställda ska arbeta ett visst antal timmar per år, men att omfattningen kan variera över perioder under året. Med hjälp av årsarbetsti- den anpassas bemanningen efter verksamhetens varierande behov.

Beslutsunderlag

- Avtal mellan Vara kommun och Kommunal, 2006-11-16 - Rutin från HR-chef, 2018-08-01

__________

(9)

Information om projektet Sunt Arbetsliv

__________

Ledningsgruppen i Vara kommun har i januari 2019 beslutat att kommunen ska delta i projektet Sunt Arbetsliv. Detta för att bland annat minska kommunens sjukfrånvaro.

Sunt Arbetsliv är en organisation som erbjuder hjälp till kommuner och lands- ting för att skapa en bättre arbetsmiljö. De erbjuder bland annat hjälp med kartläggning och analys av läget i kommunen samt framtagandet av en hand- lingsplan för att förbättra arbetsplatsen.

Kommundirektör, förvaltningschefer, representanter från HR samt huvud- skyddsombud kommer att delta i ett första dialogmöte den 11 februari kring projektet.

Beslutsunderlag

- Presentation från HR-chef, 2019-02-19 __________

(10)

PU § 8

Redovisning av feriearbete sommaren 2018

__________

Under februari 2018 påbörjades arbetet med ferieplatser. Målgruppen för ferie- arbeten var personer födda år 2001 samt gymnasiesärskolans årskurs 3. Ungdo- marna gavs möjlighet att ansökan från 2018-02-12 till 2018-04-15.

Ansökan från ungdomarna gjordes via MyNetwork under modulen ”Feriear- bete”. Detta har underlättat hanteringen av ansökan gällande feriearbete. Mo- dulen är under utveckling och de ansvarigas behov har lyfts med utvecklarna under det pågående arbetet. Förhoppningen är att det kommer en förbättrad version nästa år.

Totalt är det är 40 ungdomar som har fått feriearbete under 2018, varav 26 tje- jer. Lönen som erbjudits har varit 60 kronor i timmen för äldreomsorg och 55 kronor i timmen för övriga platser. Perioderna är uppdelade på tre veckor med maximalt 90 timmar per person. Två ungdomar infann sig inte på sina feriear- beten.

Beslutsunderlag

- Sammanställning från Enheten för Arbete- och sysselsättning, 2018-10-23 __________

(11)

Sammanställning av avslutningsblanketter

Personalutskottet tar del av sammanställningen av avslutningsblanketterna.

__________

På varje personalutskott tar utskottet del av en sammanställning av de avslutningsblanketter som lämnats in till HR-chefen sedan det senaste sammanträdet.

Avslutningssamtal erbjuds de som arbetat minst ett år och som frivilligt avslu- tar anställningen eller går i pension. Normalt ska samtalet ske med närmsta chef, som också är den som ska ta initiativet till att samtalet sker. Arbetstagaren har dock rätt att genomföra samtalet med annan om det önskas. Vid samtalet fylls en avslutningsblankett i där exempelvis orsaker, förslag på förbättringar och synen på Vara kommun som arbetsgivare är viktiga frågor.

__________

(12)

PU § 10

Information från förvaltningen och ledamöter

Ersättare för kommunalråd och oppositionsråd

Ledamot Per Gunnarsson (M) lyfter frågan om arbetsgång för när ersättare ska utses för kommunalråd och oppositionsråd. Detta med anledning av en kom- mande sjukskrivning för oppositionsrådet.

Slutgiltigt beslut ska tas av kommunfullmäktige och det bedöms därför vara ett valärende som ska beredas av valberedningen.

Ledarutvecklingsprogrammet

HR-chef informerar om pågående ledarutvecklingsprogram för chefer och ut- vecklare inom kommunen. Det är ett gemensamt program för dessa yrkeskate- gorier för att de ska nå en samsyn kring ledarskap och styrning.

Utredning kring köp av lönetjänst

HR-chef informerar om att kommunstyrelsen har gett i uppdrag om att utreda en eventuell flytt av löneadministration till Lidköpings kommun. Detta på grund av att kommunens nuvarande lönesystem är undermåliga och att det finns ett behov att upphandla nya system.

Innan kommunstyrelsen fattar beslut om frågan ska det behandlas i personalutskottet.

__________

(13)

Ändring av personalutskottets sammanträ- destider 2019

1. Personalutskottets sammanträde 2019-05-28 flyttas till 2019-05-29 kl. 14.00.

2. Personalutskottets sammanträde 2019-09-10 kl. 13.00 flyttas till klockan 09.00 samma dag.

__________

På personalutskottets sammanträde 2018-11-09 § 42 beslutades om samman- trädestider för personalutskottet under 2019. Då togs beslut om att det skulle ske fem sammanträden under året, på tisdagar med start klockan 13.

I samband med ny mandatperiod har ett nytt personalutskott tillträtt och det har uppstått ett behov av att ändra vissa sammanträdestider på grund av detta.

__________