Protokoll PU 2019-11-08 §§ 39-47

(1)

Justerare Utdragsbestyrkande

Tid och plats Fredagen den 8 november 2019, kl. 09:00 till 11.50 i

Sammanträdesrum Kadan. Ajournering 9.30-9.40, 10.22-10.30

Beslutande

Ledamöter Per Gunnarsson (M), ordförande

Ulf Genitz (C) Malin Andersson (S)

Tjänstgörande ersättare

Övriga närvarande Ersättare

Övriga Nina Persson, HR-chef

Emelia Runeberg, kanslichef

Emma Gunnarsson, praktikant § 39-42 Hanna Ström, HR-generalist § 39-41

Charlotte Strandbrink, bemanningschef § 42

Utses att justera Malin Andersson

Justeringens plats och tid Kansliavdelningen 2019-11-08, kl. 12.00

Justerade paragrafer §§ 39-47

Underskrifter

Sekreterare

________________________

Emelia Runeberg Ordförande

________________________

Per Gunnarsson Justerare

________________________

Malin Andersson

1

(2)

Justeringen har tillkännagivits på kommunens anslagstavla.

Beslutsinstans Personalutskottet

Protokoll från sammanträde 2019-11-08

Datum då protokollet justerades 2019-11-08

Datum då tillkännagivandet

publicerades 2019-11-08

Datum då publiceringen av

tillkännagivandet upphör 2019-12-01

Förvaringsplats för protokollet Kansliavdelningen

Underskrift

________________________

Emelia Runeberg

(3)

Ärendelista

§ 39 Beslut om deltagande på mötet 4

§ 40 Avstämning Sunt arbetsliv KS 2019/38 5

§ 41 Information om arbete med arbetsmiljöpolicy

6

§ 42 Avstämning kring projektet heltidsresan KS 2019/114 7

§ 43 Sammanträdestider 2020 KS 2019/101 8

§ 44 Vägledande råd för hantering av hot och

våld mot förtroendevalda i Vara kommun KS 2019/140 9 - 10

§ 45 Uppföljning feriepraktik 2019 11

§ 46 Sammanställning avslutningsblanketter 12

§ 47 Information från förvaltning och ledamöter 13

3

(4)

Beslut om deltagande på mötet

Personalutskottets beslut

Personalutskottet beslutar att Emma Gunnarsson, praktikant på HR-avdelningen, får delta på dagens sammanträde.

(5)

§ 40 Dnr KS 2019/38

Avstämning Sunt arbetsliv

Personalutskottet har tagit del av informationen.

Sammanfattning av ärendet

Kommunens ledningsgrupp beslutade i januari 2019 att kommunen ska delta i projektet Sunt Arbetsliv. Sunt Arbetsliv är en organisation som erbjuder stöd till kommuner och landsting för att skapa en bättre arbetsmiljö. De erbjuder bland annat stöd med kartläggning och analys av läget i kommunen samt framtagandet av handlingsplaner för att förbättra arbetsplatsen. Vara kommun har beslutat att fokusera på områdena SAM och rehabilitering.

Under hösten har det hittills genomförts två workshops i projektet. Efter den andra workshopen uppstod det ett behov av utvärdering och analys av projektet där projektets styrgrupp träffade konsulterna från Sunt Arbetsliv för att gå igenom förändringar och förbättringar till kommande inplanerade workshops.

Utvärderingen har resulterat i vissa förändringar där en förändring bland annat innefattar att en ny konsult från Sunt Arbetsliv har gått in i projektet.

Nästa workshop är inplanerad till den 12-13 november.

Beslutsunderlag

- Presentation om Sunt Arbetsliv.

5

(6)

Information om arbete med arbetsmiljöpolicy

Personalutskottet tar del av informationen.

Arbetsmiljöverket har gjort inspektioner på flera enheter i Vara kommun under året och ett av de inspektionsmeddelanden som inkommit tydliggör bland annat krav på vad en arbetsmiljöpolicy ska innefatta. Nuvarande arbetsmiljöpolicy tillsammans med arbetsmiljöverkets synpunkter kommer att ligga till grund för det fortsatta arbetet. I det fortsatta arbetet har en arbetsgrupp bildats bestående av både anställda från olika förvaltningar och fackliga representanter.

Policyn ska antas av kommunfullmäktige och förhoppningen är att detta ska kunna göras under våren 2020.

Personalutskottets behandling

HR-generalist Hanna Ström informerar personalutskottet om att ett arbete har påbörjats med att uppdatera arbetsmiljöpolicyn för Vara kommun. Nuvarande policy har antagits av

kommunfullmäktige på en fyra årsperiod vilken löper ut sista december 2019.

Personalutskottet diskuterar ärendet och är eniga i att en uppdaterad arbetsmiljöpolicy bör gälla tills vidare och att det istället sätts tydliga rutiner för att aktualiseringspröva policyn med viss intervall. Förvaltningen tar med sig detta i fortsatta arbete.

Beslutet ska skickas till - HR-chef

- HR-generalist

(7)

§ 42 Dnr KS 2019/114

Avstämning kring projektet heltidsresan

Sveriges kommuner och landsting (SKL) och fackförbundet Kommunal har slutit ett avtal om att heltidsarbete ska bli norm i kommuner och landsting. Projektet kallas för heltidsresan. Det bedöms att heltid är en viktig fråga för alla kommuner i framtiden. Både inom barnomsorg, vård- och omsorg kommer det att behövas rekrytera hundratusentals nya medarbetare de närmaste åren, både för att ersätta pensionsavgångar och för att möta ett ökats behov av välfärdstjänster.

Vara kommun har påbörjat ett lokalt projekt för implementering av heltid som norm. Götgatan, Lingonet och Laurentiusgatan är tre enheter som inledningsvis varit föremål för projektet.

Enheterna har genomfört en riskbedömning som har arbetats fram utifrån gemensamma övningar för att identifiera både risker, konsekvenser och lösningar.

Bemanningschef Charlotte Strandbrink informerar om pågående projekt heltidsresan.

Personalutskottet får en presentation av genomförd kartläggning över nuläget gällande scheman samt projektets genomförda riskbedömning.

7

(8)

Sammanträdestider 2020

Personalutskottet beslutar att fastställa nedan sammanträdesdagar för personalutskottet år 2020:

Fredag 21 februari Fredag 3 april Fredag 29 maj Fredag 18 september Fredag 13 november

Personalutskottet har att besluta om sammanträdesdagar för 2020. Mötet diskuterar sammanträdesdagar för 2020 och lägger ett förslag som anpassas efter kommunstyrelsens

sammanträden. Sammanträdena startar klockan 9.00 om inte personalutskottet beslutar om annat.

Beslutet ska skickas till - Personalutskottet - Kansliavdelningen - HR-avdelningen

- Kommunikationsavdelningen

(9)

§ 44 Dnr KS 2019/140

Vägledande råd för hantering av hot och våld mot förtroendevalda i Vara kommun

Personalutskottet skickar förslag till vägledande råd för att hantera hot och våldssituationer mot förtroendevalda i Vara kommun på remiss till partigrupperna.

Yttrandet ska ha inkommit till kansliavdelningen senast 2019-12-31

Den offentliga förvaltningen ska präglas av demokrati, rättssäkerhet och effektivitet. Hot och våld som riktas mot förtroendevalda är ett allvarligt hot mot den demokratiska beslutsprocessen.

Det är viktigt att förtroendevalda vet vem de ska vända sig till om hot och våld förekommer.

Förtroendevalda är inte formellt anställda i Vara kommun och omfattas därför inte av

arbetsmiljölagstiftningen på samma sätt som anställda gör. Det är det egna partiets organisation som har huvudansvaret för säkerhetsfrågor gällande hot, våld och trakasserier. Kommunens ansvarar för att stötta partiet och enskilda förtroendevalda vid hanteringen om en situation uppstår samt se till att tillhandahålla utbildningar till förtroendevalda.

Ett förslag till vägledande råd för att hantera hot och våldssituationer mot förtroendevalda i Vara kommun har tagits fram i dialog med partiernas gruppledare. Vid gruppledarmöte 2019-10-22 framkom önskemål om att personalutskottet skulle samordna detta arbete och anta dokumentet samt att partigrupperna skulle tillsändas förslaget för yttrande.

Beslutsunderlag

- Vägledande råd för hantering av hot och våld mot förtroendevalda i Vara kommun

Beslutet ska skickas till - Moderaterna

- Socialdemokraterna - Sverigedemokraterna

9

(10)

- Vänsterpartiet - Liberalerna

(11)

§ 45

Uppföljning feriepraktik 2019

Personalutskottet ger HR-chef i uppdrag att kartlägga hur söktrycket till feriepraktikplatserna förändrats över tid samt att utreda anledningar till att sökanden valt att tacka nej till sin plats.

Under februari 2019 påbörjades arbetet med ferieplatser gällande ungdomar folkbokförda i Vara kommun födda år 2002 samt gymnasie-särskolans årskurs tre.

Ungdomarna gavs möjlighet att ansöka från 1 mars till och med 1 april 2019. Ansökan gjordes på hemsidan via Varbi (Mynetwork) under modulen feriepraktik.

 41st ungdomar fick feriepraktik. Fördelning: 24 st flickor och 17 pojkar.

 52 st sökte feriepraktik. 11 tackade nej.

 Lön: i äldreomsorg 60 kr/tim och övriga platser 55 kr/tim.

 Perioderna är uppdelade på 3 veckor med max 90 tim/person.

Beslutsunderlag

- Redovisning feriepraktik

Beslutet ska skickas till - HR-chef

11

(12)

Sammanställning avslutningsblanketter

Personalutskottet beslutar att ge HR-chef i uppdrag att på kommande sammanträde presentera en sammanställning av avslutningsblanketter som inkommit sedan september 2019.

HR-chef informerar personalutskottet om att hon inte fått till sig några avslutningsblanketter sedan förra sammanträdet. Det är troligt att det finns avslutningsblanketter och personalutskottet beslutar därför att en sammanställning ska genomföras på nästa sammanträde.

Beslutet ska skickas till HR-chef

(13)

§ 47

Information från förvaltning och ledamöter

HR-chef Nina Persson informerar personalutskottet om följande:

- Pågående arbete med ledarskapsutvecklingsprogrammet.

- Pågående arbete med etisk kompass.

- Pågående arbete med löneflytt till Lidköping.

13