Plats och tid Kommunhuset den 11 februari 2016 kl. 13.00–16.32
Beslutande Alexandra Gustafsson (S), Ordf.
Per Gunnarsson (M) Ingemar Gruvaeus (C)
Övriga deltagande
Justerare Ingemar Gruvaeus
Justeringens plats och tid Kommunhuset i Vara den 24 februari kl. 16.00
Under-
skrifter Sekreterare Paragrafer § 1-9
Tallin Zahrabian
Ordförande
Alexandra Gustafsson
Justerare
Ingemar Gruvaeus
ANSLAG/BEVIS
Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag
Organ Personalutskottet
Sammanträdesdatum 2015-02-11
Datum för anslagets upp-
sättande 2016-02-25 Datum för anslagets
nedtagande 2016-03-14
Förvaringsplats för proto-
kollet Kommunkansliet
Underskrift
Gunnel Emanuelsson, Tf. HR-chef, Ej § 9 Tallin Zahrabian, Sekreterare, Ej § 9
Lotta Borglund, Projektledare § 2-3
Innehållsförteckning
Ändring i ärendelistan ... 2
Redovisning av sjukfrånvaroprojekt ... 3
Information avseende HLR utbildning för personal inom skola och barnomsorg ... 4
Ändring av krav vid anställning av förskolepersonal ... 5
Lärarsituationen i Vara kommun ... 6
Arvodesregler bolagen ... 8
Schablonersättning till förtroendevalda ... 9
Informationsärenden ... 10
Övriga frågor ... 11
PU § 1
Ändring i ärendelistan
Ärendelista ändras enligt följande;
- Arvoden till förtroendevalda blir ett beslutsärende ( § 6) - Ersättning enligt schablon blir ett beslutsärende ( § 7) - Skrivelse från medarbetare tas upp under övrigt ( § 9)
PU § 2
Redovisning av sjukfrånvaroprojekt
Beslut
1. Personalutskottet tar del av informationen och beslutar att diskutera det vi- dare med kommunstyrelsens arbetsutskott den 12 februari 2016.
2. Personalutskottet ger Ann-Charlotte Borglund i uppdrag att återkomma med en slutrapport av projektet på utskottets sammanträde i april.
3. Tf. HR-chef Gunnel Emanuelsson får i uppdrag att se över tänkbara alter- nativ gällande schemaläggning och arbetstidsförkortning inom hemtjänst.
__________
Bakgrund
På personalutskottets sammanträde den 4 december 2015 önskade personalut- skottet uppföljning i det sjukfrånvaroprojekt som bedrivits i Vara Kommun, Ann-Charlotte Borglund projektledare bjöds in till nytt sammanträde den 11 februari 2016 för att presentera en slutrapport över sjukfrånvaroprojektet.
___________
Personalutskottets behandling
Projektledare Anne-Charlotte Borglund avger information avseende sjukfrån- varoprojektet. Personalutskottet önskar till sitt sammanträde i april 2016 ta del av en slutrapport med en utvärdering avseende projektet.
__________
PU § 3 Hid. 2015.1661
Information avseende HLR utbildning för per- sonal inom skola och barnomsorg
Beslut
1. Personalutskottet ger tf. Hr-chef Gunnel Emanuelsson i uppdrag att un- dersöka alternativ på utbildningsgivare och inkomma med förslag på struktur till utbildning med start våren 2016.
2. Personalutskottet inväntar beslut från bildningsnämnden avseende tids- ram för utbildning.
__________
Bakgrund
Personalutskottet beslutade på sitt sammanträde 4 december 2015 att personal i barnomsorgen ska prioriteras och återremitterade ärendet till Bildningsförvalt- ningen, med önskan att till sammanträde den 11 februari 2016 få besked om en tidsplan över hur utbildningen ska genomföras.
I dagsläget har Vara kommun 3-4 instruktörer som kan utbilda kommunan- ställda i HLR. Utbildningen kan nyttjas av alla kommunens verksamheter och bokas via HR-avdelningen eller via kommunens hemsida.
HR-avdelningen står för kostnader kopplade till instruktören medan verksam- heten står för kostnader såsom vikarieersättning.
Bildningsförvaltningen är den förvaltning där flest utbildningstillfällen genom- förts. All utbildning avser HLR på vuxna.
Vid dagens sammanträde informerar tf. HR-chef Gunnel Emanuelsson om att arbetsmiljöverket har inkommit med synpunkter avseende den HLR-utbildning som erbjuds idag.
Arbetsmiljöverket menar att utbildning i första hjälpen är minst lika viktigt att erbjuda personal inom kommunal verksamhet, främst inom bildningsförvalt- ningen.
Utbildning i första hjälpen tar fyra timmar och minst en person/enhet (bero- ende på hur stor enheten är) bör utbildas. Utbildningen följs upp med jämna mellanrum.
__________
PU § 4 Dnr. 27/2016
Ändring av krav vid anställning av förskole- personal
Förskolan i Vara kommun har länge haft som policy att endast tillsvidarean- ställa behöriga förskolelärare. De utan behörighet har istället endast blivit er- bjudna visstidsanställning. Denna policy har blivit problematisk i och med att det idag råder en brist på kvalificerade förskolelärare att anställa.
Resultatet har blivit att många personer visstidsanställs för kortare perioder i Vara kommuns förskolor. Detta skapar problem i och med att kontinuiteten blir lidande på förskolorna samtidigt som många individer binds upp i en osä- ker anställningsform när de egentligen är mycket väl lämpade att bli tillsvidare- anställda.
Att kunna tillsvidareanställa obehörig personal som ses som lämplig anses vara bättre än att ständigt behöva förnya kontrakten, med all osäkerhet det innebär för samtliga inblandade.
Bildningsförvaltningen har fört diskussioner med förskolechefer och personal- företrädare via samverkansmöten och samtliga har ställt sig positiva till att tills- vidareanställa obehörig personal under förutsättning att kvalitativ pedagogisk verksamhet inte blir lidande.
_____________
PU § 5
Lärarsituationen i Vara kommun
Beslut
1. Personalutskottet gör ett medskick till förvaltningen om vikten av att avslutningssamtal genomförs inom alla verksamheter samt att doku- mentation och enkät skickas in till HR-avdelning.
2. HR-chef Gunnel Emanuelsson får i uppdrag att sprida information om avslutningssamtalens betydelse i ledningsgruppen och vid behov upp- datera personalhandboken.
__________
Bakgrund
På personalutskottets sammanträde den 26 september 2014 presenterade HR- chef Berit Hallersbo statistik över hur kommunens lärarlöner ser ut i jämförelse med övriga kommuner i Skaraborg.
Personalutskottet önskade uppföljning i ärendet och lärarsituationen togs upp på nytt vid sammanträdet den 11 juni 2015.
HR-chef Berit Hallersbo informerade om att läraromsättnigen i kommunen inte är enorm men högre än önskvärt. Situationen ser likvärdig ut i grannkom- munerna.
Vid avslutningssamtalen har det framkommit att lön och personaltäthet är av- görande. Det går att utläsa ett visst samband mellan förskolelärare och låg lön vid avslutningssamtal.
Personalutskottet önskade ytterligare uppföljning i ärendet och lärarsituationen togs upp på nytt vid sammanträdet den 20 augusti 2015.
Personalutskottet gav HR- chef Berit Hallersbo i uppdrag att ta fram en ny ru- tin med tydlig struktur vid dokumentation av avslutningssamtal.
På personalutskottets sammanträde 4 december 2015 informerade tf. HR-chef Gunnel Emanuelsson om att sammanlagt nio anställda inom skolan sagt upp sig. Av dessa gick tre i pension och en gick vidare till annan kommunal verk- samhet. Ytterligare tre förskolelärare slutar i början på 2016 (två i december och en i februari). Personalutskottet önskade ytterligare uppföljning i ärendet och tf. HR-chef gavs i uppgift att till sammanträde den 11 februari ta fram sta- tistik över löner inom bildningsförvaltningen samt redogöra en jämförelse med övriga kommuner i Skaraborg.
___________
Personalutskottets behandling
Personalutskottets ordförande har fört samtal med kommundirektör, vikten av avslutningssamtal/dokumentation har framförts och ska även lyftas på led- ningsgrupp samt kommande Re-chefs möten.
Tf. HR-chef Gunnel Emanuelsson redovisar en översiktlig analys avseende omsättning av personal, lönestatistik för lärare inom bildningsförvaltningen (2015-2016) samt redogör för personalutskottet hur kommunens lärarlöner ser ut i jämförelse med övriga kommuner i Skaraborg.
___________
PU § 6
Arvodesregler bolagen
Beslut
Personalutskottet ger t.f. HR-chef Gunnel Emanuelsson i uppdrag att förtyd- liga arvodesreglementet gällande att kommunalrådet och oppositionsrådet ej har rätt till sammanträdesarvode samt se över eventuell korrigering/motivering gällande ordförandens arvodesnivåer om 12,5%.
___________
Bakgrund
På Personalutskottets sammanträde den 4 december 2015 gavs tf. HR-chef Gunnel Emanuelsson i uppdrag att till sammanträdet den 11 februari 2016 gå igenom de tre senaste mandatperioderna för att se vilka ändringar som gjorts gällande arvodesreglerna i bolagen samt att se uppdragsbeskrivningar för ord- föranden i samtliga bolag och även frambringa underlag till varför arvodet be- stämdes till 12,5%.
Personalutskottets behandling
Tf. HR-chef Gunnel Emanuelsson avger information om de tre senaste mandat- perioderna gällande arvodesreglerna i bolagen. Motivering till varför samman- trädesarvodet utgår i bolagen finns inte angivet i den dokumentation som sam- manställts till dagens sammanträde.
Personalutskottet tar del av informationen och diskuterar ärendet.
___________
PU § 7
Schablonersättning till förtroendevalda
Beslut
1. Personalutskottet gör bedömningen att:
- Iréne Karlsson beviljas schablonersättning för 2016.
- Anders Erlandsson beviljas ersättning (förutsatt att förra årets in- skickade bokslut finns tillgängligt).
2. Tf. HR-chef Gunnel Emanuelsson får i uppdrag att kontakta Lennart Haglund, Magnus Fridén och Rune Fridén för komplettering av in- komna ansökningar (handlingar som dels styrker att företaget är registre- rat och bedrivs i aktiv form, dels styrker godtagbara skäl varför faktisk förlorad arbetsinkomst inte kan visas).
3. Tf. HR-chef Gunnel Emanuelsson får i uppdrag att göra ett eventuellt förtydligande i blanketten för schablonersättning för kommande utskick till politiker.
Bakgrund
Ansökan till ersättning enligt schablon för förtroendevalda sker årsvis. Innan årsskiftet skickades blanketter för nya ansökningar ut till samtliga förtroende- valda. Iréne Karlsson, Lennart Haglund, Anders Erlandsson, Magnus Fridén och Rune Fridén har inkommit med ansökan om schablonersättning. Enligt kommunstyrelsens delegationsordning fattas beslut av denna karaktär av perso- nalutskottet.
Personalutskottets behandling
Personalutskottet tar del av informationen och diskuterar ersättning för förlo- rad arbetsförtjänst baserad på schablon. Vanligtvis ska varje ledamot inkomma med ett intyg avseende vilken arbetsinkomst denne har. Utifrån denna inkomst utbetalas ersättning för förlorad arbetsförtjänst. De personer som saknar kom- plett ansökan kontaktas av tf. personalchef Gunell Emanuelsson.
__________
PU § 8
Informationsärenden
Statistik socialsekreterare
Tf. HR-chef Gunnel Emanuelsson redovisar en översiktlig analys avseende omsättning av personal samt lönestatistik för socialsekreterare inom socialför- valtningen/IFO (2015-2016).
Personalutskottet tar del av informationen och diskuterar ärendet vidare på kommande sammanträde med kommunstyrelsen 12 februari 2016.
___________
Ferieplatser 2016
Tf. HR-chef Gunnel Emanuelsson avger information om ferieplatser för ung- domar 2016.
Under februari 2016 påbörjar AME arbetet med att erbjuda ungdomar (det år de fyller 17) ferieplatser för sommar 2016. I år kommer ungdomarna erbjudas ett informationsmöte där de får ta del av allmänna regler och får även möjlig- het att ställa frågor.
Tf. HR-chef hänvisar till förra årets politiska beslut och regelverk som även ska gälla för 2016, samma ersättningsbelopp om 55kr respektive 60kr/h (äldre- omsorg) kommer utgå vilket är en summa som stämmer med omkringliggande kommuner.
2015 fick 69 ungdomar feriearbete, 56 arbetade inom kommunens enheter, varav 20 inom äldreomsorg. 13 arbetade inom föreningar under perioder uppdelade på 3 veckor med max 90 tim/person.
___________
Inkommen skrivelse från IFO
Till Personalutskottets sammanträde den 11 februari inkom ett brev från IFO med syfte att påpeka förslag på att förbättra arbetsmiljö, förhindra att fler per- soner säger upp sig och söker sig vidare till andra kommuner samt förhindra sjukskrivningar hos personal på grund av hög arbetsbelastning.
___________
Inkommen skrivelse från Lärarförbundet
Till Personalutskottets sammanträde den 11 februari inkom ett brev från Lärar- förbundet med syfte att belysa situationen med lärare – och förskolelärare/per- sonal. Ärendet diskuteras åter på utskottets möte med kommunstyrelsen 12 februari 2016.
___________
PU § 9
Övriga frågor
Inkommen skrivelse från medarbetare
Ordförande informerar om en inkommen skrivelse från medarbetare, Perso- nalutskottet diskuterar ärendet.
Tf. HR-chef Gunnel Emanuelsson och mötessekreterare Tallin Zahrabian när- varar inte i diskussionen.
__________
