Excel 2007

(1)

Excel 2007

(2)

1

Börja arbeta med Excel

Starta Excel

Du kan starta Excel på ett antal olika sätt och ett av de vanligaste är följande:

1. Starta datorn om du inte redan gjort det och klicka på knappen Start som finns till vänster i aktivitetsfältet.

Då du klickar på knappen Start öppnas en meny med några olika alternativ. Ikonen som du startar Excel med hittar du vanligtvis i undermenyn Alla program.

2. Placera muspekaren på undermenyn Alla program, välj Microsoft Office och klicka på alternativet Microsoft Excel i menyn som visas.

Vilka menyalternativ som finns beror på vilka program som är installerade på din dator. Du kan därför ha fler eller färre menyalternativ än vad bilden visar.

3. Maximera fönstret Excel öppnas i (om det inte redan är gjort). Knappen Maximera hittar du överst till höger i programfönstret.

Öppna en fil

Nu ska du öppna en färdig fil som följer med materialet. Var övningsfilerna finns måste du veta själv. De kan t.ex. finnas på cd, i ett nätverk (t.ex. om du sitter i en skola och lär dig) eller på internet.

(3)

2 Excel 2007 grundkurs

´

Hädanefter används uttrycken fil och arbetsbok synonymt.

1. Klicka på Office-knappen, välj Öppna och leta fram filen Hund.xlsx i dialogrutan som öppnas, klicka en gång på den och klicka på knappen Öppna. Du kan även ta fram dialogrutan Öppna genom att använda kortkommandot Ctrl + O.

Excel-filer som är skapade i version 2007 har tillägget xlsx efter filnamnet.

Om det visas eller ej beror på vilka inställningar som är gjorda på din dator.

I detta material kommer filtillägget att skrivas ut efter filnamnet.

Programinställningar

Du kan göra en del inställningar i programmet, t.ex. hur Excel ska visas, vilken mapp som ska visas som standard när du sparar, användarnamn eller hur felkontroll ska ske. För att öppna dialogrutan väljer du Office-knappen och klickar på Excel-alternativ (knappen finns längst

ner till höger i menyn som öppnas):

Du väljer kategori till vänster i dialogrutan genom att klicka på den.

Office-knappen

(4)

1. Undersök de olika alternativen utan att ändra något. När du är klar klickar du på knappen Avbryt i nedre högra hörnet i dialogrutan.

Markören

Du ska få pröva på att göra några förändringar i arbetsboken Hund.xlsx.

Du kommer att göra en understrykning på en rubrik. Först måste du dock lära dig lite om markören och vilka möjligheter som finns för att flytta den.

För att välja en cell att skriva in siffror eller text i använder du markören. Den ser ut så här, se bild:

På bilden till höger har markören placerats i cell A1.

Det ser du dels i namnrutan, dels genom att det på

cellens kanter ligger en fetare fyrkant med en liten kvadrat i det nedre högra hörnet. Du ser det även på att rad- och kolumnrubrikerna är markerade med en annan färg.

Flytta markören via tangentbordet

Med tangenten Enter

Ett vanligt sätt att bekräfta inmatning och flytta markören är att trycka på tangenten Enter. Tangenten kallas också Retur. (I materialet kallas tangenten hädanefter Enter). Markören är placerad i cell A1 i filen Hund.xlsx.

1. Flytta markören till cell A2 genom att trycka Enter. Då du trycker Enter flyttar du alltså markören neråt.

Med piltangenter eller tangenten Tabb

På ditt tangentbord finns 4 piltangenter. Med dem kan du också flytta markö- ren.

2. Tryck på högerpilen på tangentbordet så att cell B2 aktiveras.

3. Tryck Tabb för att flytta markören till cellen C2. Tangenten, som vanligtvis finns på vänstra sidan av tangentbordet bredvid tangenten Q, har oftast två pilar riktade åt motsatt håll.

Flytta markören med musen

Markören flyttar du också genom att klicka med muspekaren på den cell du vill aktivera.

4. Flytta markören till cell A3 genom att klicka i cellen.

(5)

Förändra en befintlig arbetsbok

Nu ska du göra en förändring i arbetsboken Hund.xlsx.

1. Klicka med musen på rubriken Hund (A5) och klicka sedan på verktygsknappen Understruken och bekräfta genom att trycka Enter.

Nu är rubriken understruken.

Ange dokumentegenskaper

Skulle du vilja ange lite mer specifika egenskaper för dokumentet klickar du på Office-knappen och väljer Förbered, Egenskaper. Ett antal fält visas över arbetsboken och i dem kan du skriva in lite mer information om filen:

Skapa en mapp och spara kalkylbladet

Nu ska du spara kalkylbladet i en mapp som du skapar på valfritt ställe och döper till valfritt namn. I mappen kan

du sedan spara de filer du arbetar med i materialet.

2. Klicka på Office-knappen, välj alternativet Spara som och klicka på Excel-arbetsbok.

Dialogrutan Spara som öppnas.

(6)

3. Välj var mappen ska skapas (enhet, t.ex. hårddisken). Klicka på knappen Skapa ny mapp som på följande bild:

4. Skriv in ett valfritt namn på mappen och tryck Enter.

Mappen du skapade öppnas nu och det är dags för dig att spara kalkylbladet i den.

5. Klicka på knappen Spara.

Nu sparas filen i mappen och dialogrutan stängs. Filen sparas men är fortfa- rande öppen.

Du kan också spara en fil genom att använda kortkommandot Ctrl + S.

Öppna flera arbetsböcker

Just nu har du bara en arbetsbok öppen. Nu ska du öppna ytterligare en fil för att lära dig hur du kan arbeta med flera arbetsböcker samtidigt.

1. Klicka på Office-knappen, välj Öppna och leta upp övningsfilen

Försäljning.xlsx. Markera filen genom att klicka på den och klicka sedan på knappen Öppna.

Växla mellan arbetsböcker

Nu är 2 arbetsböcker öppna samtidigt. Arbetsboken du öppnar sist är alltid den som placeras främst och visas i programfönstret.

Nu ska du växla över till arbetsboken Hund.xlsx.

2. Välj fliken Visa och klicka på Växla fönster i gruppen Fönster:

Längst ner i menyn ser du vilka arbetsböcker som för tillfället är öppna. (Eventuellt visas fler alterna-

tiv.) Bocken framför arbetsboken Försäljning visar att det är den arbetsboken som är aktiv (som visas). Nu ska du pröva att växla över till Hund.

3. Klicka på 2 Hund för att växla över till den arbetsboken. Växla sedan tillbaka till Försäljning.

(7)

Excel 2007 grundkurs

Skapa en ny arbetsbok, skriv och spara

Du har redan prövat att öppna en befintlig arbetsbok och göra förändringar i den. Nu ska du själv skapa ett nytt kalkylblad, skriva in uppgifter och sedan spara.

1. Klicka på Office-knappen, välj Nytt och därefter Tomarbetsbok:

2. Klicka på knappen Skapa.

Du kan också skapa en ny arbetsbok med kortkommandot Ctrl + N.

Nu öppnas en ny arbetsbok på skärmen och cell A1 är aktiverad. När markören står i en cell är cellen aktiv. Då kan du skriva in text eller siffror i den cellen.

3. Skriv in följande text och tryck Enter:

4. Klicka på Spara som på följande bild:

Nu öppnas dialogrutan Spara som (men den öppnas bara första gången en arbetsbok sparas genom att klicka på verktygsknappen). Den mapp som kommer att visas är den som senast användes. (Vill du inte spara arbetsboken i den måste du leta upp den mapp du vill spara arbetsboken i.) Som du ser är texten Bok3 markerad i dialogrutan (i din står det kanske något annat t.ex.

Bok2). Texten kommer att skrivas över då du skriver in ett nytt filnamn.

5. Skriv in följande filnamn och klicka på knappen Spara i dialogrutan: Nytt

(8)

Ogiltiga tecken i filnamn

I Excel kan du ange ett filnamn som kan innehålla upp till 218 tecken inklusive mellanslag. Filnamnet kan dock inte innehålla något av följande tecken:

: * ? < > | [ ] / \ ”

Spara en befintlig arbetsbok på hårddisk eller diskett

Ibland behöver man spara en befintlig arbetsbok på annan plats t.ex. på hård- disk eller diskett.

1. Öppna filen Pampuscher och Galoscher AB.xlsx. Klicka på Office-knap- pen och välj Spara som, Excel-arbetsbok.

2. Välj någon mapp t.ex. Dokument på enhet Lokal disk (C:) om du vill spara på hårddisken, eller välj 3,5-tumsdiskett (A:) om datorn har diskettstation och du vill spara på diskett. Klicka därefter på knappen Spara så sparas arbetsboken på enheten du valt.

Spara en befintlig arbetsbok med ett annat namn (skapa en kopia)

För att spara en arbetsbok med ett annat namn använder du återigen alternativet Spara som. Du skriver då ett nytt filnamn för arbetsboken och väljer eventuellt en ny plats där arbetsboken ska sparas.

1. Öppna Ekonomi.xlsx, klicka på Office-knappen och välj Spara som, Excel-arbetsbok.

Dialogrutan Spara som öppnas och filnamnet Ekonomi.xlsx är automatiskt markerat i listrutan Filnamn.

2. Skriv följande namn: Ekonomikopia

3. Välj var och i vilken mapp filen ska sparas. Klicka på knappen Spara i dialogrutan.

Den ursprungliga filen Ekonomi.xlsx som du utgick från stängs och kopian är den som är öppen. Detta kan du kontrollera genom att se efter vilket namn som står i namnlisten.

4. Stäng Ekonomikopia.xlsx genom att klicka på Office-knappen och välja Stäng. Spara inte eventuella förändringar.

Spara arbetsbok med lösenord

För att inga obehöriga ska få tillgång till din arbetsbok kan du spara den med lösenord. Nu ska du pröva att spara arbetsboken Ekonomi.xlsx med lösenord.

(9)

1. Öppna Ekonomi.xlsx. Välj Spara som, Excel-arbetsbok. Klicka på knappen Verktyg i dialogrutan och därefter på Allmänna alternativ.

Du kan välja att förse arbetsboken med ett lösenord som måste anges för att kunna öppna arbetsboken. Det gör du i rutan Lösenord.

Du kan också välja att användaren måste ange ett lösenord innan han eller hon kan spara förändringar i arbetsboken. Det gör du i rutan Lösenord för skrivskydd.

Det går att använda båda lösenordsskydden samtidigt.

Lösenord får innehålla blanksteg, siffror, symboler och bokstäver. Tänk dock på att lösenordet är skiftlägeskänsligt, det vill säga att Excel gör skillnad på stora och små bokstäver. Nu ska du skydda arbetsboken så att det krävs ett lösenord för att kunna öppna den.

2. Kontrollera att markören befinner sig i textrutan efter etiketten Lösenord och skriv: Excel2007

3. Klicka på knappen OK.

4. Läs gärna igenom texten i dialogrutan Bekräfta lösenord och skriv in lösenordet i textfältet: Excel2007 5. Klicka på knappen OK.

Du kommer nu tillbaka till dialogrutan Spara som och filnamnet är detsamma som tidigare, Ekonomi.xlsx.

6. Klicka på knappen Spara i dialogrutan och svara Ja på frågan om du vill ersätta Ekonomi.xlsx.

Stäng sedan arbetsboken.

(10)

För att se om lösenordet registrerats öppnar du arbetsboken igen.

7. Öppna arbetsboken Ekonomi.xlsx, ange lösenordet och klicka på knappen OK:

Om du glömmer bort ditt lösenord kan du inte öppna arbetsboken igen. Därför

är det en bra idé att förvara det på ett säkert ställe.

Ta bort lösenord från en arbetsbok

För att ta bort ett lösenord måste du återigen spara om arbetsboken.

1. Öppna dialogrutan Allmänna alternativ. Kontrollera att innehållet i textrutan Lösenord är markerat och tryck på tangenten Delete. Klicka sedan på knappen OK.

Du kommer nu tillbaka till dialogrutan Spara som.

2. Klicka på knappen Spara och svara Ja på frågan om du vill ersätta filen Ekonomi.xlsx. Stäng sedan filen.

Lösenordet är nu borttaget. Tänk på att använda lösenord när du inte vill att obehöriga ska komma åt din information.

Flytta en fil

Ofta använder man utforskarläget för att t.ex. flytta eller kopiera filer men du kan också utföra de momenten i Excel. Nu ska du lära dig hur du flyttar en fil från en mapp till Skrivbordet. Följande tillvägagångssätt går lika bra att använda om du vill flytta en fil från en mapp till en annan.

1. Öppna mappen där du sparat filen Ekonomi.xlsx. Högerklicka på filen och välj alternativet Klipp ut på snabbmenyn som öppnas.

2. Klicka på Skrivbord i mappträdet och högerklicka någonstans i rutan som visar vad som finns på Skrivbordet (men se till att du inte markerar någon fil eller mapp i listan). Välj Klistra in på snabbmenyn.

Nu flyttas filen Ekonomi.xlsx till Skrivbordet.

3. Flytta på samma sätt tillbaka filen Ekonomi.xlsx från Skrivbordet till mappen igen. Klicka på knappen Avbryt i dialogrutan då du klistrat in filen i mappen.

(11)

Använd en mall för att skapa en ny arbetsbok

I Excel kan du använda mallar för att skapa nya arbetsböcker. En mall innehål- ler grundläggande struktur som är enhetligt formaterad. Det gör att du inte behöver lägga så mycket tid på formateringen av arbetsboken. Det finns mallar bl.a. för att skapa faktura, låneberäkning, tidkort, saldo och resekostnader.

Om du någon gång i ditt arbete med Excel skulle vilja använda någon av mal- larna måste du först och främst se till att de är installerade. Hittar du inte någon du tycker om kan du, om du har tillgång till internet, hämta andra.

För att välja en mall klickar du på Office-knappen, Nytt och Installerade mallar. Bland de mallar som visas letar du upp den mall du vill använda, markerar den och bekräftar ditt val genom att klicka på knappen Skapa.

Dokumentet som är baserat på mallen öppnas på din

skärm och du kan börja skriva in dina egna uppgifter i den. Sedan sparar du din fil med ett nytt namn.

Stäng arbetsbok

För tillfället har du ett antal arbetsböcker öppna. I längden blir det ganska job- bigt att ha många arbetsböcker öppna samtidigt. Därför ska du nu stänga dem.

1. Klicka på knappen Stäng fönster, som finns i övre högra hörnet i arbetsboken:

´

Observera att du inte ska klicka på den allra översta knappen med kryss (med röd bakgrund) för då stänger du programmet.

2. Stäng på samma vis de andra öppna arbetsböckerna.

Om du skulle få en fråga om du vill spara ändringar i dokumenten så svara nej i meddelanderutan.

Använda hjälpen

Du har tillgång till en ganska omfattande hjälp i Excel. Du kan få hjälp på ett flertal sätt och här ska du gå igenom några av dem.

1. Klicka på hjälpknappen i översta högra hörnet:

(12)

Ett nytt programfönstret öppnas nu där du kan få hjälp:

Du skriver in sökord i textfältet i översta delen av fönstret och klickar sedan på knappen med förstoringsglaset.

2. Sök efter ett valfritt ord, t.ex. format.

Efter ett tag visas ett antal förslag på hjälptexter (om några hittades) och du väljer något av dem genom att klicka på rubriken.

3. Läs igenom någon av hjälptexterna i fönstret.

Du kan söka på flera platser, online eller offline och du väljer var du vill söka genom att klicka på pilen vid knappen Sök:

Annan hjälp

Väljer du något av alternativen i gruppen Språkkontroll på fliken Granska kan du få lite annan hjälp.

(13)

Åtgärdsfönstret Referensinformation (öppnas även om du väljer Synonymer och Översätt) ger dig möj- lighet att översätta ord från ett språk till ett annat.

Du kan även leta efter information i olika referens- verk, som t.ex. Encarta. Du måste vara online dvs.

uppkopplad till internet för att kunna använda alla tjänster. Du kan ställa in vilka tjänster som ska användas vid sökning. Det gör du genom att klicka på Referensalternativ… längst ner i åtgärdsfönstret:

1. Undersök de olika alternativen för att komma på hur du bäst använder det med tanke på din arbetssituation.

Ta bort arbetsbok

Nu ska du ta bort arbetsboken Pampuscher och Galoscher AB.xlsx som du sparade innan.

1. Klicka på Office-knappen och välj Öppna. Leta upp mappen på Lokal disk (C): (där du placerade arbetsboken), eller välj disketten

om det var där du sparade filen. Klicka på alternativet och klicka på filen Pampuscher och Galoscher AB.xlsx.

2. Tryck på tangenten Delete och klicka på knappen Ja i meddelanderutan som visas.

Nu flyttas filen till papperskorgen (om den låg på hårddisken, annars tas den bort direkt).

3. Klicka därefter på knappen Avbryt i dialogrutan.

Stäng kalkylprogrammet

1. Klicka på Office-knappen och klicka på Avsluta Excel längst ner i menyns högra hörn.

Du kan även klicka på knappen med krysset, uppe till höger i programfönstret, för att stänga programmet.

(14)

Skärmbilden, arbetsytan och deras delar

Nu ska du lära dig mer om de olika delarna i programfönstret och arbetsytan – vad de används till, vad de heter och var de är placerade.

1. Starta Excel igen.

Nu öppnas Excel och som standard öppnas även ett ny arbetsbok med tre flikar.

Skärmbilden i Excel.

Längst upp i programfönstret finns namnlisten. Där står filens namn och vilket program det är (Bok 1 - Mcrosoft Excel).

Verktygsfältet Snabbåtkomst

Till vänster i namnlisten finns som standard verktygsfältet Snabbåtkomst som innehåller de mest grundläggande kommandona

som t.ex. Spara (diskettikonen).

Du kan lägga till fler kommandon om du vill genom att klicka på nedpilen till höger om fältet och välja vilka kommandon som ska visas. Vill du lägga till andra än dem som finns i menyn så väljer du Fler kommandon för fler alternativ.

Vill du att fältet ska visas under menyfliken klickar du på Visa under menyfliksområdet.