INTERVJUER FÖRVALTNINGSCHEFER
Sammanfattning
Intervjuer gjordes via mail eller via fysiska möten våren 2018. Svaren har sammanfattats i detta dokument som en del av informationsinhämtningen till behovsanalysen. Några frågor finns med men svaren har i detta dokument plockats bort då den information inte behövs i detta skede utan kommer användas i vidare fördjupningsarbete och i förstudien eller för att det inte varit relevant att
sammanfatta informationen då den är förvaltningsspecifik.
De intervjuade är:
Pierre Carlsson, Kommunledningskontoret
Marie Eklund, Utbildning - och arbetsmarknadskontoret Elisabeth Thelin, Miljö – och byggnadskontoret
Kerstin Lidman, Socialförvaltningen Claes Enzell, Administrationsstjänsten (IT) Caroline Löf, Kanslichef
Malin Kleinsmith, Kontaktcenter
Karin Proos, Vård – och omsorgskontoret Lee Orberson, Barn – och utbildningskontoret Mona Birgetz, Personal – och löneavdelningen Michael Janssin, IT-enheten
Manfred Holmelin, Trafik – och fastighetskontoret Niclas Fagerström, Säkerhetsenheten
Niklas Roos af Hjelmsäter, kultur – och fritidskontoret Marie Eklund, Utbildnings – och arbetsmarknadskontoret
Intervju om verksamheten, projekt Turebergshuset
NULÄGE
1. Berätta om din roll.
a. Vilken funktion har din förvaltning i organisationen?
2. Medarbetare
a. Hur många medarbetare består din förvaltning av?
b. Hur många av dem sitter i kommunhuset?
c. De som sitter i andra lokaler, skulle de kunna sitta i kommunhuset Ja, det finns enheter som skulle kunna sitta i kommunhuset i framtiden.
3. Lokalernas utformning
a. Vilka faktorer i den nuvarande lokalens utformning upplever du som den största begränsningen?
Svar:
- Att vi sitter spridda på en rad våningsplan - Saknar informell yta
- För få mötesrum - För få stora mötesrum
- Sitter för trångt i dag i kontorsrum som vi delar - Statiska mötesrum
- Teknik som ej fungerar
- Långa, mörka korridorer med många rum vilket ej bidrar till samarbete - Bra med egna rum
- Saknar stort gemensamt fikarum
Hur kan nya lokaler främja din enhet?
Svar:
- Öka samarbete internt
- Fler mötesrum med uppkoppling - Fler projektytor för samarbeten - Öppna upp mer mellan våningsplanen - Flexibel sittning kommer öka samarbetet - Bra med rum/ytor för koncentrationsarbete - Bättre säkerhetszoner
- Utrymme för sekretessmaterial - Bättre och säkrare ljudklass
- ABW kommer förbättra samarbetet och kvaliteten på vårt arbete - Främja besök
- Fler informella möten
- Rätt placering av respektive förvaltning utifrån funktion och samarbete sinsemellan och utifrån externa besök
- Dörrarna vid lastkajen ska vara så stora att man kan rulla igenom lastpall
4. Samarbete
a. Vad för samarbete och samband sker med andra?
i. Inom gruppen/enheten/förvaltningen?
Svar:
- Planering och uppföljningsmöten - Arbetsmöten i grupper
- Avstämningsmöten - Projektarbete
ii. Mellan förvaltningar?
Svar:
- Informationsmöten, samordningsmöten - Rådgivning för medarbetare
- Viktigt att få sitta i närhet med den förvaltning man samarbetar mest med iii. Externa aktörer?
Svar:
- Leverantörskontakter för de som arbetar internt
- Invånarkontakter för de som arbetare på Kontaktcenter - Externa möten i samband med t ex bygglov/samråd - Samarbete hos andra kommuner
b. Skulle samarbetet kunna förändras med andra typer av lokaler?
Svar:
- Lokaler som gör att man oftare ”dyker på andra” underlättar samarbete och relationer
- Närmre placering öppnar barriärer
- Ja, om man lättare ser och får tag på varandra samt mötesrum - Tänk på hur förändrat arbetssätt kan förändra förväntningar på
arbetsgrupper och medarbetare, t ex politiken behöver i dag mycket hands- on stöd
- Ja, bygg bort cellerna
- Nya digitala plattformar kan förbättra samarbetet - Ja med mötesrum med garanterad säkerhet
5. En typisk arbetsdag
a. Hur ser den generella arbetsdagen ut för din enhet/förvaltning?
Svar:
- Beror helt på tjänst. För många handlar det om eget arbete på kontorsplats med återkommande planerings- och samordningsmöte. Andra arbetar helt med externa kundkontakter framför allt på en fysisk plats (svarar i telefon och mail eller i Kontaktcenter entré), andra arbetar med kundkontakter genom att röra sig i Turebergshuset. Tillsynsbesök på annan plats och administrativt arbete på kontorsplats.
-
b. Hur skulle du vilja att den såg ut?
Svar:
- Framför allt bättre sätt att mötas på för olika ändamål - Trevligare miljöer
- Fler alternativ att välja på utifrån uppgift
- Öppnare miljöer för spontana möten och överblick
- Färre möten (kanske kan informella möten bidra till färre formella möten)
- Vi måste jobba på att minska möten, möteskulturen i huset
- Mer flexibel med möjlighet att ta samtal hemma eller starta en vikariepool där man kan sitta någon annanstans. Vill ej ha stationära telefoner.
(kontaktcenter)
- Behöver ergonomiska arbetsplatser till kontaktcenter och stationer där man kan stå
c. Finns möjligheten att jobba hemifrån eller ute på fält?
Svar:
- För många finns möjlighet att jobba hemifrån, för andra är arbetet knutet till den fysiska arbetsplatsen.
- Ja, men man måste arbeta med kulturen om vad som är ok eller inte - Ja men ALLA kan inte jobba hemifrån för vi behöver gemenskap, relationer
och stolthet tillsammans
6. Arbetsmiljö
a. Hur ser er arbetsmiljö ut i dagsläget, sitter ni i enskilda rum/öppet kontorslandskap/aktivitetstyrt?
Svar:
- En del sitter i landskap och andra i eget rum/delat rum b. Har ni valt nuvarande arbetsplatslösning själva?
- Vissa har valt, andra inte
c. Vad är positivt/negativ med nuvarande arbetsplatslösning?
Svar:
- Jag ser inga större problem med nuvarande lösning. Däremot är spridningen av avdelningen i huset ett problem.
- Stora utrymmen för arkiv är tomma och oanvända
- Finns ej möjlighet att stänga dörr och ta telefonsamtal för de i öppet landskap
- Negativt med den slutenhet som skapas med cellkontor - För mycket papper och pärmar samlas när man har egna rum - Positivt med öppet landskap är att det är socialt
- Negativt med öppet landskap är att man kan bli störd och det är svårt ha känsliga samtal
- Mörka korridorer som kan förbättras
- Positivt med vårt fikarum som många använder - Cellkontoren står ofta tomma vilket inte är yteffektivt
- Externa möten skall kunna hålla i nedre delen av huset och inte inne på kontoren
- Negativt att man ibland måste åka hiss tillsammans med sitt möte, inte bra ut säkerhetsaspekt.
FRAMTID
7. Berätta om de utmaningar som du ser för din förvaltning inom de kommande 5 åren a. Organisationsförändring
Svar:
- Vi behöver arbeta mer digitalt än vi gör idag. Vi måste reducera mängden papper.
- Fortsatt digitalisering är önskvärt - Digitaliseringen med personalfiler
- En bra miljö kan förbättra organisationen och arbetssätten
- En utmaning i dag är restaurangen i huset som bidrar till att externa besökare kommer långt in i huset och att man inte har styrning på dessa.
- För mycket stuprör b. Personalförändring
Svar:
- Olika mellan olika förvaltningar och beroende på eventuellt samgående med andra kommuner i något fall.
8. Vilka värdeord är viktiga för er organisation?
Svar:
- Samarbete, kompetens, tillgänglighet, integritet, nytänkande,
professionalitet, bästa myndighetsservicen, tillgänglighet, lösningsfokus, kommunikation, transparens, saklighet, service, tillit, förtroende, ansvar, mandat, stolthet, pålitliga, prestationsorienterade, kunskap
9. Vad vill du att era lokaler ska signalera?
Svar:
- Framför allt samarbete och nytänkande - Arbetsglädje och gestaltning
- Öppenhet & tillgänglighet - Välkomnade och inbjudande - Professionell leksamhet - Modernt
- Kreativitet
- Att vi är en myndighet - Lösningsorienterade - Utveckling
- Kostnadsmedvetenhet - Motivation
- Invånarfokus - Kulturinriktning
10. Förändrade arbetssätt
a. Vilka behov ser ni av att förändra arbetssätten? (t ex videomöten) Svar:
- Videomöten eller chat intern i huset för att minska möten och onödig mailkorrespondens
- Fler processer behöver bli digitaliserade
- Vi behöver bra struktur på hur dokument/material skall dokumenteras. Det sker på olika sätt i dag.
- Utökade teamarbeten - Plats för Lean-tavlor - Jobba mer över gränserna
- Vi måste följa den digitala utvecklingen med digitala verktyg som kan effektivisera och kvalitetssäkra vårt arbete
- Utbildningar kan t ex bli mer digitala och effektivare - Automatisera de tjänster som man kan
- Digitalisera processer
- Vara ute och träffa medarbetare i huset dvs bygga broar - Bygg bort stuprör och ändra kulturen
- Nyttja office 365 som samarbetsprogram
- Använda modern teknik som kan säkerställa sekretess och säkerhet - Använda chatt
- Trådlöst internet överallt
i. På vilket sätt?
Svar: se ovan
b. Vilka fördelar respektive nackdelar ser ni med förändrade arbetssätt?
Svar:
- I grunden bara positiva. Problemet är att få tiden att genomföra förändringen.
- Kortare handläggning - Minskad ledtid
- Positivt då vi kan synliggöra de ställen i organisationen där samarbeten och samverkan både fungerar men även där det inte gör det
- Teamarbete med ökat lärande och arbetsglädje - Ökad samverkan och samarbete
- Personalen måste vara förändringsbenägna
- Man vill ha tillgängliga chefer och måste arbeta med nya rutiner för detta - Det är avgörande och ett måste pga att det är för mycket stuprör i dag - Måste öppna upp dörrar och våningsplan och enheter
- Positivt att bli mer flexibel
- Vissa arbetsuppgifter kan komma att behöva göras om
11. Hur ser du på behov av att medarbetare lär av varandra på nya sätt i framtiden?
Svar:
- Ja, pågår redan men vill ha mer…
- Det finns stor kompetens i huset som kan rinna över på andra personer inom kommunen
- Jätteviktigt att veta vad andra gör inom huset för att skapa synergieffekter och fler samarbeten
- Vill få in yngre medarbetare som kan hjälpa till att utveckla digitaliseringsarbetet
- Det är väldigt viktigt att vi kommer ifrån individkompetens för att minska sårbarhet i förvaltningar. Kunskap måste spridas.
a. På vilka sätt?
Svar:
- Behöver bättre plats och inspirerande miljöer
- Det beror på vilken tjänstemannaorganisation man tillhör DIGITALISERING
12. IT
a. Finns det några begränsningar i IT-stödet som påverkar hur ni kan arbeta idag?
Svar:
- Framför allt funkar det inte bra att docka in sin bärbara efter att ha varit på möte. Det krånglar mycket och tar tid att återställa situationen. Blir väldigt mycket merarbete om man går på många möten och däremellan måste
arbeta vid sin fysiska arbetsplats. Det fungerar faktiskt bättre att arbeta hemifrån än på plats.
- Ja, mycket som inte fungerar med IT-leverantören i dag då driften inte hålls uppe eller är på en nivå som krävs för friktionsfritt arbete
- Solsidan behöver förbättras, används av för få i dag
- Det finns begränsningar i att dela dokument (skolorna har kommit längre med detta)
- Kan vara besvärligt att logga in hemifrån, går inte att lita på IT- infrastrukturen
- Många system vi har begränsas av leverantörens funktioner - Bättre teknik för att påminna folk om inbokade möten
- Det måste finnas en strategi kring implementering av Office 365 ihop med kommunikation och andra delar
- ”servicenow” är för dåligt uppbyggd med begränsad användningsfunktion
b. Vilken typ av IT-utrustning behöver ni för att arbeta optimalt?
Svar:
- Bärbara datorer, paddor eller kombinationsverktyg, - Mobiler
- Dubbla skärmar
- Videokonferensutrustning
- Digitala signaturer för att kunna jobba mer optimalt
- IT-systemen är för komplicerade och behöver för mycket handpåläggning för att handskas med om man inte har specifik kunskap. Nackdel att den
personen inte kanske har kunskap om verksamheten c. Har ni IT-utrustning som stödjer arbete hemifrån/fältarbete?
Svar:
- Ja
- Det funkar mycket bra med hemarbete. Fältarbete har vi i mycket liten utsträckning på min avdelning.
d. Hur är er syn på att arbeta hemifrån inom er förvaltning?
Svar:
- Positiv
- Liberal men med utgångspunkt att arbeta på kontoret - Positiv men måste jobba vidare med kulturen
- Det måste finnas tydliga rutiner om vad man får ta med sig hem och inte gällande arbetet
13. Är det något annat utifrån ditt perspektiv som du vill skicka med oss? (Pull-print, mötesrumsavbokare, digitala whiteborads, videokonferens).
Svar:
- Digital möteshantering, chat och videokonferens - Digitala LEAN tavlor
- Whiteboards/skrivtavlor
- Accesspunkterna är gamla och kan behöva uppdateras - Gör inte om lokalen och samtidigt behåll gammal utrustning - Mer digitala arkiv
- Tänk på nästa generations infrastruktur gällande IT - Det går inte att skriva ut dokument från paddan
- Tv-skärmar som går i gång när man stoppar i sladden i datorn vore bra - Videokonferens finns men nyttjas kanske inte ofta
- Ta höjd för säkerhetskraven, det skapar frihet
- Kraven på säkerhet omfattar många i kommunen och borde kunna tas fram tillsammans
STYRANDE FAKTORER
14. Vilka styrande delar är viktigt för att ni ska kunna utföra ert arbete?
Svar:
- Förändra arbetssätt och ha en väl fungerande strategi som ändå är kopplat till digitalisering och IT-system
- Man jobbar med olika sekretess belagda saker och det måste man kunna fortsätta med enkelhet
- Tillgänglighetsfrågan för kontaktcenter a. Arkiv/e-arkiv/aktskåp
Svar:
- Framför allt ett välfungerande e-arkiv. Övriga arkiv bör vi så långt det är möjligt arbeta bort
b. Tillgänglighet (att vara tillgänglig) Svar:
- VI är framför allt en serviceorganisation. Tillgänglighet viktigt. Det betyder dock inte nödvändigtvis fysisk tillgänglighet. Även annan är tillräcklig.
-
c. Tillgänglighet (fysiska hinder) Svar:
d. Besökare Svar:
- Viktigt med bra utrymmen för kundkontakter.
e. Sekretess Svar:
- VI har lite sekretess inom avdelningen även om det förekommer.
ÖVRIGT
15. Något övrigt som rör din enhets arbetsplatssituation du vill ta upp?
Svar:
- Det finns en del egna-rums-förespråkare samt personer med stora mängder material.
- Många har i dag telefonsamtal vid arbetsplatsen
- Bygglovs administration är central för många andra medarbetare och behöver plats
- Hög stuprörsmentalitet i kommunen, ett ABW arbetssätt kan hjälpa till att ta bort det tänket
- Vi måste hitta arbetsverktyg, modeller och processer för att man har koll på digitaliseringen och att fysiska arkiv reduceras
- Vi måste få våra medarbetare att se fördelarna och möjligheterna med en förändring
- Vi måste se hur vi jobbar med sekretessen på ett smart sätt - Servicedesk blir en receptionsdel
- Utformningen av nya lokalen måste göras ansvarsfullt, det är skattepengar som finansierar bygget
- Är det rätt att politikerna ska ha förtur i att boka mötesrum?
- En jourverksamhet skulle var bra att upprätta, i dag upphandlas dessa tjänster
- Bilar leasas och parkering sker i Sollentuna garaget - Gör en säkerhetsanalys
- Utred arkivbehov
- Vi behöver jobba med förändringsledning och kultur
