Vänersborgs kommun Barn- och utbildningsnämnden

Vänersborgs kommun

Barn- och utbildningsnämnden

KALLELSElUNDERRÄTTELSE 2015-02-16

Barn- och utbildningsnämnden kallas till sammanträde

Tid: Måndag den 16 februari kl 08.30

Plats: Rum 225 Kommunhuset, Sundsgatan 29,Vänersborg

Mats Andersson (C) Ordförande

Camilla Saxberg Förvaltningssekreterare

Förhinder/ör ordinarie ledamot att delta vid sammanträdet anmäls till Camilla Saxberg, tele/on 0521-721030 alt e-post: camilla.saxberg@vanersborg.se

Ledamöter

Mats Andersson (C) Tove af Geijerstam (FP) Joakim Sjöling (S) Nils Dahlgren (S) Birgitta Persson (S) Christer Bogren (MP) Emelie Carl bom (M) Gunnar Bäckman (KD) Stefan Kärvling (V) Magnus Bäckström (VFP) Ola Wesley (SD)

Personalföreträdare

Helene Westerlund Ahlberg, SACO Ninna Silvonsaari, TCO

Ann-Sofie Dolk Olsson, Kommunal

Övriga

Kent J avette, förvaltningschef

Boel Jansson, verksamhets chef förskola

Ersättare

Kate Bemhardsson (S) Henrik J osten (M)

Angelica König Cassel (S) Hussein Madar Ismail (S) Marianne Karlsson (C) Gunnel Dirsäter (MP) Anton Lidell (M) Jenny HjOli (KD) Kate Giaever (V) Kent Karlsson (V) Carina Jällbrink (SD)

Ers: Henrik Månsby, SACO Ers: Karin Einevik, TCO Ers:

Anne-Len Kreiwitz, verksamhetschef grundskola, grundsärskola Sven-Eric Sjöbergh, utvecklingsledare

Madelene Garwi, utvecklingsledare Lena Ericsson, elevhälsochef

Mariette Edkvist, förvaltningsekonom Camilla Saxberg, förvaltningssekreterare

[A1J

Vänersborgs kommun

~ Barn- och utbildningsnämnden

KALLELSEfUNDERRÄTTELSE

2015-02-16

1.

26.

36',

Föredragningslista

1. Mötets öppnande - val av protokolljusterare

2. Verksamhetsuppföljning: -Hållbar utveckling och internationalisering

dnr 2015115 Info

3. Skolinspektionens regelbundna tillsyn dnr 2013/29

M Garwi Info M Garwi 4. Patientsäkerhetsberättelse för Elevhälsan 2014 dnr 2015/16 Beslut L Ericsson 5. Budget 2015, Mål och resursplan 2015-2017: Överföring av

investeringsbudget till Kultur- och fritidsnämnden dnr 2013/128 Beslut MEdkvist

6. Budget 2015, Mål och resursplan 2015-2017: Framställan till Kommun-

styrelsen om medel till planerad verksamhet/ personaltäthet Beslut

dnr 2013/128 B Jansson, A-L Kriewitz MEdkvist

7. Tillskapande av lokalytor inom grundskolan för högre måluppfyllelse, likvärdighet och integration: -Inhyrning av paviljonger

dnr 2015/29

Beslut S-E Sjöbergh 8. Tillskapande av lokalytor inom grundskola för högre måluppfyllelse,

likvärdighet och integration: - Begäran av projektering av nybyggnation vid

Mulltorps skola/förskola dnr 2015/29 Beslut

9. Svar på motion om att landsbygdssäkra politiska beslut

dnr 2014/64

S-E Sjöbergh Beslut S-E Sjöberg Lj

i; ,

11. Information från ordförande

12. Anmälan av postlista och delegationsbeslut

Vänersborgs kommun

~~ Barn- och utbildningsnämnden

KALLELSElUNDERRÄTTELSE 2015-02-16

Ärende 2

Verksamhetsuppföljning: - Hållbar utveckling och international iseri ng

Utvecklingsledare Madelene Garwi informerar i ärendet.

Förslag till beslut

dm 2015115

Barn- och utbildningsnämnden beslutar att notera informationen till handlingarna.

Vänersborgs kommun

~----'I.l./1 Barn- och utbildningsnämnden

Ärende 3

KALLELSElUNDERRÄTTELSE 2015-02-16

dm 2013/29

Skolinspektionens regelbundna tillsyn

Skolinspektionen har under hösten 2013 genomfört regelbunden till syn i Vänersborgs kommun, samt därefter upprättat inspektionsrappOli. Barn- och ungdomsförvaltningen har upprättat svar på inspektionsrappOlien. Skolinspektionen har översänt beslut per 140626 om att VBG kommun har vidtagit sådana åtgärder att de påtalade bristerna i verksamheten har avhjälps, tillsynen avslutas därmed. Förvaltningen arbetar därefter med att implementera åtgärderna.

Utvecklingsledare Madelene Garwi informerar i ärendet.

Förslag till beslut

Barn- och utbildningsnämnden beslutar att notera informationen till handlingarna.

CiU ~ Vänersborgs kommun

~ Barn- och utbildningsnämnden

KALLELSElUNDERRÄTTELSE 2015-02-16

Ärende 4 dm 2015/16

Patientsäkerhetsberättelse för Elevhälsan 2014

Patientsäkerhetslagen (2010:659) berör verksamheter som regleras inom Hälso- och sjukvårdslagstiftningen. Inom Elevhälsan finns yrkeskategorier som arbetar med uppgifter som är att betrakta som hälso- och sjukvård: skolsköterskor, skolläkare, psykologer och logopeder. Vårdgivaren för Elevhälsan är barn- och

utbildningsnämnden.

Patientsäkerhetsslagen anger att verksamheter som arbetar med hälso- och sjukvård årligen skall upprätta en patientsäkerhetsrapport som skall sändas till vårdgivaren före

l:a mars varje ål'. Av patientsäkerhetsberättelsen ska det framgå hur

patientsäkerhetsarbetet bedrivits, vilka åtgärder föl' ökad patient säkerhet som vidtagits och vilka resultat som uppnåtts.

Elevhälsochef Lena Ericsson föredrar ärendet.

Förslag till beslut

Barn- och utbildningsnämnden beslutar att notera informationen om Patientsäkerhetsberättelse 2014 föl' Elevhälsan i Vänersborgs kommun till handlingarna.

\iXNr:RS [:;'0

~ Vänersborgs kommun

Bam, Gch ungdolllsnämndcn _{.. -H}

I

i (o( .;l 01 'l, B' l

Ank.

2u(5l(i5 n 2 !

, , " I I

~3.::.::.:~:,:.:;ii:-Q~~:Y~':_:::~~~E:.1

Tjänsteutlåtande

Patientsäkerhetsberättelse 2014 för Elevhälsan i Vänersborgs kommun

Förslag till beslut:

Barn- och utbildningsnämnden beslutar att notera informationen om Patient- säkerhetsberättelse 2014 för Elevhälsan i Vänersborgs kommun till hand- lingarna.

Bakgrund

Patientsäkerhetslagen (2010:659) berör verksamheter som regleras inom Hälso7 och sjukvårdslagstiftningen. Inom Elevhälsan finns yrkeskategorier som arbetar med uppgifter som är att betrakta som hälso- och sjukvård:

skolsköterskor, skolläkare, psykologer och logopeder. Vårdgivaren för Elev- hälsan är Barn- och Utbildningsnämnden.

Lagens syfte är att minska lidande och förebygga att vårdskador ej uppkom- mer för patienterna. Patienten har rätt till en god och säker vård.

Vårdgivarens ansvar är att skapa en säkerhetskultul' i verksamheter som ut- för hälso- och sjukvårdande arbete, där all personal får utbildning och fort- bildning i patientsäkerhetsfrågor.

Vårdgivaren har skyldighet att vid en händelse som medfört, eller hade kun- nat medföra, en vårdskada göra en utredning för att så långt som möjligt klarlägga händelseförlopp och vilka faktorer som påverkat det. Lagstift- ningen är kopplad till föreskrifter om kvalitetsarbete för ledningssystem.

Av patientsäkerhetsberättelsen som ska upprättas skall det framgå:

hur patientsäkerhetsarbetet bedrivits.

vilka åtgärder för ökad patientsäkerhet som vidtagits.

vilka resultat man uppnått,

patients, äkerl,letsberättelsen skall enligt lagen hål}as tillgänglig för den~som

önskar ta del av den.

' l )

Elevhälsochefen har tillsammans med berörd prsonai S=tammanställt 2014 års

P~,~i:~~!~':ke~het~berättelse.

,-'~

G/l ' ,/

<- ,I. ,~~

'-, J7 n

Kent Javett ' Lena Bd son

Förvaltningschef Elevhäls hef

Barn- och utbildningsförvaltningen

Postadress Besöksadress Telefon Telefax 462 85 VänStsborg sundsgatan 29 0521·72 1104 0521-721370

E-post

barnutblldnlng@vanarsborg.se

Hemsida IWI\'/,vaoersborg.se

~ Vänersborgs kommun

;

Patientsäkerhetsberättelse för Elevhälsan 2014

Bakgrund

Patientsäkerhetslagen (2010:659) berör verksamheter som regleras inom

Hälso~ och sjukvårdslagstiftningen. Inom Elevhälsan finns yrkeskategorier som arbetar med uppgifter som är att betrakta som hälso~ och sjukvård:

skolsköterskor, skolläkare, psykologer och logopeder. Vårdgivaren föl' Elev- hälsan är Barn- och Utbildningsnämnden.

Patientsäkerhetsslagen anger att verksamheter som arbetar med hälso- och sjukvård årligen skall upprätta en patientsäkerhetsrapport som skall sändas till vårdgivaren före l:a mars valje år.

Lagens syfte är att minska lidande och förebygga att vårdskador ej uppkom- mer för patienterna. Patienten har rätt till en god och säker vård. Lagens syfte är också att ur ett samhällsekonomiskt perspektiv minska de stora kost- nader som kan bli effekten aven vårdskada. Motsvarande 3000 patienter dör årligen av vårdskador genom t ex infektioner, fall och olyckor.

Vårdgivarens ansvar är att skapa en säkerhetskultur i verksamheter som ut-

för hälso- och sjukvårdande arbete, där all personal får utbildning och fort- bildning i patientsäkerhetsfrågor, samt insikt i hur människor fungerar i komplexa system. Alla medarbetare skall arbeta med riskförebyggande sä- kerhetsarbete. I enlighet med den nya lagstiftningen skall patienten och när- stående ges möjligheter att delta i patientsäkerhetsarbetet. Deras erfaren- heter skall tas till vara och beaktas vid utredningar när en vårdskada inträf- fat.

Vårdgivaren har skyldighet att vid en händelse som medfört, eller hade kun- nat medföra, en vårdskada göra en utredning för att så långt som möjligt klarlägga händelseförlopp och vilka faktorer som påverkat det. Lagstift- ningen är kopplad till föreskrifter om kvalitetsarbete föl' ledningssystem.

Av patientsäkerhetsberättelsen som ska upprättas skall det framgå:

hur patientsäkerhetsarbetet bedrivits.

vilka åtgärder föl' ökad patientsäkerhet som vidtagits.

vilka resultat man uppnått.

Patientsäkerhetsberättelsen skall enligt lagen hållas tillgänglig för den som önskar ta del av den.

Socialstyrelsen har tillsyn över vårdgivare, skall säkerställa att de följer lag- stiftningens intentioner och har till uppgift att granska vårdgivaren, ge råd

Barn· och utbildningsförvaltningen

Postadress aesöksadress Telefon Telefax

462 85 Vänersborg Sundsgatan 29 0521-72 11 04 0521· 72 13 70

E-post

barnUlbJldnlng@vanersborg.se

Hemsida I'Il'Iw.vanarsborg.se

och vägledning, förmedla kunskap och information och ge råd till allmän- heten. Socialstyrelsen skall fokusera på att identifiera brister i verksamhet och genom sitt arbete se till att vården utvecklar system och rutiner som för- hindrar att människor utsätts föl' risker och missförhållande till följd av per- sonalens felaktiga handling.

Patientsäkerhetsal'bete som bedrivits under året 2014

Avvikelser av negativ art är oundvikliga i verksamheter med någon grad av komplexitet. Elevhälsans verksamhet är inget undantag. Rutiner och åtgärder för att förhindra ett upprepande bör integreras i det dagliga arbetet. Utred- ningen aven avvikelse är ett verktyg för analys och uppföljning och erfaren- heterna av det inträffade kommer att återföras till verksamheten.

Inom Elevhälsans medicinska del/skolhälsovården är vårdskador en mycket ovanlig händelse. Detta kOll11Uer sig av att den verksamhet som bedrivs rör sig om hälsovård och inte direkt sjukvårdande behandling.

De situationer som främst innebär medicinska risker är, enligt Skolsköterska med medicinskt ledningsansvar, relaterade till om någon händelse skulle in- ttåffa vid vaccinering. Elevhälsans medicinska del/Skolhälsovården har ingen direkt sjukvårdande behandling utan arbetar främst förebyggande och hälsofrämjande. Skolhälsovården är enligt skollagen (2010:800) behjälplig med enklare sjukvård på öppna mottagningar för eleverna.

I akuta ärenden som innebär risk för eleven skall Elevhälsans personal om- gående lotsa vårdnadshavare vidare till verksamheter inom sjukvården.

Elevhälsans personal skall rapportera avvikelser av betydelse ur patientsä"

kerhetssynpunkt till Elevhälsochefen som är verksamhetschef.

För Elevhälsans medicinska del/skolhälsovården svarar Skolsköterska med medicinskt ledningsansvar för denna rapportering och är också ansvarig för anmälning enligt Lex Maria.

I syfte att följa Patientsäkerhetsslagens intentioner och förebygga vål'dska- dor har under året följande behov identifierats inom Elevhälsan:

uppföljning efter kompetensutveckling kring aktuell lag- stiftning till berörd personal.

fortsatt genomgång och uppdatering av gällande ruti- ner på flera områden.

fortsatt genomgång och arbete med journalföring.

Identifierade avvikelser under 2014

Under 2014 inträffade följande avvikelser som rapporterats till verksamhets- chef och skolsköterska med medicinskt lednings ansvar från Skolhälsovår- denjElevhälsans medicinska verksamhet.

A Vaccinationer

Exempel 1

Bristande i dokumentation av vaccinationer på slmla

När flickorna skall få sin tredje dos av HPV vaccination upptäcker den vika- rierande skolsköterskan (sjuksköterska 2) att ordinarie skolsköterska (sjuk- sköterska 1) ej dokumenterat dos två i elevernas journal och därmed har överföring ej skett till Svevac, Svevac är ett nationellt vaccinationsregister där man från olika sjukvårdshuvudmän kan läsa en individs vaccinationssta- tus. Det var 22 elever på samma skola, vars vaccinationer ej var dokumen- terade. Riktlinjer finns runt dokumentation utifrån aktuell lagstiftning finns i Elevhälsans medicinska metodbok.

Elevhlilsocltefs och Medicinsk Ledltlngsallsval'igs bedömning och åtgt/rd:

Sjuksköterska 1 har ej uppfyllt lagstiftningens krav om att dokumentation skall ske skyndsamt i en patientjournal. Samtal har skett runt det inträffade med berörd sjuksköterska ,där man påtalat att de rutiner som finns för arbe- tet skall ske patientsäkert. Genomgång av avvikelsehantering, lyfts fortlö- pande under året vid möten för personal inom elevhälsans medicinska del.

Exempel 2

Vårdnadshavare får skriftliga vaccinationserbjudande inför planerade vacci- nation i årskurs 2. En elev var sjuk i samband med att övriga elever vaccine- rats. Skolsköterska 1 har varit i telefonkontakt med vårdnadshavare och av- talat tid för vaccination samt fått muntligt godkännande av vaccinationen.

Skolsköterska 1 lämnar muntlig information till skolsköterska 2 inför kom~

mande läkarmottagning, där vaccinationen skall ske. Vid aktuellt tillfälle hämtas eleven av skolsköterska 2. I samtalet inför vaccinationen berättar eleven om en förkylning som varit några dagar tidigare. Skolsköterskan bel' skolläkaren undersöker barnet och läkaren bedömer eleven frisk. Eleven vaccineras och får vaccinationsintyg med till hemmet. Efter vaccinationen kontaktar en av vårdnadshavarna skolsköterskan och är upprörd över att vac~

cination skett då barnet nyligen varit förkyld. Information lämnades om lä- karens bedömning som gjordes hlför vaccination.

Efevltlilsochejs och Medicillsk Le(bt/llgs{//ISwll'igs bedIJm1l1llg och åtglinl:

Någon medicinsk fara föl' eleven fanns ej. Elevhälsochef hal' haft samtal med både vårdnadshavare och berörd skolsköterska och tydlig dokumenta- tion kring händelsen har gjorts i elevens journal för att motverka att liknande händelser ska inträffa för berörd elev.

B: Joul'llalhantel'ing Exempel 1

Bristande förvaring av skolhälsovål'dsjoul'11aler

( J

I samband med alt ordinarie skolsköterska (sjuksköterska 1) är frånvarande, kommer en kollega nr 3 till skolan för att vikariera. Sko1sköterskemottag- ningen är när man kommer olåst och journalskåpets andra låda stål' öppen cirka 1 dm. Kontakt tas omgående med kollega nr 2 som också vikarierar på skolan, som lämnar information om att låset har krånglat till journalskåpet.

Kollegan nr 2 tog kontakt med skolans vaktmästare för att efterhöra om det var något fel på journalskåpets lås.

Elevltäfsoclte[s oc" Medicinsk Ledllillgsallsvarigs bet/lJ11m/llg oclt åtgärd:

Elevhälsan beställer och byter omgående till ett nytt journalskåp.

Exempel 2

Brister j inforntationsövel'föl'ing mellan Barnhälsovår<l och Elevhälsans medicinska del

I samband med journalgenomgång inför hälsobesök i årskurs 2 gör skolskö- terska 2 enjournalgenomgång och upptäcker att eleven har ofullständigt vaccinationsstatus. Bakgrunden är att i samband med att eleven börjar i för- 8koleklass får elevhälsans medicinska del journal från Barnhälsovården (BRY) efter vårdnadshavares godkännande. Skolsköterska 1 som träffade eleven i förskoleklass har ej dokumenterat något i skolhälsovårdsjournalen om barnet hal' vaccinationsskydd mot bl a stelkramp, difteri, kikhosta som ges på BRV vid 5V2 års kontrollen.

Skolsköterska 2 gör en jou1'llalgenomgäng av BRV -journalen och upptäcker att den vaccination som eleven skulle fått vid 5V2 års ålder ej finns registre- rad i BRY -journalen. Det är då osäkert om eleven har skydd mot aktuella sjukdomar. Skolsköterska 2 tar kontakt med aktuell vårdcentral och efterfrå- gar information om barnets vaccinationsskydd. Det visar sig att barnet är vaccinerat och vaccinationen finns registrerad i barnets vårdcentralsjournal och inte i BRV journalen.

Elevlttilsoche[s och Medicinsk Lednillgsallsv(lrigs bedlJmnillg och åtgärd,' Eleven visade sig ha ett vaccinationsskydd mot aktuella sjukdomar.

BristeJ' illom elevhälsal1s medicinska del:

Skolsköterska nr 1 dokumenterade ej i journalen om elevens 5% års vacci- nation. I samband med hälsosamtal i förskoleklass ställs alltid frågan till vårdnadshavare om barnet följt det nationella vaccinationsprogrammet och därmed fått sin vaccination vid 5Y2 års ålder. Brister i dokumentation.

Brister ^ill011l vlm{celltmll BHV jouma/jöring:

Det fanns en brist i dokumentation inom aktuell vårdcentral och sJuksköters- kan hal' i samband med barnets vaccination ej noterat barnets vaccination i aktuell BRV journal. Medicinsk Ledningsansvarig hal' anmält händelsen till aktuell vårdcentrals chef samt till Barnhälsovål'dsöverläkaren inom VG~reg­

ionen.

Från Elev hälsans sida planeras att kontakta chefer för vårdcentralerna inom Vänersborgs primärvårdsområde för att utveckla digital överföring av jour- naler,

Om barnet gjort sig illa och kommit till sjukvården (vårdcentral eller sjuk- hus) tillfrågas alltid vårdnadshavare angående barnets vaccinationsskydd, Medicinsk personal har också möjligheter att kontro1lera det i Svevac ett nationellt vaccinationsregister på individnivå, Därmed anses den medicinska faran för eleven vara liten.

Exempel nummer 3

Brister i illfol'mationsövel'föl'ing mellan Bal'uhälsovård ocll ElevhälsRns medicinska del

I samband med att ett barn bÖljar i förskoleklass överförs BRV -journalen till Elevhälsans medicinska del efter vårdnadshavares godkännande. Skolskö- terskan upptäcker i samband med hälsosamtal i förskoleklass att det fattas två vaccinationer journalen, Skolsköterskan kontaktar aktuell vårdcentral och ber dem kolla upp dessa vaccinationsuppgifter i sina olika datasystem.

Det visar sig att vårdcentralen finner anteckningar på dessa vaccinationer i sina datasystem ,men insatsen var ej dokumenterad på rätt ställe.

Elev""'socltefs och Medicinsk Le{/llillgS(lI1Sva1'igs bedömning och åtgäl'd:

Det är alltid en risk att information förloras när en patient har flera journaler inom samma verksamhet ,speciellt när det överlämnas i pappersform, Den blankett "Sammanfattning av barnets hälsa under förskoleåren" som finns i Barnhälsovårdells metodbok användes ej av BRV -personalen. Skolsköters- korna i Vänel'sborg har vid ett flertal tillfällen lämnat önskemål om att blan- ketten skall användas för att vara säker på att all information som elevhäl- sans medicinska del behöver skall finnas med när barnet börjar i förskole- klass

Medicinsk ledllingsallsvarig har tagit kontakt med BRV -överläkare och ak- tuell vårdcelltralschef i frågan .

. Från Elevhälsans sida planeras att kontakta chefer för vårdcentralerna inom Vällel'sborgs primärvårdsområde för att utveckla digital överföring av jour- naler,

Exempelnummel' 4

En familj har flera barn och när skolsköterskan skall förbereda inför hälso- samtal med ett av ba1'1len upptäcks att det uppgifter om barnets tillväxt fattas i BRV -jou1'1lalen. Skolsköterskan kontrollerar då i syskonens BRV -j OU1'1lalel' och tillväxtuppgift finns inte i någon av barnens journaler.

Skolsköterskan tog kontakt med aktuell vårdcentral och det visar sig att man glömt föra över dessa uppgifter i barnens journaler, Däremot har uppgif- terna förts in i respektive barns hälsokort och skolsköterskan ber vårdnads- havare ta med hälsokortet till kommande hälsobesök.

Elevhtilsocllefs oell Medicillsk Ledllillgsullsvarigs bedömning ocll åtgllnf:

Ingen av barnen har någon avvikande tillväxt och bristen i joul'Jlalföring har ej haft någon inverkan på bamens hälsa.

För att säkerställa att detta ej skall sker igen avtalas hälsobesök på elevhäl- sans medicinska del för ett bam i sänder.

Från Elevhälsans sida planeras att kontakta chefer för vårdcentralerna inom Vänersborgs primärvårdsområde för att utveckla digital överföring av jour- naler.

Exempel nummer 5

I samband med ett hälso besök i årskurs 8 upptäcker skolsköterska 2 att det saknas tillväxtuppgifter från hälsobesöket i åk 4 som skedde i jan 2011 på en elev. Tidigare kollega, skolsköterska 1, kontaktas och man konstaterar att tillväxt uppgiften ej journalförts. Vid hälsobesöket 2011 lämnas dessutom uppgifter om tillväxt på ett handskrivet papper till eleven att ta med till vård- nadshavare.

Elevhlllsocltefs och Medicinsk Ledningsallsval'igs bedömning och åtgärd:

Det fanns en brist i dokumentation runt elevens tillväxt från skolsköterska 1, vid aktuellt hälsosamtal. Elevens tillväxt och hälsa har ej påverkats.

I det systematiska kvalitetsarbetet som skedde sommaren 2011, ändrades ru- tinerna angående brev till elev/vårdnadshavare. Detta gör att uppgifter om elevens tillväxt går att hämta från två olika ställen ijournalsystemet; dels un- der modulen "tillväxf' och dels under modulen "dokument - brev". Från ht 2011 infördes att alla informationsbrev som skrivs till vårdnadshavare/elev skall ske i PMO journalsystem. Risken att uppgifter går förlorade har där- med minskats, om skolsköterskan följer rekommendationer i metodboken runt hälsosamtal och dokumentation.

Exempel 6

I samband med journalgenomgång inför kommande hälsokontroll av elever i årskurs 6 upptäcker skolsköterska 2 att eleverna ej gjort synkontroll i årskurs 4 som planerats enligt basprogram av skolsköterska 1.

Elevltiilsoche/s och Medicinsk Lednillgsfl1lsw/l'igs bedömning och titglil'd:

Någon fara för elevernas syn fanns ej. Elever som upplever sig se dåligt har alltid möjlighet att uppsöka skolsköterskan och få en synkontroll utförd.

Man beslutar att göra synkontroll på alla elever i årskurs 6, i samband med hälsobesöket hos skolsköterskan. Skolsköterska 1 har ej följt basprogram- mets innehåll enligt metodboken.

Exempel?

Brister i skolhälsovårdsjournaler

Brister i överföring av personuppgifter föl' vårdnadshavare mellan Pro capita och PMO (elevhälsans journalsystem)

Bakgrunden är att i en elevs journal finns flera personer angivna som vård- nadshavare till barnet.

En skolsköterska skall kontakta vårdnadshavare till en elev på högstadiet angående avvikande tillväxt och remiss behöver skrivas till sjukvården.

När elevdata lyfts fram i den digitala skolhälsovårdsjournalen (PMO) visar det sig att eleven har fem vårdnadshavare registrerade. Två pappor, två mammor och ett annat kvinnligt namn. En bock är ifylld på en manlig per- son som vårdnadshavare. - här kan man läsa ett namn som dock ej stämmer med angivna namnet för pappa från BRV- journalen. För en av de kvinnliga namnen finns en bock ifylld på vårdnadshavare men något aktuellt namn el- ler adress, telefonnummer finns ej angivet i systemet.

Skolsköterskan kontaktar administrativ personal på skolan för att efterhöra vem elevens vårdnadshavare är och vilka uppgifter som finns inlagt i Pro- capita. PMO jou1'11alsystem hämtar sina uppgifter från Pro capita. Administ- rativ personal på skolan kontaktar i sin tur Skattemyndigheterna för att få aktuella uppgifter.

Det tog 14 dagar innan skolsköterskan fick uppgifter om vem som var ele- vens vårdnadshavare. Kontakt togs därefter med vårdnadshavare och in- formation om elevens tillväxt gavs och remiss kunde därefter skickas.

ElevltälsocJlejs oclt Medicillsk Ledllingsansv(fl'igs bedömning oclt åtgärd:

Kontakt togs av skolsköterska med medicinskt ledningsansvar med den an- svariga för Procapita . Information gavs om att man enbart läser in vård- nadshavare som är skrivna i Vänersborgs kommun. Vid ett möte mellan medicinskt ansvarig skolsköterska och systemansvarig för Procapita, fram- kommer det att vårdnadshavare ,som ej är skrivna i Vänersborgs kommun, måste läggas in manuellt av systemadministratör föl' Procapita. Information ges, om möjligheten att köpa till en del i systemet som anger alla vårdnads- havare oavsett var de är skrivna i Sverige.

De rutiner som Barn och utbildningsförvaltningen har, är ej patientsäkra när det gäller att överföra uppgifter om vårdnadshavare mellan Procapita och PMO. Uppgradering av personuppgifter sker varje vecka mellan Procapita och PMO, detta sköts av medicinskt ledningsansvarig sjuksköterska. Detta är ett sårbart system, vid eventuell sjukdom blir personuppgifter ej uppgra- derade.

Alla vårdnadshavares uppgifter måste finnas i journalsystemet föl' att perso- nal inom elevhälsan skall ha aktuella uppgifter om vem som är vårdnadsha- vare, enskild vårdnadshavare.

Administrativ chef inom barn och utbildningsförvaltllingen behöver tillsam- mans med elevhälsochef och medicinskt ansvarig skolsköterska skapa håll- bara rutiner.

C: Läkemedelshanterillg

!

Brisfmule jörvaring av läkemedel Exempel l

Vid ett tillfälle upptäcks att kylskåpet där läkemedel och vaccin förvaras ej håller rätt temperatur, kylskåpets lås fungerar ej.

Kylskåpet på aktuell skola uppfyller ej kravet på att läkemedel skall hållas inlåsta och förvaras i rätt temperatur. Vacciner och läkemedel i kylskåpet får kasseras.

Elevltiilsocltejs och Medicinsk LedningsmlsvaJ'igs bedömnillg oclt åtglinl:

Allvarliga brister i förvaring av läkemedel och journaler.

Skolan beställde och installerade ett nytt kylskåp. Samtal har skett med be~

rörd skolsköterska ,runt skyldigheten att skyndsamt anmäla motsvarande brister.

D: Brister i administmliva mtiner Exempel 1:

Avvikelser fråu bälsoundersökning som skall göras utifrån Skollagen samt Socialstyrelsen och Skolvcl'kets: Vägledning för elevhälsan När skolsköterskan under vårterminen 2014 går igenom klasslistorna finner hon fyra elever som för henne är okända på skolan. Detta innebär att ele- verna ej blivit erbjudna de hälsokontroller som är lagstadgade. Bland ele- verna finns ett syskonpar som flyttat inom EU till Sverige. Det ena syskonet har gjort hälsokontroll, i samband med ett spontanbesök hos skolsköterskan 2012.

Det andra syskonet har ej hälsoundersökts enligt basprogram. De övriga två eleverna har spontant sökt skolsköterskan som därmed erbjudit hälsokon~

troll. Skolsköterskan informerar kollegor om att vara uppmärksam på lik- nande händelser.

Elevftälsocltejs och Mediciusk Lednil1gsflllSvarlgs bedömning oclt ätgiin/:

Elevhälsans personal behöver kontinuerligt få information om elever som flyttar in och ut från skolorna. Det har under flera år varit bl'istfällig inform- ation till skolsköterskan, om att elever börjat eller slutat på skolan. Rutinen med information om in· och utflyttningar behöver ses över så att elevhälsans personal får denna information. Detta hal' påtalats i tidigare patientssäker- hetsberättelser. På aktuell skola har man sedan 2013 stramat upp rutiner runt information till elevhälsovårdspersonal runt in- och utflyttningar av elever.

Elevhälsochef kontaktar administrativ chef på förvaltningen för att skapa pa- tientsäkl'a rutiner på detta område.

Exempel 2

Ett flertal elever har bÖljat på aktuell skola. Skolsköterskan har träffat en elev tillsammans med pedagog. Eleven uppsöker skolsköterskan några

veckor senare för besvär. Skolsköterskan gör en identifikationskontroll vil- ket innebär att eleven får tala om vad man heter och när man har födelsedag.

Vid den aktuella situationen gÖl' skolsköterskan på samma sätt och frågar ef- ter elevens namn och födelsedata. Efter avslutat besök görs en dokumentat- ion i elevens journal. Dagen efter besöket kommer skolkatalogen och skol- sköterskan sel' då att det ej var den elev hon trodde att det var, utan en annan elev. Texten ströks i den felaktiga journalen och infördes på rätt elev. Skol- sköterskan själv tänker i fortsättningen be elever att skriv ner sitt namn och peka på bilden av sig själv i skolkatalogen för att vara säker på att det är rätt elev som journalförs.

Elevltälsocltefs oclt MediciTlsk Letlltiltgsflmval'igs bedönwing och åtgärd:

Det arbetssätt som elevhälsans personal har för identifikation är ej helt pati- entsäkert vilket har påtalats i föregående patientsäkerhetsberättelsel'. I övrig hälso- och sjukvårdsverksamhet måste patienten visa id- handlingar inför ett besök.

Under 2013-14 har foto lagts in i elevens journal för att säkerställa identitet vid besök hos skolsköterskan. Detta har underlättat för personalen i det dag- liga arbetet, främst när en elev byter skola.

Förslag finns från medicinsk ledningsansvarig, som innebär att alla vård- nadshavare visar id-handling i samband med första kontakten med medi- cinsk personal inom elevhälsan och att skolsköterskan har teknisk utrustning som ger möjligheter att ta ett foto på eleven till journalen vid första hälso- samtalet.

Vårdnadshavare deltar vid detta besök och kan därmed fä information och godkänna att foto tas av barnet. Journalsystemet har möjligheter att lägga in ett foto som tas med t ex en webkamera.

Exempel 3

Uppgl'adel'ing av kommunens it-miljö och införande av ny sel'Vel' föl' journalsystemet PMO

En planerad uppgradering av kommunens it-miljö görs under april och maj månad. Efter detta görs en uppgradering av journalsystemet. Från it-avdel- ningens sida har det under våren varit planerade driftsstopp som meddelats användare av journalsystemet.

Från maj till september är journalsystemet långsamt och många avvikelser skrivs till journalsystemets systemansvariga.

Tillsammans med personal på it-avdelningen och med journalsystemets Sl1P~

port, inser man att uppgraderingen orsakat buggar i jou1'llalsystemet. It It~

personal fick återinstallera journalsystemet på datorerna, Dokumentation måste enligt lagen ske skyndsamt och detta påverkades menligt under denna period. Systemadministratörerna ökade bevakningen av information frän jOl1rnaldataföretaget.

I samband med en ny uppgradering av journalsystemet mellan jul och nyår, upptäcktes att det ånyo kommit en bugg i systemet. Detta betyder att ord

l~

kan bli utbytta, exempelvis ordet "rygg)} mot ordet "bakåt.)} Vid detta till- fälle ominstallerades journalsystemet inom några dagar och har därefter fun- gerat bra. It-support ger god hjälp.

Elevltiilsocltefs oclt Medicinsk Ledningsallsvarigs bedlJJJlniltg och åtgl/rd:

Rapporteringen från enskilda skolsköterskor till systemadministratör funge- rar väl. Administratörernas bevakning har lett till att problem minskade i slu- tet av året. Arbetet med att utbilda personal i journalsystemet har pågått un- der året och fördjupningar bör ske fortlöpande.

Under hösten har inloggning för personal förenklats och it-säkerhet för- stärkts.

Exempel 4

VaccintatiollsöVerföl'illg mellan PMO och Svevac

I samband med HPV-vaccination skall registrering ske i journalsystemet PMO. Från detta journalsystem lyfts informationen vidare till vacdnations- registret Svevac. Detta vaccinationsregister är på individnivå och sjukvården liksom elevhälsans medicinska del hal' tillgång till detta 1'egister.

Skolsköterskorna kontrollerar efter varje given vacdnationsdos att journal- systemet skickat över information om vaccination till Svevac.

Under april månad 2014 val' det problem i överföringen mellan journalsyste- men, En skolsköterska vaccinerade en elev. Elevens vårdnadshavare kontak- tade i samband med vaccinationen skolsköterskan, för att efterhöra vilka vaccinationer eleven tidigare fått. Skolsköterskan loggade då in i Svevac och upptäcker i samband med detta att den vaccination som precis givits ej fanns överförd i Svevac. Kontroll gjordes på klassen som fått vaccination på aktuellt datum. Det var 8 vaccinationer som ej var registrerade i Svevac.

Skolsköterskan kontaktade supporten för journalsystemet för att efterhöra om problemet är känt, vilket det inte var.

Registrering gjordes av aktuella vaccinationer manuellt i Svevac.

Elevhälsochefs och Medicinsk Ledllil1gS(l11sv(fl'igs bedömning och åtgärd:

Medicinskt ansvarig skolsköterska har fått information om att man haft överföringsproblem under en tidsperiod, men detta har åtgärdats.

Aktuell skolsköterska har under året därefter gjort stickprov vid vaccinering.

Inga avvikelser har hittats i överföring mellan systemen. Skolsköterskan var bland de första som kontaktade de båda datasystemens SUPP01'tsystem, ExempelS

Tillgång till skolhäIsovål'dsjoul'l1al under sommarlovet

Rutin för hur tillgång till skolhälsovårdsjournal vid skolsköterskors ledighet behöver ses över.

Ijuli månad kontaktades elevhälsochefen aven vårdnadshavare, med öns- kemål att få uppgifter från journalsystemet.

Skolsköterska på aktuell skola avbröt sin ledighet och tog fram de uppgifter som efterfrågades.

Elevhlilsochefs och Medicinsk Ledllil1gsallsvarigs bedömning och åtgärd:

Rutin vid ledighet för personal inom elev hälsan skall ses över för all perso- nal som har journalplikt.

Exempel 6

Bristfällig It-uppkoPI>ling och säkerhet i journalsystem på någt'a en~

heter.

Det har under hela 2014 varit problem med uppkopplingen mot elevemas skolhälsovårdsjoumaler i PMO på vissa enheter. Tillgången till elevernas journaler har därmed varit mycket bristfälliga på dessa enheter. Skolsköters- korna har vid dessa tillfällen inte kunna leva upp till lags tiftningens krav vad gäller god och säker vård då tillgången till elevens journal ej funnits.

Risk finns för att göra felaktiga medicinska bedömningar finns och kraven på dokumentation som skall ske omgående efter varje besök kan ej uppfyl- las. Det medför dessutom svårigheter att planera och utföra arbetet utifrån avbrott i it-uppkoppling.

Elevltiilsochefs och Medicinsk Ledllingsallsvarigs bedömning och åtgärd:

Kravet på god och säker vård har ej uppfyllts. Barn- och utbildningsförvalt- l1ingel1 för dialog med IT-avdelningen kring tillförlitlig datauppkoppling till alla enheter. Nya fiberförbindelser planeras för 2015.

D: Lokaler Exempel 1

Risk föl' spl'idnillg av multil'esistellta baktel'iel' i samhället.

Under höstterminen märker skolsköterskor på aktuell skola att mottagningen inte blir städad. Skolsköterskorna upplever detta allvarligt då det är ett stort flöde av elever på mottagningen hela dagarna. Smutsiga kompresser, blo- diga bandage, rester efter vaccination, blit liggandes kvar i papperskorgen under flera dagar. Risken för smitta ökar. Skolsköterskor påtalade föl' rektor och service enhetens personal att skolhälsovårdsmottagnillgen ej blir städat enligt riktlinjer föl' hälso- och sjukvårdslokaler och enligt det avtal som finns. Ingen förbättring skedde av städningen och man tog därför kontakt med medicinskt ansvarig skolsköterska.

Elevhälsocltefs och Medicillsk LedllillgsallSvarigs bedömning och åtgärd:

l1

J.()

Kontakt togs med chef för serviceenheten som lovar att åtgärda detta omgå- ende. När det gått ytterligare två veckor har städning ej utförts på enheten.

Medicinsk ansvarig skolsköterska kontaktade åter igen serviceenheten chef.

Därefter åtgärdades städningen omgående.

Om liknande situationer uppkommer kommer rektor för enheten att kontak- tas, då rektor står som ansvarig för städavtal.

Exempel nummel' 2

Ej uppfyllda krav på hygien inom sjukvårdslokal

Patienterna skall enligt lagen ha en god och säker vård. Detta krav kan ej uppfyllas på några enheter utifrån att mottagningen har ej tillgång till hand- fat och vatten. Detta innebär att personalen ej kan uppfylla kraven för basal hygien.

Elevhälsochefs och Medicills!, Ledningsfl11sv([l'igs bedömlling och åtglil'd:

Risk för smittspridning finns alltid när personalen inte kan följa de krav som finns för basal hygien som finns för hälso- och sjukvårdsverksamhet.

Frågan är lyft på skyddsronder och investeringspengar är äskade för dessa åtgärder.

Exempel 3

Ej uppfyllda krav på bland aUllat hygien inom sjukvål'dslokal

Den lokal som skolsköterskan är hänvisad till, ligger i källaren och uppfyller ej kraven på sekretess och basal hygien. Rummet har ingen dön. Skolskö- terskan har i sitt arbete med sig en bärbar dator men uppkopplingen är mycket dålig 1110t server, vilket medför att skolsköterskan ej har tillgång till elevens journal del av arbetstid.

Elevlllilsocltejs och Mediciusk Ledningsullsval'igs bedömning oclt åtgärd:

Lokal och it-uppkoppling motsvarar ej lagstiftningens krav på god och säker vård. Lokalerna som nu används, iOl'dningsställdes skyndsamt. Under vår- terminen 2015 planeras andra lokaler för elevhälsans personal på denna en- het. Möjlighet att hänvisa till mottagning på närliggande enhet finns. Denna mottagning är utmstad helt enligt gällande lagstiftning.

D Elevhälsans Lokaler

Lokalerna som psykologerna och logopederna verkar i är inte anpassade för verksamheten och det största problemet är lyhördheten mellan rummen. Vid samtal innebär detta att saker som sägs i rummet kan avlyssnas av annan personal och ibland även av utomstående som befinner sig i korridor och an- gränsande rum. Det finns även viss lyhördhet genom fönstren ut mot gatan.

Vid testning innebär lyhördheten störningar som ökar risken föl' missvisande testresultat vilket ökar risken för felaktiga bedömningar. Störningar kommer också från trafiken utanför lokalerna.

Ventilationen i lokalerna är endast anpassade till en person per rum och luf- ten blir vid vissa väderlekar snabbt dålig då man är flera personer i rummet.

Personer med rörelsehinder har i dagsläget ingen möjlighet att själva ta sig in i lokalerna där psykologer och logopeder har mottagning, Ingen hiss finns i lmset.

Efevltiilsocltejs och Medicinsk Letlllillgs(ll1sv(ll'igs bedömning oclt åtglinf:

Lokal motsvarar ej lagstiftnings krav på god och säker vård, Avtal är på- skrivna så att centrala elevhälsan kan flytta in i föl' brukare säkra och ända- målsenliga lokaler både vad gäller tillgänglighet ( Diskrimineringslagen 2014:958) och sekretesslagstiftning,

Inflyttning i nya lokaler, sker under februari 2015, Exempel 7

Elevhälsans journalsystem PMO och överföring mellan olilm journal- system PMO - Svevac

Övel!öring av ltifol'matiol1 i skofltälsovål'dsjollf1lafel' mellml olika huvud- män exempelvis. Vänersbol'g oclt KUl1skapsjöl'bufldet Väst

Inför överföring av journaler från gmndskolan till gymnasiet gör skolskö- terskan en sammanfattande journalanteckning i syfte att gymnasiets skolskö- terskor snabbt skall kunna få en överblick över vilka insatser en individ be- höver från elevhälsans medicinska del på den nya skolan, Skolsköterskorna gör detta i elevens jou1'1lal under modulen "Sammanfattning".

Grundskolorna har haft detta journalsystem i många år och journalsystemet har uppgraderats och bytt utformning för 2 år sedan, I slutet av oktober kon~

taktar medicinskt ledningsansvarig skolsköterska (MLA) på gymnasiet grundskolan och efterfrågar den skriftlig information som avtalats. Informat- ionen lämnas i journalsystemet inför höstterminens start. Grundskolans skol- sköterskor har skickat detta digitalt i journalsystemet. Man jämför sina re- spektive journalsystem som är från samma leverantör och konstaterar att modulen "sammanfattning" ej finns i gymnasiets journalsystem. Gymnasiets system är inköpt senare än grundskolan,

Elevhtilsocltefs oclt Medicillsk Ledllingsflllsvarigs bedömning och åtgärd:

Den medicinskt lednillgsansvariga skolsköterskan på grundskolan kontak- tade CGM, det företag som äger PMO och påtalade bristen. Det framkom- mer att aktuell modul har legat kvar vid uppgradering av journalsystemet. I kontakter med företagets representant som skötte uppgraderingen av journal- systemet hade man ej gett information om att modulen "Sammanfattning"

försvann, vilket kan medföra att viktig information försvinner.

, ] c ) ,,/' ,I"

Nationellt lyfts frågan till andra skolsköterskor för att göra dem uppmärk- samma på journalsystemets brist,

Frågan löstes denna gång med att skolsköterskorna på grundskolan fick kon- takta sina kollegor på aktuellt gymnasium i Vänersborg och lämna infonnat- ionen igen,

Inför kommande läsår planeras att Kunskapsförbundet Väst och grundskola i Trollhättan och Vänersborg ser över rutinerna för överföring av information och journaler utifrån aktuell lagstiftning,

Det är okänt vilka gymnasieskolor utanför Kunskapsförbundet Väst som ej fått den sammanfattning på elevens journal med planerade åtgärder i årskurs 1 på gymnasie t.

Skolsköterska på mottagande skola har som regel att läsa igenom journalen på nya elever, Företaget har i sin organisation åtgärdat detta genom att man vid utbildning i journalsystem kommer att beakta det inträffade,

Effekter av patientsäkel'hetsarbete under 2014 samt planerade förbättringar inför 2015.

Effekterna av det patientsäkerhetsarbete som bedrivits under 2014 är inte fullt utvärderade men det är tydligt att det även under 2014 arbetats på ett mer aktivt sätt med patientsäkerhet. Lagstiftningen har i detta avseende haft en positiv effekt på verksamhetens systematiska kvalitetsarbete.

Vissa insatser ges fortlöpande och effekter förväntas på både kort och lång sikt. En viktig insats är fortlöpande dialoger inom patientsäkerhet och kom- petensutveckling.

De i Elevhälsans personal som berörs av lagstiftning inom hälso- och sjuk- vårdens område, hal' i sitt yrkesansv8r skyldighet att hålla sig uppdaterade kring aktuell lagstiftning. Verksamheten behöver därför kontinuerligt upp- muntra och genomfÖra kompetensutvecklingsinsatser kring aktuelllagstift- ning. I förlängningen innebär det att verksamhetens insatser under året minskar risken föl' att patienter och anhöriga lider skada av att till exempel sekretess inte efterlevs.

Kravet på Hälso- och sjukvårdspersonalen att bedriva kunskapsbaserad vård och omvårdnad av god kvalitet och att arbeta utifrån vetenskap och beprö- vad erfarenhet, leder till att behovet av utbildning föl' Elevhälsans personal har ökat.

Det behövs göras en översikt om backup av journalmaterialet i PMO är till- räcklig. Idag finns denna backup fysiskt på ett ställe, vilket behöver kontrol- leras om det är tillräckligt.

Det finns dessutom en begränsning i hur man kan återkalla enskilt material som gått förlorat i exempelvis mallar, Det bör därför ske en dialog mellan Elevhälsochef och IT-chef, som innefattar förtydligande information inom dessa områden, Ytterligare kvalitetsarbete hal' skett under 2014, dels för att förbättra checklistor, mallar med mera men också insatser för att förenkla inloggning och andra administrativa förbättringar.

Delar av skolsköterskegruppen har under det gångna året initierat och ge- nomfört ett filmprojekt med intentionen att ge nyanlända elever och deras

vårdnadshavare god information om Elevhälsans uppdrag och få informat- ion om elevens hälsa och medicinska historia. Med filmens hjälp (Koll på hälsan) finns möjligheter för eleven att vara förberedd och förstå syftet med hälsobesöket. De får informationen på sitt eget modersmål i de stora språk- grupperna arabiska, engelska, somaliska och romani.

För skolsköterskegruppen finns ett tydligt och definierat uppdrag för medi- cinsk lednings ansvarig skolsköterska. Motsvarande uppdrag bör också defi- nieras och delegeras til11ogoped-och psykologkategorierna inom centrala Elevhälsan.

De i Elevhälsans personal som berörs av lagstiftning inom hälso- och sjuk vårdens område, kommer att under 2015 fortsätta med att fördjupa arbetet med att kvalitetssäkra sina journaler .Varje kategori planerar dessa insatser tillsammans med Elevhälsochef.

Patientsäkerhetsberättelsen för 2014 är sammanställd av elevhälsochef till- sammans med berörd personal inom Elevhälsan i Vänersborgs kommun.

Kent J avette Lena Ericsson

Förvaltningschef Elevhälsochef

Vänersborgs kommun

Barn- och utbildningsnämnden

Ärende 5

KALLELSEfUNDERRÄTTELSE 2015-02-16

dm 2013/128

Budget 2015, Mål och resursplan 2015-2017:

- Överföring av investeringsbudget till Kultur- och fritids näm nden

Kommunfullmäktige under 2014 fattat beslut om att från och med 150101 upprätta en Kultur- och fritidsnämnd med start 15010 1. De verksamheter som överfördes från Barn- och utbildningsnämnden var Arena och fritid samt Musik och ungdom.

Driftsbudget för dessa verksamheter överfördes. Investeringsbudget för Arena och fritid överfördes, men investeringsbudget för Musik och Ungdom överfördes inte, då investerings budget för den verksamheten ej fanns specificerad i särskild budgetpost.

Musik och Ungdom hade tidigare vid investeringsbehov fått äska medel ut Barn- och utbildningsförvaltningens gemensamma investeringsbudget.

I tjänsteutlåtande daterat 150125, föreslår f6rvaltningscheferna för Barn- och utbildnings-, respektive Kultur- och fritidsförvaltningen att 300 Tkr ur

investeringsbudgeten 2015 för Barn- och utbildningsnämnden, flyttas till Kultur- och fritidsnämnden för investeringar avseende Musik och ungdom.

Förvaltningsekonom Mariette Edkvist föredrar ärendet.

Förslag till beslut

Barn- och utbildningsnämnden beslutar:

att begära hos kommunfullmäktige att få överföra investeringsbudget 2015 om 300 Tkr till Kultur- och fritidsnämnden.

I .. , ',,)

~ ~ Vänersborgs kommun

Dm:

2013/128

1 (1)

Barn- och utbildningsnämnden

·VÅNEf{?;ij el

Barn" och ungdomsnärnudcn

I

Budget 20151 Mål- och resursplan 2015-201 "_\nl~~i~t.o2.01S". ~~ I Överföring om investeringsbudget till Kult r

och fritidsnämnden T~r:::::::··,~~3j~~~~~~:~~~3?-,'

Förslag till beslut:

Barn- och utbildningsnämnden beslutar:

att begära hos kommunfullmäktige att få överföra investeringsbudget 2015 om 300 Tkr till Kultur- och fritidsnämnden.

Bakgrund:

Under 2014 togs beslut om att tillsätta en ny Kultur- och fritidsnämnd 150101. I samband med detta beslut överfördes driftsbudget från tre nämn- der. De verksamheter som överfördes från Barn- och utbildningsnämnden var Arena och fritid samt Musik och ungdom. Driftsbudget för dessa verk- samheter överfördes samt investeringsbudget avseende Arena och fritid, som var specificerad i en egen post. När det gäller investeringsbudget för Musik och ungdom så har dessa verksamheter äskat medel ur en gemensam post under Barn- och utbildningsförvaltningen. Förvaltningscheferna har gemensamt kommit fram till att 300 Tkr ur investerings budgeten 2015 för Barn- och utbildningsnämnden flyttas till Kultur- och fritidsnämnden för investeringar avseende Musik och ungdom.

Barn- och utbildningsförvaltningen

.. (I ".

G~ / r'~'/<'-'- -~/--"~'-"

- - I '

lY: /

~~:~. ~(~~!;~Yf!! ~/ '

Förvaltningschef

Kultur- och fritidsförvaltningen

~~#~_M _

Håkan Alfredssln'{J'-{:::

Förvaltningschef

Mariette Edkvist Förvaltningsekonom

'bUT P',?';;'

Vänersborgs kommun

Barn- och utbildningsnämnden

Ärende 6

KALLELSElUNDERRÄTTELSE 2015-02-16

dnr 2013/128

Budget 2015, Mål och resursplan 2015-2017: Framställan till Kommunstyrelsen om medel till planerad verksamhet!

personaltäthet

Kommunfullmäktige fattade 141119 beslut om Mål- och resursplan 2015-2017.

I tjänsteutlåtande daterat 150202, gör förvaltningen en samlad bedömning av nuläget, om att verksamheterna behöver medel till personaltäthet för att uppfylla de mål som återfinns i de kommunala och statliga styrdokumenten.

Tillskott i budget 2015 om 9 Mkr skulle innebära en personalförstärkning med ca 18 heltidsanställda. Dessa budgetmedel avser både kommunal och fristående verksamhet.

I tjänsteutlåtandet beskrivs vidare att Barn- och utbildningsnämnden har för avsikt att begära motsvarande belopp om 9 Mkr som ramhöjande i budget 2016. Vid

personalförstärkningar måste personal rekryteras på tillsvidareanställningar för att få en kontinuitet i verksamheten.

Verksamhetscheferna B Jansson och A-L Kriewitz samt förvaltningsekonom M Edkvist föredrar ärendet.

Förslag till beslut

Barn- och utbildningsnämnden beslutar:

att begära budgetmedel om 9 Mkr hos kommunstyrelsen för personaltäthet inom förskola, grundskola och fritidshem.

~ .

~ Vänersborgs kommun

Bal'llw och utbildningsnämnden

Budget 20151 Mål- och resursplan 2015 .. 2019 Framställan till kommunstyrelsen om budget- medei till planerad verksamhet/personaltäthet

Förslag till beslut:

Barn- och utbildningsnämnden beslutar:

att begära budgetmedel om 9 Mkr hos kommunstyrelsen för perso- naltäthet inom förskola, grundskola och fritidshem.

Bakgrund:

En samlad bedömning av nuläget är att verksamheterna behöver personal- förstärkning för att uppfylla de mål som återfinns i de kommunala och statw liga styrdokumenten.

Verksamheterna arbetar för en ökad likvärdighet och föl' att tillgodose en ökad efterfrågan. Inom förskolan och fritidshemmen finns behov av ett längre öppethållande för att tillgodose efterfrågan från de föräldrar, som pendlar till sina arbeten i vårt närområde. För att stärka likvärdigheten inom grundskolan krävs en satsning på speciallärare/specialpedagoger.

Budgetmedel om 9 Mkr skulle innebära ca 18 årsarbetare. Dessa budgetmew del avser både kommunal och fristående verksamhet. Barnw och utbild- ningsnämnden har för avsikt att avsätta den större delen till förskola lw 5 år för att möta efterfrågan från kommuninvånarna. En beräknad fördelning skulle ge följande:

Verksamhet:

Förskola 1 w5 år Grundskola F-åk 9 Fritidshem 6-12 år

Personal:

Fristående verksamheter; Förskola, g/'lll1dskola, MIldshem

TOTAL ca 18 årsarbetare

Kostnad:

ca 4,6 Mkr ca 1,0 Mkr ca 2,3 Mkr ca 1,1 Mkr 9,0 Mkr

I budgetarbetet 2015 återfördes 9 Mkr till kommunstyrelsen och Barnw och utbildningsnämnden gör härmed en framställan om att få erhålla dessa bud- getmedeI.

Barn- och utbildningsnämnden har för avsikt att begära dessa medel om 9 Mkr som ramhöjande i budget 2016. Vid personalrekrytering måste personal rekryteras på tillsvidareanställningar för att få en kontinuitet i verksamheten.

Barn- och utbildningsförvaltningen

Förvaltningschef

f11Jv~&~H

Boel J

an~~on

Verksamhetschef, förskola

Verksamhetschef,

grundskola, grundsäl'skola

Jl~l (;JIw:'Y~

Mariette Edkvist FÖl'valtningsekonom

2

30~

Vänersborgs kommun

''-/ " llr'1

!-->,,;;;;=.tL-j Barn- och utbildningsnämnden

KALLELSElUNDERRÄTTELSE 2015-02-16

Ärende 7 dm 2015/29

Tillskapande av lokalytor inom grundskolan för högre måluppfyllelse, likvärdighet och integration: -Inhyrning av paviljonger

Kommunfullmäktige beslutade 120620 §85 att befintlig skol struktur med existerande enheter ska bestå.

Barn- och utbildningsförvaltningen har upprättat tjänsteutlåtande daterat 150126, i vilket bland annat beskrivs att det sker demografiska förändringar och

verksamhetsförändringar som påverkar skolenheternas förutsättningar. Slcolenheter som är dimensionerade som enparallella skolenheter kan behöva dela vissa årskullar i två klasser beroende på naturliga variationer. Förslag finnes om att för att tillgodose elevernas och personalens behov av lokaler, inför hösten 2015 förhyra moduler.

Utvecklingsledare Sven-Eric Sjöbergh föredrar ärendet.

Förslag till beslut

Barn- och utbildningsnämnden föreslås besluta

1. Att tillfålligt för en treårsperiod förhyra moduler med placering vid Öxnereds skola, Nona skolan, Granås skola, Rånnums skola samt Onsjöskolan inför höstterminen 2015 samt

2. Att begära av Samhällsbyggnadsnämnden att projektera och upphandla denna beställning.

l

Tjänsteutlåtande Dm: BUN 2013/116

@ Vänersborgs kommun

1 (3) 2015~01-6-':r'-"-"'~--~'-" -- . -- ,-... _____ ~~

'VANERS80R(i~:; KOMMUN!

Bm'l1-~(:h uilgd:~illsntilTindtm -j

"II, ^(J!. ,:O.O~t), '7'1-

Ank, 1'~'.':i

<11 '

Barn- och

utbiIdttingsnämn~", ^cc:" ~g~~~:':~:;!::EI

Tillskapande av lokalytor inom grundskolan för högre måluppfyllelse, likvärdighet och integration:

wlnhyrning av paviljonger Förslag till beslut

Barn- och utbildningsnämnden föreslås besluta

1, Att tillfälligt för en treårsperiod förhyra moduler med placering vid Öxnereds skola, Norra skolan, Granås skola, Rål11lUmS skola samt Onsjöskolan inför höstterminen 2015 samt

2, Att begära av Samhällsbygglladsnämllden att projektera och upp- handla denna beställning.

Bakgrund

Kommunfullmäktige har beslutat att befintlig skol struktur med existerande enheter ska bestå. Samtidigt sker demografiska förändringar och verksam~

hetsförändringal' som påverkar skolenheternas förutsättningar.

Skolenheter som är dimensionerade som enparallelliga skolenheter kan be- höva dela vissa årskullar i två klasser beroende på naturliga variationer.

Åven om en årskull i genomsnitt består av 20-25 barn är det normalt att vissa årskullar kan bestå av ca 35 barn. Då detta är för många för att utgöra en klass behövs ett klassrum ytterligare, Även med en måttlig elevökning inom ett område kan effekten bli att ett större antal av årskullarna får delas så att antalet klasser ökar drastiskt. Större skolenheter med flera klasser i samma årskull är mindre känsliga föl' förändringar i elevtalen

En successiv verksamhetsförändrillg vid skolenheterna uppkommer geno111 att antalet elever inom fritidshemmen ökat. Det är normalt att två tredjedelar av skolbarnen ino111 F-6-skolorna är inskrivna vid fritidshemmen. Vid vissa skolenheter har detta medfört att ungefär en tredjedel av klassrummen an- vänds för fritidshe111sverksamhet. Åven om både klassrum och fritidshem- mens lokaler används flexibelt under hela dagen är behoven av lokalyta an- norlunda än då skolorna byggdes. Då många äldre skolbyggnader även har brist på grupprum försvåras flexibla organisationsfonner och ett effektivt nyttjande av lokal ytorna. En mindre undervisningsgrupp kan tvingas an- vända utrymmen S0111 är dimensionerade för en hel klass.

Både demografiska förändringar och verksamhetsförändringar har bidragit till att det uppkommer lokalbrist vid flera skolenheter, För fem enheter är behovet av ytterligare lokal yta akut inför höstterminen 2015.

B (1'-^--)iLn _f-

" j

Dm:

2 Bedömning

Öxnered skola har, beroende på lokalbrist inom Blåsuts skola, tagit emot fler elever än vad som bor i närområdet. För att klara skolenheternas totala elevmängd på ca 60 barn per årskull, har dessa delats i tre klasser och ett år har Blåsut haft två klasser och andra år har Öxnereds skola dubblerat antalet klasser. Ingen av skolenheterna är tillräckligt stOl' för att ta emot två klasser i samtliga årskullar. Nuvarande sexårsgrupp vid Öxnereds skola är så stor att den kräver två klasser i årskurs ett hösten 2015. Det finns emellertid endast ett klassrum disponibelt inför läsåret. Samtidigt är fritidshemsgrupperna stora och har begränsat utrymme. Elevökningen vid skolan genererar också fler barn i fritidshem, varför även ytorna för den verksamheten behöver utö- kas. Därför föreslås att en modul motsvarande två klassrum förhyrs under en treårsperiod för att nyttjas flexibelt mellan skola och fritidshem.

Rånnums skola har en liknande situation. Åven om området har en måttlig elevökning, har det fria skolvalet, där främst elever från Hallebergsområdet sökt sig till skolan, medfört att några årskullar delats i två klasser. Kom- mande årskurs ett, som bestäl' av ca 34 elever behövel' två klassrum, men det finns endast ett tillgängligt. Fritidshemmen har successivt vuxit och en av- delning består idag av ca 75 barn. Då mellan 25-30 av eleve1'1la i årskurs ett förväntas ingå i fritidshemsvel'ksamheten behöver även den ett lokaltillskott.

Därför föreslås samma lösning som för Öxnereds skola.

För Granås skola har elevutveckHngen varit stabil och antalet klasser har inte ökat då barnen från Hallebergsområdet fått plats vid Rånnums skola. Då Rånnum inte längre kan ta emot dessa kommer årskullarna vid Granås att öka i någon mån de kommande åren från höstterminen 2015. Det innebär fler klasser även om elevökningen är måttlig. Samtidigt hal' fritidsverksam- heten l'edan vuxit så, att klassrum och specialsalar tagits i anspråk för fritids- hemmen. Precis som Rånnum har Granås en av fritidshemsavdelningarna som består av 75 barn. Granåsskolan är i akut behov av två salar för skol- verksamhet och/eller fritidshem.

Onsjöskolan har haft ett stabilt elevunderlag med 22-24 elever per klass.

Fritidshemsvel'ksamheten har emellertid successivt utökats och sju av 20 klassrum används idag för verksamheten. En specialsal har under det sen- aste året använts till vanligt klassl'um för att få plats med befintligt antal klasser och fritidshem Trots detta saknas minst ett klassl'um då kommande årskurs ett hösten 2015 måste delas i tre klasser när årskullen är ovanligt stor. Även Onsjöskolan är därmed i akut behov av ett lokaltillskott motsva- rande två klassrum inför läsåret 2015-16.

Norra skolan är inte dimensionerad för att ta emot samtliga barn boende i centrum. Då det fria skolvalet inneburit att färre barn sökt sig till skolan har det hittills varit möjligt att ta emot samtliga sökande, även om det krävt okonventionella lösningar. Skolan hal' t ex haft upp till 38 elever i någon klass, men då naturligtvis skapat flexibla mindre undervisningsgrupper. Un- der senare år har emellertid allt fler elever boende i Torpaområdet sökt sig till Norra skolan. Då bostadssegregationen inneburit att andelen bam med invandrarbakgrund koncentrerats till framför allt Tärnan, har detta mönster uppmuntrats för att underlätta integrationen. Under innevarande läsår har ca

Dm:

3

20 barn boende i Torpaområdet beviljats plats i Norra skolan. Det ökande elevtalet innebär också att vissa gemensamhets y tor som t ex matsal är över- belagda. Likaså har ett av fritidshemmen 75 barn som har sin huvudsakliga verksamhet förlagt tiII skyddsrum i källaren. Ett annat fritidshem är förlagt till undermåliga lokaler i f d vaktmästarbostaden. Norra skolan är i akut be- hov av ett lokaltillskott motsvarande två klassrum inför läsåret 2015-16.

Situationen är för tillfället osäker för flertalet av ovanstående skolor. Ett medborgarförslag till Kommunfullmäktige föreslår en utredning om de framtida skolorna inom Öxnered och Blåsut. Barn- och ungdomsnämnden ställde sig hösten 2014 positiv till motionen och då en sådan utredning även kan få effekter för Norra skolan bör centrum ingå i utredningsuppdraget.

Onsjöområdet har prioriterats upp och ett fyrtiotal nya villor och radhus kan komma att byggas i området inom en snar framtid. Sannolikt kommer anta- let barn vid skolan öka med ca 60 stycken. Åven om ökningen per årskull stannar vid ca 10 elever kan effekten bli att det krävs ytterligare en klass per årskull. Sex till sju klasser till ryms inte i befintliga lokaler.

Vargöns befolkning är relativt stabil med en liten ökning. Samtidigt är i syn- nerhet Rållllums flexibilitet begränsad. Dels har skolan nått sitt kapacitetstak och dels har en viss ökning av sökande från andra områden ökat. En försvå- rande omständighet är att järnvägen utgör en naturlig gräns mellan de båda Vargöskolorna och som barn inte böl' passexa på sin skolväg. En långsiktig strategi behövs för att inte båda skolenheterna återkommande ska behöva ha tillfälliga akuta lokallösningar .

För att tillgodose elevernas och personalens behov av lokaler föreslås att moduler hyrs in för en treårsperiod och placeras vid Öxnereds skola, Rån- nums skola, Granås skola, Onsjöskolan och Norra skolan.

Årshyran per modul beräknas till ca 350 000 kronor. Etablerings- och av- vecklingskostnaderna bedöms uppgå till ca en miljon per modul och ska för- delas på hyresperiodens längd. Med ett treårigt hyresavtal bedöms den totala hyreskostnaden uppgå till ca 680 000 kronor exklusive underhåll och städ- kostnader.

~. ~~~ c/ft;/}~

Förvaltningschef Utvecklillgsledare

;

Vänersborgs kommun

Barn- och utbildningsnämnden

KALLELSElUNDERRÄTTELSE 2015-02-16

Ärende 8 dm 2015/29

Tillskapande av lokalytor inom grundskolan för högre måluppfyllelse, likvärdighet och integration: -Begäran av projektering av nybyggnation vid Mulltorp skola/förskola

Kommunfullmäktige beslutade 120620 §85 att befintlig skol struktur med existerande enheter ska bestå.

Barn- och utbildningsförvaltningen har upprättat tjänsteutlåtande daterat 150202.

I tjänsteutlåtandet beskrivs bland annat, att för att fullfölja Kommunfullmäktiges beslut och också tillgodose de myndighetskrav som ställs, samt för att erbjuda eleverna likvärdiga förutsättningar, krävs att Mulltorps förskola/skola rustas upp.

Byggnaden är i stort behov av underhåll och åtgärder för att tillgodose Miljö- och hälsovårdförvaltningens krav. Samhällsbyggnadsförvaltningens bedömning är att byggnaden är i så stOli behov av åtgärder att det inte är rimligt att renovera den.

Utvecklingsledare Sven-Eric Sjöbergh föredrar ärendet.

Förslag till beslut

Barn- och utbildningsnämnden föreslås besluta

1. Att av Samhällsbyggnadsnämnden begära projektering och upphandling av nytt kök och matsal till Mulltorps skola/förskola samt att i samband med detta göra

nödvändiga insatser för tillgänglighetsanpassning av befintlig byggnad och för att olika delar av byggnaden skall få likvärdig livslängd,

2. Att hos Kommunfullmäktige begära att reserverade investeringsmedel i Mål- och resursplanen utökas med tre miljoner till totalt 10,6 miljoner kronor.