LIFECARE
AVVIKELSEHANTERING SoL/LSS
Användarmanual
DNR 2018/123
Innehållsförteckning
INLEDNING ... 3
UTREDNING OCH DOKUMENTATION ... 3
ANMÄLAN TILL INSPEKTIONEN FÖR VÅRD OCH OMSORG (IVO) ... 3
ÅTGÄRDA OCH FÖLJA UPP ... 3
STATISTIK OCH SÖK ... 4
SYSTEMADMINISTRATION ... 4
ADMINISTRATION AV ANVÄNDARE OCH BEHÖRIGHETER ... 4
SEKRETESS MELLAN VERKSAMHETER ... 4
STARTSIDAN ... 5
RAPPORTERA AVVIKELSE ENLIGT SOL/LSS ... 5
TA EMOT RAPPORTER ... 7
UTREDA RAPPORT ... 10
GÖRA ANTECKNINGAR ... 11
SKRIVA UTREDNINGSDOKUMENT ... 12
GÖRA ANMÄLAN TILL IVO ... 13
LÄGGA TILL SAMTYCKE ... 13
LÄGGA TILL NY ÅTGÄRD ... 14
INFOGA DOKUMENT ... 14
FYLLA I STATISTIK ... 15
AVSLUTA UTREDNING ... 15
VISA ÅTGÄRD ... 16
FÖLJA UPP ÅTGÄRD... 17
SÖKFUNKTION ... 20
STATISTIKVERKTYG ... 21
Inledning
Lifecare Avvikelsehantering SoL/LSS är en helt fristående tjänst som stödjer
handläggningsprocessen kring rapportering och utredning av missförhållande och andra avvikelser enligt socialtjänstlagen (SoL) och lagen om stöd och service till vissa
funktionshindrade (LSS). Tjänsten är enkel att använda, enkel att administrera och följer Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om lex Sarah (SOSFS 2011:5) och
Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9).
Alla anställda inom socialtjänsten har sedan den 1 juli 2011 skyldighet att rapportera missförhållande eller risker för missförhållande inom verksamheter som bedrivs enligt SoL och LSS i kommunens regi. Anställda kan även rapportera andra avvikelser i verksamheten i enlighet med kommunens ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. I tjänsten finns stöd för rapportering av både missförhållanden enligt lex Sarah och andra avvikelser. Tjänsten stödjer och underlättar bland annat rapporteringen för de anställda genom att
rapporteringsformuläret länkas och presenteras på kommunens intranät tillsammans med all nödvändig information som den anställde behöver för att kunna fullfölja sin
rapporteringsskyldighet. Rapportören kan via intranätet under hela processen följa status för rapporten och utredningen.
Utredning och dokumentation
Socialtjänsten har skyldighet att omgående utreda, dokumentera och avhjälpa eventuella missförhållanden eller risker för dessa samt andra rapporterade avvikelser. Ifylld rapport når de personer som är utsedda av kommunen att ta emot rapporter. Mottagaren/mottagarna får via mejl ett meddelade om att en ny rapport har inkommit och kan direkt själva påbörja utredningen eller utse en annan person som utredare. Utredningen görs i tjänstens verktyg för dokumentation som erbjuder stöd för anteckningar, dokument och blanketter. Alla händelser sammanfattas i en lättöverskådlig kronologisk händelseförteckning. Utredaren kan också registrera en rad olika viktiga fakta såsom diarienummer, grund för utredning (allvarligt missförhållande, påtaglig risk för ett allvarligt missförhållande, missförhållande, påtaglig risk för ett missförhållande och annan avvikelse), omedelbara och långsiktiga åtgärder och olika datum för t.ex. när information har getts till nämnden och enskilda.
Anmälan till Inspektionen för vård och omsorg (IVO)
Socialnämnden ska omgående anmäla allvarliga missförhållanden eller påtagliga risker för dessa till Inspektionen för vård och omsorg (IVO). Anmälningsblanketten ingår i tjänsten och aktuella data som registrerats under utredningen fylls automatiskt i. Användare kan skriva ut blanketten och skicka till IVO.
Åtgärda och följa upp
Alla åtgärder som vidtas, både omedelbara och långsiktiga, registreras tillsammans med uppgifter om beslutsfattare, resultat/mål, ansvariga handläggare, ansvariga för uppföljningen och datum för planerat genomförande och uppföljning. Påminnelsefunktion via mejl finns för ansvariga handläggare och de som är utsedda att följa upp åtgärder. Åtgärderna kan skrivas ut i en åtgärdsplan.
Statistik och sök
I tjänsten ingår även en sökfunktion och en statistikfunktion, där uppgifter kan sammanställas och följas upp. Det går även att lägga in egna statistikkategorier och variabler. Statistiken presenteras i både tabell och diagram.
Systemadministration
Systemförvaltare konfigurerar alla uppgifter som kommunen själv bestämmer i en särskild komponent för konfiguration.
Administration av användare och behörigheter
Användarna läggs upp av systemförvaltare tillsammans med deras behörigheter till tjänstens olika komponenter. I tjänsten finns också en särskild komponent för loggning av användarnas aktiviteter i tjänsten.
Sekretess mellan verksamheter
Sekretessen mellan verksamheter styrs av användarnas organisatoriska tillhörighet.
Användarna, såsom mottagare, utredare och åtgärdsansvariga, styrs till organisation.
Användaren kan endast se uppgifter som tillhör de organisationer som man är behörig till.
Startsidan
När du loggar in i Lifecare kommer ditt namn visas överst i högra hörnet i alla vyer. Här kan du även byta till andra Lifecare-moduler som du har behörighet till. Här loggar du också ut från tjänsten. För att maximera och minimera bilden trycker du F11. I maximerat läge döljs verktygsfältet i webbläsaren. För att uppdatera vyn i webbläsaren trycker du F5. Du kan navigera och växla mellan de komponenter som ingår i tjänsten via menyn längst till vänster i alla vyer. Endast de komponenter som du är behörig till visas. Om du pekar med muspekaren på en ikon i menyraden så visas en text med komponentens namn. Du kan expandera och minimera menyraden med hjälp av pilen ovanför menyn. Då menyraden är expanderad visas text hela tiden till höger om knapparna. Till höger om menyn visas listan Att göra. I denna framgår hur många nya rapporter, pågående utredningar eller pågående åtgärder som du är ansvarig för, beroende på vilken roll du har. Man klickar på respektive rad för att öppna en lista med aktuella rapporter, utredningar eller åtgärder.
Rapportera avvikelse enligt SoL/LSS
Anställda inom socialtjänsten får tillgång till rapporteringsformuläret via en länk på kommunens intranät. Längst upp till höger i rapportformuläret finns en hjälplänk. Om du klickar på den får du upp en hjälptext som redogör för rapporteringsskyldigheten och ger vägledning till att fylla i rapporten. Rubriker markerade med en stjärna är obligatoriska att fylla i. Under Rapporttyp kan du välja om du vill rapportera ett missförhållande eller en annan avvikelse. Det går även att ange en eller flera berörda personer om kommunen har valt att aktivera den möjligheten.
När du har fyllt i rapporten och tryckt på Nästa får du en sammanfattning av rapporten som du kan granska innan du trycker på Skicka. Tryck på Tillbaka om du vill ändra något i
rapporten. När du skickat rapporten får du en bekräftelse och ett rapportnummer. För att följa rapportens status måste du komma ihåg vilket nummer din rapport har då detta inte sparas.
Om du har sparat rapportnumret kan du följa rapportens status via en länk på intranätet.
Ta emot rapporter
Om du är utsedd som mottagare av rapporter får du en e-postavisering när en ny rapport har skickats till någon av de organisationer du är behörig till. Klicka på länken för att komma till inloggningssidan för Lifecare Avvikelsehantering.
När du har loggat in och klickat på SoL/LSS nya rapporter får du upp en lista över inskickade rapporter som ännu inte tagits emot.
När du klickat på den rapport du vill behandla får du upp rapporten. Du kan skriva ut rapporten.
När du har tryckt på MOTTAG har du möjlighet att skicka rapporten till en annan
organisation om rapporten har skickats till fel organisation. Rapporten hamnar då hos utsedd mottagare i den organisationen.
När rapporten är mottagen får den automatiskt ett diarienummer i systemet. Det går även att ange ett annat diarienummer. Nu har du möjlighet att inleda en ny utredning eller koppla rapporten till en befintlig utredning. Du kan också fatta beslut om att inte inleda utredning.
Du kan dela rapporten med en mottagare på en annan organisation som inte har behörighet att se avvikelser på din organisation. Tryck på Dela rapport och välj vem du vill dela den med.
En e-postavisering går till den person du har delat rapporten med. Den person du delar rapporten med kan läsa och skriva ut rapporten men inte hantera den.
När du har tryckt på INLED UTREDNING kommer du till en bild där du måste välja organisation och utredare. Det går även att ange lagrum, att nämnden är informerad och att klassificera avvikelsen. Du har också möjlighet att göra en anteckning och att ange om berörda personer är informerade. När du har gjort dina val trycker du Spara och en utredning inleds. En e-postavisering skickas till utredaren när utredning inletts.
Utreda rapport
Om du är utsedd till utredare av rapporter får du en e-postavisering när en ny utredning har inletts i någon av de organisationer som du är behörig till. Klicka på länken för att komma till inloggningssidan för Lifecare Avvikelsehantering. När du har öppnat upp din utredning får du fram rapporten. Till vänster om denna finns en snabbmeny till olika aktiviteter. I övre delen av bilden ser du rapportnr, rapportdatum och status på avvikelsen. Beroende på typ av avvikelse ser du även påminnelser om obligatoriska aktiviteter här.
Göra anteckningar
Välj Ny anteckning för att göra en anteckning. När du ställer markören i skrivfönstret
framträder en ordbehandlare från vilken du även kan lägga till färdiga rubriker och frastexter.
Du kan revidera en anteckning genom att markera önskad text och trycka på REVIDERA.
Skriv sedan in den nya texten och tryck på REVIDERA. Du kan också fortsätta skriva i en befintlig anteckning genom att trycka UPPDATERA INNEHÅLL. Skriv in ny text och tryck på Spara.
Skriva utredningsdokument
När du ska skriva en utredning i ett dokument väljer du Nytt dokument och dokumentmall Utredningsdokument. Under Benämning skriver du utredningens namn. När du ställer markören i skrivfönstret framträder en ordbehandlare från vilken du även kan lägga till färdiga rubriker och frastexter.
Göra anmälan till IVO
Om du ska göra en anmälan till IVO väljer du Nytt dokument och dokumentmall Anmälan Lex Sarah. I denna bild måste du ange Datum för anmälan till IVO samt Beslutsfattare i rutorna ovanför själva mallen.
Lägga till samtycke
Om du ska ta kontakter under utredningen kan du behöva inhämta den enskildes samtycke.
Det gör du genom att välja Nytt samtycke. Du måste fylla i alla rutor som är märkt med en stjärna.
Lägga till ny åtgärd
När du lägger till en ny åtgärd måste du fylla i alla rutor med. Faktiskt genomförandedatum fylls i först när åtgärden är utförd. När du skapat en åtgärd skickas en e-postavisering till den som är utsedd som ansvarig för åtgärden och till den som är utsedd som ansvarig för att följa upp åtgärden.
Infoga dokument
Du kan infoga dokument i PDF/A-format till utredningen. Namnge dokumentet under Rubrik, välj Typ av PDF, hämta filen och tryck SPARA. Visa filen genom att klicka på ikonen med en pil och en bildskärm uppe i högra hörnet.
Fylla i statistik
Innan du avslutar en utredning måste du fylla i obligatorisk statistik. Välj Fyll i statistik i Snabbmenyn. Välj statistikvärde under den eller de statistikkategorier som är markerade med en stjärna samt under annan kategori beroende på vilken typ av utredning det är. Ibland är det möjligt att välja flera värden under en kategori. Tryck på gul penna när du är färdig.
Avsluta utredning
När du är färdig med utredningen väljer du Avsluta utredning i snabbmenyn. Ange Orsak, Beslutsfattare och eventuellt Kommentar. Tryck sedan på Avsluta utredning. Om du inte har skapat någon åtgärd kommer hela avvikelsen att avslutas. Om du har skapat en åtgärd kommer endast utredningen att avslutas. Avvikelsen kommer då att vara öppen tills åtgärden är uppföljd.
Visa åtgärd
Om du är utsedd som ansvarig för åtgärd får du en e-postavisering när en ny åtgärd har skapats. Du får också en påminnelse ett visst antal dagar innan åtgärden ska vara klar. Klicka på länken för att komma till inloggningssidan för Lifecare Avvikelsehantering. På startsidan trycker du på Genomförande av åtgärd för att komma till en lista över dina pågående åtgärder. Klicka på den åtgärd som du vill se.
När du valt åtgärd kommer du till åtgärdssidan.
Följa upp åtgärd
Om du är utsedd som ansvarig för uppföljning av åtgärd får du en e-postavisering när en ny åtgärd har skapats. Du får också en påminnelse ett visst antal dagar innan åtgärden ska följas upp. Klicka på länken för att komma till inloggningssidan för Lifecare Avvikelsehantering. På startsidan trycker du på Uppföljning av åtgärd för att komma till en lista över dina pågående åtgärder. Klicka på den åtgärd som du ska administrera.
När du valt åtgärd kommer du till åtgärdssidan. För att komma till redigeringsläge trycker du på pennan uppe i högra hörnet.
Skriv uppföljningskommentar och tryck på UPPFÖLJNING KLAR.
När du tryckt på UPPFÖLJNING KLAR flyttas uppföljningsdatum och uppföljningskommentar till Uppföljningshistorik i nedre delen av bilden.
Ange Faktiskt genomförandedatum och spara genom att trycka på gul penna. Ange avvikelsens avslutningsdatum och tryck på AVSLUTA för att avsluta avvikelsen.
Om åtgärden är otillräcklig eller inte genomförd alls, anger du detta under
Uppföljningskommentar och trycker på UPPFÖLJNING KLAR. Du måste därefter sätta ett nytt uppföljningsdatum och spara med gul penna.
När åtgärden är helt klar gör du en ny uppföljningskommentar och trycker på
UPPFÖLJNING KLAR. Ange Faktiskt genomförandedatum och spara genom att trycka på gul penna. Ange avvikelsens avslutningsdatum och tryck på AVSLUTA för att avsluta avvikelsen.
Sökfunktion
Med sökfunktionen kan du söka rapporter, utredningar och åtgärder. Under sökfunktionen finns också en logg för de som har behörighet till det.
När du har tagit fram ett sökresultat kan du klicka på vald avvikelse för att få fram rapporten och sedan trycka på knappen TILL FLÖDE för att komma till utredningen, om du har behörighet till den organisationen.
Statistikverktyg
Med hjälp av statistikverktyget kan du ta fram tabeller och diagram över rapporter, utredningar och åtgärder per månad och år.
Du kan bland annat ta fram statistik över utredningar utifrån allvarlighetsgrad per verksamhet.
Det går även att ta fram statistik utifrån egna inlagda statistikvärden som till exempel typ av avvikelse.
Statistiken presenteras i tabellform och diagram och går att skriva ut eller exportera till Excel.
