PERSONALBOKSLUT Knivsta kommun

PERSONALBOKSLUT 2014

Knivsta kommun

Personalbokslut 2014

Personalstruktur

Antalet fast anställda sjönk till 749 vid utgången av 2011 på grund av övergång av personal till privat vårdboende. Vid utgången av 2014 hade kommunen 790 fast anställda, alltså en ökning igen. De visstidsanställda uppgår till ca 700. Av de visstidsanställda är gruppen vikarierande barnskötare störst.

Totalt finns 533 registrerade som timanställda under 2014.

Flest antal anställda finns i åldersgrupperna 30 – 39 år tätt följd av gruppen 40 – 49 år.

Tidigare år var gruppen 50 – 59 år den procentuellt största som därefter stadigt minskat.

Två av de största yrkesgrupperna har en genomsnittsålder under 40 år, 1-7 lärare och bad- och idrottshallsarbetare. Chefer ligger på en genomsnittsålder på över 50 år. Den totala genomsnittsåldern ligger relativt konstant runt 44 år. Med en genomsnittlig medelålder på 44 år hör vi till en av de två kommunerna med lägst genomsnittsålder i landet!

Under 2012 utannonserades totalt 146 lediga tjänster i rekryteringsverktyget Offentliga jobb.

2014 utannonserades 180 tjänster . De fördelades på olika verksamheter enligt diagrammet.

Skola/förskola är den verksamhet som utannonserar flest tjänster.

Den genomsnittliga sysselsättningsgraden bland de fast anställda ser ut enligt diagrammet.

Inom kultur och fritid finns lärarna inom Kulturskolan där vissa tjänstgör endast några timmar per vecka, vilket drar ned sysselsättningsgraden.

Den totala sysselsättningsgraden i kommunen är 91,6%.

Det totala antalet årsarbetare är 723, 98.

Fram till 2025 beräknas totalt 204 fast anställda att avgå med pension. (Med 65 års ålder som beräknad pensionsavgång)

Könsfördelningen kvinnor/män har hållit sig konstant i flera år.

Totalt uppgår antal kvinnor till 665 och män till 125.

Totalt flest män finns inom Skola/förskola och då som lärare inom de äldre åldrarna.

Procentuellt finns flest män inom Tekniska kontoret.

Män har den högre medianlönen och trenden håller i sig även om ”gapet” minskat.

Arbetsmiljö- och hälsomål för 2014

Mål Resultat % Kommentar

Sjukfrånvaron bland anställda i Knivsta kommun ska ej överstiga 5,5 procent vid 2014 års personalbokslut.

2013: 5,7 2014: 5,51

Målet har delvis uppnåtts.

Alla arbetsgrupper som uttrycker behov, har hög sjukfrånvaro eller ser behov utifrån hälso- och

arbetsmiljöundersökningen ska erbjudas riktade hälsofrämjande insatser.

Målet har uppnåtts.

Bibehålla resultatet 76 % på frågan i medarbetarundersökningen om man upplever sin hälsa som god.

2014: 80 Målet har uppnåtts.

Fler medarbetare på Knivsta kommun ska uppleva att man på

arbetsplatsens har bra

arbetsplatsträffar, resultatet 68 % i medarbetarundersökningen, ska förbättras till 2014 års undersökning.

2014: 67 Målet har inte uppnåtts, utan ligger på ungefär samma resultat som 2012.

Fler medarbetare på Knivsta kommun ska uppleva att man på arbetsplatsen har en bra introduktion för

nyanställda, resultatet 63 % i medarbetarundersökningen, ska förbättras till 2014 års undersökning.

2014: 57 Målet har inte uppnåtts, utan försämrats, trots flera insatser.

Fler resultatchefer ska uppleva sin hälsa som god, resultatet 63 % i medarbetarundersökningen, ska förbättras till 2014 år undersökning.

2014: 88 Målet har uppnåtts.

Företagshälsovård

Previas tjänster användes till arbetsmiljörelaterade insatser i främjande, förebyggande eller rehabiliterande syfte för individer, grupper och på

organisationsnivå. I tabell nedan framkommer hur fördelningen sett ut under 2014 och 2013, dels i kronor dels i procent.

När det gäller insatser av företagshälsovården är de flesta tjänster förebyggande (55

%) och då framför allt stödsamtal med psykolog och även beteendevetare som dominerar. Därnäst följer rehabiliterande insatser av företagsläkare

Insatserna på företagshälsovården har ökat samtidigt som den totala sjukfrånvaron har minskat.

Previas tjänster i kronor 2014

Rehabilitera Förebygga Främja Totalt

Organisation 37 769 228 126 0 265 895

Grupp 4 925 60 580 30 871 96 376

Individ 407 309 310 996 0 718 305

Totalt 450 003 599 702 30 871 1 080 576

2013

Rehabilitera Förebygga Främja Totalt

Organisation 24 107 391 577 51 000 466 684

Grupp 0 11 813 31 229 43 042

Individ 267 600 236 732 0 504 332

Totalt 291 707 640 122 82 229 1 014 058

Previas tjänster i % 2014

Rehabilitera Förebygga Främja Totalt

Organisation 3 21 25

Grupp 0 6 3 9

Individ 38 29 66

Totalt 42 55 3 100

2013

Rehabilitera Förebygga Främja Totalt

Organisation 2 39 5 46

Grupp 0 1 3 4

Individ 26 23 0 50

Totalt 29 63 8 100

Statistik hämtad från Previa

Hälsofrämjande insatser

Hälsoutvecklaren i kommunen arbetar med riktade hälsofrämjande insatser på arbetsplatser som uttryckt behov och önskemål.

Hälsosamtal erbjuds till alla anställda, både individuella hälsosamtal och hälsosamtal i grupp.

Höst och vår varje år genomförs det en kommungemensam friluftsdag som kallas Lunken.

2014 års hälsovecka var den elfte i rad. Liksom tidigare år var ambitionen att få en bredd på aktiviteterna, med allt från fysisk aktivitet till aktiviteter med kreativa inslag, avslappning och föreläsningar.

2014 var första året för Mera Hälsa, ett hälsoprojekt som syftar till uppmuntran inom hälsoområdet.

En friskvårdssubvention på 1000 kronor delas varje år ut till alla anställda. Under 2014 delades det ut i form av Friskvårdscheckar. Under året nyttjades checkarna av 75 % av våra medarbetare. Det är samma nivå som vi legat på de senaste åren.

Rehabiliteringsarbetet

Varje chef har ett ansvar för rehabiliteringsarbetet inom sin verksamhet. Till stöd i rehabiliteringsarbetet finns personalkontoret, företagshälsovården och

Försäkringskassan.

Rehabfond

Under året inkom ansökningar från utbildningskontoret på ca 1,3 miljoner kronor samt från vård och omsorgskontoret på ca 91 000 kronor.

Utbildningskontoret tilldelades ca 1 miljon kronor och vård och omsorgskontoret tilldelades ca 71 000 kronor

Kostnader för insatser som beviljats helt eller delvis har bland annat bestått av:

• kostnad för vikarie då ordinarie arbetstagare har anpassade arbetsuppgifter vid bl a återgång i arbetet

• lönekostnader för resursförstärkning för att förebygga sjukskrivning

• anpassade arbetsuppgifter Medarbetarundersökning

Hösten 2014 genomfördes den sjätte medarbetarundersökningen inom kommunen.

Resultatet har redovisats i kommunens ledningsgrupp samt centrala

samverkansgruppen. En workshop har hållits där samtliga chefer var inbjudna för genomgång av resultatet och möjlighet att ställa frågor kring resultatet. Till de

arbetsplatser som önskat har hälsoutvecklaren och/eller personalkonsulten redovisat resultatet. Varje arbetsplats som fått ett resultat ska ha lämnat en handlingsplan till respektive förvaltningschef.

Utifrån resultatet formades mål kring ledarskapet samt ork och energi kvar efter arbetet.

Arbetsskador och tillbud

Under 2014 har färre arbetsskador och tillbud rapporterats än under 2013.

2014

Verksamhet Arbetsskador Tillbud Totalt

Bygg & miljökontoret Kultur och fritidskontoret

Kommunkontoret 2 1 3

Tekniska kontoret

Utbildningskontoret 4 1 5

Vård & Omsorgskontoret 11 11

Summa 6 13 19

Statistik hämtad från försäkringsmäklare Söderberg & Partner

Verksamhet Arbetsskador Tillbud Totalt

Bygg & miljökontoret 2

Kultur och fritidskontoret Kommunkontoret

Tekniska kontoret

Utbildningskontoret 9 8 17

Vård & Omsorgskontoret 7 20 27

Summa 16 30 46

Statistik hämtad från försäkringsmäklare Bolander & Co

Arbetsmiljörevision

Arbetsmiljörevisionen är en årlig uppföljning av arbetsmiljöarbetet. När det gäller huvudsakliga sjukrivningsorsaker anger flera arbetsplatser, stress och utmattning, förutom förkylningar, influensa och magsjuka. Flera arbetsplatser lyfter även fram stress/utmattning och hög arbetsbelastning som riskfaktor/arbetsmiljöproblem.

Sjukfrånvaro

Den totala sjukfrånvaron har legat relativt konstant på 5,5 – 5,7 % de senaste åren.

2014 minskade den totala sjukfrånvaron till 5,5%, medan en ökning har skett inom Utbildningskontoret från 5,24% 2013 till 5,93 % 2014.

Sjukfrånvaron bland män har ökat något och samtidigt minskat för kvinnor.

Långtidsfrånvaron fortsätter att minska.

Under 2014 var den dominerande sjukskrivningsorsaken precis som 2013, psykisk ohälsa (i begreppet ingår allt från stress/utmattningssymtom till kroniska sjukdomar).

Den näst vanligaste var muskel- och skelettbesvär/sjukdomar. Därefter kom sjukdomar i nervsystemet, d v s sjukdomar som t ex epilepsi, migrän, Parkinson, MS, sömnapné (uppgifterna hämtade från Försäkringskassan).

Antal sjuktillfällen upp till 8 dgr/anställd har ökat något (Korttidsfrånvaro). Genomsnittet ligger på 2,16 tillfällen/anställd 2014.

Som långtidssjukskrivning räknas allt från 60 dagar och uppåt.

Totalt 11 % av medarbetarna har varit långtidssjukskrivna under 2014

Sjukfrånvaron i procent av arbetad tid är högst inom Vård och omsorg och Utbildningskontoret.

Knivstas procentuella sjukfrånvaro i jämförelse med fem kommuner inom Stockholmsområdet.

Ovanstående diagram visar hur antalet sjukdomstillfällen kan se ut på vissa arbetsplatser.

Här syns hur många medarbetare på respektive arbetsplats som haft 6 eller fler sjuktillfällen (varje tillfälle är minst 1 dag och uppåt).

Exempel: En arbetsplats som har haft 8 medarbetare med minst 6 tillfällen, innebär minst 48 sjukdomstillfällen på ett år som ska ersättas med vikarier (detta diagram visar bara de som har 6 eller fler tillfällen, de har även medarbetare med 5 eller färre sjukdomstillfällen som ska ersättas).

Vid 6 sjukdomstillfällen eller fler under en 12 månaders period, ska en

rehabiliteringsutredning startas. På en arbetsplats med t ex 8 medarbetare som haft 6 sjukdomstillfällen eller fler ska respektive chef starta minst 8

rehabiliteringsutredningar. Inom arbetsplatsen kan det dessutom finnas långtidssjukskrivna som det ska görs rehabiliteringsutredningar för.

Av diagrammet framgår att flera förskolor har medarbetare med flera sjukdomstillfällen.

Två yrkesgrupper ligger över 10 procent. Åtta yrkesgrupper har sänkt sin sjukfrånvaro jämfört med 2013, fem har ökat sjukfrånvaron.

Strategiskt personalarbete

Personalutskottet

Kommunstyrelsens personalutskott behandlar bland annat övergripande

personalpolitiska mål, strategiska policys, motioner rörande personalpolitiken med mera. Personalutskottet träffades fyra gånger under 2014 och beredde dessa ärenden.

Personalpolitik för Knivsta kommun

I Knivsta kommun finns sedan tidigare ett personalpolitiskt program. Det har under 2012 genomgått en revidering. Programmet är en övergripande vägledning för hur arbetet med personalpolitiken ska bedrivas inom kommunen. Det innehåller elva områden som delats upp på visionära och konkreta mål.

Personalkontoret

Knivsta kommuns centralt placerade personalkontor har i uppdrag att

a) genom ett konsultativt arbetssätt stödja kommunledning, förvaltningschefer och verksamhetschefer i en decentraliserad organisation

b) leda utvecklingen av en samlad personalpolitik i kommunens organisation c) erbjuda ett behovsanpassat stöd och rådgivning i samtliga förekommande

personalärenden

Chefsträffar

Fyra gånger per år bjuds kommunens chefer in till gemensamma träffar med representanter från personalenheten. Syftet med träffarna är att ge cheferna information om nyheter inom personalområdet, stärka kunskaperna inom området samt även ge möjlighet till erfarenhetsutbyte.

Chefsdagar

En dag per år bjuds alla chefer in till en gemensam chefsdag, tillsammans med representanter för kommunens ledning. Syftet är bland annat att skapa vi-känsla bland olika verksamhetschefer, lyfta strategiska frågor för kommunen samt ge möjlighet till erfarenhetsutbyte över verksamhetsgränserna.

Chefskörkortet

Ett utbildningspaket för kommunens chefer finns framtaget med ett antal

utbildningstillfällen. Utbildningen löper under ett år och avsikten är att kommunens samtliga chefer ska kunna tillägna sig policys, metoder, lagar med mera i sitt arbete som chefer i en offentlig myndighet.

Följande områden ingår:

Lönesamtalet Arbetsrätt Arbetsmiljö Rekrytering Ekonomi

IT-roller

Offentlighet och sekretess

Information och kommunikation Inköp och upphandling

Projektmodell

Nätverksträff för chefer

Under hösten 2014 anordnades en nätverksträff för chefer med temat

stresshantering i arbetslivet. En psykolog från företagshälsovården tillsammans med personalkontoret pratade om temat. Aktuellt tema med tanke på att den vanligaste orsaken till sjukfrånvaro är psykisk ohälsa där stress är en stor del.

Framtidens ledare

Mot bakgrund av att vi har jämförelsevis stora pensionsavgångar bland våra chefer de närmaste åren, har Knivsta i samarbete med fem andra kommuner i länet startat en aspirantutbildning för medarbetare som anses lämpliga för chefsuppdrag i

framtiden. I november 2013 avslutades den första kursen som fick höga omdömen vid utvärderingen. Ett nytt aspirantprogram startar 2015.

Mentorsprogram

Knivsta har inlett ett samarbete med fem andra kommuner kring ett mentorsprogram.

Knivsta har anmält 5 adepter och 5 mentorer bland kommunens chefer som deltog i programmet under 2014. Även detta program uppskattades av deltagarna.

Introduktion

Knivsta kommun har två introduktionsprogram som innehåller olika delar från arbetsplatsnivå till övergripande nivå. Programmet finns dels för medarbetare, dels för chefer.

Under året genomfördes två gemensamma introduktionsdagar för nyanställd personal. Sammanlagt deltog 48 personer från samtliga kontor inom kommunen.

Strategiskt hälsoarbete

Personalkontoret har i uppdrag att följa hälsoläget bland kommunens anställda. Det görs bland annat genom hälsostrategiska gruppen, friskvårdsgruppen,

friskvårdsombud, kontakt med chefer samt genom analys av sjukfrånvaro, medarbetarundersökning samt annan data.

Medarbetarnas hälsa är en viktig framgångsfaktor för kommunen och dessa frågor finns på agendan dagligen.

Lönerevision

En lönerevision har gjorts under 2014 av lönerna för all fastanställd personal. Den totala löneökningen uppgick till 2,7 % av lönesumman.

Kort analys av personalbokslutet:

- Den totala sjukfrånvaron har minskat, men ökat inom Utbildningskontoret - Korttidsfrånvaron har ökat, medan långtidsfrånvaron minskat

- Mäns sjukfrånvaron har ökat medan den minskat för kvinnor - Psykisk ohälsa är den vanligaste sjukdomsorsaken

- Medianen för manliga chefslöner ligger högre än kvinnliga chefslöner - Nyttjandet av Företagshälsovårdens tjänster har ökat