Stadsbyggnadsförvaltningen 2021-04-15 Dnr
SBN
Rebecka Salomonsson
HR Business Partner
Arbetsmiljörapport
Stadsbyggnadsförvaltningen
2020
Innehållsförteckning
1. Systematiskt arbetsmiljöarbete 2020...3
1.1. Stadsbyggnadsförvaltningens systematiska arbetsmiljöarbete 2020 ...3
2. Sjukfrånvaro ...4
2.1 Sjukfrånvaro per befattning ...4
2.2 Korttids- och långtidssjukfrånvaro ...5
3. Personalomsättning...6
4. Arbetsplatsundersökning (APU) ...7
5. Samband HME, Sjukfrånvaro och personalomsättning...7
6. Arbetsskador och Tillbud ...8
6.1 Tillbud och olycksfall ...9
6.2 Egendom och säkerhet ...11
8. Årlig uppföljning ...12
9. Arbetsmiljörond...12
1. Systematiskt arbetsmiljöarbete 2020
Stadsbyggnadsnämnden har följande ansvarsområden i det systematiska arbetsmiljöarbetet:
På uppdrag av kommunfullmäktige se till att verksamheten drivs i enlighet med arbetsmiljölagen och föreskrifterna för arbetsmiljön.
Verkställa fullmäktiges beslut och bland annat se till att konkreta arbetsmiljömål tas fram.
Se till att fördela uppgifter i det systematiska arbetsmiljöarbetet till förvaltningschefen.
Se till att förvaltningschefen har befogenheter, resurser, kunskaper och kompetens för att kunna bedriva arbetsmiljöarbetet.
Ge förvaltningschefen rätt att fördela uppgifter så långt ut i
organisationen så att det systematiska arbetsmiljöarbetet kan bedrivas ute på arbetsplatserna och att tillräckliga befogenheter, resurser, kunskaper och kompetens följer med.
Se till att konsekvenserna för arbetsmiljön bedöms vid planerade förändringar innan dessa genomförs.
Se till att förebyggande åtgärder i arbetsmiljön kan vidtas genom att ta med arbetsmiljöinvesteringar i det årliga budgetförslaget.
Se till att det systematiska arbetsmiljöarbetet följs upp minst 1 gång/år och fungerar både på förvaltningsnivå och ute på enheterna.
1.1. Stadsbyggnadsförvaltningens systematiska arbetsmiljöarbete 2020 Det systematiska arbetsmiljöarbetet bedrivs i kommunens samverkansprocess samt ute i den löpande verksamheten.
Arbetsmiljöansvaret är fördelat från nämndordförande till förvaltningschef, vidare till avdelningschef och enhetschef samt därefter vid behov till de funktioner som har särskilda arbetsmiljöuppgifter. Uppföljning av arbetsmiljöarbetet sker via arbetsplatsundersökningen (APU),
statistikuppföljning, uppföljning av arbetsskador och tillbud i systemet KIA samt via enkäten med årlig uppföljning. Det är chefen som ansvarar för arbetsmiljöarbetet men arbetet sker tillsammans med fackförbunden i förvaltningsövergripande samverkansgrupp (FG). En del av arbetet är att inför större förändringar göra risk- och konsekvensanalyser tillsammans med skyddsombud. Det som inte kan åtgärdas direkt förs in i en
handlingsplan. Under 2020 har risk- och konsekvensanalyser och handlingsplaner i samband med Covid-19 stått för majoriteten av arbetsmiljöarbetet.
På förvaltningens sju avdelningar har arbetet med arbetsmiljö fungerat väl enligt kommunens rutiner för systematiskt arbetsmiljöarbete. Arbetsmiljö har varit och är ett utvecklingsområde för förvaltningen där arbete med arbetsmiljön gett resultat i arbetsplatsundersökningen. Verksamheterna har präglats av pandemin vilket gjort att under 2020 har chefer, fackliga
representanter och medarbetare arbetat med extra stort fokus på
arbetsmiljö med anledning av Covid-19. Avdelningarna har snabbt ställt om verksamheterna och var tidiga med att genomföra riskanalyser i alla verksamheter både på fysiska arbetsplatser och vid hemarbete.
Det systematiska arbetsmiljöarbetet har fortgått och följts upp under 2020, både i verksamheterna, i förvaltningens och avdelningarnas
ledningsgrupper samt i samverkansgruppen. På avdelningarna där medarbetare arbetat mycket på distans har cheferna arbetat extra för att skapa kontinuerliga avstämningar mellan chef och medarbetare i olika former och haft särskild fokus på den psykosociala arbetsmiljön.
2. Sjukfrånvaro
Stadsbyggnadsförvaltningen som helhet hade 2020 en ackumulerad sjukfrånvaro på 4,68 procent. Det är trots pandemin en liten förbättring sedan 2019. Sett mellan 2017-2019 har sjukfrånvaron på förvaltningen varierat med lägst sjukfrånvaro 2017 och högst 2018. Den totala
sjukfrånvaron har inte ökat med anledning av Covid-19, däremot ser vi att korttidssjukfrånvaron är högre 2020 än föregående år.
Stadsbyggnadsförvaltningen har en låg sjukfrånvaro och ligger under kommunens mål på 6,5 procent.
Förvaltningen har varit ansträngd under våren då sjukfrånvaron sköt i höjden. Efter första vågen har förvaltningen utifrån ett
sjukfrånvaroperspektiv påverkats mindre av pandemin än övriga förvaltningar. Troligen på grund av att många delar av förvaltningens
verksamhet antingen kunde ställa om och anpassas till restriktioner samt att flera avdelningar haft möjlighet att arbeta hemifrån.
Under 2020 hade avdelningen för park och natur högst sjukfrånvaro med totalt 12,99 procent. Avdelningen arbetar aktivt med flera
långtidssjukskrivningar och personärenden för att sänka sin sjukfrånvaro.
Även bygglovsavdelningens sjukfrånvaro har tyngd inom
långtidssjukskrivningar. Lägst sjukfrånvaro har planavdelningen med 1,82 procent och är den avdelning där sjukfrånvaron minskat mest sedan
föregående år. Vad detta beror på är svårt att dra slutsatser om. Det vi vet är att avdelningen helt arbetat på distans vilket kan ha påverkat medarbetare att inte bli sjuka i samma omfattning alternativt att medarbetarna haft större möjlighet att arbeta trots symptom.
Sett till förvaltningen som helhet finns inga tecken på osakliga skillnader utifrån kön i sjukskrivningarna.
2.1 Sjukfrånvaro per befattning
De yrkeskategorierna med högst sjukfrånvaro på stadsbyggnadsförvaltningen är park-/trädgårdsarbetare och bygglovshandläggare vilket går i linje med avdelningarnas totala sjukfrånvaro.
Tabell 1
Sjukfrånvaro per förvaltning och avdelning År 2020
Tillsvidare + tidsbegränsad, sysselsättningsgrad:
>40% 2020 2019 2018
Stadsbyggnadsförvaltningen 4,68% 4,78% 5,36%
Förvaltningsledning 2,17% 1,07% 1,24%
Plan 1,82% 5,81% 5,41%
Park och natur 12,99% 13,02% 11,67%
Tekniska avd 2,77% 2,80% 4,99%
Vatten och avlopp 2,23% 1,48% 1,90%
Geoinfo 2,21% 1,70% 2,25%
Bygglov 6,93% 6,54% 7,51%
*Källa Hypergene
Tabell 2
Sjukfrånvaro per befattning År 2020
Alla anställningsformer, sysselsättningsgrad: >40
Summ a sjukfrv Ack
Administratörsarbete 5,67%
Handläggar- och administratörsarbete 5,75%
Ledningsarbete 1,11%
Fastighetsskötare -
Anläggningsarbete 4,02%
Fordonsförare 2,50%
Parkeringsvakt/trafikövervakare 1,37%
Park-/trädgårdsarbete 16,04
%
Hantverkararbete, annat 2,51%
Byggnadsinspektör 4,31%
Ingenjör, mätning, kartering, GIS 0,99%
Ingenjör, park/gator, trafik 6,74%
Ingenjör, drift, VA-ingenjör 2,76%
Ingenjör, annan -
Städ tvätt renhållningsarbete -
Tekniker, drift 2,69%
Tekniker, allmänteknisk -
Tekniker, annan -
Fysisk samhällsplanerare 1,49%
Bygglovshandläggare 12,59
% Miljö- och hälsoskyddsinspektör -
*Källa Hypergene
2.2 Korttids- och långtidssjukfrånvaro
Sett till förvaltningens korttids- och långtidssjukfrånvaro så har förvaltningens totala nivåer varit stabila senaste åren. Förvaltningen och vissa avdelningar visar en högre korttidssjukfrånvaro 2020 än tidigare år vilket troligen är ett resultat av årets pandemi och flera korttidssjukskrivningar i samband med Covid-19 eller symptom.
Inom avdelningarna skiljer sig sjukfrånvaron och det varierar om avdelningen har mest korttids- eller långtidssjukfrånvaro. Sett till samtliga avdelningar så är det tyngd inom långtidssjukskrivningar.
Tabell 3 Kort och
långtidssjukfrånvaro per förvaltning och avdelning År 2020
Tillsvidare + tidsbegränsad, sysselsättningsgrad: >40
2020 2019 2018
Kort Lång Kort Lång Kort Lång
Stadsbyggnadsförvaltningen 2,41% 2,27% 1,80% 2,99% 2,35% 3,01%
Förvaltningsledning 2,17% - 1,07% - 1,24% -
Plan 1,72% 0,11% 1,46% 4,35% 2,22% 3,19%
Park och natur 4,03% 8,96% 2,16% 10,86% 3,98% 7,69%
Tekniska avd 2,29% 0,47% 1,66% 1,14% 2,67% 2,31%
Vatten och avlopp 2,23% - 1,48% - 1,51% 0,39%
Geoinfo 2,21% - 1,70% - 2,25% -
Bygglov 1,45% 5,48% 2,68% 3,85% 1,90% 5,61%
*Källa Hypergene
3. Personalomsättning
Förvaltningens personalomsättning är relativt låg 2020, den totala
personalomsättningen är 8,42 procent vilket motsvarar 17 personer. Sett över 2017-2019 var personalomsättningen betydligt högre 2017 med 17,31 procent. Sedan dess har förvaltningen aktivt arbetat med att behålla och attrahera medarbetare vilket gett resultat i en mer stabil
personalomsättning från 2019 och framåt.
De avgångarna som skett under 2020 beror till störst del på externa avgångar där medarbetare gått vidare utanför organisationen och även några pensionsavgångar.
Tabell 4
Personalomsättning egen begäran (Extern)
2020 2019 2018 2017
Stadsbyggnadsförvaltningen 5,94% 5,21% 9,58% 13,13%
Förvaltningsledning - 14,29% - 42,86%
Plan 4,88% 10,00% 11,11% 42,42%
Park och natur 9,52% - 15,69% -
Tekniska avd 2,63% 2,82% 6,06% 3,23%
Vatten och avlopp 7,14% 6,00% 9,30% 10,00%
Geoinfo - 4,35% 4,44% 8,70%
Bygglov 11,76% 7,14% 13,79% 20,41%
*Källa Hypergene
4. Arbetsplatsundersökning (APU)
Förvaltningens svarsfrekvens 2020 är 83,9 procent. Förvaltningens totala HME index (hållbart medarbetarindex) är 73,9 vilket är en försämring från föregående år då indexet låg på 75,9.
Utifrån årets resultat behöver förvaltningen lägga extra fokus på områdena styrning, systematisk arbetsmiljö och arbetsbelastning. Exempel på
åtgärder förvaltningsledningen diskuterat är ett stort behov av att förtydliga förvaltningens verksamhetsstyrning och planering samt ett behov av att ta fram en förvaltningsövergripande kommunikationsplan.
Gemensamt för flera av avdelningarnas resultat är ett fortsatt behov av att arbeta med det systematiska arbetsmiljöarbetet. Inom avdelningen teknik, park och natur samt VA lyfts även behov av att förtydliga kommunikationen och att arbeta med medarbetarnas arbetsbelastning.
APU mäter även eNPS (employee net promoter score) som är ett index på hur sannolikt det är att våra medarbetare skulle rekommendera Haninge kommun som arbetsplats till en vän eller kollega. Resultatet beskriver antal kritiker, passiva och ambassadörer där målet är att få så många
ambassadörer som möjligt. Resultatet har en skala från -100 till 100. 2020 är första året som Haninge kommun använder indexet och årets resultat är därför ett så kallat nollvärde. Stadsbyggnadsförvaltningens index för året är 5,1 vilket bedöms som ett bra utgångsläge och är högre än kommunens på 0,1.
5. Samband HME, Sjukfrånvaro och personalomsättning
Tabell 6 visar genom färgskalor om det finns ett samband mellan
sjukfrånvaro, slutat på egen begäran och Hållbart medarbetarengagemang (HME)-index.
Tabell 6
De tycks finnas ett samband mellan ett högt HME-index och lägre sjukfrånvaro dock verkar det inte påverka hur många medarbetare som slutar. Det visar på vikten av att arbeta med motivation, ledarskap och styrning.
6. Arbetsskador och Tillbud
Förvaltningens verksamheter arbetar aktivt för att förebygga tillbud, olycksfall och skador på egendom/säkerhet genom att anmäla händelser i KIA. KIA ska ses som ett verktyg i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Olycksfall tillhör kategorin aj, det hände och tillbud tillhör kategorin oj, det kunde ha hänt. Förvaltningens skyddskommitté (FG) har fyra gånger om året så kallade utökade samverkansmöten där samtliga avdelningschefer deltar. Då går parterna igenom förvaltningens tillbud och olycksfall som rapporterats in från verksamheterna.
Antal person er
Medelålder Sjukfrånvaro Slutat på egen
beg.
HME Antal person er
Medelålder Sjukfrånvaro Slutat på egen beg.
HME Antal person er
Medelålder Sjukfrånvaro Slutat på egen
beg.
HME
Stadsbyggnadsförvaltningen 214 45,3 4,68% 5,94% 73,9 208 46 4,78% 5,21% 75,9 193 45 5,36% 9,58% 76,1
Förvaltningsledning 7 45,4 2,17% 78,7 7 46 1,05% 14,29% 7 47 1,24% 90,6
Plan 24 35,1 1,82% 4,88% 20 36 5,81% 10,00% 81,2 21 35 5,41% 11,11% 85
Plan 2 37,5 1,30% 66,67% 19 36 5,84% 10,26% 21 35 5,41% 11,11%
Plan sektion 1 7 33,3 2,28% 1 35 1,05%
Plan sektion 3 7 34,3 1,57%
Plan Chef sektion 2 8 36,8 1,75%
Park och natur 34 46,4 12,99% 9,52% 71,9 34 46 13,02% 79,9 31 47 11,67% 15,69% 76,3
Enhetschef Projekt o utredning 5 47,0 15,53% 6 48 13,34% 73,6 7 47 16,08% 18,18%
Enhetschef parkdrift 28 45,9 13,05% 11,54% 76,4 28 46 12,94% 81,8 24 46 10,57% 15,00%
Tekniska avd 39 48,1 2,77% 2,63% 63,2 41 48 2,80% 2,82% 72,2 36 49 4,99% 6,06% 67,1
Teknik Väg 22 48,8 2,88% 4,65% 43,2 23 47 1,46% 68,2 20 49 3,95% 5,56%
Teknik Trafik 9 41,7 1,67% 84,1 9 44 6,41% 12,50% 76,4 8 45 6,77% 74,5
Teknik Anläggning 4 57,0 5,21% 4 56 4,16% 4 55 3,85%
Teknik 4 49,5 2,07% 5 52 1,79% 4 52 7,51% 28,57%
Vatten och avlopp 59 47,1 2,23% 7,14% 77,2 57 47 1,48% 6,00% 76,6 45 47 1,90% 9,30% 79,7
Kund- och verksamhetsstöd 6 55,8 1,75% 86,7 6 55 0,89% 88,2 5 54 0,77% 16,67% 79,9
VA-verk 14 46,5 3,14% 8,33% 78,8 11 46 2,36% 9,52% 75,0 10 45 2,52% 10,53% 77,5
VA rörnät 22 48,3 2,30% 9,30% 80,9 23 48 1,67% 73,5 18 50 1,36% 5,88% 80,6
Projekt och Utredning 16 42,1 1,74% 6,45% 68,9 16 42 0,94% 15,38% 76,7 11 39 3,07% 10,53% 78,7
Geoinfo 25 46,0 2,21% 78,7 23 47 1,70% 4,35% 78,2 23 45 2,25% 4,44% 77,7
Enhetschef geodataenhet 16 49,1 1,95% 75,9 15 52 1,71% 6,67% 74,2 15 50 2,47% 75,5
KLM chef 8 38,5 3,14% 81,3 8 38 1,68% 85,3 8 37 1,83% 13,33% 85,6
Bygglov 3 37,3 6,93% 11,76% 75 26 45 6,54% 7,14% 66,2 30 44 7,51% 13,79% 71,7
Bygglov 1 13 44,3
Enhet Norra 10 46,4 12,64% 8,70% 77,4
Enhet Södra 2,53% 19,05% 68,8
Enhet 2020 2019 2018
På verksamhetsnivå analyserar chefer händelserna och vilka förebyggande åtgärder som behövs. Flera verksamheter inom stadsbyggnadsförvaltningen arbetar i en arbetsmiljö där tillbud och olyckor lätt kan uppstå varför arbetet med säkerhet är av extra vikt. Utifrån förvaltningens medarbetarantal och uppdraget borde det finnas fler händelser i systemet. Det tyder på ett mörkertal och att händelser inte alltid registreras.
Det är viktigt att KIA är en levande fråga på förvaltningens och
avdelningarnas ledningsgrupper för att hålla medvetandenivån hög att rapportera tillbud och olycksfall. Det är viktigt att medarbetarna anmäler i systemet för att förhindra liknande händelser i framtiden. Av de anmälda olycksfallen och tillbuden finns ett stort lärande. Ett sätt att förebygga olycksfall är att riskbedöma riskfyllda eller nya situationer.
Förvaltningen har rapporterat in 14 tillbud, 21 olycksfall och 10 skador på egendom/säkerhet under 2020.
6.1 Tillbud och olycksfall
Utifrån diagram 1 och 2 kan vi tyda att det vanligaste är att olyckor sker utomhus och på allmän plats i samband med reparationer och
underhållsarbete men även vid trädfällning och parkarbete. Diagram 3 beskriver skadeorsaken och där kan vi utläsa att olyckorna skett i samband med hantering av verktyg, vassa föremål samt fall i arbetet.
Tillbuden sker mer spritt både gällande plats enligt diagram 1 samt med varierande skadeorsak enligt diagram 3. I diagram 4 kan vi se att tillbuden även varierar utifrån vem som varit inblandad, det vill säga om medarbetaren haft med sig en kollega, mött en brukare eller hanterat ett verktyg.
Ett utvecklingsområde för många verksamheter är att tydliggöra vad som är tillbud (oj) och vad som är skada (aj) för personalen. Ett ytterligare
utvecklingsområde är att fler anmäler tillbud.
Diagram 1
*Källa KIA
Diagram 2
*Källa KIA
Diagram 3
*Källa KIA
Diagram 4
*Källa KIA
6.2 Egendom och säkerhet
Sett till diagram 5 och 6 för skador på egendom och säkerhet finns det ett begränsat underlag. De flesta anmälda skador har skett på allmän plats vid olika arbetsuppgifter så som parkarbete, avfallshantering och när
medarbetarna kör fordon.
Diagram 5
*Källa KIA
Diagram 6
*Källa KIA
7. Användning av företagshälsovård
Det är första gången som förvaltningen återrapporterar om användning av företagshälsovården då det tidigare har rapporterats på kommunnivå. Därmed får 2020 års resultat betraktas som en nollmätning.
Förvaltningen har generellt en förhållandevis låg sjukfrånvaro där den största problematiken finns kring långtidssjukskrivningar. Under 2020 har arbetat fortlöpt enligt kommunens rutiner och företagshälsovården har används vid behov. Det handlar bland annat om att stötta chefer i rehabiliteringsarbete, förebygga missbruk, enskilt samtalsstöd till medarbetare och chefer samt hjälp med analyser för att hitta sjukdomsorsaker.
Det finns ett utvecklingsarbete och en önskan i förvaltningen att arbeta mer förbyggande och proaktivt där vi kan nyttja företagshälsovården för att skapa en bättre arbetsmiljö.
I diagram 7 ser vi att under 2020 har tjänsten ”Övrig rådgivning, intyg och bedömningar” använts mest på stadsbyggnadsförvaltningen. Efter det är det rehabsamordning som förvaltningens chefer behövt mest stöd i.
Diagram 7
*Källa Avonova
8. Årlig uppföljning
Årlig uppföljning görs en gång om året inom samverkanssystemet för att undersöka hur det systematiska arbetsmiljöarbetet fungerar.
Stadsbyggnadsförvaltningen genomförde en systematisk uppföljning enligt kommunens nya rutin första gången 2019. Resultaten för förvaltningen finns med som bilaga till rapporten.
9. Arbetsmiljörond
Haninge kommuns rutin för arbetsmiljörond innebär dels en fysisk skyddsrond samt en psykosocial undersökning. Under 2018 var stadsbyggnadsförvaltningen pilot för nya rutiner och mallar avseende
arbetsmiljöronderna. Från januari 2020 började hela Haninge kommun att använda de nya mallarna och arbetssätten. En förändring var att den tidigare enkäten för psykosocial arbetsmiljörond gjordes om till en så kallad
dialogrondsmodell. Dialogrond innebär kort att fokus skiftat till samtal om medarbetarens psykosociala arbetsmiljö i stället för att fylla i en enkät.
Arbetsmiljöronderna ska genomföras på våren. Med anledning av Covid-19 blev vissa dialogronder framskjutna till hösten i stället.
Stadsbyggnadsförvaltningen har med anledning av pandemin genomfört flera risk- och konsekvensanalyser samt skyddsronder. Från tidig vår 2020 och löpande under pandemin har riskanalyser och skyddsronder gjorts med utgångspunkt att tillhandahålla en så smittsäker miljö som möjligt för medarbetare som behöver vara på plats och bedriva arbete i våra
samhällsviktiga funktioner. Vi har även gjort riskanalyser och skyddsronder för de medarbetare som arbetat hemifrån.
Flera åtgärder har genomförts tillexempel minskat antal personer i
gemensamma utrymmen, delat av kontorsutrymmen, schemalagt närvaro, skyltning med uppmaningar om att hålla avstånd och budskap från
Folkhälsomyndigheten samt använt munskydd där nära kontakt inte kan undvikas. Verksamheterna har tillhandahållit munskydd för medarbetare som önskar samt givit möjlighet för medarbetare att arbeta hemifrån om de har sådana arbetsuppgifter som kan utföras på distans. Flera avdelningar har använt ergonomer via företagshälsovården vid distansarbete för att skapa en god arbetsmiljö i hemmet.
