1 (2)
Beslut
2015-02-20 Dnr RA 232-2014/8045
Postadress: Riksarkivet, Box 12541, 102 29 Stockholm · Besöksadress: Fyrverkarbacken 13, Stockholm · Telefon: 010-476 70 00 · Telefax: 010-476 71 20 · E-post: riksarkivet@riksarkivet.se · Internet: www.riksarkivet.se · Organisationsnr: 202100-1074
Skellefteå tingsrätt Box 398
931 24 Skellefteå Förelägganden efter genomförd inspektion vid Skellefteå tingsrätt
Riksarkivet inspekterade arkivverksamheten vid Skellefteå tingsrätt den 21 november 2014 (inspektionsrapport, bilaga).
Beslut
Med hänvisning till vad som framkom vid inspektionen beslutar Riksarkivet att förelägga Skellefteå tingsrätt följande.
• Hantera och förvara elektroniska handlingar på ett ändamålsenligt sätt, för den tid som de ska bevaras för akter till mål och ärenden, i enlighet med Riksarkivets föreskrifter, RA-FS 2009:1 samt Riksarkivets
föreskrifter, RA-FS 1991:11.
• Upprätta arkivförteckning för Tingshusbyggnadsskyldiges i Skellefteå tingslags arkiv (-1970) enligt Riksarkivets föreskrifter, RA-FS 1997:4, 6 kap.
• Se över förvaringen i arkivlokal på plan 1 samt rum 024 och 034 så att den uppfyller kraven i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkivlokaler, RA-FS 2013:4 enligt följande.
o Kontrollera och dokumentera lufttemperatur och relativ luftfuktighet i arkivlokalerna (8 kap. 3 §)
o Tillse att dörrar till arkivlokalerna motstår brand i 120 minuter (7 kap. 4§)
o Redovisa dokumentation som avser brandskyddet för arkivlokalerna (7 kap.)
För arkivlokalerna i rum 024 och 034
o Utrusta dörrar med automatisk stängare (7 kap. 4§)
Vidare gjordes följande anmärkningar.
• Arkivförteckningen för Skellefteå tingsrätts arkiv bör slutföras enligt Riksarkivets föreskrifter, RA-FS 1997:4, 6 kap. 3-12§§, vilken kommer att avslutas per den 31 december 2012 hos Skellefteå tingsrätt.
1 Ändrad genom RA-FS 1997:4 samt RA-FS 2012:1.
2 (2)
Beslut
2015-02-20 Dnr RA 232-2014/8045
• Arkivförteckningen för Skellefteå tingsrätts arkiv bör också
kompletteras i enlighet med Riksarkivets föreskrifter, RA-FS 2008:4, 6 kap. 18§, vilken påbörjas den 1 januari 2013 hos Skellefteå tingsrätt.
• Klassifikationsstrukturen från den 1 januari 2013 bör kompletteras med uppgifter om version och beslut om när den har fastställts i enlighet med Riksarkivets föreskrifter, RA-FS 2008:42.
• Tingsrätten bör följa upp att gallring sker kontrollerat enlighet med Riksarkivets föreskrifter, RA-FS 1997:4, 7 kap. 3§.
• Brister i förvaringen av arkiven bör åtgärdas i enlighet med
Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om handlingar på papper RA-FS 2006:13 (6-7 kap.) Avser överfyllda arkivboxar och användning av bindare (gafflar) samt att se till att aktomslagen, som främst
omsluter arkiverade handlingar före år 2010, uppfyller föreskrivna tekniska krav.
Skellefteå tingsrätts återrapportering
Skellefteå tingsrätt ska redovisa vilka åtgärder myndigheten vidtagit eller planerar att vidta med anledning av ovan givna föreläggande.
Redovisningen ska vara Riksarkivet tillhanda senast den 28 augusti 2015.
Riksarkivet förutsätter att Skellefteå tingsrätt även beaktar anmärkningarna och redovisar vilka åtgärder som vidtagits med anledning av dessa.
Vid redovisningen ska Riksarkivets diarienummer anges som referens. Vi tar gärna emot handlingarna digitalt till e-postadress riksarkivet@riksarkivet.se
Désirée Veschetti Holmgren Avdelningschef
Tillsynsavdelningen
Angelica Björlestrand Arkivarie
Föredragande
2 Grundförfattning RA-FS 1991:1, omtryckt genom RA-FS 1997:4 och ändrad i 2 och 6 kap.
genom RA-FS 2008:4.
3 Ändrad genom RA-FS 2010:2 och 2012:5.
