BESLUT 1 (2)
2017-10-03 Dnr RA 231-2017/4247
Upphandlingsmyndigheten Box 1194
171 41 Solna
Postadress: Riksarkivet, Box 12541, 102 29 Stockholm · Besöksadress: Fyrverkarbacken 13, Stockholm · Telefon: 010-476 70 00 · Telefax: 010-476 71 20 · E-post: riksarkivet@riksarkivet.se · Internet: www.riksarkivet.se · Organisationsnr: 202100-1074
Beslut efter inspektion av arkivvården vid Upphandlingsmyndigheten Riksarkivet inspekterade arkivvården vid Upphandlingsmyndigheten den 26 september 2017. Med hänvisning till de brister som framkom vid inspektionen beslutar Riksarkivet att förelägga Upphandlingsmyndigheten följande:
• Upprätta en strategi för bevarande av elektroniska handlingar enligt Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar, RA-FS 2009:1, 3 kap.
1 – 2 §§.
• Upprätta en plan för informationssäkerhet för elektroniska handlingar enligt RA-FS 2009:1, 6 kap. 2 §.
• Besluta om tillämpning av Riksarkivets generella föreskrifter om gallring av handlingar vid upphandling enligt RA-FS 2013:1, räkenskapshandlingar enligt RA-FS 2015:2 samt handlingar tillkomna genom löne- och
personaladministrativ verksamhet enligt RA-FS 2006:5 (ändrade genom RA-FS 2012:9).
• Upprätta en arkivbeskrivning enligt Riksarkivets föreskrifter, RA-FS 2008:4, 6 kap. 5 §.
• Upprätta en arkivförteckning enligt Riksarkivets föreskrifter, RA-FS 2008:4, 6 kap. 16 – 19 §§.
• Beskriva de processer som representeras i klassificeringsstrukturen enligt Riksarkivets föreskrifter, RA-FS 2008:4, 6 kap. 15 §.
• Se till att myndighetens allmänna handlingar förvaras i arkivlokal eller
förvaringsskåp som ger skydd enligt Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkivlokaler, RA-FS 2013:4, 4 kap.1 – 6 §§.
Vi bifogar den inspektionsrapport som upprättades vid inspektionen, där skälen för föreläggandena redovisas.
Myndighetens återrapportering
Upphandlingsmyndigheten ska redovisa vilka åtgärder som gjorts med anledning av ovan givna förelägganden. Redovisningen ska ha inkommit till Riksarkivet senast den 31 maj 2018.
Ange Riksarkivets diarienummer i redovisningen.
2 (2)
2017-10-03 Dnr RA 231-2017/4247
Riksarkivets beslut
Detta beslut har fattats av enhetschef Petra Dornbusch efter föredragning av 1:e arkivarie Ewa Berndtsson.
Detta beslut kan inte överklagas i enlighet med 20 § arkivförordningen (SFS 1991:446).
Petra Dornbusch Enhetschef
Ewa Berndtsson 1:e arkivarie
