Bilaga Socialkontoret
2018-02-08
Yessica Manzano Sidan 1 av 2
Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
Dnr 2018/0052 SN-2
Diariekod: Diariekod: 032
Yttrande över revisionsrapport avseende verkställighet av beslut
Bakgrund
På uppdrag av kommunens förtroendevalda revisorer har PwC genomfört en granskning av verkställighet av beslut.
Utifrån genomförd granskning är den sammanfattande bedömningen att kommunstyrelsen, socialnämnden och utbildnings- och
arbetsmarknadsnämnden i huvudsak har en ändamålsenlig uppföljning och kontroll som säkerställer att fattade beslut verkställs. Den sammanfattande bedömningen grundar sig bl.a. följande iakttagelser:
Granskade nämnder har i huvudsak fungerande rutiner och system för verkställighet av fattade beslut. Socialnämnden bör dock ytterligare systematisera återrapporteringen så att den innefattar samtliga fattade beslutstyper som innebär verkställighet.
Rutinerna är inte i tillräcklig utsträckning dokumenterade, utan snarare är att bedöma som informella och i för hög utsträckning personbundna.
Kommunstyrelsen uppfyller sin uppsiktsplikt gällande verkställighet av beslut. Den rapportering som sker till kommunfullmäktige
bedöms som tillfredsställande.
Genomförd stickprovskontroll visar att 11 av 13 granskade beslut kan verifieras utan anmärkning. Av de två besluten som inte kunde verifieras utan anmärkning har det ena beslutet till viss del
verkställts och det andra beslutet har verkställts i enlighet med beslutet och tidsplanen, men återrapportering till nämnden har ute- blivit.
Utifrån revisorernas iakttagelser lämnas kommunstyrelsen och granskade nämnder med följande rekommendationer:
1. Dokumentera rutiner för systematisk uppföljning avseende verkställighet av beslut.
2. Överväga behovet och nyttan av en mer frekvent återrapportering av hur arbetet med verkställande av fattade beslut fortskrider.
2018-02-08
Dnr. 2018/0052 SN-2 Sidan 2 av 2
Åtgärder
Socialkontoret bedömer i likhet med revisorernas iakttagelser att den nuvarande uppföljningen är till viss del personbunden. För att undvika personberoende i hanteringen av fattade beslut ligger det yttersta ansvaret för uppföljningen på handläggarens enhetschef samt respektive
avdelningschef. Socialkontoret kommer att dokumentera en rutin som säkerställer att nämnden får en systematisk uppföljning av verkställighet av beslut.
Rapporteringen görs i nuläge månadsvis till förvaltningens ledningsgrupp.
Nämndsekreteraren skickar ut en lista med ärendemening, handläggare samt datum för rapportering till nämnden. Framöver kommer socialnämndens arbetsutskott ingå i samma utskick. Därutöver kommer en ny kolumn läggas till på ärendebalanslistan där status och eventuella avvikelser anges.
Socialkontoret arbetar även med kommunens verksamhetssystem där registrerade ärenden följs upp av bland annat kommunfullmäktige.
Socialkontorets arbete med uppföljning av verkställighet
1. Samtliga fattade beslutstyper som innebär verkställighet som har behandlats på nämnden samt planerande ärenden följs upp genom att socialkontoret använder stratsys och en ärendelista på förvaltningsnivå.
2. Beslut ska, om inte annat anges, verkställas så snart det är möjligt. I särskilda fall kan det finnas anledning att invänta beslutets
lagakraftvinnande.
3. Uppdrag från kommunstyrelsen eller kommunfullmäktige rapporteras i kommunens verksamhetssystem Stratsys. En sammanställning av uppdragens status återrapporteras till nämnden och
kommunfullmäktige i samband med tertialrapporten.
4. Enligt socialtjänstlagen ska socialnämnden rapportera alla gynnande nämndbeslut som inte har verkställts inom tre månader från dagen för beslutet. Socialkontoret återrapporterar ej verkställda individbeslut återrapporteras till socialnämnden och till kommunstyrelsen vid varje kvartal.
5. Information och återrapporteringar från verksamheterna till nämnden protokollsförs.
6. Uppdrag från nämnden tidsbestäms genom beslut i nämnden. Vid uppdrag som kommer från nämnden som inte är tidsbestämda ska ett datum för återrapportering anges i överenskommelse mellan
ordföranden och förvaltningschefen.
