Ny styrmodell 2015 beskrivning

Landskrona stad Stadshuset 261 80 Landskrona

Besöksadress Drottninggatan 7

Tfn 0418-47 00 00 Fax 0418-47 34 26

stadsledningskontoret@landskrona.se www.landskrona.se

Bankgiro 868-6123 Postgiro 12345-5 Org.nr 212000-1140

2015-06-18

Handläggare Vår Referens

Karin Sannum

Ny styrmodell 2015 – beskrivning

processen planering och uppföljning av mål och budget för nivåerna fullmäktige, nämnd och förvaltning

Inledning

Syftet med att utvärdera och utveckla styrmodellen var att få en styrmodell som leder till en effektivare process, att få ett ökat utrymme för analys och

förbättringsåtgärder samt att styrmodellen ska vara väl synkroniserad med nämndernas arbete och tidplaner.

Det är projektgruppens mening att den nya styrmodellen har utvecklats så att den stödjer dessa syften. En utvärdering av om syftena nåtts går dock inte att göra förrän efter att ytterligare tid har passerat.

Några viktiga förändringar som har införts är att:

 Nämndernas ekonomiska månadsrapportering till kommunstyrelsen har ersatts av förvaltningsrapporter. Detta har skapat mer utrymmer för analys och dialog.

 Tertialrapporterna har ersatts av kvartalsrapporter och i tidplanen har mer handläggningstid för rapportframtagande skapats.

 Kommunstyrelsens planeringsdirektiv och nämndernas svar på planeringsdirektiven har slopats. Dessa har ersatts av analyser i bokslutsrapporter, koncernkonferenser och förvaltningsdialoger.

 Flera ärenden/rapporter har fått nya benämningar.

 Målstyrningsmodellen har utvecklats.

Målstyrning

Landskrona stad arbetar med målstyrning som en viktig del i styrmodellen.

Landskrona stads målstyrningsmodell beskrivs nedan.

Fullmäktigenivå

Fullmäktige beslutar om de politiskt prioriterade områdena som denna mandatperiod är sex st. Till varje område är formulerat fullmäktigemål.

Fullmäktigemålen visar en riktning som kan vara mer eller mindre mätbar.

Varje fullmäktigmål har därför ett antal mätbara indikatorer kopplade till sig.

Indikatorerna ska i första hand vara av typen resultat- eller

informationsindikatorer. Resultatindikatorer är sådana som visar på ett resultat för medborgarna, definierat som en (beteende-) förändring för den som är mottagare av tjänsten (tex lärande, ökad trygghet, ekonomisk självständig etc) Resultatindikatorerna är målsatta. Informationsindikatorerna är sådana som många aktörer utöver staden kan påverka och därför är dessa inte målsatta.

Informationsindikatorerna används för att, som namnet anger, ge information som bidrar till förståelse och möjliggör analys av själva målet.

Respektive prioriterat område har en av fullmäktige utsedd processägare, vilket i samtliga fall är en förvaltningschef. Till varje prioriterat område anges även vilka nämnder som får uppdraget av fullmäktige att arbeta för att målet ska uppfyllas genom att bryta ned målet på nämndsnivå.

I delårs- och årsuppföljningarna ska processägarna lämna en måluppföljning med analys direkt till kommunstyrelsen. Detta arbete kräver att man samordnar uppföljningen av det arbete som utförs på de olika förvaltningarna som ingår i det prioriterade området. Av analysen ska framgå i vilken utsträckning målet nåtts och vad som orsakat en positiv (framgångsfaktorer) respektive negativ måluppfyllelse. Analysen ska även innehålla förslag till åtgärder för att nå en ökad måluppfyllelse.

Nämndsnivå

Nämnderna beslutar om nämndsmål med indikatorer. Nämndsmålen är av två slag. Dels sådana som nämnden fått i uppdrag att ta fram för att bryta ned fullmäktigemålen, dels sådana som nämnden själv väljer att formulera för att uttrycka något som nämnden vill styra mot som har betydelse för den egna verksamheten utanför de prioriterade områdena. Till nämndsmålen ska formuleras indikatorer som liksom på fullmäktigenivå bör vara av två slag – resultat- och informationsindikatorer.

Förvaltningsnivå

Förvaltningschefen beslutar om förvaltningsmål/verksamhetsmål etc. med indikatorer. Målen fördelas inom organisationen och aktiviteter och ansvar kan kopplas till målen.

Planeringsprocessen – framtagande av fullmäktige-, nämnds- och förvaltningsplaner

Fullmäktigeplan med budget

Arbetet med att ta fram fullmäktigplan med budget startar i september 16 månader före budgetårets start, se bild sidan 5. Detta arbete som pågår fram till november resulterar i en rapport som vi kallar för planeringsförutsättningar.

Det är stadsledningskontorets utredningsavdelning som leder detta arbete.

Representanter från förvaltningarna deltar i arbetet. Planeringsförutsättningarna är underlag för planering på kort såväl som på lång sikt och innehåller

omvärldsbevakning och analys av framtida utmaningar, dels inom de politiskt prioriterade områdena dels inom personal-, ekonomi- och befolkningsfrågor.

Vissa år görs även en trendspaning med globalt perspektiv med en längre tidshorisont.

Nästa steg i processen med att ta fram fullmäktigeplan med budget är att inkludera nämndernas analys av framtida behov och utmaningar. Detta ska nämnderna beskriva i sina nämndsberättelser, se bild s 6, (f.d.

verksamhetsberättelse). Nämndsberättelserna är i första hand en uppföljning av det gångna året men ska alltså även innehålla ett framtidsavsnitt och en

investeringsplan. Analysen bör grunda sig på stadens planeringsförutsättningar kompletterat med en nämndsspecifik omvärldsanalys och tillsammans med slutsatser och analyser av året som gått ger detta en beskrivning av vilka

utmaningar nämnderna står inför och vad dessa därmed behöver utveckla för att fullfölja sina uppdrag framöver. Nämndsberättelserna beslutas av nämnderna i februari.

I februari/mars genomförs en heldags koncernkonferens då förvaltnings- och bolagsledningar samt nämnds-, styrelse- och fullmäktigepresidier samlas för att presentera och diskuterara identifierade framtida utmaningar.

I mars fortsätter processen med förvaltningsdialoger. Stadsledningskontoret leder dessa dialogmöten och träffar ledande tjänstemän från respektive förvaltning. Syftet är att i dialogform förtydliga och fördjupa de viktigaste frågor som lyfts upp i processen för att på så sätt skapa en gemensam bild av verksamheternas och stadens utmaningar och även diskutera vad som behöver utvecklas och möjliga lösningar.

I april övergår processen till budgetberedningen. Stadsledningskontoret presenterar för budgetberedningen det material som framkommit i

planeringsprocessen tillsammans med övriga omvärldsfaktorer. Därefter arbetar de styrande partierna med att ta fram sitt förslag till fullmäktigeplan med

budget. Detta förslag presenteras för oppositionen i månadsskiftet april/maj.

I maj månad finns tid för oppositionen att ta fram sina budgetförslag för att förelägga dessa för kommunstyrelsen i slutet av maj.

I maj månad genomförs även information och förhandling av fullmäktigeplanen enligt MBL.

I juni fattar fullmäktige beslut om fullmäktigeplan (3år) med budget (för nästkommande år), innehållande minst:

 fullmäktigemål med indikatorer,

 resultatbudget-, balansräkning- och kassaflödesbudget,

 driftbudget och ramar på nämndnivå,

 investeringsbudget,

 exploateringsbudget.

Nämndsplan

Efter att fullmäktige beslutat om fullmäktigeplan med budget är det

nämndernas tur att ta fram och besluta om sina nämndsplaner. Nämndsplanerna bygger på den budgetram och de mål som beslutats i fullmäktigeplanen och ska innehålla verksamhetsindelad budget samt nämndsmål med indikatorer.

Nämndsmålen är av två slag, dels sådana som ska utformas så att de bidrar till att uppfylla de fullmäktigemål som destinerats till nämnderna, dels sådana som nämnden behöver för att styra de delar av verksamheten som inte omfattas av fullmäktigemålen. Nämndsplanerna ska ses som nämndens uppdrag till förvaltningschefen.

I november hålls en nämndskonferens med kommunstyrelse, nämndspresidier och förvaltningsledningar då nämnderna presenterar sina nämndsplaner för kommunstyrelsen. Syftet är att kommunstyrelsen ska kunna utöva sin

uppsiktsplikt, d.v.s. få ett svar från nämnderna på om dessa har formulerat sina nämndsplaner på ett sådant sätt så att de stödjer fullmäktigeplanen med budget.

Nämndsplanerna behandlas därefter på närmaste kommunstyrelsesammanträde.

Förvaltningsplan

Med nämndsplanen som utgångspunkt tar varje förvaltning fram en förvaltningsplan som fördelar mål, medel och uppdrag ut i

förvaltningsorganisationen. Internbudget och andra ansvars- och hur-frågor hanteras här.

Slutdokument

I slutet av året sätts fullmäktigplan med budget samman med valda delar av nämndsplanerna till ett gemensamt budgetdokument.

Uppföljningsprocessen – uppföljning av fullmäktige-, nämnds- och förvaltningsplaner

Månadsuppföljning

Stadsledningskontoret genomför varje månad uppföljningsmöte med

förvaltningarna. Till dessa möten tar förvaltningarna fram ett underlag i form av en excelkalkyl som innehåller redovisat utfall och prognos för innevarande och nästa år. Vissa statistikuppgifter ingår också i underlaget. T.ex. tar

utbildningsförvaltningen fram uppgifter om antal elever, omsorgsförvaltningen tar fram uppgifter om antal vårdtagare.

För sex av årets månader (januari, februari, april, maj, augusti och oktober) ska förvaltningarna därutöver ta fram en ekonomisk månadsrapport som lämnas till stadsledningskontoret den 16:e i månaden. Rapporten innehåller dels

excelkalkylen enligt ovan dels ett kort textavsnitt som kommenterar utfall och prognos.

Varje nämnd beslutar själv om de vill behandla en ekonomisk månadsrapport och i vilken frekvens, omfattning mm.

Stadsledningskontoret framställer månadsrapport till kommunstyrelsen för hela staden baserat på bl.a. förvaltningarnas månadsrapporter. Rapporter görs för månaderna januari, februari, maj, augusti och oktober. Samtliga rapporter exkl.

oktoberrapporten går även till fullmäktige för kännedom.

Kvartals- och delårsrapporter

Nämnderna följer upp sina nämndsplaner i kvartalsrapporter per 31/3, 30/6 och 31/10. Halvårsrapporten per 30/6 ska innehålla en komplett måluppföljning.

Även bolagen tar fram kvartalsrapporter och rapporterar dessa till stadsledningskontoret.

Stadsledningskontoret sammanställer nämndernas och bolagens

kvartalsrapporter till kommunstyrelse och fullmäktige i kvartals- respektive delårsrapport. Delårsrapporten ska innehålla en komplett måluppföljning.

Nämndsberättelse och årsredovisning

I februari beslutar nämnderna om sina nämndsberättelser. I nämndsberättelsen följs mål, ekonomi och uppdrag på nämndnivå upp för året som gått. Delar av nämndsberättelsen används som underlag till stadens årsredovisning.

Bolagen upprättar årsredovisning i februari.

I februari genomförs en bokslutsberedning, då en fördjupad analys av året som gått presenteras för budgetberedningen. Vid behov kan någon nämnd bjudas in.

I mars beslutar kommunstyrelsen om årsredovisning, vilken därefter godkänns av kommunfullmäktige.

Ansvar och roller

Kommunfullmäktige beslutar om fullmäktigeplan med budget vilket är stadens övergripande styrinstrument och som anger de politiska prioriteringarna, fullmäktigemål med indikatorer, ramar och uppdrag till nämnderna.

Nämnden beslutar om sin nämndsplan. Denna ska innehålla nämndsmål med indikatorer som konkretiserar fullmäktiges mål och uppdrag samt nämndens övriga uppdrag i enlighet med reglemente, lagstiftning och andra styrdokument.

Indikatorerna ska vara tydliga, mätbara och målsatta. Resurserna ska fördelas på verksamhetsområdesnivå. Nämnden ansvarar för kvartals- och

årsuppföljning till kommunstyrelse och fullmäktige.

Förvaltningschefen beslutar om förvaltningsplan. Denna är en konkretisering av nämndsplanen. Här anges hur nämndsmålen ska uppfyllas, vilken del av organisationen som har ansvar för olika mål, här kan även tidsangivelser sättas.

Nämndens verksamhetsindelade budget fördelas i en detaljerad internbudget.

Förvaltningschefen ansvarar för rapportering av ekonomisk månadsrapport till stadsledningskontoret.

Anvisningar och direktiv

Stadsledningskontoret utfärdar anvisningar och direktiv till nämnderna och förvaltningarna för all rapportering och för konferenser.

Rapportframställning

Landskrona stad använder lednings- och målstyrningsstödet Stratsys för måluppföljning och framtagande av följande rapporter:

 fullmäktigeplan

 nämndsplaner

 förvaltningsplaner

 förvaltningarnas månadsrapporter

 ekonomisk månadsrapport till kommunstyrelsen

 kvartals- och delårsrapportering

 årsredovisning Intern kontroll

Internkontrollarbetet leds och samordnas av stadsledningskontoret. Processen finns upplagd i ledningssystemet Stratsys. Detta innebär att hela processen dokumenteras på ett strukturerat sätt och utifrån en vedertagen metod, Coso.

Det finns utsedda samordnare på alla förvaltningar. Rutiner för arbetet finns och har setts över.

Tidplan/årshjul för intern kontroll är:

Kommunstyrelsen godkänner vilken kommunövergripande risk som ska granskas i september/oktober.

Uppföljning av innevarande år och plan för nästkommande år ska beslutas i nämnderna senast den siste november.

Sammanställd uppföljning av innevarande år och plan för nästkommande år för Landskrona stad godkänns i kommunstyrelsen i december och överlämnas till för kännedom till fullmäktige i januari.