HR-fråga 1509; Whistleblower-system
Har ni ett Whistleblower-system?
-Om ja, vilket system/lösning använder ni?
-Vad är det bästa med ert system/lösning?
-Vad är det sämsta med ert system/lösning?
-Något man bör tänka på vid implementering?
Svar: 2019-04-17
1. Medarbetare har möjlighet att maila vår whistleblowing via vårt intranät – vi kan inte se avsändare, så vill man ha en återkoppling på sin fråga, får man bi- foga kontaktuppgifter. Fördelen är att vi kan agera snabbare (om infon är så tydlig att vi förstår var det sker), nackdelen är att i vissa lägen tas inte frågorna upp i det forum som borde vara det mest naturliga – dvs med närmaste chef i första hand – och då hade frågan hade kunnat lösas enklare och med färre in- blandade.
Viktigt att tänka på vid implementering – tydlighet om vad som är avsikten med whistleblowing.
2. Vi jobbar med Help Line.
3. Ja, vi använder oss av ett amerikanskt företag som heter The Network. Det bästa är att, då vi verkar Globalt, alla oavsett språk kan ringa in och få en tolk.
Det sämsta är att man måste be om tolken på engelska, och kanske stoppar det någon från att ringa. Det man bör tänka på är att tydliggöra att man är trygg som uppgiftslämnare.
4. Ja det finns.
Man kan anmäla anonymt (dvs ringa ett nummer om man inte vill maila)
Alla anställda skriver på denna policy/information och får samtidigt veta förut- sättningarna och att man är skyddad som whistleblower.
OBS dokumentet är direktöversatt från koncernens policy i UK.
”Speak up” policy
Det är upp till varje enskild medarbetare att se till att vi alltid bedriver vår verksamhet på högsta möjliga etiska nivå, och att inga oegentligheter sker inom vårt företag.
1. Om policyn
XX strävar efter att uppnå och upprätthålla bästa möjliga professionella uppträdande, standarder och arbetssätt. Alla anställda förväntas uppföra sig med ärlighet, öppenhet och integritet. Även om de allra flesta av våra anställda sköter sitt arbete på ett etiskt och ärligt sätt räcker det med en persons felaktiga beteende för att hela Koncernens rykte och integritet skall ifrågasättas.
XX uppmuntrar alla sina medarbetare att rapportera misstankar om tjänste- fel, olagligheter eller underlåtelser att följa uppsatta normer om hur vi skall uppträda på arbetet till linjechefen utan rädsla för repressalier eller diskri- minering. De flesta länder i världen har lagar som förbjuder att medarbetare trakasseras eller avskedas om de i rimlig utsträckning och i god tro rappor- terar misstankar, d.v.s. "Speaks Up" om sina välgrundade misstankar. Un- der vissa omständigheter kan det hända att anställda inte anser sig kunna rapportera sina misstankar till deras närmsta linjechef och det är av denna anledning "tala ut"-policyn finns.
Policyn omfattas av en procedur för att underlätta för medarbetare att be- rätta, och skall endast användas om en individ känner att han eller hon inte kan berätta om sina misstankar för sin närmaste linjechef. OBS: Denna po- licy ersätter inte personalpolicyn och -procedurer på gruppnivå, divis- ionsnivå eller den lokala nivån (t.ex. för klagomål) och anställda skall diskutera frågor gällande deras anställning (såsom lön och påstådd orättvis behandling och diskriminering) med hennes eller hans perso- nalchef på lokal- eller divisionsnivå.
Med syfte att skydda den medarbetare som känner att han eller hon måste
"Speak Up" tolererar XX inte att en medarbetare som uttrycker välgrundade misstankar trakasseras eller bestraffas
Denna policy gäller för alla permanentanställda och visstidsanställda (inklu- sive tillfälligt anställda) medarbetare i XX.
2. Vad omfattar policyn
Policyn har tagits fram för att göra det möjligt för XX medarbetare att ut- trycka misstankar internt till den oberoende högsta ledningen, samt att yppa information som individen tror visar på eller kan indikera tjänstefel. Policyn är avsedd att omfatta misstankar som är av allmänt intresse. Dessa miss- tankar kan omfatta men är inte begränsade till:
• Ekonomiska brott eller bedrägeri
• Oetiska affärsmetoders (t.ex. mutor och ekonomiska avdrag, olämp- liga rutiner för upphandlingar/kontraktshantering, brott mot konkur- renslagar)
• Felaktig användning av företagsinformation och -resurser
• Avsiktlig felrapportering av finansiell eller annan information
• Stöld av immateriella rättigheter
• Allvarliga brott mot företagets riktlinjer
• Underlåtelse att följa lagliga förpliktelser
• Att utsätta medarbetares eller kunders hälsa och säkerhet eller mil- jön för risker
• Kriminellt beteende
• Olämpligt uppträdande eller oetiskt beteende, inklusive intressekon- flikter
• Försök att dölja något av ovanstående
3. Garantier 3.1 Skydd
Denna policy är framtagen för att underlätta för medarbetare i XX som ut- trycker misstankar i god tro. Policyn ger skydd mot repressalier och hjälper till att garantera att den som "Speaks Up" förblir anonym.
3.2 Sekretess och anonymitet
I enlighet med denna policy åtar sig XX att inte avslöja identiteten på den individ som uttrycker misstanken för den person eller de personer som misstänks, såvida den person som berättar inte godkänner detta eller så- vida det inte krävs enligt lag. XX behandlar all information som känslig och konfidentiell.
Alla Speak Up-rapporter som lämnas granskas av chefen för XX interna granskningsavdelning, som styrs oberoende av XX ledning. Medarbetare som uttrycker misstankar uppmanas att ge så detaljerad information som möjligt, för att på så sätt underlätta utredningsarbetet.
3.3 Falska anklagelser
Åtgärder kommer inte att vidtas om en individ uttrycker en anklagelse i god tro som inte kan bekräftas av den utredning som följer på anklagelsen. En person som rapporterar en misstanke skall vidta alla åtgärder som krävs för att garantera att informationen är korrekt.
Uppsåtligt falska anklagelser tolereras inte och kan leda till disciplinåtgärder och förlängningen avsked, utifrån enskilt ärende.
Detaljerad information om den procedur som skall följas finns nedan.
4. Procedur
Denna policy innehåller riktlinjer för den medarbetare som önskar använda proceduren. Det bör dock tas i beaktning att om procedurer för att "tala ut"
finns på den lokala nivån kan dessa också användas.
Notera dock att denna policy och denna procedur inte ersätter andra perso- nalrelaterade riktlinjer och procedurer på grupp- eller lokal nivå (t.ex. klago- mål eller dylika frågor), och skall användas i de fall då individen känner att misstanken inte kan rapporteras till hans eller hennes direkta linjechef.
Rapporter skall lämnas till chefen för XX interna granskningsavdelning som kan nås på följande sätt: Observera: Det går att ringa från alla telefoner, och kostnaden för samtalet övertas av företaget).
E-postadress Internationellt gra- tis telefonnummer
Alla misstankar som framkommer kommer att undersökas av eller under ledning av gruppchefen för den interna företagsrevisionen.
Om rapporter sker anonymt är det av yttersta vikt att rapporten är tillräckligt detaljerad för att underlätta en grundlig utredning.
Medarbetare som uttrycker misstankar och lämnar sina kontaktuppgifter kan kontaktas av en behörig medlem av bolagets interna granskningsav- delning om ytterligare information krävs.
Nedanstående ska signeras av användare,
Jag har läst och förstått denna policy och samtycker till att följa dess villkor.
_____________________________
Signatur Datum
5.
• Ja
• Vi har en SaaS lösning från Interaktiv Säkerhet
• Den är oberoende från oss internt, vi har även satt upp den så att eventuella an- mälningar går till en advokatbyrå, och därifrån kategoriseras och informeras oss på ett speciellt sett beroende på vad det handlar om för att säkerställa trovärdig- het och anonymitet om det önskas av anmälaren
• Den är grafiskt sett inte jätterolig
• Tänk igenom den interna processen vem tar emot, vad görs om den personen är implicerad av en anmälan, etc.
6. Vi har inget system, men en ”Do what’s right hotline”. Hotline kan nås dygnet runt via intranätet, mejl eller telefon som är baserad på vår ”Code of Conduct” - som alla anställda har skrivit under i pappersform eller e-learning. Anställda uppmanas även att kontakta internal audit, legal, närmaste chef eller HR. Jag tror att ett sy- stem – om du menar IT verktyg – kan skapa långa handläggningstider eftersom det kan finnas en risk att något akut ärende inte tas om hand direkt.
7. Vi använder oss av People Intouch’s lösning SpeakUp
https://www.peopleintouch.nl/ som möjliggör för anställda att rapportera båda via telefon och webben. Det är enkelt att administrera, har översättningstjänster och garanterar personens anonymitet vilket så klart är en förutsättning. Nackdelarna och saker att tänka på är huruvida man ska hantera de inrapporterade casen in- ternt (vilket vi gör för tillfället) eller om även hanteringen ska läggas ut för en första sållning av vad som verkligen är ”misconduct” och vad som mer är almänna kla- gomål/personliga åsikter.
8. Ja, vi har ett whistlerblowersystem med en speciell mailadress som bara går till mig. Ingen annan, inte ens IT, har access till den adressen. Vi har ännu inte fått in några ärenden den vägen, tack och lov.
9. Läs mer under www.do.se
10. Ja, mailsystemet med en mailadress som bara kan läsas av två koncernjurister.
11. Vi säger följande angående vår visselblåsartjänst:
Vi vill göra rätt – vår visselblåsartjänst
Vår långsiktiga framgång bygger vi på våra etiska riktlinjer som finns beskrivna i vårt etikregelverk. Du har en viktig roll i att slå larm om du misstänker något som strider mot gällande interna och externa regler. Det ger oss en möjlighet att före- bygga och korrigera om något har gått fel.
I första hand uppmanar vi dig att tala med din chef. Om du inte vill vara öppen med din identitet erbjuder vi en säker kanal för anonym rapportering och dialog.
Denna tjänst hanteras av en extern part, WhistleB.
Du når kommunikationskanalen på https://report.whistleb.com/ [vårt företag].
Använd kommunikationskanalen från till exempel PC, läsplatta, mobil. Vi rekom- menderar att du rapporterar från en enhet som inte är knuten till vårt Intranät.
Vi har mig veterligt inte haft några ärenden ännu.
