Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99
www.nykvarn.se
1(3)
TJÄNSTESKRIVELSE
Delårsrapport med budgetuppföljning per den 2018-08-31 för utbildningsnämnden
UN/2018:72
Förvaltningens förslag till beslut
Utbildningsnämnden beslutar föreslå kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att godkänna delårsrapport med budgetuppföljning 180831.
Sammanfattning av ärendet
Utbildningsavdelningen har som helhet en god ekonomisk måluppfyllelse.
Utbildningsnämndens prognostiserade resultat för 2018 innebär ett överskott på 300 tkr.
De beräknade kostnaderna uppgår till 99,9% av tilldelad ram och övriga intäkter så som exempelvis förskole- och fritidshemstaxor och bidrag.
Utbildningsavdelningen har som helhet en god måluppfyllelse.
Då verksamheten mer och mer tenderar att förändras över tid är det stundtals svårt att ha god framförhållning.
En orsak till prognosens osäkerhet är att inflyttning av barnfamiljer sker under hela året, inte enbart vid terminsstart. Detta gör att det är svårt att i förväg bedöma hur mycket personal som behövs. Det finns inte heller lokaler för att skapa ytterligare grupper eller klasser utan nya barn och elever behöver placeras i redan befintliga sådana.
Jenny Elofsson Ekonom
Telefon 08-555 010 17 Jenny.elofsson@nykvarn.se
Utbildningsnämnden
2018-09-19
TJÄNSTESKRIVELSE
Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99
www.nykvarn.se
2(3)
TJÄNSTESKRIVELSE
Verksamheterna har fortfarande en svår rekryteringssituation där det lätt kan uppstå brist på utbildad och legitimerad personal då det är en rörlig marknad, vilket också påverkar prognosen.
Beslutsunderlag
Tjänsteskrivelse 2018-09-19 Delårsrapport 2018-08-31
Ekonomiska konsekvenser
Beslutet i sig medför inga ekonomiska konsekvenser.
Barnkonventionskonsekvenser
Behov både ur pedagogiskt, socialt och medicinskt perspektiv kan förändras och uppstå med kort varsel. Ur det ekonomiska perspektivet är det en osäkerhetsfaktor, beroende på vilka resurser som måste tillskapas alternativt om det blir frågan om extern placering.
Sylvia Krenn Jenny Elofsson
Tf Utbildningschef Ekonom
Beslutet expedieras till
Kommunstyrelsen
Ekonomikontoret
Akten
Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99
www.nykvarn.se
3(3)
TJÄNSTESKRIVELSE
BUD GETU P PFÖLJNIN G
Delårsrapport 2018
Utbildningsnämnd
2
BUD GETU P PFÖL J NIN G
Innehållsförteckning
1 Kommunens verksamheter ... 3
1.1Viktiga händelser ...3
1.2Verksamhetens utveckling ...3
2 Målavstämning ... 4
2.1Företrädare för kommunen ...5
2.1.1 Medarbetarna ska ha en låg sjukfrånvaro. ... 5
2.2Ekonomi ...6
2.2.1 Samtliga nämnder ska klara sin ekonomi inom tilldelad ram eller ersättning ... 6
2.3Analys av ekonomiskt utfall/prognos ...6
3 Driftredovisning ... 7
3
BUD GETU P PFÖL J NIN G
1 Kommunens verksamheter
Inom utbildningsavdelningens verksamhet i Nykvarn finns åtta kommunala förskolor, en fristående förskola och fyra grundskoleenheter. Grundskoleenheterna består av:
En enhet med årskurserna F-2 från och med skolstart hösten 2018 (färdigutbyggd F-6)
Två enheter med årskurserna F-6.
En enhet med årskurserna 7-9.
Förskolorna leds av en enhetschef och en förskolechef med funktionellt delat ledarskap. Enhetschefen ansvarar för det kommunala uppdraget genom att bland annat att följa upp budget, sjukfrånvaro och de kommunala mål som är satta för verksamheten. Förskolechefen ansvarar för att förskolans verksamhet följer läroplanen och för att läroplanens mål följs upp och bearbetas i det systematiska kvalitetsarbetet. De har tre biträdande förskolechefer till sin hjälp. Skolorna leds av tre rektorer och fyra biträdande rektorer.
Inom utbildningsavdelningen finns även kommunens gemensamma Kostenhet organiserad och fram till och med augusti 2018 även Kulturskolan. Vidare har utbildningsavdelningen ansvar för frågor rörande gymnasieskolan, vuxenutbildningen och det kommunala aktivitetsansvaret för ungdomar 16-20 år.
1.1 Viktiga händelser
Inflyttningen till Nykvarn består företrädesvis av barnfamiljer. I början av året ledde detta att förskoleverksamheten expanderade till en nivå som inte rymdes inom befintlig organisation. Därav öppnades en temporär förskoleverksamhet i lokaler på Maskinförarvägen, Annexet Skogsgården, i mars.
Denna verksamhet var till för att möta vårens behov av förskoleplatser för åldersgruppen 1-3 men fanns kvar även under början av hösten innan barnen kunde flytta ihop med Lillhaga förskola på
Furuborgskolan i mitten av september.
Inflyttningen av barnfamiljer har även påverkan på övrig verksamhet inom utbildningsavdelningens ansvarsområde då grupper och klasser ständigt förändras när nya elever ansluter till organisationen. Vidare betyder inflyttningen också att andelen barn och elever med annat modersmål än svenska har ökat.
Skolornas arbete med att tillgodose elevers behov av studiehandledning och modersmålsundervisning har därför intensifierats.
Furuborgskolan etapp två är färdigbyggd vilket innebär att Lillhaga förskola kan fortsätta att nyttja skolans lokaler ytterligare en liten tid innan skolan behöver kräva dem åter. Förhoppningsvis hinner nya Lillhaga förskola bli klar innan dess. Rivning av den gamla förskolan ska påbörjas i slutet av september eller början av oktober. Förhoppningsvis kan den nya förskolan börja byggas tidigt i början på nästa år.
En modernisering av Sandtorps och Tallbackens kök är beslutad. Tallbacken ombyggnad beräknas starta i oktober.
Björkestaskolan har en riktad verksamhet för barn inom autismspektrat integrerat med sin ordinarie verksamhet. Denna del av verksamheten är fortfarande i etableringsfasen.
Glädjande är att köken på både Turinge- och Lillhagaskolan blev nominerade till Bästa skolkök medan köket på Furuborgskolan nominerades till Bästa klimatkök och Kostchefen, Jeanette Andersson, till Årets måltidschef i White Guide Junior som vill lyfta goda exempel inom skolmatssverige. Prisutdelning skedde den 18 september i Göteborg. Turinge- och Lillhagaskolan placerade sig på tjugosjunde respektive åttonde plats i sin kategori och Furuborgsskolan på plats nummer sju. Jeanette knep tredjeplatsen som Årets måltidschef. De största vinnarna är dock eleverna som får möjlighet att äta god och näringsriktig mat i trivsamma lokaler varje lunch!
1.2 Verksamhetens utveckling
Nykvarns kommun har en framgångsrik förskola och grundskola med goda resultat och hög måluppfyllelse. Generellt sett har verksamheten god andel behöriga, kompetenta och engagerade
4
BUD GETU P PFÖL J NIN G
medarbetare som möjliggör detta arbete. Bedömningen är således att verksamheten har mycket goda förutsättningar att utvecklas kvalitetsmässigt.
Det fortsatta arbetet med det systematiska kvalitetsarbetet inom förskolor och skolor bidrar också till att ytterligare utveckla verksamheten. Dokumentationen har som fokus att följa verksamheternas kvalitets-, förbättrings- och utvecklingsarbete utifrån de nationellt fattade målen.
Regeringen har beslutat om en reviderad läroplan för förskolan, Lpfö 18. Läroplanen träder i kraft den 1 juli 2019 och förtydligar framför allt vad som gäller utbildning och undervisning inom förskolan.
Ökad befolkning ger på sikt ökade möjligheter till flexiblare lösningar på barn- och elevnivå, även om just befolkningsökningen initialt gör att verksamheten både har svårigheter med lokaler och ständigt står i rekryteringsprocesser.
Rekryteringsmöjligheterna är också en fortsatt riskfaktor framåt. Det är för verksamhetsområdet en svår rekryteringssituation där det råder brist på utbildad och legitimerad personal. Detta får också konsekvenser för löneutvecklingen i kommunen men också inom i regionen. Anställningsstopp är för närvarande påbjuden inom hela kommunen och kräver förfrågan inför varje nyrekrytering vilket försvårar arbetet med att få tag på bra, utbildad personal till både förskola och grundskola ytterligare.
Lönerevisionen för Lärarförbunden har strandat och i dagslaget vet ingen om löneuppräkningen kommer att betalas ut i år retroaktivt from april eller inte. Inte heller om denna kommer bokas över till budgetår 2019 är i dagsläget klargjort.
Införandet av den nya dataskyddsförordningen, GDPR, har inneburit att en översyn av hur
personuppgifter används inom förskola och skola har skett. Detta är ett pågående arbete som hela tiden behöver hållas uppdaterat och i åtanke vid genomgång av blanketter, rutiner etc.
Från och med höstterminen 2018 är förskoleklass obligatorisk för alla barn i Sverige.
2 Målavstämning
Kriterier för mätarställning
God ekonomisk hushållning
Verksamhetsmål Ekonomimål Investeringsmål
BRA Enheten/
verksamheten redovisar ett ekonomiskt utfall enl budget samtidig som man uppfyller fastställda mål.
Enheten/
verksamheten uppfyller fastställt mål.
Enheten/
verksamheten uppfyller fastställt mål.
Investeringen följer tidplan och budget.
OK Enheten/
verksamheten redovisar ett ekonomiskt utfall enl budget eller en negativ avvikelse på max 2%
samtidigt som man uppfyller målen till 90% eller mer.
Enheten/
verksamheten uppfyller fastställt mål inom 90-99%.
Enheten/
verksamheten redovisar en negativ ekonomisk avvikelse på max 2%.
Investeringen följer budget men är försenad jämfört med tidplan av orsaker som kommunen inte kan påverka.
VARNING Enheten/
verksamheten redovisar ett ekonomiskt utfall enl budget eller en negativ avvikelse på max 2% men
Enheten/
verksamheten uppfyller fastställt mål till mindre än 89%.
Enheten/
verksamheten redovisar en negativ ekonomisk avvikelse på mer än 2%.
Investeringen avviker negativt från budget med 5- 10% eller
Investeringen är inte påbörjad av orsaker som
5
BUD GETU P PFÖL J NIN G
Kriterier för mätarställning
God ekonomisk hushållning
Verksamhetsmål Ekonomimål Investeringsmål
man uppfyller målen till mindre än 90%. Eller en ekonomisk avvikelse på mer än -2%.
kommunen kan påverka.
Ingen status Målet är inte
relevant för enheten/
verksamheten.
2.1 Företrädare för kommunen
Nykvarns kommuns utbildningsverksamhet har en hög kompetens bland sina medarbetare. 66 % av förskolans personal är högskoleutbildade förskollärare övriga har barnskötarutbildning eller annan
likvärdig utbildning. Även på skolorna har de allra flesta av verksamhetens medarbetare rätt utbildning. De fåtalet obehöriga lärare som finns planerar undervisningen tillsammans med kollegor och har i vissa fall möjlighet att komplettera sin utbildning för att få behörighet. Den yrkesgrupp där det är svårast att rekrytera behöriga medarbetare är fritidspedagoger.
2.1.1 Medarbetarna ska ha en låg sjukfrånvaro.
Sjukfrånvaro inom arbetsfält med omfattande omsorg är alltid problematiska. Personalen inom förskola och skola har många mycket nära relationer med sina förskolebarn och elever. Detta ger en ökad smittorisk. Personal med ansvar för de allra yngsta barnen och eleverna hamnar ofta i situationer då de utsätts för direkt smitta. Det är något som inte går att undvika i denna typ av verksamhet.
Den största sjukfrånvaron i verksamheten handlar om kortare frånvaro som är en följd av framförallt virusinfektioner på grund av ovanstående. Uppdraget att arbeta i förskola och skola ställer dock också stora krav på medarbetaren. Detta kan ibland leda till upplevd stress och längre sjukskrivningar. Detta är den typ av sjukfrånvaro som går att arbeta mest med från arbetsgivaren men kräver också i många fall ekonomiska förutsättningar.
Sjukfrånvaron bland kommunens medarbetare ska understiga 5.0% av den sammanlagda ordinarie arbetstiden
Sjukfrånvaron inom utbildningsverksamheten är alltjämt något hög. Sjuktalen har minskat något mot det senaste värdet i december, men ligger lite högre än samma period föregående år.
De som arbetar inom utbildningsverksamheten har många relationer med barn, elever, vårdnadshavare och kollegor. I kombination med att verksamheten också har ett omsorgsuppdrag är relationerna med barnen mycket nära och så även bitvis med eleverna. Nära relationer ökar risken för smittspridning och verksamheten rapporterar att när många barn/elever är hemma från förskolan/skolan på grund av sjukdom så är situationen ofta liknande i personalgruppen.
Det finns givetvis andra orsaker till att personalen blir sjuk och inom verksamheten finns också ett antal långtidssjukskrivna medarbetare där Nykvarn som arbetsgivare inte kan motverka ohälsa. I de fall där arbetsgivaren kan påverka gäller det att hitta kostnadseffektiva åtgärder som kommer många till del.
Ett fortsätta arbete med arbetsmiljön samt identifikation av ohälsosamma riskfaktorer på såväl arbetsplatsnivå som på individnivå kommer att behöva göras framöver.
Ett önskemål är att också få mätvärdet uppdelat på långtids- och korttidsfrånvaro samt eventuellt även ytterligare parametrar som exempelvis typ av sjukdom eller kön för att kunna gör mer omfattande analyser.
6
BUD GETU P PFÖL J NIN G
Mått Utfall Avvikelse
Sjukfrånvaro 7,08 % 2,08%
2.2 Ekonomi
Begreppet god ekonomisk hushållning innebär att verksamheten ska använda de tilldelade medlen på ett sådant sätt att de uppsatta målen eller lagstadgade kraven nås så kostnadseffektivt som möjligt. De mål och krav som är satta för verksamheten bör därför alltid has i åtanke när fördelning av de ekonomiska medlen görs eller i de fall där omprioriteringar behöver göras under året. I annat fall finns det en stor risk att kvaliteten i verksamheten blir styrd av det ekonomiska läget vilket kan ge negativa konsekvenser inte bara på verksamheten utan på längre sikt även på ekonomin.
Utbildningsavdelningen har som helhet en god måluppfyllelse. Då verksamheten mer och mer tenderar att förändras över tid är det stundtals svårt att ha god framförhållning. Detta försvåras av att processen att skapa ekonomiska prognoser sker i stort sett manuellt på ekonomiavdelningen utifrån tidigare utfall och input från de budgetansvariga. Det finns inget systemstöd för att ta fram tillförlitliga prognoser och inget ordersystem att kontrollera kommande kostnader i. Detta gör att prognosen är personberoende och även beroende av att kommunikationen mellan budgetansvariga och ansvarig ekonom fungerar tillförlitligt.
Detta gör den i dagsläget sårbar.
En annan bidragande orsak till prognosens osäkerhet är att inflyttning av barnfamiljer sker under hela året, inte enbart vid terminsstart. Detta gör att det är svårt att i förväg bedöma hur mycket personal som behövs. Det finns inte heller lokaler för att skapa ytterligare grupper eller klasser utan nya barn och elever behöver placeras i redan befintliga sådana.
Då Nykvarn är en liten kommun kan utbildningsavdelningen inte i alla lägen, i egen regi, ordna
kvalificerad utbildning till alla kommunens barn och elever. Det saknas såväl lokaler som kompetens och volym. Externa lösningar för att ge enskilda eleverna en god utbildning och ett gott sammanhang blir därför nödvändiga.
2.2.1 Samtliga nämnder ska klara sin ekonomi inom tilldelad ram eller ersättning
Utbildningsnämndens prognostiserade resultat för 2018 innebär ett överskott på 300 tkr.
De beräknade kostnaderna uppgår till 99,9% av tilldelad ram och övriga intäkter så som exempelvis förskole- och fritidshemstaxor och bidrag.
Mått Utfall Avvikelse
Årsprognos/Resultat jämfört med tilldelad ram eller
ersättning 99,9 % 300 tkr
2.3 Analys av ekonomiskt utfall/prognos
Kulturskolan beräknas gå med ett underskott på 100 tkr. Detta beror på att intäkterna har varit lägre än beräknat samtidigt som avtal kring kopiering/läromedel har fördyrats avsevärt. Från och med den första september 2018 ingår dock Kulturskolan inte längre i utbildningskontorets verksamhet utan ligger under Kultur- och fritidskontoret. Det beräknade resultatet är dock medräknat i prognosen då denna baseras på utfall i augusti.
Även Kostenheten har ett negativt utfall vilket till stor del kan förklaras av att livsmedelspriser på basvaror så som kött och mejeri stadigt har gått upp i pris. På grund av den varma sommaren har även priserna på grönsaker och frukt ökat markant. Den tillfälliga förskolan som var verksam under våren medförde även ökade kostnader på grund av transport och inköp av utrustning samt ökat svinn då köket inte hade någon möjlighet att ta hand om överbliven mat som därför istället behövde slängas.
Förskolorna beräknar göra ett överskott med 500 tkr. Överskottet förklaras med ett högre barnantal, vilket
7
BUD GETU P PFÖL J NIN G
ger en högre prestationsersättning. Barnen har till största del tagits emot i redan befintliga grupper vilket innebär att kostnaderna inte har ökat i motsvarande mängd som intäkterna.
Även i grundskolorna påverkar rörligheten i in- och utflytt av elever det ekonomiska utfallet och är svårt att prognostisera. Elevers rättighet till utbildning behöver ombesörjas omgående och då följer inte personalomställningar samma takt som in- och utflytt. Det går inte heller att utöka antalet klasser då det inte finns lokaler för detta. Så många elever som möjligt placeras på Furuborgsskolan, men där finns inte samtliga årskurser och en stor del av lokalerna behövs till förskolans verksamhet. Istället ökas antalet elever i redan befintliga klasser.
Furuborgskolan har haft Björkestaskolan som stödorganisation under uppstarten när det gäller
skolledarskap, skoladministration, elevhälsa och bibliotekspersonal vilket gör att kostnaderna har kunnat hållas nere. En utökning av verksamheten sker nu hösten 2018 men finns planerat i budgeten. Då
verksamhetens lokaler delas med en förskola så behöver avsatta investeringsmedel följa med över in i nytt budgetår då lokalerna i dagsläget inte går att inreda för den verksamhet som ska bedrivas där senare. I dagsläget visar prognosen på ett nollresultat.
Även Björkestaskolan beräknas nå ett nollresultat till årsskiftet medan Turingeskolan beräknas gå med ett överskott på 150 tkr. Detta förklaras med att personalkostnaderna har varit lägre än beräknat både på grund av bland annat vakanta tjänster.
Lillhagaskolan prognostiserade negativa avvikelse beräknas till 90 tkr. Detta förklaras med att skolan har fler elever som behöver annan sorts stöd och insatser än vad som är budgeterat samt andra utmaningar som inte är av pedagogisk karaktär och inte kan ges inom ordinarie klassundervisning.
I samtliga prognoser är hänsyn tagen till att lönerevisionen för lärare ännu inte är utbetald.
