1 (2)
Beslut
2014-11- 19 Dnr RA 232-2014/6560
Postadress: Riksarkivet, Box 12541, 102 29 Stockholm · Besöksadress: Arkivgatan 9A, Göteborg · Telefon: 010-476 78 00 · Telefax: 010-476 78 20 · E-post: riksarkivet@riksarkivet.se · Internet: www.riksarkivet.se · Organisationsnr: 202100-1074
Polismyndigheten i Södermanlands län Box 348
631 05 Eskilstuna
Beslut om förelägganden efter genomförd inspektion vid Polismyndigheten i Södermanlands län, Eskilstuna
Riksarkivet inspekterade arkivvården vid Polismyndigheten i Södermanlands län, Eskilstuna den 2 oktober 2014 (inspektionsrapport, bilaga 1).
Beslut
Med anledning av vad som framkom vid inspektionen beslutar Riksarkivet att förelägga Polismyndigheten i Södermanlands län, Eskilstuna att vidta följande åtgärder.
• Upprätta dokumentation för ljud- och bildupptagningar i elektronisk form enligt Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (RA-FS 2009:1, 5 kap.)
• Säkerställa långtidslagringen av analoga ljud- och bildupptagningar enligt Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter (RA-FS 1991:1, 4 och 5 kap. ändrad genom RA-FS 1997:4 och RA-FS 2013:2).
• Se över tillämpningsbeslutet avseende gallring av handlingar av tillfällig och ringa betydelse (RA-FS 1991:6 ändrad genom RA-FS 1997:6), samt
tillämpningsbeslut avseende gallring och återlämnande av handlingar vid upphandling (RA-FS 2013:1)
• Ordna och förteckna de ärenden som återstår för de äldre arkivbildare med verksamhet fram till 1996 som förvaras på myndigheten samt redogöra för hur arbetet med att uppdatera arkivförteckning för nuvarande arkivbildning med verksamhet fram till 2014 fortskrider (RA-FS 1991:1 ändrad genom RA-FS 1997:4)
• Förvara handlingar till allmänna diariet i arkivlokaler eller arkivskåp som ger skydd mot vatten och skadlig fukt, brand, brandgas och skadlig upphettning, skadlig klimat- och miljöpåverkan, samt skadegörelse, tillgrepp och obehörig åtkomst (RA-FS 2013:4).
2 (2)
Polismyndighetens återrapportering
Polismyndigheten i Södermanlands län, Eskilstuna ska redovisa vilka åtgärder myndigheten vidtagit eller planerar att vidta med anledning av ovan givna
förelägganden. Redovisningen ska vara Riksarkivet tillhanda senast den 8 maj 2015.
Vid redovisningen ska Riksarkivets diarienummer anges som referens och skicka gärna den via e-post till linda.segermalm@riksarkivet.se .
Désirée Veschetti Holmgren
Avdelningschef Linda Segermalm
Tillsynsavdelningen Arkivarie
Föredragande
