Sammanträdet öppnas. Upprop. Val av justerare för sammanträdet. Godkännande av dagordning. Ärenden

(1)

Kallelse och förslag till dagordning för direktionens konstituerande sam- manträde i Kollektivtrafikmyndigheten torsdag den 8 januari 2014 på Pelles Lusthus, Nyköping, klockan 13 till cirka 15.

A Sammanträdet öppnas

B Upprop

C Val av justerare för sammanträdet D Godkännande av dagordning

E Ärenden

§ 1. Inkomna och utgående skrivelser 3

§ 2. Anmälningsärenden 6

§ 3. Fastställande av ledamöter och ersättare i direktionen för 2015-2018 7

§ 4. Fastställande av ordförande i direktionen 2015-2018 9

§ 5. Val av vice ordförande i direktionen 2015-2018 samt arbetsformer 10

§ 6. Fastställande av budget 2015 med flerårsplan 2016-17 11

§ 7. Val av revisorer för Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet för 2015- 2018 14

§ 8. Fastställande av delegationsordning för Sörmlands

Kollektivtrafikmyndighet 15

§ 9. Beslut om reviderad attestordning för Sörmlands

Kollektivtrafikmyndighet 16

§ 10. Fastställande av ägardirektiv för Länstrafiken Sörmland AB 18

§ 11. Beslut om lokalisering av verksamhet 19

§ 12. Information om arbetet med Trafikförsörjningsprogram 22

§ 13. Information om arbetet i En Bättre Sits 23

§ 14. Information om Ny Trafik 2017 24

§ 15. Information om trafiken 25

§ 16. Information om förstärkt avtalsuppföljning avseende Landstinget Sörmlands och åtta kommuners innevarande avtal för färdtjänst och

sjukresor 26

(2)

§ 17. Information om projekt samordning inom den särskilda

kollektivtrafiken och mellan den allmänna och särskilda 27

§ 18. Information om nuläget i upphandling av Serviceresor och annan

anropsstyrd trafik i Sörmlands län 29

§ 19. Information om pågående etablering av Servicecenter Sörmland 30

§ 20. Information om pågående upphandling av Betal- och realtidssystem

samt övrig teknik 31

§ 21. Information från myndighetschefen 32

a) Borttagande av SMS-biljett b) Domännamn i verksamheten

c) Förvaltningsrätten i Stockholms avgörande i mål nr 17678-14 (Allmän trafikplikt – Trafikplan 2017)

F Övriga frågor

G Avslutning

(3)

§ 1. Inkomna och utgående skrivelser

Förslag till beslut

Direktionen godkänner informationen.

Ärende

Under perioden 2014-11-14 – 2014-12-18 har bland andra följande ärenden regi- strerats som utgående respektive inkommande.

Utgående skrivelser

2014-11-17 - Förvaltningsrätten i Linköping – yttrande avseende upphandling Serviceresor och annan anropsstyrd trafik i Sörmlands län, Shawqi Yaqub Farance.

2014-11-17 - Förvaltningsrätten i Linköping - yttrande avseende upphandling Ser- viceresor och annan anropsstyrd trafik i Sörmlands län, VTV Transport och Taxi AB.

2014-11-17 - Förvaltningsrätten i Linköping - yttrande avseende upphandling Ser- viceresor och annan anropsstyrd trafik i Sörmlands län, Tuwa Specialtransporter AB

2014-11-17 - Förvaltningsrätten i Linköping - yttrande avseende upphandling Ser- viceresor och annan anropsstyrd trafik i Sörmlands län, Alexandra Youssef.

2014-11-17 - Förvaltningsrätten i Linköping - yttrande avseende upphandling Ser- viceresor och annan anropsstyrd trafik i Sörmlands län, Tunabergs Taxi AB.

2014-11-17 - Förvaltningsrätten i Linköping - yttrande avseende upphandling Ser- viceresor och annan anropsstyrd trafik i Sörmlands län, AB Trendtaxis.

2014-11-17 - Förvaltningsrätten i Linköping - yttrande avseende upphandling Ser- viceresor och annan anropsstyrd trafik i Sörmlands län, Tuwa Intressenter AB.

2014-11-17 - Förvaltningsrätten i Linköping - yttrande avseende upphandling Ser- viceresor och annan anropsstyrd trafik i Sörmlands län, Taxi Nyköping-Oxelösund AB.

2014-11-28 – Förvaltningsrätten i Linköping - yrkande i mål nr 7498-14, 7502-14, 7504-14, 7530-14, 7554-14, 7568-14, 7569-14 och 7570-14 om beslut att någon förlängd avtalsspärr inte ska gälla i den del av upphandlingen som avser Område Skolskjuts Nyköpings kommun.

(4)

2014-12-03 - Sveriges Pensionärsförbund Södermanlands distrikt – svar på skri- velse om Oxelösundspensionärernas möjligheter att utnyttja kollektivtrafiken.

2014-12-05 - Förvaltningsrätten i Linköping - yttrande avseende upphandling Ser- viceresor och annan anropsstyrd trafik i Sörmlands län, Tuwa Specialtransporter AB

2014-12-12 - Förvaltningsrätten i Linköping - yttrande avseende upphandling Ser- viceresor och annan anropsstyrd trafik i Sörmlands län, Tuwa Specialtransporter AB.

2014-12-12 – Medlemmarna i Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet - Hemställan avseende överlåtelse av Landstinget Sörmlands och åtta kommuners innevarande transportörsavtal för färdtjänst och sjukresor samt avtal avseende Beställningscen- tral för samhällsbetalda resor

(5)

2014-11-26 - Förvaltningsrätten i Linköping - yttrande avseende upphandling Ser- viceresor och annan anropsstyrd trafik i Sörmlands län, Tunabergs Taxi AB.

2014-12-03 – Stockholms läns landsting – Protokollsutdrag Överenskommelse om behörighet om att fatta beslut om allmän trafikplikt för regional tågtrafik i Östra Sverige.

2014-12-05 - Förvaltningsrätten i Linköping - yttrande avseende upphandling Ser- viceresor och annan anropsstyrd trafik i Sörmlands län, Tuwa Specialtransporter AB.

2014-12-05 - Förvaltningsrätten i Linköping – Beslut innebärande upphävd för- längda avtalsspärren såvitt avser Område Skolskjuts Nyköpings kommun.

2014-12-12 - Förvaltningsrätten i Linköping – Dom avseende avdrag för ingående mervärdesskatt med mera.

(6)

§ 2. Anmälningsärenden

Ärende

Delegationsbeslut

2014-12-01 Meddelande av tilldelningsbeslut i upphandling Tjänst för hantering av betalningar via bank- och kreditkort för bussar i Sörmlands och Västmanlands län.

2014-12-05 Upphandlingskontrakt DU13-182 Serviceresor och annan anropsstyrd trafik i Sörmlands län.

2014-12-09 Meddelande av tilldelningsbeslut i Upphandling DU14-003 Värdehan- teringstjänster.

2014-12-10 Beslut om borttagande av tjänsten betalningsförbindelse.

2014-12-17 Ramavtal DU-UPP14-191 Tjänst för hantering av betalningar via bank- och kreditkort för bussar i Sörmlands och Västmanlands län

(7)

§ 3. Fastställande av ledamöter och ersättare i direktionen för 2015-2018

Föredragande: Henrik Sollenborn

Bilagor: Beslutad inkallelseordning för de ersättare som valts av Landstinget Sörmland

Direktionen fastställer ledamöter och ersättare i direktionen för 2015-2018 i enlighet med vad beslutats i respektive medlems fullmäktige.

Ärende

Av § 7 ”Förbundsdirektionen” i förbundsordningen för Sörmlands Kollektivtra- fikmyndighet framgår att direktionen väljs på fyra år räknat från och med den 1 januari året efter det år då val till fullmäktige har ägt rum i hela landet.

Direktionen ska bestå av 14 ledamöter och 14 ersättare. Respektive medlems- kommun utser 1 ledamot och 1 ersättare. Landstinget utser 5 ledamöter och 5 er- sättare. Val av ledamot och ersättare ska ske i respektive medlems fullmäktige och valbar är endast den som är ledamot eller ersättare i medlems fullmäktige. Lands- tingsfullmäktige ska även besluta om inkallelseordning för de ersättare som valts av landstinget.

Med anledning av att val till fullmäktige har ägt rum i hela landet 2014 har val av ledamot och ersättare i respektive medlems fullmäktige för perioden 2015 till 2018 numera skett enligt följande;

Landstinget Sörmland

Ledamöter: Mattias Claesson, Ingrid Jerneborg Glimne, Åsa Kullgren, Magnus Leivik och Carl Werner

Ersättare: Ann-Sofie Jacobsson, Christer Kax Sundberg, Jan Norberg, Christina Södling och Ulf Westerberg

Landstingsfullmäktige har även beslutat om inkallelseordning för de ersättare som valts av landstinget, vilken bifogas som bilaga till detta ärende.

Eskilstuna Kommun

Ledamot: Magnus Johansson Ersättare: Sarita Hotti

Nyköpings kommun Ledamot: Urban Granström Ersättare: Anna af Sillén

(8)

Oxelösunds kommun

Ledamot: Catharina Fredriksson Ersättare: Dag Bergentoft Flens kommun

Ledamot: Jan-Erik Larsson Ersättare: Roger Tiefensee Strängnäs kommun Ledamot: Jacob Högfeldt Ersättare: Leif Lindström Katrineholms kommun Ledamot: Göran Dahlström Ersättare: Lars Härnström Vinkåkers kommun Ledamot: Anneli Bengtsson Ersättare: Timo Granetin Trosa kommun

Ledamot: Daniel Portnoff

Ersättare: Ann-Sofie Soleby-Eriksson Gnesta kommun

Ledamot: Ann-Sofie Lifvenhage Ersättare: Johan Rocklind

Mot denna bakgrund föreslås direktionen för Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet fastställa ledamöter och ersättare i direktionen för 2015-2018 i enlighet med vad beslutats i respektive medlems fullmäktige och som redovisats ovan.

(9)

§ 4. Fastställande av ordförande i direktionen 2015-2018

Direktionen fastställer Åsa Kullgren som ordförande i direktionen för perioden 2015 till 2018 i enlighet med vad beslutats i Landstingsfullmäktige.

Ärende

Av § 7 ”Förbundsdirektionen” i förbundsordningen för Sörmlands Kollektivtra- fikmyndighet framgår att bland de ledamöter som landstinget valt ska landstinget utse en av dem att vara ordförande i direktionen.

Landstingsfullmäktige har beslutat att utse Åsa Kullgren att vara ordförande i direktionen för Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet för perioden 2015 till 2018.

Mot denna bakgrund föreslås direktionen för Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet fastställa Åsa Kullgren som ordförande i direktionen för perioden 2015 till 2018.

(10)

§ 5. Val av vice ordförande i direktionen 2015-2018 samt ar- betsformer

Direktionen beslutar att välja XX som 1:a vice ordförande i direktionen för perioden 2015 till 2018.

Direktionen beslutar att välja YY som 2:a vice ordförande i direktionen för perioden 2015 till 2018.

Direktionen beslutar att för perioden 2015 till 2018 arbetat utifrån ett presidie be- stående av direktionens ordförande och två vice ordföranden.

Ärende

Av § 7 ”Förbundsdirektionen” i förbundsordningen för Sörmlands Kollektivtra- fikmyndighet framgår att vice ordförande utses av direktionen för Sörmlands Kol- lektivtrafikmyndighet bland ledamöterna från medlemskommunerna.

Mot bakgrund av de val av ledamöter som numera skett i respektive medlems- kommuns fullmäktige, och vilka även redovisats ovan i § 3 ”Fastställande av le- damöter och ersättare i direktionen för 2015-2018” föreslås direktionen utse vice ordförande för perioden 2015 till 2018 enligt följande;

1:a vice ordförande: XX 2:a vice ordförande: YY

Av förbundsordningens 7 § framgår vidare att direktionen kan besluta om arbetsformer. Under innevarande mandatperiod har direktionen arbetat utifrån ett presidie bestående av direktionens ordförande och två vice ordföranden.

Direktionen för Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet föreslås besluta att direktionen även för perioden 2015 till 2018 arbetar utifrån ett presidie bestående av direktionens ordförande och två vice ordföranden.

(11)

§ 6. Fastställande av budget 2015 med flerårsplan 2016-17

Föredragande: Hanna Nordin

Bilaga: Budget 2015 med flerårsplan 2016-17

Direktionen fastställer den sedan tidigare antagna budget 2015 med flerårsplan 2016-17.

Ärende

Enligt Sörmlands Kollektivtrafikmyndighets förbundsordning ska beslut om budget fattas senast den 15 maj. Vid direktionens sammanträde den 15 maj 2014 fattades beslut om de kostnader som är länsgemensamma och med hänsyn till kommande trafikbeställningar hänsköts fastställande av budget för trafikkostnader till senare sammanträde. Vid direktionens sammanträde den 20 november 2014 fattades beslut om budget 2015 med flerårsplan 2016-17 avseende trafikkostnader.

Disposition

Den nya fördelningsmodellen som trädde i kraft januari 2013 ställer krav om ett nytt arbetssätt, och för att ge en rättvisande bild disponeras därför budgetuppställ- ningen på ett nytt sätt sedan 2013.

I budgetuppställningen skiljer myndigheten på

- Intäkter från färdbevisförsäljning och från avtal och uppdrag där betalare är annan källa

- Intäkter från medlemmarna

Kostnader redovisas som nettokostnader och fördelas i tre grupper - Förvaltningskostnader

- Trafikrelaterade kostnader - Trafikkostnader

Vad som ingår i respektive grupp samt hur dessa intäkter och kostnader fördelas återfinns i PM – Planeringsprocess och beslutsordning för Kollektivtrafikmyndig- heten.

Budgetuppställningen är uppdelad i tre olika resultatenheter för att särskilja vilka kostnader och intäkter som tillhör allmän kollektivtrafik, särskild kollektivtrafik och Eskilstuna station360. Vald uppställningsform förväntas ge en bra grund för kommande budgetarbete och ekonomisk uppföljning.

(12)

Intäkter

För 2015 finns ingen planerad förändring avseende biljettpriser. Därför görs inget generellt antagande om ökning av intäkterna i varken landsbygd- eller stadstrafik utan de antas ligga kvar på den nivå som beräknas för 2014 (baserat på prognos genomförd efter utfall september månad). Undantag är för de medlemmar vars förändring av trafikutbudet antas innebära stor påverkan på resandet. I dessa fall har antagandet gjorts att intäkterna förändras motsvarande hälften av förändringen av trafikutbudet.

Intäkter för skolkort avser den försäljning av skolkort som görs till kommunerna för att skolelever ska kunna resa i busstrafiken. Detta bygger på inrapportering från respektive kommun om hur många skolkort man avser att köpa in under året.

I takt med minskad kontroll från kommunerna om val av skola och därmed resbe- hov har det blivit allt svårare för kommunerna att ge ett bra underlag innan respektive termin har startat. Intäkterna för skolkort har i budget 2015 antagits ligga kvar på samma nivå som 2014 då kommunerna generellt har uppgivit att man tror sig ha förhållandevis oförändrat elevunderlag. Det är dock att betrakta som en grov uppskattning.

Övriga intäkter från medborgarna består av reklamintäkter samt viten. Kollektiv- trafikmyndigheten har tecknat ett nytt reklamavtal under 2014 som förväntas ge- nerera intäkter motsvarande 307 tkr per år. Reklamintäkter avser främst stadstrafi- ken och återförs till respektive stadstrafik. Viten, vilket är ersättning från trafiko- peratörerna för brister i trafiken, budgeteras ej.

Kostnader

Med anledning av förestående samordning inom den särskilda kollektivtrafiken och mellan den allmänna och särskilda kollektivtrafiken i länet föreslår myndigheten medlemmarna att genomföra uppföljande kommunöversyner i länet. Budget 2015 och plan 2016 och 2017 innehåller utökade resurser för att skapa utrymme för utredningsresurser och konsultstöd för dessa kommunöversyner. Av samma anledning finns behov av att möta förväntningar och tillgodose arbetsuppgifter som tillkommer som följd av överlåtelse av uppgifter. Detta möjliggörs genom en utökning av budget för lönekostnader och andra personalrelaterade kostnader.

Kostnader förenat med ett eventuellt beslut om etablering av så kallad beställ- ningscentral i egen regi ingår inte i budgetutrymmet.

Budgeten för trafikrelaterade kostnader baseras på att satsningen om tekniska sy- stem hanteras med medel ur Länsplanen med en medfinansiering från Sörmlands

(13)

MÄLAB respektive SLL avseende Gnestapendeln. I busstrafiken består trafik- kostnad av avtalsenlig kostnad per fordon, per körd km och timme samt en fast er- sättning som sedan fördelas per medlem utifrån fördelning per linje som respektive medlem har kostnadsansvar för. För linjelagd taxi görs ersättningen generellt på avgångsnivå. Efterfrågestyrd trafik faktureras enbart utifrån turer som behöver köras och kan därför inte vara känd på förhand. För beräkning av budget för efter- frågestyrd trafik har beräknat resultat för 2014 använts med justering utifrån för- ändring i antalet erbjudna avgångar hos respektive medlem. Samtliga trafikkostnader har beräknats utifrån det förslag till tidtabell som skickades ut till medlemmarna den 24 oktober.

Förutom förändringen i trafikproduktion görs indexuppräkning av samtliga trafikkostnader. Detta har gjorts med en genomsnittlig ökning på 2 procent för 2015 jämfört med utfall september 2014. För tågtrafiken har uppräkning gjorts utifrån index enligt avtal. För plan 2016-17 har indexantagande om 3 procent lagts.

Den tidigare överenskomna omräkningsfaktorn användes för åren 2013 och 2014 som utjämnare mellan den gamla och den nya modellen åren. 2015 är första året omräkningsfaktorn inte är verksam, och innebär att samtliga medlemmar från och med detta år har full rådighet över sina egna kostnader.

Mot denna bakgrund föreslås direktionen att fastställa den sedan tidigare antagna budget 2015 med flerårsplan 2016-17.

(14)

§ 7. Val av revisorer för Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet för 2015-2018

Direktionen beslutar att välja Marita Bengtsson, Leif Jilsmo och Gustaf Wacht- meister som revisorer för Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet för perioden 2015 till 2018.

Ärende

Av § 17 ”Revision” i förbundsordningen för Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet framgår att myndigheten ska ha tre revisorer, vilka utses av landstingsfullmäktige och väljs för samma mandatperiod som ledamöterna och ersättarna i direktionen.

Valet av revisorer ska föregås av samråd med övriga medlemar.

Landstingsfullmäktige har, efter samråd med övriga medlemmar, beslutat att utse Marita Bengtsson, Leif Jilsmo och Gustaf Wachtmeister att vara revisorer i Sörm- lands Kollektivtrafikmyndighet för perioden 2015 till 2018.

Mot denna bakgrund föreslås direktionen för Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet att välja Marita Bengtsson, Leif Jilsmo och Gustaf Wachtmeister som revisorer för Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet för perioden 2015 till 2018.

(15)

§ 8. Fastställande av delegationsordning för Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet

Bilagor: Delegationsordning för Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet

Direktionen fastställer den sedan tidigare antagna delegationsordningen såsom fortsatt gällande för Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet.

Ärende

Den nu gällande delegationsordningen för Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet antogs vid direktionens sammanträde den 21 november 2013, vilken bifogas som bilaga till detta ärende.

Delegationsordningen utgår från principen om att ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet samt vissa beslut som rör myndig- hetsutövning alltid ska fattas av direktionen.

Därutöver har direktionen, för att verksamheten i Sörmlands Kollektivtrafikmyn- dighet ska kunna bedrivas effektiv, möjlighet att delegera övriga beslut, vilket har skett i den form som framgår av gällande delegationsordningen.

Utdelad delegationsrätt kan alltid återkallas av direktionen eller av den som vida- redelegerat ärendet. Vidare ska delegationsbeslut alltid anmälas till direktionen inom fyra månader från det att beslutet fattades.

Sörmlands Kollektivtrafikmyndighets uppfattning är att gällande delegationsordning ger goda förutsättningar för ett effektiv bedrivande av myndighetens verksamhet, varför direktionen föreslås fastställa densamma såsom fortsatt gällande.

(16)

§ 9. Beslut om reviderad attestordning för Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet

Bilagor: Förslag till reviderad attestordning

Beviljade attesträtter inom Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet

Direktionen beslutar att godkänna den reviderade attestordningen för Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet.

Direktionen beslutar att delegera rätten att fastställa utformningen av bilaga 1till attestordningen till myndighetschefen.

Ärende

Den nu gällande attestordningen för Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet antogs vid direktionens sammanträde den 15 maj 2013.

Attestordning gäller för myndighetens samtliga ekonomiska transaktioner, inklu- sive interna transaktioner, medelsförvaltning samt medel som myndigheten ålagts eller åtagit sig att förvalta.

Målsättningen för de i attestordningen specificerade reglerna för kontroll av myndighetens ekonomiska transaktioner är att säkerställa att de transaktioner som bok- förs är korrekta avseende beslut, prestation, bokföringsunderlag, villkor, bokfö- ringstidpunkt samt kontering.

Sörmlands Kollektivtrafikmyndighets uppfattning är att det mot bakgrund av verksamhetens utveckling och ökade omfattning finns ett behov av att revidera den gällande attestordningen. För att på bästa sätt kunna kontrollera och säkerställa att de ekonomiska transaktioner som bokförs inom myndigheten är korrekta har ett förslag till reviderad attestordning tagits fram.

Förslaget innebär i korthet att attestordningen revideras vad gäller följande punk- ter;

- Attestordningens jävsregler kompletteras med regler avseende kontraattest för det fall den som ska utföra slutattest själv är berörd av en transaktion.

(17)

- Reglerna avseende ställföreträdare kompletteras även på så vis att en god- kännare har rätt att utse en annan godkännare som ersättare.

- Attestordningen kompletteras med regler avseende ”Fakturering av utförda tjänster” och ”Bokföringsorder”.

- De tidigare bilagorna 1 (Matris över aktiviteter, kostnadsställe och funkt- ionsområde) och 2 (Matris över beviljade attesträtter inom Sörmlands Kol- lektivtrafikmyndighet) har, i enlighet med av direktionen tidigare fattat delegationsbeslut ersatts av bilaga ”Beviljade attesträtter inom Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet” den 19 december 2014.

För att attestordningen fortsatt ska kunna hantera situationer som exempelvis änd- ringar av kostnadsställen eller nyanställning av medarbetare föreslås vidare att myndighetschefen ges rätt att fastställa utformningen av bilaga 1 till attestordningen. Ett sådant beslut anmälas sedan till direktionens närmast följande samman- träde.

Mot denna bakgrund föreslås direktionen för Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet att besluta att dels godkänna den reviderade attestordningen för Sörmlands Kollek- tivtrafikmyndighet, dels delegera rätten att fastställa utformningen av bilaga 1 till attestordningen till myndighetschefen.

(18)

§ 10. Fastställande av ägardirektiv för Länstrafiken Sörmland AB

Direktionen fastställer det sedan tidigare beslutade ägardirektivet för Länstrafiken Sörmland AB såsom fortsatt gällande.

Ärende

Direktionen för Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet beslutade den 6 februari 2014 att fastställa nytt ägardirektiv för Länstrafiken Sörmland AB med följande lydelse;

Länstrafiken Sörmland AB ges i uppdrag att;

 biträda Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet i arbetet med att ta fram för- slag till inriktning för depåverksamheten i Sörmland,

 förvalta, förvärva och sälja fastigheter,

 förvalta ingångna avtal till stöd för den regionala kollektivtrafik som myn- digheten ansvarar för enligt lag (2010:1065) om kollektivtrafik, samt

 återkommande till Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet dels rapportera uppgifter om bolagets ekonomi i samband med myndighetens delårsrap- port 1 och 2, dels lämna förslag till budget för kommande år samt plan för nästföljande två år senast i mars.

Länstrafiken Sörmland AB ska därutöver ha följande finansiella mål för god eko- nomisk hushållning;

 positivt resultat,

 förvaltningskostnaderna får årligen uppgå till högst tjugo procent av to- tala kostnader förutsatt att nuvarande uppdragsvolym inte väsentligen för- ändras, och

 kassalikviditeten ska överstiga 100 procent.

Sörmlands Kollektivtrafikmyndighets uppfattning är att gällande ägardirektiv för

(19)

§ 11. Beslut om lokalisering av verksamhet

Föredragande: Helena Ekroth

Bilagor: Distribueras vid sammanträdet

Direktionen fastställer nuvarande lokaliseringsorter, Nyköping och Eskilstuna, för myndighetens kontorsverksamhet.

Ärende

Vid direktionens senaste sammanträde den 20 november 2014 fick myndighetschefen i uppdrag att ta fram ett förslag till lokalisering av verksamhet, vilket sedan ska gå på remiss till medlemmarna för slutligt beslut vid direktionens samman- träde den 8 januari 2015.

Frågan har slutligen beretts vid sammanträde den 11 december 2014 mellan länets kommunchefer/direktörer samt landstingsdirektör, och det har i detta sammanhang kunnat konstateras stöd för att den rådande inriktningen för organisering vid myndigheten får fortsätta, utifrån såväl ekonomiska som arbetsmässiga skäl. Möjlighet har därefter även funnits att inkomma med kompletterande skriftliga synpunkter, till dags datum har några sådana synpunkter inte inkommit.

Genomlysning och analys av den regionala samhällsorganisationen i Sörm- land – Rapport, 2014-11-18

I en nyligen genomförd genomlysning av den regionala samhällsorganisationen i Sörmland har frågan om organisering av myndigheten översiktligt hanterats. I rap- porten framgår en vägvalsrekommendation om hantering av verksamheten hos myndigheten under åren 2015-2018. ”… styrgruppens gemensamma bedömning är att myndigheten fungerar bra och företräder länets intressen på ett bra sätt.

Myndigheten bör få fortsätta att utvecklas som fristående kommunalförbund och eventuella organisatoriska förändringar är inte aktuella i dagsläget…”

Verksamheten i Servicecenter Sörmland

Som följd av beslut att ytterligare samordna den allmänna och särskilda kollektivtrafiken och dess kringtjänster kommer bland annat Servicecenter Sörmland (Ser- vicecenter) att etableras. I Servicecenter kommer myndighetens innevarande verksamhet med bokning och kundtjänst för den allmänna kollektivtrafiken, som nu finns i Eskilstuna, att integreras med de nya funktionerna för den särskilda kollektivtrafiken.

Servicecenter bedöms på dagsbasis ta emot ca 700-900 samtal såsom bokningar och kundsynpunkter. Från Servicecenter samordnas och leds trafiken och förare.

Det är en komplex verksamhet med såväl planerat som oplanerat och minutopera-

(20)

tivt arbetssätt. Lyhördhet, informationsöverföring, ”överhöring” och samspel mellan medarbetarna och i relation till kunder och förare är centralt för verksamhetens fungerande. Verksamheten drivs i realtid, om något fallerar blir det direkt stör- ningar i transportsystemet och kunderna drabbas. För det fall Servicecenter hyses till fler platser minskar överblicken av såväl den inre verksamheten som trafiken.

Även möjligheten till intern rörlighet minskar vid splittring av verksamheten.

Ekonomiska konsekvenser

En uppdelad verksamhet bedöms uppbära merkostnaden till 0,4-0,5 miljoner kro- nor i engångskostnad samt 1,9 - 2,9 miljoner årligen i drift jämfört med att utöka den redan etablerade och fungerande verksamheten i Eskilstuna. I kalkylerna ingår inte avvecklingskostnader eller minskade värden som arbetsgivare för det fall nå- gon av verksamheterna i Eskilstuna eller Nyköping skulle komma i övervägande att flyttas.

Möjlighet till lokalisering och kompetensförsörjning

Tillgången till lokaler och kompetens bedöms som relativt god till mycket god i länets kommuner. Lokaler är som mest kostsamma i Eskilstuna och Nyköpings centrum och finns sedan att tillgå i länet i ekonomisk fallande skala. Tillgången till kompetens för att bemanna Servicecenter bedöms som högst i Eskilstuna.

Bedömning

Sammanfattningsvis kan konstateraras att det föreligger en praktisk och maximal effektivitet av att utveckla redan befintlig verksamhet. För att fortsätta fokusera myndighetens åtagande är det betydelsefullt att länet fortsätter agera gemensamt i ett regionalt perspektiv, såväl i ett storregionalt perspektiv tillsammans med övriga Mälardalen som i ett nationellt perspektiv. Det är härutöver även betydelsefullt att hålla en god, fungerande och kostnadseffektiv verksamhet med god möjlighet till kompetensförsörjning.

Mot denna bakgrund föreslås att den rådande inriktningen för organisering vid myndigheten får fortsätta, och i vilken funktioner för kundtjänst och annan kom- munikation i huvudsak riktas till Eskilstuna och kanslifunktioner i huvudsak riktas till säteskontoret i Nyköping. Information, trafikutveckling, kvalitetsuppföljning, personalfrågor och ekonomifrågor är till sin karaktär typer av uppdrag som kan behöva finnas på båda platserna, beroende av operativ eller taktisk/strategisk an- sats.

Som stöd för förslaget kan noteras;

(21)

- en ökad möjlighet till långsiktig kompetensförsörjning, intern rörlighet och omedelbar bemanning,

- möjligheten att fokusera i myndighetens samtliga huvudprocesser och i vardagen skilja den operativa verksamheten och den taktiskt/strategiska verksamheten,

- att myndigheten endast belastas med kostnader som ställs i relation till direkt resultat,

- en ökad möjlighet att etablera den komplexa och realtidsfungerande verksamheten Servicecenter, och

- en ökad möjlighet att hålla kraft i storregionala och nationella frågor.

(22)

§ 12. Information om arbetet med Trafikförsörjningsprogram

Ärende

Enligt lag (2010:1065) om kollektivtrafik ska den regionala kollektivtrafikmyndigheten regelbundet i ett trafikförsörjningsprogram fastställa mål för den regionala kollektivtrafiken. Programmet ska enligt lagtexten uppdateras vid behov. Rikt- linjer rekommenderar att programmet uppdateras en gång per mandatperiod.

Sörmlands regionala trafikförsörjningsprogram kommer i enlighet med beslut fattat vid direktionens sammanträde den 9 oktober 2014 att uppdateras under 2015.

Det som identifierats som svagheter i tidigare program är framförallt avsnittet kring tillgänglighet samt att det saknas värdesatta mål.

I samband med direktionens strategiseminarium den 15 och 16 april 2015 kommer bland annat trafikförsörjningsprogrammets målmodell att beredas.

(23)

§ 13. Information om arbetet i En Bättre Sits

Ärende

Det pågående arbetet i En Bättre Sits har en ny regional systemanalys 2016 som mål. Under hösten har ett antal fördjupade utredningar tagits fram och under januari kommer slutavstämning ske i deluppdragen Övergripande mål, Kollektivtrafik, Gods och Transporttillgänglighet.

Kickoff för det politiska temaarbetet planeras till den 26 mars 2015 med målet att de sju samverkande länen ska enas om en ny storregional systemanalys under 2016.

Arbetet går att följa under www.enbattresits.se.

(24)

§ 14. Information om Ny Trafik 2017

Ärende

Hos MÄLAB och AB Transitio pågår fortsatt intensiv verksamhet kopplat till rea- lisering av Ny Trafik 2017 (Trafikplan 2017).

Sammanträdestider för MÄLAB:s styrelse under 2015 kommer vara den 4 mars, 20 maj, 14 oktober och 9 december. Under 2015 kommer styrelsen bland annat hantera beslut om tilldelning av övergångsavtal för tågtrafiken och beslut kring försäljningssystem, grafisk profil, produkter, affärsregler och nivåer för ”Mälar- dalstaxan”.

Vid MÄLAB:s styrelsesammanträde den 10 december 2014 beslutades bland annat att depån för MÄLABs regionala tågtrafik ska lokaliseras till Eskilstuna. Un- der året har flera olika alternativ för lokalisering utretts där Eskilstuna nu har visat sig vara det mest optimala alternativet.

Vid sammanträdet hanterades även frågan om inriktning i MÄLABs varumärkes- arbete på så sätt att styrelsen beslutade att separera varumärkesidentiteten för den trafik som ska bedrivas med MÄLAB:s fordon från varumärkesidentiteten för prissystemet ”Mälardalstaxan”.

Upphandlingsprocessen avseende fordon pågår fortsatt hos, och hanteras av, AB Transitio.

(25)

§ 15. Information om trafiken

Direktionen godkänner informationen

Ärende

Den 14 december 2014 var det tidtabellskifte i länets buss- och tågtrafik. Den nya tidtabellen har hittills gett få synpunkter och ännu ingen som bedömts kräva för- ändring av innevarande tidtabell. Myndigheten kommer successivt följa upp och rapportera om den fortsatta utvecklingen. Eventuella justeringar kommer att kunna genomföras i samband med skolloven under vårterminen.

I Strängnäs innebär dubbelspårsbygget och bygget av nytt resecentrum att busstrafiken kommer att behöva justeras redan från den 7 april, då hållplatserna vid Rese- centrum kommer att flyttas österut i samband med att delar av Långbergsgatan be- höver stängas av.

(26)

§ 16. Information om förstärkt avtalsuppföljning avseende Landstinget Sörmlands och åtta kommuners innevarande avtal för färdtjänst och sjukresor

Ärende

I den förstärkta avtalsuppföljningen fortsätter arbetet för att hålla och öka kvali- teten i de utförda tjänsterna. Nedan följer en sammanställning av händelser och åt- gärder i arbete med förstärkta avtalsuppföljningen;

Fordonskontrollerna ger en samlad bild av att antalet brister som strider mot kra- ven i gällande avtal, bland annat de generella fordonskrav samt i vissa fall generella förarkrav samt händelser som faller under övrigt avtalsbrott, har minskat.

De brister som har påtalats har lett till att fordon har tagits ur trafiken och skall åt- gärdas innan de får gå i trafik igen. Kontinuerligt arbete pågår även med att följa upp att bristerna åtgärdas enligt avtal. Det har varit ett fortsatt bra resultat när det gäller invändig utrustning i fordonen och de generella förarkraven.

I övrigt fortsätter arbetet med avtalsuppföljning med kontinuerlig genomgång av synpunkter, uppföljning och genomgång av utbildningar för till exempel hantering av trappklättrare samt veckovisa avstämningar tillsammans med Samres.

12 förare som ännu inte har genomgått avtalad grundutbildning får avvakta kör- uppdrag till dess att utbildningen är genomförd. Nästa planerade utbildning är den 16 januari 2015.

Den förstärkta avtalsuppföljningen avser framöver åka mer med i fordonen i trafiken för att se hur det fungerar för resenären och föraren i det dagliga arbetet.

(27)

§ 17. Information om projekt samordning inom den särskilda kollektivtrafiken och mellan den allmänna och särskilda

Ärende

I pågående arbete med samordning inom den särskilda kollektivtrafiken och mellan den allmänna och särskilda kollektivtrafiken har ett antal aktiviteter företagits under 2014. Nedan informeras kortfattat om de aktiviteter som vidtagits efter direktionens senaste sammanträde den 20 november 2014.

Kommunöversyner 2.0

Direktionen beslutade den 9 oktober 2014 att myndigheten ska inleda arbete med kommunöversyner med förslag till trafikupplägg och ställa erbjudande till medlemmarna. Översyn har inletts med inriktning att redovisa trafik som kan övergå till att vara anropsstyrd eller köras med mindre fordon och hur samordning mellan allmän och särskild kollektivtrafik kan förbättras. Inriktningen är att förslag till trafikupplägg arbetas fram under vårterminen 2015.

Samverkansmodell särskild kollektivtrafik i Sörmlands län

Med anledning av samordning- och upphandlingsuppdrag för särskild kollektivtrafik, kommande transportörsavtal och etablering Servicecenter Sörmland, eventuell överlåtelse av beställningscentral- och transportörsavtal, och samverkansuppdrag, samt beslutsordning i planeringsprocessen för myndigheten, har förslag på samverkansmodell beretts tillsammans med medlemmarna. Den kommande formen för nätverksträffar föreslås ske i form av;

- Länsträffar, utbildnings- och temadagar en till två gånger per år riktat till politiker, tjänstemän, brukarorganisationer, transportörer, externa förelä- sare m.fl.

- Nätverk för särskild kollektivtrafik, informations- och beredningsyta för särskild kollektivtrafik i Sörmland med tjänstemannarepresentation från huvudmännen och myndigheten. Samordnas med kollektivtrafikhandläg- garnätverket för den allmänna kollektivtrafiken.

- Handläggarträffar, nätverksträffar för handläggare färdtjänst, sjukresor och skolskjuts.

(28)

Samverkansmodellen ersätter nuvarande avtalsorganisation (avtals- och drift- grupp).

I samband med att tilläggsöverenskommelsen sänds till medlemmarna för hantering, uppmanas desamma även att föreslå representation för nätverken.

Hemställan om avtalsöverlåtelse

Efter beredning, och i enlighet med tidigare beslut i direktionen den 9 oktober 2014 respektive 20 november 2014, har hemställan avseende överlåtelse av Lands- tinget Sörmlands och åtta kommuners innevarande transportörsavtal för färdtjänst och sjukresor samt avtal avseende Beställningscentral för samhällsbetalda resor sänts till respektive berörd parts diarium den 12 december 2014.

Tilläggsöverenskommelse

Samtliga kommuner och Landstinget Sörmland har tecknat överenskommelse att i enlighet med 2 kapitlet 12 § lag (2010:1065) om kollektivtrafik ges i uppdrag att upphandla persontranport- och samordningstjänster för sådan transportändamål som kommunen eller landstinget ska tillgodose samt även samordna sådana trans- porttjänster. Den tidigare ingångna överenskommelsen anger att omfattningen och innebörden av överenskommelsen kommer att fastställas först efter kommunens eller landstingets behov fastställts och erfarenheterna från projektet samordning särskild kollektivtrafik och val av organisation vid integrering av den särskilda och allmänna kollektivtrafiken inom Sörmlands län.

Tilläggsöverenskommelsen avses att distribuerats till medlemmarnas diarium för hantering den 19 december 2014.

(29)

§ 18. Information om nuläget i upphandling av Serviceresor och annan anropsstyrd trafik i Sörmlands län

Ärende

Tilldelningsbeslut i upphandling av Serviceresor och annan anropsstyrd trafik i Sörmland meddelades den 24 oktober 2014. Under den så kallade avtalsspärren (den tid under vilken en upphandlande myndighet inte får ingå avtal med tilldelade leverantörer) inkom åtta överprövningar.

Efter det att Sörmlands Kollektivtrafikmyndigheten under november 2014 inkommit med yttrande till Förvaltningsrätten i Linköping avseende respektive överprövning har fortsatt skriftväxling skett. Fram tills dags datum har parterna i respektive mål fått möjlighet att yttra sig två (i sex utav målen) respektive tre (i två utav målen) gånger, och myndighetens uppfattning är att målen numera får anses utredda och bör vara klara för avgörande. Ett avgörande från förvaltningsrätten kan förväntas tidigast under slutet av december 2014, men sannolikt först under januari 2015.

Under överprövningsprocessen har myndigheten även lämnat in yrkande till dom- stolen om beslut att upphäva den förlängda avtalsspärren för den del av upphandlingen som avser Område Skolskjuts Nyköpings kommun. Förvaltningsrätten bi- föll den 5 december 2014 Sörmlands Kollektivtrafikmyndighets yrkande i denna del. Myndigheten tecknade samma dag avtal med Taxi Nyköping-Oxelösund AB för område skolskjuts Nyköpings kommun med planerad trafikstart inför HT 2015.

Rättsprocessen, och den tidsåtgång som denna medför, skjuter avtalstecknande med leverantörer framåt i tiden med konsekvensen att den planerade trafikstarten till 1 juli 2015 riskerar att inte kunna hållas. Arbete med att säkra trafiken pågår, i vilket myndigheten har involverat såväl styrgruppen som avtalsgruppen för beredning.

(30)

§ 19. Information om pågående etablering av Servicecenter Sörmland

Ärende

Gemensamt för projektet etablering av Servicecenter Sörmland är att samtliga processer och tidplaner i respektive nedan redovisade delprojekt följs. För att den framtida mötesplatsen för kollektivtrafik ska utrustas med kloka kvalitets- och servicenivåer kommer ett antal aktiviteter att genomföras. Bland annat kommer frågan om kvalitets- och servicenivåer beredas i olika forum med medlemmarna samt genom dialog med en för frågan upprättad kundpanel.

Projektgrupp Etablering Servicecenter Sörmland

Samordnar hela projektet med Ulrika Åkerblom-Sandberg som projektledare.

Delprojekt HR

Hanterar organisation, rekrytering, bemanning, utbildning. Sedan direktionens senaste sammanträde har bland annat offertförfrågan avseende konsultstöd till översyn av myndighetens nya organisation tagits fram. Avsikten är att genom denna översyn ta fram olika förslag på organisationslösningar. Målsättningen är att under mars 2015 bereda och samverka förslagen med avsikt att kunna fastställa den nya organisationen under vårterminen. Med utgångspunkt från organisation- ens behov tas sedan rollbeskrivningar fram och rekryteringsprocessen påbörjas.

Delprojekt Teknik

Hanterar upphandling av planeringssystem och telefoni samt säkerställande av dessa systems dygnet-runt drift. För närvarande förbereds kravställning inför upphandling av planeringssystem. Planen är att förfrågningsunderlaget ska publiceras i februari 2015 och att tilldelningsbeslut sedan ska kunna fattas i månadsskiftet april/maj samma år. Parallellt pågår även utredning om att migrera innevarande IT- och telefoniförvaltning från Örebro läns landsting till annan förvaltare.

Delprojekt Lokaler

Säkerställer och utrustar lokaler för att driva Servicecenter Sörmland. Delprojektet

(31)

§ 20. Information om pågående upphandling av Betal- och realtidssystem samt övrig teknik

Ärende

Arbetet med upphandlingen av ett nytt betal- och realtidssystem fortsätter enligt plan.

Efter det att anbudsansökningar, i enlighet med annonserad anbudsansökan, inkommit till Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet har prekvalificering skett och an- budsunderlag skickades ut till de kvalificerade leverantörer den 14 november 2014. Anbud ska lämnas till myndigheten senast den 23 januari 2015 och tilldelning förväntas därefter ske i mitten av februari månad 2015, varefter utvecklings- fasen kommer att inledas så snart kontrakt är tecknat med vinnande leverantör. En- ligt tidsplan är målsättning att driftsättning sker under våren 2016.

Under våren 2015 kommer arbetet kopplat till framtida varumärkesprofil, pro- duktutbud, försäljningskanaler samt taxestruktur att fördjupas. Detta inkluderar utveckling av hemsida med utvecklade och kundanpassade e-handelslösningar.

Myndigheten skrev den 17 december 2014 avtal med AB Modulsystem för nya betalkortsterminaler. De nya terminalerna installeras succesivt under våren 2015 och kommer att vara fullt kompatibla med det kommande betalsystemet. Förhopp- ningsvis kommer dock befintliga terminaler redan på nyåret att kunna uppdateras med mjukvara innebärande att PIN-kod vid köp med betalkort inte längre kommer att krävas för köp under 200 kronor. Detta förväntas snabba upp påstigandet i busstrafiken och öka rättidigheten för trafiken.

(32)

§ 21. Information från myndighetschefen

Föredragande: Helena Ekroth

Ärende

a) Borttagande av SMS-biljett

Nuvarande avtal för SMS-biljett upphör den sista januari 2015. Detta avtal har varit gemensamt med flera län, varav samtliga valt att inte fortsätta med SMS-biljett.

Istället hänvisas resenärer till att köpa sina mobilbiljetter via Appen. I de län som redan tagit bort SMS-biljetten har reaktionerna varit få. En informationskampanj kommer att ske i samband med borttagandet.

b) Domännamn i verksamheten

Som ett led i arbetet med att skapa förutsättningar för framtida profilfrågor i myndigheten har domännamnet www.sormlandstrafiken.se nu förvärvats.

c) Förvaltningsrätten i Stockholms avgörande i mål nr 17678-14 (Allmän trafikplikt – Trafikplan 2017)

I dom per den 2014-12-11 meddelad av Förvaltningsrätten i Stockholm avslås SJ:s överklagan av SLL:s beslut om allmän trafikplikt för regional tågtrafik.