SOLLENTUNA KOMMUN
s e n s arbetsutskott
Sammanträdes protokoll
Sammanträdesdatum 2012-05-23
Sidan 6 av 30
§96/2012 Dnr 2012/0203 KS-2
Åtgärdsplan för att minska SOLOMs underskott
Sammanfattning
Vård- och omsorgsnämndens beslut 2012-05-08, § 55 har utsänts före sammanträdet.
Kommunstyrelsen beslutade 2004-03-11 att vid en betydande budgetavvikelse skall nämnden ta fram en åtgärdsplan i samråd med kommunstyrelsens arbetsutskott.
På sammanträdet informerar vård- och omsorgsnämndens ordförande Björn Karlsson (M), förvaltningschef Magnus Widén och avdelningschef Päivi Kabran om SOLOMs budgetavvikelse och förslag till åtgärdsplan för att minska Soloms underskott.
Arbetsutskottets beslut
• Åtgärdsplanen överlämnas till kommunstyrelsen utan eget förslag till beslut.
Beslutsexpediering:
Akt
Sign. Ordf. Justerare Exp. datum Sign.
SOLLENTUNA KOMMUN
Sammanträdes-V å r d - o c h o m s o r g s n ä m n d e n protokoll
Sammanträdesdatum 2012-05-08
Sidan 5 av 10
§55/2012 Dnr 2012/137 VON.104
Åtgärdsplan för att minska SOLOMs underskott
I ärendet föreligger kontorets tjänsteutlåtande 2012-05-02 Sammanfattning
Enligt beslut i kommunstyrelsens arbetsutskott, Dnr K S 2012/0190, ger arbetsutskottet "kommunledningskontoret i uppdrag att i samarbete med vård- och omsorgskontoret ta fram en åtgärdsplan för att minska SOLOMs underskott. Redovisning skall ske på utskottets sammanträde 2012-05-23."
SOLOMs resultat för 2011 uppgick till minus 7,5 miljoner kronor före resultatkravet på 2,0 miljoner kronor. Hemtjänstens resultat uppgick till minus 13,7 miljoner kronor.
Prognosen per 31 mars visade på ett fortsatt negativt resultat för S O L O M motsvarande 8 miljoner kronor före resultatkravet om 2 miljoner kronor.
Resultatet för hemtjänsten beräknas uppgå till minus 9,5 miljoner kronor.
Hemtjänstens resultat förbättras dels genom helårseffekt av höjd ersättning från 1 oktober 2011, dels genom olika åtgärder. Totalt beräknas
hemtjänstens resultat förbättras med 4,2 miljoner kronor under år 2012 och med ytterligare 2,7 miljoner kronor under år 2013.
Överläggning i vård- och omsorgsnämnden
I ärendet yttrar sig Siv Gustavsson (S), Richard Meyer (S), Harrieth Goliath (SP), avdelningschef för S O L O M Päivi Kabran, förvaltningschef Magnus Widén, Eva Ireblad (KD), Björn Karlsson (M), Hans Nordgren (SP), Jan Kvistrum (M), Tobias Nehm (M), Anna-Lena Johansson (FP), Lilian Nowak (MP), Maria Sitell (FP) och Christer Östregård (C).
Vård- och omsorgsnämndens beslut
Sammanträdet ajourneras i 15 minuter.
1 enlighet med arbetsutskottets förslag § 53 2012-04-24 beslutar vård- och omsorgsnämnden följande:
1. Vård- och omsorgsnämnden överlämnar åtgärdsplan för att minska SOLOMs underskott enligt bilaga 1 och 2 till kontorets
tjänsteutlåtande 2012-04-23 till kommunstyrelsens arbetsutskott.
2. Vård- och omsorgsnämnden anser att det är värdefullt även i framtiden att ha kvar den kommunala hemtjänsten som utförare.
3. Förvaltningschefen på vård- och omsorgskontoret får i uppdrag att utreda den kommunala hemtjänstens förutsättningar att driva
( f r %:a ta
Sign. Ordf. Justerare Exp. datum Sign.
SOLLENTUNA KOMMUN
V å r d - o c h omsorgsnämnden
Sammanträdes- protokoll
Sammanträdesdatum 2012-05-08
Sidan 6 av 10
Forts §55/2012 Dnr 2012/137 VON.104
verksamheten med en ekonomi i balans. Redovisning ska ske till första produktionsnämnden efter sommaren 2012.
Beslutsexpediering:
Kommunledningskontoret Kommunstyrelsen
Avdelningschefer inom samhällsuppdraget Akt
Exp. datum Sign.
Sign. Ordf. Justerare
SOLLENTUNA KOMMUN
V å r d - o c h o m s o r g s n ä m n d e n s arbetsutskott
Sammanträdes- protokoll
Sammanträdesdatum 2012-04-24
Sidan 5 av 6
§ 53/2012 Dnr 2012/137 VON.104
Åtgärdsplan för att minska SOLOMs underskott
I ärendet föreligger kontorets tjänsteutlåtande 2012-04-23.
Sammanfattning
Enligt beslut i kommunstyrelsens arbetsutskott, Dnr K S 2012/0190, ger arbetsutskottet "kommunledningskontoret i uppdrag att i samarbete med vård- och omsorgskontoret ta fram en åtgärdsplan för att minska SOLOMs underskott. Redovisning skall ske på utskottets sammanträde 2012-05-23."
SOLOMs resultat för 2011 uppgick till minus 7,5 miljoner kronor före resultatkravet på 2,0 miljoner kronor. Hemtjänstens resultat uppgick till minus 13,7 miljoner kronor.
Prognosen per 31 mars visade på ett fortsatt negativt resultat för S O L O M motsvarande 8 miljoner kronor före resultatkravet om 2 miljoner kronor.
Hemtjänstens resultat förbättras dels genom helårseffekt av höjd ersättning från 1 oktober 2011, dels genom olika åtgärder. Totalt beräknas
hemtjänstens resultat förbättras under år 2012 med 4,2 mkr jämfört med år 2011. Resultatet för år 2012 beräknas uppgå till minus 9,5 miljoner kronor.
Arbetsutskottets förslag till beslut
Arbetsutskottet föreslår vård- och omsorgsnämnden att besluta följande:
• Arbetsutskottet överlämnar ärendet till vård- och omsorgsnämnden utan eget ställningstagande.
Beslutsexpediering:
Akt
Sign. Ordf. Justerare Exp. datum Sign.
Tjänsteutlåtande
2012-04-23 Reviderat 2012-05-02 Sidan 1 av 2 Ingegerd Skedung
Controller 08-579 214 25
Ewa-Lena Höijer Nyman Controller
08-579 213 14
Dnr 2012/137 VON.104 Vård- och omsorgsnämnden
Åtgärdsplan för att minska SOLOMs underskott
Förslag till beslut
• Vård- och omsorgsnämnden överlämnar åtgärdsplan för att minska SOLOMs underskott enligt bilaga 1 och 2 till kontorets
tjänsteutlåtande 2012-04-23 till kommunstyrelsens arbetsutskott.
Sammanfattning
Enligt beslut i kommunstyrelsens arbetsutskott, Dnr KS 2012/0190, ger arbetsutskottet "kommunledningskontoret i uppdrag att i samarbete med vård- och omsorgskontoret ta fram en åtgärdsplan för att minska SOLOMs underskott. Redovisning skall ske på utskottets sammanträde 2012-05-23."
SOLOMs resultat för 2011 uppgick till minus 7,5 miljoner kronor före resultatkravet på 2,0 miljoner kronor. Hemtjänstens resultat uppgick till minus 13,7 miljoner kronor.
Prognosen per 31 mars visade på ett fortsatt negativt resultat för S O L O M motsvarande 8 miljoner kronor före resultatkravet om 2 miljoner kronor.
Resultatet för hemtjänsten beräknas uppgå till minus 9,5 miljoner kronor.
Hemtjänstens resultat förbättras dels genom helårseffekt av höjd ersättning från 1 oktober 2011, dels genom olika åtgärder. Totalt beräknas
hemtjänstens resultat förbättras med 4,2 miljoner kronor under år 2012 och med ytterligare 2,7 miljoner kronor under år 2013.
Päivi Kabran
Avdelningschef för SOLOM Förvaltningschef
Controller Controller
Bilagor:
1. Åtgärder för att minska SOLOMs underskott
2. Åtgärder inom SOLOMs hemtjänst och Personlig assistans vuxna
Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
Tjänsteutlåtande
2012-04-23 Reviderat 2012-05-02
Dnr 2012/137 VON.104 Sidan 2 av 2
Beslutsexpediering:
Akt
Förvaltningschef Magnus Widén
Avdelningschef för SOLOM Päivi Kabran Controller Ingegerd Skedung
Controller Ewa-Lena Höijer Nyman Kommunstyrelsens arbetsutskott
O L O M
Dnr 2012/137 VON.104
B I L A G A 1 2012-04-23
Reviderat 2012-05-02 Sida 1 av 4
Vård- och omsorgsnämnden
Åtgärder för att minska SOLOMs underskott
Åtgärder inom hemtjänsten
SOLOMs resultat for 2011 uppgick till minus 7,5 miljoner kronor före
resultatkravet på 2,0 miljoner kronor. Hemtjänstens resultat uppgick till minus 13,7 miljoner kronor.
Prognosen per 31 mars visade på ett fortsatt negativt resultat för S O L O M
motsvarande 8 miljoner kronor före resultatkravet om 2 miljoner kionor. Resultatet för hemtjänsten beräknas uppgå till minus 9,5 miljoner kronor.
Hemtjänstens resultat förbättras dels genom helårseffekt av höjd ersättning från 1 oktober 2011, dels genom olika åtgärder. Totalt beräknas hemtjänstens resultat förbättras med 4,2 miljoner kronor under år 2012 och med ytterligare 2,7 miljoner kronor under år 2013.
I samband med delårsbokslut 2011 påbörjade S O L O M en översyn av sin hemtjänst för att identifiera orsaker till underskott samt föreslå åtgärder. Översynen pekade på olika förbättringsområden;
* Gemensamt arbetssätt avseende planering styrd av ledningen
Genom förändrat arbetssätt avseende planering av hemtjänstinsatserna kan personalresurserna användas effektivare.
* Öka flexibiliteten
Tillsammans med kunden planera hur de beviljade insatserna ska utföras och den sammanlagda beviljade tiden per månad disponeras Flexibel organisation och arbetstidsmodell
* Förbättrad uppföljning och effektivare arbetsmetoder med hjälp av IT-stöd
BESÖKSADRESS Turebergshuset
Turebergs torg 1, plan 10
POSTADRESS 191 86 Sollentuna
TELEFON 08-579 210 00
TELEFAX 08-631 05 80
ORG NR 212000-0134
SOLLENTUNA KOMMUN
O L O M
B I L A G A 1 Sida 2 av 4 Optimal planering
För planering av tid använder hemtjänsten systemet TES, som är ett system för optimal planering. Den optimala planeringen skapas utifrån olika förutsättningar, bland annat kontaktmannaskap, färdsätt, restid och kompetenser. Systemet tar hjälp av GIS-kartor (Geografiskt Informationssystem, en karttjänst från Länsstyrelsen) för att beräkna den snabbaste färdvägen.
SOLOMs hemtjänst har använt systemet under ett antal år, men har inte använt sig fullt ut av möjligheterna till att låta systemet optimera den planerade tiden med hjälp av TES Optimal planering.
SOLOMs översyn ledde till att hemtjänsten under november 2011 påbörjade en förändring i sättet att planera verksamheten. Planerare och arbetsledare utbildades i den uppgraderade versionen av planeringsverktyget TES under november 2011 samt i mars 2012. Vidare deltog hemtjänstens ledning och planerare i ett
studiebesök i annan kommun för att ta del av goda erfarenheter kring planering och bemanning.
Innan den optimala planeringen kan fungera fullt ut i TES måste uppgifter för samtliga 500 hemtjänstkunder uppdateras. Detta sker under april. Optimal planering skall användas fullt ut från och med 1 maj. Den optimerade planeringen leder dels till en lägre personalkostnader och dels till högre intäkter.
Förväntad intäktsökning helår: 1,5 miljoner kronor Förväntad kostnadsminskning helår: 0,6 miljoner kronor
Inköp dagligvaror
SOLOMs hemtjänst har för avsikt att under en period om sex månader med start under maj, driva ett projekt inom hemtjänsten där underleverantör genomför inköp av dagligvaror. Projektet ska drivas i hemtjänstområdena Häggvik och Norrviken, vilket utgör cirka 20 procent av samtliga inköp. Projektet startas utifrån att nettokostnaden för verksamheten kan sänkas men det innebär även en förbättrad arbetsmiljö.
Under projekttiden kommer Samhall A B att anlitas. Om projektet faller väl ut kommer upphandling att genomföras under hösten.
Under projekttiden kan nettokostnaderna minska med 50 000 kronor.
Förväntad kostnadsminskning helår: 0,5 miljoner kronor
2(4)
O L O M
B I L A G A 1 Sida 3 av 4 Personalmöten Inom hemtjänsten
Från och med april har tiden för personalmöten minskat med 2,5 timmar per månad och anställd.
Förväntad kostnadsminskning helår: 0,3 miljoner kronor
Bemanning
För att få en effektivare bemanning i hemtjänsten behöver en central bemarmingsfunktion skapas. Genom effektivare bemanning kan bland annat kostnader för vikarier samt övertid sänkas.
Förväntad kostnadsminskning helår: 1,0 miljoner kronor
Årsarbetstid
Årsarbetstid skapar förutsättningar för en mer flexibel och behovsanpassad verksamhet. Kommuner som har infört årsarbetstid har kunnat minska sina kostnader för övertid, sjukfrånvaro och timvikarier. Arbetet med förslag till ett lokalt kollektivavtal för S O L O M påbörjades under april i samarbete med personalavdelningen. Första mötet med Kommunal äger rum den 9 maj. Under förutsättning att ett kollektivavtal tecknas samt att ny modul i kommunens
personalplaneringssystem införskaffas och driftsätts, kan årsarbetstid införas från årsskiftet 2012/2013 inom hemtjänsten och därefter succesivt i andra verksamheter.
Förväntad kostnadsminskning helår: 1,0 miljoner kronor
Underleverantör distribution av matlådor
Erfarenheter från andra kommuner visar att det finns ekonomiska vinster med att anlita underleverantör för distribution av matlådor. Tjänsten kommer att upphandlas under hösten för att kunna införas från årsskiftet 2012/2013.
Förväntad kostnadsminskning helår: 0,5 miljoner b-onor
Åtgärder inom övriga verksamheter
Utöver åtgärder inom hemtjänsten måste S O L O M vidta åtgärder inom andra verksamheter för att anpassa verksamheten till lägre volymer.
Inom personlig assistans för vuxna har antalet timmar sjunkit vilket föranleder minskad volym arbetsledare med 0,5 årsarbetare.
Förväntad kostnadsminskning helår: 0,5 miljoner kronor
3(4)
O L O M
B I L A G A 1 Sida 4 av 4
Nytorps omvårdnadsboende minskade drygt fem årsarbetare under år 2011 för att få en ekonomi i balans. I samband med att verksamheten flyttar till nya lokaler i Edsberg kommer bemanningen att anpassas till färre platser, vilket innebär en minskning med ytterligare drygt fem årsarbetare.
Förväntad intäktsminskning helår: 2,0 miljoner kronor Förväntad kostnadsminskning helår: 2,0 miljoner kronor
Beläggningen vid Nytorps korttidsboende har uppgått till i genomsnitt 76 procent under en längre period. Bemanningen har anpassats genom att inte ta in vikarier vid ordinarie personals frånvaro. I dagsläget finns det inte något som pekar på att beläggningen kommer att öka, vilket innebär att enheten från och med mitten av maj minskar sin grundbemanning med 2,3 årsarbetare genom att inte tillsätta vakanta tjänster.
Förväntad kostnadsminskning helår: 0,9 miljoner kronor
Resurser
I förändringsarbetet har SOLOMs hemtjänst stöd av ordinarie stabsresurser.
Dessutom har S O L O M avsatt tid av IT-konsult med uppdrag att möjliggöra uppgradering av TES samt utveckla annat IT-stöd. S O L O M har också hyrt in en utbildningskonsult från STT Condigi. V i d behov konsulteras kommunens personalavdelning. Planerade upphandlingar måste ske i samarbete med upphandlingsenheten.
Ledning och verksamhetschef följer månatligen upp resultat av åtgärder. V i d månadsrapport vidarerapporteras åtgärder till vård- och omsorgsnämnden.
Verksamhetsförändringar informeras om och förhandlas enligt ordinarie rutin.
•
4(4)
_
B I L A G A 2
2012/137 VON.104
O
O L O M
Åtgärder inom SOLOMs hemtjänst
Åtgärd Volym
helårseffekt
Tidsplan Ekonomisk
effekt tkr 2012
Ekonomisk effekt tkr 2013
Helårseffekt av justerad ersättning oktober 2011 1500 1500
Optimal planering - mer timmar hos kund 13,4 timmar per dag
02-maj-12 1300 1500
Optimal planering - minskad personalkostnad 1,6 åa 01-maj-12 400 600
Inköp dagligvaror 1,3 åa 01-jun-12 50 500
Personalmöten 0,8 åa 01-apr-12 200 300
Central bemanningsresurs 2,6 åa 01-jun-12 750 1000
Årsarbetstid 2,6 åa 01-jan-13 1000
Underleverantör för distribution av matlådor 1,3 åa 01-jan-13 500
Summa 4 200 6 900
Åtgärder inom SOLOMs Personliga assistans vuxna
Minskning av arbetsledare 0,5 åa 1 maj 2012 350 500
Åtgärder inom Nytorps korttidsboende
Minskning av grundbemanning 2,3 åa 15 maj 2012 600 900
Totalt 5150 8 300
1
