Tillämpningsbeslut av gallringsbeslut fattat av arkivnämnden om gallring av underlag till granskning

Göteborgs Stad Stadsrevisionen, tjänsteutlåtande 1 (2)

Tillämpningsbeslut av gallringsbeslut fattat av arkivnämnden om gallring av underlag till granskning

Förslag till beslut

Att stadsrevisionen beslutar att tillämpa arkivnämndens beslut 2017-11-08, dnr AN-5296/17 om gallring av allmänna handlingar.

Sammanfattning

Stadsrevisionen har gjort en gallringsframställan till arkivnämnden om att få gallra handlingar som ligger till grund för vår granskning. Arkivnämnden beslutade den 8 november om att godkänna vår gallringsframställan och meddelade att vi måste fatta beslut om tillämpningen av gallringsbeslutet i vår verksamhet.

Ekonomiska konsekvenser

Stadsrevisionen har inte funnit några särskilda aspekter på frågan utifrån detta perspektiv.

Barnperspektivet

Stadsrevisionen har inte funnit några särskilda aspekter på frågan utifrån detta perspektiv.

Jämställdhetsperspektivet

Stadsrevisionen har inte funnit några särskilda aspekter på frågan utifrån detta perspektiv.

Mångfaldsperspektivet

Stadsrevisionen har inte funnit några särskilda aspekter på frågan utifrån detta perspektiv.

Miljöperspektivet

Stadsrevisionen har inte funnit några särskilda aspekter på frågan utifrån detta perspektiv.

Omvärldsperspektivet

Stadsrevisionen har inte funnit några särskilda aspekter på frågan utifrån detta perspektiv.

Bilagor

1. Arkivnämndens gallringsbeslut 2017-11-08, dnr AN-5296/17 2. Stadsrevisionens gallringsframställan till arkivnämnden 2017-11-06 Stadsrevisionen

Tjänsteutlåtande Utfärdat 2017-11-17 Diarienummer 0105/17

Handläggare Lena Westergren Telefon:

E-post: lena.westergren@stadsrevisionen.goteborg.se

Göteborgs Stad Stadsrevisionen, tjänsteutlåtande 2 (2)

Ärendet

Stadsrevisionen ska ta ställning till arkivnämndens gallringsbeslut om att gallra allmänna handlingar i form av underlag till granskning.

Beskrivning av ärendet

I stadsrevisionens kärnverksamhet revision uppkommer en mängd information som begärs in från granskade enheter som krävs för att kunna genomföra granskning av verksamheten. Revisorerna granskar materialet och sammanställer resultatet av granskningen i redogörelser, rapporter och årsberättelser som diarieförs och bevaras.

Informationen som ligger till grund för granskningarna bedöms inte ha något bevarandevärde utifrån arkivlagens bevarandemål eftersom materialet som begärs in består till största del av material som annan myndighet äger och stadsrevisionen har oftast kopior på materialet. Det förekommer även anteckningar från intervjuer eller iakttagelser i arbetsmaterialet i granskningarna, men inte heller det anser stadsrevisionen att det finns något värde att spara i längre än 10 år.

Revisorerna gör alltid en bedömning av materialet och det som är av stor vikt för granskningen diarieförs och bevaras. Övrigt material förvaras antingen digitalt i datasystemet Revy eller i pappersform i pärmar i arkivet på plan 6. Stadsrevisionen har bedömt att en gallringsfrist på 10 år är rimlig för denna typ av handlingar för att

säkerställa att ingen aktuell information gallras och det är den tidsfristen som gällt enligt tidigare dokumenthanteringsplaner.

Beslutets omfattning

Detta tillämpningsbeslut gäller från och med det datum då tillämpningsbeslutet har tagits för handlingar som inkommit från och med 2016-01-01.

Barbro Larsson Nämndsekreterare

Christin Wrangstedt Revisionsdirektör

Kontaktuppgifter

Bila r

Ange här om du bifogar exempelvis typexempel, flödesscheman, _separat gallringsutredning och liknande.

Plats för mer text

Gallringsframställan

Beskrivning av verksamheten där handlingarna har inkommit eller upprättats

2017 -11-

t6

Dnr

RF

G V

_E

ï

Kontaktperson hos myndigheten

Lena Westergren

le n a. weste rg re n @ stad s revis io n e n . g ote b o rg. se

E-postadress Telefonnummer

031-368

07 25

Postadress

Box2141 403

^Postnummer13

Ort

Göteborg

Klicka här

Myndighet

Göteborgs _Stad Stadsrevisionen

Myndighetens verksamhetstid

L96t--

FÖrvaltning, sektor, enhet eller motsvarande Stadsrevisionen

trNej XJa,

beskriv:

Bildades

1961 ur Drätselkammaren

Har verksamheten övergått från annan verksamheVmyndighet?

Stadsrevisionen har kommunfullmäktiges uppdrag att granska och främja verksamheten i Göteborgs Stads styrelse, näm nder, sa mordn ingsförbund och bolag.

ig beskrivning av myndighetens uppdrag

Den här mallen

_år framtagen av Regionarkivet, Västra GÖtalandsregionen och Göteborgs Stad 2017

Se alla våra mallar och handledningar på www.regionarkivet.se Sida 1 av 3

Beskrivn ing av det verksamhetsområde eller de verksamhetsområden som informationen har skapats ⁱ I Stadsrevisionens kärnprocess Revision

Beskrivning av de processer som informationen har skapats i

Processgrupp 3.4 ta emot

rapportering

från stadsdelsnämnder enligt Socialtjänstlagen (SoL) (2001,:453)16 kap S 6t-6e varie

kvartal

Handlingar som ska gallras och bevaras

H a nd I ingar och

förslag

på gal I rin gsfrisUbevarande

Retroaktiv gallring

FÖrslag på handlingar som ska gallras retroaktivt

Att

rapporter ej

verkställda

beslut enligt

SoL som inkommit frân2007-01-01

till

2015-12-31 får gallras

retroaktivt med 3 års gallringsfrist.

Motiveri r¡il lrin

Handlingstyp GallringsfrisUbevaras

Tidsperiod

Sekretess Kommentar

Rapporter ej verkställda beslut enlist SoL

3 år efter inkommandet

2016-01-01 och framåt

Ja Förvaras i pärmar i

arkivet på plan 6

Revisorerna ska enl¡gt

Socialtjänstlagen (2001:453)

16 kap _S 6f-g

ta emot

rapportering

varje

kvartal från

stadsdelsnämnderna av beviljade

beslut som ej

verkställts

inom

tre månader.

Handlingarna

innehåller

bland annat

sekretssuppgifter om

personliga

förhållanden

som till

exempel sjukdomar, handikapp,

personnummer och adress.

Stadsrevisionen

får enbart

kopior på

dessa

handlingar och det är

stadsdelsnämnderna själva

som

äger

handlingarna

och

har arkivansvar

för

dessa.

Vi

bedömer att

det

inte

finns

någon anledning

att bevara

handlingarna längre

än

3

år utifrån

revisionens

uppdrag.

Enligt tidigare

dokumenthanteringsplaner

har

vi

haft en

gallringsfrist på

10

år,

men

vi

har nu bedömt att

vi inte

har belägg

för att

bevara handlingarna

så

länge då

vi

inte har behov av

dem

i

vår granskning

under

så

lång tid.

Den här mallen är framtagen av Regionarkivet, Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad 2017 Se alla våra mallar och handledningar på www.regionarkivet.se

Sida 2 av 3

Datum: Ange datum

tu/7 ^- //-a4

'^'""*;i:1""',w;";Tiu*"'

Namnförtydligande:

Wrangstedt, Christin

GallrÍngsframställan

ska skickas

till:

Regionarkivet,

Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad, Box2154,40313

Göteborg

Den här mallen är framtagen av Regionarkivet, Vástra Götalandsregionen och Göteborgs Stad 2017

Se alla våra mallar och handledn¡ngar på www.regionarkivet.se Sida 3 av 3