Arbetsmarknads- och socialnämnden Adr: 827 80 Ljusdal
Tfn: 0651-182 71
E-post: asa.alander@ljusdal.se
Arbetsmarknads- och socialnämnden
Kallade Arbetsmarknads- och socialnämndens ledamöter Föredragande tjänstemän
För kännedom Arbetsmarknads- och socialnämndens ersättare Övriga mottagare
Plats Ljusdalssalen
Sammanträdesdatum 2020-08-25
Tid 08:30-16:30
Ordförande Ove Schönning Sekreterare Åsa Älander
Detta nämndssammanträde testas den digitala sammanträdeslösningen när det gäller de allmänna ärendena. Sekretessärenden kan inte
avgöras via den digitala lösningen (dessa är markerade i rött på föredragningslistan).
Instruktion i bifogad rutin ska läsas igenom innan sammanträdet.
Vill du vara med på distans så anmäl detta till
ordförande senast dagen innan sammanträdet.
Sida
2(4)
FÖREDRAGNINGSLISTA
Upprop
Val av justerare
Godkännande av dagordning
Ärenden:
1. Kostnad per brukare 2019 Dnr 00130/2020 710
09:00 Ensolution, Kenneth Forssell
Handlingar publiceras i Ciceron Assistenten, information 2. Vård med stöd av LVM
Dnr 00168/2020
11:00 Håkan Robertsson, Maria Bengtsson
Handlingar publiceras i Ciceron Assistenten senast 21/8, sekretess, ny LVM- vård, beslut
3. Domar för kännedom 2020 Dnr 00032/2020 700
11:10 Kenneth ForssellHandlingar publiceras i Ciceron Assistenten, sekretess för medföljande bilagor, information
4. Information om omedelbara omhändertaganden och andra ordförandebeslut 2020
Dnr 00035/2020 700
Handlingar publiceras i Ciceron Assistenten, sekretess för medföljande bilagor, information
5. Information i arbetsmarknads- och socialnämnden Dnr 00096/2020 700
11:15 Sofia Larsson
Handlingar publiceras i Ciceron Assistenten, sekretess, information 6. Ej verkställda beslut enligt 4 kap 1 § och rapportering enligt 16 kap 6f §
socialtjänstlagen för individ- och familjeomsorgen 2020 Dnr 00020/2020
11:25 Kenneth Forssell
Handlingar publiceras i Ciceron Assistenten, sekretess, information 11:30-12:30 Lunch
Efter lunch avhandlas ärendena bakifrån fram till kl 13:00 7. Externa besök arbetsmarknads- och socialnämnden 2020
Dnr 00028/2020 700 13:00 Åsa Juhlén
Handlingar publiceras i Ciceron Assistenten, information om säker e-post
Ärenden:
8. Förvaltningschefen informerar 2020 Dnr 00027/2020 700
13:30 Kenneth Forssell Muntlig information 9. Månadsuppföljning 2020
Dnr 00041/2020 040 Kenneth Forssell
Handlingar publiceras i Ciceron Assistenten, information 10. Budget 2021 samt ELP 2022-2023
Dnr 00004/2020 045 13:50 Kenneth Forssell
Handlingar publiceras i Ciceron Assistenten, beslut 14:45-15:00 Fika
11. Presentation av arbetsmarknads- och socialnämndens verksamheter mandatperioden 2019-2022
Dnr 00045/2019 700
15:00 Erik Fundin, Sofia Larsson - mottagningsgruppen Handlingar publiceras i Ciceron Assistenten, information 12. Digitalisering försörjningsstöd
Dnr 00148/2020 711 15:30 Lennart Diamant
Handlingar publiceras i Ciceron Assistenten, information 13. Matnorm försörjningsstöd
Dnr 00125/2020 711 Lennart Diamant
Handlingar publiceras i Ciceron Assistenten, beslut 14. Placeringar för vuxna - riktlinje
Dnr 00126/2020 720 15:45 Sara Eriksson
Handlingar publiceras i Ciceron Assistenten, beslut 15. Kvinnojouren Viljan
Dnr 00073/2020 701
15:55 Kenneth ForssellHandlingar publiceras i Ciceron Assistenten, beslut 16. Brottsofferjouren
Dnr 00072/2020 701 Kenneth Forssell
Handlingar publiceras i Ciceron Assistenten, beslut
Sida
4(4)
Ärenden:
17. Utveckling av missbruksvård Dnr 00115/2019 710
16:15 Marita Wikström
Handlingar publiceras i Ciceron Assistenten, beslut
18. Delegeringsordning för arbetsmarknads- och socialnämndens verksamheter 2019-2022
Dnr 00002/2019 700 Kenneth Forssell
Handlingar publiceras i Ciceron Assistenten, beslut
19. Redovisning av delegeringsbeslut arbetsmarknads- och socialförvaltningen 2020 Dnr 00019/2020 700
Kenneth Forssell
Handlingar publiceras i Ciceron Assistenten, information 20. Utbildningar och kurser 2020
Dnr 00033/2020 700
Handlingar publiceras i Ciceron Assistenten, information 21. Ärenden för kännedom 2020
Dnr 00031/2020 700
Handlingar publiceras i Ciceron Assistenten, information 22. Övriga ärenden arbetsmarknads- och socialnämnden 2020
Dnr 00026/2020 700
tillåtet:
- Ljud- och bildöverföring måste ske i realtid,
- Samtliga deltagare kan se och höra varandra och delta på lika villkor under hela sammanträdet.
Ordföranden i respektive nämnd/utskott avgör om deltagande kan ske på distans.
Det är viktigt att du som ordförande försäkrar dig om att den som deltar på distans deltar på ett sådant sätt som hindrar att utomstående kan ta del av det som sägs och de uppgifter som i övrigt behandlas. Du ska också tillse att både fysiskt närvarande och distansdeltagare syns i bild när de talar.
Deltagande på distans kan inte genomföras i ärenden där sluten omröstning tillämpas, då den tekniska lösningen för distansdeltagande saknas. Om detta krävs ska ärendet bordläggas.
Kommunstyrelseförvaltningen rekommenderar i dagsläget inte deltagande på distans i ärenden som innehåller känsliga uppgifter (sekretess). Utredning pågår på nationell nivå om hantering av uppgifter i Microsoft 365/Teams. Utredningen ska vara klar under hösten 2020.
Deltagande på distans behöver nödvändigtvis inte endast ske hemifrån utan kan också, om behov finns, ske från en annan kommunal lokal än ordinarie sammanträdesrum.
Ta kontakt med din nämndsekreterare om denna möjlighet. En ledamot som deltar på distans ska anses närvarande på kommunfullmäktiges/nämndens sammanträde och har därmed rätt till sammanträdesarvode.
Sammanträdesformalia
Ledamot/ersättare som deltar på distans vid sammanträdet måste vara synlig för att ordförande ska kunna säkerställa att de har rätt att närvara.
Om ljud- eller bildöverföringen försämras eller bryts måste sammanträdet avbrytas tills en förbindelse har återupprättats och alla åter kan delta på lika villkor.
Om ljud- eller bildöverföringen inte kan återupprättas inom vad ordföranden anser är skälig tid, ska en ersättare sättas in för den ledamoten vars uppkoppling inte kunde återupprättas.
Om ordföranden valt att utse ersättare, kan ledamoten inte tjänstgöra igen under sammanträdet även om dennes uppkoppling kan återupprättas. Däremot kan ledamoten fortsätta delta i mötet som icke-tjänstgörande ledamot.
Om du som deltar på distans tappar anslutning under mötet behöver du;
- Dubbelkolla att du har kvar din WIFI-anslutning
- Återansluta till mötet på samma sätt som du gjorde från början, det vill säga gå till mötesinbjudan i Outlook och följ länken.
Stäng av din mikrofon när du inte talar!
Ledamot som deltar på distans begär ordet/replik och lämnar yrkande genom att skriva i chattfunktionen i Teams.
Ordföranden ansvarar för att upprätta en talarlista baserad på de som är fysiskt närvarande och de ledamöter som är närvarande på distans. Då viss tidsfördröjning kan uppstå i chattfunktionen ska ordförande ge rimlig tid till ledamöter att begära ordet/replik samt lämna yrkande.
När överläggningen har avslutats i ett ärende ska ordföranden göra en särskild kontroll att samtliga ledamöter som deltar på distans fortfarande är uppkopplade och närvarande vid sammanträdet för att säkerställa att alla yrkanden har fått framställas.
Efter att ordförande ställt proposition på yrkandena är det viktigt att ge ledamöterna som deltar på distans tid för att kunna begära omröstning i chattfunktionen, då det kan ske en viss tidsfördröjning i chattfunktionen. Omröstning begärs av distansdeltagare i chattfunktionen.
Öppna omröstningar genomförs genom att de beslutande ropas upp en efter en och därvid avger sin röst. Vid omröstning måste det säkerställas att det är ledamöterna och inga andra som deltar i omröstningen.
Efter att beslut fattats ska ordföranden särskilt kontrollera att ledamöter som deltar på distans fått möjlighet att anmäla reservation eller protokollsanteckning.
Ledamot som deltar på distans och anmäler jäv måste tillfälligt lämna mötet under den punkt jävet gäller, genom att avsluta samtalet. En ersättare träder som vanligt in i den jäviga ledamotens ställe.
Det är viktigt att alla närvarande på sammanträdet ser att ledamoten lämnat mötet, det vill säga att dennas anslutning är bruten.
När det aktuella ärendet är hanterat kommer den jäviga ledamoten att få besked om att den kan återansluta sig till mötet.
Innan ledamoten lämnat mötet vid jäv beslutas via chattfunktionen hur ordföranden ska kontakta berörd ledamot när det är dags att återansluta till mötet, till exempel kan ledamoten få ett sms.
Om presentationer ska visas på ett sammanträde där det finns ledamöter som deltar på distans bör dessa presentationer visas i teamslösningen.
Presentationer kan också läggas i Assistenten alternativt mejlas ut till de som deltar på distans (under förutsättning att dessa presentationer inte innehåller känsliga uppgifter).
Ledamot som deltar på distans bör på samma sätt som ledamot som deltar fysiskt på plats, kunna lämna sammanträdet under kortare tid, utan att anses ha lämnat mötet. Detta får dock inte ske under beslutsfattande.
Övrigt för ett framgångsrikt möte:
- Se till att din mobil är på ljudlöst läge
- Se till att du sitter tyst miljö, inga bakgrundsljud
- Se till att ha ett fungerande headset och laddare nära till hands - Ät eller drick inte med mikrofonen på
- Stäng av mikrofonen när du inte talar Detta behövs för att delta på distans
- Du har laddat ner/installerat Teams (den kommundator du har lånat för uppdraget har Teams installerat).
- Du har tillgång till din e-postadress i Ljusdals IT-miljö.
- Du behöver känna till användarnamn och lösenord till din ljusdal.se e-postadress för att kunna komma åt inbjudan till teamsmötet.
- Du har närhet till eluttag.
- Det är viktigt att du har ett fulladdat batteri alternativt kan ansluta din tekniska utrustning till ett eluttag, eftersom ett Teamsmöte drar mycket ström.
- Du har tillgång till bra WIFI-anslutning. Om din anslutning går ner så måste sammanträdet avbrytas till dess att du återanslutits till mötet.
- Ljudupplevelsen blir bättre för alla parter som deltar i mötet om du har tillgång till ett headset/hörlurar med mikrofon.
- Du behöver ha tillgång till en avskild plats när du kopplar upp dig till mötet så att ingen
utomstående kan ta del av vad som sägs och de uppgifter som i övrigt behandlas på sammanträdet.
Så här gör du för att delta på distans
Innan ett sammanträde behöver du som ledamot ha kunskap om förutsättningar och vad som krävs av dig för att delta på distans.
Inför sammanträdet
Så snart som möjligt men senast en dag innan sammanträdet, måste du kontakta ordföranden och meddela att du vill delta på distans.
Ordföranden beslutar sedan om deltagande på distans ska tillåtas. Om ordföranden beslutar att du får delta på distans, så ansvarar nämndsekreterare för att skicka dig en inbjudan till ett teamsmöte via din ljusdal.se e-postadress.
För att bekräfta att du fått inbjudan till mötet, ska du acceptera mötesinbjudan.
På sammanträdesdagen
I god tid innan sammanträdets början ska du gå in i kalendern i Outlook. Inbjudan till mötet har hamnat här om du accepterat inbjudan i mejlet. I mailet som ligger i kalendern ligger en länk till det aktuella Teamsmötet. Klicka på den så ansluts du.
När du ansluter kan du komma att få en fråga om att ge Teams behörighet till din kamera och/eller mikrofon. Kommer en sådan fråga upp måste du acceptera för att kunna delta i mötet.
Fyll i ditt namn om Teams frågar efter det och tryck sedan ”Anslut till möte”. Vänta sedan på att organisatören släpper in dig på mötet.
När du kommer in på mötet kommer din kamera vara avstängd. Det är därför viktigt att du trycker på videosymbolen för att ”Slå på kameran”. Härifrån kan du också styra din mikrofon. Mikrofonen ska var avstängd och endast öppnas när du får ordet.
När du använder chattfunktionen i Teams tryck på pratbubblan i samma list som kamera och mikrofon finns i. Chattfönstret öppnas i en list till höger i din Teamsbild. För att gå tillbaka till mötet (och stänga ner chatten) klicka på mötesbilden.
Ordförandens ansvar
Som ordförande avgör du om förutsättningarna för deltagande på distans finns. Det är viktigt att du försäkrar dig om att den som deltar på distans deltar på ett sätt som hindrar utomstående att ta del av det som sägs och de uppgifter som i övrigt behandlas.
Mötet ska inledas med ett upprop där det säkerställs att deltagare på distans har rätt att närvara och att ljud- och bildöverföring fungerar och håller god kvalitet.
Om ljud eller bildöverföring försämras eller bryts måste sammanträdet avbrytas till en förbindelse av god kvalitet har återupprättats.
Ordföranden ansvarar för att upprätthålla en talarlista baserad på närvarande ledamöter/ersättare som begär ordet och de som deltar på distans som genom chattfunktionen begär ordet. Då viss fördröjning kan uppstå i chatten ska ordförande ge rimlig tid till ledamöter/ersättare att begära ordet.
Ordföranden ska med hjälp av förvaltningschef tillse att både fysiskt närvarande och deltagare på distans syns i bild när de talar.
När överläggningen har avslutats i ett ärende ska ordföranden göra en särskild kontroll av att samtliga distansdeltagare fortfarande är uppkopplade och närvarande vid sammanträdet för att säkerställa att alla yrkanden har fått framställas.
Efter att ordföranden ställt proposition på yrkandena är det viktigt att ge ledamöterna tid att kunna begära votering, då detta bedöms ta längre tid än vanligt.
Efter att beslut fattats ska ordföranden särskilt kontrollera att deltagare på distans fått möjlighet att anmäla reservation eller protokollsanteckning.
