Handlingsplan efter uppföljning och utvärdering av införandet av Canvas och Ladok samt kompetensutvecklingsbehov

(1)

Handlingsplan efter uppföljning och utvärdering av införandet av Canvas och Ladok samt kompetensutvecklingsbehov

Vid IPKL‐mötet den 6 september 2021 genomfördes en uppföljning och utvärdering av införandet av Canvas och Ladok. Vid mötet samlades även behov av kompetensutveckling i de båda systemen in. Synpunkter, frågor och kommentarer lämnades i Padlet. Svaren har sammanställts och kategoriserats utifrån följande tre huvudpunkter:

‐ Vilka identifierade behov av systemutveckling kan tas vidare till olika forum lokalt och centralt

‐ Vad behöver vi åtgärda på IPKL avseende systemfrågor och interna rutiner

‐ Vilket kompetensutvecklingsbehov finns och hur tillgodoser vi det (genom att hänvisa till befintliga utbildningar, påverka att utbildningar tas fram centralt, ge utbildning internt på IPKL)

Alla synpunkter har därefter koncentrerats till några gemensamma områden och förts in i nedanstående handlingsplan.

LADOK

Systemutveckling och interna rutiner

Område Problem Åtgärd Ansvar Klart/uppföljning/återkoppling

Information Lärare får aviseringar om att rapportera eller attestera resultat i kurser de inte är inblandade i.

Se över hur behörighet till kurser registreras i Ladok.

Kristin tar upp med studieadministratörerna.

Under hösten 2021.

Uppföljande utvärdering hur det gått våren 2022.

Utbildning Bristfälliga utbildningar inför införandet av nya Ladok.

 Otillräcklig kunskap i systemet hos de som höll i utbildningarna

 Otillräcklig kunskap hur olika utbildningar använder systemet.

Bevaka att utbildningar inför kommande implementeringar av system anpassas till verksamheternas skiftande behov, att manualer finns på plats innan införande samt ge förslag på annat upplägg.

Kristin tar med till

administrativa dialoger med GF och administrativa chefsmöten.

Birgitta tar med till UF:s IT‐

beredargrupp, samt GU:s Strategiska IT‐forum –SITF då nya implementeringar är på gång.

Kontinuerligt inför

implementering av nya system.

Birgitta har tagit upp ärendet i forumen hösten 2021.

Bevakar att kompetens, manualer och utbildning m m finns på plats innan ny

(2)

 Utbildningarna borde ha varit uppdelade på teman.

 Separata genomgångar för olika funktioner eller utifrån behov och målgrupp.

 Förslag på annat upplägg med t ex videointroduktion som förberedelse innan workshop.

 Skapa

instruktionsfilmer.

 Manualer var inte färdiga vid införandet av systemet.

implementering av system blir aktuellt våren 2022.

Support Supporten stängd vid

införandet. Det var för få som arbetade med systemet. Hade varit bra med drop‐in support.

Bevaka att bemanning av supporten prioriteras vid införande av system.

Kontinuerligt inför

implementering av nya system.

Birgitta har tagit upp supportfunktionen vid nya system hösten 2021. Fått till svar att det är väldigt olika vilken typ av support och i vilken

omfattning som önskas vid nya system.

Bevakar att lämplig

supportfunktion och tid finns på

(3)

plats innan ny implementering av system blir aktuellt våren 2022.

Införande

/Fortsatt utveckling

Ladoks systemuppdatering var inte klar, hade många fel och brister som upptäcktes vid användningen av systemet.

Implementeringen gjordes för tidigt innan systemet var färdigtestat för utrullning.

Längre tid för introduktion och införande.

Problem att resultatnotering i Ladok inte interagerar med Canvas.

Att resultatnoteringar inte följer med en omregistrerad student.

Bevaka att nya system är färdigtestade och klara innan utrullning sker på GU.

Bevaka att införandet ges mer tid vid implementering av nya system.

Påtala behovet igen för Ladokgruppen.

Birgitta bevakar och lyfter till GU:s Strategiska IT‐forum – SITF då nya implementeringar är på gång.

Birgitta och Michael tar med till Ladokgruppen.

Birgitta har tagit upp ärendet i forumen hösten 2021.

Bevakar att nya system är färdigtestade, samt att införandet sker med vettig tidsplanering, vid implementering av nya system våren 2022.

2022‐01‐19 lanserades ett nytt verktyg i Canvas: “Resultat till Ladok”. Genom verktyget kan lärare och administratörer överföra omdömen på uppgifter i Canvaskursen till resultat på moduler i Ladok.

Möjlighet att rapportera resultatnoteringar kommer i en senare uppdatering år 2022.

(4)

Canvas

Systemutveckling och interna rutiner

Område Problem Åtgärd Ansvar Klart/uppföljning/återkoppling

Introduktion/utbildning Nyanställda har inte fått samma

utbildning/introduktion.

Behov av fortsatta Canvas workshops.

Informera om vilka system vi använder vid GU i samband med introduktion av nyanställda på IPKL.

Hänvisa till befintliga utbildningar och manualer.

Erbjuda möjlighet till introduktion i systemen.

Anordna och erbjuda IPKL‐

workshops vid behov.

Kristin, Birgitta, Michael

Birgitta, Michael.

Kontinuerligt vid nyanställning.

Kontinuerligt hänvisa till befintliga utbildningar och manualer om Canvas.

Birgitta och Michael erbjuder vid behov introduktion och workshops kring användningen av Canvas.

Planera in ny IPKL‐workshop vt2022 med nyheter och tips.

Arbetsfördelning Resultatnoteringar i Ladok och Canvas, vad man som kursledare förväntas göra, och vad

studieadministratören gör.

Skapa/förtydliga interna rutiner.

Kristin tar upp med studieadministratörerna.

Birgitta och Michael erbjuder support.

Under hösten 2021.

Uppföljande utvärdering våren 2022.

Planera in ny IPKL‐workshop vt2022 med nyheter och tips.

Support Svårt när något akut händer

i Canvas.

Doktorander får behörighet till Canvas med gamla studentkonton, i stället för

Förtydliga supportvägar till Canvassupport samt IPKL:s supportpersoner Michael och Birgitta.

Kolla upp vid anställning samt vid inläggning av behörigheter, att det blir x‐

Kristin, Birgitta, Michael.

Birgitta och Michael, tillsammans med

Under våren 2022.

2022‐01‐31 IT‐enheten går ut med e‐post till Behörighetsansvariga

(5)

med sitt x‐konto. Blir krångligt vid kursstart.

kontot som kopplas upp till Canvas. Ev. stänga ner gamla studentkonton som inte ska användas.

studieadministratörer ansvarar för detta.

om ny mall för att ändra multipla GU‐konton.

Införande/Fortsatt utveckling

Inför implementeringen testades Canvas bara på mindre kurser, ej på stora programkurser, som kräver andra lösningar och funktioner.

Vid implementeringen angavs att det endast skall finnas kurser inlagda i Canvas. Saknar en övergripande struktur för program, vilket fanns i GUL.

Vid kommande

implementeringar av nya system, testa och använda piloter med olika

målgrupper och gruppstorlek.

Lyfta önskemålet om övergripande

programstruktur i Canvas igen (Finns nu på

Studentportalen).

Birgitta kan ta med detta till Canvassupporten och diskutera ev. möjligheter med programstruktur i Canvas.

Ha med detta i planeringen inför kommande implementeringar av nya system.

Under hösten 2021 ‐ våren 2022.

Emma Breding Strömberg förtydligar 2022‐01‐26:

Det går ju att göra en programsida i Canvas, MEN…

Man får då manuellt koppla och ta bort alla studenter och behöriga medarbetare MANUELLT till denna Canvas‐programkurs. Blir ett stort underhållsarbete och det

rekommenderas inte!

Eventuellt kan man i så fall via länk och kod aktivt lägga till sig själv till Canvas‐programsidan, men då kommer inte alla studenter och medarbetare att nås av informationen, då inte alla går med aktivt.

Blir dubbel information, då programinformation även finns i

(6)

Problem att det inte finns integrationer mellan Canvas, Ladok, TimeEdit och Kursvärderingsverktyg.

Nya uppdateringar i Canvas kommuniceras ut dåligt.

Man upptäcker funktioner som bytt namn, nyheter eller ändringar allt eftersom.

Aviseringsfunktionen i Canvas behöver finjusteras så man kan

specialkonfigurera de kurser och de To‐Do som önskas. Slår nu över alla kurser, blir SPAM.

Se över IPKL:s Canvasmall igen, och vad som ska importeras över från tidigare kurser till ny kurs.

Birgitta har lyft dessa önskemål i Strategiskt IT‐

forum och inväntar återkoppling.

Nytt kursvärderingsverktyg

‐ Sunet Survey är nu klart i Canvas.

Lyfta önskemålet kring tydligare och snabbare information kring

Canvasuppdateringar och releaser.

Birgitta har lyft med Canvassupporten. Verkar vara en lösning på gång.

Ny arbetsgrupp som arbetar med en översyn och uppdatering av IPKL:s Canvasmall, samt de riktlinjer vi bör arbeta efter

Birgitta har kontakt med SITF, Canvassupporten, samt UF:s IT‐beredargrupp.

Birgitta har lyft detta med Canvassupporten, samt i UF:s IT‐beredargrupp.

Birgitta har lyft med Canvassupporten.

Studentportalen. Behövs då inte i Canvas.

Birgitta återkopplar 2022‐01‐31:

Integration mellan Ladok och Canvas, samt Sunet Survey och Canvas är nu påsläppt.

Integration mellan TimeEdit och Outlook är på gång.

Uppföljande utvärdering våren 2022, kring informationen och kommunikationen av

Canvasnyheter etc.

Lösning på gång. Uppföljande utvärdering våren 2022.

Utse en ny IPKL‐arbetsgrupp våren 2022, som kan göra en översyn och uppdatering av IPKL:s Canvasmall, samt de riktlinjer vi bör arbeta efter på IPKL.

(7)

Kopplingen mellan Disa och Ladok måste fungera.

Väldigt onödigt att manuellt föra över resultat från Disa när studenterna faktiskt är anmälda till tentan via Ladok. Resultaten borde rimligen redan finnas där.

GU Play fungerar otroligt dåligt vissa perioder. Kan vi acceptera att vi inte kan arbeta 9‐11 eller 13‐15 med videoföreläsningar

(information från

Medieteknik om att GU Play är överbelastat dessa tider på dagen).

på IPKL.

Även ha med en studentrepresentant.

Birgitta har lyft ärendet till Strategiskt IT‐forum, väntar på återkoppling.

Samarbete även mellan UF:s institutioner önskas kring modulerna för

examensarbetskurserna LÖXA2G och LRXA2G.

Uppföljande utvärdering våren 2022. Integrationen mellan Ladok och DISA ska vara uppdaterad.

Uppföljande utvärdering våren 2022. GU‐Play‐kapaciteten är uppdaterad, samt 2022‐01‐31 är tillgänglighetsanpassningen av videofilmer i GU‐play uppdaterad och bättre automatiserad m m.

(8)

LADOK

Kompetensutveckling

Område Problem Åtgärd Ansvar Klart/uppföljning/återkoppling

Allmän

introduktion till Ladok vid nyanställning

Introduktion av nyanställda behövs i system man ska arbeta i.

Allmän introduktion till Ladok vid nyanställning.

Se även Ladok Utbildning ovan.

Kristin, Birgitta, Michael Kontinuerligt vid nyanställning från våren 2022.

Regelbundna workshops

Behövs repetition. Önskemål om regelbundna workshops för lärare (och administratörer) utan anmälan ca 1 g/vecka á 1 timma/gång

Birgitta, Michael Förslag till ny IPKL‐workshop vt2022 kring nyheter och tips.

Instruktionsfilmer och manualer

Behöver veta var man kan hitta instruktioner och support.

Hänvisa till Ladoks Guider A‐Ö, frågor och svar etc.

Kontinuerlig information och uppföljning.

Tips och trix Delger inte varandra goda erfarenheter och tips kring Ladok.

Hänvisa till Ladoks Guider A‐Ö, frågor och svar, tematräffar etc.

Delge varandra

erfarenheter och tips som kan underlätta arbetet i Ladok, gärna i befintliga forum.

Ställa ärendefrågor till Ladok från hela UF. Vanliga återkommande frågor.

Alla Ladokanvändare.

Birgitta, Michael samordnar.

Förslag till ny IPKL‐workshop vt2022 kring nyheter och tips.

Vid ärendefrågor kring Ladok, samla ihop och kontakta Ladok‐

gruppen.

(9)

Canvas

Kompetensutveckling

Allmän introduktion till Canvas vid

nyanställning.

Introduktion av nyanställda behövs i system man ska arbeta i.

Allmän introduktion till Canvas vid nyanställning.

Se även Canvas Utbildning ovan.

Kristin, Birgitta, Michael Kontinuerligt vid nyanställning från våren 2022.

Regelbundna workshops Behövs repetition, samt får inte reda på nyheter och förändringar.

Önskemål om regelbundna workshops för lärare (och administratörer) utan anmälan ca 1 g/vecka á 1 timma/gång.

Hänvisa till befintliga Canvasutbildningar, manualer och supportvägar.

Birgitta, Michael Förslag till ny IPKL‐workshop vt2022 kring nyheter och tips.

Canvasmanual och uppdateringar av system och funktioner.

Nya uppdateringar i Canvas kommuniceras ut dåligt.

Man upptäcker funktioner som bytt namn, nyheter eller ändringar allt eftersom.

Kolla upp Canvas releaser, tipsa om befintliga utbildningar, se uppdateringar i Canvasmanualen, tipsa varandra om nyheter...

Alla Canvasanvändare.

Uppföljande utvärdering våren 2022, kring informationen och kommunikationen av

Canvasnyheter etc.

Tips och trix. Finns olika behov och

önskemål kring vad som bör finnas med i IPKL:s

Canvasmall, samt vad som ska kopieras över från gammal kurs till ny kurs.

Lyfta önskemål och tips till t ex Birgitta och Michael, som kan handlägga vidare, samt samordna

kompetensutveckling och satsningar, liksom

Alla Canvasanvändare.

Förslag till ny IPKL‐workshop i vt2022 kring nyheter och tips, goda erfarenheter etc.

Även stämma av och göra översyn av IPKL:s Canvasmall.

(10)

Finns många praktiska frågor, utifrån specifika behov eller kurs.

Finns behov av kunskap kring informationsdesign, hur man skapar goda instruktioner.

Konfiguration av meddelanden/anslag.

Hur omdömen konfigureras och används.

Hur gruppfunktionen används för att underlätta kommunikation.

Hur man använder olika media i Canvas, gör inspelningar, använder GU‐

Play, hur filmer läggs in i Canvas.

Hur används frågebanker i quizzverktyget.

Hur används kursmatriser.

Hur är systemen kopplade till varandra etc.

Saknar erfarenhetsutbyte och goda exempel mellan kollegor, kurser/program och medverkande institutioner.

uppdatering av IPKL:s Canvasmall m m.

Hänvisa till befintliga utbildningar och manualer inom olika områden kopplade till Canvas.

Delge varandra erfarenheter och tips.

Planera för gemensamma tillfällen för erfarenhets‐

utbyten.

Hänvisa till IPKL:s Canvasmall. Workshops och Informationstillfällen om IPKL:s Canvasmall och hur vi bör jobba med kursinnehållet. Uppmana till erfarenhetsutbyte i befintliga forum, tex kurslärarlag, kursledargrupper,

Studierektorsområden etc.

Hänvisa till Canvas supporten vid behov.

(11)

Finns behov av Canvas‐

Zoom tillfällen för mer akuta frågor och tips av Canvassupporten.

Vart ska studenterna hänvisas med Canvasfrågor?

Kontakta Canvassupporten om behovet.

Informera om att studenter vänder sig till

Servicecenter.

Övrigt att lyfta fram

Kursledarskap Vid kursledarskap med nytt

digitalt verktyg (t ex Canvas) är det nödvändigt att kursledarskapet är delat på minst två personer.

Ha med som önskemål vid tjänsteplanering.

Studierektorsfråga. Uppföljande utvärdering våren 2022 kring kursledarskap och önskemål vid tjänsteplanering.

Canvas och hybridlösningar

Hur fungerar Canvas för ev.

framtida hybridlösningar?

Canvasanvändning som utökats under

pandemi/distansutbildning, fungerar ypperligt och bör användas även i ren campusutbildning.

Lyfta med

Canvassupporten.

Inspirera till fortsatt utveckling och användning av goda erfarenheter och verktyg.

Birgitta, Michael. Uppföljande inspiration och erfarenheter våren 2022 kring goda erfarenheter från Canvas och digitala verktyg, hybrid‐,

distansutbildning som kan användas i campusutbildning.