1
UPPDRAG
Utredning av lokalförsörjningsprocessen i Sollentuna kommun
DATUM
2015-12-13
PROJEKTNUMMER
10247
UPPRÄTTAD AV
Christine Löfvenberg/Jan Berg
1 Argument för en central utvecklingsgrupp
Förslaget är att en central grupp inrättas som har till uppgift att utveckla kommunens strategiska planering och försörjning med lokaler och på sikt tjänster. Vi har tills vidare valt att kalla gruppen för utvecklingsgrupp för att markera att den har ett särskilt uppdrag.
I detta dokument sammanfattas varför lokalförsörjningen behöver utvecklas och vilka styrformer som behövs. Därefter beskrivs utvecklingsgruppen och vilka utvecklingsaktiviteter som kan bli aktuella. I avsnitt 2 sammanfattas vilka kompetenskrav som bör ställas på deltagarna.
1.1 Varför behöver lokalförsörjningen utvecklas?
Sollentuna kommun genomgår för närvarande en spännande omvandling med ökad inflyttning och växande befolkning. Behovet av bostäder ökar, liksom behovet av kommunal service.
Brist på mark och lokaler
Problemet är att det är brist på både mark och lokaler för kommunal verksamhet. En anledning till det är att kommunen brustit i framförhållning och inte avsatt tillräckligt med mark för all- männa ändamål. Det har också varit svårt att få fram pengar för markförvärv.
Brist på helhetssyn
Ytterligare ett problem är att ingen vet hur mycket mark och lokaler som egentligen behövs. Ef- tersom det saknas en övergripande lokalresursplan som beskriver verksamheternas utveckling, framtida lokalbehov och tillgängliga lokalresurser. Befintliga lokalförsörjningsplaner visar endast vilka projekt som nämnderna vill genomföra och ger ingen samlad bild av kommunens framtida lokalbehov.
Brist på samordning
Ett grundläggande problem är avsaknaden av en struktur för hur den kommunövergripande samplaneringen och samverkan i lokalfrågor ska bedrivas. Stuprörstänkandet är utbrett och det finns låsningar i gamla strukturer som behöver brytas.
Brist på lokalsamordnare
Ett akut problem är bristen på lokalstrateger/lokalsamordnare. Flera har sagt upp sig och det är svårt att rekrytera personal med rätt kompetens. Behovet av en översyn av planeringsorganisat- ionen och arbetsformerna är därför akut.
1.2 Vilka styrformer behövs?
De styrmedel som används idag, d v s lokalförsörjningsplanering, internhyra och projektplane- ring, räcker inte för att styra mot en effektiv resursanvändning. Erfarenheter från andra kommu- ner visar att det behövs flera samverkande styrformer för att upprätthålla en hög lokaleffektivitet.
Bland annat följande:
- Styrdokument med politiskt förankrade mål och strategier
- Samplaneringsprocesser som omfattar både den fysiska planeringen, verksamhetsplaneringen, lokalförsörjningsplaneringen och den ekonomiska planeringen
- Upprättande av en kommunövergripande lokalresursplan
2 - En sammanhållen planeringsorganisation som arbetar mot samma mål oavsett var befatt-
ningshavarna är placerade
- Forum för kommunikation och samverkan på strategisk, taktisk och operativ nivå - Ett internhyressystem som är underordnat den strategiska planeringen
- En arbetsprocess för lokalprojekt som är underordnad den strategiska planeringen - Fastställda kriterier för prioritering mellan projekt
1.3 Varför en centralt placerad utvecklingsgrupp?
Förslaget är att en utvecklingsgrupp inrättas på kommunledningskontoret med uppdrag att vida- reutveckla Sollentuna kommuns strategiska planering och lokalförsörjning. På sikt kan uppdraget även omfatta andra stödtjänster och utvecklas till en facility managementfunktion.
Motiv för placeringen på kommunledningskontoret:
- Utvecklingsgruppen kan arbeta snabbt och fokuserat
- Utvecklingsgruppen kan arbeta kommunövergripande utan att behöva företräda olika särin- tressen.
- Möjligheter att ta till vara synergieffekter och dra nytta av varandras kompetenser och erfa- renheter
- Möjligheter att bygga upp ny kompetens och gemensamma arbetsprocesser
I dagsläget är lokalstrategerna och lokalsamordnarna ofta ensamma i utsatta positioner, vilket kan göra det svårt att utveckla kompetensen och behålla kompetent personal.
Tidsbegränsat uppdrag
Utvecklingsgruppen bör ha ett särskilt uppdrag från kommunstyrelsen eller förvaltningsledning- en. Uppdraget bör vara tidsbegränsat och drivas som ett projekt med tidssatta aktiviteter och avrapporteringar. I uppdraget bör ingå att föreslå hur arbetet ska organiseras efter projektets slut.
Kompetensbehov
Utvecklingsgruppen bör bestå av lokalstrateger som tillsammans har kompetens inom områdena facility management, samhällsplanering, lokalresursplanering, fastighetsförvaltning och ekonomi.
Se även avsnitt 2 ”Underlag för rekrytering”
1.4 Exempel på utvecklingsaktiviteter
Bedömningen är att utvecklingsarbetet kan komma att omfatta följande aktiviteter.
Upprätta förslag till styrdokument
Omfattande mål och strategier för lokalförsörjningen. På sikt kan styrdokumentet även omfatta försörjning med tjänster.
Genomföra lokalrevisioner och upprätta lokalresursplaner
Omfattande verksamheternas utveckling och framtida lokalbehov, tillgängliga lokalresurser, samt behov av åtgärder för att lösa lokalbehoven och effektivisera resursanvändningen. I arbetet ingår att analysera nyttjande, kostnader, m m, samt att upprätta förslag till lokalförsörjningsplan. På sikt kan lokalresursplanen utvecklas till en FM-resursplan.
Upprätta processbeskrivningar för planeringsarbetet
Arbetsprocesserna bör vara samordnade med budgetprocessen och genomförandet av enskilda lokalprojekt.
3
Föreslå framtida planerings- och försörjningsorganisation
I uppdraget ingår att ta ställning till hur planeringen och försörjningen med lokaler och tjänster ska bedrivas i fortsättningen. Ska utvecklingsgruppen splittras och fördelas mellan förvaltningarna eller utvecklas till en facility management-/beställarfunktion med ansvar för kommunens plane- ring och försörjning med lokaler och tjänster?
Föreslå kriterier för prioritering mellan projekt
2 Underlag för rekrytering
Underlaget avser rekrytering av medarbetare till utvecklingsgruppen.
2.1 Arbetsuppgifter
Tjänsten är placerad på kommunledningskontoret. Syftet med tjänsten är att ingå i en utveckl- ingsgrupp som har till uppgift att utveckla kommunens lokalresursplanering.
Målet med lokalresursplaneringen är att kommunens ska ha en ändamålsenlig, attraktiv och säker verksamhetsmiljö som bidrar till hög produktivitet och en effektiv resursanvändning.
Arbetsuppgifterna innebär att i nära samverkan med kommunens kommunledningskontor, för- valtningar och bolag:
- Utveckla förslag till styrprinciper och regelverk för försörjningen med lokaler och tjänster - Utveckla planeringsprocesser med syfte att optimera användningen av lokaler och tjänster - Upprätta lokalbehovsplaner, lokalresursplaner och lokalförsörjningsplaner
- Upprätta prognoser över lokalbehov, tillgängliga lokalresurser, investeringsbehov, kostnads- utveckling, m m
- Analysera och följa upp utnyttjande, kostnader, ändamålsenlighet, m m - Genomföra investeringsbedömningar
- Vara föredragande i styr- och ledningsgrupper - Leda arbetsgrupper och samverkansgrupper
- Vara kommunens samordnare i lokalförsörjningsfrågor
- Agera för ett effektivt lokalutnyttjande och en effektiv lokalförsörjningsprocess - Styra mot ändamålsenliga lokaler som möjliggör ett effektivt utnyttjande - Samverka med kommunens samhällsplaneringsprocess
- Samverka med kommunens ekonomistyrningsfunktioner
- Arbeta strategiskt med relevanta beslutsunderlag till kommunledningskontoret - Genomföra behovsutredningar och förstudier i lokalprojekt
- Föreslå åtgärder för att optimera lokalanvändningen - Föreslå förvärv, inhyrning och avveckling
2.2 Utbildning och erfarenhet
Lämplig utbildning för tjänsten är högskoleutbildning motsvarande lägst kandidatexamen med inriktning mot fastighetsekonomi, samhällsplanering eller motsvarande.
För tjänsten krävs flerårig yrkeserfarenhet som bör inkludera erfarenhet av strategisk lokalplane- ring, projektledning, verksamhetsanalyser och fastighetsekonomiska analyser. Gärna från kom- munal verksamhet, statlig myndighet eller större industri. Erfarenhet av fysisk planering är meri-
4 terande liksom grundläggande kunskaper i husbyggnadsteknik, ritningslära, arbetsmiljö och faci- lity management
2.3 Övriga kvalifikationer För tjänsten krävs:
- Pedagogisk talang och förmåga att genom samverkande ledarskap få med sig organisationen i ett gemensamt arbete över förvaltningsgränserna.
- Mycket god förmåga till strategiskt och analytiskt tänkande. Du ska snabbt kunna sätta dig in i olika verksamheter, hantera stora mängder information, se strukturer och samband och dra slutsatser.
- Kreativitet, förmåga att tänka nytt och stå upp för annorlunda lösningar om det gynnar kommunnyttan.
- Mycket god förmåga att uttrycka sig i tal och skrift, samt goda kunskaper i excel. Erfarenhet av fastighetssystem, FM-system, CAD och GIS är meriterande.
