Protokoll PU 2014-09-26 §§ 42-53

(1)

Plats och tid Kommunhuset den 26 september 2014 kl. 13.00-16.25

Beslutande Alexandra Gustafsson (S), ordf.

Anna Jäderström (M) Ingemar Gruvaeus (C)

Övriga deltagande Berit Hallersbo, HR-chef

Anela Lennartsson, utredningssekr.

Nathalie Winqvist, utredare Teresa Kalisky, teknisk chef § 42

Justerare Anna Jäderström

Justeringens plats och tid Kommunhuset i Vara den 1 oktober 2014 kl. 16.00

Under-

skrifter Sekreterare Paragrafer 42-53

Nathalie Winqvist

Ordförande

Alexandra Gustafsson

Justerare

Anna Jäderström

ANSLAG/BEVIS

Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag

Organ Vara kommun, personalutskottet

Sammanträdesdatum 2014-09-26

Datum för anslagets upp-

sättande 2014-10-01 Datum för anslagets

nedtagande 2014-10-22

Förvaringsplats för proto-

kollet Kommunkansliet

Underskrift

(2)

Innehållsförteckning

Information om tekniska förvaltningen, teknisk chef Teresa Kalisky ... 2

Redovisning av arbetsklimatundersökning 2014 ... 4

Återkoppling avseende brev från Vision ... 5

Återrapportering sjukfrånvaro förskolor ... 6

Diskussion om nya pensionsbestämmelser för förtroendevalda ... 7

Digitalt deltagende i fullmäktige och nämnder... 8

Skrivelse från lärarförbundet ... 10

Diskussion om validering ... 11

Avsiksförklaring för Jämställt Västra Götaland 2014-2017 ... 12

Information om Lagmansgymnasiet ... 13

Anmälningsärenden ... 14

Informationsärenden ... 15

(3)

PU § 42

Information om tekniska förvaltningen, tek- nisk chef Teresa Kalisky

Teknisk chef Teresa Kalisky medverkar på detta ärende. Hon har varit teknisk chef i Vara kommun i ett år.

Tekniska förvaltningen

 Bred verksamhet med sex resultatenheter. Dessa är: VA-enheten,

gatu/parkenheten, renhållning/avfall, fastighetsenheten, kostenheten och lokalvårdsenheten.

 Det pågår ett stort generationsskifte på tekniska förvaltningen, vilket med- för att det ibland kan vara svårt att hitta dokument bakåt i tiden. Numera digitaliseras arbetet på förvaltningen.

 Sammanlagt har förvaltningen 140 medarbetare, den största enheten är kostenheten med sina 63 medarbetare.

 Lokalvårdsenheten är en ny enhet inom tekniska förvaltningen och starta- des upp i juni 2014.

VA-enheten

 Robert Isberg tillträder som ny VA-chef i november. Fram till dess är Fredrik Lidén tillförordnad VA-chef.

 VA-enheten står inför utmaningen att byta ut gamla VA-ledningar. Ambit- ionen är att samtliga ledningar i kommunen ska bytas ut i en 100 års-takt.

Gata-parkenheten

 Gata-parkenheten har 12 medarbetare, varav två arbetar mycket med VA- ledningar. Övriga medarbetare arbetar inom park på olika sätt.

 Under vinterhalvåret ligger fokus på snöröjning.

 Från årsskiftet kommer nuvarande teknisk ingenjör att ingå i gata- parkenheten och byta titel till gatingenjör.

 Gatukontoret kommer att byggas ut då samtliga ingenjörer kommer samlas under samma tak.

 En fordonsansvarig/fordonstekniker har nyligen anställts.

 Gata-parkenheten får in en hel del synpunkter och önskemål om åtgärder från allmänheten.

Fastighetsenheten

 Fastighetsenheten saknar i nuläget en fastighetschef. Teknisk chef Teresa Kalisky är tillförordnad chef tillsvidare.

(4)

 Avsaknaden av fastighetschef märks av i verksamheten. Detta då det tar mycket tid från teknisk chef Teresa Kaliskys ordinarie arbetsområden.

Återkoppling i ärenden hinns i nuläget inte med.

Kostenheten

 Kostenheten är den största av tekniska förvaltningens sex enheter.

 Ett behov av fler underchefer har identifierats. Idag har kostchefen två kostekonomer som avlastar kostchefen.

 Situationen kan lätt bli sårbar när det endast finns en chef för en så stor enhet. En utvärdering av arbetssituationen har gjorts.

__________

(5)

PU § 43 Dnr 153/2014 Dpl 029

Redovisning av arbetsklimatundersökning 2014

Beslut

Personalutskottet vill på sammanträdet i december få en redovisning avseende vilka enheter som avviker från övriga resultat samt vilka åtgärder som vidtagits.

__________

Beskrivning

HR-chef Berit Hallersbo går igenom arbetsklimatsundersökningen 2014.

 Mycket ser bra ut avseende bland annat arbetsmiljö, ledarskap, delaktighet- et och kompetensutveckling.

 Chefsstödet ses över, behov av ytterligare stöd har identifierats.

 Alla medborgare i Vara kommun kommer kunna ta del av denna under- sökning.

 En granskningskommitté tillsätts där HR-chef, kvalitétschef och tre fack- liga representanter kommer ingå.

__________

Personalutskottets behandling

Personalutskottet vill ta del av ett mer nedbrutet material där det som avviker utifrån både positiva och negativa aspekter tas upp.

Personalutskottet vill även ha information om vilka åtgärder som vidtagits på de avdelningar som avviker från kommunens generella resultat.

Ärendet tas åter upp på personalutskottet i december, då även kvalitétschef bjuds in.

__________

(6)

PU § 44 Dnr 113/2014 Dpl 026

Återkoppling avseende brev från Vision

Beslut

Personalutskottet vill ha vidare återkoppling i ärendet. Resultatet av utvärde- ringen samt planerade åtgärder återkopplas till personalutskottet.

__________

Bakgrund

På begäran av fackförbundet Vision anlitades en extern konsult för att utvär- dera den organisationsförändring som genomfördes 1 juli 2013. Utvärderingen påbörjades i september med intervjuer med medarbetare på berörda avdelningar. Även övriga medarbetare har erbjudits att inkomma med synpunkter avseende organisationsförändringen, både muntligen och skriftligen. Alla förvalt- ningschefer kommer att intervjuas. Resultat av utvärderingen ska presenteras senast den 30 oktober 2014.

Behandling

Ärendet bereds av HR-avdelningen.

__________

Personalutskottet tar del av informationen på dagens sammanträde. Ärendet är en tjänstemannafråga men det är även viktigt att utskottet får reda på hur ärendet hanteras. Med anledning av detta kommer ärendet att tas upp på personalutskottets kommande sammanträden.

__________

(7)

PU § 45

Återrapportering sjukfrånvaro förskolor

Beslut

Personalutskottet beslutar att en kvartalsåterkoppling avseende förskolor ej är nödvändig. Istället vill personalutskottet att den nya projektledaren för sjuk- frånvaroprojektet kvartalsvis återkopplar avseende projektet i sin helhet. Vid dessa återrapporteringar ska fokus vara vid positiva och negativa avvikelser.

__________

Bakgrund

Personalutskottet har den 6 november 2013 § 29 gett HR-chefen i uppdrag att närmare titta på anledningar till ökat sjukfrånvaro i förskolarna och återkoppla till personalutskottet en gång i kvartalet.

Återrapportering

HR-chef Berit Hallersbo redovisar sjukfrånvaron i kommunens förskolor.

 Förskolorna sticker inte ut i granskningen vilket statistiken visar.

 Det är långtidssjukskrivningar som genomsyrar förskolorna. När den lång- tidssjukskrivne kommer tillbaka sjunker siffrorna drastiskt.

 Under år 2014 visar statistiken på lägre sjukfrånvaro jämfört med år 2013.

 Vissa långtidssjukskrivna har blivit uppsagda medan andra har samlats i en rehabgrupp.

 Dock har inga specifika åtgärder gjorts i skolan utan minskningen måste bero på andra omständigheter.

 Rekryteringen av en ny projektledare för sjukfrånvaroprojektet pågår.

__________

(8)

PU § 46 Dnr. 149/2013 Dpl 024

Diskussion om nya bestämmelser för om- ställningsstöd och pension för förtroende- valda

Beskrivning

Kommunfullmäktige kommer den 29 september 2014 att behandla ärendet om nya bestämmelser för omställningsstöd och pension för förtroendevalda.

HR-chef Berit Hallerbo informerar om att efter att fullmäktige antagit nya be- stämmelser för omställningsstöd och pension för förtroendevalda behöver kommunen ta fram ett förslag till en ny pensionspolicy för förtroendevalda.

Denna pensionspolicy kommer att börja gälla från och med 1 januari 2015.

HR-avdelningen arbetar med detta och återkommer till personalutskottet framöver.

__________

(9)

PU § 47 Dnr 15/2014 Dpl 001

Digitalt deltagende i fullmäktige och nämnder

Beslut

Personalutskottet lämnar nedanstående svar till kommunstyrelsen avseende digitalt deltagande i fullmäktige och nämnder:

Personalutskottet har skickat en förfrågan till två nämnder i kommunen avseende intresse av att prova på digitalt deltagande på sammanträden. Då intresse saknas hos de tillfrågade nämn- derna upplever personalutskottet att vidare utredning i ärendet inte är nödvändigt. De juridiska och tekniska möjligheterna för digitalt deltagande finns och om intresset hos nämnderna upp- kommer framöver kan ärendet aktualiseras igen.

__________

Bakgrund

Kommunstyrelsen gav vid sitt sammanträde 27 november 2013, § 131, personalutskottet i uppdrag att bland annat se över arbetsformer för nämnder och styreler, för att se över möjligheterna till digitalt deltagande på sammanträden.

Personalutskottet har utrett ärendet på följande vis:

 Den 7 februari 2014 § 9 informerade kommunjurist Maria Westh personalutskottet om de juridiska möjligheterna till digitalt deltagande på sam- manträde. Personalutskottet kunde efter denna information dra slutsatsen att det juridiskt sätt är möjligt med digitalt deltagande på sammanträden för en eller flera ledamöter.

 På sina sammanträden den 9 april § 14 och 7 maj § 24 har utskottet sett över de tekniska möjligheterna till digitalt deltagande på sammanträden till- sammans med IT-avdelningen. Utskottet kunde konstatera att de tekniska möjligheterna till detta finns.

 Den 3 juni § 30 skickade personalutskottet en förfrågan till bildningsnämn- den och miljö- och byggnadsnämnden om intresse att prova digitalt deltagande på sammanträde.

Bildningsnämnden och miljö- och byggnadsnämnden svarat på personalutskottets förfrågan avseende digitalt deltagande. Intresse saknas inom båda nämn- derna till att prova digitalt deltagande.

__________

Personalutskottet diskuterar ärendet. De tekniska och juridiska möjligheterna för digitalt deltagande på sammanträden finns men utskottet upplever att intresset av detta är vagt hos kommunens tillfrågade nämnder. Med anledning av

(10)

detta anser utskottet att ärendet är färdigutrett från utskottets sida och svar kan lämnas till kommunstyrelsen.

__________

(11)

PU § 48 Dnr 164/2014 Dpl 024

Skrivelse från lärarförbundet

Beslut

Personalutskottet besvarar lärarförbundets skrivelse på utskottets nästa sam- manträde.

__________

Bakgrund

Den 8 september 2014 inkom en skrivelse från Lärarförbundet avseende löne- utvecklingen för kommunens lärare. Med denna skrivelse vill Lärarförbundet ha svar på följande tre frågor:

 Hur skall Vara kommun locka lärare att vilja jobba i Vara?

 Hur skall Vara kommun behålla sina lärare i den kommande lärarbristen?

 Hur skall Vara kommun bidra till att läraryrket blir värt att studera till?

HR-chef Berit Hallerbo visar statistik över medianlönen för lärare i kommunen i jämförelse med övriga kommuner i Skaraborg. Gällande lärare i praktiska ämnen på gymnasiet ligger Vara kommun sämst till, i övrigt ser lärarlönerna relativt bra ut. Lönerna för speciallärare, specialpedagoger och förskolelärare är något lägre i jämförelse med grannkommunerna, dock handlar det om hundra- lappar i löneskillnad.

__________

Personalutskottet har fått indikationer på att flertalet lärare har sagt upp sig inom kommunens skolor. Detta problem beror nödvändigtvis inte bara på lönen utan andra faktorer kan vara bakomliggande. Utskottet tar detta på största allvar och kommer bevaka ärendet på sina kommande sammanträden.

HR-chef Berit Hallersbo informerar om att det finns en resursförmedlingsmo- dell som kan presenteras på personalutskottets kommande sammanträde. Re- sursfördelningsmodellen utgår från ett politikeransvar.

Personalutskottet kommer på sitt nästa sammanträde formulera ett svar på lärarförbudenets skrivelse.

__________

(12)

PU § 49

Diskussion om kartläggning av kompetens- nivå

Beslut

Personalutskottet vill ha en kartläggning av kompetensnivån hos kommunens medarbetare med start vid personalutskottets nästa sammanträde.

__________

Bakgrund

Personalutskottet har regelbundna besök i kommunens verksamheter. Dessa besök har gett upphov till en del funderingar kring vilka kompetenser det finns bland kommunens medarbetare. Det vore därför intressant att göra en kart- läggning av medarbetarnas kompetenser för att få en klarare bild av kompe- tensnivå.

__________

HR-chef Berit Hallersbo informerar om att kunskapslyft bland kommunens medarbetare har gjorts. HR-avdelningen kommer göra en kartläggning av medarbetarnas kompetenser och återkoppla till personalutskottet vid nästa sam- manträde.

Personalutskottet önskar att kartläggnigen görs i tre steg och yrkesvis med start i yrkeskategorin omvårdnadspersonal.

__________

(13)

PU § 50 Dnr 199/2011 Dpl 026

Avsiksförklaring för Jämställt Västra Götaland 2014-2017

Beslut

Personalutskottet anser att kommunstyrelsens arbetsutskott behöver ta ställ- ning till huruvida kommunen ska skriva under avsiktsförklaringen och över- lämnar därmed ärendeet till arbetsutskottet.

__________

Bakgrund

Vara kommun har mottagit en inbjudan att underteckna en avsiktsförklaring för Jämställt Västra Götaland 2014-2017. Det är en länsstratregi för jämställd- hetsintegrering som har utarbetats av Länsstyrelsen i Västra Götalands läm i samarbete med Västra Götalandsregionen. Tanken är att strategin ska fungera som en plattform för att skapa likvärdighet i länet, lyfta goda exempel och möj- liggöra samordning och erfarenhetsutbyte.

Beredning

Ärendet har tidigare överlämnats till HR-chefen för beredning och vidare behandling i personalutskottet.

Ledningsgruppen har diskuterat ärendet och kommer att förbereda det till kommunstyrelsens arbetsutskott. Detta med anledning av att dokumentet ska beröra hela samhället och inte endast kommunens anställda. Kvalitétschef Ma- lin Andersson begär uppskov hos Länsstyrelsen.

Personalutskottet kommer att få information om ärendet längre fram.

__________

(14)

PU § 51

Information om Lagmansgymnasiet

HR-chef Berit Hallerbo informerar om att läget på Lagmansgymnasiet upplevs som stabilt, arbetet går framåt och inga problem med trivsel har rapporterats.

__________

Personalutskottet kommer att besöka Lagmansgymnasiet i december om möj- ligheten finns och då få träffa den nya rektorn, Mats Johansson.

Efter besöket i verksamheten kan personalutskottet bedöma om Lagmansgym- nasiet ska vara en stående punkt även i fortsättningen eller om den ska tas bort.

__________

(15)

PU § 52

Anmälningsärenden

Revisionsrapport – Tids- och reseplanering inom hemtjäns- ten (H-kort 2014.1224)

HR-chef Berit Hallersbo informerar om revisionsrapporten – Tids- och reseplanering inom hemtjänsten – som inkommit till kommunstyrelsen för känne- dom.

Enligt HR-chef Berit Hallersbo finns det inga stora avvikelser i revisionsrapporten utan den är i stort sätt tillfredsställande.

Personalutskottet tar del av revisonsrapporten och lägger den till handlingarna.

__________

(16)

PU § 53

Informationsärenden

Nästa personalutskott

Onsdag den 22 oktober kl. 13.00. Verksamhet att besöka blir kostenheten.

Eventuellt kommer personalutskottet att börja med en gemensam lunch för att sedan fortsätta med besök på kostenheten. Vidare information kring detta kommer i kallelsen till personalutskottet.

Vikarier inom hemtjänsten och OF

HR-chef Berit Hallersbo informerar om att kommunen kommer satsa på att ge enhetscheferna en bättre service. Det finns tydlig förbättringspotential, kom- munikationen har varit bristfällig och kommunen måste bli noggrannare vid rekrytering av timmanställda.

Personalutskottet önskar en uppföljning av detta ärende.

__________