Bilagor
Bilaga 1: Förskolenämnden granskning förmån av kost 2020
Intern kontroll är en del i Malmö stads utvecklings- och kvalitetsarbete. Lite förenklat handlar intern kon- troll om ordning och reda. Ett av kännetecken för god intern kontroll är att det finns ändamålsenliga och väl dokumenterade system och rutiner att följa. En god intern kontroll fokuserar på att hantera de viktig- aste riskerna för att målen ska uppnås. Ett annat kännetecken på god intern kontroll är att det finns rättvi- sande redovisning, bra information om verksamheten samt skydd mot förluster eller förstörelse av kom- munens tillgångar. En god intern kontroll kännetecknas även av att åtgärder och kontroller införs för att hantera identifierade risker. Ur riskanalysarbetet har det prioriterats ett antal risker som granskas vidare för att få bättre underlag om åtgärder behöver sättas in.
Förskoleförvaltningen rapporterar granskningsresultat löpande under året. Detta är en rapport från en granskning enligt internkontrollplanen 2020 som förskolenämnden beslutade om vid sammanträde i feb- ruari.
Beskrivning av risk
Risk för bristande följsamhet mot skattelagstiftningen när det handlar om förmåner på grund av bristande kunskaper och dålig följsamhet mot rutiner eller brister i dessa, vilket kan leda till ekonomiska konsekven- ser och ifrågasatt förtroende från allmänheten.
Enhet
Förskolenämnden
Områden och tillhörande rutiner som ska granskas:
Granskningen omfattar instruktioner/policyer och liknande samt rutiner som syftar till att säkerställa att det blir rätt utifrån gällande regler på området kostförmåner.
Syfte med granskningen:
Syftet med granskningen är att få fram underlag för att bedöma huruvida det är lätt att göra rätt, och däri- genom kunna uppskatta behov av åtgärder exempelvis i form av informationsinsatser och förbättrade ruti- ner för att förebygga, upptäcka och hantera brister.
Omfattning/avgränsning:
Granskningen omfattar nämnder och helägda bolag och avgränsas till interna sammankomster. Avgräns- ningen till interna sammankomster har gjorts av resursskäl och för att det bedöms att risken att det blir fel är störst inom detta område.
Granskningsmetod:
Granskningen består av två delar, dels fakturagranskning och dels ett antal frågor, bland annat kring före- komst och kvalitet i instruktioner/policyer och liknande.
Fakturagranskingen sker utifrån ett urval av fakturor. Stadskontoret bistår förvaltningar och bolag med att ta fram slumpmässiga urval av fakturor som avser interna sammankomster. Antalet fakturor att granska kommer att vara proportionellt mot omfattningen i respektive nämnd/bolag. Ett underlag för doku- mentation av granskningen av fakturorna kommer att tillhandahållas tillsammans med mer detaljerade an- visningar.
Utöver fakturagranskningen kommer respektive nämnd/bolagsstyrelse få svara på ett antal frågor. Dels frågor kring förekomst och kvalitet i instruktioner/policyer och liknande kopplat till resultatet av faktura- granskningen, dels frågor kring hur nämnden/bolaget arbetar med att säkerställa att det blir rätt.
Resultat
Fakturagranskning
Förskoleförvaltningen har granskat 58 fakturor som alla gäller intern representation. Fakturagranskningen visar att det på de flesta fakturorna tydligt framgår vad syftet med den interna sammankomsten är, att det finns en bifogad deltagarförteckning samt vilken typ av sammankomst det rör sig om. På tre av de 58 granskade fakturorna framgick det inte vad syftet var med sammankomsten eller vilka som deltog. Inga av
de granskade fakturor har varit föremål för förmånsbeskattning varför inga kompletterande frågor skickats ut till deltagarna.
Frågor kring hur nämnden arbetar med att säkerställa att det blir rätt
Finns någon form av inbyggda/löpande kontroller för att säkerställa att det blir rätt? Hur går det till? Avser såväl syfte, deltagarförteckning, kontering som rapportering av förmån till HR.
Dagliga kontroller görs av kommande utbetalningar där samtliga fakturor där det finns en möjlighet att det finns koppling till representation kontrolleras. Om deltagarförteckning eller syfte med inköpet saknas på fakturan skickas en begäran ut om komplettering av underlag. Efter ytterligare två veckor skickas en på- minnelse om komplettering av fakturan till beslutsattestanten. Samtidigt meddelas förskoleförvaltningens kamrer.
Om det konstateras att kostförmån föreligger skickas blankett till chefen för inrapportering till lönesyste- met. Kamrer kontrollerar sedan att avdrag har skett.
Informeras nya chefer och medarbetare i samband med introduktion eller på annat sätt?
I samband med att nya chefer eller andra nya användare får en introduktion i ekonomisystemet ges även denna typen av information där policys och rutiner gås igenom.
Vad görs i övrigt för att säkerställa att det blir rätt?
Förskoleförvaltningen har ett tätt samarbete med grundskoleförvaltningen och dess redovisningsenhet gäl- lande utformandet av gemensamma rutiner. Dessa finns publicerade på Komin och uppdateras vid behov.
Resultat av granskningen
Fakturagranskningen visar att på de granskade fakturorna i regel tydligt framgår vad syftet med den interna sammankomsten är, att det finns en bifogad deltagarförteckning samt vilken typ av sammankomst det rör sig om. Granskningen visar dock att det trots rutiner och löpande kontroller med efterföljande påminnel- ser finns ett behov av att säkerställa att alla fakturor blir kompletta. Rutinen förstärks därför med ytterli- gare påminnelser och kontroll.
