DOKUMENTHANTERINGSPLAN för vård- och omsorgskontoret NSA Plan nr 114

(1)

Planansvar: Vård- och omsorgskontoret

Nr Diarieföring Medium/format Hantering

(Även förvaring och sortering)

Ansvar Bevaras / gallras

Anmärkning

1 Vård- och omsorgsnämndens protokoll Ja, Public 360

Arkivbeständigt papper

§-nr ordning, årsvis. Binds in tillsammans med protokollsregister.

Nämndsekr Bevaras Protokollen skrivs ut - justerad utskrift är original. Kopian till ärendeakten ska finnas i Public 360

Kopia till ärendeakt Ja, Public

360

Papper Digitalt

Nämndsekr Bevaras

2 Vård- och omsorgsnämndens utskottsprotokoll

Protokolls- utrdrag diarieförs i Public 360

§-nr ordning, årsvis Nämndsekr Bevaras Protokollen skrivs ut - justerad utskrift är original. Kopian till ärendeakten ska finnas i Public 360.

Ev. bilagor ska i original var arkiverade i ärendeakt.

Kopia till ärendakt Ja, Public

360

Papper Digitalt

I ärendeakt Nämndsekr Bevaras

DOKUMENTHANTERINGSPLAN

för vård- och omsorgskontoret

NSA Plan nr 114

Planens regler gäller oavsett om handlingarna har analog eller digital form.

Handlingar som ska bevaras ska skrivas ut, på åldrings- eller arkivbeständigt papper, om inget annat framgår av planen och förvaras i arkivlokal eller arkivskåp EI120. Leverans till stadsarkivet sker efter fem år om inget annat anges.

Handlingar som ska gallras, behöver inte skrivas ut på papper, om de i digital form garanterat kan återsökas och hållas tillgängliga under gallringsfristen.

Sekretess förekommer enligt OSL 25:1 och 26:1.

Använda förkortningar: Gia - gallras vid inaktualitet; NSA - Norrköpings stadsarkiv

Fastställd av vård- och omsorgsnämnden 2020-05-15, § 63, Dnr VON 2019/0949 004 Stadsarkivariens delegationsbeslut om ändringar i dokumenthanteringsplanen:

(2)

(Även förvaring och sortering) gallras 3 Delegationsprotokoll VON, ärenden som

inte avser individers vård- och omsorgbehov

Ja, Public 360

Digitalt

Originial i ärendeakt.

Kopia till medborgare, myndigheter med flera

Handläggare Nämndsekr

Bevaras Varje delegationsbeslut ska följas av ett skriftligt protokoll som ska vara diariefört samt anmälas till nästkommande nämnd.

4 Delegationsprotokoll VON Utskott, individärenden

Ja, Public 360

Digitalt

Originial i ärendeakt.

Kopia till brukare/patienter samt myndigheter med flera

Handläggare Nämndsekr

Bevaras Varje delegationsbeslut ska följas av ett skriftligt protokoll som ska vara diariefört samt anmälas till nästkommande utskottssammanträde.

5 Protokoll för Kommunala pensionärsrådet (KPR)

Ja, Public 360

Digitalt

Årsärende Assistent Bevaras Protokollen skrivs ut - justerad utskrift är

original.

6 Mötesanteckningar för Kommunala rådet för funktionshinderfrågor (KRF)

Ja, Public 360

Digitalt

Årsärende Assistent Bevaras Mötesanteckningar skrivs ut - justerad

utskrift är original.

7 Mötesanteckningar för LSS-samverkan Ja, Public 360

Papper Digitalt

Årsärende Handläggare Bevaras

8 Mötesanteckningar eller protokoll för politiska styrgrupper (ej

referensgrupper)

Ja, Public 360

Papper Digitalt

Årsärende Handläggare Bevaras

9 Protokoll från gemensamma presidieberedningar

ja, Public 360 Arkivbeständigt papper

Digitalt

Årsärende Nämndsekr Bevaras

10 Förteckningar över delegationsbeslut

- Beslut som kan överklagas genom laglighetsprövning enligt

kommunallagen

- Beslut som kan överklagas genom förvaltningsbesvär (ej individärenden)

Ja, Public 360

Papper Digitalt

Se diarieförda ärenden Nämndsekr Bevaras

(3)

(Även förvaring och sortering) gallras 11 Förteckningar över delegationsbeslut

- Beslut som kan överklagas genom förvaltningsbesvär (individärenden)

Ja, Public 360

Papper Digitalt

I ärendeakt

Delegationsbesluten förvaras i personakt

Nämndsekr Bevaras Se dokumenthanteringplan 89

12 Delegation av arbetsmiljöarbetsuppgifter Ja, Public 360

Papper Digitalt

I ärendeakt Chef Bevaras

13 Protokoll vid information och förhandling enligt medbestämmandelagen (MBL)

ja, Public 360 Arkivbeständigt papper

Digitalt

I ärendeakt Registrator

Handläggare

Bevaras Gäller protokoll som inte tillhör ett befintligt ärende.

14 Mötesanteckningar vid Samverkansråd (fackliga organisationer)

Ja, Public 360

Digitalt

I årsärende Registrator

Handläggare

Bevaras

15 Protokoll från kontorsledningsgrupp Ja, Public 360

Digitalt

I årsärende Registrator

Handläggare

Bevaras

16 Protokoll / mötesanteckningar från arbetsplatsträffar (APT), etc i förekommande fall med handlingar

Digitalt/papper Kronologiskt årsvis på varje enhet Bilagor bör bifogas

Handläggare Bevaras

17 Skyddsronder (arbetsplatser) Ja, Public 360

Papper Digitalt

I ärendeakt alternativt i enhetens årsärende Handläggare Bevaras

18 Diariet Se dokumenthanteringplan 113

19 Anmälan enligt lex Sarah Ja, Public 360

Papper Digitalt

I ärendeakt Handläggare Bevaras

20 Utredning enligt lex Sarah Ja, Public 360

Papper Digitalt

21 Anmälan enligt lex Maria Ja, Public 360

Papper Digitalt

Anmälan enligt lex Maja Ja, Public 360

Papper Digitalt

22 Risk- och väsentlighetsanalys Ja, Public 360

Papper Digitalt

(4)

(Även förvaring och sortering) gallras 23 Klagomål och avvikelser Ja, Public

360

Papper Digitalt

24 Tillsyner och inspektioner från annan myndighet

Ja, Public 360

Papper Digitalt

25 Tillstånd från annan myndighet Ja, Public 360

Papper Digitalt

27 Överklagade myndighetsbeslut Ja, Public 360

Papper Digitalt

28 Ärenden som behandlas av vård- och omsorgsnämnden samt dess utskott

Ja, Public 360

Papper Digitalt

29 Lokal överenskommelse för

läkarmedverkan inom kommunala hälso- och sjukvården

Ja, Public 360

Papper Digitalt

30 Lokalplanering inom vård- och omsorgskontoret

Ja, Public 360

Papper Digitalt

31 Filmcertifikat Ja, Public

360

Papper Digitalt

32 Förteckningar över depositionskonst Ja, Public 360

Papper Digitalt

34 Rutiner, riktlinjer, instruktioner, direktiv och uppdragsspecicikationer

Ja, Public 360

Papper Digitalt

35 Leveransbevis från stadsarkivet Ja, Public 360

Papper Digitalt

36 Verksamhetsplaner och -berättelser Ja, Public 360

Papper Digitalt

37 Upphandlingsärenden Ja, Public

360

Papper Digitalt

I ärendeakt Handläggare Bevaras Vid upphandling ska orginalhandlingarna

diarieföras och arkiveras hos

beställaren. Se dokumenthanteringsplan 09, upphandlingsärenden.

38 Handlingar som är av ringa eller tillfällig betydelse men som ändå behöver registreras, exempelvis information från andra myndigheter, protokollsutdrag från andra myndiheter som inte påverkar ett ärende eller enklare frågor

Ja, Public 360

Digitalt Handläggare Gia Registreras som fristående dokument.

(5)

(Även förvaring och sortering) gallras 39 Rutinkorrenspondens,

minnesanteckningar, cirkulär, inbjudningar, handlingar för

information/kännedom och annat arbets- eller informationsmaterial som inkommer eller upprättats, som endast är av ringa betydelse, eller helt saknar samband med verksamheten

Hanteras på enhetsnivå av respektive medarbetare.

Gia Se gallringsbeslut för handlingar och information av ringa eller tillfällig betydelse dnr KS 2018/0823 004

40 Handlingar i projekt Ja, Public 360

Papper Digitalt

Hanteras enligt rutin för arkivering av projektdokumentation - KS 2016/1386

Projektledare Bevaras Till NSA efter projektets avslut, dock tidigast 5 år efter projektstart.

41 Avtal/kontrakt/överenskommelser i original

- externa parter, t.ex. företag och kommunala bolag, föreningar, externa placeringar

- interna parter (kommunala nämnder och kontor)

Ja, Public 360

Papper Digitalt

I ärendeakt Registrator

Handläggare

Bevaras

42 Trycksaker, blanketter och annat informationsmaterial om den egna verksamheten

- arkivex

Årsvis i femårsperioder Handläggare Bevaras Till NSA efter periodens slut

43 Utlämnande av uppgifter om

totaltförsvarspliktiga personer med LSS- insatser till Rekryteringsmyndigheten

Nej Digitalt Hos systemförvaltare System-

förvaltning

Gia

44 SCB-statistik Nej Digitalt Hos systemförvaltare System-

förvaltning

Gia Original (datafil) till SCB

45 Statistik, behov hos

myndighetsutövningen och utförare

Nej Digitalt Hos systemförvaltare System-

förvaltning

Gia

(6)

(Även förvaring och sortering) gallras

46 Ekonomiadministrativa handlingar Enligt dokumenthanteringplan 04

47 Ekonomiadministrativa handlingar som rör debitering av hyror och avgifter inom vård och omsorg

Enligt dokumenthanteringsplan 89

48 Löne- och personaladministrativa handlingar

- Ärenden som berör

rekrytering/anställning, rehabilitering- och andra individuella

personalvårdärende, diciplinärenden samt ärenden om uppsägning

Ja, Public 360

Papper Digitalt

Enligt dokumenthanteringplan 03, 05 och 62

I ärendeakt

Handläggare

49 Bemanningsenheten, vård- och omsorgskontoret

Enligt dokumenthanteringsplan 03, 05 och 62

50 Dokumentation vid myndighetsutövning och genomförande av beviljade insatser enligt socialtjänstelagen (SoL) och LSS

51 Patientjournaler enligt patientdatalagen (PDL)

52 MA (medicinskt ansvariga

sjuksköterskor, MAS och medicinskt ansvariga för rehabilitering, MAR)

53

Socialt ansvarig samordnare (SAS) Enligt dokumenthanteringsplan 89

54 Arkiv - mellanarkivet Enligt dokumenthanteringsplan 89