Stora sammanträdesrummet, kommunhuset, Vindeln, måndagen den 9 november 2015, kl , lunch kl

(1)

Justerande Utdragsbestyrkande

Plats och tid Stora sammanträdesrummet, kommunhuset, Vindeln, måndagen den 9 november 2015, kl.

08.30 – 14.30, lunch kl. 12.00 – 13.00

Beslutande Mathias Haglund, (s), ordförande Per-Anders Olsson, (s)

Christer Lundgren, (c)

Övriga deltagande

Frida Hallgren, kommunsekreterare Mats Karlsson, tf kommunchef

Eric Thorstensson, administrativ chef, § 225, 227, 235-240

Anders Wikström, förskolechef, § 225 Mats Morin, socialchef, § 225-227 Håkan Ahlman, ekonomichef, § 225-227 Jan Olofsson, 1:e miljöinspektör, § 225-227 Camilla Adolfsson, beredskapssamordnare,

§ 227

Emma Allebo Goff, kommunikatör, § 227 Joachim Blomberg, VD Vindelnbostäder AB, § 227

Göran Dahle, personalstrateg, § 233 Stig Westbergh, projektledare, § 235 Åsa Widén, Umeå universitet, § 235 Greger Jonsson, Lycksele kommun, § 235

Utses att justera Christer Lundgren

Plats och tid Kommunkontoret, 17 november kl. 08.30

………

Sekreterare Frida Hallgren Paragrafer § 224 - 240

………

Ordförande Mathias Haglund

………

Justerande Christer Lundgren

Anslag/Bevis

Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag.

Organ Kommunstyrelsens arbetsutskott

Sammanträdesdatum 2015-11-09 Anslaget sätts upp 2015-11-17

Förvaring av protokollet Kommunkontoret Anslaget tas ner 2015-12-09

Underskrift

...

(2)

Innehållsförteckning

Förändring av kommunstyrelsens arbetsutskotts dagordning ... 3

Ekonomisk uppföljning ... 4

Uppföljning åtgärdsplaner budget 2015 ... 5

Flyktingar i Vindelns kommun ... 6

Revisionsrapport avseende granskning av kommunens kapital i form av gator, ledningar och fastigheter ... 7

Remiss, upphandling och villkor enligt kollektivavtal (SOU 2015:78) ... 8

Remiss, regional trafikförsörjningsprogram 2016-2019 ... 9

Försäljning av överbliven konst i Vindelns kommuns konstförråd ... 10

Uppföljning praktiksnurran ... 11

Kommunens arbete med ungdomsarbetslöshet, Dua ... 12

Rekrytering förvaltningschef miljö- och bygg ... 13

Information om dagens Vattenförvaltning och framtidsarbetet för utbyggda älvar samt redovisning av Umeälvsprojekt ... 14

Prissättning inom tågtrafiken ... 15

Reglemente Pensionärs- och tillgänglighetsrådet ... 16

Kurs- och konferensinbjudningar ... 17

Medlemskap föreningen samverkan Umeälven ... 18

Yttrande över Länsstyrelsens förslag till hantering av bygdeavgiftsmedel .... 19

(3)

§ 224 Dnr K-2015-224

Förändring av kommunstyrelsens arbetsutskotts dagordning

Ordförande Mathias Haglund frågar kommunstyrelsens arbetsutskott om ärendena ”Medlemskap förening samverkan Umeälven” och ”yttrande över Länsstyrelsens förslag till hantering av bygdeavgiftsmedel” kan behandlas på dagens sammanträde och finner att arbetsutskottet beslutar så.

Arbetsutskottets beslut

Ärendena ”Medlemskap förening samverkan Umeälven” och ”Yttrande bygdeavgiftsmedel” behandlas på kommunstyrelsens arbetsutskotts sammanträde den 9 november 2015.

(4)

§ 225 Dnr K-2015-224

Ekonomisk uppföljning

Sammanfattning

På kommunstyrelsens arbetsutskotts sammanträden 9 november 2015 informerar ekonomichef Håkan Ahlman om den ekonomiska prognosen för Vindelns kommun per den 31 oktober 2015.

Prognosen redovisar ett prognostiserat resultat på helår för Vindelns

kommun på – 2,17 mkr. Det prognostiserade resultatet innebär en avvikelse mot budget på – 4,3 mkr för Vindelns kommun.

Prognos för styrelse, nämnderna och Vindelns kommun

Nämnd Prognos 31 oktober Avvikelse mot budget

Kommunstyrelsen - 61 025,4 tkr 0,0 tkr

Barn- och utbildningsnämnden -125 007,4 tkr -2 308,5 tkr Miljö- och byggnadsnämnden -1 771,7 tkr - 35,8 tkr

Socialnämnden -124 273,1 tkr -1 876, 7 tkr

Totalt Vindelns kommun -2 166,8 tkr -4 302,5 tkr

Socialchef Mats Morin och förskolechef Anders Wikström framför att det är fortsatta problem med lönesystemet Heroma. Problemen innebär bland annat stora svårigheter att ta fram och tolka de ekonomiska prognoserna.

Beslutsunderlag

- Ekonomisk prognos per den 31 oktober 2015, den 9 november 2015.

Tf kommunchef Mats Karlsson och personalstrateg Göran Dahle, uppdras ta fram en analys av hur arbetet med lönesystemet Heroma fungerar för

kommunens chefer. Det som ska utredas är hur det dagliga arbetet med programmet fortgår, hur den ekonomiska uppföljningen fungerar och vilka problem som finns med att arbeta med programmet.

Förvaltningschef för barn- och utbildningsnämnden, Lars Johansson uppdras att på kommunstyrelsens sammanträde den 24 november 2015 informera om barn- och utbildningsnämndens ekonomiska läge.

Informationen anses i övrigt som delgiven.

(5)

§ 226 Dnr K-2015-343

Uppföljning åtgärdsplaner budget 2015

Sammanfattning

Kommunstyrelsen beslutade den 22 juni 2015, § 127, att uppdra till nämnderna att ta fram en åtgärdsplan innehållande åtgärder, datumsatta aktiviteter och konsekvenser för att visa hur de kan minska sina kostnader.

Nämnderna uppdrogs också att regelbundet besluta i åtgärdsplanen och sedan överlämna besluten till kommunstyrelsen för uppföljning. Arbetet beslutades påbörjas omgående.

Kommunstyrelsen beslutade den 29 september, § 161, att ge Barn- och utbildningsnämnden och socialnämnden i uppdrag att fortsätta sitt arbete med åtgärdsplanerna för att motverka den negativa prognosen för

verksamhetsåret 2015.

Beslutsunderlag

- Kommunstyrelsens beslut den 29 september, § 161 - Kommunstyrelsens beslut den 22 juni, § 127

- Barn- och utbildningsnämndens beslut, den 15 oktober 2015, § 103.

Barn- och utbildningsnämnden och socialnämnden uppdras att till

kommunstyrelsens sammanträde den 24 november 2015 redovisa skriftliga åtgärdsplaner för att komma till rätta med de ekonomiska underskotten för 2015.

(6)

§ 227 Dnr K-2015-408

Flyktingar i Vindelns kommun

Sammanfattning

Kommunfullmäktige i Vindelns kommun beslutade den 21 september 2015 ,§

57, att underteckna ett avtal med Länsstyrelsen om mottagande och bosättning av nyanlända. Avtalet är ett gemensamt avtal med övriga kommunerna i Umeåregionen.

I kommunens regi finns även ett boende för ensamkommande flyktingbarn.

Kommunen har anmält 80 platser i evakueringsboenden till Migrationsverket.

Utöver att Vindelns kommun tar emot nyanlända invandrare med

uppehållstillstånd har två privata aktörer startat två asylboenden i Vindelns kommun.

På kommunstyrelsens arbetsutskotts sammanträde den 9 november 2015 lämnas information om det ekonomiska läget för flyktingmottagandet i Vindelns kommun samt hur mottagande planeras i kommuns verksamheter.

Beslutsunderlag

- Budget för flyktingverksamheten inom socialnämnden, den 9 november 2015.

Till kommunstyrelsens arbetsutskotts sammanträde den 7 december 2015 ska den ekonomiska informationen förtydligas, fördjupas och ha sikte mot framtiden.

Informationen anses i övrigt som delgiven.

(7)

§ 228 Dnr K-2015-350

Revisionsrapport avseende granskning av kommunens kapital i form av gator, ledningar och fastigheter

Sammanfattning

Revisionen har genomfört en granskning hur kommunen sköter och underhåller sitt kapital avseende gator, ledningar och fastigheter.

I huvudsak bedömer revisionen att rutinerna för investeringar, drift och underhåll är tillräckliga. Men det finns utrymme för vissa ändringar, förbättringar.

Revisionen lämnar följande rekommendationer;

- Rutinerna avseende både gator och ledningar samt fastigheter bör dokumenteras i from av årsvisa processbeskrivningar så att det finns beskrivet vilka rutiner som ska gälla kring både investeringar och renoveringar/underhåll inom respektive område

- Det bör analyseras om underhållsplaner kan skapas även inom gatu/ledningssidan t ex per område eller del av respektive nät.

- Möjligheten att budgetera underhållskostnader för olika områden inom gatu/ledningssidan bör undersökas i stället för att som nu endast besluta om en klumpsumma avseende kostnaderna för renovering/underhåll.

- De objekt/åtgärder som är aktuella framöver och som kommer att innebära relativt stora investeringar/stora driftkostnader i from av underhåll/reparationer bör i god tid lyftas till politiken. Ett exempel på detta är simhallen i Vindeln.

Beslutsunderlag

- Tjänsteskrivelse, Eric Thorstensson daterad, den 22 oktober 2015 Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen

Kommunstyrelsen instämmer i revisionens förslag på förbättringar i rutiner med mera.

Kommunstyrelsen uppdrar till tf kommunchef Mats Karlsson och VD för Vindelnbostäder AB Joachim Blomberg att beakta revisionens

rekommendationer i framtida drift och underhållsplanering.

(8)

§ 229 Dnr K-2015-365

Remiss, upphandling och villkor enligt kollektivavtal (SOU 2015:78)

Sammanfattning

Regeringen har tillsatt en särskild utredning med uppdrag att utreda hur krav på kollektivavtal kan föras in i ny kommande upphandlingslagarna.

Utredarens förslag är att det ska vara obligatoriskt för upphandlande myndigheter att ställa särskilda arbetsrättsliga kontraktsvillkor i de fall det är behövligt med hänsyn till den bransch som upphandlingen avser och övriga omständigheter som kan medföra risk för oskäliga arbetsvillkor.

Till obligatoriska arbetsrättsliga villkor räknas lön semester och arbetstid, därutöver kan myndigheten bestämma om ytterligare villkor för

upphandlingen.

Det blir den statliga Upphandlingsmyndigheten som ska göra bedömningen av när det ska vara obligatoriskt för de upphandlande myndigheterna att ställa särskilda arbetsrättsliga kontraktaktsvillkor samt bestämma villkoren för lön, semester och arbetstid i dessa fall.

Beslutsunderlag

- Tjänsteskrivelse Eric Thorstensson daterad den 26 oktober 2015.

Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen

Under förutsättning att Upphandlingsmyndighetens beslut om branscher som berörs samt vilka villkor för lön, semester och arbetstid som ska gälla och finns tillgängliga på deras hemsida tillstyrker Vindelns kommun förslaget.

(9)

§ 230 Dnr K-2015-367

Remiss, regional trafikförsörjningsprogram 2016-2019

Sammanfattning

Vindelns kommun har givits möjlighet att yttra sig över förslaget till

regionalt trafikförsörjningsprogram 2016-2019. Önskar Vindelns kommun yttra sig i ärendet bör remissvaret vara Kollektivtrafikmyndigheten till handa senast den 20 december 2015.

Det regionala trafikförsörjningsprogrammet är länets strategiska plan för den regionala kollektivtrafiken. Trafikförsörjningsprogrammets funktion i Västerbotten är bland annat att samordna kommunernas och Landstingets planer på ett enhetligt sätt, redovisa regionens mål inom området

kollektivtrafik samt ge information till medborgarna, kollektivtrafikföretag och övriga om vilken upphandlad och kommersiell kollektivtrafik som finns i länet.

Ett yttrande över förslaget till Regionalt trafikförsörjningsprogram 2016- 2019 har tagits fram för Vindelns kommun. På kommunstyrelsens

arbetsutskotts sammanträde den 9 november 2015 informerar kommunsekreterare Frida Hallgren för förslaget till yttrande.

Beslutsunderlag

- Förslag till yttrande, den 4 november 2015

- Regionalt trafikförsörjningsprogram 2016-2019, den 11 september 2015

- Beslut kollektivtrafikutskottet, den 10 september 2015.

Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Förslaget till yttrande antas med följande tillägg:

- Ett mål läggs till i trafikförsörjningsprogrammet där möjlighet för funktionshindrade att boka/reservera en plats på bussen. Målets syfte är att skapa en trygghet för resenären.

- Mål nummer åtta, om ekonomisk hållbarhet, positiv demografisk utveckling och ekonomisk utveckling i hela länet, är ett högt satt mål som kan bli svårt att uppnå.

- Utvärderingen av målet gällande kundnöjdhet bör utvecklas. Fler sätt att utvärdera kundnöjdheten bör införas för att bedöma

måluppfyllelsen.

(10)

§ 231 Dnr K-2015-437

Försäljning av överbliven konst i Vindelns kommuns konstförråd

Sammanfattning

Vindelns Konstklubb har sedan tidigare fått i uppdrag att ta hand om kommunens konstförråd. Konstförrådet finns på Galleri Täppan, som Vindelns Konstförening sköter.

Antalet inköpta konstverk genom åren uppgår totalt till drygt 700. Av dessa finns i dagsläget 50 – 75 verk i konstförrådet. Dessa konstverk kan räknas som överblivna. Antingen är de skadade, eller så är de helt enkelt mindre populära och föga efterfrågade.

Vindelns Konstklubb i samarbete med kulturchefen föreslår nu att dessa konstverk ställs ut och erbjuds till försäljning till allmänheten.

Vindelns konstklubb värderar verken och sätter ett pris på vart och ett utifrån det. 40 % av försäljningssumman tillfaller Vindelns Konstklubb, som ersättning för arbetet med utställningen, och för att de administrerar

kommunens konstförråd. Tidigare har en engångssumma tillfallit föreningen, som dock inte täcker den kontinuerliga skötseln av konstförrådet.

Resterande 60 % av försäljningssumman tillfaller Vindelns kommun och kulturanslaget 4892, för inköp av ny konst.

Besutunderlag

- Tjänsteskrivelse Carl-Axel Gyllenram daterad den 30 oktober 2015.

Vindelns Konstklubb får klartecken att ställa ut de konstverk som finns i kommunens konstförråd och erbjuda dem till försäljning till allmänheten.

Konstklubben erhåller som ersättning 40 % i provision. Resterande, 60 % av försäljningssumman tillfaller Vindelns kommun och kulturanslaget 4892, för inköp av ny konst.

(11)

§ 232 Dnr K-2015-441

Uppföljning praktiksnurran

Sammanfattning

Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade den 8 juni 2015, § 138, att ställa sig bakom förslaget till praktiksnurra och att fyra fasta praktikplatser skapas inom Vindelns kommun förutom de sex platser som kommer att skapas inom Retrå och Socialförvaltningen. Kommunchef Per-Eric Magnusson fick uppdraget att se till att praktikplatserna skapas.

På kommunstyrelsens arbetsutskotts sammanträde den 9 november 2015, § 138, redogör flyktingsamordnare Ingrid Hagström och praktiksamordnare Ewa Bergh för arbetet med den införda praktiksnurran i Vindelns kommun.

Praktiksnurran syftar till att förbättra praktiksamordningen för personer som läser svenska för invandrare (SFI).

Ärendet utgår från dagens sammanträde.

(12)

§ 233 Dnr K-2015-317

Kommunens arbete med ungdomsarbetslöshet, Dua

Sammanfattning

Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade den 8 juni 2015, § 140, att underteckna avsiktsförklaringen med Arbetsförmedlingen gällande samverkan avseende arbetslösa unga. Vindelns kommun lämnade den 30 juni in en ansöka om 200 000 kr i statsbidrag. Bidraget ska gå till att arbeta fram en överenskommelse enligt fastställda kriterier. Statsbidraget på 200 000 kr beviljades av delegationen den 3 september 2015. Kommunen ska senast den 31 december 2015 ha inkommit med en lokal

överenskommelse till delegationen.

Överenskommelsen mellan Arbetsförmedlingen och kommunen ska syfta till att genom samverkan, utifrån lokala behov, långsiktigt och varaktigt minska ungas arbetslöshet och arbetet ska utformas enligt fastställda kriterier.

På kommunstyrelsens arbetsutskott den 9 november informerar Göran Dahle om det fortsatta arbetet med framtagandet av en överenskommelse med Arbetsförmedlingen gällande arbetet mot ungdomsarbetslösheten, Dua.

Beslutsunderlag

- Beslut kommunstyrelsens arbetsutskott, den 8 juni 2015, § 140.

Personastrateg Göran Dahle, uppdras att skicka in en ansökan om statsbidrag för år 2016, ansökan ska vara arbetsförmedlingen tillhanda senast den 15 november 2015.

(13)

§ 234 Dnr K-2105-440

Rekrytering förvaltningschef miljö- och bygg

Sammanfattning

Nuvarande förvaltningschef för miljö- och byggnadskontoret, Jan Olofsson, har meddelat att han har för avsikt att gå i pension under andra halvåret 2016.

Kommunstyrelsens arbetsutskott är ansvarig för personalfrågor och behöver därför ta ställning till om en rekrytering ska påbörjas.

Arbetsutskottet beslutar att en rekrytering av en förvaltningschef för miljö- och byggnadsnämnden ska genomföras.

Tf kommunchef Mats Karlsson, uppdras påbörja arbetet med framtagandet av en anställningsprofil och annons.

En rekryteringsgrupp tillsätts som består av kommunstyrelsens

arbetsutskotts ledamöter och presidiet i miljö- och byggnadsnämnden.

(14)

§ 235 Dnr K-2015-439

Information om dagens Vattenförvaltning och framtidsarbetet för utbyggda älvar samt redovisning av Umeälvsprojekt

Sammanfattning

Tillsammans med Projektledare Åsa Widen har Lycksele kommun varit involverad i ett stort miljöprojekt som innefattat

grundläggande inventeringar i Umeälven samt förslag på åtgärder i syfte att förbättra miljön.

På kommunstyrelsens arbetsutskotts möte den 9 november informerar Greger Jonsson, Lycksele kommun och Åsa Widen, projektledare MEP Umeälven om dagens Vattenförvaltning och framtidsarbetet för utbyggda älvar. Greger Jonsson och Åsa Widen informerar också om Umeälvsprojektet som drivits i fyra år.

Det finns 19 kraftverk längs Umeälven och samtliga kraftbolag har deltagit i arbetsprocessen och framtagandet av slutrapporten för Umeälvsprojektet.

Beslutsunderlag

- Skrivelse, Förening samverkan Umeälven, den 9 november 2015.

Arbetsutskottets beslut Informationen är delgiven.

(15)

§ 236 Dnr K-2015-438

Prissättning inom tågtrafiken

Sammanfattning

Från och med den 1 september 2015 höjde Botniatåg sina ombordpriser på samtliga sträckor. Det nya ombordpriset är minst 70 kr högre än det pris resenären får betala vid ett ordinarie försäljningsställe.

I Vindelns kommun finns ingen återförsäljare av biljetter till Botniatågs avgångar. Biljetter kan endast köpas via internet eller telefon.

På kommunstyrelsens arbetsutskotts sammanträde den 9 november 2015 diskuteras de förändrade ombordpriserna.

Ordförande Mathias Haglund, (s), uppdras skicka in en skrivelse till Botniatåg som framför att Vindelns kommun motsätter sig de nya införda ombordpriserna och övriga försämringar i biljettutbudet på tågen.

(16)

§ 237 Dnr K-2015-202

Reglemente Pensionärs- och tillgänglighetsrådet

Sammanfattning

Vindelns kommun har ett pensionärs- och tillgänglighetsråd som

organisatoriskt är knutet till kommunstyrelsen medan socialnämnden svarar för administrationen och budget. Rådets beslut berör samtliga nämnder och styrelsen och ska vara representerat av ordförande eller styrelseledamot från varje nämnd i kommunen.

Kommunens pensionärs- och tillgänglighetsråd är tänkt att vara ett organ för samarbete och ömsesidig dialog. Kommunens företrädare ska informera rådet om planer eller förändringar av samhällsinsatsernas utformning i ett så tidigt skede att rådets förslag och synpunkter kan påverka ärendets

handläggning i aktuell nämnd eller styrelse.

Reglementet för pensionärs- och tillgänglighetsrådet föreslås revideras.

administrativchef Eric Thorstensson har tagit fram ett förslag till ett nytt reglemente.

Kommunstyrelsen har den 28 april 2015, § 93, föreslagit

kommunfullmäktige besluta att reglementet för pensionärs- och

tillgänglighetsrådet i Vindelns kommun antas. Ärendet har inte behandlats i kommunfullmäktige på grund av att Pensionärs- och tillgänglighetsrådet i sitt beslut från den 25 maj 2015, § 6, framfört synpunkter på förslaget till reglemente.

Beslutsunderlag

- Beslut från Kommunstyrelsens den 28 april, § 93.

- Beslut från Pensionärs- och tillgänglighetsrådet, 25 maj, § 6

-

Förslag Reglemente för pensionärs- och tillgänglighetsrådet, den 22 april 2015.

Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsens och kommunfullmäktige Reglementet för pensionärs och tillgänglighetsrådet i Vindelns kommun antas med tillägg för att pensionärsorganisationerna kan representeras av två ledamöter vardera samt en ersättare vardera.

(17)

§ 238 Dnr K-2015-27

Kurs- och konferensinbjudningar

Inga kurs- eller konferensinbjudningar behandlas på kommunstyrelsens arbetsutskotts sammanträde den 9 november 2015.

(18)

§ 239 Dnr K-2015-449

Medlemskap föreningen samverkan Umeälven

Sammanfattning

Vindelns kommun har givits möjlighet att bli medlem i en ideell förening som föreslås bildas för förbättrad samverkan längs Umeälven. Föreningen ska förslagsvis i första hand arbeta med åtgärder som är utan betydande produktionspåverkan på vattenkraften men som gynnar ekosystemet i Umeälven. I andra hand bör föreningen arbeta med restaureringsåtgärder i biflöden.

Föreningen som föreslås att bildas för samverkan längs Umeälven kommer att arbeta i samverkan med berörda parter så som boende längs älven, lokala föreningar och företag, kraftverksägare, myndigheter och

naturvårdsorganisationer med målet att genomföra åtgärder i Umeälvens huvudfåra och biflöden.

Beslutsunderlag

- Skrivelse, Förening samverkan Umeälven, den 9 november 2015.

Kommunstyrelsen i Vindelns kommun ställer sig positiv till ett medlemskap i den ideella föreningen för förbättrad samverkan längs Umeälven.

(19)

§ 240 Dnr K-2015-425

Yttrande över Länsstyrelsens förslag till hantering av bygdeavgiftsmedel

Sammanfattning

Länsstyrelsen i Västerbotten har inkommit med ett förslag till ny hantering av bygdeavgiftsmedlen och Vindelns kommun har givits möjlighet att yttra sig över förslaget till ny ärendehantering.

Beslutsunderlag

- Förslag till yttrande, Eric Thorstensson, den 9 november 2015.

Arbetsutskottets beslut Förslaget till yttrande antas.