HansaWorld SMB Leverantör
Integrerat ekonomi-, CRM- och ERP-system för Macintosh, Windows, Linux och
PocketPC 2002
Inställningar, Leverantörer, Leverantörsfakturor, Utbetalningar, Underhåll, Dokument, Rapporter, Importer och Exporter
© 2003 Hansa Business Solutions, London, England All rights reserved 4.0 2003-09-01
HansaWorld SMB innehåller antal kraftfulla ekonomi-, CRM- och ERP- system för Windows, Macintosh, Linux och PocketPC2002.
HansaWorld SMB har utformats för att göra din administration och bokföring så enkelt och effektiv som möjligt.
Oavsett plattform fungerar programmet på samma sätt. Manualen beskriver och illustrerar de områden där plattformarna skiljer sig åt. Övriga illustra- tioner är hämtade från Macintosh-versionen.
Text inom raka parenteser – [Spara], [Avbryt] – refererar till knappar på bild- skärmen.
Introduktion Innehåller kapitlen Introduktion och installation, Gränssnitt, Konteringsprinciper, Börja arbeta, Kunder, Artiklar och priser samt modulen System (separerade på
vår hemsida).
Fakturering Fakturor, inbetalningar och kundreskontra Leverantör Leverantörsfakturor, utbetalningar och leverantörsreskontra
Redovisning Grundläggande redovisning. Verifikat och budget Valutor Flervaluta i alla moduler
Order Säljordrar och leveranser. Fakturor från ordrar Inköpsorder Inköpsordrar, inleveranser och inköpspriser Varulager Utleveranser, inleveranser och lagertransaktioner Inventarier Kontering, avskrivningar, omvärderingar Utlägg Betalningar till och från anställda Offerter Skicka offerter, återkoppling, rapporter
Avtal Fakturera periodvis, förnya avtal, avtal från fakturor Tidsredovisning Projektstyrning, tidsregistrering, budgetering och
offerering
Serviceorder Hantering av servicelager, fakturering och garantier.
CRM Kontakt- och tidsstyrning. Aktiviteter, agendan och kalendern för att registrera och titta på bokningar i en daglig eller månatlig dagbok eller kalender. Kontakt- personer. Kundbrev och mailshots. Tidsmål.
E-post Intern e-post, extern e-post, konferenser, chat
Butik Kassasystem
Innehåll
Förord ...II
Hur manualerna är organiserade
...IIIModulen Leverantör ... 8
Inställningar ...8
Introduktion... 8
Banker ... 8
Banköverföring ... 9
Bankfilsinställningar... 9
Betalningssätt ... 9
Betalningsvillkor ... 10
Kontering (Lev) ... 10
Delfönster 1... 11
Delfönster 2... 15
Delfönster 3... 16
Lev.fakt.inst ... 16
Lev. grupper ... 22
Nummerserier – lev.fakturor... 23
Nummerserier - utbetalningar ... 24
Registret Leverantörer ...25
Registrera en leverantör... 25
Posthuvud ... 26
Delfönster Kontakt... 27
Delfönster Villkor ... 28
Delfönster Konton... 30
Delfönster Företag... 33
Förändra en leverantör... 35
Radera en leverantör... 36
Menyn Funktioner... 36
Leverantörsstatus... 37
Registret Leverantörsfakturor ...38
Registrera en leverantörsfaktura... 40
Posthuvud ... 41
Delfönster Villkor ...44
Delfönster Kostnad ...46
Delfönster Valuta ...51
Delfönster Övrigt...53
Registrering av leverantörsfakturor - exempel... 56
Preliminärbokning ... 58
Granska och godkänna leverantörsfakturor... 61
Verifikat från leverantörsfakturor... 62
Felmeddelanden ... 62
Skriva ut en leverantörsfaktura ... 62
Periodiseringar ... 63
Kreditera en leverantörsfaktura... 69
Annullera leverantörsfakturor...70
Menyn Funktioner ... 70
Godkänn ...71
Fakturastatus...71
Balansera ...71
Skapa aktivitet ...72
Öppna verifikat ...73
Koppla mot förskottsbetalning ...73
Skapa inventarie ...73
Registret Utbetalningar ... 75
Registrera en utbetalning ... 75
Posthuvud...77
Registrera en utbetalning - exempel ... 87
Utbetalningar i valuta ... 88
Avstämma utbetalningar ... 88
Skriva ut avier och betalningsuppdrag... 89
Menyn Funktioner ... 90
Beställ...90
Avstämd...90
Skapa utbetalningsförslag ...91
Skriv ut utbetalningsavier...93
Ny kassarabatt...93
Ny avgift...94
Öppna verifikat ...94
Förskottsutbetalningar och à konto... 94
Förskott...94
à kontoutbetalningar ...99
Rätta misstag i utbetalningar... 101
Underhåll ...102
Introduktion... 102
Uppdatera leverantörer ... 102
Dokument ...104
Introduktion... 104
Betalningsuppdrag ... 105
Intrastat (lev)... 106
Leverantörsfakturor ... 107
Lev.utdrag, öppna fakturor ... 108
Utbetalningsavier... 110
Rapporter...111
Introduktion... 111
Förskottsutbetalningar, historik ... 112
Historik, momsreg.nummer ... 114
Lev. fakturajournal... 114
Leverantörslista ... 117
Leverantörsreskontra ... 118
Leverantörsstatistik ... 121
Lev.utdrag, periodiskt ... 122
Lev.utdrag, öppna fakturor ... 124
Momskodsstatistik ... 125
Moms, leverantörsfakturor... 127
Sammandrag, avbetalningar ... 129
Utbetalningsjournal... 130
Utbetalningsprognos ... 131
Export ...134
Introduktion... 134
Banköverföringsfil... 134
Intrastat lev.fakturor... 135
Likviditetsprognos, leverantör ... 136
Öppna leverantörsfakturor ... 136
Index... 140
Modulen Leverantör
Den här modulen är det primära verktyget för att hantera företagets skulder gentemot leverantörer. Här registreras alla leverantörsfakturor och utbetalningar.
Inställningar
Introduktion
Modulen Leverantör har följande inställningar.
För att kontrollera eller förändra en inställning, säkerställ att du befinner dig i modulen Leverantör genom att använda menyn Moduler. Klicka sedan på [Inställningar] i Huvudmenyn eller välj ‘Inställningar’ från menyn Arkiv.
Dubbelklicka på den inställningen som du vill titta på.
Banker
Den här inställningen används för att registrera namn och adresser på de banker som används av dina kunder och leverantörer. En separat post ska registreras för varje leverantör och kund.
När du väljer inställningen öppnas fönstret ‘Banker: Bläddra’ som visar alla banker som tidigare har registrerats. Klicka på [Ny] för att öppna fönstret
‘Bank: Ny post’.
Ange förutom kontonumren en kod och ett namn eller beskrivning för respektive bank. Spara registreringen genom att klicka på [Spara].
Banköverföring
I Danmark, Norge och Sverige är det vanligt att betala leverantörsfakturor elektroniskt. Den här inställningen används för att definiera formatet på exportfilen som ska skickas till banken. För Sverige är det viktigt att en svensk bank finns angiven i den här inställningen. Använd ‘Klistra in Special’ för att välja bank. Saknas din bank, ange en annan svensk bank. För ytterligare information, kontakta din lokala representant för Hansa.
Bankfilsinställningar
Den här inställningen används för att förinställa vissa inställningar i banköverföringsfilerna. Kontakta din lokala representant för Hansa för ytterligare information.
Betalningssätt
Se kapitlet ‘Modulen Fakturering’ tidigare i den här manualen för information om den här inställningen.
Betalningsvillkor
Se kapitlet ‘Modulen Fakturering’ tidigare i den här manualen för information om den här inställningen.
Kontering (Lev)
I den här inställningen anger du vilka konton och momskoder som automatiskt ska användas i dina leverantörstransaktioner (d.v.s. leverantörs- fakturor och utbetalningar). De används när konton eller momskoder saknas på annat ställe (t.ex. i artiklar, artikelgrupper, leverantörer eller leverantörs- grupper som används i transaktionen). För en utförligare beskrivning av hur Hansa väljer konton och momskoder, se kapitel ‘Hansa och ditt företag’ i manualen Introduktion. Konton som anges i den här inställningen måste finnas definierade i registret Konton, annars kommer Hansa inte att kunna skapa några verifikat.
Om du har valt att importera en av de färdiga kontoplanerna i Hansa, kommer de flesta fält i inställningen Kontering (Lev) redan vara ifyllda.
Använder du en egen kontoplan eller har ändrat i den föreslagna, måste du kontrollera och eventuellt ändra så att rätt konton är angivna.
Inställningen Kontering (Lev) har tre delfönster. För att titta på ett specifikt delfönster, klicka på flikarna som är markerade 1-3.
De flesta fälten kräver att ett konto anges. Du kan använda funktionen
‘Klistra in Special’ (Ctrl-Enter eller a-Enter) för att hitta det korrekta kontot.
Även på delfönster 3 kan funktionen ‘Klistra in Special’ användas för att hitta de korrekta momskoderna.
Delfönster 1
Kontofält
Leverantörsskulder
När en leverantörsfaktura godkänns (d.v.s. bokförs i modulen Redovisning), krediteras dess värde inklusive moms mot kontot för leverantörsskulder. När en betalning mot fakturan registreras, kommer dess värde att debiteras mot samma konto. Kontot som anges här kommer därför att visa hur mycket ditt företag är skyldig vid en specifik tidpunkt.
Här ska du ange det konto som du vill använda för leverantörsskulder. Om ett annat konto har angivits för en specifik leverantör eller leverantörsgrupp är det kontot som kommer att användas.
Prel. levskuld Det är möjligt att kontera en leverantörsfaktura mot ett preliminärt konto när den tas emot och sedan boka om skulden till det ordinarie kontot när leverantörsfakturan godkänns. Om du vill använda den funktionen, vilket gör att valet av kostnadskonto kan fördröjas, ange ett det preliminära kontot här.
Kassa Kontot som anges här krediteras istället för kontot för leverantörsskulder varje gång en kassafaktura godkänns.
Se avsnittet i kapitlet ‘Fakturering’ som beskriver inställningen Betalningsvillkor för ytterligare information.
Kontot som anges här kommer inte att gälla om ett konto finns specificerat på kassafakturans betalningssätt.
Bankavgift Ange kontot som ska debiteras med bankavgifter som kan uppstå i samband med utbetalningar.
Kassarabatt I de fall en leverantörsfaktura är kopplad till en kassarabatt och fakturan betalas i tid, kommer kontot som anges här att krediteras med rabattbeloppet. Kassa- rabatter specificeras i inställningen Betalningsvillkor (beskrivet i kapitlet ‘Modulen Fakturering’ tidigare i den här manualen).
Kryssrutor
Objekt på levskuld
Med den här kryssrutan markerad kommer de objekt som har angivits för leverantören att klistras in på delfönstret ‘Övrigt’ i leverantörens samtliga fakturor.
När leverantörsfakturorna godkänns kommer objekt angivna på delfönstret ‘Övrigt’ att tilldelas debetposten mot kostnadskontot när ett verifikat skapas. Om den här kryssrutan är markerad kommer objekten även att tilldelas kreditposten mot leverantörsskuldskontot.
Delsystemskontroll
Markera den här kryssrutan om du vill använda funktionen delsystemskontroll för leverantörsreskontran.
Det innebär att du inte kan kontera kontot för leverantörsskulder (t.ex. 2440) från något annat ställe än försystemet, i det här fallet modulen Leverantör. D.v.s.
du kan inte använda kontot i manuella verifikat. Om du använder ett sådant konto kommer ett varningsmeddelande att visas.
Den här funktionen kommer inte att förhindra dig från att registrera utbetalningar kopplade till leverantörsfakturorna i registret Verifikat. Men den kommer att förhindra dig från att felaktigt använda kontot för leverantörsskulder i andra typer av verifikat.
För ytterligare information om den här rutinen, se beskrivningen av flik E i verifikatet i manualen Redovisning.
För att den här funktionen ska fungera måste du specificera vilka konton som ska inkluderas i kontrollen (d.v.s. konton som inte ska användas i registret Verifikat). Ange kontona i inställningen Kontrollkonton, delsystem i modulen System.
Notera att den här kryssrutan används endast för att kontrollera att specificerade konton används vid kontering av leverantörsskulder. Motsvarande kryssruta finns i inställningen Kontering (Kund) i modulen Fakturering som utför samma kontroll för kund- fordringar.
Bokför moms Det här alternativet tillåter att moms bokförs från utbetalningar. Det här används i Lettland och för de som använder kontantmetoden (bokslutsmetoden) i Sverige.
Om den här kryssrutan markeras måste ett konto specificeras som Preliminärt in för samtliga momskoder i inställningen momskoder.
Användare av kontantmetoden ska även markera det här alternativet i inställningen Kontering (Kund) och specificera konton som Preliminärt ut för samtliga momskoder. Den här funktionen beskrivs mer detaljerat i avsnittet ‘Momskoder’ manualen Redovisning.
Mer info. på verifikat
Använd det här alternativet om du vill att verifikaten som genereras automatiskt från leverantörsfakturor och utbetalningar även ska innehålla fakturanummer, förfallodag och leverantör (för leverantörsfakturor) eller utbetalningsnummer, betalningsdag och leverantör (för utbetalningar).
Den här informationen kommer att klistras in under flik E på verifikatet. Den kommer endast anges på raden som är konterad motleverantörsskulder.
Inställningen kan förändras för individuella leverantörsfakturor eller utbetalningar med kryssrutan som finns på respektive post.
Objekt på à konto
När en utbetalning registreras hämtas objektet från delfönstret ‘Övrigt’ på leverantörsfakturan och anges på kontot för leverantörsskulder. På à konto- eller
förskottsbetalningar finns ingen leverantörsfaktura som kan tillhandahålla objektet. Markera den här kryssrutan om du istället vill att objektet ska hämtas från delfönstret
‘Konton’ på leverantören. Om kryssrutan inte är markerad kommer inget objekt att tilldelas på à konto- och förskottsbetalningar.
Lev. objekt på lagerkonto
När du registrerar en inleverans hämtas objekten på delfönstret ‘Kommentar’ i leverantörsposten. Objekten kommer att tilldelas kreditkonteringen mot inköps- kontrollkontot när ett verifikat skapas från inleveransen.
Markera den här kryssrutan om du vill att objekten även ska tilldelas debetkonteringen mot lagerkontot.
Uppdatera basvaluta vid fakturering, Uppdatera utländsk valuta vid fakturering
När en faktura skapas från en inköpsorder kommer de här kryssrutorna att kontrollera vilka växelkurser som ska användas för basvalutan och den utländska valutan på delfönstret ‘Valuta’. Om inget av de här alternativen används kommer växelkurserna att kopieras från ordern.
Om alternativen används kommer de senast registrerade kurserna för basvalutan och den utländska valutan att användas, fastän valutapriserna inte kommer att förändra sig. Det betyder att du fortfarande kommer att bli debiterad överenskomna priserna men fakturans värde i den lokala valutan (och därmed i bokföringen) kommer att skilja sig från orderns.
Kräv användning av unika förskottsbet.nr
Markera den här kryssrtuan om du vill säkerställa att unika förskottsnummer alltid används när registrering av förskottsutbetalningar görs (flik E).
Separata rader per leverantör på bankkonto
När du registrera en utbetalning med flera rader kommer verifikatet från utbetalningen vanligtvis innehålla en kreditkontering mot bankkontot. Markera den här kryssrutan om du vill att de här verifikaten ska innehålla separata kreditkonteringar för varje utbetalningsrad.
Radtexten på varje kreditkontering kommer att visa leverantörsfakturanummer och leverantörsnamn. Den här funktionen ska användas om du vill att den här
informationen ska visas i registret Kontoavstämning (används för avstämning av bankkonton).
Delfönster 2
Många av de konton som finns under delfönster 2 används när verifikat generas från leverantörsfakturor och utbetalningar med valutaberäkningar. I manualen Valutor beskrivs de här fälten mer detaljerat.
Avskrivning, EMU Kursavskrivning
De här kontona används i situationer där fakturor ska hanteras som fullt betalda även beloppet som tagits emot eller skickats skiljer sig från det som är utestående, och om skillnaden är inom en tillåten marginal. Skillnaden bokas mot kontot för avskrivning om den skickade valutan inte är medlem i EMU, annars används kontot för EMU kursavskrivning. I båda fallen ska den skickade valutan vara densamma som fakturans valuta.
Den tillåtna marginalen anges på delfönstret
‘Avrundning’ i valutaposten. Om det här görs på den lokala valutan, även för de som inte använder utländska valutor, kan funktionen användas för att på ett enkelt sätt skriva av små utestående belopp.
Se avsnittet som beskriver delfönstren ‘EMU’ och
‘Avrundning’ av valutaposten i manualen Valutor för ytterligare information om den här funktionen.
à konto Om du gör förskottsbetalningar eller à kontoutbetal- ningar till en speciell leverantör utan någon referens till en specifik faktura (vanligtvis innan du har mottagit leverantörsfakturan) kan du registrera dem i registret Utbetalningar med ett förskottsnummer på flik E på utbetalningen (en ”förskottsbetalning”) eller utan ett förskottsnummer (en ”à kontobetalning”). Du kanske vill använda ett specifikt konto för de här betalningarna.
Specificera kontot här och markera kryssrutan à konto under delfönstret ‘Villkor’ på leverantören. När en à
kontoutbetalning registreras och godkänns kommer den att debitera det här kontot.
Kontot på leverantören (delfönstret ‘Konton’) eller på leverantörens leverantörsgrupp kommer att användas i första hand om det skiljer sig från det som har angivits här.
Delfönster 3
Momskod inom landet, Momskod inom EU, Momskod utom EU
Momskoderna styr vilka momskonton samt vilken procentsats som ska användas när leverantörsfakturor ska bokas i redovisningen. Momkodsposterna läggs upp i inställningen Momskoder i modulen Redovisning.
Du kan specificera separata momskoder för varje konto.
Här ska du ange vilken momskod som ska användas om ingen momskod finns angivet för kontot som används i leverantörsfakturan. Vanligtvis kommer det här vara momskoden som representerar större delen av ditt företags leverantörer.
Du ska ange tre momskoder. Leverantörens zon (delfönstret ‘Företag’ i leverantörsposten) kommer att styra vilken momskod som kommer att användas.
Lev.fakt.inst
Den här inställningen innehåller blandade valmöjligheter gällande registreringen av leverantörsfakturor.
Kräv attest Med den här kryssrutan markerad kommer Hansa inte att tillåta att en leverantörsfaktura godkänns utan ett värde i fältet Attest.
Varna för onormal kontering
När du definierar konton i registret Konton (modulen System och Redovisning) ska du specificera om kontot normalt ska kontera kreditsidan, debetsidan eller båda.
Om ett konto normalt konteras på t.ex. kreditsidan kommer en varning att visas om du försöker att debitera det här kontot i leverantörsfakturan. Varningen kommer inte att förhindra konteringen. Vill du att den här varningen ska visas, markera den här kryssrutan.
Inköpsorderöverföringskontroll
De här alternativen kontrollerar funktionen ‘Faktura’
från menyn Funktioner för inköpsordrar, vilken används för att skapa leverantörsfakturor från inköpsordrar.
Om du använder dig av Hansas instrastatdokument ska du välja det andra eller tredje alternativet. Intrastat- dokumentet (beskrivet senare i det här kapitlet) listar artiklarna som har köpts in från leverantörer i andra EU- länder. Det här dokumentet hämtar informationen från flik B på relevanta leverantörsfakturor. Om du använder det andra eller tredje alternativet kommer det här fälten att innehålla den nödvändiga informationen.
Av samma anledning ska du välja det andra eller det tredje alternativet om du använder rapporten Inköps- order periodisering eller alternativen Löpande eller Löpande per kontonummer i rapporten Inköps- orderstatus.
Konsolidera artiklar till lev. kostnadskontot
Om det här alternativet har valts, kommer samtliga artiklar på inköpsordern att grupperas på en enda rad i fakturan, vilket indikerar att de ska bokas mot samma kostnadskonto (hämtas från fältet Kostnadskonto på delfönstret ‘Konton’ i leverantörsposten). Om artiklarna har olika momskoder på inköpsordern, kommer det att skapas en separat rad för varje momskod.
Om kryssrutan Använd alltid antalet från inköpsordern nedan, inte används, kommer endast de artiklar som har mottagits (d.v.s. de som finns med på en godkänd inleverans) att inkluderas i leverantörsfakturan.
Om leverantören inte har tilldelats något kostnadskonto du inte att kunna skapa en leverantörsfaktura.
Konsolidera per artikel och projekt
Om du väljer det här alternativet kommer leverantörsfakturan att innehålla en separat rad för varje kombination av artikel/projekt som finns i Inköpsordern. Kostnadskontot kommer att vara inköpskontrollkontot från artikelns artikelgrupp (om alternativet Använd artikel- grupper för kontering används i inställningen Kostnadskontering) eller det från delfönster 5 i inställningen Kontering (Kund). Artikelnumren, projekten och antalen kommer att kopieras från inköpsorderraderna till lämpliga fält i leverantörsfakturan (på flik B). Om hela inköpsordern har tilldelats ett projekt (på delfönstret ‘Villkor’), kommer även det att kopieras till samtliga rader i leverantörsfakturan.
Om kryssrutan Använd alltid antalet från inköpsorden (nedan) inte är markerad, kommer
endast lagerförda artiklar som mottagits (d.v.s. de som finns med på en godkänd inleverans) att inkluderas på den första leverantörsfakturan som skapas från inköpsordern. Alla normala artiklar (oavsett om de tagit emot eller inte) kommer däremot att inkluderas på den första fakturan som skapas från inköpsordern.
Om leverantören inte har tilldelats något kost- nadskonto kommer du inte att kunna skapa en leverantörsfaktura, även om alla inköps- orderrader har deras egna inköpskontrollkonton.
Överför varje rad separat
Om det här alternativet valts kommer varje artikel (d.v.s. varje rad) på inköpsordern att få sin egen rad på leverantörsfakturan. Det här gör att det är möjligt att använda olika kostnadskonton.
Kostnadskontona kommer att vara inköps- kontrollkontot från flik B på inköpsordern, inköpskontrollkontot från artikelns artikelgrupp (om alternativet Använd artikelgrupper för kontering används i inställningen Kostnads- kontering) eller det som har angivits på delfönster 5 i inställningen Kontering (Kund). Artikel- numren, projekten och antalen kommer att kopieras från inköpsorderraderna till lämpliga fält i leverantörsfakturan (på flik B). Om hela inköpsordern har tilldelats ett projekt (under delfönstret ‘Villkor’), kommer även det att kopieras till samtliga rader i leverantörsfakturan.
Om kryssrutan Använd alltid antalet från inköpsorden (nedan) inte är markerad, kommer endast lagerförda artiklar som mottagits (d.v.s. de som finns med på en godkänd inleverans) att inkluderas på leverantörsfakturan. Alla normala artiklar (oavsett om de har tagits emot eller inte) kommer däremot att inkluderas på den första leverantörsfakturan som skapas från inköps- ordern.
Om leverantören inte har tilldelats något kostnadskonto kommer du inte att kunna skapa
en leverantörsfaktura, även om alla inköps- orderrader har deras egna inköpskontrollkonton.
Använd alltid antalet från inköpsordern
Vanligtvis måste minst en inleverans godkännas innan en leverantörsfaktura kan skapas. Därför kan inte en artikel inte faktureras förrän den har tagits emot. Om du vill inkludera samtliga beställda artiklar i leverantörsfakturan, oavsett om de inte har levereras (även om inköpsordern inte har en enda relaterad inleverans), markera den här rutan. Det här gäller oavsett vilket av de tre alternativen ovan som har valts.
Det här gäller samtliga artikeltyper: lagerförda, normala och tjänsteartiklar. Värdet för antalet inlevererade artiklar på flik C kommer inte att uppdateras när leverantörsfakturan skapas, vilket tillåter att artiklarna kan inlevereras när de tas emot. Inleveranser ska fortfarande registreras för att hålla lagersaldot uppdaterat: det här alternativet används endast för att leverantörs- fakturor ska kunna registreras före varorna har tagits emot.
Om du vill kunna skapa leverantörsfakturor för normala och tjänsteartiklar utan att behöva göra en inleverans först, men kräver ändå att inleverans ska ha registrerats för lagerförda artiklar innan de får faktureras, lämna det här alternativet omarkerat och markera alternativet Automatisk inleverans av tjänst- och normal- artiklar i inställningen Lagerinställningar i modulen Varulager. Om du använder den här metoden kommer värdet på antalet inlevererade artiklar på flik C att uppdateras när en leverantörsfaktura skapas, alltså behöver ingen inleverans registreras.
Returtangenten Här kan du bestämma hur markören ska bete sig när du trycker på Enter- eller Returtangenten i en leverantörs- faktura. Vill du att markören ska hoppa över fälten Objekt respektive Radtext markerar du dem här. Även om du har markerat de här alternativen kan du
fortfarande komma till fälten via musen eller tab- tangenten.
Automatisk momsberäkning
Markera den här kryssrutan om du vill att Hansa på varje leverantörsfaktura ska beräkna momsen automatiskt när ett belopp har angivits i fältet ATT BETALA (i leverantörsfakturan posthuvud). Beräk- ningen kommer att ske med procentsatsen som är angiven i fältet Momssats (nedan).
Den här funktionen sparar tid om du ska registrera många leverantörsfakturor som för det mesta har samma momssatser. Fältet ATT BETALA kan snabbt registreras för samtliga leverantörsfakturor och moms- beräkningen sker automatiskt. Om någon enstaka leverantörsfaktura har en annan momskod kan momsen ändras manuellt.
Resultatet av beräkningen kommer att anges i fältet Moms i leverantörsfakturans posthuvud. Momsen som anges i det här fältet är momsen som kommer att bokföras (med undantag för om det här fältet lämnas tomt, då momsen angiven i Räknad moms, längst ner i fakturan, kommer att bokföras). Längst ner på leverantörsfakturan visas den räknade momsen, utifrån de momskoder som registrerats på de olika raderna. De båda momsfälten borde överensstämma om rätt moms har angivits.
Momssats Ange här den momssats som ska användas för den automatiska momsberäkningen om kryssrutan ovan är markerad.
Talet som anges här ska vara procentsatsen av beloppet ATT BETALA som representerar momsen. Du kan beräkna momssatsen med följande formel—
Momssatsen x 100 100 + Momssatsen
Om momssatsen t.ex. är 25 %, ger formeln 2500/125 siffran 20, vilken ska anges här.
Lev. grupper
Leverantörer av samma typ kan grupperas med hjälp av leverantörsgrupper.
Alla leverantörer som tillhör samma grupp kan tilldelas samma skuldkonto, vilket spar dig tiden att ange ett skuldkonto för varje specifik leverantör.
När du väljer inställningen öppnas fönstret ‘Leverantörsgrupper: Bläddra’
som visar de redan befintliga grupperna. Klicka på [Ny] för att registrera en ny post och klicka på [Spara] för att spara den.
Kod Ange en unik kod som leverantörsgruppen kan identifieras med från leverantörsposten och andra ställen.
Benämning Ange en text som beskriver leverantörsgruppen här.
Skuldkonto Klistra in Special Registret Konton, modulen Redovisning/System
Här anger du det skuldkonto som ska användas i verifikat som har genererats från leverantörsfakturor som har registrerats för leverantörer som tillhör den här gruppen.
Om ett skuldkonto har angivits både för leverantören och leverantörsgruppen, kommer kontot angivet på leverantören att användas. Om inget skuldkonto har angivits varken på leverantören eller leverantörsgruppen, kommer kontot att hämtas från fältet Leverantörsskulder, à konto eller Kassa i inställningen Kontering (Lev).
Om du använder funktionen för Delsystemskontroll, måste alla konton definieras som leverantörsskulds- konton innan de kan anges här. Delsystemskontrollen aktiveras på delfönster 1 i inställningen Kontering (Lev), och kontona definieras i inställningen Kontrollkonton, delsystem i modulen System.
à konto Klistra in Special Registret Konton, modulen Redovisning/System
Det här kontot används för leverantörer som du betalar i förskott till (à kontoutbetalning) för något som ännu inte har fakturerats. För att du ska kunna registrera en sådan utbetalning måste kryssrutan à konto markeras på leverantören (delfönstret ‘Villkor’). När förskotts- betalningen registreras för en leverantör som tillhör den här leverantörsgruppen kommer kontot som anges här att debiteras istället för det normala leverantörs- skuldskontot. När betalningen senare ska ”kvittas” mot en av leverantörsfakturorna kommer det här kontot att krediteras och kontot för leverantörsskulder att deb- iteras. För mer information om à kontobetalningar eller förskottsfakturor, se avsnittet ‘Förskottsutbetalningar och à konto’ senare i det här kapitlet.
Om kontot för à kontoutbetalningar är specificerat direkt på en specifik leverantör, kommer det att användas istället för det konto som angivits här. Om inget konto finns angivet på leverantören eller på leverantörs- gruppen, kommer kontot att hämtas från delfönster 2 i inställningen Kontering (Lev).
Nummerserier – lev.fakturor
Varje leverantörsfaktura har ett eget unikt löpnummer. När en ny leverantörsfaktura registreras kommer nästa lediga nummer i nummerserien att användas. Om det behövs kan du ha flera samtidiga nummerserier, kanske för olika år eller för olika avdelningar.
Använd den inställningen för att definiera de här nummerserierna. De olika nummerserierna får inte överlappa varandra. Om ingen nummerserie har angivits kommer leverantörsfakturanumren att starta från 1 och sedan fortsätta uppåt.
När en nummerserie har definierats kan den tilldelas individuella användare i registret Personer i modulen System (delfönstret ‘Ser.nr’). Ange det första numret från den lämpliga nummerserien i fältet Lev.Fakt nr. Användare som inte har tilldelas någon specifik nummerserie kommer att använda den första angivna nummerserien i listan. Alla användare kan ändra löpnumret för en individuell faktura med hjälp av funktionen ‘Klistra in Special’.
För varje nummerserie kan du bestämma om verifikat automatiskt ska skapas i modulen Redovisning när fakturor godkänns inom den specificerade
nummerserien. Om du använder funktionen ‘Klistra in Special’ i fältet Skapa trans. visas två alternativ; “Generera verifikat” och “Generera ej verifikat”.
Välj det första alternativet om du vill att fakturorna ska skapa verifikat och det andra om de inte ska det. Egentligen kan du endast välja att verifikat inte ska skapas för specifika nummerserier, eftersom det är inställningen Försystem (modulen Redovisning) som i första hand styr om några verifikat ska skapas överhuvudtaget. D.v.s. du kan inte välja att skapa verifikat för en specifik nummerserie om det inte är inställt så i inställningen Försystem.
Följande fönster öppnas om du dubbelklickar på ‘Nummerserier – lev.fakturor’ i fönstret ‘Inställningar’—
Ange varje ny nummerserie på den första lediga raden och när du är klar, klicka på [Spara] i knappraden för att spara förändringarna. För att stänga fönstret utan att spara, klicka i stängningsrutan.
Nummerserier - utbetalningar
Använd den här inställningen för att definiera nummerserier för utbetalningar. Du gör det på samma sätt som för leverantörsfakturor som beskrivs ovan. Se avsnittet ‘Betalningssätt’ i kapitlet ‘Modulen Fakturering’
för ytterligare information om inställningen Betalningssätt.
Registret Leverantörer
I registret Leverantörer lagrar du information kring dina leverantörer, bestämmer vilken leverantörsgrupp de ska tillhöra och vilka betalningsvillkor de har. Registret kan öppnas både från modulen Leverantör och från modulen Inköp. Använd menyn Moduler för att välja en av de här modulerna och välj sedan ‘Leverantörer’ från menyn Register eller klicka på [Leverantörer] i Huvudmenyn.
Fönstret ‘Leverantörer: Bläddra’ öppnas och visar de leverantörer som redan finns registrerade.
Registrera en leverantör
Klicka på [Ny] i knappraden eller använd kortkommandot Ctrl-Enter (Windows och Linux) eller a-Enter (Macintosh) för att registrera en ny leverantör. Alternativt kan du markera en leverantör som liknar den du ska registrera och klicka på [Kopia] i knappraden.
Fönstret ‘Leverantör: Ny post’ visas, tomt om du klickade på [Ny] eller som en kopia av den markerade leverantören.
Eftersom all information som lagras kring varje leverantör inte får plats i ett enda fönster har Leverantörsfönstret delats in i fyra delfönster. På varje delfönster finns ett gemensamt posthuvud. Posthuvudet innehåller leverantörsnummer, kortkod, leverantörsgrupp och namn. Det finns fyra namngivna flikar i posthuvudet.
Genom att klicka på flikarna kan du förflytta dig mellan de olika delfönstren.
Posthuvudet visas alltid som en påminnelse vilken leverantör du arbetar med.
Nedan beskrivs leverantörsfönstret fält för fält. Många av de uppgifter som behövs registreras på nya leverantörer kan klistras in med funktionen ‘Klistra in Special’. Funktionen visar dig alternativen i respektive inställning. Det anges i texten nedan när funktionen ‘Klistra in Special’ kan användas.
Inställningarna i modulen Leverantör beskrivs tidigare i det här kapitlet, medan inställningar eller register från andra moduler beskrivs i kapitlen som beskriver den lämpliga modulen.
Posthuvud
Lev. nr Ange en unik kod för den här leverantören. Du kan ange upp till 20 bokstäver och siffror i fältet. Hansa kommer att erbjuda ett nummer baserat på den senaste leverantörens kod. När posten har sparats kan leverantörsnumret inte förändras. Leverantörsnumret identifierar leverantören på andra ställen i Hansa.
Kortkod Det här fältet kan användas som en alternativ identifiering av leverantören – informationen som anges här kommer att visas i kolumnen Kortkod i fönstret
‘Leverantörer: Bläddra’. Företag med liknande verksamhet kan tilldelas samma kortkod för att de ska grupperas tillsammans i bläddrafönstret när de sorteras efter kolumnen Kortkod. Fältet kan innehålla upp till tio bokstäver eller siffror.
Grupp Klistra in Special Inställningen
Leverantörsgrupper, modulen Leverantör
Används i Inköpsordrar, leverantörsfakturor
Ange leverantörsgruppen som leverantören ska tillhöra.
Leverantörsgrupperna gör det möjlig för dig att gruppera liknande leverantörer tillsammans. Alla leverantörer som
tillhör samma leverantörsgrupp kan använda samma förinställda skuldkonto. På det här sättet spar du tid genom att inte behöva registrera ett skuldkonto för varje individuell leverantör.
Namn Ange leverantörens namn.
Delfönster Kontakt
Postadress Används i Inköpsordrar, Leverantörsfakturor
Ange adressen som beställningar (inköpsordrar) och betalningar ska skickas till.
Kontakt Används i Inköpsordrar
Ange namnet på din huvudsakliga kontaktperson hos leverantören. Namnet kommer att överföras till inköpsordrar.
Telefon, Telefax Ange leverantörens telefon- och telefaxnummer samt e- postadress här.
Underhållsfunktionen ‘Uppdatera faxnummer’ i modulen System kan användas för att ta bort mellanslag och snedstreck från faxnumren för samtliga leverantörer.
Det här är nödvändigt om du kommer att sända fax via faxservern, då faxnumret inte får innehålla något annat än numeriska tecken.
Delfönster Villkor
Bet. villkor Klistra in Special Inställningen Betalningsvillkor, modulen
Leverantör/Fakturering
Används i Leverantörsfakturor För att underlätta registreringen av leverantörsfakturor anger du här vilket betalningsvillkor du normalt kommer att använda dig av på fakturor från den här leverantören.
Inställningen Betalningsvillkor finns i både modulen Leverantör och Fakturering.
Betalningsvillkoret i leverantörsfakturan ligger som grund för likviditetsprognoserna (utbetalningsprognos och likviditetsprognos) som finns tillgängliga i Hansa.
Lev. villk Klistra in Special Inställningen Leveransvillkor, modulen Order
Används i Inköpsordrar
Ange det leveransvillkor som ska gälla för leveranser som ska till ditt företag från den här leverantören.
För varje leveransvillkor kan du definiera översättningar till olika språk. Språket som är angivet på leverantören kommer att styra vilken översättning som ska skrivas ut inköpsordrarna (beställningarna).
Kreditgräns Om ditt företag har en begränsad kredit hos leverantören kan du ange den aktuella kreditgränsen här.
Lev. sätt Klistra in Special Inställningen Leveranssätt, modulen Order
Används i Inköpsordrar
Ange det sätt som leverantören vanligtvis levererar sina varor på. Exempel kan vara företagspaket eller bud, eller namnet på budfirman som levererar varorna.
För varje leveranssätt kan du definiera översättningar till olika språk. Språket som är angivet på leverantören kommer att styra vilken översättning som ska skrivas ut på inköpsordrarna (beställningarna).
Du kan även skapa olika versioner av inköpsorder- dokumentet för varje leveranssätt, t.ex. med betalnings- instruktioner. För att göra det, ange leveranssättet i fältet Språk när du anger dokumentdefinitionen. Dokument- definitionen beskrivs i kapitlet ‘Arbetsyta’ i manualen Introduktion.
Factoring Vissa företag överlåter sin fordran enligt en faktura till ett factoringbolag. Du kan ange leverantörsnumret för den egentliga betalningsmottagaren, factoringföretaget, i det här fältet (factoringbolaget måste naturligtvis finnas med i leverantörsregistret.).
Minsta ordersumma
Ange minsta ordersumman som leverantören accepterar här. Fältet används endast i informationssyfte även om det kan visas i rapporten Inköpsorderstock.
Vårt kundnummer
Här kan du ange ditt företags kundnummer hos keverantören. Det kan skrivas ut på dokument från inköpsordrar.
Säljare Klistra in Special Registret Personer, modulen System
Används i Inköpsordrar, leverantörsfakturor
Ange signaturen på personen som ansvarar för kontakterna med den här leverantören.
Säljgrupp Klistra in Special Inställningen Säljgrupper, modulen System
Säljgruppen hämtas från personkortet efter att du har angivit en säljare.
à konto Markera den här rutan om du vill kunna göra förskotts- och à kontoutbetalningar till den här leverantören (d.v.s.
innan du har tagit emot en faktura. Det här innebär att du kan registrera utbetalningar till leverantören utan att specificera en leverantörsfaktura.
Innan förskotts- och à konto utbetalningar kan ske måste ett konto anges i fältet à konto på delfönster 2 i inställningen Kontering (Lev). Det här kontot kan även specificeras under delfönster 2 på leverantörsgrupper eller på individuella leverantörer (delfönstret ‘Konton’).
Det här kontot kommer att debiteras med värdet av de här utbetalningarna.
Stängd Markera den här kryssrutan om leverantören inte längre ska användas (leverantörsposter kan inte raderas om leverantörsfakturor och inköpsordrar har registrerats i deras namn). Stängda leverantörer kommer att visas i fönstret ‘Leverantörer: Bläddra’ med inte i listfönstret
‘Klistra in leverantör’. Du kommer inte att kunna registrera inköpsordrar och leverantörsfakturor för stängda leverantörer. En stängd leverantör kan när som helst öppnas igen.
Delfönster Konton
Objekt Klistra in Special Registret Objekt, modulen System
Upp till 20 objekt separerade med kommatecken kan tilldelas varje leverantör. Du kanske vill definiera separata objekt för olika avdelningar, kostnadsställen eller produkttyper. Det här ger dig en flexibel metod för analyser och rapportering från modulen Redovisning.
När du registrerar en leverantörsfaktura från den här leverantören kommer objektet som angivits här att klistras in i fältet objekt på delfönstret ‘Övrigt’ I leverantörsfakturan om kryssrutan Objekt på levskuld är markerad i inställningen Kontering (Lev). I de verifikat som skapas från fakturan kommer de här objekten att tilldelas debetposterna mot kostnadskontona och kreditposten mot leverantörsskuldskontot.
När ett verifikat skapas från inleveranser emottagna från den här leverantören kommer objekten som är angivna här att tilldelas kreditkonteringen mot inköpskontroll- kontot. Om kryssrutan Lev.objekt på lagerkontot är markerad i inställningen Kontering (Lev) kommer de även att tilldelas debetkonteringen mot lagerkontot.
Bankgiro Leverantörens bankgironummer. Uppgiften används vid utskrift av betalningsuppdrag, avier samt vid fil- överföring av betalningsuppdrag.
Skuldkonto Klistra in Special Registret Konton, modulen Redovisning/System
Om du vill använda ett särskilt leverantörsskuldkonto i redovisningen för en viss leverantör anger du det här.
Om du lämnar fältet tomt kommer skuldkontot att hämtas från leverantörens leverantörsgrupp (om lämpligt) eller från delfönster 1 inställningen Kontering (Lev).
Postgiro Leverantörens postgironummer. Uppgiften används vid utskrift av betalningsuppdrag, avier samt vid fil- överföring av betalningsuppdrag.
Kostnadskonto Klistra in Special Registret Konton, modulen Leverantör/System
När leverantörsfakturor från den här leverantören registreras kan du bestämma att ett specifikt kostnads- konto automatiskt ska anges på raderna i leverantörs- fakturorna. Det här kan vara användbart för leverantörer som säljer specifika tjänster som t.ex. el- eller telefon- tjänster. Leverantörsfakturor från sådana leverantörer ska ofta debiteras samma konto varje gång.
Om du vill att ett specifikt kostnadskonto ska anges automatiskt på leverantörens fakturor, ange kontonumret här.
Notera att det här fältet måste innehålla ett värde om du planerar att skapa leverantörsfakturor från inköpsordrar.
Bank Klistra in Special Inställningen Banker, modulen Leverantör
Ange leverantörens unika bank här. Används b.l.a. vid utlandsbetalningar.
à konto Klistra in Special Registret Konton, modulen Redovisning/System
Om du gör förskottsbetalningar eller à konto- utbetalningar till en speciell leverantör utan någon referens till en specifik faktura (à konto utbetalning), kanske du vill använda ett specifikt konto för de här betalningarna. Specificera kontot här och markera kryssrutan à konto under delfönstret ‘Villkor’ på leverantören.
När en förskottsbetalning eller en à kontoutbetalning registreras kommer den att debitera det här kontot. När leverantörsfakturan senare registreras och kopplas mot den här utbetalningen kommer samma konto att krediteras istället för kontot för leverantörsskulder. Se avsnittet ‘à konto- och förskottsutbetalningar’ senare i det här kapitlet för ytterligare beskrivning.
Kontot som är angivet här kommer att gälla före kontot angivet i leverantörens leverantörsgrupp samt på delfönster 2 i inställningen Kontering (Lev).
Sortering Ange sorteringsnumret (branschnummer) som leverantörens bank har. Sorteringsnumret kommer att överföras till leverantörsfakturor (delfönstret ‘Övrigt’) och utbetalningar (flik H) som registreras för leverantören. Det här underlättar betalningar som sker mellan olika banker.
Delfönster Företag
Kommentar Här kan du ange ytterligare kommentarer kring leverantören.
Varning Texten som anges här kommer att visas som en varning varje gång en inköpsorder eller en leverantörsfaktura registreras för den här leverantören.
Org.nr Om leverantören är ett aktiebolag, ange deras organisationsnummer här.
Momsreg.nr Det är viktigt att momsregistreringsnumret anges för de leverantörer som är inom EU, eftersom informationen krävs för EU:s momsrapporter.
När en post sparas kontrolleras det att moms- registreringsnumret inte redan har används i någon annan leverantör. Om systemet varnar för att moms- registreringsnumret redan finns kan du leta reda på dubbletten med hjälp av rapporten Leverantörslista (specificerad).
Land Klistra in Special Inställningen Länder, modulen System
Specificera koden för det land som leverantören tillhör.
Språk Klistra in Special Inställningen Språk, modulen System
Används i Leverantörsfakturor och
inköpsordrar
Ange leverantörens språk här. En del av informationen som visas i leverantörsfakturaposten och som skrivs ut på dokument, t.ex. kontonamn, betalningsvillkor och leveransvillkor kommer att skrivas ut med den lämpliga
översättningen, om översättningen har gjorts i lämpliga register och inställningar.
Valuta Klistra in Special Registret Valutor, modulen System
Används i Inköpsordrar,
leverantörsfakturor, verifikat Specificera valutan som leverantörens fakturor skickas i.
När manuella inköpsordrar registreras kommer priserna att konverteras från den lokala valutan till den valutan som har specificerats här med den överenskomna växelkursen. När inköpsordrar skapas med funktionen
‘Skapa inköpsordrar’ kommer valutan som är specificerad här att användas.
Hansa kommer att förhindra att inköpsordrar, leverantörsfakturor och utbetalningar görs i någon annan valuta än den som har specificerats. Lämna det här fältet tomt om du vill ha möjlighet att använda fler än en valuta för leverantören.
När en valuta har specificerats i det här fältet och om leverantören har använts i någon typ av transaktion, bör den här valutan inte förändras.
Momskod Klistra in Special Inställningen Momskoder, modulen Redovisning
Momskoden som anges här refererar till en momskodspost i inställningen Momskoder i modulen Redovisning. Den bestämmer vilken momssats som debiteras från den här leverantören och vilket momskonto som ska debiteras.
När en leverantörsfaktura eller inköpsorder registreras för den här leverantören, kommer momskoden som är angiven här att gå före den som är angiven i inställningen Kontering (Lev), men finns en momskod angiven på ett specifikt konto kommer den att gå först.
På samma sätt kommer momskoden som angivits här gå före den i inställningen Kontering (Lev) när du skapar en leverantörsfaktura för den här leverantören från en inleverans. Om en specifik artikel har angivits med en annan momskod kommer den att går före. Om kryssrutan Automatisk momsberäkning är markerad i
inställningen Lev.fakt.inst i modulen Leverantör, kommer momsen att beräknas på det övergripande värdet från inleveransen med momssatsen som angivits i inställningen. Annars kommer momsen att beräknas med hjälp av momskoderna på varje rad.
Zon Används i Inköpsordrar,
leverantörsfakturor, verifikat Här anger du i vilken zon leverantören är verksam.
Inställningen kommer att användas för att kontrollera att momsberäkningen blir rätt och bestämmer även valet av momskonto. Olika momskoder kan kopplas till varje Zon på delfönster 3 i inställningen Kontering (Lev) I modulen Leverantör.
Momsreg. Det är viktigt att momsregistreringsnumret anges för de leverantörer som är inom EU, eftersom informationen krävs för EU:s momsrapporter.
När en post sparas kontrolleras det att moms- registreringsnumret inte redan har används i någon annan leverantör. Om systemet varnar för att moms- registreringsnumret redan finns kan du leta reda på dubbletten med hjälp av rapporten Leverantörslista (specificerad).
Hansa innehåller en funktion som kontrollerar formatet på momsregistreringsnumret som anges här. Formatet ska stämma överens med inställningen för landet som leverantören tillhör. De korrekta formaten för varje Lland ska registreras i inställningen Momsnummer- format i modulen System. Om fältet Land lämnas tomt kommer formatet för landet som finns angivet i inställningen Företagsdata, att användas. Finns inget land angivet där, kommer ingen kontroll av momsnumret att göras.
På grund av den här funktionen, säkerställ att du anger leverantörens land ovan, innan du registrerar momsnumret.
Förändra en leverantör
Leverantörsregistret måste hållas aktuellt hela tiden och kommer därför att behöva uppdatera.
I fönstret ‘Leverantörer: Bläddra’, som visas när leverantörsregistret är öppet, är leverantörerna automatiskt sorterade i leverantörsnummerordning.
Du kan ändra sorteringen genom att klicka på någon av rubrikerna. Den understrukna rubriken är den aktuella sorteringen.
För att söka efter en specifik leverantör, ange den text som du vill hitta i Sökfältet i övre delen av fönstret till höger och tryck på Returtangenten.
Texten ska avse den sortering du har valt: du måste t.ex. ha sorterat på namn innan du kan skriva in text som avser leverantörsnamnet. Alternativt, nummer om du ska söka på leverantörsnummer.
För att förändra informationen på en leverantör, dubbelklicka på leverantören i bläddrafönstret. Leverantörskortet kommer att öppnas i fönstret
‘Leverantörer: Inspektera’. Fälten i det här fönstret är desamma som i fönstret ‘Leverantörer: Ny post’, vilka beskrivs ovan.
Gör de nödvändiga förändringarna. Du kan förflytta dig mellan delfönstren med hjälp av returtangenten eller piltangenterna. Klicka på [Spara] för att spara leverantören när du är färdig.
Radera en leverantör
Välj och öppna en av leverantörerna på samma sätt ovan. Välj ‘Radera’ från menyn Post. Leverantören är borttagen. Notera att om inköpsordrar eller leverantörsfakturor har registrerats för den här leverantören, kan den inte raderas.
Tänk på
Du kan inte ångra raderingen av en leverantör.
Menyn Funktioner
Funktionsmenyn för leverantörer visas ovan. Menyn är tillgänglig från fönstret ‘Leverantörer: Bläddra’. Markera en leverantör i listan innan du väljer funktionen. Du kan även markera en grupp leverantörer genom att markera den första leverantören i gruppen och sedan hålla ned Shifttangenten och klicka på den sista leverantören i gruppen. Välj sedan funktionen.
Leverantörsstatus
Funktionen ‘Leverantörsstatus’ ger dig en omedelbar rapport som visar den markerade leverantörens eller leverantörernas tidigare fakturor, utbetalningar och inleveranser. Den visar även den totala omsättningen och de utestående beloppen.
Om du har tillgång till modulen CRM kan ytterligare information läggas till i rapporten, t.ex. en lista över nyliga inleveranser och inköpsordrar samt mån- atliga inköpssiffror för det senaste året. Använd inställningen Leverantörs- statusrapport för att kontrollera vilken information som ska visas i rapporten för olika användare. Varje användare kan ges olika rapportdefinitioner.
Registret Leverantörsfakturor
I registret Leverantörsfakturor sparas alla inköp som ditt företag har gjort.
Varje gång ett inköp har gjorts kommer du att ta emot en leverantörsfaktura från leverantören. Fakturan ska registreras i registret Leverantörsfakturor.
Det här registret används för ett antal olika saker:
• Leverantörsfakturan är leverantörens fordring på ditt företag för inhandlade varor eller tjänster.
• Obetalda leverantörsfakturor i registret ligger till grund för dina likviditetsprognoser, och
• Varje leverantörsfaktura kan skapa ett verifikat i redovisning, vilket i sin tur genererar de övergripande siffrorna för kostnader och skulder i dina månatliga och årliga rapporter. Verifikaten skapas helt automatiskt och kräver inget som helst arbete från din sida.
Det kan registreras fyra olika typer transaktioner av i registret Leverantörsfakturor:
1. Vanliga leverantörsfakturor tas emot efter att varorna har levererats eller efter att tjänster har utförts och innan betalning har skett. Betalning av sådana fakturor ska ske i registret Utbetalningar, vilket beskrivs senare i det här kapitlet.
2. Kassafakturor representerar betalning som sker i samband med att arbetet har utförs. När en kassafaktura registreras i registret Leverantörsfakturor kommer Hansa att hantera den som redan betald, så därför behöver ingen post i registret Utbetalningar registreras för sådan fakturor. Hansa ser även till att summan bokas rätt i redovisningen (kreditering av kassakontot istället för leverantörsskuldskontot).
3. En handpenning betalas innan en faktura har tagits emot. Dessa registreras som ett förskott i registret Utbetalningar. Förskotten kan sedan kopplas mot leverantörsfakturan när den tas emot vid ett senare datum. Alternativt kan de registreras som Kassafakturor, beskrivet under punkt 2 ovan.
4. Kreditfakturor används för att korrigera misstag i leverantörsfakturor eller för att ta bort felaktigt registrerade fakturor. De är i praktiken negativa fakturor som minskar dina leverantörsskulder och kostnader.
Hansa skapar som vanligt automatiskt verifikat med de rätta konteringarna.
Om du vill att Hansa automatiskt ska generera verifikat till redovisningen för alla typer av fakturor som beskrivits ovan, markera det alternativet Leverantörsfakturor inställningen Försystem i modulen Redovisning.
Du kan registrera poster i registret Leverantörsfakturor med hjälp av nedanstående metoder:
1. De kan registreras direkt i registret Leverantörsfakturor. Den här metoden passar för alla typer av fakturor som har nämnts ovan.
2. De kan skapas från andra register, som t.ex. Inköpsordrar och Inleveranser.
Användningen av registret Leverantörsfakturor, inklusive varje typ av transaktioner som beskrivits ovan, kommer nu att beskrivas i detalj. Innan du börjar registrera leverantörsfakturor i registret bör du se till att det aktuella räkenskapsåret finns definierat i inställningen Räkenskapsår i modulen System. Du bör även definiera de nummerserier som du vill använda i inställningen Nummerserier - lev.fakturor. Andra inställningar kan förändras under tiden du arbetar.
I modulen Leverantör, välj ‘Lev.fakt’ i menyn Register eller klicka på [Lev.fakt] i Huvudmenyn.
Fönstret ‘Leverantörsfakturor: Bläddra’ öppnas och visar de leverantörsfakturor som redan har registrerats.
Leverantörsfakturorna har en löpande nummerserie som vanligtvis generas automatiskt från systemet. Det här är i tillägg till det löpnummer som leverantören tilldelat fakturan. Det interna löpnumret visas längst till vänster och följs av en bock (om leverantörsfakturan är godkänd), av leverantörens löpnummer, fakturadatum, leverantörens nummer och namn samt fakturans totalsumma. Kreditfakturor har bokstaven “K” i kolumnen efter totalsumman.
Registrera en leverantörsfaktura
För att registrera en ny leverantörsfaktura, klicka på [Ny] i knappraden eller använd kortkommandot Ctrl-Enter (Windows och Linux) eller a-N (Macintosh). Alternativt kan du markera en leverantörsfaktura som liknar den du ska registrera och klicka på [Kopia] i knappraden.
Fönstret ‘Leverantörsfaktura: Ny post’ öppnas, tomt om du klickade på [Ny]
eller som en kopia av den markerade posten. Om du valde att kopiera en tidigare registrerad leverantörsfaktura kommer faktura- och transaktionsdatumet från ursprungsfakturan att användas, leverantörens fakturanummer kommer inte att kopieras.
Eftersom all information som lagras för varje leverantörsfaktura inte ryms i ett enda fönster har leverantörsfakturafönstret delats upp i fyra delfönster.
Posthuvudet visas alltid på varje delfönster. Posthuvudet innehåller leverantörsfakturanumret, leverantörens nummer och namn, samt en del annan information. Det finns fyra namngivna flikar i posthuvudet.
Genom att klicka på flikarna kan du förflytta dig mellan de olika delfönstren.
Posthuvudet är alltid synligt som en påminnelse om vilken leverantörsfaktura du arbetar med.
Om du har modulen Inköp är det möjligt att många leverantörsfakturor kommer att skapas från Inköpsorderfönstret. Om så är fallet kommer du att upptäcka att de flesta fält som beskrivs nedan redan innehåller värden som hämtade från inköpsordern.
Posthuvud
Löpnr Klistra in Special Välj från en annan nummerserie Numret på leverantörsfakturan i din reskontra. När du registrerar en ny leverantörsfaktura kommer Hansa automatiskt att ange det första lediga numret från nummerserien som specificerats under delfönstret
‘Ser.nr’ på användarens personpost eller från inställningen Nummerserier - lev.fakturor. Du kan förändra det här numret, men inte till ett som redan används.
Fakturadag Klistra in Special Aktuellt datum
Det här datumet tillsammans med betalningsvillkoret bestämmer vilken förfallodag leverantörsfakturan har.
Datumet från den föregående leverantörsfakturan är förinställt.
Transdag Klistra in Special Aktuellt datum
Transaktionsdagen för verifikatet som genereras från leverantörsfakturan. Du kan använda olika faktura- och transaktionsdagar i din reskontra. Transaktionsdagen används för verifikatet och bestämmer bokförings- perioden för fakturan.
Tänk på
Om du anger olika datum för fakturadag och transaktionsdag kommer det att uppstå en skillnad mellan värdena i leverantörsreskontran och huvudboken så länge som leverantörsfakturan är obetald.
Lev. nr Klistra in Special Registret Leverantörer Ange Leverantörens nummer eller använd funktionen
‘Klistra in Special’. När du trycker på Enter kommer leverantörens namn, adress och annan information automatiskt att klistras in i respektive fält.
Om det finns en förskottsbetalning på leverantören som inte har allokerats mot en faktura kommer en varning att visas när leverantören anges på fakturan.
Förskottsbetalningar beskrivs i avsnittet ”à kontoutbetalningar och förskott” senare i det här kapitlet.
Namn Leverantörens namn anges efter att du har angivit leverantörens nummer.
ATT BETALA Det totala beloppet som ska betalas för den här leverantörsfakturan inklusive moms och i leverantörens valuta. Innan leverantörsfakturan kan godkännas måste den här summan stämma överens med en av följande:
Inom landet summan av beloppen på raderna plus fältet Moms.
Inom EU summan av beloppen på raderna.
Utom EU summan av beloppen på raderna. Ingen moms beräknas i det här fallet.
Zonen hämtas från leverantörsposten och kan ses på delfönstret ‘Övrigt’.
Moms Ange det totala momsbeloppet från leverantörsfakturan.
Om du har markerat kryssrutan Automatisk momsberäkning i inställningen Lev.fakt.inst och fakturan tillhör zonen Inom landet, kommer ett belopp automatiskt beräknas utifrån den procentsats som angivits där (från beloppet angivet i fältet ATT BETALA ovan). Det går dock att ändra momsbeloppet
manuellt om det inte stämmer överens med beloppet som är angivet på fakturan.
Om fakturan tillhör zonen Inom EU eller Utom EU kommer det här fältet inte att fyllas i automatiskt och ska lämnas tomt. Om fakturan tillhör zonen Inom EU kommer momsen att beräknas med hjälp av momskoderna på varje rad. Den beräknade momsen kommer att visas i fältet Räknad moms i nedre delen av delfönstret ‘Kostnad’.
Spärra bel. Om en del av fakturan inte ska betalas (kanske beroende på en tvist), ange beloppet som inte ska betalas här. När fakturan ska betalas kommer endast beloppet utöver det spärrade beloppet att hanteras som öppet (d.v.s. kommer att förslås när du registrerar fakturanumret i en utbetalning och visas i rapporten Utbetalningsprognos).
Det här fältet kan förändras efter att fakturan har godkänts, men inte efter att den är fullt betald.
Om hela fakturan ska spärras kan du antingen ange hela beloppet här eller använda kryssrutan Spärrad på delfönstret ‘Villkor’ (nedan). Kryssrutan Spärrad har två fördelar: rapporten Leverantörsfakturajournal kan användas för att lista de fakturor som har kryssrutan markerad och de här fakturorna kommer att märkas med en asterisk (*) i leverantörsreskontran.
Attest Klistra in Special Registret Personer, modulen System
Det här fältet innehåller koden för personen som har godkänt leverantörsfakturan. Flera personer kan anges, separerade med kommatecken. Genom att markera kryssrutan Kräv attest i inställningen ‘Lev.fakt.inst’ kan det här fältet vara tvingande att fylla i.
Lev. faktnr Leverantörens fakturanummer. Det här numret kan användas för sökning samt som referens i utbetalningsfiler.
Delfönster Villkor
Bet. villk Klistra in Special Inställningen Betalningsvillkor, modulen
Fakturering/Leverantör Förinställt från Leverantör
Betalningsvillkoret som anges här kommer att avgöra fakturans förfallodag (nedan). I inställningen Betalningsvillkor kan betalningssätt med ett system för kassrabatt läggas upp för leverantörsfakturor som betalas tidigare än förfallodagen.
Att ange betalningsvillkor för varje leverantörsfaktura skapar grunden för de rapporter som ger betalnings- rekommendationer i Hansa.
Betalningsvillkoren är även det som skiljer kassa- fakturor och kreditfakturor från vanliga fakturor. Välj ett betalningsvillkor som representerar typen ”Kassa” eller
”Kredit” med hjälp av funktionen ‘Klistra in Special’.
När posten godkänns och sparas kommer ett lämpligt verifikat att skapas. Om det är en kassafaktura kommer verifikatet att kreditera kassakontot (enligt inställningen Kontering (Kund)) istället för kontot för leverantörs- skulder. Om det istället var en kreditfaktura skulle verifikatet vara bakvänt gentemot originalfakturan.
Kassafakturor hanteras omedelbart som betalda och kommer därför inte att visas i din Leverantörsreskontra- rapport. Du behöver inte registrera betalningar emot dem.
När ett betalningsvillkor av typen ”Kredit” väljs, ange numret på den faktura som ska krediteras i fältet Kreditera, använd ‘Klistra in Special’ vid behov för att få upp en lista med öppna (obetalda) fakturor.
Kassarabatt Beloppet på eventuell kassarabatt. Fältets innehåll beräknas från fältet ATT BETALA med formeln som angivits i betalningsvillkoret.
Referens Här kan ytterligare information anges kring fakturans identitet. Referensen kan skrivas utbetalningsdokument.
Spärrad Markera den här kryssrutan om du vill förhindra att leverantörsfakturan betalas. Du kan spärra fakturan efter att den har godkänts.
Prel bok. Används för preliminärbokning (temporär bokning) av leverantörsfakturor. Om du sparar leverantörsfakturan med den här kryssrutan markerad kommer ett verifikat att skapas i modulen Redovisning med en preliminär bokning. Bokning av den normala momsen och kostnaden sker som vanligt, men istället för att boka fakturan mot leverantörsskulder krediterar den ett preliminärt konto som definieras i inställningen Kontering (Lev). En preliminärbokad leverantörsfaktura kan förändras så länge den inte är godkänd. När du sedan godkänner den skapas ett nytt verifikat där den preliminära bokningen motbokas. Eventuella för- ändringar i leverantörsfakturan kommer också att reflekteras i verifikatet.
Den här kryssrutan beskrivs ytterligare i avsnittet
‘Preliminär bokning’ nedan.
Lev. info på ver.
När ett verifikat genereras automatiskt från den här leverantörsfakturan kan du använda den här kryssrutan för att få fakturanummer, förfallodag och leverantör angivet under flik E på verifikatet. Informationen anges endast på raden med konteringen mot leverantörs- skuldskontot.
Den här kryssrutan kan som standard vara markerad i leverantörsfakturorna om du har markerat kryssrutan Mer. info på verifikat i inställningen Kontering (Lev).
Förf. dag Fakturans förfallodag, beräknad utifrån fakturadatumet och betalningsvillkoret. Det här fältet kan alltid förändras, även efter att leverantörsfakturan är godkänd.
Om du får en förlängd kredittid för den här fakturan kommer rapporterna i modulen Leverantör att upp- dateras.
Kassadag Sista betalningsdagen om du vill utnyttja kassarabatten.
Den beräknas med formeln angiven på betalnings- villkoret.
Kreditera Klistra in Special Öppna Leverantörsfakturor Om du registrerar en kreditfaktura kan du ange vilken leverantörsfaktura den ska kreditera i det här fältet. Kom ihåg att ange ett betalningsvillkor av typen ”Kredit” i fältet Betalningsvillkor.
Delfönster Kostnad
Använd matrisen på delfönstret ‘Kostnad’ för att lista fakturans artiklar och kostnader. Matrisen är indelad i tre horisontella flikar. När du klickar på en av flikarna (markerad A, B och C) kommer de två eller tre kolumnerna till höger att bytas ut.
För att lägga till rader i en leverantörsfaktura, klicka i den första kolumnen på den första lediga och ange lämplig information. För att ta bort en rad, klicka på radnumret längst till vänster och tryck på Backstegstangenten. För att infoga en ny rad, klicka på radnumret där du vill att raden ska infogas och tryck på Returtangenten.
Flik A
Konto Klistra in Special Registret Konton, modulen Redovisning/System
Det är här du anger vilket inköpskonto som den här leverantörsfakturan ska debitera. Ange ett kontonummer och tryck på Enter. Kontonamnet kommer automatiskt att klistras in i fältet Radtext.
Om leverantören har ett kostnadskonto specificerat under delfönstret ‘Konton’ kommer det kontot att vara förinställt i leverantörsfakturan.
Du kan hämta in ett konto genom att ange en kontokod i fältet till höger.
Du kan även ange koden för en automatkontering.
Automatkonteringar används för att underlätta arbetet med registrering av många liknande transaktioner.
Funktionen spar inte bara arbete utan säkerställer även att rätt konton anges varje gång. Automatkonteringar beskrivs mer detaljerat i manualen Redovisning. Ett exempel på automatkontering kan vara att fördela kostnaden t.ex. för hyra över flera objekt med en procentberäkning.
