INSPIRA
Del 1
1. Introduktion till Excel 8
2. Hantera en arbetsbok 15
3. Formler och format 36
2 HANTERA EN ARBETSBOK
SKAPA NY ARBETSBOK
För att du ska kunna hålla ordning på dina kalkyler med beräkningar och de diagram som du skapar, finns det något som kallas för arbetsböcker i Excel. Varje arbetsbok är en fil och de kan innehålla ett eller flera kalkyl- och/eller diagram- blad. När du startar Excel visas alltid en ny tom arbetsbok. En ny arbetsbok innehåller enligt standardinställningen tre tomma kalkylblad som representeras av var sin bladflik. Kalkylbladen heter Blad 1, Blad 2 och Blad 3 (Sheet 1 och så vidare).
Har du redan startat Excel, men vill skapa en ny arbetsbok? Klicka i så fall på knappen Nytt i verktygsfältet.
Du kan också skapa en ny arbetsbok från åtgärdsfönstret Ny arbetsbok (New Workbook).
För att visa åtgärdsfönstret kan du till exempel öppna Arkiv-menyn och välja Nytt (File, New).
Du kan även öppna Visa-menyn och välja Åtgärdsfönster (View, Task Pane) eller trycka på Ctrl+F1. Öppna därefter menyn i åtgärds- fönstret och välj Ny arbetsbok (New Work- book).
Klicka på Tom arbetsbok (Blank workbook) under rubriken Nytt (New) i åtgärdsfönstret.
Den nya arbetsboken kommer att få de standard- inställningar som finns i alla tomma arbetsböcker som skapas. Alla nya arbetsböcker får exempelvis tre bladflikar som standard.
HANTERA EN ARBETSBOK Skapa ny arbetsbok 15 Markera celler 16 Skriva text och tal 18 Spara arbetsbok 19 Stänga arbetsbok 21 Öppna arbetsbok 21 Redigera kalkyl 22 Förhandsgranska arbetsbok 28 Skriva ut arbetsbok 29 Sök och ersätt 30 Kommentarer 32 Extra övningar 34
I det här kapitlet får du lära dig att skapa och hantera en arbetsbok, flytta markören, markera cellområden samt att skriva text och tal i celler.
Excel 2000
När du öppnar Arkiv-menyn och väljer Nytt (File, New) visas en dialogruta där du dubbelklickar på Arbetsbok (Workbook).
Excel 2003
I Excel 2003 kan du även klicka på Skapa en ny arbets- bok (Create a new workbook) i åtgärdsfönstret Komma igång (Getting Started).
Visningslägen
När du arbetar med större kalkyler kan du behöva ändra visningsläge. På Visa- menyn (View) kan du bland annat visa och dölja verktygsfält. Om du väljer Hel- skärm (Full Screen) på samma meny visas bara menyraden, och du ser en större del av kalkylbladet. Återgå till vanlig visning genom att välja samma kommando igen.
På Visa-menyn kan du även välja Zooma (View, Zoom) för att ändra förstoringsgraden i programfönstret. Du kan även använda listrutan Zooma i verktygsfältet för att ändra visningen.
1 2
2
2
16
MARKERA CELLER
Kalkylbladet är indelat i horisontella rader och vertikala kolumner. När kolumnerna och raderna möts bildas en cell. Varje kolumn och rad har en rubrik. Radrubrikerna är num- rerade 1, 2, 3 etcetera och kolumnrubrikerna heter A, B, C etcetera. Det finns 65 536 rader och 256 kolumner i varje kalkylblad.
Du refererar till cellerna genom att använda rad- och kolumnrubrikerna. Den första cellen heter till exempel A1, cellen under cell A1 heter A2 och den bredvid A1 heter B1.
Flytta markören och markera celler
Ett kalkylblad innehåller en mängd celler. För att kunna skriva uppgifter i olika celler måste du först känna till hur du markerar och flyttar markören i kalkyl- bladet. När du har flyttat markören till en cell är den cellen markerad.
•
För att flytta till en cell som syns, klickar du i önskad cell. Muspekaren ändrar utseende till ett stort vitt plustecken.•
För att flytta till en cell på något annat ställe, använder du först rullningslisten för att visa önskad del av kalkylbladet. Klicka därefter i cellen.•
Flytta en cell åt höger/vänster genom att trycka på Högerpil/Vänsterpil eller Tab/Skift+Tab.•
Flytta en cell nedåt/uppåt genom att trycka på Nedpil/Uppil. För att flytta nedåt kan du även trycka på Enter.•
Flytta en skärmbild nedåt/uppåt genom att trycka på PageDown/PageUp.•
Flytta till cell A1 genom att trycka på Ctrl+Home.•
Flytta till kolumn A genom att trycka på Home.Markera cellområden
Ibland behöver du redigera eller formatera en eller flera celler och då måste du veta hur du markerar cellområden. Det markerade området visas med blå bak- grund, med undantag av den första cellen i markeringen som har vit bakgrund.
För att markera ett sammanhäng- ande cellområde klickar du i den cell som ska vara det övre, vänstra hörnet i markeringen. Dra sedan med muspekaren till det nedre, högra hörnet.
Du ser också på rad- och kolumnrubrikerna vilka celler som är markerade då de visas med en avvikande färg.
För att ta bort en markering, klickar du någonstans på arbetsytan.
2
Splittrade markeringar Du kan också markera flera cell- områden utan att de angränsar till varandra. Markera den första cell- en/cellerna enligt beskrivningen ovan. Håll sedan ner Ctrl- tangenten och markera nästa cell/
cellområde. Fortsätt och markera
områden på kalkylbladet tills önskade celler och cellområden är markerade.
Markera rader
För att markera en hel rad klickar du på radrubriken.
För att markera flera rader håller du musknappen nertryckt och drar över radrubrikerna. En gul textruta visar hur många rader som markeras.
Markera kolumner
För att markera en hel kolumn klickar du på kolumnrubriken.
För att markera flera kolumner håller du musknappen nertryckt och drar över kolumnrubrikerna.
En gul textruta visar hur många kolumner som markeras.
Markera allt
För att markera hela kalkylbladet klickar du på knappen Markera allt i skärningspunkten mellan rad- och kolumnrubrikerna.
Markera med tangentbordet
Om du ska markera stora områden, som kanske till och med är större än arbets- ytan, kan du använda tangentbordet. Markera först den cell som ska utgöra det övre, vänstra hörnet i markeringen. Håll ner Skift och markera området med piltangenterna.
Om du trycker på Skift+Ctrl+piltangent utökas markeringen till den sista/första cellen med innehåll i aktuell rad eller kolumn.
2
18
SKRIVA TEXT OCH TAL
Du infogar data i en cell genom att markera den och börja skriva. När du har skrivit de tecken som ska finnas i aktuell cell, måste detta bekräftas. Du kan välja något av följande alternativ:
•
Tryck på Enter. Som standard flyttas markeringen nedåt en cell när du trycker på Enter.•
Tryck på Tab. Markeringen flyttas en cell åt höger.•
Tryck på en piltangent (och bestäm hur markeringen ska flyttas).•
Klicka på knappen Skriv i formelfältet.•
Klicka i en annan cell.När du skriver text i en cell kommer text som standard att vänsterjusteras i cellen, medan tal kommer att högerställas. Text som inte ryms inom en cell visas i cellen till höger, såvida inte den cellen innehåller något. I sådana fall syns enbart den första delen av texten.
•
För att avbryta en inmatning kan du klicka på knappen Avbryt i formelfältet.Autoavsluta
I Excel finns det en funktion som heter Autoavsluta (AutoComplete). Funk- tionen är mycket användbar då du ska infoga samma data i flera celler.
Skriv något i en cell.
För att infoga samma uppgift i celler under den första cellen räcker det med att skriva det eller de första tecknen.
Excel fyller automatiskt i de resterande tecknen.
Avsluta med att trycka på Enter.
Cellerna måste ligga i anslutning till varandra för att Autoavsluta ska fungera.
Det får alltså inte finns några tomma celler mellan din nya inmatning och de tidigare.
Vill du skriva uppgifter i flera sammanhängande celler kan du först markera det område där du ska skriva data. Då be- höver du bara avsluta varje inmatning med att trycka på Enter eller Tab. Markören flyttas automatiskt till nästa cell i markeringen.
Funktionen hanterar endast poster som innehåller text. Tal, datum och klockslag kan inte fyllas i med Autoavsluta.
Kontrollera att funktionen är aktiv genom att öppna Verk- tyg-menyn och välja Alternativ (Tools, Options). På fliken Redi- gering (Edit) ska Fyll i cell- värden automatiskt (Enable AutoComplete for cell values) vara markerad.
Övning 1 – Skriva text och tal Skriv följande uppgifter på Blad1 (Sheet1) i en tom arbetsbok (eventuella fel som du gör får du tillfälle att rätta till senare).
Låt arbetsboken vara öppen.
1
2 2
3
2
SPARA ARBETSBOK
Vänj dig vid att spara dina arbetsböcker direkt när du skapar dem. Spara därefter arbetsboken med jämna mellanrum. Skulle oturen vara framme och det till exempel blir strömavbrott, förlorar du i så fall bara de ändringar som du har gjort sedan den senaste gången du sparade.
Spara en arbetsbok
För att spara ditt arbete första gången, innan arbetsboken har fått ett namn, gör du på följande sätt:
Öppna Arkiv-menyn och välj Spara (File, Save).
Skriv önskat filnamn, som ersätter den markerade texten i rutan Filnamn (File name).
I listrutan Spara i (Save in) väljer du i vilken mapp som arbetsboken ska sparas. Här kan du också ändra enhet, till exempel till diskettenheten (A:) eller en nätverksenhet.
Klicka på Spara (Save).
När du har sparat arbetsboken kan du avsluta programmet eller stänga av datorn om du vill. Nästa gång du vill arbeta med samma arbetsbok kan du öppna den och fortsätta där du slutade.
När du har sparat arbetsboken och därmed gett den ett namn, räcker det med att klicka på knappen Spara för spara arbetsboken igen.
Du kan även klicka på knapp- en Spara i verktygsfältet.
I rutan Filnamn (File name) är ett standardnamn markerat.
Har du gjort inställningar för att bestämma standardmapp, är också rätt mapp vald högst upp i dialogrutan.
Du kan använda långa, be- skrivande filnamn (dock max 218 tecken). Du får inte använda följande tecken:
< > ? [ ] / \ ” : * |
Genom att klicka på en ikon i platsfältet till vänster öppnar du motsvarande mapp.
Excel lägger automatiskt till filnamnstillägget XLS. Du kommer inte att se filnamns- tillägget speciellt ofta. I fillistor med detaljerad visning anges filtypen i klartext, Microsoft Excel-kalkylblad (Microsoft Excel Worksheet).
1 2
3
4
2 3
4
2
20
Spara med nytt namn/i annan mapp
När du använder kommandot Spara (Save) sparas arbetsboken med samma namn som tidigare. Detta innebär att den tidigare versionen skrivs över.
Vill du spara en arbetsbok med nytt namn eller i en annan mapp/enhet, öppnar du Arkiv-menyn och väljer Spara som (File, Save As). Dialogrutan Spara som (Save As) visas där du ändrar filnamn och/eller mapp och enhet. Du skapar då en kopia av arbetsboken.
Skapa ny mapp
Som standard visas mappen Mina dokument (My Documents) när du ska spara dina arbetsböcker. Om du skapar många olika filer bör du skapa egna mappar för olika kategorier av filer för att lättare hitta dem. Du kan skapa nya mappar i Utforskaren, men det går även att göra det direkt från dialogrutan Spara som (Save As) i Excel.
Klicka på knappen Skapa ny mapp i dialogrutans verk- tygsfält. Skriv önskat namn i textrutan Namn (Name).
När du klickar på OK visas
dialogrutan Spara som (Save As) igen, och den nya mappen är öppen.
Spara i annat filformat
När du sparar en arbetsbok sparas den som standard i Excel-format. Det finns dock tillfällen då en fil måste sparas om i ett annat format. Exempel på en sådan situation är om arbetsboken ska användas i en äldre version av Excel eller i något annat program.
För att spara arbetsboken i ett annat filformat använder du dialogrutan Spara som (Save As). Klicka på listpilen vid rutan Filformat (Save as type)
längst ner i dialogrutan och välj önskat filformat.
Det finns två kommandon för att spara arbetsböcker. Det ena är Spara (Save) och det andra är Spara som (Save As).
Viktigt!
När du sparar en arbetsbok i ett annat filformat finns det risk för att vissa formatering- ar försvinner.
Olika filformat
Som standard sparas arbetsboken som en Microsoft Excel-arbetsbok och får filnamnstillägget XLS. Vill du öppna arbetsboken i en äldre Excel-version måste du först spara den i aktuell programversion, till exempel Excel 5.0/95 eller Excel 97-2002.
Du kan spara arbetsboken som en webbsida, boken får då filnamnstillägget HTML.
Vill du använda kalkylen i något program som inte finns med i listan, kan du prova att spara den som en textfil. All formatering försvinner från kalkylbladet. Arbetsboken får filnamnstillägget TXT och kan öppnas i vilket program som helst. Sparar du däremot arbetsboken som en RTF-fil, Rich Text Format, behålls de flesta formateringar.
2
STÄNGA ARBETSBOK
När du har arbetat färdigt med en arbetsbok är det lämpligt att stänga den. Detta gör du genom att klicka på knappen Stäng på menyraden eller i arbetsbokens övre, högra hörn. Om du har glömt att spara tidigare gjorda ändringar, får du en fråga om du vill spara eller inte.
ÖPPNA ARBETSBOK
Öppna någon av de senast använda arbetsböckerna på följande sätt:
•
Öppna Arkiv-menyn (File) och välj önskad arbetsbok längst ner på menyn.•
Klicka på önskad arbetsbok som visas längst ner i åtgärdsfönstret Komma igång (Getting Started).Om du vill öppna en annan arbetsbok, gör du så här:
Öppna Arkiv-menyn och välj Öppna (File, Open), eller klicka på Fler (More) längst ner i åtgärdsfönstret Komma igång (Getting Started).
Välj önskad mapp i rutan Leta i (Look in).
Markera önskad arbetsbok och klicka på Öppna (Open).
Om du har många arbets- böcker som du vill stänga, kan du hålla ner Skift, öppna Arkiv-menyn och välja Stäng alla (File, Close All).
Övning 2 – Spara och stänga arbetsbok
Spara arbetsboken som du har arbetat med i tidigare övning. Ge den namnet SÅLDABÄRBUSKAR och placera den i övningsmappen.
Stäng den eller de arbetsböcker som du har öppna på skärmen.
Excel 2000/2002
I Excel 2000 finns inte åtgärds- fönster.
I Excel 2002 visas de senast använda arbetsböckerna högst upp i åtgärdsfönstret Ny arbetsbok (New Workbook).
Du kan även klicka på knapp- en Öppna i verktygsfältet.
Om du vill öppna flera filer samtidigt markerar du dem med Ctrl nertryckt och avslutar med att klicka på Öppna (Open).
Om du dubbelklickar på önskat filnamn behöver du inte klicka på Öppna (Open).
1
2 3
2
3
2
22
REDIGERA KALKYL
Redigera cellinnehåll
När du markerar en cell för att skriva eller redigera uppgifter visas innehållet dels i aktuell cell dels i formelfältet. När du ska redigera innehållet kan du göra det på båda ställena.
På samma sätt som när du har skrivit något i en cell måste du bekräfta redige- ringen. Enklast är att använda tangenten Enter eller knappen Skriv i formelfältet.
Redigera före bekräftning
För att redigera innan du bekräftat inmatningen kan du göra på följande sätt:
•
För att tömma hela inmatningen trycker du på Esc.•
För att radera det sist skrivna tecknet, trycker du på Backsteg.•
För att radera tecken på annan plats klickar du framför eller bakom tecknet och använder Delete för att radera tecknet till höger om insättningspunkten, eller Backsteg för att radera tecknet till vänster om insättningspunkten.•
För att radera flera tecken som ligger intill varandra markerar du tecknen genom att dra med muspekaren över dem och trycker sedan på Delete.•
För att infoga tecken i en inmatning klickar du där det nya tecknet ska infogas och skriver sedan önskat tecken. Nya tecken som skrivs kommer som standard att infogas i den befintliga texten.Redigera efter bekräftning
För att redigera en inmatning som du redan har bekräftat, kan du göra så här:
•
Markera aktuell cell och gör om inmatningen. Den gamla inmatningen ersätts.•
Dubbelklicka i aktuell cell och följ anvisningarna ovan.•
Markera aktuell cell, tryck på F2 och följ anvisningarna ovan.Radera cellinnehåll
För att radera innehåll (men inte format eller kommentarer) i markerad cell eller markerat område/områden trycker du på Delete.
För att styra vad som ska raderas i cellen/cellerna markerar du först området/områdena. Öppna sedan Redigera-menyn och välj Radera (Edit, Clear) följt av önskat alternativ på under- menyn.
Viktigt!
Kan du inte redigera direkt i cellerna öppnar du Verktyg- menyn och väljer Alternativ (Tools, Options). På fliken Redigering (Edit) markerar du Direkt cellredigering (Edit directly in cell).
En cell kan innehålla följande:
Innehåll – i form av bokstäver, siffror eller andra tecken.
Format – bestämmer hur inne- hållet ska visas, till exempel tidformat och fetstil.
Kommentar – en dold text, som kan visas vid behov.
2
Ångra
Ibland händer det att du av misstag gör något som du skulle vilja ha ogjort. För att ångra den senaste operationen, klickar du på knappen Ångra i verktygsfältet.
Så fort du märker att något har blivit fel kan du även öppna Redigera-menyn och välja Ångra (Edit, Undo). Kalkylbladet återställs till det utseende det hade innan den senaste åtgärden.
Om du vill ångra flera åtgärder klickar du på listpilen vid knappen Ångra i verktygsfältet. En lista över de senaste åtgärderna visas, du kan ångra upp till 16 åtgärder. Klicka på den åtgärd som du vill ångra. Även de åtgärder som är gjorda efter denna åtgärd återställs.
För att återställa det du senast ångrade klickar du på
knappen Gör om i verktygsfältet. Även här kan du öppna en lista och visa de 16 senaste kommandona.
Exempel
Om du skriver tiden 10:30 (kolon mellan timmar och minuter) förstår Excel att detta är ett klockslag och formaterar cellen automatiskt till tidsformat, 10:30.
Nu har den aktuella cellen både ett innehåll och ett format.
Om du sedan raderar det aktuella cellinnehållet med Delete och skriver decimaltalet 0,5 (kommatecken mellan heltal och tiondelar) visas tiden 12:00.
Om du sedan raderar cellformatet genom att öppna Redigera-menyn och väljer Radera följt av Format (Edit, Clear, Formats) visas talet 0,5 i cellen.
Övning 3 – Öppna och redigera arbetsbok
Öppna arbetsboken SÅLDABÄRBUSKAR (eller arbetsboken SÅLDABÄRBUSKAR 1 om du inte har gjort tidigare övningar).
Ändra texten i cell A1 till ”Sålda bärbuskar”, ändra värdet i cell B5 till 14 och i cell C7 till 35.
Spara arbetsboken och låt den vara öppen.
Du kan även trycka på kort- kommandot Ctrl+Z för att ångra senaste åtgärden.
Du kan även trycka på kort- kommandot Ctrl+Y för att göra om senaste åtgärden.
Övning 4 – Radera och ångra
Fortsätt med arbetsboken SÅLDABÄRBUSKAR från föregående övning. Simulera misstaget att radera sifferuppgifterna i kalkylen, återställ kalkylen med hjälp av ångrafunktionen.
