Offentlig Sydost KPMG AB 2009-10-20 Lisa Åberg
Tranås kommun
Granskning av kommunens hantering av allmänna handlingar
Revisionsrapport
Innehåll
1. Inledning 1
1.1 Bakgrund 1
1.2 Syfte, avgränsning och metod 1
2. Lagstiftningens krav på hanteringen av allmänna handlingar 2
2.1 Vad är en allmän handling? 2
2.2 Allmänna åtgärder för att underlätta sökande efter allmänna handlingar
m.m. 3
2.3 Registrering av allmänna handlingar 3
2.4 Arkivvård 3
2.4.1 Nämndernas ansvar 4
3. Iakttagelser från dokumentstudier, intervjuer och stickprover 5
3.1 Kommunövergripande styrdokument 5
3.2 Kommunens centrala arkivvård 5
3.3 Nätverks- och förändrings och utvecklingsarbete 6 3.4 Nämndernas hantering av allmänna handlingar 6
3.4.1 Kommunstyrelsen 6
3.4.2 Barn- och utbildningsnämnden 8
3.4.3 Socialnämnden 9
3.4.4 Byggnadsnämnden 10
3.4.5 Tekniska nämnden 11
3.4.6 Miljö- och hälsoskyddsnämnden 13
3.4.7 Griftegårdsnämnden 14
3.4.8 Kultur- och fritidsnämnden 15
4. Avslutande kommentarer och rekommendationer 16
1. Inledning
1.1 Bakgrund
Ett av de viktigaste uttrycken för offentlighetsprincipen är rättigheten för alla svenska medborgare att ta del av en myndighets1 allmänna handlingar. Enligt tryckfrihetsförordningens 2 kap. 1 § är handlingsoffentligheten avsedd att säkerställa ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning. Ett av syftena med en myndighets registrering av allmänna handlingar är att underlätta för medborgarna att tillämpa offentlighetsprincipen.
Det grundläggande regelverket för hantering av en myndighets handlingar utgörs av tryckfrihetsförordningen och Offentlighets- och sekretesslagens regler om allmänna handlingar.
Där återfinns huvuddelen av regelverket för ärenderegistreringen. Därutöver finns också bestämmelser om registrering i arkivlagen.
Även om grunderna för registrering regleras i lagstiftningen, är det till stor del myndighetens eget ansvar att skapa rutiner. Rutiner som uppfyller lagens krav, som är väl förankrade i verksamheten och som alla inom myndigheten känner till, skapar förutsättningar för en funktionell och effektiv ärenderegistrering.
Med en fungerande ärenderegistrering skapas ordning och reda bland myndighetens handlingar.
Detta har myndigheten nytta av vid arbetsplanering, handläggning av ärenden, verksamhetsuppföljning och återsökning av ärenden nu och i framtiden.
Diariet är en av myndighetens viktigare funktioner och dagens IT-miljö ha avsevärt förbättrat möjligheterna för samtliga anställda att ta del av diariet. Många elektroniska diarier möjliggör för alla inom myndigheten att söka efter handlingar och handläggare kan själva göra noteringar i diariet i sina pågående ärenden. De nya möjligheterna kräver dock ökade kunskaper om den offentligrättsliga lagstiftningen hos fler av myndighetens anställda än registrator.
1.2 Syfte, avgränsning och metod
KPMG har fått i uppdrag av Tranås kommuns revisorer att granska kommunens hantering av allmänna handlingar. Övergripande är syftet att bedöma hur kommunens styrelse och nämnder lever upp till offentlighetsprincipen och de bestämmelser som är kopplade till den. Granskningen avgränsas till att omfatta kommunstyrelsen, barn- och utbildningsnämnden, socialnämnden, kultur- och fritidsnämnden, miljö- och hälsoskyddsnämnden, tekniska nämnden, byggnadsnämnden och griftegårdsnämnden.
Granskningen har koncentrerats kring dokumentstudier och intervjuer med berörda tjänstemän såsom registratorer, administrativa assistenter, arkivassistenter, arkivarie, kommunsekreterare och arbetsledare för kommunledningskontorets serviceavdelning. Sammanlagt har 15 personer intervjuats.
1 Med myndighet avses kommunstyrelsen och övriga nämnder, kommunfullmäktiges revisorer samt andra kommunala organ med självständig ställning, t.ex. helägda kommunala bolag
Vidare har fyra diarieförda ärenden i respektive nämnds diarium (ej individärenden) granskats genom stickprover för bl.a. kontroll av efterlevnaden av offentlighets- och sekretesslagens krav på diarieförda handlingar. Rapporten har faktakontrollerats av samtliga intervjuade. Våra kommentarer återfinns i dels löpande, dels i rapportens avslutande kapitlet.
2. Lagstiftningens krav på hanteringen av allmänna handlingar
2.1 Vad är en allmän handling?
Det grundläggande regelverket för hanteringen av kommunens allmänna handlingar utgörs av Tryckfrihetsförordningen (TF) och Offentlighets- och sekretesslagens (2009:400) regler om allmänna handlingar.
Med handling avses i tryckfrihetsförordningen en framställning i skrift eller bild samt en upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med hjälp av tekniskt hjälpmedel.
Enligt tryckfrihetsförordningen krävs två uppfyllda kriterier för att en handling ska anses som allmän. Dels ska handlingen förvaras hos myndigheten, dels ska den vara inkommen till eller upprättad hos myndigheten. Bara för att en handling är allmän betyder det inte att den är offentlig.
En allmän handling kan också vara sekretessbelagd vilket innebär att den är hemlig. Med myndighet avses kommunstyrelsen och övriga nämnder, kommunfullmäktiges revisorer och andra kommunala organ med självständig ställning t.ex. helägda kommunala bolag.
Begreppet ”förvarad hos myndigheten” innebär att handlingen ska finnas tillgänglig hos myndigheten. Datalagrad information anses förvarad när myndigheten har tillgång till den enligt ordinarie rutiner och med de ordinarie tekniska hjälpmedel som myndigheten använder.
Med begreppet ”inkommen” menas att en handling är inkommen till myndigheten när den har anlänt dit eller när behörig befattningshavare har tagit emot den. En handling kan komma in på flera olika sätt såsom med den ordinarie postgången, per fax, läggas i myndighetens brevinkast, komma till den elektroniska brevlådan eller lämnas i receptionen eller överlämnas till tjänsteman eller förtroendevald. Inget krav finns på att tjänstemannen måste befinna sig i myndighetens lokaler.
När en handling anses upprättad är enligt tryckfrihetsförordningen beroende av dess sammanhang och syfte. När en handling skickas iväg till någon utanför den egna myndigheten, d.v.s.
expedieras, anses den upprättad. De handlingar som inte expedieras anses upprättade när ärendet dit de hör slutligt behandlats hos myndigheten. Upprättade handlingar som inte tillhör ett ärende anses upprättade när de undertecknats av en tjänsteman på myndigheten eller på annat sätt färdigställts.
2.2 Allmänna åtgärder för att underlätta sökande efter allmänna handlingar m.m.
Enligt Offentlighets- och sekretesslagen ska en myndighet ta hänsyn till rätten att ta del av allmänna handlingar när den organiserar hanteringen av sådana handlingar. Myndigheten ska bl.a.
särskilt se till att allmänna handlingar kan lämnas ut med den skyndsamhet som krävs enligt TF och att allmänna handlingar kan skiljas från andra handlingar. Vidare ska myndigheten särskilt beakta att enskilda bör ges goda möjligheter att söka allmänna handlingar, att det bör framgå när uppgifter har tillförts en allmän handling och, om de har ändrats eller gallrats, vid vilken tidpunkt detta har skett, samt att allmänna handlingar inte bör innehålla förkortningar, koder eller liknande som kan försvåra insynen enligt offentlighetsprincipen.
2.3 Registrering av allmänna handlingar
Offentlighets- och sekretesslagen slår fast att allmänna handlingar ska registreras så snart de har kommit in eller upprättats hos myndigheten. Registrering kan ske på olika sätt – såsom diarieföring, objektsregistrering eller systematisk förvaring. Syftet med registreringen är att hålla ordning på myndighetens handlingar för att kunna ge allmänheten möjlighet att ta del av dem.
Utan registreringen blir offentlighetsprincipen svår att omsätta i praktiken. Lagen talar endast om att registrera allmänna handlingar. Ofta används ordet diarieföring synonymt med ordet registrera, trots att diarieföring är ett sätt att registrera handlingar på. I praktiken behöver en del av nämndernas allmänna handlingar inte diarieföras eftersom det anges undantag. Exempel på sådana undantag är handlingar av uppenbart ringa betydelse för verksamheten samt handlingar som hålls ordnade så att de utan svårighet kan återfinnas, s.k. systematisk förvaring. Systematiskt förvarade handlingar måste dock hållas så väl ordnade att det utan svårighet går att avgöra vad som har inkommit eller upprättats. Detta innebär att en ovillkorlig registreringsskyldighet endast gäller för handlingar som innehåller sekretesskyddade uppgifter. För att en uppgift ska skyddas av sekretess krävs stöd i lag.
Utöver bestämmelserna i offentlighets- och sekretesslagen finns också bestämmelser om registrering i arkivlagen som bl.a. stadgar att myndigheterna vid registrering av allmänna handlingar ska ta vederbörlig hänsyn till dess betydelse för en ändamålsenlig arkivvård.
De olika typer av handlingar som återfinns inom myndigheten bör redovisas i en dokumenthanteringsplan. En dokumenthanteringsplan fungerar som en katalog där alla handlingar som förekommer på ett kontor är medtagna. I lagen finns inga krav på att myndigheten ska ha en dokumenthanteringsplan, men ofta stadgar kommunens arkivreglemente att en dokumenthanteringsplan ska upprättas av varje myndighet. Dokumenthanteringsplanen är en förutsättning för att respektive myndighet ska kunna leva upp till lagstiftningens krav.
2.4 Arkivvård
Kommunens arkivvård styrs ytterst av tryckfrihetsförordningen. Arkivlagen (1990:782) utgår från bestämmelser i tryckfrihetsförordningen. I arkivlagen fastlås att myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet och att arkiven ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipning och förvaltningen samt forskningens behov.
Arkivvården i kommunen är inte enbart en angelägenhet för den centrala arkivfunktionen.
Ansvaret är fördelat mellan kommunfullmäktige, kommunens arkivmyndighet och respektive nämnd eller styrelse. Förutom Arkivlagen är också Arkivförordningen (1991:446) styrande för den kommunala arkivvården. I Riksarkivets författningssamling återfinns också allmänna råd om bevarande och gallring inom kommunal verksamhet.
Kommunfullmäktige får meddela föreskrifter om arkivvården enligt arkivlagens 16 §.
Kommunfullmäktige anger den ambitionsnivå som kommunen ska ha på arkivområdet. I kommunens arkivreglemente har kommunfullmäktige möjlighet att precisera hur arbetsfördelningen ska vara mellan arkivmyndigheten och kommunens olika myndigheter och bolag.
2.4.1 Nämndernas ansvar
I arkivlagens 4-6 §§ preciseras nämndernas ansvar för den kommunala arkivvården. Enligt lagen åligger det de kommunala nämnderna att vid registrering av allmänna handlingar ta vederbörlig hänsyn till dess betydelse för en ändamålsenlig arkivvård, vid framställningen av handlingar använda materiel och metoder som är lämpliga med hänsyn till behovet av arkivbeständighet.
Vidare ska nämnden organisera sitt arkiv på ett sådant sätt att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas. Dessutom åligger det varje nämnd att dels upprätta en arkivbeskrivning som ger information om vilka slag av handlingar som kan finnas i nämndens arkiv och hur arkivet organiserat, dels en systematisk arkivförteckning över de handlingar som förvaras i nämndens arkiv. Det är även nämndens uppgift att se till att skydda arkivet mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst, avgränsa arkivet genom att fastställa vilka handlingar som ska vara arkivhandlingar samt verkställa föreskriven gallring i arkivet.
Kommunstyrelsen fungerar som arkivmyndighet om inte fullmäktige har beslutat annat. I Tranås kommun är kommunstyrelsen tillika arkivmyndighet. I egenskap av arkivmyndighet ska kommunstyrelsen ansvara för tillsynen av respektive nämnds arkivvårdande insatser. Enligt arkivlagen innebär tillsynsskyldigheten att kommunstyrelsen ska bevaka att kommunens nämnder och bolag följer de bestämmelser som finns i arkivlagen och i kommunens arkivreglemente.
Enligt arkivförordningen ska kommunstyrelsen också inspektera de olika nämndernas och de kommunala bolagens arkiv regelbundet. Kommunstyrelsen är skyldig att övervaka att kommunen följer bestämmelserna inom arkivområdet.
För att varje nämnd ska kunna leva upp till lagstiftningens krav, bör det hos varje nämnd finnas en person som är utsedd att vara arkivansvarig samt en eller flera arkivredogörare. Arkivansvarig är ansvarig för att myndigheten uppfyller de bestämmelser som finns i arkivlagen och i kommunens eget arkivreglemente. I den arkivansvariges uppgifter bör ingå att bevaka arkivfrågorna i budget- och planeringsarbete, informera berörd personal om gällande bestämmelser, ansvara för att arkivbeskrivningar och arkivförteckningar upprättas, att rätt skrivmateriel används, att beslutad gallring sker samt att nämndens arkiv förvaras betryggande.
För det praktiska arbetet med nämndens arkiv svarar arkivredogöraren. Arkivredogöraren verkställer, efter samråd med ansvarig, de gallringsbeslut som finns, förtecknar arkivmaterialet och upprättar en arkivbeskrivning, ombesörjer leveranser till centralarkivet och medverkar vid upprättande av dokumenthanterings- och gallringsplaner. Arkivansvarig och arkivredogörare fungerar som kommunarkivets kontaktpersoner hos nämnden.
3. Iakttagelser från dokumentstudier, intervjuer och stickprover
3.1 Kommunövergripande styrdokument
Kommunens gällande arkivreglemente antogs av fullmäktige 1995 och följer standardmallen för arkivreglemente. Reglementet är relativt utförligt, men saknar uppgift om exempelvis systemdokumentation, information om arkivverksamhetens syfte och levandegörandet av arkivmaterialet samt arkivbeständighet när det gäller IT-system.
Ett dokument kallat ”Riktlinjer för hantering av e-post i Tranås kommun” upprättades 2001 men antogs aldrig på politisk nivå. Riktlinjerna utgår från ett förslag som togs fram av kommunsekreterarna i höglandskommunerna på uppdrag av berörda kommundirektörer och som sedan bearbetades av en informatör på kommunledningskontoret i Tranås. Riktlinjerna är omfattande och berör såväl hur e-post till myndighetsbrevlådor ska hanteras som e-post till tjänstemännens personliga e-postbrevlådor. Riklinjerna innehåller också bl.a. checklistor, lathundar samt mallar för fullmakt för öppnande av personadresserad post och e-post samt för att avslå begäran om att ta del av allmän handling. Av intervjuerna framgår att riktlinjerna inte är spridda i organisationen och att kännedomen om deras existens är relativt låg ute på förvaltningarna.
Vidare finns ett dokument kallat ”Diarieföring/registrering”, ej daterat, som innehåller kortfattad kommunövergripande information om vad som är ett diarium, vilka handlingar som ska diarieföras och när en handling ska diarieföras. Detta dokument är däremot spritt i organisationen och samtliga intervjupersoner har kunnat hänvisa till detta dokument.
3.2 Kommunens centrala arkivvård
Kommunstyrelsen är tillika arkivmyndighet och kommunarkivet sorterar organisatoriskt under kommunledningskontorets avdelning för service. Kommunarkivarien som arbetar i Tranås kommun är anställd i Boxholms kommun, men hyrs ut till Tranås, Vadstena, Kinda och Ydre kommuner. Detta innebär att arkivarien sedan hösten 2005 finns på plats varannan tisdag i Tranås. Arkivarien finns dock tillgänglig via telefon och e-post övriga dagar. Utöver arkivarien finns en arkivassistent på 0,5 tjänst samt ytterligare en person som hjälper till 12 timmar i veckan.
Kommunarkivet består huvudsakligen av arkivlokaler i källaren under stadshuset och i källaren under stadshotellet. Intervjuade upplever befintliga arkivlokaler som ändamålsenliga. I stadshotellets källare förvaras arkivhandlingar från tiden innan kommunsammanslagningen 1971 då Tranås kommun bildades. I stadshuset förvaras arkivhandling från 1971 och framåt.
Av intervjuerna framkommer att kommunarkivarien arbetar utåtriktat och fungerar som handläggare i dokumenthanteringsfrågor i kommunen. Kommunarkivarien bistår kommunens nämnder med råd och stöd samt gör regelbundna besök ute hos nämnderna. För närvarande hjälper kommunarkivarien ett antal nämnder med att revidera dokumenthanteringsplaner.
Arkivarien håller också utbildningar för berörd personal, under hösten 2009 har bl.a. en utbildning om personuppgiftslagen, PuL, hållits. Arkivarien har också upprättat rutiner för leveranser av arkivhandlingar från nämnderna till kommunarkivet. Rutiner innebär bl.a. att varje nämnd har en förutbestämd månad då den ska överlämna arkivhandlingar, något som intervjuade ute på nämnderna upplever fungerar tillfredsställande.
3.3 Nätverks- och förändrings och utvecklingsarbete
Arbetsledaren för avdelning service på kommunledningskontoret driver och leder ett kommunövergripande ”diarienätverk” och ett ”sekreterarnätverk” för personal ute hos nämnderna som bl.a. arbetar med hanteringen av allmänna handlingar. Nätverken har funnits sedan 2007. De båda nätverken träffas ca fyra gånger per år. Av intervjuerna framkommer att vissa nämnder har decentraliserad diarieföring, d.v.s. att även utlokaliserad personal inom de olika nämndernas verksamhetsområden diarieför. Diarienätverket har en viktig roll för dem som inte har kollegor i sin närhet som diarieför. Nätverken fungerar som forum för diskussion av aktuella frågor och genomför utbildnings- och kompetensutvecklingsinsatser. Av intervjuerna framkommer samtliga nämnders berörda personal värdesätter nätverksarbetet och finner det mycket ändamålsenligt.
Kommunledningskontorets stab hanterar frågan om kommunens systemutveckling när det gäller hanteringen av allmänna handlingar. I dagsläget använder nämnderna olika ärendehanteringssystem från EDP Consult AB för sin diarieföring. Av intervjuerna framkommer att tanken är att kommunen på sikt ska ha ett koncernövergripande och gemensamt system som också innefattar en intranätplattform. I detta system ska samtliga tjänstemän också handlägga sina ärenden. Någon tidsplan för systemutvecklingen har inte upprättats. För närvarande finns en grupp utsedd som undersöker de olika system som finns på marknaden.
3.4 Nämndernas hantering av allmänna handlingar
3.4.1 Kommunstyrelsen
På kommunledningskontoret är det främst avdelningarna service och kommunkansli som arbetar med kommunstyrelsens posthantering, diarieföring och arkivhantering. På kommunkansliet återfinns nämndsekreterarfunktionen. Under avdelningen service sorterar kommunarkivet och dess chef/arbetsledare driver kommunens nätverksarbete och systemutveckling för området och har tidigare arbetat som nämndsekreterare.
Kommunsekreteraren tar hand om all inkommande post till kommunstyrelsen samt sköter kommunstyrelsens elektroniska myndighetsbrevlåda. All post som är adresserad ”Tranås kommun” eller ”Kommunstyrelsen” öppnas. Av intervjuerna framkommer att det finns både muntliga och skriftliga överenskommelser som behöver uppdateras, som ger kommunkansliet rätt att öppna personadresserad post. Enligt uppgift omfattar överenskommelsen även e-post. Även arbetsledaren för serviceavdelningen samt ytterligare en person vid kommunledningskontoret kan hantera inkommande post samt myndighetsbrevlådan. Vid semestrar går berörd personal omlott.
Några dokumenterade rutiner för kommunstyrelsens posthantering har inte upprättats.
Kommunsekreteraren ansvarar för styrelsens diarieföring, som sedan 1996 sker i systemet Diarium 9000 från EDP. Av intervjuerna framkommer att Tranås kommun har varit pilotkommun för Diarium 9000, Miljöreda och Byggreda. Arbetsledaren för serviceavdelningen är tillika systemansvarig för EDP-programmen i kommunen och kan också diarieföra. Intervjuade upplever systemet som ändamålsenligt och funktioner såsom bevakning och sekretessbeläggning nyttjas.
Alla inkommande handlingar skannas in i systemet eller kopplas från myndighetsbrevlådan.
Upprättade och utgående handlingar kopplas från Word. Varje dag upprättas en postlista med samtliga inkommande, utgående och upprättade handlingar hos kommunstyrelsen. Denna lista skickas även till tidningarna. På hemsidan publiceras kommunstyrelsens och
kommunfullmäktiges protokoll. Beslut att inte lämna ut allmän handling har inte delegerats.
Arbete pågår dock med att revidera gällande delegationsordning.
De diarieförda handlingarna förvaras tillsammans med originalprotokollen, dvs. bakom varje protokollsparagraf sitter de diarieförda handlingarna som tillhör det aktuella ärendet. Under pågående handläggning förvaras handlingar i ett ärende i en hängmapp för det aktuella sammanträdet. De ärenden som inte föranleder någon politisk behandling förvaras i en separat pärm. Pärmarna med diarieförda handlingar förvaras i brandklassat närarkiv. Tranås utbildningscentrum, som organisatoriskt också sorterar under kommunstyrelsen, diarieför i en egen nummerserie under kommunstyrelsens diarium, liksom räddningstjänsten. Några dokumenterade rutiner för kommunstyrelsens diarieföring/registrering har inte upprättats.
Stickproverna i kommunstyrelsens diarium visar att diarieföringen lever upp till lagens krav samt att samtliga diarieförda handlingar i EDP har kunnat återfinnas i ärendet.
Kommunsekreteraren fungerar både som arkivansvarig och arkivredogörare. Arbete pågår med att uppdatera kommunstyrelsens dokumenthanteringsplan. Gällande dokumenthanteringsplan, arkivbeskrivning och arkivförteckning upprättades 1995. Samtliga dessa tre dokument har inte uppdaterats med anledning av genomförda organisationsförändringar från 1995 och framåt. Enligt intervjuade ska arbetet med den nya dokumenthanteringsplanen vara färdigt senast november månads utgång 2009, i samband med detta görs också en översyn av gällande arkivbeskrivning och arkivförteckning. På kommunledningskontoret förvaras diarieförda handlingar för innevarande plus fem år. En bestämd månad om året lämnas handlingarna ner för slutförvaring i kommunarkivet. Några dokumenterade rutiner för kommunstyrelsens arkivhantering har inte upprättats.
3.4.1.1 Kommentarer
• Vi noterar med tillfredsställelse att kommunstyrelsen upprättar postlista för samtliga inkommande, upprättade och utgående handlingar, vilket bidrar till ökad kontroll och underlättar återsökandet av styrelsens allmänna handlingar.
• Kommunstyrelsen bör se till att skriftliga fullmakter för personadresserad post upprättas och hålls uppdaterade.
• Vi anser att kommunstyrelsen, att i samband med revideringen av gällande delegationsordning, delegerar beslut om att inte lämna ut allmän handling.
• Vi rekommenderar kommunstyrelsen att förvara diarieförda handlingar i akter, då en av diariets viktigare funktioner är att göra det snabbt och enkelt återsöka handlingar i såväl aktuella ärenden som äldre ärenden. Ett utlämnade av allmän handling får inte försvåras eller försenas genom att handlingarna måste återsökas. Vi anser att det med nuvarande system finns en överhängande risk att samtliga handlingar i ett ärende inte förvaras tillsammans. Likaså gör förvaringen det svårt att följa ärenden över en längre tidsperiod. Förvaringen i pärmar kan dessutom ge de allmänna handlingarna mekaniska skador.
• Vi anser att arkivansvarig respektive arkivredogörare är två olika funktioner som inte bör ligga på en och samma person. (Se avsnitt 2.4.1)
3.4.2 Barn- och utbildningsnämnden
På barn- och utbildningsförvaltningen är det främst två personer som arbetar med posthantering, diarieföring och arkivhantering. En assistent ansvarar för posthantering och en assistent ansvarar för diarieföringen. Båda täcker upp för varandra. Förvaltningens nämndsekreterare kan också sköta posthanteringen vid frånvaro.
Posten kommer till förvaltningen ca halv nio på morgonen. Posten består främst av inkommande handlingar till centralförvaltningen. Post till kommunens skolor går direkt till skolorna/rektorsområdena. Av intervjuerna framkommer att förvaltningen att post till decentraliserade enheter går direkt till respektive enhet för registrering. Assistenten öppnar all post, utom den som är adresserad till skolsköterskan. Enligt intervjuade har muntliga fullmakter lämnats som ger assistenterna rätt att öppna personadresserad post. Assistenten sköter också nämndens elektroniska myndighetsbrevlåda och skickar vidare de handlingar som eventuellt grundar ett ärende till nämndsekreteraren. Enligt intervjuade har pappersposten minskat med åren medan e-posten har ökat. Vad gäller dokumenterade rutiner för nämndens posthantering har assistenten upprättat en enkel lathund. Nämndens skolor sköter sin egen posthantering och det finns en handläggare per flöde för barnomsorg/grundskola samt för gymnasieskolan respektive vuxenutbildningen som kan diarieföra. Stickproverna i nämndens diarium visar att diarieföringen lever upp till lagens krav samt att samtliga diarieförda handlingar i EDP har kunnat återfinnas i ärendet.
Nämndens diarieföring sker i ärendehanteringssystemet Diarium 9000 från EDP. Nämnden har ca 200 diarieförda ärenden per år. Ärendehanteringssystemet upplevs som ändamålsenligt. Fr.o.m. år 2009 skannas alla inkommande handlingar in i systemet och upprättade handlingar kopplas från Word. Utöver diarieföring i EDP sker systematisk förvaring av handlingar som rör ansökan om barnomsorgsplats. Några dokumenterade rutiner för nämndens diarieföring/registrering har inte upprättats. De diarieförda handlingarna förvaras tillsammans med originalprotokollen, dvs.
bakom varje protokollsparagraf sitter de diarieförda handlingarna som tillhör det aktuella ärendet.
De ärenden som inte föranleder någon politisk behandling förvaras i en separata pärmar. På förvaltningen förvaras diarieförda handlingar för två år plus innevarande år. Beslut om att inte lämna ut allmän handling är delegerat till arbetsutskottet. Nämndens protokoll publiceras på kommunens intranät.
Assistenten som sköter posthanteringen fungerar både som arkivansvarig och arkivredogörare.
Nämndens arkivbeskrivning upprättades år 2000 liksom gällande dokumenthanteringsplan.
Arbete pågår med att revidera planen med hjälp från kommunarkivarien. Ett utkast till ny plan finns upprättat vid tidpunkten för granskningen. En äldre arkivförteckning finns. Några dokumenterade rutiner för nämndens arkivhantering har inte upprättats. Pågående ärenden avslutas kontinuerligt. Intervjuade upplever att det fungerar bra att ha en månad om året för att leverera arkivhandlingar till kommunarkivet för slutförvaring.
3.4.2.1 Kommentarer
• Vi rekommenderar nämnden att omvandla muntliga fullmakter för öppnande av personadresserad post till skriftliga som lättare kan hållas uppdaterade.
• Vi anser att arkivansvarig respektive arkivredogörare är två olika funktioner som inte bör ligga på en och samma person. (Se avsnitt 2.4.1)
• Vi rekommenderar barn- och utbildningsnämnden att förvara diarieförda handlingar i akter, då en av diariets viktigare funktioner är att göra det snabbt och enkelt återsöka handlingar i såväl aktuella ärenden som äldre ärenden. Ett utlämnade av allmän handling får inte försvåras eller försenas genom att handlingarna måste återsökas. Vi anser att det med nuvarande system finns en överhängande risk att samtliga handlingar i ett ärende inte förvaras tillsammans. Likaså gör förvaringen det svårt att följa ärenden över en längre tidsperiod. Förvaringen i pärmar kan dessutom ge de allmänna handlingarna mekaniska skador.
• Utifrån ett medborgarperspektiv anser vi att nämndens protokoll bör finnas tillgängliga på kommunens hemsida.
3.4.3 Socialnämnden
På socialförvaltningen finns främst två personer som arbetar med nämndens posthantering, diarieföring och arkivhantering. En assistent och tillika sekreterare i arbetsutskottet ansvarar för posthanteringen och nämndens myndighetsbrevlåda. En nämndsekreterare/assistent ansvarar för nämndens diarieföring. De båda assistenterna/sekreterarna kan täcka upp för varandra vid frånvaro. Av intervjuerna framkommer att det finns ytterligare personer på förvaltningen som kan ta hand om posten samt personer på utlokaliserade enheter som kan diarieföra. Hanteringen av allmänna handlingar fungerar således även vid oplanerad och planerad frånvaro.
Inkommande papperspost till nämnden anländer runt åtta/ halv nio varje morgon. En stor del av posten består bl.a. av reklam och kursinbjudningar, men också meddelanden från polismyndigheten och länsrätten samt protokoll. All post öppnas och fullmakter för öppnande av personadresserad post har upprättats. Intervjuade är dock osäkra på om samtliga tjänstemän vid förvaltningen har lämnat fullmakt. Inkommande e-post till myndighetsbrevlådan kopplas in i ärendehanteringssystemet. Assistenten skannar in de inkommande handlingar som ska diarieföras och registrerar övriga handlingar på postlistan. Även utgående post registreras på postlistan.
Assistenten som sköter posthanteringen har också upprättat egna lathundar för posthanteringen, exempelvis finns lathund över hur olika typer inkommande post ska hanteras samt för hur myndighetsbrevlådans e-post ska hanteras.
De handlingar som ska diarieföras lämnas över till nämndsekreteraren som upprättar ärenden i ärendehanteringssystemet EDP 9000 och skickar kopia av inskannad handling till berörd handläggare. Utöver de kommunövergripande rutiner för diarieföring som har upprättats av kommunstyrelsen, har nämnden en specifik lathund för diarieföring vid socialnämnden. Enligt intervjuade finns relativt god kunskap bland förvaltningen handläggare om hur allmänna handlingar ska hanteras. Utöver diarieföring och registrering på postlista i EDP, registreras inkommande synpunkter till nämnden via ett system för synpunktshantering. Detta är inte integrerat med EDP och sköts av utvecklingsledaren på socialförvaltningen. En sammanställning av inkomna synpunkter redovisas för nämnden en gång om året. Denna sammanställning diarieförs i EDP. Stickproverna i nämndens diarium visar att diarieföringen lever upp till lagens krav samt att samtliga diarieförda handlingar i EDP har kunnat återfinnas i ärendet.
Intervjuade upplever EDP som ett ändamålsenligt system för diarieföring och registrering. Utöver dessa funktioner nyttjas funktion för sekretessbeläggning. Bevakning av ärenden sker dock manuellt. Avslutning av ärenden sker kontinuerligt efter att det har färdigbehandlats. Vissa handläggare är också inne i systemet. De diarieförda handlingarna förvaras i akter med en akt per
ärende. Akterna förvaras inlåsta i ett brandklassat arkivskåp. Beslut att inte lämna ut allmän handling har delegerats till förvaltningschefen. Nämndens protokoll publiceras inte på hemsidan.
Diarieföring av allmänna handlingar sker också ute på förvaltningens olika enheter.
Diarieföringen sker i EDP och i samma nummerserie, men de diarieförda handlingarna förvaras på den aktuella enheten. Samtliga diarieförda handlingar i nummerserien sammanförs i samband med arkiveringen.
Förvaltningschefen fungerar som arkivansvarig. Arkivassistent är en person på förvaltningen som ansvarar för personakterna. När det gäller diarieförda handlingar förvaras ett år plus innevarande år på tjänsterummet, därefter förvaras ärendena i ett brandklassat mellanarkiv på förvaltningen innan överlämning sker till kommunarkivet. Nämndens dokumenthanteringsplan är inte uppdaterad sedan individ- och familjeomsorgen gick ihop med äldre- och handikappomsorgen 2006. Av intervjuerna framkommer att det vid förvaltningen finns ambitioner om att få till en uppdaterad dokumenthanteringsplan. En arbetsgrupp med representanter från hela förvaltningen arbetar med detta. Kommunens arkivarie bistår denna arbetsgrupp. Det finns också en ambition att få till ett nätverk/grupp inom den egna förvaltningen som ska arbeta med dokumenthanteringsfrågor. Förvaltningen överlämnar arkivhandlingar till kommunarkivet under en viss månad varje år, vilket upplevs fungera bra. Gällande arkivbeskrivning och arkivförteckning upprättades 1999.
Intervjuade anser sig få den kompetensutveckling som behövs. På socialförvaltningen finns också en utvecklingsgrupp som bl.a. arbetar med personalens kompetensutveckling. I samband med arbetet med nämndens nya dokumenthanteringsplan har förvaltningen också köpt in relevant litteratur.
3.4.3.1 Kommentarer
• Vi noterar med tillfredsställelse att socialnämnden nyttjar systemets postlistefunktion, då den bidrar till ökad kontroll och underlättar återsökandet av nämndens allmänna handlingar.
• Vi anser att socialnämnden behöver se över sitt fullmaktssystem för öppnande av personadresserad post så att det hålls uppdaterat.
• Utifrån ett medborgarperspektiv anser vi att nämndens protokoll bör finnas tillgängliga på kommunens hemsida.
• Vi ser positivt på förvaltningens ambitioner att få till ett nätverk/grupp som ska arbeta med dokumenthanteringsfrågor och vill understryka vikten av att detta realiseras.
3.4.4 Byggnadsnämnden
Byggnadsnämndens posthantering, diarieföring och arkivhantering sköts av en assistent som arbetar i expeditionen på samhällsbyggnadsförvaltningen. I dagsläget finns ytterligare en person som kan sköta nämndens post och täcka upp vid frånvaro. Denna person kommer dock snart att pensioneras. Assistenten öppnar och ankomststämplar all inkommande post och skannar in den i ärendehanteringssystemet. Skriftliga fullmakter har upprättats som ger assistenten rätt att öppna personadresserad post. Dokumenterade rutiner har upprättas för delar av nämndens
ärendehantering och assistenten har även för sig själv tecknat ned i en bok hur samtliga arbetsmoment utförs.
Nämndens diarieföring sker i systemet Byggreda från EDP. Intervjuade upplever systemet som ändamålsenligt. Samma person som kan täcka upp i posthanteringen kan också diarieföra, liksom förvaltningschefen. Inkommande handlingar i större format än A4 skickas till Arkiva för inskanning. I stort sett alla inkommande handlingar diarieförs, utom allmänna handingar av mindre vikt. Diarieförda handlingar förvaras i akter efter fastighetsbeteckning i arkivskåp eller i närarkiv. Av intervjuerna framkommer synpunkter på att utbildningen i EDP inte har varit tillräcklig. Beslut att inte lämna ut allmän handling har inte delegerats. Stickproverna i byggnadsnämndens diarium visar att diarieföringen lever upp till lagens krav samt att samtliga diarieförda handlingar i EDP har kunnat återfinnas i ärendet.
Assistenten är utsedd till arkivredogörare. Nämndsekreteraren vid byggnadsnämnden fungerar som arkivansvarig. Arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplan har upprättats. Gällande arkivbeskrivning upprättades 2001 och dokumenthanteringsplanen är från 1996. Nämnden saknar dock arkivförteckning. I övrigt finns inga dokumenterade rutiner för nämndens arkivhantering.
Nämnden har ett digitalt ritningsarkiv vars handlingar skannas in av Arkiva. Intervjuade upplever nämndens arkivarbete som mycket arbetsamt, då avslutning av ärenden är ytterst eftersatt.
Ärenden avslutas inte kontinuerligt, vilket innebär att det finns en stor del öppna ärenden som är relativt gamla. Enligt intervjuade gör inte nämndens handläggare någon kontinuerlig uppföljning av öppna ärenden, vilket gör att assistenten inte får information om vilka ärenden som är slutbehandlade eller inte.
Av intervjuerna framkommer synpunkter på att kompetensutveckling för detta område inte är något som prioriteras av förvaltningsledningen, trots önskemål.
3.4.4.1 Kommentarer
• Vi rekommenderar nämnden att delegera beslut om att inte lämna ut allmän handling för att effektivisera beslutsprocessen.
• Byggnadsnämnden behöver se till att en arkivförteckning upprättas för den egna myndighetens arkiv.
• Vi noterar att byggnadsnämnden har en hög ärendebalans av ej avslutade ärenden.
För att minska risken att ärenden glöms bort eller i onödan drar ut på tiden, anser vi att nämnden bör analysera orsaken till den höga ärendebalansen genom att göra en översyn av nämndens ärendeflöde och handläggningsrutiner. Samtliga handläggande tjänstemän bör involveras i detta arbete.
3.4.5 Tekniska nämnden
Tekniska nämndens posthantering, diarieföring och arkivhantering sköts av en teknisk assistent på samhällsbyggnadsförvaltningen. Assistenten öppnar och stämplar in all inkommande post.
Därefter fördelas posten till de olika avdelningarna. Några fullmakter för öppnande av personadresserad post har dock inte upprättats. Assistenten ansvarar också för samhällsbyggnadsförvaltningens elektroniska myndighetsbrevlåda. Utöver nämndsekreteraren finns ytterligare två personer som kan sköta tekniska nämndens post och myndighetsbrevlådan.
Diarieföringen sker i Diarium 9000 från EDP. Intervjuade upplever systemet som ändamålsenligt.
Tekniska nämnden varken skannar in eller kopplar handlingar. Diarieförda handlingar förvaras efter mottagare/avsändare i två pärmar, en för inkommande och en för utgående. Kopior på de diarieförda handlingarna finns också bilagda protokollen. Tomtärenden registreras genom systematiskt förvaring i pärmar, likaså ärenden som rör parkeringstillstånd samt båtplatser.
Nämndens protokoll publiceras inte på hemsidan. Protokoll och diarieförda handlingar förvaras i en vanlig bokhylla i ett tjänsterum, däremot förvaras handlingar som rör köp och försäljning av fastigheter samt arrendeavtal i brandklassade arkivskåp. Beslut om att inte lämna ut allmän handling har inte delegerats. Stickproverna i tekniska nämndens diarium visar att diarieföringen lever upp till lagens krav samt att samtliga diarieförda handlingar i EDP har kunnat återfinnas i ärendet.
Vad gäller nämndens arkivhantering råder viss osäkerhet hos intervjuade om vem som är nämndens arkivansvarig respektive arkivredogörare. Nämndens gällande arkivbeskrivning är från 1995 och gällande arkivförteckning från 2005. Det framgår inte av nämndens dokumenthanteringsplan när den upprättades. Av intervjuerna framkommer att det inte finns något system för att avsluta nämndens ärenden. Trots att inte ärenden avslutas kan de överlämnas till kommunarkivet för slutförvaring, i samband med att protokollen ställs av. Några dokumenterade rutiner för nämndens arkivhantering har inte upprättats. Intervjuade anser dock att kommunarkivet är ett välfungerande stöd i när det gäller nämndens arkivhantering.
3.4.5.1 Kommentarer
• Tekniska nämnden måste se till att skriftliga fullmakter upprättas för öppnande av personadresserad post.
• Vi rekommenderar nämnden att delegera beslut om att inte lämna ut allmän handling för att effektivisera beslutsprocessen.
• Vi rekommenderar nämnden att skanna och koppla handlingar till ärendehanteringssystemet, då det underlättar återsökandet av allmänna handlingar.
• Vi anser att det är en brist att nämndens diarieförda handlingar och protokoll inte förvaras enligt gällande författningar, dvs. att förvaringen ger ett fullgott skydd mot brand, vatten- och klimatskador samt mot tillgrepp och obehörig åtkomst.
• Vi anser att nämnden behöver fastställa vem som vid förvaltningen ska inneha funktionen som arkivansvarig.
• Vi noterar att tekniska nämnden har en hög ärendebalans av ej avslutade ärenden. Vi ser allvarligt på att ärenden kan överlämnas till kommunarkivet utan att vara avslutade.
För att minska risken att ärenden glöms bort eller i onödan drar ut på tiden, anser vi att nämnden bör analysera orsaken till den höga ärendebalansen genom att göra en översyn av nämndens ärendeflöde och handläggningsrutiner. Samtliga handläggande tjänstemän bör involveras i detta arbete.
• Vi rekommenderar tekniska nämnden att förvara diarieförda handlingar i akter, då en av diariets viktigare funktioner är att göra det snabbt och enkelt återsöka handlingar i
såväl aktuella ärenden som äldre ärenden. Ett utlämnade av allmän handling får inte försvåras eller försenas genom att handlingarna måste återsökas. Vi anser att det med nuvarande system finns en överhängande risk att samtliga handlingar i ett ärende inte förvaras tillsammans. Likaså gör förvaringen det svårt att följa ärenden över en längre tidsperiod. Förvaringen i pärmar kan dessutom ge de allmänna handlingarna mekaniska skador.
3.4.6 Miljö- och hälsoskyddsnämnden
Miljö- och hälsoskyddsnämndens posthantering, diarieföring och arkivhantering sköts av nämndsekreteraren. En person vid avdelningen fungerar som ersättare och kan täcka upp vid frånvaro. Samtliga handläggare på avdelningen kan diarieföra, vilket innebär att allmänna handlingar inte behöver ligga oregistrerade. Nämndsekreteraren öppnar och ankomststämplar all inkommande post, även post till nämndordföranden öppnas. Skriftliga fullmakter för öppnande av personadresserad post har inte upprättats, men enligt intervjuade finns en muntlig överenskommelse. De inkommande handlingarna skannas in i ärendehanteringssystemet och diarieförs. Varje dags inkommande posthög cirkulerar sedan mellan handläggarna som signerar att de har tagit del av den, därefter fördelar miljöchefen ut den. Nämndsekreteraren ansvarar också för nämndens elektroniska myndighetsbrevlåda. Samtliga tjänstemän på avdelningen kommer åt myndighetsbrevlådan. När det gäller den e-post som inkommer till handläggarnas personliga e-postbrevlådor, vidarebefordrar handläggarna den e-post som ska diarieföras till nämndsekreteraren eller diarieför den själva. Dokumenterade rutiner har upprättats för vissa moment för nämndens posthantering.
Diarieföringen sker i systemet Miljöreda från EDP. Av intervjuerna framkommer att merparten av nämndens allmänna handlingar diarieförs. De handlingar som inte diarieförs är allmänna handlingar av mindre betydelse, såsom kursinbjudningar och information från myndigheter mm.
Dessa handlingar registreras genom systematisk förvaring i pärm och delges nämnden.
Dokumenterade rutiner finns för nämndens diarieföring/registrering i systemet. Miljöreda upplevs vara ett välfungerande system. Systemet funktioner nyttjas fullt ut, det är endast faktureringsmodulen som inte har kopplats till. De diarieförda handlingarna förvaras i akter i hängmappar i arkivskåp. Under pågående handläggning får handläggaren kopior på diarieförda handlingar. Om handläggaren mot förmodan skulle behöva originalakten skrivs detta upp på en lista. Nämndens protokoll publiceras på kommunens hemsida. Beslut om att inte lämna ut allmän handling fattas av miljöchefen. Stickproverna i miljö- och hälsoskyddsnämndens diarium visar att diarieföringen lever upp till lagens krav samt att samtliga diarieförda handlingar i EDP har kunnat återfinnas i ärendet.
Miljöchefen är arkivansvarig och nämndsekreteraren fungerar som arkivredogörare. Nämnden har en arkivplan motsvarande en arkivbeskrivning. Arkivplanen upprättades 1998. Enligt intervjuade behöver dock arkivplanen uppdateras. Nämndens gällande dokumenthanteringsplan är från 2005.
Nämndens arkivförteckning saknar också information om när den upprättades. Dokumenterade rutiner har upprättats för nämndens arkivhantering. Nämnden har ett flertal arkiv i vilka akterna med diarieförda handlingar sorteras in i. Följande arkiv finns: A-Ö-arkiv, lantbruksarkiv, fastighetsarkiv, företagsarkiv, livsmedelsarkiv, arkiv för grustäkter och CFC-arkiv (avser köldmedia). Insorteringen i respektive arkiv sker utifrån företagsnamn. I Miljöreda finns dock ingen notering om vilket arkiv som handlingarna är insorterade i. I hängmapparna kan flera års diarieförda handlingar finnas. I A-Ö-arkivet förvaras diarieförda handlingar som inte går att sortera in i något av de andra arkiven. Arkiven består av ett antal arkivskåp som finns utplacerade
på handläggarnas tjänsterum. Nämndens originalprotokoll förvaras i ett kassaskåp. Av intervjuerna framkommer att ärenden avslutas löpande, men objektmappen och dess innehåll av ärenden slutarkiveras dock inte förrän verksamheten vid den fastigheten (objektet) har upphört.
Först då överlämnas handlingarna till kommunarkivet för slutförvaring.
3.4.6.1 Kommentarer
• Vi noterar med tillfredsställe att miljö- och hälsoskyddsnämnden har upprättat dokumenterade rutiner för delar av hanteringen av allmänna handlingar, vilket bidrar till att öka kvalitetssäkringen av nämndens ärende- och dokumenthantering.
• Miljö- och hälsoskyddsnämnden måste se till att skriftliga fullmakter upprättas för öppnande av personadresserad post.
• Vi anser att det bör framgå av diariekorten i Miljöreda, vilket arkiv som ärendet är insorterat i för att underlätta återsökandet av allmänna handlingar.
• Vi rekommenderar nämnden att regelbundet avställa akter med avslutade ärenden ur dossién (hängmappen) för de olika objekten och föra dessa till en arkivserie.
3.4.7 Griftegårdsnämnden
Tranås är den enda kommunen i Sverige, tillsammans med Stockholm, som har borgerlig huvudman för begravningsverksamheten. Förvaltningen ligger i anslutning till Nya griftegården.
Park- och griftegårdschefen ansvarar nämndens posthantering. På förvaltningen finns utöver park- och griftegårdschefen två assistenter. Chefen öppnar och stämplar in posten samt fördelar den till berörd person. De två assistenterna kan täcka upp vid frånvaro. Enligt intervjuade har muntliga fullmakter lämnats som ger den administrativa personalen rätt att öppna varandras personadresserade post. Beslut att inte lämna ut allmän handling har inte delegerats. Några dokumenterade rutiner för nämndens hantering av allmänna handlingar har inte upprättats.
Griftegårdsnämnden har inte något diarium likt övriga nämnder i kommunen, utan registrerar inkommande och utgående handlingar genom systematisk förvaring i form av bl.a. gravbok med begravningsregister, korrespondenspärm, protokoll med bilagda handlingar mm. Även viss registrering utifrån objektsnummer förekommer. Några stickprover har därför inte kunnat genomföras hos griftegårdsnämnden.
Nämndens arkivhantering sköts av assistenterna vid griftegårdsförvaltningen som tillika är nämndens arkivredogörare. Nämndens gällande dokumenthanteringsplan antogs av nämnden i mars 2008. Nämndens saknar dock arkivbeskrivning och arkivförteckning. Park- och griftegårdschefen är tillika arkivansvarig. På förvaltningen förvaras fem års handlingar. Samtliga handlingar förvaras i närarkiv eller arkivskåp. Intervjuade upplever kommunarkivet som ett välfungerande stöd i när det gäller nämndens arkivhantering.
3.4.7.1 Kommenterar
• Även om griftegårdsnämndens förvaltning omfattar få personer, anser vi att skriftliga fullmakter bör upprättas för öppnande av personadresserad post.
• Vi rekommenderar nämnden att delegera beslut om att inte lämna ut allmän handling för att effektivisera beslutsprocessen.
• Nämnden måste se till att en arkivbeskrivning och en arkivförteckning upprättas för att kunna leva upp till kommunens gällande arkivreglemente.
3.4.8 Kultur- och fritidsnämnden
På kultur- och fritidsförvaltningen finns en administrativ chef som ansvarar för nämndens posthantering, diarieföring/registrering och arkivhantering. Inkommande papperspost till kultur- och fritidsnämnden inkommer till förvaltningen vid Eriksbergs museum ca 10.15 varje morgon.
Administrativa chefen öppnar och stämplar in samtlig post samt skannar in den i ärendehanteringssystemet. På förvaltningen har utlokaliserade tjänstemän postfack. Några fullmakter för öppnande av personadresserad post har inte upprättats. Förvaltningschefen, som är placerad i stadshuset, får kopior på nya diarieförda ärendena skickade till sig via e-posten.
Administrativa chefen ansvarar för nämndens elektroniska myndighetsbrevlåda. Förvaltningens kultur- och fritidsassistent täcker upp vid planerad och oplanerad frånvaro, även förvaltningschefen kan täcka upp vid behov. Några dokumenterade rutiner för posthanteringen har inte upprättats.
Diarieföring sker i systemet Diarium 9000 från EDP. Utöver administrativa chefen kan även kultur- och fritidsassistenten samt förvaltningschefen diarieföra i systemet. Systemet upplevs som ändamålsenligt och av intervjuerna framkommer att ambitionen är att alla tjänstemän i ledningsgruppen ska kunna diarieföra. Samtliga inkommande handlingar till nämnden skannas in i systemet och upprättade handlingar kopplas från Word. Systemets bevakningsfunktion nyttjas inte. Av intervjuerna framkommer att flertalet handlingar registreras genom diarieföring, vid tidpunkten för granskningen fanns ca 150 diarieförda ärenden. Av intervjuerna framkommer att massmedia regelbundet tar del av nämndens allmänna handlingar. Beslut att inte lämna ut allmän har delegerats till förvaltningschefen. Nämndens protokoll publiceras på kommunens hemsida.
Av intervjuerna framkommer att det är lätt att handläggarna glömmer bort att lämna in handlingar som ska diarieföras. Detta är dock något som har varit uppe för diskussion i ledningsgruppen.
Stickproverna i kultur- och fritidsnämndens diarium visar att diarieföringen lever upp till lagens krav. I tre av fyra ärenden kunde samliga diarieförda handlingar i EDP återfinnas i ärendet, i ett ärende, ”Placering av minnessten”, utgjordes av en registrerad handling av en muntlig begäran till ordförande. Detta var endast noterat för hand på det utskrivna diariekortet.
Diarieförda handlingar förvaras tillsammans med originalprotokollen, dvs. att bakom varje protokollsparagraf sitter de diarieförda handlingarna som tillhör det aktuella ärendet. De ärenden i nämndens diarium som inte föranleder någon politisk behandling förvaras i en separat pärm. Det saknas dock uppgift om förvaringen i EDP. Diarieförda ärenden avslutas kontinuerligt efter att de har färdigbehandlats. Pärmarna med diarieförda handlingar och originalprotokoll förvaras i bokhyllor på administrativa chefens tjänsterum. Trots påpekande från kommunens arkivarie har varken arkivskåp inköpts eller närarkiv inrättats.
Nämnden har upprättat arkivförteckning, arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplan. Några dokumenterade rutiner i övrigt för nämndens arkivhantering har inte upprättas.
Arkivförteckningen är relativt gammal (framgår ej datum), arkivbeskrivningen och
dokumenthanteringsplanen upprättades 2001. Samtliga dessa dokument har inte uppdaterats efter det att turismdelen lyftes ur nämndens organisation. Förvaltningschefen är tillika arkivansvarig och administrativa chefen fungerar som arkivredogörare. På kultur- och fritidsförvaltningen förvaras fyra års diarieförda handlingar plus innevarande år.
3.4.8.1 Kommentarer
• Kultur- och fritidsnämnden måste se till att skriftliga fullmakter upprättas för öppnande av personadresserad post.
• Vi rekommenderar kultur- och fritidsnämndens att diarieförda handlingar i akter, då en av diariets viktigare funktioner är att göra det snabbt och enkelt återsöka handlingar i såväl aktuella ärenden som äldre ärenden. Ett utlämnade av allmän handling får inte försvåras eller försenas genom att handlingarna måste återsökas. Vi anser att det med nuvarande system finns en överhängande risk att samtliga handlingar i ett ärende inte förvaras tillsammans. Likaså gör förvaringen det svårt att följa ärenden över en längre tidsperiod. Förvaringen i pärmar kan dessutom ge de allmänna handlingarna mekaniska skador.
• Det är en brist att nämndens diarieförda handlingar och protokoll inte förvaras enligt gällande författningar, dvs. att förvaringen ger ett fullgott skydd mot brand, vatten- och klimatskador samt mot tillgrepp och obehörig åtkomst.
• Nämnden behöver uppdatera arkivbeskrivning, arkivföreteckning och dokumenthanteringsplan med anledning av genomförda organisationsförändringar.
4. Avslutande kommentarer och rekommendationer
Övergripande syftet var att bedöma hur kommunens styrelse och nämnder lever upp till offentlighetsprincipen och de bestämmelser som är kopplade till den. Vi bedömer att nämndernas hantering av allmänna handlingar i huvudsak fungerar tillfredsställande. Utöver löpande nämndsspecifika kommentarer vill vi lämna följande synpunkter:
• Vi konstaterar att granskade nämnder har kommit olika långt när det gäller att upprätta dokumenterade rutiner i syfte att kvalitetssäkra hanteringen av allmänna handlingar. Vi noterar dock med tillfredsställelse att exempelvis miljö- och hälsoskyddsnämnden har formella dokumenterade rutiner för delar av hanteringen av allmänna handlingar. Vi noterar också att flera övriga nämnder har informella rutiner i form av lathundar etc. för dessa processer. Vi anser att samtliga nämnder bör upprätta dokumenterade rutiner för dokumenthanteringens samtliga delar för att kvalitetssäkra hanteringen. I den utsträckning som det är möjligt rekommenderar vi att kommunövergripande rutiner upprättas. Framtagna kommunövergripande rutiner kan med fördel arbetas fram gemensamt i de nätverk som kommunledningskontoret driver samt tillhandahållas exempelvis via intranätet.
• Vidare är vår bedömning att befintliga kommunövergripande riktlinjer för hantering av e-post behöver uppdateras samt antas av kommunfullmäktige för att kunna bli levande styrdokument i organisationen.
• Vi noterar att merparten av nämnderna har upprättat arkivbeskrivningar, arkivförteckningar och dokumenthanteringsplaner i linje med gällande arkivreglemente.
Vidare i flera nämnder pågår revideringsarbete av dokumenthanteringsplaner. Vi vill dock understryka vikten av att hålla dessa dokument uppdaterade efter gällande organisation av verksamheten.
• Vi ser positivt på det nätverks- och utvecklingsarbete som kommunledningskontoret bedriver samt det utåtriktade arbete som bedrivs av kommunarkivarien. Vi anser att ett fungerande nätverk, likt det vi ser i Tranås kommun, också bidrar till kvalitetssäkringen av hanteringen av allmänna handlingar, då det också fungerar som forum för kompetensutveckling och erfarenhetsutbyte.
• Vi ser positivt på kommunledningskontorets arbete med att utveckla befintliga ärendehanteringssystem till ett koncernövergripande system. Vi anser dock att en förutsättning för en lyckad systemutveckling är att samtliga nämnder inklusive styrelsen först har kartlagt och dokumenterat samtliga administrativa processer som berörs, bl.a.
genom att upprätta rutiner (enligt ovan), samt att en tidsplan fastställs för när olika delmoment i systemutvecklingen ska vara implementerade.
• Ur ett medborgarperspektiv anser vi att det ska vara möjligt att ta del av samtliga nämnders protokoll och kallelser, samt på längre sikt även handlingar i de olika ärendena, via kommunens hemsida. Vi rekommenderar de nämnder som i dagsläget inte publicerar protokoll på hemsidan att snarast möjliggöra detta.
• Avslutningsvis rekommenderar vi nämnderna, att inom ramen för den interna kontrollen, utse ett ombud (en tjänsteman) som följer upp den egna nämndens eller en annan nämnds hantering av allmänna handlingar och efterlevnaden av gällande riktlinjer och rutiner. Detta skulle förslagsvis kunna ske genom stickprover.
KPMG, dag som ovan
Lisa Åberg Revisor
