BESLUT 1 (2)
2016-12-28 Dnr RA 231-2016/8972
Statens centrum för arkitektur och design/Arkitektur- och designcentrum
Exercisplan 4 111 49 Stockholm
Postadress: Riksarkivet, Box 12541, 102 29 Stockholm · Besöksadress: Fyrverkarbacken 13, Stockholm · Telefon: 010-476 70 00 · Telefax: 010-476 71 20 · E-post: riksarkivet@riksarkivet.se · Internet: www.riksarkivet.se · Organisationsnr: 202100-1074
Beslut efter inspektion av arkivvården vid Statens Centrum för arkitektur och design (Arkitektur- och designcentrum)
Riksarkivet inspekterade arkivvården vid Statens centrum för arkitektur och design den 11 oktober 2016. Med hänvisning till de brister som framkom vid inspektionen beslutar Riksarkivet att förelägga Statens centrum för arkitektur och design följande:
• Upprätta dokumentation av elektroniska handlingar i enlighet med RA- FS 2009:1, 5 kap. 4§.
• Besluta om tillämpningen av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och återlämnande av handlingar vid upphandling, RA-FS 2013:1.
• Upprätta arkivbeskrivning, processbeskrivningar och arkivförteckning enligt RA-FS 2008:4, 6 kap. 5-6§§ och 15-18§§.
Vi bifogar den inspektionsrapport som upprättades vid inspektionen, där skälen för föreläggandena redovisas.
Anmärkningar
Dessutom ger vi följande anmärkningar:
• Myndighetens strategi för bevarande av elektroniska handlingar enligt RA-FS 2009:1, 3 kap. 1-2§§ bör uppdateras.
• Myndigheten bör säkerställa att kraven i RA-FS 2009:1, 6 kap. om informationssäkerhet är beaktade i arbetet med en ny lagringsstruktur.
• Det bör säkerställas att klassificeringsstrukturen anges med uppgift om beslut och version.
• Arkivförteckning enligt RA-FS 1997:4, hos myndigheten t.o.m. 2013, bör kompletteras med uppgifter om systemet Primus om detta togs i drift innan 2014.
2 (2)
2016-12-28 Dnr RA 231-2016/8972
Myndighetens återrapportering
Statens centrum för arkitektur och design ska redovisa vilka åtgärder som gjorts eller planeras med anledning av ovan givna förelägganden. Redovis- ningen ska ha inkommit till Riksarkivet senast den 31 augusti 2017. Vi utgår från att ni även tar hänsyn till anmärkningarna.
Ange Riksarkivets diarienummer i redovisningen.
De som deltagit i Riksarkivets beslut
Detta beslut har fattats av enhetschef Petra Dornbusch efter föredragning av arkivarie Angelica Björlestrand.
Detta beslut kan inte överklagas i enlighet med 20 § arkivförordningen (SFS 1991:446).
Petra Dornbusch Enhetschef
Angelica Björlestrand Arkivarie
Föredragande
