Upphandlande organisation Lidingö Stad
Markus Lundström
Upphandling
Daglig verksamhet 2017 LOV 17/37
Sista ansökansdag: 2027-02-28 00:00
Symbolförklaring
Texten ingår i annonsen Texten ingår i kvalificeringen
Texten kommer att ingå i avtalet Texten kommer att publiceras i avtalskatalogen Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten/frågan innehåller ESPD-krav Frågan är viktad och ingår i utvärderingen Frågan ställs endast upplysningsvis Frågan besvaras av upphandlaren Frågan är markerad för särskild uppföljning
1. Ansökningsformulär
1.1 Inbjudan
Välkommen att bli leverantör i Lidingö stads valfrihetssystem för daglig verksamhet enligt lag (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS).
För att bli godkänd som leverantör inom valfrihetssystemet krävs en komplett ansökan där samtliga krav har accepterats och är uppfyllda. Det får inte heller finnas någon uteslutningsgrund enligt 7 kap 1 § lag (2008:962) om valfrihetssystem (LOV).
Lidingö stad, omsorgs- och socialnämnden, kommer nedan att anges som Staden och sökande kommer att anges som sökande och/eller leverantör.
1.1.1 Diarienummer
OSN/2017:67
1.2 Allmän orientering 1.2.1 Förfarande
Detta ansökningsförfarande sker enligt bestämmelserna i lag (2008:962) om valfrihetssystem (LOV).
1.2.2 Omfattning
Uppdraget omfattar daglig verksamhet enligt 9 § 10.p. LSS.
Målgrupper är enskilda som tillhör personkrets 1 eller 2 enligt 1 § 1-2 pp. LSS och som har ett beslut
om daglig verksamhet.
Valfrihetssystemet innebär att den kund som beviljats daglig verksamhet kan välja fritt mellan de verksamheter som ingår i valfrihetssystemet. Stadens verksamheter i egen regi ingår i
valfrihetssystemet utan föregående ansökan och prövning.
Med kund avses den person som beviljats insatsen daglig verksamhet. I de fall kunden är i behov av stöd i valet av leverantör kan, utifrån kundens samtycke, förälder/anhörig eller företrädare vara kunden behjälplig.
1.2.3 Underlag
Leverantör kan inom ramen för ett valfrihetssystem inte garanteras några kunder.
1.2.4 Information om godkända leverantörer
Staden ger, till medborgare, skriftlig och muntlig information om vilka leverantörer som är godkända inom valfrihetssystemet. Godkända leverantörer samt sammanfattande resultat från avtalsuppföljningar kommer att finnas på Stadens hemsida www.lidingo.se.
1.2.5 Ickevalsalternativ
Staden har skyldighet att tillhandahålla ett ickevalsalternativ för de kunder som inte vill eller kan välja leverantör. Ickevalsalternativet innebär att Staden utgår från närhetsprincipen, vilket innebär att den verksamhet som ligger närmast kundens bostad och är lämplig utifrån kundens behov, erbjuds kunden.
1.2.6 Handläggning och beslut om insats
Att besluta om daglig verksamhet är handläggarens uppgift. Uppdraget kommer från den handläggare som fattat beslutet om daglig verksamhet och handläggaren är den som fattar nytt beslut om den enskildes behov förändras.
1.2.7 Val av leverantör
Efter att kunden beviljats daglig verksamhet får denne välja bland de leverantörer som finns inom valfrihetssystemet.
När kunden valt leverantör skickar handläggaren ett uppdrag till leverantören i verksamhetssystemet. Av uppdraget framgår omfattning, omsorgsbehov samt mål med insatsen.
1.2.8 Byte av leverantör
Kunden har rätt att byta till annan daglig verksamhet när denne vill. Det är handläggaren som ombesörjer bytet av leverantör och meddelar tidigare och ny leverantör om byte.
1.3 Administrativa krav och föreskrifter
1.3.1 Ansökans utformning
Hela ansökningsförfarandet sker på svenska och ansökan ska lämnas elektroniskt via upphandlingssystemet Visma Tendsign vilket är kostnadsfritt , se vidare nedan.
Bifogade intyg och handlingar ska namnges så att det tydligt framgår vad det är, exempelvis CV - Anna Johansson, Utbildningsbevis - Anna Johansson.
Samtliga krav och villkor ska accepteras/besvaras vid ställda frågor i respektive avsnitt. Reservationer accepteras inte. För att säkerställa kommande tjänst och avtal är det av största vikt att sökande läser, uppfyller, besvarar och bifogar efterfrågade dokument.
1.3.2 Ansökan via Visma Tendsign
Ansökan registreras i den juridiska person som ansökan avser. För sökande som sedan tidigare har registrerat konto i Visma TendSign är det viktigt att kontrollera att registrerade uppgifter stämmer avseende företagsnamn, organisationsnummer, kontaktuppgifter m.m.
För tillgång till Visma Tendsign krävs inloggningsuppgifter. Användarnamn och lösenord erhålls genom en registrering på www.tendsign.com . Efter registrering får sökande omedelbar tillgång till systemet.
Tekniska frågor om systemet ställs till Visma TendSign support per: E-post:
tendsignsupport@visma.com.
Manual, instruktionsfilm och vanliga frågor och svar finns på www.tendsign.com/support. TendSign support har öppet vardagar 07.00-17.00.
Sökande får genom Visma Tendsign:
tillkommande information såsom svar på frågor från sökande kontroll av att frågorna i ansökansformuläret är besvarade
Om sökande hämtar ansökansformuläret på annat sätt än genom www.tendsign.com, ansvarar sökande för att denne får del av all tillkommande information som rör ansökansformuläret.
1.3.3 Frågor och kompletteringar angående ansökan
Frågor ställs via frågor- och svarsfunktionen i Visma Tendsign. Staden besvarar frågor via samma funktion.
Om sökande finner felaktigheter eller oklarheter i ansökningsformuläret kontaktas Staden via frågor- och svarsfunktionen för rättelse. Endast skriftlig komplettering lämnad av Staden är bindande för både Staden och den sökande.
Om ansökningsformuläret behöver kompletteras av någon annan anledning lämnas skriftlig komplettering genom Visma Tendsign.
Sökande som erhållit ansökningsformuläret på annat sätt än genom, Visma Tendsign, ansvarar själv för att hämta eventuella frågor och kompletteringar via Visma Tendsign.
1.3.4 Godkännande och avtalsskrivning
För att tilldelas avtal krävs att samtliga obligatoriska krav (ska-krav) villkor uppfylls och att
avtalsvillkoren godtas. Snarast efter att beslut fattats om ansökan antagits eller inte kommer sökande
att underrättas om beslutet. En underrättelse skickas via Visma Tendsign till den som lämnat in ansökan.
Om sökande inte godkänns innehåller beslutet information om på vilka grunder sökandens ansökan avslagits samt information om hur denne kan söka rättelse. En sökande vars ansökan inte godkänns har möjlighet att inkomma med ny ansökan. Vid ny ansökan från leverantör där avtalet sagts upp eller hävts på grund av brister i utförandet måste leverantören för att åter bli godkänd som leverantör visa i ansökan att åtgärder har vidtagits för att bristerna inte ska upprepas.
Bindande avtal förutsätter att en (1) skriftlig handling upprättats och undertecknats av båda parter.
1.3.5 Elektronisk signering av avtal
Staden vill att behörig företrädare för leverantören signerar avtalet elektroniskt. Detta kan ske till exempel med en svensk e-legitimation utfärdat av BankID.
När det är dags att signera avtalet skickar Staden ett e-postmeddelande till leverantör med instruktioner för hur signeringen går till. Leverantören uppmanas förbereda sig på att kunna signera ett eventuellt avtal.
För att kunna signera avtal måste leverantören registrera ett konto i CSign med e-legitimation, t.ex BankID, vid https://online.csign.se/Register/Default.aspx
Staden rekommenderar Mobilt BankID då det inte krävs installation och underhåll av
säkerhetsprogramvaror på datorn. Mobilt BankID kan beställas kostnadsfritt genom Internetbank.
Leverantören väljer ”Baskonto”, id-metod i rullgardinen och identifierar sig, anger i formuläret e-post, telefon/mobilnummer och organisationsnummer, godkänner PUL och Allmänna villkor, avslutar med
”Registrera”.
Leverantören behöver skicka in fullmakt eller motsvarande handling som styrker behörighet att signera.
Det går utmärkt med delegationstext.
Fullmaktsmall finns på följande länk: http://csign.se/wp-content/uploads/2016/05/Csign-Fullmakt- webb.pdf
Skicka ifylld mall till adressen som anges längst ner i mallen. Kontakta CSigns kundtjänst för mer information support@csign.se
Kommer avtalstecknare att kunna signera avtal elektroniskt?
Ja/Nej
1.3.6 Rättelse av fel, förtydligande och komplettering
Staden får medge att sökande rättar en uppenbar felskrivning eller något annat uppenbart fel i ansökan.
Staden kan också begära att en ansökan förtydligas eller kompletteras. Staden är dock inte skyldig att medge komplettering eller förtydligande.
1.3.7 Handläggning av ansökan
Staden handlägger och godkänner kompletta ansökningar löpande. Handläggningstiden är normalt tre (3) månader från det att ansökan kommit in till Staden. Undantag gäller
dock under sommarmånaderna och längre sammanhängande helgdagar där handläggningstiden kan bli längre. Tidsplanen gäller under förutsättning att ansökan är komplett.
Då en ansökan har inkommit kontrolleras följande:
att ansökan är korrekt och komplett besvarad och inte innehåller förbehåll.
att sökande uppfyller de krav som anges i förfrågningsunderlaget att samtliga krav har accepterats.
Som en del av handläggningen kallar Staden till ett möte. Vid mötet ska sökande ha med sig:
En beskrivning om hur leverantören arbetar utifrån processerna i kvalitetsledningssystemet.
1.3.8 Upphandlingssekretess
Staden omfattas av offentlighetsprincipen. Offentlighetsprincipen innebär att allmänheten har rätt att ta del av allmänna handlingar som inte omfattas av någon sekretess. Till myndigheten inkomna handlingar är allmänna handlingar. För att en uppgift i en sådan handling ska kunna sekretessbeläggas måste stöd för detta finnas i offentlighet- och sekretesslagen, OSL, (2009:400).
Begäran om sekretess
Inkommen ansökan är i huvudregel offentlig. Av 31 kap. 16 § OSL följer dock att sekretess gäller för uppgift i ansökan som rör sökandens affärs- eller driftsförhållanden, om det av särskild anledning kan antas att sökanden skadas om uppgiften röjs.
Om sekretess begärs för delar av ansökan eller bilagor vill Staden att detta preciseras i fritextfältet nedan med motivering om vilken skada som kan uppstå om uppgifterna lämnas ut. I förekommande fall märks bilagor med texten "Sekretess begärd". Staden ser gärna att sökanden endast begär
sekretess där detta är absolut nödvändigt. Detta underlättar för Staden att ge en klargörande motivering till tilldelningsbeslutet.
Någon sekretess kan inte utlovas eftersom detta prövas enligt bestämmelserna i OSL vid tidpunkten då anbudet begärs ut. Det är Staden, i egenskap av offentlig myndighet, som beslutar om en uppgift ska sekretessbeläggas. I undantagsfall kan en upphandlande myndighet sekretessbelägga uppgifter om enskildas affärs- och driftförhållande. Beslutet kan överklagas till kammarrätt.
Har precisering och motivering lämnats angående sekretess?
Fritext
1.3.9 Allmänhetens rätt till insyn
På begäran av Staden ska leverantören tillhandahålla efterfrågade uppgifter, utan oskäligt dröjsmål, som gör det möjligt för Staden att ge allmänheten insyn i hur uppdraget utförs i enlighet med 3 kap 19 a § kommunallagen.
Leverantören är inte skyldig att lämna information om den strider emot lag som exempelvis personuppgiftslagen eller offentlighets- och sekretesslagen.
1.3.10 Accept och uppfyllande av krav
Accepteras angivna krav/ansvar under avsnitt "Administrativa krav och föreskrifter"? Kraven ska även uppfyllas under avtalstiden.
Ja/Nej. Ja krävs
Årsvis
1.4 Krav på sökande/leverantör 1.4.1 Allmänt
Sökande ska vara väl förtrogen med de lagar, förordningar, föreskrifter som gäller inom området.
Leverantören ska kontinuerligt uppdatera sig om förändringar och nyheter inom lagstiftning, förordningar och föreskrifter. Leverantören ska känna till Stadens övergripande styrdokument som är relevanta för detta uppdrag. Vidare ska leverantören vara väl förtrogen med och arbeta för att uppnå omsorgs- och socialnämndens mål för verksamhetsområdet, se bilaga.
Nedan anges de krav som ställs för att sökande ska bli godkänd som leverantör. Alla krav gäller även under avtalstiden.
Uppfyller sökande kravet?
Ja/Nej. Ja krävs
1.4.2 Grunder för att utesluta en ansökan i enlighet med 7 kap. LOV
Sökande får uteslutas vid ansökan och pågående avtal med leverantör kommer att hävas, om Staden får kännedom om att någon av förutsättningarna i 7 kap 1 § LOV föreligger.
a. Sökande försäkrar att skäl för uteslutning saknas enligt ovan angivna lagkrav.
Ja/Nej. Ja krävs
Årsvis
b. Godkänns sökande?
Ja/Nej. Ja krävs
1.4.3 Krav på förtroende
Har sökande genom lagakraftvunnen dom dömts för grovt brott medför detta att sökanden inte
godkänns, även om den grova brottsligheten inte skett i yrkesutövningen. Vid bedömningen hur gammal domen får vara gör Staden en bedömning som beaktar brottets art och andra relevanta omständigheter som vilka åtgärder sökanden vidtagit för att återställa sin tillförlitlighet. Om sökanden är en juridisk
person gäller samma sak om det är en företrädare för den juridiska personen som dömts för sådant brott. Med grovt brott menas här påföljden fängelse i sex månader eller mer.
Om det under avtalsperioden uppdagas att en företrädare för företaget/den juridiska personen dömts för grova brott, även om den grova brottsligheten inte skett i yrkesutövningen, är det grund för hävning av avtalet.
Vid prövning av ansökan och/eller under avtalstiden ska leverantören, efter begäran från Staden, lämna ett utdrag ur belastningsregistret.
a. Sökande försäkrar att skäl för uteslutning saknas enligt ovan angivna lagkrav.
Ja/Nej. Ja krävs
Årsvis
b. Godkänns sökande?
Ja/Nej. Ja krävs
1.4.4 Registrering, skatter och avgifter
Sökande ska uppfylla de i Sverige ställda lagkrav avseende registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Sökande ska, i förekommande fall, vara registrerad i aktiebolags- eller
handelsregister eller liknade register. Staden kommer själv att kontrollera detta. Sökanden behöver inte bifoga några av dessa dokument.
Staden tecknar endast avtal med organisationer/juridiska personer som följer gällande lagar med mera och som fullgör sina skyldigheter, bland annat skyldigheten att betala skatt och avgifter. Om det under avtalstiden uppdagas att leverantören eller samarbetspart/underleverantör underlåtit att vid ett eller fler tillfällen betala förfallen skatt, sociala avgifter eller inte lämnat årsredovisning kan det vara grund för uppsägning av avtalet.
Sökanden ska vara registrerad för F-skatt senast i samband med kontraktets tecknande.
För stiftelse, ekonomisk eller ideell förening ska stadgar samt protokoll som visar vilka personer som ingår i styrelsen och vem/vilka som är firmatecknare bifogas ansökan.
a. Är sökande organiserad som en stiftelse, ekonomisk eller ideell förening?
Bifoga i så fall stadgar och protokoll i nästa steg i processen enligt krav ovan.
Ja/Nej
b. Har stadgar och protokoll för stiftelse, ekonomisk eller ideell förening bifogats?
Ja/Nej
1.4.5 Ekonomisk ställning
Det är av en stor betydelse att den sökande som Staden tecknar avtal med har en stabil ekonomi och förutsättningar för att fullfölja uppdraget under avtalstiden.
Sökande ska ha en tillräcklig ekonomisk och finansiell ställning för att kunna fullgöra sina skyldigheter enligt avtalet. Sökande ska ha minst rating Kreditvärdig enligt Creditsafes ratingmodell eller likvärdig rating enligt annan modell. I de fall ratingen är lägre eller saknas uppfyller sökanden ändå kravet på ekonomisk kapacitet om denne ger in annan fullgod bevisning på detta. Sådana bevis kan bestå av årsredovisning, bankgaranti, revisorsintyg eller annan lämplig bevisning. Saknar ansökan bevis på rating/ekonomisk kapacitet kommer Staden att begära komplettering eller ta in sådan utredning på egen hand.
Rating prognostiserar risken att företaget blir insolvent inom 12 månader. Creditsafes ratingmodell har följande ratingintervaller: Kreditvärdighet (poäng) Kreditvärdighet (förklaring).
1. 80-100 Mycket god kreditvärdighet 2. 60-79 God kreditvärdighet
3. 40-59 Kreditvärdig 4. 15-39 Kredit mot säkerhet 5. 0-14 Kredit avrådes
Uppfyller sökande kravet?
Ja/Nej. Ja krävs
1.4.6 Åberopa andra företags kapacitet
Sökande får åberopa andra företags ekonomiska, tekniska eller yrkesmässiga kapacitet för att uppfylla ställda krav. Sökande ska tillhandahålla ett åtagande från företaget i fråga eller på annat sätt kunna visa att sökande kommer att förfoga över nödvändiga resurser när kontraktet ska fullgöras. Bevis bifogas ansökan.
a. Avser ni åberopa andra företags kapacitet?
Om "Ja", Hänvisa i så fall här till bilagan och bifoga i nästa steg i processen bevis från företaget vars kapacitet åberopas.
Ja/Nej
b. Har eventuellt åberopande av andra företags kapacitet styrkts?
Ja/Nej
1.4.7 Ägarförhållande och organisation
Sökande ska beskriva ägarförhållanden inom företaget och inom koncern om företaget ingår i en sådan.
Sökande ska även visa att verksamheten har en organisation och en verksamhetsinriktning som är ändamålsenlig för uppdragets genomförande.
Verksamhetspresentationen ska bifogas ansökan.
Är sökande ett aktiebolag bifogas bolagsstämmeprotokoll och utdrag ur aktiebok. Ägarförhållande i handelsbolag eller kommanditbolag styrks genom bolagsavtal.
a. En beskrivning av verksamhetspresentationen bifogas ansökan.
Bifogad fil
Årsvis
b. Uppfyller sökande kravet?
Ja/Nej. Ja krävs
1.4.8 Geografiskt avgränsning
Den dagliga verksamheten ska vara lokaliserad inom två (2) mils bilväg från Lidingö Centrum. Som mätpunkt används Stockholmsvägen 50, 181 82 Lidingö.
a. Ange adress för verksamheten.
Fritext
b. Uppfyller sökande kravet?
Ja/Nej. Ja krävs
1.4.9 Referenser
Sökanden ska lämna, två (2) av varandra, oberoende referenter som avser den person som ska vara verksamhetsansvarig för den dagliga driften. Referenterna ska anges med namn, tjänsteställe och telefonnummer.
Referenterna ska bekräfta sökandes yrkesmässiga skicklighet inom området som detta uppdrag avser.
Följande frågor kommer att ställas till referenterna:
Vilken relation har du till sökanden? (frågan ställs för att utesluta en eventuell jävsituation) När hade du senast professionell kontakt med sökanden? (Den professionella kontakten bör inte vara äldre än två (2) år)
Anser du att sökande är professionell i sin yrkesutövning? Om inte, varför?
Om referenten har eller haft avtal med sökande:
Har sökande fullföljt uppdraget utifrån avtalet?
Nybildat företag kan lämna personliga referenser avseende ägare och/eller verksamhetsansvarig.
Referenser ges utifrån ett tidigare, inte äldre än två (2) år, uppdrag eller anställning.
Har sökande fullföljt sitt uppdrag/anställning på ett tillfredsställande sätt?
Referenstagningen är en del av bedömningen av den verksamhetsansvariges kunskap inom området och en komplettering till kravet på tillståndsbevis från Inspektionen för vård och omsorg. Referenterna ska intyga den sökandes lämplighet för uppdraget som verksamhetsansvarig.
a. Bifoga separat dokument där referenser anges med namn, tjänsteställe och telefonnummer.
Bifogad fil
b. Uppfyller sökande kravet?
Ja/Nej. Ja krävs
1.4.10 Lokaler
Leverantören ansvarar för, och bekostar själv, de lokaler som behövs för verksamheten. Lokalerna ska vara ändamålsenliga för verksamheten och i gott skick. Lokalerna ska städas och vårdas så att god hygienisk standard och trivsel upprätthålls.
Uppfyller sökande kravet?
Ja/Nej. Ja krävs
1.4.11 IT-system
Staden har ett verksamhetssystem i vilken leverantören ska ta emot uppdrag och upprätta genomförandeplan. Leverantören ska delta vid de av Staden anordnande utbildningstillfällena.
Leverantören ska ha bredbandsanslutning och webbläsare som har den kapacitet som de av Staden anvisade systemet kräver.
Leverantören ansvarar för sina egna driftskostnader, investeringar och inköp av nödvändig utrustning, eventuellt integreringsarbete med Stadens system samt löpande utbildning av sina anställda.
Leverantören förbinder sig att följa Stadens anvisningar gällande informationssäkerhet, bland annat krav på svensk IP-adress och e-tjänstekort (SITHS) eller liknande, som kan komma att behövas för
tillgång/nyttjande av Stadens verksamhetssystem. Leverantören tecknar avtal direkt med e- tjänstekortutfärdare.
Uppfyller sökande kravet?
Ja/Nej. Ja krävs
1.4.12 Försäkring
Leverantören ska teckna och under kontraktsperioden vidmakthålla ansvarsförsäkring med belopp om
minst 10 Mkr/skadetillfälle samt andra nödvändiga försäkringar till täckande av skador som kan
uppkomma för Staden. För att styrka att ovan nämnda försäkringar tecknats ska leverantören bifoga en kopia på försäkringsbrev. Under avtalstiden ska leverantören, efter begäran, tillhandahålla
försäkringsbrev för Staden. Leverantören förbinder sig att förebygga skador som kan drabba personal, kunder, anhöriga och utomstående.
a. Sökande bifogar kopia på försäkringsbrev.
Bifogad fil
Årsvis
b. Uppfyller sökande kravet?
Ja/Nej. Ja krävs
1.4.13 Kvalitetsledningsystem
Leverantören ska ha ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete i enlighet med Socialstyrelsens författningssamling (SOSFS 2011:9). Ledningssystemet ska användas för att kontinuerligt utveckla och långsiktigt säkra verksamhetens kvalitet.
Leverantören ska arbeta systematiskt med avvikelser. Leverantören ska ha ett skriftligt dokumenterat system för hur avvikelser i verksamheten identifieras, dokumenteras, analyseras och åtgärdas samt hur vidtagna förebyggande och korrigerande åtgärder följs upp.
Leverantören ansvarar för att all personal känner till skyldigheten att rapportera missförhållande eller påtaglig risk för missförhållande enligt 24b § LSS. Leverantören ska i enlighet med Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd SOSFS 2011:5 och SOSFS 2013:16 ha skriftliga rutiner för hur
skyldigheten att rapportera, utreda, avhjälpa och undanröja missförhållanden och risker för missförhållanden säkerställs.
Allvarligt missförhållande eller påtaglig risk för allvarligt missförhållande, Lex Sarah
Leverantören ska säkerställa att personalen känner till skyldigheten att rapportera missförhållanden eller påtaglig risk för missförhållanden i verksamheten.
Leverantören ska informera omsorgs- och socialnämnden om inkommen rapport. Om leverantören gör ställningstagandet att situationen är eller var ett allvarligt missförhållande eller påtaglig risk för ett allvarligt missförhållande ska en anmälan göras till inspektionen för vård och omsorg, IVO. Leverantören ska snarast lämna en kopia på utredning, ställningstagande, vidtagna åtgärder samt anmälan till IVO till omsorgs- och socialnämnden.
Uppfyller sökande kravet?
Ja/Nej. Ja krävs
1.4.14 Ansvarig för daglig drift
Verksamheten ska ha en verksamhetsansvarig som ansvarar för det dagliga arbetet.
Verksamhetsansvarig ska finnas fysiskt på plats i verksamheten minst 30 % av öppettiden och då vara
tillgänglig för kunderna. Med verksamhetsansvarig avses den person som enligt giltigt tillstånd från Inspektionen för vård och omsorg, IVO förestår verksamheten. Den ansvariges tillstånd från IVO ska bifogas ansökan.
I de fall den verksamhetsansvarige inte är i verksamheten på heltid ska det finnas en på heltid utsedd gruppledare/ansvarig i verksamheten med mandat att fatta erfoderliga beslut.
Ansvar
I ansvaret för daglig drift ingår bland annat att:
arbetet organiseras så att kunderna tillförsäkras service och omsorg av god kvalitet utifrån ett systematisk kvalitetsarbete.
arbetsleda verksamheten under vardagar dagtid
verksamheten planeras, utvärderas och utvecklas i takt med ny lagstiftning, nya forskningsresultat och resultat från tillsyn/uppföljningar
verksamheten kännetecknas av god etik och ett respektfullt bemötande personal med lämplig utbildning och erfarenhet rekryteras och introduceras
personalens behov av kompetensutveckling och handledning bevakas och tillgodoses en god arbetsmiljö upprätthålls
Under avtalstiden
Om verksamhetsansvarig ersätts med vikarie under en längre tid än en månad ska leverantören meddela Stadens kontaktperson om detta. Om leverantören byter verksamhetsansvarig under kontraktstiden förbinder sig leverantören att omgående informera Stadens kontaktperson om detta, samt att omgående inkomma med tillståndsbevis från IVO för vederbörande.
Verksamhetsansvarig ska vara fri från registreringar av sådana slag som kan vara förtroendeskadliga för detta uppdrag, t.ex. stöld, trolöshet mot huvudman, sexuellt ofredande etc.
Vid prövning av ansökan och/eller under avtalstiden ska leverantören, efter begäran från Staden, lämna ett utdrag ur belastningsregistret gällande verksamhetsansvarig.
a. Sökande bifogar verksamhetsansvariges tillståndsbevis från IVO.
Bifogad fil
Årsvis
b. I det fall verksamhetsansvarige inte är på heltid i verksamheten ska sökande bifoga en beskrivning över ansvarsfördelningen.
Bifogad fil
c. Uppfyller sökande kravet?
Ja/Nej. Ja krävs
1.5 Krav på tjänsten
1.5.1 Allmänna krav på tjänsten 1.5.1.1 Allmänt
Den dagliga verksamheten ska skapa en meningsfull sysselsättning för kunden. Verksamheten ska bidra till den personliga utvecklingen, erbjuda gemenskap och främja delaktighet i samhället. Den dagliga verksamheten ska ha ett fokus på arbetsinriktad verksamhet där så är möjligt. Det stöd och den service som ges ska utformas i samråd med kunden.
I insatsen daglig verksamhet ingår även omvårdnad. Verksamheten ska vid behov hjälpa och stödja kunden med de grundläggande behoven, så som exempelvis:
att äta, dricka och förflytta sig att kommunicera
stöd med personlig hygien vid behov
hälso- och sjukvård och tekniska hjälpmedel vid behov
Om kunden har turbundna resor ska leverantören vid behov möta upp och följa med kunden till fordonet.
1.5.1.2 Verksamhetens förhållningssätt
Verksamheten ska främja jämlika levnadsvillkor och delaktighet i samhällslivet. Kunden ska uppleva att bemötandet sker utifrån respekt för önskemål, behov och integritet.
Den enskilde ska känna trygghet med personal och de insatser som utförs. En viktig förutsättning för att kunderna känner trygghet är att veta vilka personal som arbetar under dagen.
Hur och när insatsen genomförs ska planeras tillsammans med kunden. Ett inflytande i planeringen är en förutsättning för att kunden upplever att denne är självbestämmande.
Ett salutogent förhållningssätt innebär att leverantören ska se kundens egna förmågor och resurser.
Syftet är att bibehålla eller förbättra den enskildes funktionsförmåga och aktivitetsförmåga samt ge förutsättningar för en meningsfull dag.
1.5.1.3 Skyldighet att ta emot uppdrag
Leverantör ska ta emot kunder som väljer leverantören inom ramen för uppdraget, verksamhetens inriktning, angivet kapacitetstak och leverantörens tillstånd.
Kunden och dennes eventuelle företrädare ska ges möjlighet att besöka verksamheten och praktisera under 14 kalenderdagar innan val av leverantör sker. Leverantören ansvarar för att kunden och dennes eventuelle företrädare får nödvändig och individuellt utformad information om verksamheten, samt kontaktinformation.
1.5.1.4 Lunch
Leverantören är skyldig att erbjuda lunch till de kunder som önskar och har behov av det. Kosten ska vara av god kvalitet och bör följa Svenska näringsrekommendationer, SNR-kost. Kunder som är i behov av specialkost, ska erbjudas detta. Så långt det är möjligt ska hänsyn tas till den enskildes
önskemål av hälso-, etniska eller religiösa skäl.
Kunden ska ha möjlighet att förvara, värma och inta sin medhavda lunch.
I de fall leverantören erbjuder lunch ska kunden betala högst 27 kronor per dag. Leverantören tar själv ut kostnaden av kunden. Detta belopp kan komma att justeras under avtalstiden.
Kunderna ska ha möjlighet till fikapaus/rast under dagen.
1.5.1.5 Öppettider
Leverantören ska erbjuda den enskilde daglig verksamhet åtta (8) timmar varje helgfri vardag under hela året, mellan kl. 08:00 – 16:00 och vid behov mellan 07:00 – 17:00.
Undantaget är två vardagar, en på våren och en på hösten, för personalens planering av verksamheten.
Kunderna ska skriftligen meddelas minst en månad innan planeringsdagen.
Utbildning, konferens, personalmöten, personals sjukdom och semester får inte påverka verksamhetens kvalitet och öppettider.
1.5.1.6 Kapacitetstak
Leverantören har möjlighet att ange ett tak för hur många kunder som verksamheten kan åta sig. Om ansökan omfattar flera verksamheter ska kapacitetstak anges för respektive verksamhet. Eventuella ändringar i kapacitetstak ska meddelas till Staden senast en (1) månad före ikraftträdandet.
Avser leverantören ange kapacitetstak? Ange i så fall detta i fritext nedan.
Fritext
1.5.1.7 Resor
Resor som ingår som en del av verksamhetens utförande ska ordnas, beställas och bekostas av leverantören.
Resor till och från verksamheten ingår inte i uppdraget. Kunden kan bli beviljad turbundna resor till och från aktuell verksamhet om behov föreligger. Staden bekostar dessa resor.
1.5.1.8 Tolk
Leverantören ska vid behov rekvirera tolk via tolkförmedling. Så kallad vardagstolkning för döva, dövblinda, vuxendöva och hörselskadade bekostas av landstinget. Övrig tolkning bekostas av leverantören.
1.5.1.9 Accept och uppfyllande av krav
Accepteras övriga angivna krav/ansvar under avsnitt "Allmänna krav på tjänsten"? Kraven ska även uppfyllas under avtalstiden.
Ja/Nej. Ja krävs
Årsvis
1.5.2 Utgångspunkt i genomförande av uppdrag 1.5.2.1 Personal
Minst 80 % av personalen som används inom ramen för detta uppdrag ska ha en adekvat utbildning, dvs minst gymnasial utbildning med inriktning mot omsorg om personer med funktionsnedsättning eller annan utbildning enligt nedan.
Gymnasieskolans vård- och omsorgsprogram med programfördjupning, stöd och service inom funktionshindersområdet.
Gymnasieskolans barn- och fritidsprogram, inriktning socialt arbete, med programfördjupning, stöd och service inom funktionshindersområdet.
Motsvarande utbildning genom vissa äldre gymnasieutbildningar som prövas lika, exempelvis undersköterska, mentalskötare, socialservicelinje (2-årig) eller barnskötare.
För daglig verksamhet med en tydlig inriktning, kan yrkesutbildad personal inom exempelvis konst, media och hantverk vara en nödvändighet för att bedriva en kvalitativ verksamhet inom området.
Socialstyrelsen har bedömt lämplig utbildning i allmänna råden ”Kunskaper hos personal som ger stöd, service eller omsorg enligt SoL eller LSS till personer med funktionsnedsättning” (SOSFS 2014:2).
Personalen ska vara väl förtrogen med verksamhetens inriktning och mål samt ha kunskap om gällande lagstiftning, förordningar och föreskrifter.
Leverantören ska vid anställning ha ett introduktionsprogram.
Personalen ska kunna uttrycka sig på svenska i såväl tal och skrift. Leverantören ska eftersträva att utifrån behov även ha personal med kompetens att möta kunder med annat språk och annan kulturell tillhörighet.
Leverantören ska skapa utrymme för regelbundna tillfällen för lärande och reflektion kring etik, bemötande och värdegrundsfrågor.
1.5.2.2 Bemanning
Leverantören ska ha tillräckligt med personal så att bemanningen säkerställs utifrån uppdraget. För att uppnå en god kvalitet och kontinuitet i verksamheten ska personalresurserna nyttjas på ett effektivt sätt.
Personella resurser ska motsvara den nivåbedömning som följer kundens uppdrag.
1.5.2.3 Utbildning, fortbildning och handledning
Leverantören ska se till att personalen kontinuerligt får utbildning, fortbildning och handledning.
Leverantören ska ha en skriftlig och övergripande kompetensutvecklingsplan samt individuella kompetensutvecklingsplaner för personalen.
1.5.2.4 Tystnadsplikt
Leverantören ska informera personalen om relevant lagstiftning gällande tystnadsplikt. Information ska ges vid nyanställning och kontinuerligt på arbetsplatsmöten. Leverantören ansvarar för att
tystnadsplikten efterlevs. Leverantören ska ha en skriftlig rutin om tystnadsplikt som tar upp att tystnadsplikten även gäller efter avslutad anställning.
1.5.2.5 Hantering av privata medel
Leverantören ska erbjuda kunderna möjlighet att låsa in värdesaker. I undantagsfall får leverantören hantera kundens privata medel, och då endast mindre summor. Rutiner ska då finnas som omfattar skriftlig överenskommelse med kunden och eller förordnad ställföreträdare.
1.5.2.6 Muta, gåva och testamente
Enligt 10 kap 5 § Brottsbalken kan personal eller den som utför uppdrag dömas för mottagande av muta om denne tar emot gåva, löfte om gåva eller begär en otillbörlig förmån för att utföra sitt arbete. Detta gäller också efter det att anställningen har upphört, t.ex. mottagande av förmån genom testamente.
Enklare gåvor så som blomma, kakor eller choklad för maximalt 100 kronor är acceptabelt om det sker vid enstaka tillfällen.
Leverantör ska ha en skriftlig rutin om muta, gåva och testamente samt ansvara för att all personal är informerad om förbudet att ta emot gåvor eller förmåner.
1.5.2.7 Kontinuitet
Leverantören ska använda sig av anställningsformer och en organisation som garanterar att en god kontinuitet upprätthålls för kunderna.
Timanställningar får exempelvis inte användas på ett sådant sätt som äventyrar tryggheten och kontinuiteten för kunderna. Timanställningar ska endast vara aktuella vid sjukfrånvaro, semester, vid utbildningsinsatser/handledning för ordinarie personal eller vid oplanerade händelser då extra personal behövs. Leverantören ska eftersträva tidskontinuitet i genomförandet.
1.5.2.8 Kontaktmannaskap
Leverantör ska vid insatsens början utse en kontaktman till kunden. Kontaktmannen bör vara den person som i första hand stödjer kunden vid kontakter med handläggare eller personer i nätverket. Det bör vara kontaktmannen som skriver genomförandeplan och medverkar vid samverkansmöten utifrån kundens önskemål. Om kunden inte är nöjd med sin kontaktman ska det finnas möjlighet att byta till en annan kontaktman.
Det är önskvärt att det i personalgrupperna finns kompetenta läsombud som ansvarar för att kunderna får ta del av och tillgång till lättlästa böcker, tidningar och övrig samhällsinformation.
1.5.2.9 Accept och uppfyllande av krav
Accepteras övriga angivna krav/ansvar under avsnitt "Utgångspunkt i genomförande av uppdrag"? Kraven ska även uppfyllas under avtalstiden.
Ja/Nej. Ja krävs
Årsvis
1.5.3 Hälso- och sjukvård
1.5.3.1 Hälso- och sjukvårdsansvar
Enligt hälso- och sjukvårdslagen, HSL (2017: 30) ska kommunen erbjuda en god hälso- och sjukvård till de som efter beslut av kommunen deltar i daglig verksamhet enligt LSS.
Leverantören ansvarar för att hälso- och sjukvårdsinsatser inklusive rehabilitering och habilitering som utförs av legitimerad sjuksköterska, fysioterapeut och arbetsterapeut vid behov kan tillgodoses i enlighet med 12 kap. 1§ HSL. Läkarinsatser är ett landstingsansvar.
Leverantören ska ha kunskap om lagstiftning, Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd samt de regionala överenskommelser som är styrande för det kommunala hälso- och sjukvårdsansvaret inom området.
Leverantören ska se till att verksamheten har tillgång till sjuksköterska, fysioterapeut och arbetsterapeut dagtid, alla helgfria vardagar.
Personalen ska vid behov kunna kontakta sjuksköterska om denne inte är stationerad i verksamheten.
Vid kontakt och informationsöverföring mellan verksamhet och hälso- och sjukvård ska samtycke från kunden finnas. Samtycke ska även finnas vid kontakt med anhörig eller annan person.
Om leverantören inte själv utför den kommunala hälso- och sjukvården ska leverantören ansvara för att underleverantören uppfyller de krav som ställs i ansökansformuläret.
Verksamheten ska ha rutiner inom följande områden:
Läkemedelshantering (SOSFS 2000:1) Delegering (SOSFS 1997:14)
Dokumentation enligt Patientdatalagen (2008:355) Patientsäkerhetslagen (2010:659)
Hantering av medicintekniska produkter Lag om medicintekniska produkter (1993:584) samt (SOFS 2008:1) och (HSLF-FS 2017:27)
Bedömning av egenvård (SOSFS 2009:6)
Lidingö stads omsorgs- och socialnämnd ska informeras om anmälan enligt Patientsäkerhetslagen 6 kap. 4 §, Lex Maria.
1.5.3.2 Hjälpmedel
Leverantören ska ansvara för att lokalerna är utrustade med nödvändiga arbetstekniska hjälpmedel, till exempel liftar, och att kontinuerliga funktions- och säkerhetskontroller genomförs. Kostnadsansvaret för arbetstekniska hjälpmedel ligger på leverantören.
1.5.3.3 Basala hygienrutiner
Leverantören ansvarar för att personal har kunskap om basala hygienrutiner och smittskydd.
Leverantören ska ha en rutin för att förebygga smittspridning som uppfyller kraven på Vårdgivarguiden, www.vardgivareguiden.se, samt i Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd – Basal hygien i vård och omsorg (SOSFS 2015:10).
Leverantören ska vid behov tillhandahålla och bekosta skyddskläder såsom handskar, plastförkläde och handsprit.
1.5.3.4 Sjukdom eller dödsfall
Leverantören ska ha en rutin för hur denne agerar, i samband med att en kund blir svårt sjuk eller påträffas avliden. Leverantören ska snarast meddela handläggaren samt i rutinen beskriva hur kontakt tas med anhöriga eller annan person i kundens kontaktnät.
1.5.3.5 Accept och uppfyllande av krav
a. Accepteras övriga angivna krav/ansvar under avsnitt "Hälso- och sjukvård"? Kraven ska även uppfyllas under avtalstiden.
Ja/Nej. Ja krävs
Årsvis
b. Till ansökan ska en beskrivning bifogas över hur leverantören uppfyller följande punkter:
- Vårdgivaransvar enligt Patientsäkerhetslagen (2010:659)
- Verksamhetschefsansvar enligt hälso- och sjukvårdslagen (2017:30) samt hälso- och sjukvårdsförordningen (2017:80)
- Ansvar motsvarande medicinskt ansvarig sjuksköterska enligt hälso- och
sjukvårdslagen, hälso- och sjukvårdsförordningen samt patientsäkerhetsförordningen (2010:1369)
Bifogad fil
c. Uppfyller sökande kravet?
Ja/Nej. Ja krävs
1.5.4 Beskrivning av uppdraget 1.5.4.1 Samverkan
Leverantören ska samverka med anhöriga och/eller legal företrädare utifrån kundens önskemål och den legale företrädarens uppdrag. Leverantören ska samverka med hälso- och sjukvård, skola,
arbetsförmedling, boende, handläggare och andra för kunden viktiga kontakter i den utsträckning denne eller dennes legale företrädare önskar/medger detta.
Vid byte av leverantör ska leverantören samverka med handläggaren och den nya leverantören.
Leverantören ska underlätta bytet och säkerställa att god kvalitet och säkerhet för kunden upprätthålls i samband med bytet av leverantör.
1.5.4.2 Uppdraget
Leverantören ska snarast bekräfta att uppdraget är mottaget. Uppdraget ska påbörjas skyndsamt, dock senast inom 14 kalenderdagar om inte annat har överenskommits. Har uppdraget inte påbörjats
inom 14 kalenderdagar från och med den dag leverantören tagit emot uppdraget, ska leverantören kontakta handläggaren.
Leverantören har en skyldighet att dagligen bevaka och ta emot nya uppdrag i Stadens verksamhetssystem.
1.5.4.3 Habiliteringsersättning
Leverantören ska ansvara för utbetalning av habiliteringsersättningen till kunden. Ersättningen är 10 kr per timme, men detta kan komma att förändras under avtalsperioden.
Leverantören ska rapportera kundens närvaro varje månad på en faktura till Staden. Leverantören fakturerar Staden för utbetald habiliteringsersättning.
1.5.4.4 Förändrade behov
Vid kundens förändrade behov ska leverantören kontakta handläggaren efter samtycke från kunden.
Rutin för när och hur kontakt tas med handläggare ska finnas i leverantörens ledningssystem.
Om kundens behov av insatser förändras i sådan grad att beslutet kan behöva omprövas ska
leverantören kontakta berörd handläggare närmast följande vardag. Förändringen av kundens behov ska framgå av kundens sociala dokumentation. Rutin för kundens förändrade behov ska finnas i
leverantörens ledningssystem.
1.5.4.5 Avvikelser från uppdraget
Leverantören ska rapportera avvikelser från uppdraget såsom uppehåll i insats, inte utförd insats och avslutad insats till ansvarig handläggare i verksamhetssystemet.
1.5.4.6 Meddelande om ledig plats
Leverantören ska omgående meddela Staden vid ledig plats. Leverantören håller själv i eventuell kö.
1.5.4.7 Samordnad individuell plan (SIP)
Samordnad individuell plan (SIP) enligt socialtjänstlagen och hälso- och sjukvårdslagen är ett viktigt verktyg för kommun och landsting för att insatser ska kunna samordnas och genomföras på ett effektivt och sammanhållet sätt.
Planen ska upprättas när någon av huvudmännen (kommun eller landsting) bedömer att det behövs en
samordnad planering för att den enskilde ska få sina behov tillgodosedda, förutsatt att den enskilde samtycker till att planen upprättas.
Leverantören ska, vid behov och utifrån önskemål från kund, initiera och medverka i arbetet med SIP.
1.5.4.8 Individuell plan (IP)
Leverantören ska medverka vid upprättande av en individuell plan om kunden begär det. I de fall kunden har en individuell plan ska leverantören se till att beslutade och planerade insatser, som ligger inom leverantörens ansvarsområde, genomförs i samråd med kunden, eller utsedd företrädare.
1.5.4.9 Social dokumentation
Dokumentation ska ske i enlighet med socialtjänstlagens bestämmelser och Socialstyrelsens
föreskrifter och allmänna råd om dokumentation i verksamhet som bedrivs med stöd av SoL, LVU, LVM och LSS (SOSFS 2014:5).
Dokumentationen ska utformas med respekt för den enskildes integritet. Dokumentationen ska förvaras så att obehöriga inte får tillgång till den, t.ex. i ett låst brandsäkert skåp eller på ett säkert digitalt sätt.
Genomförandeplan
Leverantören ska tillsammans med den enskilde upprätta en individuellt, utifrån uppdraget, utformad plan över hur insatsen ska genomföras. Om den enskilde önskar ska anhöriga bjudas in. Om företrädare finns kan även denne bjudas in om den enskilde själv önskar, eller om den enskilde inte själv kan föra sin talan. Inom 14 dagar efter påbörjad insats ska genomförandeplanen upprättas och skickas till handläggaren via verksamhetssystemet.
När dokumentationsmetoden, individens behov i centrum (IBIC), införs ska leverantören skriva genomförandeplanen enligt denna metod.
Journalanteckningar
Journalanteckningar ska föras löpande över händelser av vikt. Händelser av vikt är sådana som har betydelse i ärendet. Det kan vara beslut som tas, avvikelser från genomförandeplanering, att den enskilde kunden är berörd av ett missförhållande, planerade avbrott i insatsen, inläggning på sjukhus, olyckor m.m. Anteckningarna ska föras i kronologisk ordning.
Arbetsanteckningar
Med arbetsanteckningar/daganteckningar menas anteckningar som personal gör för att meddela varandra något. Viktig information ska föras in i journalanteckningarna inom en vecka. Anteckningar i meddelandesyfte som inte ska journalföras ska förstöras inom två (2) veckor.
Förvaring av dokumentation under pågående insats
All dokumentation som rör den enskilde ska förvaras på ett betryggande sätt.
Hantering av dokumentation efter avslutad insats
Vid avslutad insats ska leverantörens dokumentation, inom en månad, överlämnas till omsorgs- och
socialnämnden efter samtycke från den enskilde kunden. Om kunden inte samtycker ska leverantören förvara dokumentationen till gallringstid inträder. Detta gäller dock inte personer födda dag 5, 15 och 25 i månaden. För dessa personer ska alltid leverantörens dokumentation överlämnas till Staden vid insatsens avslut.
När Staden infört ett säkert digitalt sätt att ta emot dokumentationen ska leverantören följa de anvisningarna.
1.5.4.10 Accept och uppfyllande av krav
Accepteras övriga angivna krav/ansvar under avsnitt "Beskrivning av uppdraget"? Kraven ska även uppfyllas under avtalstiden.
Ja/Nej. Ja krävs
Årsvis
1.5.5 Övriga krav på tjänsten 1.5.5.1 Brandskyddsarbete
Enligt lagen (2003:778) om skydd mot olyckor, LSO är det alltid fastighetsägaren och
nyttjanderättsinnehavaren som är ansvarig för brandskyddet i en byggnad eller anläggning. Det är därför viktigt att ansvarsförhållandena gällande brandskyddet tydliggörs. Ett eget regelverk för brandskydd ska upprättas med system för brandskyddsregler, kontroll och uppföljning.
Leverantören ska ha rutiner för utryckning vid brand eller annan fara som kunden och all personal känner till genom regelbundna övningar.
1.5.5.2 Katastrof- och krisberedskap
Rutin för lokal kris- och katastroforganisation ska finnas i leverantörens ledningssystem. Leverantören ska utföra sina uppdrag även under höjd beredskap eller annan allvarlig händelse och därvid inordna sin verksamhet under Stadens krisledning.
1.5.5.3 Leverantörens verksamhetsplan och verksamhetsberättelse
Leverantören ska årligen, i slutet av året, lämna en verksamhetsplan inför kommande år. Leverantören ska även lämna en verksamhetsberättelse för året som gått med en kvalitetsberättelse senast den 31/3 varje år till Staden.
Verksamhetsberättelsen bör innehålla:
beskrivning av verksamheten
måluppfyllelse samt analys av resultaten
viktiga händelser under året samt vilka trender utföraren kan se
beskrivning av hur man arbetat under året med att utveckla verksamhetens kvalitet enligt kvalitetsledningssystemet
genomförd kompetensutveckling personalomsättning och sjukfrånvaro
personaltäthet och bemanning
resultaten från genomförda brukarundersökningar
resultat av egenkontroller och externa granskningar, analys av dessa samt förbättrande åtgärder inkomna klagomål och synpunkter under året, hur dessa följts upp, analys av dessa samt förbättrande och korrigerande åtgärder
resultat från genomförda medarbetarundersökningar om sådan genomförts hur verksamheten arbetat med samverkan
hur verksamheten bedrivit det systematiska arbetsmiljöarbetet
1.5.5.4 Accept och uppfyllande av krav
Accepteras övriga angivna krav/ansvar under avsnitt "Övriga krav på tjänsten"? Kraven ska även uppfyllas under avtalstiden.
Ja/Nej. Ja krävs
Årsvis
2. Avtalsföreskrifter
2.1 Allmänna kontraktsvillkor 2.1.1 Avtalstid och uppsägning
Avtalet gäller från och med dess undertecknande och tills vidare.
Leverantören äger rätt att säga upp avtalet med tre (3) månaders uppsägningstid.
Staden kan säga upp avtalet med tre (3) månaders giltighet om valfrihetssystemet inte längre kommer att tillämpas.
Uppsägningen ska vara skriftlig för att äga giltighet.
2.1.2 Upphörande av kontrakt
Om leverantören saknar uppdrag under en period av 12 månader upphör kontraktet att gälla utan uppsägning. Leverantören meddelas skriftligen av Staden 14 dagar innan kontraktets upphörande.
2.1.3 Rangordning av avtalshandlingar
Handlingarna gäller i följande rangordning om inte förhållandena uppenbart föranleder något annat:
1. Skriftliga ändringar/tillägg till detta avtal 2. Det undertecknade avtalsdokumentet 3. Ansökningsformulär med bilagor 4. Ansökan
2.1.4 Ändringar och tillägg
Staden kan fatta beslut om att under avtalstiden ändra ersättning, krav på tjänst och krav på leverantör. En sådan förändring meddelas skriftligt till leverantören senast sex (6) veckor innan den träder i kraft.
Om leverantören inte säger upp avtalet inom tre (3) veckor från informationstidpunkten betraktas det som att leverantören har accepterat förändringen.
2.1.5 Meddelarfrihet
Leverantörens verksamhet inklusive underleverantör omfattas av samma meddelarfrihet som i motsvarande offentlig verksamhet enligt 1 kap. 1 § tryckfrihetsförordningen och 1 kap. 1-2 §§
yttrandefrihetsgrundlagen.
Att meddela och offentliggöra uppgifter inskränks dock av den tystnadsplikt som följer av 29 § LSS och som gäller för verksamhetens personal, praktikanter, uppdragstagare eller deltagare inom
arbetsmarknadspolitiska program.
Meddelarfriheten omfattar dock inte företagshemligheter i enlighet med 7 § lagen om skydd för företagshemligheter eller omfattas av tystnadsplikt för leverantörens anställda utanför det område som avtalet omfattar. Den gäller inte heller i vidare mån än vad som omfattas av meddelarfrihet för offentligt anställda enligt OSL.
Leverantören förbinder sig att, med undantag för vad som ovan angivits, inte ingripa mot eller efterforska den som lämnat meddelande till författare, utgivare eller motsvarande för offentliggörande i tryckt skrift eller radioprogram eller andra upptagningar.
2.1.6 Underleverantör
Underleverantör kan anlitas för att utföra vissa uppgifter till leverantörens uppdrag. För att anlita en underleverantör krävs att Staden på förhand först godkänt det. Staden ska få en kopia av avtalet mellan leverantören och underleverantören. Leverantören ansvarar gentemot Staden för underleverantör som för eget arbete.
Leverantören ansvarar för kontrollen att underleverantören uppfyller kraven som ställs på leverantören i ansökningsformuläret. Exempelvis att denne fullgör sin skyldighet att betala skatt med mera.
Leverantören ska på Stadens begäran lämna en redovisning som visar att underleverantören uppfyller de ställda kraven på leverantören. Leverantören förbinder sig att inte anlita underleverantörer som inte uppfyller samma krav under avtalsperioden. En underleverantör får inte anlita en underleverantör för utförandet av uppgifter.
2.1.7 Marknadsföring
Leverantörens marknadsföring som har anknytning till detta uppdrag ska stämma överens med det som kallas god marknadsföringssed i marknadsföringslagen (2008:486). Det betyder att oriktiga påståenden, oetiska metoder, vilseledande uppgifter och andra oärliga grepp i reklam och marknadsföring ska motverkas av leverantören.
Stadens kontaktperson ska ges möjlighet att granska marknadsföring, t.ex. utskick, reklam etc, innan dessa publiceras.
Staden informerar om leverantören på Stadens hemsida www.lidingo.se under funktionen
"Jämförelseverktyget" och tar även fram, från leverantörens information i jämförelseverktyget, ett samlat informationsmaterial över samtliga leverantörer i Staden. Leverantören ansvarar för att uppgifterna är aktuella och förändringar under avtalstiden ska omgående meddelas Stadens kontaktperson så att rätt uppgifter finns i jämförelseverktyget. Uppgifter till jämförelseverktyget lämnas inte i ansökan utan inhämtas vid avtalsstart.
2.1.8 Särskilda kontraktsvillkor 2.1.8.1 Miljöarbete
Leverantören är vid utförandet av detta uppdrag skyldig att minimera verksamhetens miljöpåverkan genom att:
använda miljövänliga alternativ om städmaterial eller skyddsmaterial köps in till lokaler som används för uppdraget.
lämna miljöfarligt avfall som uppkommer i uppdraget på miljöstation.
bidra till minskad energianvändning.
välja att åka kollektivt istället för bil när resor utförs i uppdraget.
Leverantören ska ha läst Stadens miljöprogram som finns på www.lidingo.se.
2.1.9 Ansvar
2.1.9.1 Ansvar och sanktion
Om leverantör inte uppfyller krav på tjänsten eller övrigt avtalsvillkor eller uppvisar fel och brister i sin verksamhet vid uppföljning så gäller tillämpning av ansvar och sanktion.
Varning
Med varning avses normalt att leverantören får en skriftlig tillsägelse om att rätta upp fel och brister som framkommit vid uppföljning eller på annat sätt. Fel och brister ska åtgärdas inom tid som Staden meddelar. Leverantören ska lämna in en skriftlig åtgärdsplan som tydligt beskriver hur felen och bristerna ska åtgärdas. Åtgärdsplanen ska ha inkommit inom den tid som Staden angivit. Staden ska skriftligen godkänna åtgärdsplanen.
Vite
Om leverantören inte lämnar åtgärdsplan i tid eller åtgärdat de fel och brister inom den tid som Staden angett i den skriftliga varningen har Staden rätt till vite med fem (5) procent per fel eller brist och månad som inte åtgärdats, dock högst 25 procent, av leverantörens genomsnittliga månadsfakturering räknat på de tre senaste månaderna. För de fel/brister som återstår efter den tid som Staden gett leverantören enligt ovan får leverantören en ny varning med en ny åtgärdstid inom vilken dessa ska rättas.
Leverantören ska ge in en ny åtgärdsplan inom tid som Staden bestämmer förutsatt att tiden är skälig.
Under denna tid gäller vite enligt ovan.
Återstår fortfarande fel/brist efter denna andra tidsfrist eller den andra åtgärdsplanen inte lämnas in i tid har Staden rätt till vite med sju (7) procent per fel eller brist som inte åtgärdats, dock högst 35 procent, av leverantörens genomsnittliga månadsfakturering räknat på de tre senaste månaderna. Staden har rätt att fortsätta ta ut det förhöjda vitet till dess att fel eller brist är åtgärdad eller häva avtalet. Staden har även rätt stänga av leverantören från nya omsorgstagare så länge fel eller brist kvarstår.
Hävning
Är felen eller bristerna väsentliga har Staden alltid rätt att häva avtalet och utan att först dela ut en varning eller ta ut vite. Vid hävning har Staden alltid rätt till skadestånd.
2.1.9.2 Skadeståndsskyldighet mot tredje man
Leverantören svarar i förhållande till Staden för skadestånd som Staden på grund av vållande hos leverantör eller personal som denne svarar för, kan komma att förpliktas utge till tredje man.
2.1.9.3 Återkrav
Staden har rätt att återkräva utbetald ersättning om denna skett på felaktiga grunder. Detta gäller även
då Staden är skyldig till felet, men leverantören borde ha insett detta. Den omständigheten att Staden betalat en eller flera fakturor innebär inte att Staden är fråntagen rätten att återkräva hela eller delar av beloppet om det vid en närmare granskning visar sig att utbetalningen är felaktig.
Innan Staden framställer ett skriftligt återkrav är Staden skyldig att ta kontakt med leverantören för att utreda att det är en felaktig utbetalning och orsakerna till den felaktiga utbetalningen.
Har leverantören uppsåtligen orsakat den felaktiga utbetalningen, leverantören upprepade gånger förorsakat felaktiga utbetalningar eller leverantören på annat sätt förfarit grovt vårdslöst har Staden utöver återkrav också rätt att häva avtalet och kräva skadestånd.
2.1.9.4 Arbetsgivaransvar
Leverantören svarar för alla kostnader för t.ex. löner, sociala avgifter och andra kontraktsenliga eller lagstadgade löneomkostnader. Leverantören är ensam arbetsgivare för den egna personalen och är ensam bärare av arbetsgivaransvaret i förhållande till denna personal.
2.1.9.5 Arbetsmiljöansvar
Leverantören har ett arbetsmiljöansvar för den egna anställda personalen enligt arbetsmiljölagen (1977:1160) och ska bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete.
2.1.10 Ekonomiska villkor 2.1.10.1 Nivåbedömning
Kommunfullmäktige fastställer ersättningen till leverantörerna i samband med upprättande av budget för det kommande året. Leverantören ska senast innan oktober månads utgång få en förhandsinformation om den gällande ersättningen för nästkommande år. Ersättningsnivåerna beslutas årligen i november månad och gäller från varje nytt årsskifte. Ersättningen anges i svenska kronor.
Ersättningen utges efter fastställd nivåtaxa. Nivåbedömning av kundens behov av personalstöd görs av ansvarig handläggare enligt en 5-gradig skala.
Vid ny placering görs en preliminär bedömning som inom 1-3 månader följs upp av ansvarig handläggare i samråd med leverantören.
Det är handläggaren som beslutar om ny nivåbedömning vid förändrade behov. Det förändade behovet ska vara varaktigt.
Nedan ges en översiktlig beskrivning av nivåerna.
Nivå 1
Den enskilde arbetar i en arbetsgrupp med stöd av personal. Den enskilde är självständig i sitt arbete men behöver veta att personal finns till hands vid behov, i regel en kortare kontakt per dag.
Nivå 2
Personal behöver i regel stödja den enskilde med att komma igång med aktiviteter/arbetsuppgifter.
Personal kan även medverka i enstaka moment, men behöver inte vara med hela tiden som
aktiviteten/arbetet pågår. Stödet kan även bestå av hjälp med att komma ihåg tider eller vad som ska göras under dagen etc.
Nivå 3
Personal är ofta närvarande och kan ge stöd vid flera moment när olika aktiviteter/arbetsuppgifter utförs.
Personalen ger kontinuerligt stöd till den enskilde av fysiska/psykiska och/eller sociala skäl.
Nivå 4
En personal är närvarande i stor sett hela tiden för kunden som kräver nästan oavbruten uppmärksamhet av omfattande fysiska, psykiska eller social skäl. Det krävs även tid för motiveringsinsatser.
Nivå 5
Den enskilde behöver minst en personal för att kunna delta i verksamheten. Ofta krävs speciella lösningar i den dagliga verksamhetens utformning och/eller läge.
2.1.10.2 Ersättningsnivåer
Ersättning ges utifrån beviljad omfattning och fastställd ersättningsnivå. Kunder som har personlig assistans med sig till verksamheten omfattas inte av ordinarie nivåbedömning, utan ersättning ges enligt nivå 2.
I ersättningen ingår samtliga kostnader för tjänsternas utförande såsom t.ex. personalkostnader, OH kostnader och lokalkostnader. Tilläggsersättning utgår för utförandet av kommunala hälso- och sjukvårdsinsatser.
Leverantören ersätts i efterskott den 20:e i månaden avseende månaden innan. Ersättningen ges per månad, 12 månader per år baserat på 260 dagar per år.
Ersättningen för 2018 är:
Heltid: mer än fyra (4) timmar per dag Halvtid: upp till fyra (4) timmar per dag
Ersättningsnivå Egenregi leverantör* Privat leverantör**
. Heltid/dag Deltid/dag Heltid/dag Deltid/dag
Nivå 1 508 355 535 374
Nivå 2 684 479 721 505
Nivå 3 996 697 1050 735
Nivå 4 1346 942 1419 993
Nivå 5 1822 1276 1919 1345
Tilläggsersättning HSL 9 9 9 9
*inklusive lokalschablon.
** inklusive lokalschablon och momskompensation (5,4 %).
2.1.10.3 Uppsägning av plats
När en kund slutar utan föregående uppsägning eller avlider utgår ersättning under 14 kalenderdagar.
Dödsdagen räknas som uppsägningsdag. Vid byte av leverantör utgår ersättning under högst 14
kalenderdagar för inplanerad tid till dess bytet är genomfört.
2.1.10.4 Faktureringsunderlag
Kundunderlaget i Stadens verksamhetssystem ligger till grund för en automatisk elektronisk faktura utifrån vilken Staden ersätter leverantören.
Leverantören ska därför inte fakturera Staden. Leverantören ersätts i efterskott den 20:e i månaden avseende månaden innan.
Habiliteringsersättning
Leverantören fakturerar Staden månadsvis för utbetald habitliteringsersättning.
Fakturan ska innehålla:
Leverantörens namn och adress Fakturadatum
Organisationsnummer eller motsvarande Uppgift om godkänd F-skatt
Fakturanummer
Kundens närvarotimmar Betalningsvillkor, förfallodatum Bank- och/eller plusgiro Fakturerat belopp Fakturaadress:
Lidingö stad Box 382
737 26 Fagersta
Fakturan ska skickas elektroniskt som Svefaktura alternativt SFTI Fulltextfaktura eller via Stadens fakturaportal http://svefaktura.edisolutions.se/.
2.1.11 Uppföljning, dokumentation, information, avvikelser 2.1.11.1 Lojalitetsplikt m.m.
Parterna ska agera lojalt mot varandra.
Leverantören och dess personal samt eventuell underleverantör får inte utöva verksamhet som är ägnat att menligt påverka Stadens förtroende. Leverantören ska omgående underrätta Staden om det finns skäl att anta att sådant förhållande uppkommit.
Parterna är även i övrigt skyldiga att regelbundet informera varandra om förhållanden som är av
betydelse för avtalets genomförande. Leverantören är skyldig att utan dröjsmål skriftligen meddela Staden om sådana förhållanden som leder till, eller kan leda till, att avtalade villkor inte uppfylls.
2.1.11.2 Möten och utbildningar
Staden anordnar och bjuder in till möten, seminarium och utbildningar. Vissa av dessa kan vara obligatoriska för leverantören att delta i. Det framgår av inbjudan om det är obligatorisk närvaro.
De obligatoriska mötena sker normalt en till två gånger per år.
2.1.11.3 Uppföljning
Det är av väsentlig betydelse för staden att de leverantörer som Staden tecknar kontrakt med fullgör sina åtagande utifrån kontraktshandlingarna. Staden genomför olika typer av uppföljningar såsom uppföljningar på individnivå, verksamhetsuppföljningar, brukarundersökningar, administrativa och ekonomiska uppföljningar, uppföljningar av synpunkter och klagomål och vid behov fördjupande uppföljningar.
Resultaten från uppföljningar kan komma att presenteras i sammanfattad form under
jämförelseverktyget på Stadens hemsida. Det är Staden som avgör vad som kommer att presenteras.
Leverantören förbinder sig att bereda Staden tillträde och insyn, föranmält eller oanmält, i sådan utsträckning att Staden kan genomföra sitt uppföljningsansvar. Staden kan även uppdra åt fristående konsult eller dylikt att utföra uppföljningen. Leverantören förbinder sig i sådant fall att även bereda denne tillträde och insyn i samma utsträckning som för Staden.
I uppföljning ingår även att leverantören lämnar uppgifter som efterfrågas av exempelvis Socialstyrelsen, Sveriges Kommuner och Landsting och Statistiska Centralbyrån.
2.1.11.4 Antidiskriminering
Leverantören ska vid utförandet av den kontrakterade tjänsten följa vid varje tidpunkt gällande antidiskrimineringslagstiftning. De lagar som avses är brottsbalk (1962:700) samt diskrimineringslag (2008:567).
Leverantören är under kontraktstiden skyldig att på begäran av Staden skriftligen redovisa de åtgärder som vidtagits med anledning av förpliktelserna enligt första stycket. Tiden för redovisning ska vara minst en vecka, om inte längre tid överenskommits.
Om leverantören inte inom angiven tid lämnar sådan information som denne är skyldig att göra enligt andra stycket eller om leverantören vid utförandet inte uppfyllt sina skyldigheter avseende aktiva åtgärder enligt de lagar mot diskriminering som angetts i första stycket äger den upphandlande myndigheten rätt att säga upp kontraktet.
2.1.12 Övrigt
2.1.12.1 Personuppgiftsbiträdesavtal
Leverantören är i förekommande fall skyldig att teckna ett personuppgiftsbiträdesavtal på Stadens
begäran.
2.1.12.2 Överlåtelse av kontrakt eller uppdrag
Kontrakt får inte överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan Stadens skriftliga medgivande. Om leverantören blir uppköpt eller verksamheten på annat sätt övergår på annan har Staden rätt att säga upp avtalet till tidpunkt som Staden väljer om detta kan menligt påverka utförandet av leverantörens åtaganden.
2.1.12.3 Extra ordinär händelse
I de fall en extra ordinär händelse inträffar, såsom till exempel en pandemi, kan Staden påkalla ett närmare samarbete mellan Staden och de leverantörer Staden har kontrakt med. För att se till att enskilda i behov av nödvändiga insatser får sina behov tillgodosedda, kan Staden besluta om att leverantörer ska samarbeta med varandra för att gemensamt se till att tillgängliga personalresurser fördelas på ett lämpligt sätt.
2.1.12.4 Force majeure
Om part på grund av myndighets åtgärds- krigshändelse, strejk, bojkott, blockad eller annan omständighet som denne inte kan råda över är förhindrad att fullgöra sina åtaganden enligt detta kontrakt, ska leverantören i nödvändig omfattning vara befriad från desamma. Föreligger ovannämnda omständigheter har Staden rätt, att så länge de består, själv utföra leverantörens åtaganden.
Ersättningen till leverantören reduceras i förhållande till i vilken grad denne inte kan fullgöra sina åtaganden.
2.1.12.5 Tvist mellan Staden och leverantör
Tvist mellan Staden och leverantör med anledning av ingånget avtal ska avgöras enligt svensk rätt i svensk allmän domstol där Staden svarar i tvistemål.
2.2 Accept av avtalsföreskrifter
Accept av samtliga villkor och krav i Avtalsföreskrifter.
Ja/Nej. Ja krävs
Årsvis
