Karlstad Business School
Karlstad University SE-651 88 Karlstad Sweden Phone:+46 54 700 10 00 Fax: +46 54 700 14 97
E-mail: handels@kau.se www.hhk.kau.se
Linda Granqvist & Helén Persson
Den strategiska mejlaren – Vem är du? J
En studie om hur digitaliseringen i form av mejl påverkar individer
The Strategic E-mailer – Who are you?
A study on how digitization specifically e-mails affect individuals
Arbetsvetenskap C-uppsats
Termin: VT 2017 Handledare: Ann Bergman
Förord
Vi vill tacka alla som tog sig tid att medverka i skapandet av denna C-uppsats. Vi vill börja med att tacka den myndighet som vi hade äran att samarbeta med för att få intervjupersoner till studien. Vi vill också tacka vår handledare Ann Bergman för all stöttning och hjälp som hon bidrog med under uppsatstiden för att skapa en bra uppsats. Utan er hade uppsatsen inte gått att genomföra.
Arbetsfördelning
Vi valde redan från början att samarbeta genom att sitta tillsammans och skapa uppsatsen för att få en större förståelse och bredd men också för att möjliggöra en tydlig struktur.
Arbetssättet fungerade bra för oss och både Linda Granqvist och Helén Persson arbetade lika mycket med alla delar av uppsatsen till och med referenser och intervjuer. Vi har under skrivandet diskuterat mycket och bollat med vår handledare Ann Bergman för att försäkra oss om att skapa en uppsats med bra kvalité. Vi är dock ansvariga för det som skrivits i denna uppsats.
Karlstad, Maj 2017.
Linda Granqvist och Helén Persson
Sammanfattning
Digitaliseringen, det sägs att den aldrig kommer gå så långsamt som det gör nu. Med andra ord tror vi att utvecklingen kommer ske i allt snabbare takt i framtiden. I dagens samhälle har de flesta tillgång till mobiltelefon och dator både på arbetet men också i hemmet. Detta får oss att fundera över hur individen egentligen skall förhålla sig till tekniken för att få en balans i livet. Vi valde att skriva om detta ämne för att vi hade en förförståelse om ämnet digitalisering. Vi ville därför studera om våra förutfattade meningar om ämnet överensstämde med verkligheten och befintlig forskning. Syftet med denna studie var att undersöka hur den enskilde individen påverkas av digitaliseringen specifikt mejl inom arbetslivet. Vi undersökte vilken strategi individen hade för att hantera sin arbetsmejl samt hur individen påverkades av mejlen i arbetslivet. Denna kvalitativa studie innehåller sju djupintervjuer med kvinnliga chefer på en statlig myndighet i Mellansverige. Valet av att göra en kvalitativ studie föll sig naturligt då vi såg fördelar med att ha detta förhållningssätt till det komplexa och aktuella ämnet digitalisering. Dels ville vi få reda på hur individen upplevde, hanterade och påverkades av digitaliseringens utveckling och om personliga erfarenheter hos urvalsgruppen påverkade eftersom detta är subtil information.
Några av våra slutsatser blev att digitaliseringen har utvecklats fort vilket har medfört att arbetsplatser inte har hunnit anpassa och förändra sina arbetsprocesser utefter den. Begreppet arbetsmiljö och arbetsbelastning har diskuterats för mycket och det har resulterat i en urvattnad definition, det vill säga att den har tappat sin betydelse då den har diskuterats i överflöd. En annan upptäckt var att konflikter kan uppstå i samband med mejl då individer har olika mejlstrategier vilket kan göra att det uppstår misskommunikation. En fjärde och intressant upptäckt var att chefer skapar dolda krav då de sätter högre krav på sig själva än vad arbetsgivaren faktiskt gör och vad arbetet kräver.
Nyckelord: Digitalisering, digital kompetens, mejl, informationsöverflöd, mejlhantering, stress, tillgänglighet.
1 Innehållsförteckning
1. INLEDNING ... 1
1.1 Bakgrund ... 1
1.2 Syfte och frågeställning ... 1
1.3 Disposition ... 2
2 TEORETISK REFERENSRAM ... 3
2.1 Digitalisering då och nu ... 3
2.2 Arbetsmiljö ... 4
2.3 Arbetsmiljöfaktorer ... 4
2.4 Stress ... 5
2.5 Teoretiska modeller på psykosocial arbetsmiljö ... 7
2.6 Avbruten tankegång och Informationsöverflöd ... 9
2.7 Digital kompetens ... 10
2.8 Livspusslet ... 11
2.9 Stresshantering ... 12
3 METOD ... 14
3.1 Förförståelse ... 14
3.2 Avgränsning ... 15
3.3 Urval ... 15
3.4 Metodval ... 16
3.5 Validitet och Reliabilitet ... 18
3.6 Pilotstudie ... 19
3.7 Beskrivning av genomförandet ... 19
3.8 Bearbetning av intervjumaterial samt analysmetod ... 19
3.9 Forskningsetiska överväganden ... 20
4 RESULTAT OCH ANALYS ... 22
4.1 Strategier och metoder ... 22
4.1.1 Strategier på organisationsnivå ... 22
4.1.2 Individuella strategier ... 25
4.2 Påverkan och Agerande ... 28
4.2.1 Inställning till påföljderna av mejl ... 28
4.2.2 De dolda kraven och omöjliga kontrollen ... 30
4.2.3 Kognitiv överbelastning ... 32
4.2.4 Missförstånd och irritation kring mejlsvar ... 33
4.2.5 Den integrerade mejlen ... 34
4.3 Sammanfattande diskussion kring studiens frågeställningar ... 36
5 SLUTDISKUSSION ... 38
5.1 Urvattnad definition ... 38
5.2 Förebildens baksida ... 39
5.3 Dolda krav ... 39
5.4 Hur många strategier behövs? ... 40
5.5 Avslutande reflektion ... 40
5.6 Fortsatt forskning ... 41
6 Litteraturförteckning ... 42
7 Bilaga 1 – Intervjuguide ... 44
1 1. INLEDNING
__________________________________________________________________________
I detta avsnitt ger vi en introduktion till vår studie. Vi kommer att ge en bakgrund till ämnet.
Vidare presenteras studiens syfte och frågeställningar. Avsnittet avslutas med uppsatsens disposition.
__________________________________________________________________________________________________
1.1 Bakgrund
I dagens samhälle hanterar människor ett stort flöde av mejl som kan komma på dygnets alla timmar. Det kan innebära att det blir en börda beroende på hur frekvent individen uppdaterar sin inkorg. En annan aspekt är att mejl kan vara en distraktion då den kan störa en persons fokus genom att denne får göra flera saker samtidigt. Denna ”multitasking” kan resultera i att en person presterar sämre i sina arbetsuppgifter och det kan leda till stress. En studie som stödjer detta är Kushlev och Dunn (2014) som visar i ett experiment att frekvent bli avbruten av mejl skapar stress och frustration hos individen när den arbetar med en annan uppgift. De flesta arbetstagare har idag tillgång till dator eller annan teknisk enhet som gör att de kan läsa sin mejl både på arbetstid men också utanför arbetet. Det finns numera inga tydliga gränser var, när och hur mejl skall hanteras. I denna uppsats har vi studerat vilka konsekvenser mejl kan medföra. Det finns tillämpliga teorier som både visar för och nackdelar med den rådande digitaliseringen. Frågan återstår om det är hållbart med den snabba utvecklingen av tekniska verktyg på arbetsplatsen. En annan viktig fråga är vem som skall ta ansvar för att arbetstagarna har den kompetens som krävs för att hantera information och teknik som är viktig för deras dagliga arbetsuppgifter.
1.2 Syfte och frågeställning
Syftet med denna studie är att undersöka hur den enskilde individen påverkas av digitaliseringen i form av mejl inom arbetslivet.
1. Vilka förebyggande organisatoriska och individuella strategier finns för att individen skall kunna hantera mejlen?
2. Hur påverkas individen av förekomsten mejl i sin arbetssituation och vilka är de psykosociala följderna?
2
1.3 Disposition
Denna uppsats är disponerad i fyra olika kapitel. Det första kapitlet är den teoretiska referensramen där den teori uppsatsen grundar sig på finns beskriven. Efter teorin finns metoden beskriven i ett eget kapitel och där framgår vilken typ av tillvägagångssätt vi har använt för att kunna få fram empiriskt material som ligger grund till det sista kapitlet som är analys. I analysen beskriver vi vad vi har kommit fram till i den undersökta gruppen av intervjupersoner som vi sedan har korsbefruktat med befintlig teori. I det avslutande kapitlet berörs svar på våra frågeställningar samt en diskussion kring mejlhantering och huruvida fortsatt forskning är möjlig.
3
2 TEORETISK REFERENSRAM
________________________________________________________________
I dagens samhälle råder det många olika typer av tekniska utvecklingar och en av dem är den så kallade digitaliseringen. Utvecklingen av tekniken har framskridit fort och de flesta
arbetsplatser är idag beroende av datorer. Mejl är ett verktyg som har blivit allt vanligare i både privatlivet och arbetslivet. Teorikapitel innehåller tidigare forskning och teorier för att skapa en förståelse för ämnet digitalisering. Teorin ligger grund för intervjuguiden för att få fram empiri till analysen.
___________________________________________________________________________
2.1 Digitalisering då och nu
Inom arbetslivet har datorn redan använts sedan 1950-talet. I början användes de framförallt av personer som var experter och operatörer, alltså inte av den stora massan inom arbetslivet.
En stor anledning till detta var att dåtidens datorer var komplicerade så det krävdes specialistkunskaper och mycket expertis för att kunna hantera dessa datorer på ett bra sätt.
När datorerna började användas inom arbetslivet var det framförallt inom banker och sjukvård. Under 70-talet hade tekniken utvecklats till den grad att man kunde använda sig av bildskärmsterminaler. Detta resulterade i att datorn blev mer användarvänlig och det gick snabbare för användaren. Under 1980–90-talet ökade datoriseringen kraftigt på arbetsplatser och på dagens arbetsmarknad spenderas omkring 30 procent av arbetstiden på digital teknik av arbetstagare. Idag sker utvecklingen snabbt och tekniken är mer mobil idag vilket kan resultera i att nya arbeten kan skapas (Digitaliseringskommissionen, SOU2015).
Allt eftersom tekniken har utvecklats har information och kommunikationsflödet förbättrats och detta har medfört en hel del fördelar. Några av dessa fördelar har varit att information förs med en högre hastighet, ökad precision, ökad lagring av information, att information kan presenteras på ett mer fördelaktigt vis, flexibilitet och detta resulterar i att den dagliga verksamheten kan föras mellan individen på företaget och externa aktörer både nationellt och internationellt (Berglund & Schedin, 2009).
IT-revolutionen har medfört att det har blivit enklare att internationalisera företag då kommunikationsvägar har effektiviserats vid exempelvis mejl. Det finns dock tendenser som visar att IT också kan hämma organisationers utveckling vad gällande kompetenskrav och de hierarkiska positionerna. Det går att konstatera att IT har påverkat arbetslivet i hög grad och många av de yrken som finns idag på arbetsmarknaden kanske inte finns imorgon (Bruzelius
& Skärvad, 2011).
4
2.2 Arbetsmiljö
Det finns en reglering i Sverige vad gällande arbetsgivarens ansvar. I och med den nya tekniken skapas nya arbetsmiljöer och arbetsplatser. Arbetsmiljön finns reglerad i svensk arbetsrätt i arbetsmiljölagen. En arbetstagare har rättigheter men också skyldigheter på arbetet vad gällande arbetsmiljön på arbetsplatsen. Det finns många olika definitioner av arbetsmiljön. Enligt Granberg (2011 s.648) definieras arbetsmiljö på följande sätt:
”Arbetsmiljö är en övergripande beteckning för det biologiska, medicinska, fysiologiska, pedagogiska, psykologiska och tekniska faktorer som i arbetssituationer eller arbetsplatsens närmaste omgivning påverkar individen.”
Enligt arbetsmiljölagen (SFS 1977:1160 2 kap) definieras en god arbetsmiljö så här
”Arbetsmiljön skall vara tillfredsställande med hänsyn till arbetets natur och den sociala och tekniska utvecklingen i samhället... Teknik, arbetsorganisation och arbetsinnehåll ska utformas så att arbetstagaren inte utsätts för fysiska eller psykiska belastningar som kan medföra ohälsa eller olycksfall. Därvid ska även löneformer och förläggning av arbetstid beaktas. Starkt styrt eller bundet arbete ska undvikas eller begränsas.”
Den person som är ansvarig för att arbetsmiljön på arbetsplatsen är tillfredsställande är arbetsgivaren och det är den som kommer att bli juridisk ansvarig vid missförhållande som leder till ohälsa enligt svensk lag. En arbetsgivare bör därmed arbeta förebyggande för att minska missförhållande på arbetsplatsen (Garpe & Göransson, 2015). Det finns ytterligare riktlinjer vad gällande arbetsmiljöns beskaffenhet och det är AFS 2001:1 där det bland annat innebär att arbetsgivaren skall bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete och har ansvar för arbetsmiljön. En arbetsgivare kan fördela ansvaret till andra chefer beroende på antalet anställda. Det finns många olika risker som kan leda till ohälsa bland arbetstagarna det kan både vara fysisk, psykologisk eller social art. Huvudansvaret är arbetsgivaren men även den anställde har också ett ansvar för att skapa en god arbetsmiljö för själv och för sina medarbetare genom att läsa föreskrifter och hålla sig uppdaterad på policys (Arbetsmiljöverket, AFS 2001:1).
2.3 Arbetsmiljöfaktorer
Det finns många faktorer som påverkar arbetsmiljön och hälsan hos arbetstagare och på många arbetsplatser går det att se samband mellan stillasittande kontorsarbete och digitaliseringens effekter. Det är många som arbetar på kontor där de sitter framför datorn under majoriteten av sin arbetstid och dessa individer tenderar till att sitta i en icke ergonomisk statisk position. Digitalisering kan också medföra att individer upplever en högre grad av styrning genom olika datorsystem där de känner att de inte själv kan påverka eller kontrollera utfallet. En annan aspekt som är viktig är obalansen mellan kompetens och krav som individen kan utsättas för, det kan vara allt ifrån bristande IT-kompetens till ökad arbetsmängd och tidspress (Digitaliseringskommissionen, SOU2015). Den psykosociala arbetsmiljön berör olika typer av aspekter som påverkar den psykiska hälsan hos arbetstagare.
5
Det kan vara alltifrån ensidigt upprepat arbete, ensamarbete till konflikter. De arbetstagare som har ett IT intensivt arbete måste få möjlighet till återhämtning och att de har balans mellan krav och kompetens, annars kan detta resultera i ohälsa. I AFS 2015:4 finns riktlinjer för hur arbetsgivaren skall arbeta med den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. I AFS 2015:4 finns bland annat riktlinjer för arbetsbelastning, kränkande särbehandling samt arbetstid (Arbetsmiljöverket, AFS 2015:4).
2.4 Stress
Om arbetsmiljön inte är tillfredsställande kan det medföra konsekvenser för individen så som stress. En person som inte kan hantera informationsöverflöd eller att bli avbruten i sitt arbete kan resultera i stress hos individen. Det finns två olika typer av stress en god stress och en ond stress. Det är inte nödvändigt att människor som utsätts för stora påfrestningar upplever en negativ stress utan det kan också vara en positiv stress som gör att de arbetar mer intensivt och koncentrerar sig bättre. Det som skapar den onda stressen är när individen inte kan hantera den påfrestning som den utsätts för. Det kan inträffa om den exempelvis inte har kapacitet att agera det vill säga inte har kompetens nog för en uppgift. När en individ utsätts för en stor fara uppstår reaktionen stress och detta innebär att individen väljer mellan att kämpa eller fly. Detta är en biologisk reaktion då människan historisk sett var tvungen att kämpa eller fly exempelvis från ett rovdjur. Detta läge kan vara bra då individen han undanröja hotet eller på annat sätt återfå trygghet. Däremot om individen inte kan hantera den uppstådda situationen så kan hen komma i permanent tillstånd av fenomenet ”kamp-och flykt” och detta resulterar i att kroppen går på högvarv och detta kan resultera i allvarliga hälsoproblem då denna reaktion bara skall vara kortvarig (Perski, 2006).
Perski (2006) menar att det finns tre olika faser av stress. Den första är alarmfas då människan upptäcker faran och avstannar arbetet och förbereder sig för hotet. Individen försöker förstå vad det är som händer och vill ha kontroll över situationen. Under den andra fasen i den så kallade motståndsfasen så anstränger sig individen för att få bort hotet och återskapa tryggheten. Människan kan med hjälp av adrenalin få extra krafter som gör att den kan bli av med hotet eller så ignorerar den hotet. I den slutgiltiga fasen, utmattningsfasen, har människan förgäves kämpat för att återta kontroll över situationen och tryggheten men misslyckats. I dagens samhälle har många individer svårt att hantera stress vilket innebär att de ständigt är stressade vilket kan leda till allvarliga konsekvenser.
Människor hanterar, enligt Ekman & Arnetz (2005), stress på olika sätt och kan bli stressade på grund av olika stressorer. Den vanligaste stressoren bland människor idag är förhållandet mellan människor och miljö. Stressorer är en så kallad påfrestning som individen utsätts för.
Den kan vara både liten och stor men också en blandning av båda vilket kan resultera i en svårhanterlig och frustrerande situation för den drabbade. På en arbetsplats kan arbetstagarna exempelvis tvingas till att arbeta övertid men ändå inte hinna med de arbetsuppgifter som krävs. Ett tillvägagångssätt för att minska påfrestningen hos arbetstagare kan vara utbildning så att de kan hantera svårare arbetsuppgifter effektivare.
6
Forskning visar att det är fler kvinnor än män som drabbas av stressrelaterade sjukdomar såsom depression, utbrändhet med mera. Det kan vara så att skillnaderna är biologiska, hormonella eller psykosociala och att kvinnor är mer känsliga än män. Dock är orsaken troligen att kvinnor har en högre osäker psykosocial situation än män har i liknande situationer. Troligen kan orsaker att kvinnor är mer stressade än män grunda sig i gamla könsroller då kvinnor har större ansvar för barn och hushåll (Ekman & Arnetz, 2005).
Det finns många olika stressorer och anledningar till varför individer mår dåligt. Enligt Barely, Meyerson och Grodal (2011) studie hade 45 procent av de som medverkade en upplevelse att kvantiteten av mejl medförde att de upplevde att de förlorade kontrollen som senare resulterade i ångest. Anledningen till att de upplevde ångest var att de var rädda för att inte hålla samma arbetstempo som de andra kollegorna samt rädda över att missa information som kan vara viktigt på arbetsplatsen (Barley, Meyerson & Grodal, 2011).
Enligt Kushlev & Dunn (2014) så visade den genomförda studien att på ett företag där personalen blev avbrutna i arbetet var femte minut av att de fick mejl. Det finns också forskning om att det inte är inkorgens storlek som är den mest negativa aspekten utan det är hur individen hanterar sin mejlkorg. Kushlev & Dunn (2014) studie pekar på att människors upplevelse av stress minskade när de varit tvungna att begränsa antalet gånger de läste sina mejl. Detta medförde att de medverkande personerna i studien ökade dess välmående och dess stress minskade.
Kushlev och Dunn (2014) ifrågasätter om mejlkvantiteten och frekventa mejlanvändandet är stressfullt för samtliga individer men också att vissa yrken som exempelvis de inom finansbranschen är beroende av snabba uppdateringar för att hålla sig ajour. Detta innebär då att det skulle kunna uppstå mer stress om det inte kan kolla mejlen och agera efter marknaden. Kushlev och Dunn (2014) menar slutligen att det beror på vem och när begränsningen av mejl skall vara aktuellt då den i vissa sammanhang kan vara antingen fördelaktig eller skadlig.
Den ökande kvantiteten av mejl är som tidigare nämnts en stressfaktor för många i dagens arbetsliv. Barley et al. (2011) genomförde en studie där heltidsarbetande arbetstagare undersöktes så spenderade dessa arbetstagare 31 procent av deras arbetstid att svara på mejl. Arbetstagare med chefsbefattning använder mejl för att koordinera och övervaka i sitt arbete.
7
2.5 Teoretiska modeller på psykosocial arbetsmiljö
En teori som väl ansluter till grunden till för AFS 2015:4 (Arbetsmiljöverket, AFS 2015:4) är teorin KASAM. Då den fokuserar mer åt det subjektiva hållet vad gällande människan och dess känslor. Det finns många olika faktorer som påverkar om en individ trivs eller vantrivs på arbetsplatsen. KASAM är en teori som är bra att tillämpa då den behandlar den psykosociala arbetsmiljön där bland annat negativ stress är en viktig faktor. Grundaren till teorin är Aaron Antonovsky (1991) och ordet KASAM är en förkortning och på svenska står det för Känsla Av SAMmanhang (Lindmark & Önnevik, 2011). I hans studie undersöktes människans förutsättningar till en bra hälsa. I Antonovsky (1991) studie undvek han dock att undersöka de negativa effekterna av ohälsa på arbetsplatsen. I studien ville han få reda på hur det kommer sig att vissa individer har möjlighet att hantera svåra påfrestningar i privatlivet och arbetslivet medan andra inte har möjlighet att hantera det på ett hälsosamt sätt (Antonovsky, 1991).
Teorin KASAM består av två kognitiva och en emotionell komponent. För att tillvaron på arbetsplatsen skall vara sammanhängande krävs de två kognitiva komponenterna begriplig och hanterlig samt den emotionella som står för meningsfull. Den förstnämnda komponenten begriplighet innebär människans förmåga att förstå och hantera det som sker och förstå delarna och helheten av situationen. Den andra komponenten är hanterligt och den står för individens kompetens och förmåga att ta sig an krav och prestationer när en viss situation uppstår. Det är viktigt att individen har resurser tillgängliga för att få stöd och hjälp i en uppkommen situation. För att en situation skall vara hanterlig är det en förutsättning om en arbetstagare kan lita på en eller flera av sina kollegor. Arbetsgivaren kan vara behjälplig att förbättra arbetstagarens arbetssituation genom olika typer av fortbildningar så att de kan hantera uppgifter på ett annat sätt för att skapa balans i hanterbarheten och arbetsuppgiften. Den sista komponenten i teorin är mer emotionell och grundar sig i engagemang och motivation samt hur individen förhåller sig till arbetet, dess uppgifter samt eventuella problem på arbetsplatsen (Granberg, 2011) (Lindmark & Önnevik, 2011).
En annan teori som grundar sig på en psykosocial arbetsmiljö är Karasek och Theorells krav- kontroll-stödmodell (Karasek & Theorell, 1990). Modellen beskriver individens upplevelse av arbetsvillkor och hur individen påverkas av krav som den kan utsättas för på arbetsplatsen. Om individen kan hantera och kontrollera arbetssituationer med dess uppgifter. Karasek skapade en fyrfältare med de olika typer av arbeten och det är lågstressarbeten, högstressarbeten, aktiva arbeten samt passiva arbeten (Berglund & Schedin, 2009). Modellen innehåller också en stressdiagonal och en aktivitetsdiagonal för att förtydliga hur de olika typerna av arbete hänger samman.
8
Den tvådimensionella modellen konkretiserar det psykosociala arbetsförhållandet då modellen beskriver förhållandet mellan yttre psykiska krav och förmågan att påverka och kontrollera sin arbetssituation. Modellen innehåller fyra olika rutor låg-stressarbeten, högstressarbeten, aktiva arbeten samt passiva arbeten.
Lågstressarbeten kännetecknas, enligt Karasek & Theorell (1990), av att individen inte har höga krav i samband med att den har möjlighet att påverka sin arbetssituation som den önskar. Denna typ av arbetsrotation kan anses vara ideal på en arbetsplats. Det finns vissa arbeten som har denna typ av arbetssituation exempelvis reparationsarbete. Individen medan denna typ av arbeten ligger under genomsnittet att kunna drabbas av psykisk ohälsa. Individen har möjlighet att bemöta olika utmaningar efter hur den önskar.
Högstressarbeten kännetecknas av att den anställde har höga krav men ingen kontroll. När arbetskraven är höga och arbetaren inte har möjlighet att påverka sin arbetssituation kan detta utmynna i att individen blir trött eller upplever ångest ur ett långsiktigt perspektiv. En individ som upplever höga krav i arbetet i samband med att den inte kan kontrollera situationen kan leda till anspänning, trånghet och olustkänslor. Detta kan resultera i högre blodtryck och stress. Att ha ett arbete där man har för höga krav och samtidigt saknar möjlighet till påverkan och kontroll över sin arbetssituation är därför en mycket riskfylld kombination då det kan resultera i ohälsosam stress och andra negativa aspekter (Karasek & Theorell, 1990).
Aktivaarbete kännetecknas av att den anställde har höga krav men också högt beslutsutrymme över sin arbetssituation. Denna typ av arbete är utmanande och kräver en högre prestation men utmynnar inte i någon typ av negativ psykosocial stress (Karasek & Theorell, 1990). De
9
individerna med aktiva arbeten får enligt Krav-kontroll-stöd-modellen användning för sin kompetens och färdigheter, man har även möjligheten att kunna påverka och planera sitt arbete (Karasek & Theorell, 1990) (Järvholm, 1995). Enligt Järvholm (1995) är det mer vanligt att det finns aktiva arbeten inom offentlig sektor och på mindre arbetsplatser.
Passiva arbeten kännetecknas av att den anställde har låga krav och har lågt inflytande över sin arbetssituation. Personer i detta arbete har inga krav på sig att aktivt lösa problem eller testa nya metoder. De kan helt enkelt inte använda sina förmågor och kompetens då den inte får några utmaningar i sina arbetsuppgifter och i samband med att de inte kan påverka sin arbetssituation kommer det att uppstå monotoni och tristess. Detta kan medföra att motivationen samt produktiviteten minskar och utmynnar i depressiva symptom. Denna typ av arbete anses vara minst önskvärd då både arbetsgivaren minskar sin produktivitet och medarbetaren blir understimulerad (Karasek & Theorell, 1990).
För att hantera de tekniska kraven inom en organisation krävs det en balansering av de mänskliga kraven och de tekniska kraven för att skapa en effektiv och optimal organisation.
Detta kallas för det sociotekniska synsättet (Bruzelius & Skärvad, 2011). Det sociotekniska synsättet utvecklades i Storbritannien under 1940-talet och kom till Sverige under 1960-talet.
Detta leder till en god ekonomi och en bra arbetstillfredsställelse för de anställda. För att den anställde skall ha en god arbetsmiljö krävs en variation i arbetet. En arbetstagare som utför samma arbetsuppgifter under en längre period, det vill säga får för lite variation riskerar att bli för monoton och motivationen sjunker. En arbetstagare som har för mycket variation i sina arbetsuppgifter tenderar till att påverka produktiviteten negativt då det kan krävas för lång inlärning till alla olika arbetsuppgifter (Berglund & Schedin, 2009).
2.6 Avbruten tankegång och Informationsöverflöd
Det gränslösa arbetet i samband med den tekniska utvecklingen har medfört att arbetstagare hanterar stora mängder information både i hemmet men också på kontoret. Konsekvenserna av detta fenomen är bland annat informationsöverflöd. På de flesta arbetsplatser har idag de flesta anställda en mejladress där de kan få tillgång till information. Ett resultat av att flera använder digitala verktyg är att varje anställd måste ta del av mer information än vad de behöver. Då kan en känsla av otillräcklighet och frustration uppstå då det är svårt att förstå, hantera och ta del av den informationen. Det kan i längden leda till stress. De arbetsplatser som har mycket IT tenderar till att få en ökad arbetstakt då mängden information också ökar.
Detta kan skapa krav hos de anställda och de kan uppleva sig själva som otillräckliga eller dumma (Digitaliseringskommissionen, SOU 2015).
Den stora mängden information dagligen kan innebära att arbetstagare blir distraherade av sin mejl. Kognitiva arbetsmiljöproblem innebär att tekniken inte är anpassad till människans förmågor och arbete. Vid vissa arbetsuppgifter kan all den kognitiva kapaciteten användas till en massa onödiga uppgifter exempelvis så kan koncentrationen användas till att hantera skräppost, felmeddelande eller andra teknikfel, istället för att fokusera på att svara på mejl.
10
Det går att ifrågasätta vilket behov en arbetstagare har av att ta del av stora informationsmängder samtidigt, är det verkligen nödvändigt för denna individs arbetsuppgifter. Det finns en risk att detta bara resulterar i avbrott och sedermera stress, irritation det vill säga en kognitiv överbelastning. Inom vissa yrkesgrupper på arbetsmarknaden kan arbetsminnets begränsningar påverka säkerheten då individen inte kan hantera en allt för stor informationsmängd (Digitaliseringskommissionen, SOU 2015).
En anledning till varför mejl anses vara svårhanterlig är att mejl ofta innehåller förfrågningar vilket medför extra arbete då koncentrationen bryts och att individen måste byta arbetsuppgift. I Barley, Meyerson och Grodal (2011) studie menade respondenterna att detta resulterade i längre arbetsdagar då kvantiteten av mejl var så pass omfattande att det kunde röra sig om 150-200 mejl per dag. Ett flertal av de som medverkade i studien berättade att de arbetade från hemmet på morgonen, på kvällen samt på helgerna för att kunna hantera inflödet av mejl för nästkommande arbetsdag. De respondenter som inte läste sin mejl lika frekvent menade att de skapade fram konflikter med partner och eventuella barn, vilket medförde att de hellre hade många mejl att hantera nästkommande arbetsdag istället för att vara i konflikt med familjen. Olika metoder och tekniker finns för att filtrera mejl inkorgen, exempelvis filter som kan reducera antalet mejl (Barley, Meyerson, & Grodal, 2011).
2.7 Digital kompetens
Idag sker digitaliseringen snabbt och vi lever i ett kunskapssamhälle där det är möjligt att sprida information effektivt. Det är svårt för företag att veta vilken typ av IT-kompetens personalen bör besitta i framtiden. Digitaliseringen utvecklas hela tiden vilket medför att företag och dess anställda behöver inneha en viss kompetens för att kunna hantera den senaste tekniken. Digital kompetens innebär att individer förfogar över kunskap som att kunna kritiskt granska, hantera information via tekniska hjälpmedel. Det är en fördel om individen inneha kunskaper om hur tekniken fungerar men också hur den påverkar och ger möjligheter.
De centrala användningsområdena kan vara olika typer av databaser, kalkylprogram och affärssystem men också mejl. En arbetstagare bör ha en förmåga att vara bekväm och förtrogen med olika typer av tekniska verktyg, de skall kunna söka, bearbeta information samt interagera med andra individer via digitala forum. Men också vara medveten om att det finns risker med digitaliseringen som exempelvis, misskommunikation, stress, konflikter med mera.
En egenskap som kan var till en fördel är att vara nyfiken och motiverad till att vara tillfällig och mottagligt till ny teknik (Digitaliseringskommissionen, SOU 2015).
Digitalisering är en viktig aspekt för att ett företag skall kunna öka sin tillväxt men det ökar också konkurrenskraften då företaget har större möjligheter att synas men också att hålla kontakt med klienter. Men det förutsätter att arbetstagarna är bekväma och mottagliga för ny teknik och ständigt håller sig uppdaterade. En stor fördel med digitaliseringen är att nya företag kan omedelbart etablera sig internationellt och utmana större konkurrenter på marknaden. Exempelvis kan en entreprenör visa upp sitt företag online på olika sociala medier (Digitaliseringskommissionen, SOU 2015).
11
Sverige har i jämförelse med andra länder högre digital kompetens, vilket gör att vi är mer konkurrenskraftiga än andra länder. I Värmlands län så har man en digital agenda som startade 2014 där vill man skapa ett intresse för digitalisering genom att bland annat ha IT- dagar där aktörer inom näringslivet, akademi, och offentliga aktörer kan inspireras och inspirera varandra (Digitaliseringskommissionen, SOU 2015).
2.8 Livspusslet
Olika arbetskrav från en organisation påverkar inte bara arbetstagarens individuella prestation inom företaget utan det påverkar också den privata sfären. Det går att se tendenser att både män och kvinnor med högpresterande yrken i Skandinavien har svårare att hitta balansen i sitt liv jämfört med övriga delar av Europa. En faktor som gör det möjligt för de Skandinaviska arbetstagarna att få ihop livspusslet är den fungerande välfärden där människor får ett bra socialt stöd och bra politiskt stabilitet (Drobnic & Guillén, 2011). Arbetstagare kan använda olika strategier för att nå balans mellan den privata sfären och arbetssfären (Drobnic &
Guillén, 2011).
Det blir allt svårare för arbetstagare att balansera privatlivet och arbetslivet då gränserna mellan dessa har suddats ut. Detta på grund av den tekniska utvecklingen i samhället som har medfört att arbetstagare inte bara har tekniska hjälpmedel på arbetsplatsen utan de kan utföra sina arbetsuppgifter utanför kontoret. Det har uppkommit olika typer av arbetssätt som exempelvis distansarbete. Det är inte vanligt att arbetstagare arbetar hela sin arbetstid på distans utan det kan vara någon dag i veckan. En av fördelarna med distansarbete kan vara friare arbetstider samt kortare restid till arbetsplatsen för de individer som har långt till arbetsplatsen. Det finns forskning som visar att arbetstagare som arbetar på distans har högre krav på hur de ska utföra arbetsuppgifterna men också att de individerna tenderar till att arbeta mer än på ett kontor. Det finns även andra risker med att arbeta på distans och det är att individen inte får den dagliga sociala kontakten med kollegor som kan vara viktig. Att kunna få stöd av kollegor på arbetsplatsen vid svårare arbetsuppgifter kan underlätta för arbetstagaren (Ekman & Arnetz, 2005).
Enligt Barley et al. (2011) som handlade om hur individer använder tekniska kommunikationsenheter för att kunna vara tillgängliga. Respondenterna i studien använde olika typer av tekniska hjälpmedel vilket medförde att gränsen mellan arbetslivet och privatlivet blev otydligt. Den främsta orsaken som påverkar livspusslet är att mejl kan läsas både på via Ipad, telefon och dator vilket av majoriteten av alla har tillgång till under någon av dygnets alla timmar. Respondenterna menar att mejl är värre än många av de andra kommunikationsmedlen då den är svår att hantera (Barley, Meyerson, & Grodal, 2011).
Studier visar att mejl kan påverka individen negativt speciellt om personerna använder mejlen efter arbetstid och svarar kontinuerligt. Däremot är det vanligt att anställda upplever att deras arbete kräver att de kontrollerar och svarar på mejl efter arbetet (Waller & Ragsdell, 2012).
12
Enligt Waller & Ragsdell (2012) är arbetstagare rädda för att missa något arbetsrelaterat eller annan information som de tilldelas via mejl.
2.9 Stresshantering
De finns ett begrepp inom forskning som heter ”coping” inom ämnet stress och det begreppet innebär stresshantering det vill säga kognitiv bemästringsstrategi. Det finns två aspekter av
”coping” den ena är emotionsfokuserad och den andra är problemfokuserad. En individ som är emotionsfokuserad ändrar sin värdering eller förhållningssätt för att kunna hantera den svåra situationen. Medan den problemfokuserade individen försöker undanröja det direkta hotet som den utsätts för och denna person är mer lösningsorienterad för att lösa ett problem (Währborg, 2009). Varje människa är unik och likaså är stresshantering unikt då människor kan hantera påfrestningar på olika sätt alla utsätts någon gång gör en påfrestande situation som kan vara varaktig och intensiv. En av anledningarna till att människor hanterar stress olika är att vi är genetiskt uppbyggda och detta innebär att vi olika förutsättningar att vara motståndskraftiga när situationen kräver det. Individer kan förse sig med olika tekniker och resurser för att hantera den stress de utsätts för. Det går att förhålla sig till påfrestningar genom att exempelvis acceptera att det inte finns en direkt åtgärd till problematiken, utan man får acceptera att genomföra den bästa lösningen. En individ kan också ta en annan väg genom att ignorerar påfrestningen och då blir det en typ av beteendemönster som kan återupprepa sig och det kan förvärra hälsotillståndet hos individen (Ekman & Arnetz, 2005).
En person som inte kan hantera en långvarig stress riskerar att bli utbränd. Utbrändhet och utmattning har ökat i samhället och en av de vanligaste orsakerna är arbetet. En person som har utmattningssyndrom lider brist av energi, uthållighet och positivt tänkande med mera.
Dessutom kan personen lida av ångest, oro och nedstämdhet vilket gör det svårare för individen i vardagen. Anledningen till att man får utmattningssyndrom är att man blivit utsatt för olika stressfaktorer under en tid som personen inte har kunnat hantera och tillslut så blir hjärnan överbelastad. Det finns många olika sjukdomar som har orsakats av stress bland annat depression eller andra negativa konsekvenser av den stressade samt negativa livsstilen (Ekman & Arnetz, 2005).
För att undvika stress kan individen försöka lära sig att hantera sin mejl efter sin arbetssituation. Det går att ifrågasätta ifall filter i mejlkorgen kan var en bra lösning då sociala medier ständigt kräver en mer komplex hantering. Ett filter är en mekanisk lösning som förutsätter att det är ett datautbyte mellan några individer. I Wajcman och Rose (2011), studie om individers olika grad av att vara uppkopplade visar att det finns olika individuella strategier i förhållande till den ständiga uppkopplingen. Ett alternativ som lyfts fram i studien är att vissa policys borde skapas på politisk nivå för att medier ska användas på ett mer fördelaktigt sätt av arbetstagarna men ändå nå de organisatoriska målen. Den ständiga kommunikationen och uppkopplingen hos arbetstagare kommer att kunna bli svårhanterlig då tekniken utvecklas fortlöpande vilket medför att det är svårare att se riskerna hur det påverkar individer (Wajcman & Rose, 2011).
13
Enligt Waller & Ragsdell (2012) så finns det konkreta lösningar på hur de anställda skall hantera sin mejl både under arbetstiden men också utanför arbetstid. De lyfter fram tre förslag till hur en organisation kan underlätta mejlhanteringen. Den förstnämnda innebär att anställda skall vara noggranna med vilka de sänder informationen till samt att det inte vidarebefordrar eller skickar mejl till oberörd part, det vill säga inte klicka på” svara alla” funktionen. Det andra förslaget är att lägga mer tid på utformningen av mejlen så att det är meningsfulla och tydliga för att undvika missförstånd och extra mejl då motparten inte förstår innebörden av respondentens innehåll. Det slutliga förslaget är att förse arbetstagare med kunskap och utbildning vad gällande eventuell policys, filter och metoder för att underlätta mejlanvändandet (Waller & Ragsdell, 2012). Ett exempel på ett filter är att individen har en mapp för skräppost som gör att vissa mejl registreras som skräp automatiskt utan att användaren behöver vara aktiv.
Det teorier som beskrevs i teoriavsnittet var väsentligt för att kunna besvara syftet och frågeställningar som vi ansåg var relevanta för vår studie. För att avslutningsvis kunna besluta vilken typ av metod vi skulle ha för att få fram betydelsefull empiri. Teorin låg till grund för skapandet av en intervjuguide och metoden säkerhetsställde tillförlitligheten och trovärdigheten för vår studie. I nästkommande avsnitt kommer en redogörelse för tillvägagångsättet av skapandet av denna studie.
14 3 METOD
___________________________________________________________________________
Metodavsnittet innehåller förklaringar om vårt tillvägagångssätt som vi skrev så att vi skulle kunna besvara våra frågeställningar och syfte. Vi utgick ifrån vår förförståelse för ämnet digitalisering och dess påverkan. I detta avsnitt beskriver vi vårt tillvägagångssätt för genomförandet av studien samt hur vi samlade in material från fysiska intervjuer samt hur vi har bearbetade materialet.
___________________________________________________________________________
3.1 Förförståelse
Anledningen till att vi valde att skriva om digitalisering och mer specifikt tekniska kommunikationsvägar som mejl var för att vi upplevde att det är ett aktuellt ämne som vi ständigt påminns om i media. Inom populärvetenskapen så nämns digitalisering och dess framfart i både nyheter, böcker samt tidningar som skriver om ämnen som rör arbetsvetenskap. I tidningen Personal och ledarskap (2016, nr 10) nämns digitalisering som ett ämne som är här för att stanna och att vi i framtiden kommer att vara mer beroende av tekniska verktyg än vad vi är idag och det gäller även de personer som arbetar med personalfrågor. Det finns fortfarande inte mycket forskning inom ämnet vilket medförde att vi blev intresserade av att göra en mindre studie inom ämnet.
Vi är uppväxta i en av digitaliseringens faser då vi är födda på 90-talet vilket har medfört att vi har haft möjlighet till att anpassas snabbare än de som är äldre. Den äldre generationen som exempelvis våra föräldrar har varit med om ett flertal digitaliseringar och de har då sett på när den tekniska utvecklingen har gått framåt. Vår egen upplevelse av digitaliseringen har varit positiv då vi har varit unga och lätt har kunnat anpassa oss efter tekniken. Det har varit alltifrån datorspel, smartphones, sociala medier, mejl och dess medförande effekt av ständig tillgänglighet. Vi vill med denna studie ta reda på hur den äldre generationen ställer sig till digitaliseringen då de har tidigare erfarenhet av en mindre digitaliserad värld. Vår egen upplevelse är att informationsflödet är alldeles för överväldigande och att det medför en inre stress att alltid vara nåbar. Men det har också en positiv effekt då det underlättar vardagen i den grad att information sprids snabbt och det finns mycket tillgängligt.
Vi föreställer oss att för många personer i arbetslivet har digitaliseringen medfört att de kan undkomma att resa i större omfattning då mejl och exempelvis Skype gör det möjligt att ha möten över gränserna, att ha möten utan att befinna sig i samma lokal. Även på fritiden kan digitaliseringen inneburit att det är lättare att ha kontakt med personer som inte befinner i ens direkta närhet. Däremot tror vi att det finns nackdelar och negativa effekter med den fort framskridande digitaliseringen som exempelvis beroende, stress, livspussel och ångest då det kan vara svårt att förhålla sig till den nya tekniken. Det ovanstående är våra spekulationer och med denna uppsats vill vi få en större förståelse genom att kartlägga digitaliseringens påverkan i arbetslivet.
15 3.2 Avgränsning
I den här uppsatsen valde vi att fokusera på offentlig sektor då de visade ett intresse av att medverka i studien. Vi valde att intervjua personer som har en längre arbetslivserfarenhet då vi trodde att de hade upplevt digitaliseringen under många år och har något annat att jämföra med, det vill säga hur det såg ut innan digitaliseringen. Vi hoppades att de skulle ha erfarenhet och en åsikt om digitaliseringens utveckling. Samtliga intervjupersoner var kvinnor och arbetade som chefer. Valet av att intervjua chefer var ett medvetet val då vi trodde att de hade ett större ansvar och troligtvis fick mer mejl och information varje dag än andra anställda.
Med tanke på uppsatsens omfattning intervjuade vi sju personer i Mellansverige för att få tillräckligt med underlag till en kvalitativ studie för att få tillräckligt med material till denna typ av studie.
3.3 Urval
Vi valde att intervjua på en större statlig myndighet i Mellansverige. Urvalet valdes ut genom fyra olika kriterier. Dessa var att personerna i urvalsgruppen skulle ha minst 10-års arbetslivserfarenhet, någon typ av chefsbefattning och arbeta i offentligt anställd sektor samt att de har en befattning där administration ingår som en del av arbetsuppgifterna. Valet av antal deltagande i studien var sju individer. Deltagarna valdes utifrån ett snöbollsurval/subjektivt som förklaras i nedanstående stycke (Denscombe, 2009). Vi tog kontakt med myndigheten då vi inte hade tillräcklig kunskap om myndigheten för att kunna bedöma vilka individer som var lämpliga i urvalet till studien.
Vi började med att bestämma vilken myndighet som hade erfarenhet av viss form av digitalisering och mer specifikt mejl. Det var viktigt att eventuella respondenter hade arbetat en längre period på arbetsmarknaden och kunde uttala sig om digitalisering, dess utveckling och förändring av arbetslivet, samt att de kunde förklara mer ingående hur det har påverkat dem. Enligt Denscombe (2009) är detta ett subjektivt urval då personerna i urvalsgruppen valdes ut i ett specifikt syfte och som vi trodde kunde ge värdefull data. Fördelen med ett subjektivt urval är att vi kunde fullgöra undersökningen då vi med högsta sannolikheten kunde anta att de hade erfarenhet av just detta ämne.
Vår utgångspunkt i början av arbetet med studien var att få kontakt med en person för att skapa ett samarbete för att kunna utföra vår kvalitativa studie. Då vi inte hade ett företag valde vi att söka upp myndigheter och företag för att skapa en möjlig samarbetspartner. Vår tanke var att kontaktpersonen kunde rekommendera ytterligare personer som skulle kunna medverka i studien och att de därefter skulle spridas till andra personer. Detta fenomen kallas
”snöbollseffekten” och det innebär att urvalet utgår från en person som tipsar en annan och på så sätt blir det fler personer i urvalet (Denscombe, 2009).
Samtliga intervjupersoner arbetade inom en statlig myndighet i Mellansverige. De arbetade i olika städer men alla arbetar som enhetschefer. Urvalet till studien var kvinnor och alla var cirka 40 år gamla. Alla arbetade på chefsnivå och hade förtroendearbetstid. Samtliga
16
intervjuer genomfördes på respektive respondents kontor och mötet varade i ungefär 45 minuter. Alla respondenter godkände inspelning vid intervjutillfället.
Medverkande intervjupersoner i studien är:
Intervjuperson 1: Kvinna 40+ år, arbetat inom den statliga myndigheten i 10+ år, Mejlfrekvens: 40-50 mejl per dag.
Intervjuperson 2: Kvinna 40+ år, arbetat inom den statliga myndigheten i mindre än 5 år, Mejlfrekvens: 10-25 mejl per dag.
Intervjuperson 3: Kvinna 30+ år, arbetat inom den statliga myndigheten i 10+ år.
Mejlfrekvens: 10-20 mejl per dag.
Intervjuperson 4: Kvinna 50+ år, arbetat inom den statliga myndigheten 10+ år.
Mejlfrekvens: 20-25 mejl per dag.
Intervjuperson 5: Kvinna 50+ år, arbetat inom den statliga myndigheten 10+ år.
Mejlfrekvens: 40-50 mejl per dag.
Intervjuperson 6: Kvinna 40+ år, arbetat inom den statliga myndigheten 10 år.
Mejlfrekvens 20 mejl per dag.
Intervjuperson 7: Kvinna 40+ år, arbetat inom den statliga myndigheten i mindre än 5 år, Mejlfrekvens 30-40 mejl per dag.
3.4 Metodval
Valet av att göra en kvalitativ studie föll sig naturligt då vi såg fördelar med att ha detta förhållningssätt till detta komplexa ämne. Dels ville vi få reda på utvecklingen av digitaliseringen och personliga erfarenheter hos urvalsgruppen och detta är subtil information som kan vara svårt i observationer eller liknande och därmed lämpar sig intervjuer i denna studie.
Det finns många olika sätt att intervjua personer på och de kan resultera i olika typer av data och därmed slutsatser beroende på vilken typ av intervjuform som används (Lantz, 2013). Vi genomförde en semistrukturerad intervju då vi ansåg att denna lämpade sig bäst för vår studie då vi ville ha en form av diskussion och ha möjlighet till följdfrågor för att få så utförliga svar som möjligt. Det som kännetecknar en semistrukturerad-intervju är att intervjuaren har ämnen som ska diskuteras och frågor som respondenten skall besvara. Intervjuaren är delvis flexibel i den grad att frågor och ämne kan ändra ordningsföljd samt att respondenten kan prata utförligt vid tycke. En intervju grundar sig på att respondenten skall kunna diskutera och utförligt beskriva sina åsikter utifrån de frågor som ställs (Denscombe, 2009).
17
Vi utformade en intervjuguide utifrån den teori och förförståelse som vi hade vid uppsatsens början. Arbetet med att organisera intervjuguiden började med att vi kategoriserade utifrån de olika teorier och områden som vi ansåg vara lämpliga. Exempelvis hade vi krav och kontroll frågorna som utgick ifrån Karasek och Theorells krav och kontrollmodell (Karasek &
Theorell, 1990) och de frågor som rör det gränslösa arbetet utgick vi ifrån livspusslet. Vår tanke med denna typ av disposition var att intervjupersonen skulle kunna få en bra överblick vid intervjutillfället så vi diskuterade samtliga kategorier i förväg så att det underlättade för dem så att de förstod den ”röda tråden” i intervjun. Totalt innehöll intervjuguiden sju olika teman och ungefär trettio frågor varav åtta var bakgrundsfrågor som handlade om intervjupersonen. Resterande teman var mejlfrågor, historiskt perspektiv av mejl, arbetsmiljö och belastning, krav och kontroll, hanterbarhet av mejl och det gränslösa arbetet. Dessa kategorier valdes både genom vår förförståelse och intresse för ämnet digitalisering. De flesta kategorier har skapats utifrån teorier som vi har arbetat med under vår utbildning och vi ansåg att dessa var relevanta för att försöka besvara våra frågeställningar.
Studien genomfördes med ett abduktivt förhållningssätt vilket innebär vi arbetade både bevisandets och upptäckandets väg (Patel & Davidson, 2011). En forskare som arbetar induktivt har ett förutsättningslöst förhållningssätt då hen utgår utifrån insamlad information (empiri) som kan härleda teorier. Det induktiva förhållningssättet kan resultera i att forskaren upptäcker nya teorier och rön då den utgår ifrån empirin förutsättningslöst. Dock kan det vara svårt för forskaren att generalisera då det finns risker för att studien inte är tillräckligt omfattande. Motsatsen till det induktiva arbetssättet är det deduktiva och där utgår forskaren utifrån befintlig teori och skapar egna hypoteser för att sedan undersöka i empirin och skapa förståelse. Fördelen med det sistnämnda begreppet är att forskaren inte har lika omfattande subjektiva uppfattningar om studieobjektet som i det förstnämnda begreppet. Däremot blir nackdelen att forskaren går miste om att skapa nya teorier (Patel & Davidson, 2011).
Inom arbetsvetenskap och annan humanistisk eller samhällsvetenskaplig inriktning är det vanligt att forska utifrån ett induktivt eller abduktivt förhållningssätt. Att utgå från abduktivt förhållningssätt innebar att vi både använde oss av induktivt och deduktivt förhållningssätt (Patel & Davidson, 2011). Vi valde därmed att arbeta abduktivt för att få en djupare förståelse för teorin men samtidigt vara öppna för hur empirin förhåller sig till befintliga teorier och möjligtvis förbättra eller ge kritik. Dock är vi medvetna om att ingen forskning sker förutsättningslöst då vi har erfarenheter alltså en förförståelse som påverkar valet av ämne och intresse. En risk var att vi skulle utesluta andra hypoteser och alternativa tolkningar när vi undersökte vårt ämne.
18 3.5 Validitet och Reliabilitet
I den kvalitativa studien var vi noggranna med att förhålla oss till metoden för att få trovärdiga resultat som är tillförlitlig. Uppsatsen skulle grunda sig på en bra intervjuguide och tillförlitlig forskning och teori inom forskning. I forskningssammanhang är begreppen validitet och reliabilitet centrala för att få kvalitet i studierna. Kvalitet i kvalitativa studier omfattar hela forskningsprocessen (Patel & Davidson, 2011). Begreppet validitet avser trovärdigheten av studien och handlar om att forskaren undersöker det man avser att undersöka. Under arbetet med vår intervjuguide började vi med att utgå ifrån befintliga teorier och sedan skapa frågor utifrån dem. Gällande vårt urval det vill säga intervjua kandidaterna valde vi snöbollsurvalet och det innebär att vi har bias då intervjupersonerna inte var helt slumpmässigt utvalda. Däremot var validiten hög då vi med all säkerhet intervjuade personer som vi trodde hade en högre arbetsbelastning och olika typer av digitala hjälpmedel på arbetsplatsen. Ett utav målen var att forma intervjuguiden på ett sätt att intervjupersonerna förstod begrepp för att minska missförstånd.
Ett annat begrepp som vi förhöll oss till under arbetet med studien var reliabilitet det vill säga tillförlitlighet. När studien påbörjades hade vi tidigare erfarenheter i form av populärvetenskap om att digitaliseringen påverkar människor. Begreppet reliabilitet handlar om att forskaren samlar in relevant och användbar information. Det är viktigt att få fram individens ”sanna värde” och undvika felvärden. Enligt Patel och Davidsson (2011) är felvärden på grund av mätinstrumentets brister och därmed blir inte resultatet pålitligt. Då vi gjorde en kvalitativ studie använde vi oss inte av ett mätinstrument utan av en egengjord intervjuguide. Denna intervjuguide användes för att nå respondenternas innersta tankar, värderingar och åsikter om studiens ämne för att kunna besvara våra frågeställningar. Vi ställde många följdfrågor under intervjuerna för att nå en mer djup förståelse så att vi kunde tolka respondenternas svar så noggrant som möjligt.
Enligt Patel och Davidsson (2011) bör den som intervjuar vara noggrant förberedd för en intervju för att minska risken för bedömarfel. För att få mer pression det vill säga närma sig
”det sanna värdet” valde vi att utföra en semistrukturerad intervju för att kunna registrera svar och göra ytterligare bedömningar. Vid intervjuerna deltog båda och vi tog olika roller, en av oss intervjuade och den andre registrerade intervjusvaren parallellt under intervjun.
Reliabilitet i uppsatsen är hög då vi fick samtycke till att spela in alla intervjuer vilket underlättade vår kodning och fastställandet av resultatet (Patel & Davidson, 2011).
För att säkerhetsställa både validitet och reliabilitet genomfördes en pilotstudie det vill säga vi testintervjuade en person så att den kunde svara på frågorna i intervjuguiden. Detta medförde att vi fick vetskap om brister i intervjuguiden som vi därmed kunde förbättra. Enligt Patel och Davidsson (2011) är en pilotstudie önskvärt för att prova en teknik på en testperson som liknar undersökningsgruppen innan intervjuguiden används i den riktiga studien.
19 3.6 Pilotstudie
Innan genomförande av pilotstudien valde vi att rådfråga vår handledare för uppsatsen. Vi fick konstruktiv kritik där det framgick att vårt språk i intervjuguiden var något strikt det vill säga mer åt det juridiska hållet. Vi förstår därmed att detta kan påverka intervjupersonen som medverkar att det blir svårt att uppfattat vad vi egentligen vill få reda på. Därmed korrigerade vi intervjuguiden för att förbättra studiens validitet. Enligt Patel & Davidsson (2011) använder sig forskaren av en pilotstudie då den vill genomföra en intervju och testa olika tekniker och disposition för att kunna få den information som är önskvärd. Eftersom vi tidigare inte har intervjuat för en kvalitativ studie ville vi testa och pröva ut en teknik samt en strategi för att genomföra intervjun på ett bra sätt. Så innan vi valde att genomföra studien så gjorde vi en pilotstudie för att försäkra oss om att vår intervjuguide var relevant samt att frågorna var lättförståeliga. Den person som vi valde att intervjua till pilotstudien arbetade inom offentlig sektor men på en annan myndighet gentemot de personer som medverkade i den riktiga studien. Dessutom ville vi testa vår intervjuteknik samt samarbete mellan oss för att se hur vi arbetade tillsammans. Vi testade om det var möjligt att genomföra en halvstrukturerad intervju för att få fram material och kunna ställa lämpliga följdfrågor.
Pilotstudien medförde bra träning då vi kunde genom inspelat material lyssna på hur vi ställde frågor och utifrån det ta lärdom om våra brister men också styrkor. Detta resulterade i att vi förhoppningsvis har en ökad reliabilitet.
3.7 Beskrivning av genomförandet
Vi valde att genomföra samtliga intervjuer på de medverkandes kontor för att göra det enklare för dem men också för att det skulle känna sig trygga i miljön och svara på frågorna utförligt.
Innan samtliga intervjuer valde vi att prata och bekanta oss med de medverkande genom att förklara vilka vi var samt uppge syfte och ämne vi hade valt att skriva om. Båda skribenterna var närvarande vid varje intervjutillfälle och samtliga intervjuer tog cirka 45 minuter att genomföra. Vid intervjuns början uppgav vi hur vi hade strukturerat upp intervjuguiden så att de medverkande skulle få en större förståelse om vilket upplägg vi ämnade ha. Vi läste upp samtliga teman. Alla medverkande var positivt inställda till att bli inspelade under intervjun när vi hade förklarat varför samt så valde vi att fråga på ett sätt som vi tror var avdramatiserande. Vi hade ett upplägg där vi turades om att ta varannan intervju och den som inte intervjuade kunde ställa följdfrågor vid oklarheter och notera på papper.
3.8 Bearbetning av intervjumaterial samt analysmetod
När en kvalitativ studie skapas är det viktigt att material och tolkningar överensstämmer med respondentens sanna värderingar och upplevelser. Det är vanligt att transkribera kvalitativa intervjuer för att kunna översätta talspråk till skriftspråk. Det försvinner ofta olika typer av gester och andra vanligt förekommande betoningar och därmed är det viktigt att vid utskrift av intervjun skriva ner dessa då de kan ändra innebörden av citatet. Vid en kvalitativ studie är det vanligt att forskaren arbetar med stora mängder text och detta arbete kan anses vara tidskrävande och innebära mycket arbete. Under bearbetningen av materialet så kan forskaren välja citat ur intervjumaterialet för att sedan kunna analysera och tolka det. Det är viktigt att
20
ha en balans mellan citat och tolkning av materialet då det inte blir bra att ha för många citat eller för få. En text med för många citat kan uppfattas som tråkig och en text med för få citat kan trovärdigheten ifrågasättas. Forskaren kan vid bearbetning som exempelvis transkribering välja olika angreppssätt för att förstå och tolka materialet (Patel & Davidson, 2011).
När vi hade genomfört alla intervjuer lyssnade vi igenom alla inspelningar och transkriberade sedan materialet. Vi valde att delvis använda oss av öppen kodning för att härleda begrepp och tolka insamlad data. Vi valde att ta ut citat ur intervjumaterialet men också ta ut sekvenser från de inspelade intervjuerna. Detta genomfördes för att vi sedan skulle kunna återberätta och tolka intervjupersonerna. Vårt angreppssätt på vårt utskrivna material var att läsa igenom texten samt lyssna igenom det ett flertal gånger för att kunna se olika mönster. Därefter valde vi att klippa ut vissa citat för att kunna placera dem i olika kategorier och rubriker i analysen för att kunna skapa en röd tråd.
Därefter försökte vi göra olika typer av kopplingar för att se likheter och skillnader mellan de olika intervjupersonerna. Vi försökte att hitta begrepp för att kunna förklara olika fenomen i intervjuerna. Vi använde oss av olika färgkoder för att underlätta vårt arbete med analysen och försökte dra paralleller mellan citatet för att sedan kunna tolka innebörden av svaren men också se saker som de inte har sagt. I tolkningsarbetet av empirin fick vi fram material som vi inte trodde skulle bli på det sätt vi föreställt oss, vilket gjorde att vi fick tänka om och strukturera om analysen på ett annat sätt. Vi kom men andra ord fram till nya saker som tidigare var okänt. Efter att ha kodat det empiriska materialet fick vi fram förvånande upptäckter enligt oss själva. Sedan kopplade vi ihop empirin med vår teori och tolkade materialet för att kunna placera in våra intervjupersoner i olika teoretiska modeller och för att slutligen kunna besvara syftet.
Sammanfattningsvis blev slutprodukten att vi varvade citat med våra egna kommentarer och tolkningar för att sedan applicera befintlig teori i analysen.
3.9 Forskningsetiska överväganden
Det är av yttersta vikt att forskare är etiska och med det menas att de skall respektera de som har medverkat i studien samt ta hänsyn till deras psykiska och fysiska välbefinnande och inte kränka deras integritet. En person som medverkar i en studie skall aldrig på något sätt ta skada (Denscombe, 2009). Det fyra huvudkraven är grundläggande för individskyddskravet och de fyra allmänna begreppen är viktiga inom forskning när en studie utförs. Begreppen är informationskravet, samtyckeskravet, konfidentialitetskravet och nyttjandekravet (Vetenskapsrådet, 2001:1).
Informationskravet innebär att forskaren berättar om studiens syfte och att de i intervjugruppen får avbryta deltagandet då de har ställt upp frivilligt i studien (Vetenskapsrådet, 2001:1). Vi tog hänsyn till informationskravet genom att vi tydligt
21
berättade för respondenterna vad vi hade för syfte med vår studie. Vi var noggranna med att redan vid första kontakt berätta vad vi ämnade skriva om och vilken typ av intervjuform vi valt och urval vi önskade. Vi påbörjade intervjun med att gå igenom vad intervjun innehöll för teman och hur intervjun skulle fortskrida så att respondenten skulle känna sig trygg eller vid oklarheter välja att avstå från att vara med i studien.
Samtyckeskravet innebär att intervjupersonen själv ska välja att medverka i studien (Vetenskapsrådet, 2001:1). Då urvalet valdes av en utomstående person, vår kontaktperson på myndigheten utgick vi ifrån att respondenterna i urvalet hade samtyckt till att delta. Alla som medverkade i studien var över 18 år gamla vilket gör att något vidare samtycke från andra parter inte var nödvändigt.
Konfidentialitetskravet innebär att studien skall vara anonym och allt material skall förvaras på ett säkert ställe så att en tredje part inte skall kunna ta del av känsliga uppgifter av de medverkade (Vetenskapsrådet, 2001:1). Det är viktigt att en forskare uppfyller konfidentialitetskravet för att det kan skada en individ om exempelvis personuppgifter publiceras och om obehöriga kan missbruka dem. Vi tog hänsyn till konfidentialitetskravet genom att inte nämna organisationers namn eller något att som kan medföra att en tredje part kan hitta urvalspersoner eller organisationen. Det är viktigt att de i urvalsgruppen inte går att identifiera även i vad gällande intervjusvar.
Nyttjandekravet innebär att det insamlade materialet som har fastställs tack vare enskilda intervjupersoner bara ska användas till forskning (Vetenskapsrådet, 2001:1). Innan intervjun så förklarade vi för de som medverkade i studien att de uppgifter de lämnade till oss bara skulle användas till den här C-uppsatsen. Ingen information skulle spridas vidare och vi tog bara ålder på de medverkade och några få personliga uppgifter, men för att bevara intervjupersonernas integritet använde vi oss av benämningen “respondenterna” i analysen.
22
4 RESULTAT OCH ANALYS
___________________________________________________________________________
Denna analys är uppbyggd av vårt insamlade empiriska material. Empiri och teori har korsbefruktas och analyserats för att en tolkning skulle vara möjlig för att besvara våra frågeställningar. I analysen applicerade vi de sju olika kategorierna som återfinns i intervjuguiden. Den första frågeställningen berör mejlmetod, hanterbarhet av mejl och då- och nu-perspektivet. Den andra frågeställningen berör arbetsmiljö och belastning, krav och kontroll och det gränslösa arbetet. Detta val gjordes för att skapa en bättre struktur av analysen för att skapa tydlighet för läsaren.
___________________________________________________________________________
Syftet med denna studie var att undersöka hur den enskilde individen påverkas av digitaliseringen i form av mejl inom arbetslivet. För att kunna besvara studiens frågeställningar har vi valt att dela in analyskapitlet i två avsnitt som är kopplade till vardera frågeställningen och i dessa avsnitt finns underrubriker där vi presenterar våra empiriska fynd.
4.1 Strategier och metoder
Den första frågeställningen: Vilka förebyggande organisatoriska och individuella strategier finns för att individen skall kunna hantera mejlen? Det är viktigt att kunna veta hur individen bemöter arbetsverktyget mejl och hur hen arbetar förebyggande för att inte påverka sin omgivning på ett negativt sätt.
4.1.1 Strategier på organisationsnivå
Det krävs att en organisation skapar och arbetar för en bra psykosocial arbetsmiljö. Då kan teorin KASAM som beskriver att det måste finnas olika faktorer som avgör om en individ trivs eller vantrivs på arbetsplatsen. En chef som har hög KASAM anser att arbetsplatsen är tillfredställande vad gällande tillvaron och att arbetsuppgifterna är sammanhängande (Granberg, 2011, Lindmark & Önnevik, 2011). Samtliga respondenter ansåg att de hade bra förståelse alltså begriplighet, vad som förväntades av dem i deras arbetsuppgifter och att det som de utförde på arbetet var relevant. Dock ser vi brister i den andra komponenten, hanterligt, då arbetsgivaren inte har försett respondenterna med resurser vad gällande stöttning och hjälp i fortutbildning i exempelvis mejlhantering och stresshantering. Därmed kan det innebära att respondenterna inte innehar rätt kompetens och då blir det brister i förmågan att ta sig an krav och prestationer.
Det var ingen av intervjupersonerna som hade genomgått en utbildning i mejlhantering eller stresshantering i någon större utsträckning. Detta har inneburit att de har själva lärt sig att hantera det stora inflöde av mejl de får dagligen. Individerna i studien hade olika tekniker och strategier för att kunna hantera mejlen på ett bra sätt för att inte riskera stress och annan ohälsa. En av intervjupersonerna uppgav att hen har gått kurs tidigare som handläggare i
