Polisens verksamhetsstöd Affärsenheten
Upphandlingssektionen
AVTALSUNDERLAG Bilaga 4b
Diarienr
(åberopas vid korrespondens)
PVS-653-3539/12
RAMAVTAL
AVSEENDE
SKÖTSEL OCH UPPSTALLNING AV LANTBRUKSDJUR
FÖR POLISMYNDIGHETEN I VÄSTRA GÖTALAND
1 PARTER
Mellan Polismyndigheten i Västra Götaland (”Polisen”) och företaget med organisationsnummer org. nr.och säte box/gata, postnummer postadress (”Leverantören”) har följande ramavtal, jämte bilagor, (”Avtalet”) slutits, innebärande att Leverantören förbundit sig att till de villkor som anges i Avtalet utföra skötsel- och förvaringstjänster av lantbruksdjur för Polisen.
Polisen och Leverantören kan Avtalet refereras till individuellt som part och kollektivt som parter.
2 BEHÖRIGHET ATT FÖRETRÄDA POLISEN
Behörighet att företräda Polisen vad gäller Avtalet och andra rättshandlingar i anslutning till Avtalet samt tvist angående tolkning av Avtalet och därmed sammanhängande rättsförhållanden tillkommer Rikspolisstyrelsen / Polisens verksamhetsstöd / Affärsenheten / Upphandlingssektionen.
3 AVTALSHANDLINGAR
Parternas åtaganden regleras av nedan angivna handlingar:
1. Skriftliga ändringar i eller tillägg till Avtalet 2. Avtalet, daterat 201å-mm-dd
3. Förfrågningsunderlaget, daterat 201å-mm-dd, inklusive eventuella förtydliganden och kompletteringar
4. Leverantörens anbud, daterat 201å-mm-dd, inklusive eventuella förtydliganden och kompletteringar
Förekommer mot varandra stridande uppgifter i handlingarna gäller de sinsemellan i ovan nämnd ordning, såvida inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat.
”Allmänna leveransvillkor” eller motsvarande standardavtal som Leverantören eventuellt tillämpar för sin verksamhet är inte bindande för Polisen.
4 AVTALSTID
Avtalet träder i kraft den dag då det undertecknas av båda parter och gäller två (2) år framåt.
Polisen äger rätt men har ej skyldighet att förlänga Avtalet med tolv (12) månader i taget upp till två (2) år med i övrigt oförändrade villkor bortsett från evenutell indexreglering.
Meddelande om förlängning ska ske skriftligen till Leverantören senast 3 månader innan avtalstiden löper ut. I annat fall löper Avtalet ut utan uppsägning.
5 LEVERANTÖRENS ÅTAGANDE
Följande tjänster ska kunna avropas från ramavtalet:
• Infångande
• Skötsel
• Uppstallning
Avtalet omfattar utförande av tjänsterna enligt nedan.
Med infångande avses att vara Polisen behjälplig att, på angiven plats, samla in djuren som sedermera transporteras till leverantörens uppstallningsplats. I tjänsten ska ingå s.k.
”tidsspillan”.
Med skötsel avses skötsel på av leverantören tillhandahållen uppstallningsplats. Skötseln ska ske enligt gällande bestämmelser i djurskyddslagen, djurskyddsförordningen, Statens jordbruksverks föreskrift SJVFS 2010:15 samt föreskrifter om ändring i Statens jordbruksverks föreskrifter och allmänna råd (SJVFS 2010:15) om djurhållning inom lantbruket (SJVFS 2010:77).
Med uppstallning avses förvaring av djur enligt vid tid gällande lagar och regler.
Leverantören ska svara för att lokaler och platser för uppstallning uppfyller normer enligt djurskyddslagen, djurskyddsförordningen, Statens jordbruksverks föreskrift SJVFS 2010:15 samt föreskrifter om ändring i Statens jordbruksverks föreskrifter och allmänna råd (SJVFS 2010:15) om djurhållning inom lantbruket (SJVFS 2010:77).
Omfattning
Nedan är en beskrivning av vad leverantören åtar sig. Andra uppgifter som har koppling till tjänsten kan dock tillkomma.
• Vara Polisen behjälplig med infångandet av djur inom- och utomhus på den plats där djuren är förvarade av ägaren.
• Skötsel och förvaring av friskt och sjukt djur i avvaktan på Länsstyrelsens beslut om försäljning, överlåtelse, avlivning eller annat. I skötseln ska även mjölkning av kor ingå där så erfordras. Avkomma till djur ska också ingå i skötseln.
• Om djuret behöver komma till veterinär ska leverantören invänta godkännande av Polisen.
Undantag: om djuret är akut sjukt.
• Vara Polisen behjälplig med att märka djuren.
• Vara Polisen behjälplig och medverka vid eventuell försäljning/omplacering
• Vara Polisen behjälplig vid transport av djuren.
• Dokumentera eventuell medicinering eller andra särskilda åtgärder/händelser för respektive djur.
• Vara Polisen behjälplig att tillse att kostnader hålls på så låg nivå som möjligt, att föra anteckningar om levererade tjänster och föra en kontinuerlig dialog med Polisens kontaktperson. Anteckningar samt kopior på utlägg ska bifogas fakturan.
• Tillse att det finns foder till djuren.
Leverantören förbinder sig att kunna uppstalla och sköta djur i den omfattning som anges nedan.
• Minst 30 grisar
• Minst 20 nötkreatur (inkl. kor)
• Minst 30 får
• Minst 10 getter
Leverantören ska utföra Tjänsterna i följande områden: (infogas vid avtalstecknandet)
Leverantören förbinder sig att utföra Tjänsterna professionellt, med omsorg och i enlighet med de instruktioner som kan meddelas av Polisen. Leverantören är därvid skyldig att följa gällande lagar och förordningar samt i övrigt agera i enlighet med för branschen gällande god sed och etiska normer. Leverantören är skyldig att inneha alla tillstånd som erfordras för fullgörande av sina åtaganden enligt Avtalet.
6 POLISENS ÅTAGANDEN
Polisen åtar sig att avropa Tjänsterna från Leverantören under hela avtalstiden med följande inskränkningar och undantag:
i. Polisen lämnar ingen volymgaranti under avtalstiden.
ii. Avtalet inskränker inte Polisens rätt att låta utföra Tjänsten/Tjänsterna med egen personal eller med anlitande av tredje part i de fall omständigheterna påfordrar skyndsam åtgärd eller i de fall antalet uppdrag överskrider eller förväntas överskrida Leverantörens kapacitet;
Polisen åtar sig vidare att erlägga betalning i enlighet med villkoren i Avtalet och till i Avtalet överenskommet pris för utförd och av Polisen godkänd Tjänst samt att bereda Leverantörens personal tillträde till de lokaler/platser där Tjänsterna ska utföras.
7 PARTERNAS GEMENSAMMA ÅTAGANDEN
Parterna har skyldighet att fortlöpande informera varandra om förhållanden som har betydelse för Avtalet.
8 AVROPSVILLKOR
8.1 Avropsförutsättningar
För detta avtal finns en leverantör. Avrop sker i den utsträckning Polismyndigheten i Västra Götaland har behov.
8.2 Avropsberättigade
Rätt att göra avrop från Avtalet tillkommer Polismyndigheten i Västra Götaland, (”Beställare”).
8.3 Avrop
Polisen äger rätt att avropa Tjänsterna enligt Avtalet under hela avtalstiden. Tjänsterna ska kunna avropas via telefon eller liknande och innehålla följande:
i. Hänvisning till Avtalet.
ii. Beställarens namn och kontaktuppgifter.
iii. Specificering och omfattning av de Tjänster som avropas och i berörda fall uppgifter om var djuret/n kan hämtas, kontaktperson på hämtningsplatsen och övrigt som kan ha betydelse för uppdragets utförande.
iv. Tidpunkt då inställelse ska ske.
Avrop ska ställas till Leverantören på nedan angivna tider och kontaktuppgifter:
Helgfri vardag: 08.00-17.00
Telefon: …
E-post: eventuellt
Fax: …(eventuellt)
8.4 Avbeställning
Polisen äger rätt att avbeställa avropet utan ersättning till leverantören om leverantören vid avbeställningen ännu inte hunnit lämna tjänstestället alt folkbokföringsadressen.
9 INSTÄLLELSETID
Leverantören ska inställa sig på av Polisen angiven plats vid den tidpunkt som anges vid avrop (Avtalad Inställelsetid).
Vid akuta fall ska Leverantören inställa sig till den plats Polisen anger snarast, dock senast inom tre (3) timmar från mottaget avrop (Avtalad Inställelsetid).
10 FÖRSENING
Försening föreligger när Faktisk Inställelsetid inträder efter Avtalad Inställelsetid.
Finner Leverantören att Leverantören inte kan hålla Avtalad Inställelsetid eller framstår detta som sannolikt är Leverantören skyldig att utan dröjsmål meddela Polisen om förseningen.
Därvid ska orsaken till förseningen anges samt såvitt möjligt den tidpunkt då leverans beräknas kunna ske.
Beror leveransförseningen på Polisen eller något förhållande på Polisens sida eller på omständighet enligt punkten 15 ”Befrielsegrunder” ska Avtalad Inställelsetid, efter anmälan enligt ovan, flyttas fram till en med hänsyn till omständigheterna motiverad tidpunkt.
Om Tjänsten inte utförts på Avtalad Inställelsetid och Avtalad Inställelsetid inte har flyttats fram äger Polisen rätt att häva avropet utan ersättning till Leverantören och använda sig av annan leverantör.
11 FEL OCH PÅFÖLJDER
Fel anses föreligga om Tjänsterna inte utförs enligt vedertagen branschpraxis, Polisens instruktioner, villkoren i avtalet eller om tjänsten på annat sätt avviker från avropet eller vad som särskilt överenskommits.
Föreligger fel är detta av väsentlig betydelse för Polisen och Polisen äger rätt att häva avropet utan ersättning till Leverantören och, för det fall Tjänsten inte har blivit till fullo utförd, vända sig till annan leverantör för att få tjänsten utförd. Häver Polisen avropet på grund av Leverantörens fel äger Polisen rätt till ersättning för direkta kostnader.
12 PRIS, BETALNING M.M.
Leverantörens ersättning för fullgörande av sina åtaganden enligt avtalet regleras i prisbilagan till detta avtal.
Priset är fast under avtalsperiodens första år. Avtalets andra år samt vid utnyttjande av optioner finns möjlighet till indexreglering enligt punkt 13.
Polisen ska till Leverantören erlägga betalning för levererad och av Polisen godkänd Tjänst, senast trettio (30) dagar efter dagen då faktura har inkommit till Polisen.
Polisen betalar ej fakturerings- eller administrativa avgifter.
Om Polisen inte erlägger betalning för Tjänsten i enlighet med villkoren i Avtalet är Polisen skyldig att till Leverantören utge dröjsmålsränta enligt räntelagen (1975:635), dock förutsatt att Leverantören inom rimlig tid från det att förseningen uppstod har meddelat Polisen om Polisens försening och uppmanat Polisen att erlägga betalning. Inga andra påföljder får göras gällande i anledning av försenad betalning.
13 INDEXREGLERING
Samtliga priser i detta Avtal ska gälla oförändrade från Avtalets undertecknande i ett (1) år och ska således ej justeras för valuta, index eller på annat sätt. Part äger därefter rätt att årligen begära justering av angivna priser.
Som grund för prisförändring ska SCB:s arbetskostnadsindex (AKI) för arbetare privat sektor totalt användas. Som basvärde gäller det index som fastställs för oktober 2012.
Beräkningsgrund för prisförändringens storlek ska vara högst 80 % av indexförändringen. Vid fastställande av nytt pris ska nytt pris alltid avrundas nedåt till närmaste hela krona.
För det fall att AKI upphör ska istället SCB:s Labour cost index (LCI) för arbetare, privat sektor, totalt användas vid indexreglering.
14 FAKTURERING M.M.
Leverantören äger rätt att fakturera Polisen månadsvis under den period som Tjänsten utförs enligt Avtalet.
Faktura ska ställas till nedan angiven faktureringsadress:
Polismyndigheten i Västra Götalands län Box 703
981 27 Kiruna
På fakturan ska alltid anges:
a) Leverantörens namn och organisationsnummer b) Leverantörens bankgironummer alt. Plusgironummer c) Fakturanummer
d) Fakturadatum
e) avtalsnummer, (PVS-653-3539/12) f) Ärendenummer (tillhandahålls vid avrop)
g) Beställarens fakturareferens som är 14XXXX (anges vid avtalstecknande)
h) specificering av utförd Tjänst och dess omfattning samt styrkande av eventuella utlägg genom kopior på fakturor, kvitton m.m.
i) á-priser j) totalbelopp k) momsbelopp
Villkor som tagits in i faktura ensidigt av Leverantören är inte bindande för Polisen. Felaktigt utställda fakturor returneras utan åtgärd. Leverantören äger inte rätt till ersättning för eventuella dröjsmål i samband med felaktigt utställda fakturor.
15 BEFRIELSEGRUNDER
Part är befriad från sina åtaganden enligt Avtalet om parten visar att det inträffat ett hinder utanför partens kontroll som parten inte skäligen kunde förväntas ha räknat med vid Avtalets tecknande och vars följder parten inte heller skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit.
Såsom sådant hinder ska anses allmän arbetskonflikt, eldsvåda, krig, mobilisering eller oförutsedda militärinkallelser av motsvarande omfattning, terrorism, inskränkningar i fråga om drivkraft, allmän knapphet på transporter, varor och energi, lagbud, beslut från regeringen eller annan myndighet än Polisen samt arbetsmarknadskonflikt som inte har sin grund i parts brott mot kollektivavtal.
Beror dröjsmålet på någon som part anlitat för att helt eller delvis fullgöra åtagandena enligt Avtalet, är parten fri från skadeståndsskyldighet endast om också den som parten har anlitat skulle vara fri enligt första stycket.
För att part ska äga rätt att göra gällande befrielsegrund enligt första stycket ska parten omgående skriftligen underrätta motparten om uppkomsten av det befrielsegrundande hindret samt vidta åtgärder för att mildra omfattningen och effekten av hindret. Så snart det åberopade hindret upphört ska parten omgående skriftligen underrätta motparten därom samt omedelbart återuppta åtagandet i avtalad omfattning.
Om befrielsegrund föreligger då Polisen gör avrop enligt Avtalet har Polisen rätt att vända sig till annan leverantör. Leverantören som åberopat befrielsegrund mister då sin rätt till avropet.
Vardera parten får frånträda Avtalet genom skriftligt meddelande till motparten om befrielsegrund enligt Avtalet föreligger i mer än nittio (90) dagar.
16 HÄVNING
Båda parter äger rätt att häva Avtalet utan kompensation till motparten, i fall motparten har gjort sig skyldig till väsentligt kontraktsbrott och motparten inte rättat till kontraktsbrottet inom trettio (30) dagar från mottagandet av meddelande (med beskrivning av kontraktsbrottet) från den hävande parten.
Polisen äger därutöver rätt att häva Avtalet enligt följande:
i. Utan kompensation till Leverantören och omedelbart om Tjänsten är felaktig, inte fullgörs eller fullgörs för sent och detta inte beror på Polisen eller något förhållande på Polisens sida eller på omständighet som omfattas av punkten 15 ”Befrielsegrunder”;
ii. utan kompensation till Leverantören och omedelbart, vid varje försök av Leverantören att överlåta, delegera eller på annat sätt överföra rättigheterna enligt detta Avtal;
iii. utan kompensation till Leverantören och omedelbart, om Leverantörens ekonomiska ställning eller kommersiella förmåga försämras i sådan omfattning att Polisen får rimlig anledning att tro att Leverantören inte kan uppfylla Avtalet;
iv. utan kompensation till Leverantören och omedelbart om Leverantören har försatts i konkurs eller likvidation, satts under tvångsförvaltning, är föremål för ackord, har inställt betalningar, är underkastad näringsförbud, är föremål för ansökan om konkurs, ackord eller liknade förfarande;
v. utan kompensation till Leverantören och omedelbart om Polisen får uppgift om att Leverantören inte längre innehar de tillstånd som krävs för uppdraget eller bryter mot villkoren för de tillstånd som krävs;
vi. utan kompensation till Leverantören och omedelbart om Polisen får uppgift om att Leverantören fått en anmärkning hos Länsstyrelsen angående vanvård av djur;
vii. utan kompensation till Leverantören och omedelbart, om Leverantören har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen genom lagakraftvunnen dom, underlåtit att fullgöra sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter och skatter eller har lämnat felaktig information i delar som berör denna punkt.
Hävning enligt denna punkt ska ske genom skriftligt meddelande till motparten för att vara giltig.
17 SKADESTÅND
Häver Polisen avtalet till följd av ett väsentligt kontraktsbrott äger Polisen rätt att kräva skadestånd. Som väsentligt kontraktsbrott avses exempelvis att Leverantören bryter mot djurskyddsbestämmelser.
18 ANSVARSBEGRÄNSNING
Leverantören är inte i något fall skyldig att ersätta Polisen för indirekt- eller följdskada, eller skada på grund av förlorad vinst, förlorade besparingar eller förlorade intäkter, dock förutsatt att skadan inte har orsakats uppsåtligen eller av oaktsamhet.
19 FÖRSÄKRING
Leverantören är skyldig att inneha följande försäkringar under hela avtalstiden, inklusive eventuella optioner.
• Ansvarsförsäkring omfattande allmänt ansvar
• Företagsförsäkring för sin egendom
Leverantören är skyldig att omedelbart på begäran av Polisen uppvisa skriftligt bevis på erlagda försäkringsavgifter.
20 SÄKERHET OCH SEKRETESS
Leverantören är skyldig att beakta de regler om sekretess och tystnadsplikt som gäller enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) och de inom Polisen gällande säkerhets- och sekretessföreskrifterna samt tillse att anställda, anlitade konsulter och underleverantörer beaktar dessa regler och föreskrifter.
Leverantören är skyldig att informera sig och sina anställda, anlitade konsulter och underleverantörer om innebörden av reglerna om handlingssekretess och tystnadsplikt i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).
Sekretess enligt denna punkt 20 gäller även då Avtalet i övrigt har upphört att gälla.
21 VERKSAMHET
Leverantören eller någon på Leverantörens sida får inte under avtalstiden utöva verksamhet som i något avseende negativt kan påverka Polisens förtroende för Leverantören avseende Leverantörens åtaganden enligt Avtalet eller som kan skada Polisens anseende.
22 MARKNADSFÖRING
Leverantören äger inte rätt att använda Polisens namn eller det faktum att Leverantören utför tjänster åt Polisen i reklam- och marknadsföringssammanhang eller något annat offentligt sammanhang utan att ha inhämtat skriftligt medgivande från Polisen.
23 PERSONAL
Leverantören förbinder sig att vid utförandet av Tjänsten använda personal med för ändamålet erforderlig kompetens, utbildning och erfarenhet.
För det fall att någon av de personer som utför Tjänsten blir otillgänglig för Tjänstens utförande eller om Polisen anser att någon av dessa personer saknar tillräckliga kvalifikationer eller av andra skäl inte är lämplig för samarbetet mellan parterna ska Leverantören omedelbart vidta nödvändiga åtgärder för att rätta till bristen. Leverantören ska därvid söka ersätta personen med annan person med likvärdig kompetens, utbildning och erfarenhet, dock förutsatt att det kan ske utan påverkan på kvalitet eller tiden för Tjänstens utförande.
Förändring i personalstyrkan berättigar inte Leverantören till ersättning för eventuella merkostnader och utgör inte grund för förändring av avtalade villkor.
Leverantören svarar för löner, sociala avgifter och andra avtalsenliga och lagstadgade kostnader för sig och sin personal. Leverantören är ensam arbetsgivare för den egna personalen och är ensam bärare av arbetsgivaransvar i förhållande till denna personal.
24 UNDERLEVERANTÖR
Leverantören svarar för underleverantörens arbete såsom för eget arbete. Leverantören äger inte rätt att anlita/byta underleverantör för utförande av i Avtalet nämnda åtaganden eller del därav utan skriftligt medgivande från Polisen, såvida inte underleverantören endast anlitas för åtgärder av rutinmässig art eller av mindre betydelse för Avtalet.
25 UPPSÄGNING
Polisen äger rätt att när som helst under avtalstiden, genom skriftligt meddelande till Leverantören, säga upp Avtalet med två (2) månaders varsel. Om detta inte innebär utövande av Polisens hävningsrätt enligt punkten 16 ”Hävning” äger Leverantören rätt att utfå skälig ersättning för fram till uppsägningstidpunkten nedlagda investeringar som har direkt anknytning till Leverantörens åtaganden enligt detta Avtal jämte skälig vinst därpå samt utfå skälig ersättning för direkta avvecklingskostnader. Den totala ersättningen får dock ej överskrida det belopp som Leverantören kan förvänta sig att erhålla om Avtalet fullföljdes, exklusive eventuella förlängningsår, med avdrag för vad som tidigare utbetalats.
Avveckling ska ske utan dröjsmål och Leverantören ska vidtaga alla erforderliga åtgärder för att minimera samtliga kostnader. Leverantören äger inte rätt att uppbära ersättning för det som kan komma till nytta i Leverantörens övriga verksamhet eller för vilket Leverantören erhåller ersättning på annat sätt.
Polisen äger rätt att med biträde av auktoriserad revisor och/eller annan expert granska erforderligt underlag för bedömning av Leverantörens ersättningskrav.
26 MEDDELANDEN
Meddelanden mellan parterna enligt Avtalet ska för att vara giltiga ske skriftligen och skickas till följande adresser:
För Polisen
Polismyndigheten i Västra Götaland Namn
Titel adress
postnummer postadress Telefon: …
Mobil: …
Fax: …
E-post: … För Leverantören namn efternamn titel
adress
postnummer postadress Telefon: …
Mobil: …
Fax: …
E-post: …
Det åligger parterna att hålla varandra underrättade om aktuella adresser, telefon- och faxnummer samt e-postadresser. För fullgörande av sina åtaganden enligt Avtalet är Polisen endast skyldig att kontakta Leverantören på de kontaktuppgifter som anges ovan eller de ändrade kontaktuppgifter som Polisen fått del av.
27 ÖVERLÅTELSE AV AVTALET
Leverantören äger inte rätt att helt eller delvis överlåta eller pantsätta sina rättigheter och skyldigheter enligt Avtalet till tredje part utan skriftligt medgivande från Polisen.
28 ÄNDRINGAR OCH TILLÄGG
Ändringar och tillägg till Avtalet eller annan rättshandling i anslutning till Avtalet är bindande endast i den utsträckning dessa är skriftligen avfattade och behörigen undertecknade av Parterna.
29 FRISTÅENDE PARTER
Parterna är fristående organisationer och detta Avtal ska inte anses utgöra grund för partnerskap, anställning, agentrelation eller dylikt samarbete. Med undantag för vad som särskilt avtalats mellan parterna under detta Avtal eller annars, ska ingen av parterna äga rätt att agera på ett sätt som ger uttryck för eller antyder ett samarbete mellan parterna utöver den mellan fristående organisationer och inte heller företa åtgärder som kan uppfattas som bindande för den andra parten.
30 TILLÄMPLIG LAG
Parternas rättigheter och skyldigheter enligt Avtalet bestäms i sin helhet med tillämpning av svensk rätt med undantag för dess lagvalsregler.
31 TVIST
Tvist angående tillämpning eller tolkning av Avtalet och därmed sammanhängande rätts- förhållanden ska så långt det är möjligt lösas genom förhandling mellan parterna. Om parterna ej når en lösning genom förhandling ska tvisten prövas av svensk allmän domstol med Stockholms tingsrätt som första instans.
32 AVTALSBILAGOR Följande bilagor ingår i Avtalet:
1. Prissättningsbilaga (bilaga 2 till Anbudsförfrågan)
2. Prisbilaga (bilaga 3 till Anbudsförfrågan med de uppgifter som angivits av den leverantör som kontrakt tecknas med)
Avtalet har upprättats i två (2) likalydande exemplar, varav parterna erhållit var sitt.
Stockholm 20__-__-__ ……… 20__-__-__
Ort Datum Ort Datum
För Polisen För Leverantören
……… ……….
Namn Namn
……… ……….
Namnförtydligande Namnförtydligande
