Ej tjänstgörande ersättare Tjänstemän Övriga deltagande. Kommunkontoret, Heby, 25 augusti 2016, kl Sekreterare Paragrafer ANSLAG/BEVIS

(1)

Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

Plats och tid Kommunkontoret, Heby, Stora sammanträdesrummet, kl 08:00

Beslutande

Per Möller (C), ordf.

Elin Ångman (MP) Per Sverkersson (S) Bodil Persson (M) § 65-75 Erik Backman (S)

Ej tjänstgörande ersättare Tjänstemän Övriga deltagande

Åsa Nylander, förvaltningschef Clara Thorgren, sekreterare Elise Teinler, ad. handläggare § 69 Camilla Winqvist, miljöstrateg § 73

Anders Larsson, landskapsarkitekt § 75-77 Roland Back (LP)

Johan Eriksmark (S) Ahmad Mällä (V)

Utses att justera

Justeringens

plats och tid Kommunkontoret, Heby, 25 augusti 2016, kl 12.00

Sekreterare Paragrafer § 65-80

Clara Thorgren

Ordförande

Per Möller

Justerande

Erik Backman

ANSLAG/BEVIS

Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag.

Organ Samhällsbyggnadsnämnd

Sammanträdesdatum 25 augusti 2016

Datum för

anslags uppsättande 25 augusti 2016 ^{Datum för}

anslags nedtagande 15 september 2016

Förvaringsplats för protokollet Underskrift

Clara Thorgren

(2)

Sbn § 65 2016/1 001

Delegationsärenden

Samhällsbyggnadsnämndens beslut

 Redovisning av delegationsbeslut enligt lista 10 juni – 18 augusti 2016 godkänns.

Sammanfattning

Delegationsbeslut enligt lista 10 juni – 18 augusti2016 redovisas.

(3)

Justerandesignatur Utdragsbestyrkande

Sbn § 66 2016/1 001

Meddelanden

Inga meddelanden 10 juni – 18 augusti 2016 finns att rapportera.

(4)

Sbn § 67 Dnr 2016/3 012

Preliminär budget 2017, plan 2018-2019 samhällsbyggnadsnämnden

Samhällsbyggnadsnämnden beslutar

 Preliminär detaljbudget för samhällsbyggnadsnämnden 2016-04-29 antas.

 Hänsyn har tagits till utredningen ”Total ekonomisk översyn och framtida ekonomiska förutsättning” daterat den 26 januari 2016. Se vidare PM daterat den 10 augusti 2016.

Sammanfattning

Samhällsbyggnadsnämnden har, liksom övriga nämnder och styrelse, presenterat ett förslag på detaljbudet för 2017 plan 2018-2019 för budgetberedningen den 19 maj 2016. Förslaget är framtaget utifrån de

finansiella ramar som budgetberedningen beslutat om vid sitt sammanträde den 14 januari 2016. Samhällsbyggnadsnämnden har också, i prioriteringsordning, presenterat behov utöver det finansiella utrymmet som man tilldelats.

Budgetberedningen konstaterar vid sitt sammanträde den 19 maj att generellt allt för mycket av nödvändig verksamhet ligger utanför ram. Med anledningen av detta har nämnder och kommunstyrelse fått i uppdrag att gå igenom sina äskanden och göra ytterligare prioriteringar på vad som kan rymmas inom tilldelad ram. Förslaget ska presenteras på budgetberedningens sammanträde den 7 september 2016. Hänsyn ska tas till den totala ekonomiska översynen som kommunstyrelsen beslutade om den 26 januari 2016.

Samhällsbyggnadsnämnden har med anledning av detta vid sitt sammanträde den 16 juni 2016 gett förvaltningen i uppdrag att ta fram uppdaterat förslag till preliminär budget 2017, plan 2018-2019. Förslaget ska presenteras på

samhällsbyggnadsnämndens sammanträde den 25 augusti 2016.

Samhällsbyggnadsnämnden har presenterat tre olika verksamhetsförändringar som inte till fullo ryms inom den ram som nämnden tilldelats av

budgetberedningen. Efter en ytterligare analys så har förvaltningen inte funnit det möjligt att rymma dessa verksamhetsförändringar mer än tidigare inom tilldelad preliminär ram.

Beslutsunderlag

Prel budget 2017, plan 2018-2019, daterad 29 april Budgetberedningen 19 maj 2016, protokoll

Delges

Kommunstyrelsen Ekonomichef Tf förvaltningschef Sbf

(5)

Sbn § 68 Dnr 2015/41 041

Uppföljningsrapport per 31 maj 2016

Samhällsbyggnadsnämnden beslutar

 Samhällsbyggnadsnämnden godkänner uppföljningsrapport per 31 maj 2016.

Sammanfattning

Samhällsbyggnadsnämnden redovisar ett resultat på – 4 190 tkr per 31 maj 2016 vilket är 765 tkr bättre än budgeterat resultat för motsvarande period.

Den största avvikelsen inom samhällsbyggnadsnämnden återfinns inom

områdena Gata och trafik samt Kosten. Avvikelsen som redovisas inom Gata och trafik förklaras av säsongens kostnader för snöröjning och halkbekämpning är avklarad samtidigt som avsatta medel för asfaltering inte ännu hart tagits i anspråk. Kostens avvikelse förklaras av ökade intäkter då antalet portioner stadigt ökar och att volymförändringen inte har inneburit några större kostnadssökningar. Se vidare uppföljningsrapport per 31 maj 2016.

Delges

Kommunstyrelsen Ekonomichef Tf förvaltningschef Sbf

(6)

Sbn § 69 Dnr 2015/57 001

Kontrollplan 2016 – Hur säkerställer ansvariga att ingen tar skada av den mat som kostenheten ansvarar för?

Samhällsbyggnadsnämnden beslutar

 Genomförd internkontroll enligt Kontrollplan 2016 – Hur säkerställer ansvariga att ingen tar skada av den mat som kostenheten ansvarar för?, 17 augusti 2016, godkänns.

 Förvaltningen får i uppdrag att vidta förbättringsförslag enligt Kontrollplan 2016 – Hur säkerställer ansvariga att ingen tar skada av den mat som kostenheten serverar?, 17 augusti 2016, för att ytterligare säkra upp verksamheten.

Sammanfattning

Kostenheten styrs av flera olika lagar, förordningar och andra bestämmelser för att garantera att den mat som serveras av Heby kommuns kök är säker för matgästerna att äta. För att hålla ansvariga uppdaterade om vilka förändringar som sker inom området prenumererar kostcheferna på Livsmedelsverkets nyhetsutskick. Enheten ansvarar för att säkerställa att ingen blir sjuk av maten men är underställd en kontrollmyndighet som ska se till så att lagar och regler följs.

Införlivandet av relevanta myndigheter bestämmelser i verksamheten görs på fyra plan. Kostcheferna vidareförmedlar information via e-post. Man har informationspunkter under arbetsplatsträffar där det också finns tillfälle att diskutera hur man ska hantera olika bestämmelser. I Egenkontrollpärmarna finns viktiga bestämmelser översatta till praktiska hjälpmedel och slutligen har alla kök förenklade checklistor eller lathundar som en enkel påminnelse om grundläggande bestämmelser.

Egenkontrollpärmen innehåller rutiner för verksamheten över hur städning, den personliga hygienen, temperaturtagning och provtagning för extern analys ska skötas. Personalen i köken har även bland annat rutiner för att matgäster inte ska få i sig mat de är allergiska mot, hur avvikelser ska hanteras och hur nyanställda ska introduceras.

Utbildningsnivån bland personerna som arbetar i storkök i Heby kommun varierar och det finns inga förbestämda krav på vilken typ av utbildning som krävs för att kunna bli anställd. Efter anställningen genomförs en

livsmedelshygienutbildning vartannat år där all personal deltar.

Vidareutbildning av ansvariga chefer är lågt prioriterat.

Sammantaget kan sägas att tillräckligt med information och verktyg finns ute i verksamheten, för att man i möjligaste mån ska kunna undvika att personer som äter mat som tillagats, eller på annat sätt passerat kommunens kök inte riskerar att bli sjuka. Det finns dock områden som kan förbättras för att ytterligare säkra upp verksamheten och försäkra att en fortsatt hög servicekvalitet kan erbjudas.

En genomgång av Egenkontrollpärmarna i syfte att ta bort onödig information och uppdatera relevant information samt föra in ej nedskrivna rutiner skulle

(7)

bidra till att även i fortsättningen kunna säkerställa att köken i Heby kommun serverar mat som ingen tar skada av. Vid uppdateringen bör fokus ligga på att göra Egenkontrollpärmen mer pedagogisk för att förenkla för personalen som ska använda den. Introduceringen av nyanställda bör inkludera tid där den nya medarbetaren i lugn och ro kan ställa frågor och tillsammans med personen som ansvarar för introduktionen gå igenom Egenkontrollpärmen.

Utbildningsmaterial, specifikt framtagen för nyanställda, bör också tas fram för att i än högre grad kunna säkra upp verksamheten genom att garantera att alla som arbetar i ett kök kostenheten ansvarar för är utbildade i livsmedelshygien.

Beslutsunderlag

Kontrollplan 2016

Delges Kostcheferna Tf förvaltningschef Sbf Administrativ handläggare Sbf

(8)

Sbn § 70 Dnr 2016/40 001

Styrande dokument inom samhällsbyggnadsnämnden

Samhällsbyggnadsnämnden beslutar

 Förvaltningen får i uppdrag att ta fram förslag till prioriteringslista för översyn av styrdokument inom samhällsbyggnadsnämndens

ansvarsområde till nämndens sammanträde i oktober 2016.

Sammanfattning

Kommunstyrelsen beslutade i §122 den 7 juni 2016 att uppmana nämnderna att ta fram prioriteringslista för översyn av styrdokument inom respektive nämnds ansvarsområde. En översyn har tidigare gjorts under år 2013.

Samhällsbyggnadsnämnden beslutar därför att ge förvaltningen i uppdrag att se över nuvarande styrdokument inom samhällsbyggnadsnämndens

ansvarsområden samt ta fram en prioriteringslista för översynen.

Beslutsunderlag

Ks § 122/2016

Delges

Kommunstyrelsen Tf förvaltningschef Sbf

(9)

Sbn § 71 Dnr 2016/29 041

Omfördelning av medel i investeringsbudget, information

Samhällsbyggnadsnämnden tackar för informationen Sammanfattning

Kommunstyrelsen godkänner att 1 324 tkr används från posten oförutsedda investeringar enligt PM 2 maj 2016.

Beslutsunderlag

Ks § 111/2016

(10)

Sbn § 72 Dnr 2016/38 106

Riktlinjer för medborgardialog i Heby kommun

Samhällsbyggnadsnämndens beslut

 Samhällsbyggnadsnämndens synpunkter på riktlinjer för medborgardialog i Heby kommun, daterade 10 maj 2016 presenteras nedan.

Sammanfattning

Kommunstyrelsen har beslutat att ge demokratiberedningen

i uppdrag att ge förslag på riktlinjer för medborgardialog i Heby kommun.

Rapporten ger kommunen underlag för fortsatt arbete med

medborgardialoger och dess former. För att kunna ge styrelse och nämnder stöd i deras medborgarkontakt och ge förslag på olika former ges förslag på riktlinjer för medborgardialog i Heby kommun.

Förslag på riktlinjer för medborgardialog i Heby kommun, daterad 10 maj 2016, sänds på remiss till kommunens samtliga styrelser och nämnder. Remissvaren ska vara kommunstyrelsen tillhanda 5 september 2016.

Samhällsbyggnadsnämndens remissvar

Det som står i dokumentet är bra. Motiveringarna är standard, vi håller med om dem, och metoderna som skissas är också standard.

 Det är ett fel i infon/referenserna; ”delaktighetstrappan” är inte SKLs bild, det ser illa ut: ”Trappan” bygger på Sherry Arnstein (1969), inte SKL.

 Vi hänvisas som nämnd till trappan men vi hävdar att denna inte ger någon vägledning när vi ska välja. Den hjälper oss inte alls att veta i vilka situationer de är önskvärt med medborgardialog. Vi måste få tydligare vägledning, instruktioner, hållpunkter om vilka överväganden vi bör göra. Annars riskerar vi att nämnderna gör helt olika överväganden och ger en väldigt splittrad bild till invånarna där det ser ut som att de får (ex) ge input när det gäller grönyteskötsel men inte när det gäller det nya vårdboendet. (Westin, Calderon & Hellquist, 2014; Cox, R. 2013). Det kan bli väldigt olika processer vad gäller ämne/ärende och vilka som bjuds in, man måste vara beredd på den förvirring och det merarbete sådant kan skapa.

 Otydligheten kring var, när och hur vi bör starta processer gör också att vi som kommun riskerar inflation i processer. Enligt det här dokumentet skulle det mesta vi gör i Sbn kräva en process. Vi skulle kräva

medborgarnas engagemang på kväll eller helg. Medborgare kan tröttna och inte ställa upp engagera sig om det sker för ofta. Dokumentet måste ge tydligare vägledning om när en process är lämplig/ej lämplig.

 Utbildning av nämnderna krävs innan man får tillåtelse att dra igång detta! Nämnderna måste själva förstå hur medborgardialog passar in i den vanliga beslutsprocessen (se Räftegård, 1998) för att kunna försvara sina val.

 Med anledning av att varje nämnd ska ta eget beslut och ha eget ansvar kring sina dialoger - ska varje nämnd uppfinna hjulet? Det är inget i

(11)

dokumentet som hindrar att vi tar in en professionell

moderator/processledare/facilitator men det är inget som säger att vi måste. Att ha en professionell processledare med i utformning och utförande är grunden för en lyckad process, detta är inget som amatörer ska dra igång med, det kan leda till konflikter och nämnd och kommun kan förlora i förtroende (Zachrisson,2009; Jordan, 2013). Att folk möts och diskuterar är inget som av sig självt leder till goda och hållbara beslut (Westberg & Polk, 2016; Cameron, 2000; Cox, 2013) man behöver någon som är proffs på att skapa konstruktiv dialog. Det måste framgå i dokumentet att vi ska ha en processledare utom nämnden. Den i dokumentet föreslagna samordnaren på förvaltning/kommun skulle kunna vara utbildad och ha det uppdraget. Om komplexiteten i processer och vikten av kompetents hos processledare se ex (Muro &

Jeffrey, 2012; Westin, Calderon & Hellquist, 2014)

 En viktig fråga är om det finns resurser för detta – en medborgardialog kan vara/ ska vara om det går rätt till, oerhört resurskrävande, det är ofta ett skäl till att dessa processer inte blir av. Vem finansierar detta?

Ska det gå rätt till så tar det väldigt mycket arbetstid. (Westin, Calderon

& Hellquist, 2014)

 Apropå att mycket ansvar verkar lämnas till nämnderna så vill vi understryka att det är extremt viktigt att alla beslutsfattare som kan komma att beröras är med i processen från början, därför måste KS vara mer involverat i besluten kring medborgardialog, allt kan inte lämnas till nämnderna. Om viktiga beslutsfattare inte är med kan en god process omintetgöras och förtroendet för kommunen urholkas (Jordan,

Andersson & Ringnér, 2013; Cox, 2013). Medborgardialog måste vara en naturlig del av organisationen (Cox, R. 2013). Som det ser ut nu lämnas mycket till nämnderna och det finns så mycket som kan gå fel som kommer tillbaka till kommunen – därför måste det finnas en tydligare styrning, processledning om man så vill från kommunstyrelsens/Kfs sida.

 Vi skulle vilja skicka dokumentet på remiss till en forskare på samverkansprocesser och/eller någon professionell utvärderare av samverkansprocesser.

Källhänvisningar

Arnstein, S. R. (1969). A ladder of citizen participation. Journal of the American Institute of planners, 35(4), 216-224.

Cameron, D. (2000). Good to talk?: Living and working in a communication culture. Sage.

Cox, R. J. (ed.) (2013) Environmental Communication and the Public Sphere.

London, NY: SAGE publications.

Jordan, T. (2013). 10 steg för dialog vid konflikter. Sveriges Kommuner och Landsting.

Jordan, T., Andersson, P., & Ringnér, H. (2013). The spectrum of responses to complex societal issues: Reflections on seven years of empirical inquiry. Integral Review, 9(1), 34-70.

(12)

Muro M & Jeffrey P. (2012). Time to talk? How the structure of dialog processes shapes stakeholder learning in participatory water resources management.

Ecology and Society 17(1): 3.

Räftegård, C. (1998). Pratet som demokratiskt verktyg: om möjligheten till en kommunikativ demokrati.

Westberg, L & Polk, M (2016). The role of learning in transdisciplinary research:

moving from a normative concept to an analytical tool through a practice-based approach. Sustainability Science

11(3): 385-397.

Westin, M., Calderon, C., & Hellquist, A. (2014). The Inquiry Based Approach: A facilitator´ s handbook.

Beslutsunderlag

Ks § 108/2016

Riktlinjer för medborgardialog 10 maj 2016

Delges

Kommunstyrelsen Tf förvaltningschef Sbf

(13)

Sbn § 73 Dnr 2016/41 106

Regional utvecklingsstrategi för Uppsala län – remiss

Samhällsbyggnadsnämndens beslut

 Som svar på remiss om regional utvecklingsstrategi för Uppsala län överlämnas förvaltningens förslag till yttrande tillsammans med ställningstaganden till föreslagna åtaganden enligt svarsbilaga.

Sammanfattning

Regionförbundets styrelse beslutade 12 maj 2016 att, utan eget

ställningstagande, sända ut förslag till Regional utvecklingsstrategi för Uppsala län på remiss.

Nämnden diskuterar remissversion regional utvecklingsstrategi för Uppsala län tillsammans med miljöstrateg. Utifrån diskussionen sammanställer

miljöstrategen nämndens synpunkter.

Beslutsunderlag

Regional utvecklingsstrategi, Uppsala län, remissversion 2016 Regional utvecklingsstrategi, Uppsala län, svarsbilaga 2016 Regional utvecklingsstrategi, Uppsala län, målbilaga 2016

Delges

Kommunstyrelsen Tf förvaltningschef Sbf Miljöstrateg

(14)

Sbn § 74 Dnr 2015/34 301

Medborgarförslag – Upprustning av Allévägen i Morgongåva

Samhällsbyggnadsnämnden beslutar

 Samhällsbyggnadsnämnden ger förvaltningen i uppdrag att ta fram ett förslag på svar till Medborgarförslaget ”Upprustning av Allévägen i Morgongåva” till nämndens sammanträde i september 2016.

Sammanfattning

I medborgarförslag, 16 december 2014 föreslår Lars Björn att en upprustning görs av Allévägen i Morgongåva. Kommunfullmäktige gav, den 12 februari 2015, samhällsbyggnadsnämnden i uppdrag att besvara och återrapportera förslaget.

På grund av missförstånd är detta inte gjort men ärendet ska nu hanteras skyndsamt.

Beslutsunderlag

Kf § 19/2015

Medborgarförslag ”Upprustning av Allévägen i Morgongåva” 2014

Delges

Tf förvaltningschef Sbf Mark och plan

(15)

Sbn § 75 Dnr 2016/30 269

Ansökan om igångsättningstillstånd för investering utemiljö 2016

Samhällsbyggnadsnämndens beslut

 Igångsättningstillstånd för utemiljösatningar, beviljas.

 Godkänna de driftkostnader som härrör till investeringen

 Investeringen finansieras genom avsatta medel i antagen investeringsplan för samhällsbyggnadsnämnden.

 Ärendet ska återrapporteras till samhällsbyggnadsnämnden februari 2017.

Sammanfattning

I investeringsplanen är 400 000 kr avsatta för satsningar av utemiljön i Heby kommun.

Beslut om anslag till investeringen är sedan tidigare antagen av

kommunfullmäktige i ”Budget 2016. Plan 2017-2018”. Återrapportering till kommunstyrelsen sker enligt gällande riktlinjer halvårsvis och återrapportering sker därmed vid samhällsbyggnadsnämndens sammanträde i november 2016.

Protokollsanteckning

S och V förordar att de 400 000 kr avsatta för satsningar av utemiljön i Heby kommun hade avsatts till underhåll av befintliga satsningar av utemiljön.

Bilaga

Investeringskalkyl, utemiljö 2016

Delges

(16)

Sbn § 76 Dnr 2016/43 269

Information om utemiljösatsningar 2016

Samhällsbyggnadsnämnden tackar för informationen Sammanfattning

Samhällbyggnadsförvaltningen har tidigare beslutat att budgetera 400 000 kr för satsningar på utemiljöerna.

Medlen avses att användas i hela kommunen. Det som främst är planerat är några enstaka större projekt samt kompletteringar av tidigare satsningar.

Detta medför att nivån på kommunens parker och grönytor höjs. Vad som valts ut bygger på inventeringar, samtal med medborgare, behov och en samlad bedömning.

Park i Tärnsjö centrum rustas 165 tkr Sågparken Tärnsjö rustas 40 tkr Utökad gräsklippning i Vittinge 5 tkr Utveckling gamla campingen samt

parkbänksram Morgongåva 38 tkr Cykelrastplats Axsjön Morgongåva 60 tkr Lekredskap Harbo samt sittplatser 40 tkr Lekredskap Heby samt fler sittplatser 30 tkr

(17)

Sbn § 77 Dnr 2016/42 433

Definition av gröna mötesplatser

Samhällsbyggnadsnämndens beslut

 Samhällsbyggnadsnämnden tackar för informationen och ger förvaltning i uppdrag att utifrån diskussion kring gröna mötesplatser uppdatera och definiera vad gröna mötesplatser är och kan vara.

Sammanfattning

Samhällsbyggnadsnämnden har tidigare antagit ett effektmål om gröna mötesplatser.

Kommunens grönytor ska hållas på en inbjudande nivå där kommunens tätorter ska ha gröna mötesplatser för alla åldrar till år 2017.

Alla tätorter ska rymma en grön mötesplats för alla åldrar.

I kommunens orter finns redan idag olika former av mötesplatser. Vilka som är gröna kan i många fall vara svåra att definiera och är en subjektiv bedömning från människa till människa. Uttrycket kan väcka många frågor. Vad menas med grön? Är det en plats utomhus? Finns den inne i samhället eller ute i naturen?

Ansatser att ringa in begreppet kan vara:

 Plats med natur eller naturinslag som samlar folk och där människor kan se och bli sedda.

 Nyttja naturen/området istället för att arbeta emot, lämpliga platser identifieras och utvecklas.

 En naturlig samlingsplats där folk bor, inriktning mot samhällena, en knytpunkt.

 En grön mötesplats är utomhus.

 Sträva efter att den gröna mötesplatsen ska passa alla åldrar.

 En trygg plats, att det t.ex. finns någon form av belysning.

Nämnden önskar tydlighet kring syftet med gröna mötesplatser, varför vi ska ha en grön mötesplats?

Delges

(18)

Sbn § 78 Dnr 2016/17 331

Återrapportering av medborgarförslag Hundrastgård i Morgongåva

Samhällsbyggnadsnämnden tackar för informationen

Sammanfattning

Kommunfullmäktige godkänner återrapportering av medborgarförslag Hundrastgård i Morgongåva, PM, 28 april 2016.

Beslutsunderlag

Kf § 81/2016

(19)

Sbn § 79 Dnr 2016/18 332

Återrapportering av medborgarförslag: Anlägg trevlig park på Ösby 1:17 i Vittinge

Samhällsbyggnadsnämnden tackar för informationen

Sammanfattning

Kommunfullmäktige godkänner återrapportering av medborgarförslag Anlägg trevlig park på Ösby 1:17 i Vittinge, PM, 28 april 2016.

Beslutsunderlag

Kf § 82/2016

(20)

Sbn § 80 Dnr 2016/1 105

Information och rapporter

Samhällsbyggnadsnämnden tackar för informationen.

Sammanfattning

 Kf § 73/2016, Uppföljningsrapport Heby kommun per 31 mars 2016

 Kf § 69/2016, Reglemente för ersättning till förtroendevalda, revidering

 Reglemente för ersättning till förtroendevalda Heby FS 2016 17

Förvaltningschefen berättar om Heby mässan och deltagarna från förvaltningen.